Elektroniske dokumenter Til rett person og riktig sted!

Transkript

1 Elektroniske dokumenter Til rett person og riktig sted! Prosjekt elektronisk samhandling 1

2 Presentasjon Mål må man ha! Status januar 2007 Test legekontor Hva må til for å lykkes? Tiltak for å nå målet Gevinster Avvikshåndtering Utfordringer 2

3 Hovedmål Øke kvaliteten på helsetjenester ved å implementere eksisterende løsninger for elektronisk kommunikasjon. 3

4 Eksisterende løsning per januar 2007 Epikriser og poliklinisk notat Kun somatikk, ikke psykiatri Antall epikriser ca 3100 per måned 250 elektroniske mottakere I vårt nedslagsområde, svært få uten mulighet for Edi Amtrix ble brukt som meldingsutveksler Lite kunnskap / dokumentasjon om at det vi sender fra oss kommer elektronisk fram 4

5 Delmål elektronisk samhandling Riktig overføring av epikrisene i minst 98% av tilfellene både på papir og elektronisk! Retting av alle feilsendte epikriser! 15.desember : Avvikle parallell papirutsendelser! 5

6 Behov for å se hvordan det står til Tilfeldig test, tid og sted 6 legekontor Profdoc/Winmed Infodoc Systemx Alle epikriser og polikliniske notat over 14 dager Metode; Rapport i Dips over utsendte dokumenter på EDI. Det vil si at det er kun de vi har registrert som sendt elektronisk som opprinnelig kom med i testen 6

7 Resultat (hvis jeg tør å si det ) Skuffende mye stoppet opp i Amtrix tilfeldig? Stans i Amtrix 7-8.mars Ikke oppdaget og resendt Ikke testet ut seinere Valg av feil mottaker i Dips Riktig lege, men feil adresse Manglende innleggende lege Feil fastlege Manglende fastlege Sendt til legekontoret 7

8 Samarbeid med legesentrene Tatt godt i mot dette var nødvendig Usikkerhet ute hvor de kan henvende seg til Ahus ved feilsendelser Utfordring ute på legesentrene 3 ulike system, winmed, infodoc og system-x Forskjellig meldingssystem, Well +++ Sikkert nett trygdhelsepostkassen x400 og norsk helsenett Økt samarbeid etter testen opprette kontakt / kommunikasjon 8

9 EDI Electronic Data Interchange Epikrisen overføres i det øyeblikket dokumentet godkjennes Per i dag dobbelt utsendelse både EDI og papir MÅL: Avhending av parallell papirutsendelse 15.desember 2007 Stort ønske fra legekontorene Arbeids og portobesparende for Ahus Tas opp i styringsgruppe og legges fram for ledelsen Plan for avvik bruk av applikasjonskvittering Ny test ute på legekontorene Forventer mye mindre feil Retting av feil fortløpende 9

10 Hva må til og hvem er involvert??? Dips: Automatisk forslag er henvisende lege eller innleggende lege ved øyeblikkelig hjelp, i tillegg til fastlegen Valg av riktig dokumentmottaker Rett person Rett adresse Sekretær viktig som første utfører i arbeidsflyten Lege/behandler Pasientens samtykke Registrere flere ved behov Fastlege Registreres ved henvisning Ved ankomst sykehuset Kvalitet i alle ledd Elektronisk arbeidsflyt 10

11 Rett person og riktig sted - Hvordan få til dette? Utarbeide knirkefrie prosedyrer skritt for skritt. Forhindre kreative løsninger Valg av fastlege Valg av dokumentmottaker Valg av rekvirent i Dips Teknisk bytte fra Amtrix til Well, forenkler overvåkingen og retting av feil Gjennomføres i disse dager (tatt sin tid, planlagt i juli) Bruk av applikasjonskvittering Informasjon Alle skal vite om de nye rutinene Registrering av alle sekretærer og dokumentasjon av gjennomgått opplæring Personlig oppfølging 11

12 Gevinster som oppnås; Fastlegen - en hovedperson for oppfølging av pasienten! Godt samarbeid mellom nivåene trygg pasient! Sensitiv informasjon kommer ikke på avveie! Økt datasikkerhet; Data skal være tilgjengelig for rett medarbeider til rett tid ut i fra tjenstlig behov Være fullstendig, oppdaterte og korrekte og et resultat av rettmessige registreringer og kontrollerte aktiviteter Begrenses slik at kun det som er nødvendig av helse og personopplysninger behandles. 12

13 Avvikshåndtering Bruk av applikasjonskvittering Sentral overvåking av den elektroniske trafikken Daglig ansvar Feil rettes opp der de har oppstått Ressursgruppe Sammensatt av teknisk og helsepersonell 13

14 Utfordringer Uoversiktlig adresse register HER identifikasjon etterlengtet Fra papir til data Organisasjonsmessige endringer Endrede arbeidsmåter Informasjon Informasjon Informasjon Takk for oppmerksomheten! 14