Strategisk innkjøp i Nikita Gruppen, NG Glenn A. Hole
Fakta ang. NG innkjøp Årlig kjøpsvolum > MNOK 50 Geografisk spredt virksomhet Sentral innkjøpsstrategi Lokal utførelse av bestilling-/ innkjøp fra varehotell, eventuelt med sentral støtte Kultur for endringsledelse
Innføring av effektive anskaffelsesløsninger M A N A G E M E N T Automatisere interne forretningsprosesser Automatisere eksterne forretningsprosesser Kontinuerlige forbedringer ved hjelp av informasjonsanalyser Leverandører Egen virksomhet Forbrukere
Helhetlige løsninger gir varige verdier Sourcing Bestillings Bestillings prosesser prosesser Forespørsels- og Kontraktsprosesser for Nikita Forespørsels- Gruppen og kontraktsprosesser Rammeavtaler Rammeavtaler Katalogkjøp Kjøp fra leverandørens elektroniske innkjøpsløsning Avrop rammeavtaler Fritekstkjøp Behovsmelding til innkjøpsavdeling Fakturakontroll og utbetaling, må kunne skje elektronisk via regnskapssystem Fakturering Statistikk og underlag for forhandlinger Lojalitetsanalyse Fremdriftskontroll Evaluering Behov Mottak og evaluering Tildeling og distribusjon Konkurransegrunnlag Kunngjøring Oppfølging
Helhetlig implementeringsløp Prosess 4 Løsning 3 Bistand prosjekt workshops maler sjekklister 1 Roller Strategi 2
Elektronisk innkjøpssystem fot Nikita Gruppen Kjøper Webgrensesnitt for innkjøpsløsning Leverandører Sourcing / Anbud S1 - Innkjøpsregler - Kontering - Fullmakter ERP system Kontraktsadministrasjon Innkjøpsportal Katalog Leverandørportal S2 S3 S7 S8 S9 Økonomi regnskaps sys S4 Fakturakontroll og utbetaling S5 S6
Inntjeningspotensial som følge av bedret innkjøp Pot. 1: Flere og bedre utnyttelse av rammeavtaler Effekt: > 5% besparelse Pot. 2: Transparent innkjøpsprosess Effekt: Forbruket går ned Pot. 3: Historikk og analyse gir grunnlag for forhandlinger på pris. Effekt: > 10% besparelse på 2 års sikt Kontinuerlig: Bedre utnyttelse av personell og kompetanse
Forslag til mulig fremdriftsplan M A N A G E M E N T Måned 1: - Definere behov og potensial - Verifisere strategi - Prosjektering Måned 2: - Oppsett av tjeneste - Integrasjon regnskap, HR og fakturakontroll Måned 3: - elæring: Retningslinjer og bruk av løsning - Driftsstart pilotprosjekt Dernest: - Utrulling i organisasjonen Forbedringsprosjekt med uthenting av kontinuerlige gevinster.
Nikita Fokus på fremtidige innkjøpslev. M A N A G E M E N T Løsningsmessige rammebetingelser Prosessorientert visjon Integrasjon med foreliggende ERP-løsninger Effektmål for Nikita Gruppen Økt bruk av rammeavtaler / Reduksjon i tilfeldige innkjøp Bedre priser Frigjort tid til strategiske oppgaver og leverandørkontakt Reduserte administrative kostnader
Fordeler med elektronisk anskaffelsesløsning Forbedret effektivitet gjennom integrert arbeidsflyt: Gjenbruk av tidligere utført arbeid Tilgang til all erfaring i konsernet Automatisering av rutineoppgaver Utstrakt bruk av prosess og dokumentmaler Brukerne skal forholde seg til en integrert prosess, ikke flere systemer Workflow tillater effektivitet i grupper. Forbedret kontroll gjennom enhetlig arbeidsprosess: Fullstendig rapportering på alle varelinjer. Eneste mulighet dersom man vil unngå dagens varelager Eneste mulighet dersom man vil ha betydelige volumrabatter Frisørsalongene er forpliktet til å kjenne sine forpliktelser og rettigheter Finne alle anskaffelsesprosesser i en og samme løsning Sporbarhet Bedre lønnsomhet gjennom mer effektivt marked
Hvordan oppnå varige effekter? Endringsledelse Begrenset økonomisk resultat Nye løsninger og endringsledelse Større og varig effekt Nye løsninger Ikke varige resultater
Interessekonflikter? Nikita Gruppen ønsker Reduserte kjøpskostnader Økt bruk av inngåtte rammeavtaler - Lojalitet Reduksjon i tilfeldige innkjøp Innkjøpere skal fokusere på strategiske oppgaver Automatisert innkjøpssyklus fra Leverandører ønsker Reduserte ordrekostnader Gjenbrukbare løsninger overfor flere kunder Egne data i egne systemer Bruk av en CRM-løsning for kundeoppfølging Gjenbruk av investeringer i EDI, ende til ende