Fokus på sikkerhet pass på pasientdata

Transkript

1 Fokus på sikkerhet pass på pasientdata Sensitive personopplysninger: Må ikke forsvinne (tilgjengelighet) Må finnes lett og oversiktlig (tilgjengelighet) Må ikke endres av uvedkommende (integritet) Må ikke leveres til uvedkommende (konfidensialitet, taushetsplikt) Hold orden i EPJ Pass på server (hvor EPJ lagres) Bli god på meldingsutveksling (å sende og ta imot helsedata)

2 Server alltid på Server og meldingsutvekslerskal ALLTID stå på Aldri slå av i helger og ferier da stopper meldinger og partnere får masse støy

3 Transport- og Applikasjonskvitteringer Automatiske kvitteringsmeldinger - forteller at meldingen er kommet vel frem? Tilsvarer rekommandert brev Transportkvitteringerbekrefter at meldingen har gått gjennom nettet og kan dekrypteres. Applikasjonskvitteringerbekrefter at meldingen også er mottatt og forstått av mottakerens fagsystem (EPJ).

4 Trygg meldingsutveksling (papirløst) Hvordan sikre trygg meldingsutveksling? TrinnVishar forslag til oppgaver og arbeidsfordeling

5 Retningslinjer - opplæring

6 Daglig IKT sjekk ved helsesekretær IKT, store muligheter og potensiell risiko - Regin Hjertholm - Primærmedisinsk Uke 2012

7 Daglig IKT sjekk ved helsesekretær Backup 1. Ta ut kassetten som står i backup-enheten og plasser den i brannsikker safe på serverrommet. Påse at safen er forskriftsmessig lukket. 2. Sett inn korrekt kassett i backupenheten. Kassetten som settes inn skal være merket med ukedag. 3. sjekk backuploggen har siste bakcup kjørt OK til kasett og ekstern harddisk? Sjekk at flg. programmer fungerer, at de inneholder ferske data fra siste døgn og vurder evt feilmeldinger. 1. Rapport om servers tilstand, særlig speiling og fungerende harddisker 2. Norton antivirus 3. InfoEDI og meldingsentralen 4. Vismas pasientkommunikasjon Er alle meldinger grønne OK? Er alle røde behandlet og ordnet? Kontakt kontorets IKT ansvarlig eller EPJ-leverandør hvis problem ikke løses etter rutiner i TrinnVis

8 Sjekk meldingssentralen Før vi drar hjem er alt grøntog OK i meldingsutveksler? OBS: Ny standardfiltrering i 2.16 Viser bare mulige feil uten grønn hake

9 Sjekk meldingssentralen Mottatt inn - OK Sendt ut - OK Pause - meldingen venter på behandling av systemet vent og se Hvis det ikke blir ferdig, kan det være heng -ta omstart av meldingssentralen. Behandling av melding INN pågår vent og se Ingenting opprettet i journal eks: dublett/kopi av like meldinger

10 Sjekk meldingssentralen feil ved behandling melding INN. Eks: signatur eller pasienten ikke er funnet. Eks: brukeren har avbrutt en manuell kobling (feilsendt melding). Handling: Sjekk feilloggen for å finne årsaken. Når pasienten eller signaturen er opprettet (eller eventuelle andre feil er rettet), kan du gå til aktivitetsloggen og behandle meldingen på nytt Avbrutt: meldingen kan ikke behandles (eks. ugyldig XML-format). Handling: Ta kontakt med avsender (må gjøres manuelt). Syntaksfeil, meldingstolk feilet teknisk feil ved behandling av meldinger. Slike feil forekommer normalt ikke hvis installasjon av systemet er korrekt. Kontakt leverandør

11 Sjekk meldingssentralen Finn alle SENDTEmeldinger eldre enn 24 timer som ikkehar fått applikasjonskvittering. Kontakt mottaker pr telefon eller epost og sjekk om de har fått meldingen. - Hvis de har fått meldingen og sendt applikasjonskvittering: kontakt egen EPJ-leverandør for feilsøk. -Hvis de har fått meldingen men ikke sendt applikasjonskvittering: Send melding i papirform og be mottaker rette feilen på sin side - Hvis de ikke har fått meldingen: Send melding i papirform og kontakt egen EPJ-leverandør for feilsøk. Finn meldinger som er MOTTATTmen som ikke har funnet noen korresponderende pasientjournali vår EPJ. -Hvis du er sikker på hvor meldingen hører hjemme: Knytt den manuelt til pasientens journal. -Hvis du er usikker, eller sikker på at den er feilsendt: Kontakt avsenderen pr. telefon eller epost slik at feil i adressering blir rettet og meldingen sendt til riktig lege.

12 Eks: mangler fullt personnummer. Manuell behandling Meldingen legges i en manuell koblingskø, og det sendes en intern e-postmelding til Meldingsansvarlige ( Satt Meldingsansvarlig til True i sin brukerprofil) Åpne Manuell koblingslogg. Høyreklikk på den aktuelle meldingen i listen. velg Manuelt valg av pasientjournal for denne meldingen.

13 Manuell behandling Liste over mulige kandidater i journalsystemet (personer med samme fødselsdato, men uten fullt fødselsnummer). Merk journalen som meldingen skal legges til, og velg OK.. OK, etter manuelt valg

14 Melding mottatt, men blir ikke lagt inn i journalene. Meldingssentralen (meldingslogg) viser feilen pasient ikke funnet på innkommende meldinger. Årsak: Pasienten som meldingen gjelder har ikke journal i systemet. Løsning: Pasientjournal opprettes, og meldingen behandles på nytt Meldingssentralen (meldingsloggen) viser feilen HPR-nr ikke funnet på melding inn Årsak: Brukerkonfigureringen i Infodocer feil. Løsning: Kontroller at HPR-nr. er registrert på mottakende signatur (rekvirent).

15 Behandle melding INN på nytt. 1. Velg logger/aktivitetsloggen i Meldingssentral. 2. Dobbeltklikk på meldingen som ikke ble lagt inn (rød markering). 3. Klikk på knappen Behandle på nytt. Sende melding UT på nytt. 1. Velg Logger/Meldingslogg i meldingssentralen. 2. Høyreklikk på den aktuelle meldingen for å åpne kontekstmenyen. 3. Velg Resendmelding. 4. Det vises en dialogboks med bekreftelse om at meldingen er lagt ut for sending. Klikk på OK.

16 Logg: Status sendte meldinger Alle meldinger sortert per partner Meldinger uten kvittering kommer øverst. Status kan være: OK Følg opp med mottaker Sannsynlig feil

17 Oppdatere fastlegelistene Legg inn fastlegediskett straks den kommer (diskett forsvinner i høst) eller Starte abonnement i systemvedlikehold første gang i v.2.16 Natt til den 1 hver mndlastes filen automatisk ned via Norsk Helsenett. Mottar intern melding legg inn filen i EPJ som før. Hvis ikke dette gjøres blir meldinger til nye pasienter avvist i meldingssentralen fordi de ikke er registrert i kontorets EPJ

18 NHN-adresseregister - bruke PC tilknyttet NHN. Brukernavn og passordet som din NHN-epost Klikk og skriv inn info her Gjør dere tilgjengelige for samhandlingspartnere

19 NHN-adresseregister Automatisk når NHN-adresseregister Integreres med EPJ (OCEAN)

20 Tjenestebasert adressering

21 EDI partner eller papir? Ny visning i meldingssentral senere i høst Oversikt over EDI-partnere som fungerer

22 Meld avvik!!!!! Samme feil skjer om og om igjen hvis vi ikke melder fra så det blir ordnet Skriv enkelt og på norsk Ikke vær redd Bedre med litt enn ingenting Ansvarlig må huske å lese!!!

23 Helse Vest IKT Kundesenter Tlf: Ikke send pasientidentifiserende informasjon eller helseopplysninger i e-post (sikkerhet) Se her for hvilke hvilke opplysninger legekontoret bør oppgi

24 Datakonsulent jobbet på server ALLTID rapport etterpå! Rapport etter besøk av datakonsulent. Arkiver alt ett sted!!!

25 Fraværsassistent FRAVÆRSASSISTENT i EPJ = Lege signerer for kollega som er vekke Forslag til hastegrad og prioritering av meldinger : Med en gang: Ved pasient eller samhandlingsparts meldte behov i enkeltsaker. Tre dager: eresept, Pasientforespørsler, kommunale PLO-meldinger (hjemmesykepleien, psykiatrisk sykepleier, bofellesskap etc.) Syv dager: Laboratorieprøver og røntgensvar (øyeblikkelig hjelp-svar vil bli ringt til kontoret) To uker: Epikriser generelt (kollega vil gjerne lese og følge opp selv?) For slapt eller det eneste realistiske????? Minimumskrav, før er selvfølgelig bedre

26 Sikre server fysisk (pasientjournalene lagres bare der) UPS (Uninterruptible Power Supply) Eget låst rom Mot lynnedslag og strømbrudd Batteri sikrer at server slås av kontrollert Unngå høy temp Over gulvet obs vannlekkasje Unngå støv

27 Hvem skal passe på server med EPJ? 1.Legekontoret selv? Evt datafolk på besøk 2.Dataleverandør fjernsupport? 2 1 og 2 NHN 3 3. Server hos dataleverandør? Evt. SAK eller fastlegeforetak?

28 Backup Ekstern harddisk Minst en av disse må ut av kontoret Online backup via NHN tape Server med pasientjournaler (EPJ) (Flere disker med speiling eller lignende) Ikke bare EPJ, men systemet, hvor raskt kan vi komme i gang igjen?

29 Windows update Service packs særiig viktig for EPJ OBS: automatisk oppdatering på server kan gi automatisk omstart og problem med meldinger. Manuell oppdatering bedre?

30 Antivirus OK Automatisk Oppdatering kjørt? Ok på server? På alle arbeidsstasjoner?

31 Brannmur levert og overvåket av NHN Helsenettet er en sikret elektronisk samhandlingsarena for alle aktører i helse-og omsorgssektoren i Norge. Legekontoret kobler sitt utstyr til bredbåndslinja gjennom en ruter/brannmur som Norsk Helsenett administrerer All kommunikasjon inn mot sikker sone på legekontoret er sikret mot uautorisert tilgang, fra andre brukere av helsenettet og fra eksterne. Dette gjør at en oppkobling mot legekontoret initiert fra f eks internett og inn mot legekontorets nett ikke er mulig. Det første hinderet finnes i ruteren som er utplassert av Norsk Helsenett. Denne ruteren er satt opp med en brannmur som i utgangspunktet hindrer all trafikk inn mot legekontoret. Eneste unntak er åpninger som er gjort på grunnlag av en bestilling fra legekontoret selv. En slik åpning gjøres kun av Norsk Helsenett, og kun mot betrodde parter tilkoblet helsenettet. I tillegg til dette er det flere sikkerhetsbarrierer ut mot internett der innbruddsdeteksjon og overvåking er to eksempler. Altså er helsenettet sikret mot tilgang fra eksterne og inn i nettet. Et stort antall sikkerhetsbarrierer er innført slik at uvedkommende ikke skal få adgang til helsenettet. For hver barriere blir det ført logger og det blir initiert alarmer dersom forsøk på uautorisert adgang blir avdekket. (sitat fra Ove Olsen NHN)

32 Brannmur levert og overvåket av NHN