KS FoU-prosjekt nr. 124003 (2012-13): Gjennomført av CIVITAS AS FORVALTNING AV KOMMUNESEKTORENS EIENDOM OG INFRASTRUKTUR DILEMMAER OG LØSNINGER Oppsummering av resultater
GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET DP 1: Status Realkapitalen (bygg, VA, veg) «forvitrer», hvordan forvaltes den? - Spørreundersøkelse, intervjuer - Litteratur mm DP 4: Hva kan gjøres innen eksisterende handlingsrom Gode eksempler / idéer for kommunene Infohefte fra KS ANALYSE «skaffe kunnskap» DP3 Drivkrefter og barrierer Enkel virkemiddelanalyse, vegkart med ulike forslag Faglig verksted Strategiseminar LEVERANSE «skape endring» DP 2: Nye utfordringer Demografi, universell utforming, klimaendringer, energi, miljø, statlige krav, brukerkrav, kundekrav økonomisk risiko mm DP 5: Forslag til nye virkemidler Utredning av ett (sett av) forslag inkl. sam-arbeid med staten Oppfølging i KS
KONKLUSJON For å bidra til bedre realkapitalforvaltning og redusert vedlikeholdsetterslep i kommunesektoren foreslår Civitas tiltak og virkemidler knyttet til Kompetanse (rekruttering, fagkunnskap) Kommunikasjon (formidling) Kontroll (oversikt nåtid/framtid, tydelige prioriteringer) Koordinering mellom utførende ledd, beslutningstakere og staten Kompensasjon fra staten Forslagene omfatter tiltak og virkemidler i grensesnittet mellom stat og kommunesektor, samt tiltak kommunesektoren kan iverksette innen det handlingsrom som allerede finnes
VIKTIGSTE TILTAK Det tiltak vi mener best kan styrke kommunikasjonen mellom driftsledd, ledelse, politikere og innbyggere og danne grunnlag for langsiktige og tydelige prioriteringer med klar forankring er å: Styrke tematisk kommunedelplanlegging innen vannforsyning, avløp, veg og bygg. Vi ser ikke alternative måter å oppnå noe lignende. Juridisk rammeverk på plass, med kopling til kommuneplan økonomiplan og budsjett. KS har allerede et nettbasert verktøy for klima- og energiplaner som kan utvides til hovedplaner for bygg, veg, vannforsyning og avløp. Det er også behov for andre verktøy til hjelp i planleggingen, bedre veiledning og forenklet rapportering av data. Arbeidet kan understøttes av regionale fagnettverk
Statlig KOMPENSASJON og belønning til kommunene Belønning for fullført og implementert hovedplan for vannforsyning, avløp, veg eller bygg/eiendom - utbetales når 60% av tiltakene i hovedplan er implementert i økonomiplan (bygg og veg), eller i forpliktende vedtak om VAgebyr - kr. 250.000,- til 750.000,- per kommune Tilleggsbevilgning til kommuner som i hovedplan dokumenterer særskilte behov eller store utfordringer - klimaendringer som gir kommunen særlig høye utgifter - nye/ skjerpede myndighetskrav som gir spesielt høye utgifter for enkeltkommuner - andre spesielt store utfordringer i årene som kommer
SAMARBEID STAT-KOMMUNER Nr. Tiltak (og virkemidler) Engangsutgift Anslag, mill. 2013-kroner Årlig utgift Anslag, mill. 2013-kroner A1 Styrke kommunalteknisk undervisning og forsking ved universiteter og høgskoler 1 10 A2 Opprette fagbrev og lærlingeordning innen kommunalteknisk drift 5 1 A3 Informasjon til elever i grunnskolen og videregående skole 2 1 A4 Stimulering til deltakelse i FoU og internasjonalt samarbeid 1 3 A5 Understøtte regionale fagnettverk innen VA, veg og kommunale bygg (eiendom) 10 A6 Understøtte arbeid med klimatilpasning i regionale fagnettverk (VA, veg, bygg) 5 A7 Faglig ressursbank (nettportal) for kommunalteknisk virksomhet 1 1 B1 Kurs om kommunal virksomhet rettet mot statsansatte og rådgivende ingeniører (konsulenter) 2 2 B2 Synliggjøring, folkeopplysning og medietrening knyttet til kommunalteknisk virksomhet 2 2 B3 Styrket folkevalgtopplæring og formidling knyttet til de kommunaltekniske fagene 1 1 C1 Web-basert verktøy for effektiv utarbeiding og gjennomføring av kommunaltekniske hovedplaner 4 2 C2 Statusverktøy for data om eksisterende bygg og infrastruktur samt driftsrelaterte data 6 2 C3 Samordning mot verktøyer for kartfestet informasjon knyttet til bygninger og infrastruktur 2 C4 Verktøy for risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS). 2 C5 Verktøy for vurdering av framtidige utfordringer som grunnlag for tiltak 2 C6 Verktøy for å beregne og sammenlikne livsløpskostnader for investeringer innen veg, bygg og VA 2 C7 Regional veiledningstjeneste for kommunenes arbeid med hovedplaner innen bygg, veg og VA 4 D1 Kommunalteknisk kompetanse og koordineringsenhet for kommunesektoren i KS 3 D2 Kommunalteknisk kompetanse og koordineringsenhet for statsforvaltningen 3 D3 Bedre rutiner for utvikling av regelverk som i særlig grad berører kommunalteknisk sektor 1 D4 «Alt-inn for teknisk etat». Samordnet innsamling av kommunaltekniske data, database. Forprosjekt 4 D5 Regelverksutvikling knyttet til overvann 4 D6 Utvikling av interkommunale løsninger 4 D7 Utvikling av tiltak for samordnet gravearbeid 4 E1 Belønning for fullført og implementert hovedplan for vannforsyning, avløp, veg eller bygg/eiendom 225 E2 Tilleggsbevilgning til kommuner som i hovedplan dokumenterer særskilet behov/utfordringer 225 SUM: 50 500
AKTØRER SOM KAN FÅ EN ROLLE
MULIGE TILTAK I KOMMUNENE - innenfor det handlingsrom de allerede har Nr. AA1 AA2 AA3 AA4 AA5 AA6 AA7 AA8 AA9 AA10 AA11 BB1 BB2 BB3 BB4 BB5 BB6 Tiltak Kompetanse Gå målrettet til verks med kompetanseutvikling. Gå gjennom kommunens behov for kompetanse, hva man har og hva man trenger på lang sikt, samt alternativer for å skaffe kompetansen. Målrettet deltakelse i kompetansenettverk. Vær bevisst på hva man vil ha ut av deltakelsen, og vær forberedt på å bidra selv. Ulike deler av organisasjonen har ulike behov, og nettverk kan være nyttig for driftspersonale så vel som ledere. Utarbeide gode hjemmesider for rekruttering. Disse bør presentere om spennende oppgaver man kan jobbe med, og gjerne har «intervjuer» med personer som jobber i kommunen. Besøke studiesteder for å presentere seg gjerne sammen med andre kommuner. Tilby sommerjobber, prosjektoppgaver og lærlingplasser. Oppfordre ansatte til å skrive fagartikler om interessante kommunale prosjekter i aktuelle fagtidsskrifter. Vurdere om kommunen vil ha utbytte av å tilby traineestillinger gjennom et nettverk. God informasjon om de folkevalgtes ansvar som arbeidsgivere og eiere av bygg, veger og anlegg i folkevalgtopplæringen. Gode systemer for rapportering og synliggjøring av behov mellom administrasjon og folkevalgte. I størst mulig grad benytte eksisterende tilgjengelige innkjøpsmaler og normer for tekniske løsninger Vurdere om det vil være nyttig å benytte evalueringsskjema for leveranser. Kontroll Etablere en strategi, fortrinnsvis i form av en hovedplan, for kommunens bygg, veger og VAanlegg. Kontrollere at kommunen som et minimum har internkontroll som tilfredsstiller minstekrav i lover og forskrifter. Kontrollere at interne mål fra strategidokumenter er tatt inn i ledelsessystemet. Sjekke om bedriftens systemer benyttes aktivt, eller om de bare eksisterer i teorien. Ved «sovende» systemer: Finn ut hvorfor. Involver de ansatte. Dersom systemene er for omfattende og/eller lite tilpasset virksomheten: Gjør nødvendige justeringer. Sørg for at ansvar for ulike aktiviteter og funksjoner er plassert. Iverksett krav til rapportering og interne revisjoner for å sikre ivaretakelse. Vurder om bedriften har flere parallelle systemer som kan slås sammen til ett Dokumentér! Etabler oversikt over bygg, veger, rørnett og anlegg, både på kart/tegninger og skjematisk. BB7 BB8 BB9 BB10 BB11 BB12 BB13 BB14 BB15 BB16 BB17 BB18 CC1 CC2 CC3 CC4 CC5 CC6 CC7 CC8 Velg støtteverktøy etter behov. Et godt vedlikeholdt regneark kan være bedre enn et avansert FDV system som brukes halvhjertet Vedlikehold oversikten! Ta ut bygg som selges og utarbeid rutiner for å etterspørre og lagre oppdatert informasjon etter både store og små arbeider. Administrasjonen bør tallfeste verdien av bygg, veger og anlegg for politikerne Få oversikt over tilstanden til bygg og anlegg. Velg ut noen nøkkelparametre - gjerne knyttet til områdets overordnede mål og sammenlign med tilsvarende kommuner. Pass på at tallene er sammenlignbare. Husk både data om selve anleggene og om resultater av driften, f.eks. vannkvalitet, forurensning eller inneklima. Benytte LCC som en del av beslutningsgrunnlaget ved valg av løsninger for nye prosjekter så vel som for rehabiliteringsprosjekter. Etablere vedlikeholdsplaner og driftsplaner samt rutiner for oppfølging av disse helst som del av et helhetlig system for kvalitetsstyring. Gjennomføre nødvendige ROS-analyser og følg opp tiltakene den frembringer. Etablere årshjul for rapportering og andre aktiviteter. Etablere enkle og gode maler for rapportering. Disse bør i størst mulig grad være basert på eksisterende systemer og data, samt bevisst bruke visuelle fremstillingsmåter for å presentere status og tilstand. Velge organisering som passer med kommunens kultur og rammebetingelser. Kommunikasjon Vær bevisst på å formulere det skriftlige materialet med tanke på at leseren skal oppfatte budskapet. Forklar hvorfor tiltaket er nødvendig, og hva som vil skje dersom det ikke gjennomføres. Klargjør så langt det er mulig hvilke problemstillinger politikerne er opptatt av å få belyst. Vurder ut fra sakens kompleksitet og størrelse om det er aktuelt å arrangere f.eks. seminar eller befaring for å bedre politikernes kunnskap om problemstillingen. Etablere rutiner for kontakt mellom byggenes brukere og forvaltningsorganisasjon. Lage oversikt over hva som er driftspersonalets oppgaver på byggene, og hva bruker må ivareta selv. Lage systemer for innmelding av feil på veg og veglys. Vurdere behovet for brukerundersøkelser. Etablere grupper og eventuelt nødvendige datastøtteverktøy for å koordinere graveaktiviteter i vegnettet.
FORHOLD SOM PÅVIRKER REALKAPITALEN OBS: Faktorene påvirker hverandre også innbyrdes Strukturendringer (f.eks. større enheter) Statlige krav, og deres håndhevelse Klima og andre nye utfordringer (DP2) Endring i type behov Økt eller redusert behov Bruksbelastning REALKAPITAL Holdninger, moter, estetikk Krav til standard, komfort m.m., Helse, sikkerhet, lokalmiljø Daglig drift, tilsyn, reinhold, energi mm Forebyggende vedlikehold Feilretting Periodisk vedlikehold Investering og større fornyelser Teknisk vedlikehold (avh. av vedlikeholdsstrategi, ansatte, budsjett)
INVESTERING OG DRIFT FORTID OG FRAMTID. HVA KAN VI PÅVIRKE? Investering Drift Fram til i dag - kan ikke påvirkes, men har stor betydning Omfang Tidspunkt Forventet levetid Teknisk kvalitet Akkumulert etterslep i teknisk vedlikehold Hvordan andre faktorer i figuren har vært er nå mindre interessant Tekniske data på det vi har i dag er absolutt og målbart Framtidige behov/krav, prioriteringer og ressurser er usikre, endres over tid og ofte vanskelig å tallfeste. Uansett mange politiske valg. Alle faktorer i figuren inkludert det tekniske vedlikeholdet har betydning. Fra nå av - kan (i ulik grad) påvirkes fra i dag av Omfang og tidspunkt Avveining mellom investering og levetidsforlengelse Dimensjonert levetid Teknisk kvalitet Utfasing av bygninger eller infrastruktur Organisering av virksomheten Bruk av realkapitalen
DRIVKREFTER OG BARRIERER Svært negativt for realkapitalen (barrierer) Hverken negativt eller positivt Svært positivt for realkapitalen(drivkrefter) Kompetansemangel ----------------------------- Riktig kompetanse Uklart ansvar --------------------- Effektiv org. klare prioriteringer Kortsiktighet, stadige «kriser» ------- Langsiktighet, god kontroll Fremmedgjøring ---------------------------------- Eierskap, stolthet Determinisme, håpløshet ----------------- Motivasjon, framtidstro Svak pol./adm. forankring ----------- Sterk pol./adm. forankring Liten forståelse i lokalsamf. ----------- Stor forståelse i lokalsamf. ------------------------- Mediefokus (pos./neg.) ----------------------- «Lock in» Teknologiutvikling Mulige inntekter/utgiftskutt for kommunen Muligheter for lokalt næringsliv, FoU
UTFORDRINGER mot 2050 Våtere klima, fuktskader/råte, skred, overvann. Flere fryse-tine sykluser er problematisk i alle sektorer. Mer krevende (kravstore?) brukere. Økt juridisk eksponering Økt konkurranse om arbeidskraft Høy gjeld og økt rentenivå, realkapitalen salderingspost? Flere krav/reformer fra statlige myndigheter Svært store/spesifikke utfordringer knyttet til overvann, fylkesveger og kollektivtrafikk. Primærkommunens vegnett «lett å glemme» Formålsbyggene møter størst utfordringer VA (ekskl. overvann) minst fysisk og økonomisk eksponert Store regionale forskjeller bør vurderes regionalt/lokalt Ikke alt kan/bør tallfestes, OBS: «tvilsom» bruk av tall
«Varmere» «Våtere» «Villere» Mer universell utforming Flere eldre Mer mobil befolkning Strengere energi- og miljøkrav Økte energipriser Redusert utslipp av klimagasser Økte brukerkrav Nasjonale reformer/ krav Mer interkommunalt samarbeid Strengere krav til arbeidsmiljø Økt konkurranse om arbeidskraft Effektivisering Høyere utgiftsnivå Mer gjeld, høyere rentenivå Fler regresskrav, søksmål mm UTFORDRINGER mot 2050 Nye ut- Fordringer Klimaendringer Befolkning Energi og miljø Tjenester Arbeidskraft Øk. eksponering 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2 4.3 5.1 5.2 5.3 6.1 6.2 6.3 Bygg og infrastruktur VA-1 Overflatekilder 2 1 2 0 0 2-1 0 0 2 2 0 0 2 0 0 0 2 VA-2 Grunnvannskilder 0 0 0 0 0 0 0 1 0 2 1 0 0 2 0 0 0 1 VA-3 Vannbehandling 2 2 1 0 1 1 1 1 0 3 2-1 1 3-1 1 1 2 VA-4 Forsyningsnett vann 1 1 0 0 0 0 0 1 0 3 2-1 1 2 0 1 1 2 VA-5 Avløpsnett 1 3 1 0 0 0 2 1 0 2 0-1 2 2 0 1 1 3 VA-6 Avløpspumper/overløp 1 3 0 0 0 0 3 2 0 2 0-1 2 2 0 1 1 2 VA-7 Avløpsrenseanlegg 1 1 0 0 0 0 3 1 1 1 0-1 2 3-1 1 1 1 VA-8 Dammer 0 2 1 0 0 0 0 0 0 2 2 0 1 2 0 0 0 2 VA-9 Overvannshåndtering 1 3 1 1 1 0 2 1 0 2 2 0 0 2 0 1 1 3 VA-10 Flomsikring 1 3 1 1 1 0 1 0 0 2 2 0 1 2 0 1 0 2 Veg-1 Fylkesveger 1 3 3 0 0 3 2 1 1 3 3 0 1 1-1 2 3 3 Veg-2 Kommunale veger 1 3 2 0 0 1 2 1 1 3 2-1 2 2-1 2 3 3 Veg-3 Sentrumsgater mm 0 2 1 2 1 0 1 0 0 2 1 0 1 2 0 2 2 1 Veg-4 Gang- og sykkelveger 0 2 1 2 1 1 0 0 2 2 2 0 1 1 0 2 2 1 Veg-5 Vintervedlikehold 0 2 1 2 2 1 2 1 0 2 1-1 1 2-1 2 2 2 Veg-6 Bruer og tuneller 0 2 2 2 0 1 1 1 0 2 3 0 1 2 0 2 3 1 Veg-7 Trafikksikring, lys mm 0 0 1 2 2 1 1 2 0 2 2-1 1 1-1 2 1 1 Veg 8 Park og idrett 1 3 1 2 1 0 0 1 0 2 1 0 1 1-1 1 2 1 Veg-9 Kollektivtrafikk, ferjer 0 1 2 3 2 3 2 2 2 3 2 0 1 3-1 2 3 2 Veg-10 Kaier, sjøfront mm 0 2 3 0 0 0 0 0 0 1 1-1 1 1 0 1 1 2 Bygg-1 Kontorbygg 2 2 1 2 0 0 2 2 1 2 1 0 2 0-1 0 2 1 Bygg-2 Barnehager 2 2 1 2 0 2 2 2 1 2 2 0 2 1-1 1 1 2 Bygg-3 Skoler 2 2 1 2 0 3 2 2 1 2 3 0 2 1-1 1 1 2 Bygg-4 Kulturhus mm 1 2 1 2 1 1 2 1 1 1 1 0 1 1 0 2 2 1 Bygg-5 Verneverdige bygg 1 3 1 1 0 0 1 1 0 1 2-1 1 1 0 1 1 0 Bygg-6 Helse-/ omsorgsbygg 2 2 1 1 3 1 2 2 1 3 3-1 2 1-1 2 1 1 Bygg-7 Boliger 1 2 1 2 2 1 2 1 1 1 1 0 0 0-1 0 1 1 Bygg-8 Idrettshaller mm 1 2 2 2 0 2 1 1 0 2 1 0 1 1 0 1 1 1 Bygg-9 Verksteder, lager mm 0 1 2 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 Bygg-10 Midlertidige bygg 1 2 2 2 0 1 2 2 0 3 2 0 3 0 0 2 2 2
STATUS Mye litteratur om tilstanden på VA-systemer, veger og bygg, Vedlikeholdsetterslepet er stort og økende, særlig på bygg og veg Forbedringsmuligheter: Planmessig vedlikehold Politisk forankring Ressurser Behov for avklaring av ansvar, regelverk mm knyttet til overvann (veg/va)
SPØRREUNDERSØKELSE (284 kommuner) «Har din kommune en politisk vedtatt strategi for bygnings-/ veg-/va-forvaltning?» «I hvilken grad blir påvist vedlikeholdsbehov fulgt opp med ressurser?» «Opplever du at kommunens vedlikeholdsetterslep øker, minker eller er det konstant?»