Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kantina, Rådhuset Møtedato: 28.10.2015 Tid: 11.00 Eventuelt forfall meldes snarest. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 73/15 15/1922 REGNSKAPSRAPPORTERING PR. 31.08.15 2. TERTIAL ALSTAHAUG ASYLMOTTAK 74/15 15/1057 TERTIALRAPPORT 1-2015 - BUDSJETTJUSTERINGER 75/15 15/1726 REGNSKAPSRAPPORTERING PR 31.08.2015-2. TERTIAL ALSTAHAUG KOMMUNE 76/15 15/1768 SYKEFRAVÆRSRAPPORT 2. TERTIAL 2015 77/15 13/2460 NY SAMARBEIDSAVTALE OM STUDIESENTER RKK YTRE HELGELAND FOR KOMMUNENE ALSTAHAUG, DØNNA, HERØY, LEIRFJORD, LURØY OG TRÆNA 78/15 15/1798 SØKNAD OM PERMISJON FRA KOMMUNESTYRET - SARA SKULSTAD 79/15 15/1826 FRITAK FRA VERV - ANDRÈ DAGSVIK OMSTILLINGSPROSJEKT Saken ettersendes. Budsjettkonferanse etter ordinært møte.
Sakspapirene er sendt medlemmer og varamedlemmer pr. mail. Sakspapirene er i tillegg lagt ut på Austbø Samvirkelag, Joker Tjøtta og biblioteket i Sandnessjøen, samt på www.alstahaug.kommune.no Sandnessjøen, 21.10.2015 Bård Anders Langø ordfører
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 73/15 Kommunestyret 28.10.2015 Saksbehandler: Heidi Mathisen/Kenneth Pedersen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1922 Arkivnr.: 153 SAK: REGNSKAPSRAPPORTERING PR. 31.08.15 2. TERTIAL - ALSTAHAUG STATLIGE MOTTAK FOR ASYLSØKERE KF I II Saksdokumenter (vedlagt): Regnskapsrapport pr. 31.08.15 Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Økonomireglementet pkt.6.1 legger opp til at i løpet av året skal kommunestyret behandle følgende regnskapsrapporter: 1. Pr. 30.04 1. tertial 2. Pr. 31.08 2. tertial Viser til vedlagte regnskapsrapport fra leder ved Alstahaug Mottak KF. IV Saksbehandlers innstilling: Foreliggende regnskapsrapport pr. 31.08.15 tas til etterretning. Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Heidi Mathisen Økonomikonsulent Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 21.10.15 Børge Toft Administrasjonssjef 3
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 48/15 Kommunestyret 18.06.2015 74/15 Kommunestyret 28.10.2015 Saksbehandler: Stig-Gøran Olsen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Alstahaug kommunestyre Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1057 Arkivnr.: 153 SAK: TERTIALRAPPORT 2-2015 - BUDSJETTJUSTERINGER I II Saksdokumenter (vedlagt): - Saksprotokoll H-sak 14/15 - Regnskapsrapport 2.tertial 2015 Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Nedenfor følger kopi av protokoll fra havnestyremøte 06.10.2015; Utvalg: Havnestyre Møtedato: 6.10.2015 Sak: H-sak 14/15 Saksprotokoll ALSTAHAUG HAVNEVESEN KF H-sak 14/15 Tertialrapport 2 2015 - Budsjettjusteringer I II III Saksdokumenter (vedlagt): Tertialrapport pr. 2. tertial 2015 (Tertialrapport 2 2015.pdf) Saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksutredning: Alstahaug havnevesen KFs rapporteringsrutiner medfører at administrasjonen foretar 4
Sak 74/15 økonomirapportering til havnestyret og kommunestyret pr. tertial. Budsjettjusteringer foretas både i tertialrapport 1 og 2. I forhold til opprinnelig budsjett var det behov for å justere enkelte poster allerede i 1. tertial. Det er også foreslått noen justeringer på enkelte poster for 2. tertial også. Nedenfor er det gitt forklaring på poster med avvik og på poster med behov for justering i budsjettet. Kommentarer til poster med vesentlig avvik 020 Vikarer Overskridelser i forhold til opprinnelig budsjett. Her er leid inn vikar i forbindelse med langtidssykemelding. Motpost refusjon sykepenger. 100 Andre utgifter Overskridelse i forhold til opprinnelig budsjett. Her er bl.a. kr. 20 000,- i utgifter til gjennomføring av gratis båtførerkurs for ungdom, et samarbeid med utekontakten. 195 Kommunale avgifter Overskridelse i forhold til opprinnelig budsjett. Dette gjelder i hovedsak vannavgift på Horvnes. Dette faktureres videre og får også virkning på inntektssiden. Justeres i budsjett. 200 Inventar og utstyr Overskridelser i forhold til opprinnelig budsjett. Her er bl.a. tatt med nytt kjøkken (inventar) til kontorfellesskapet i godsterminalen. Dette var imidlertid tatt med i det opprinnelige budsjettet under posten for vedlikehold. 220 Anleggsmaskiner/utstyr Her var det ikke tatt med noe i driftsbudsjettet for 2015. Her er brukt midler i forbindelse vedlikehold av feiemaskin, og til brøyteskjær traktor (labber). 230 Brøyting/renhold kai. Her var det ikke tatt med noe i driftsbudsjett for 2015. Dette gjelder utgifter til strøsand for bruk til kai og områdene bak. Foreslås regulert i budsjett. Kr. 20 000,- 500 Morarente Ikke tatt med noe i opprinnelig budsjett. Utgiftsført renter med kr. 12 597,-. Justeres i budsjett. 620 Andre inntekter Her var det ikke lagt inn noe i budsjett. Gjelder bl.a. utfakturert timer, utleie av båt, dvs. andre tjenester og vederlag. Justeres opp i budsjettet til kr. 150 000,-. Side 5 av 25
Sak 74/15 630 Tomteleie Økning i forhold til budsjett med ca. 225 000,-. Gjelder lagring og utleie av bakareal i en periode til Subsea7. JUSTERING BUDSJETT 2015 Poster i driftsbudsjettet 2015 med justeringer: Art Budsjett Utgifter opp / inntekter ned Utgifter ned / inntekter opp Nytt budsjett 1 020 Vikarer 25 000 65 000-90 000 2 100 Andre utgifter 40 000 45 000-85 000 3 195 Kommunale avgifter 1 300 000 275 000-1 575 000 4 200 Inventar og utstyr 20 000 25 000-45 000 5 220 Anleggsmask. Utstyr - 16 000-16 000 6 230 Brøyting/renhold - 25 000-25 000 7 500 Morarenter - 15 000-15 000 - - - - 620 Andre inntekter/vederlag - - 150 000 150 000 630 Tomteleie 6 698 000-225 000 6 923 000 710 Sykelønnsrefusjon - - 91 000 91 000 - - - - 466 000 466 000 IV Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Fremlagte regnskapsrapport pr. 2. tertial 2015 tas til etterretning. 2. Budsjettjusteringer som fremgår av saksframlegget vedtas Sandnessjøen 15.9.2015 Kjetil Mathisen Kontorleder V Havnedirektørens forslag til vedtak: Saksbehandlers forslag tiltres Sandnessjøen 15.9.2015 Trond Nygård Havnedirektør Enstemmig vedtatt Side 6 av 25
Sak 74/15 VI Havnestyrets innstilling: 1. Alstahaug kommunestyre tar fremlagte regnskapsrapport pr. 2. tertial 2015 til etterretning. 2. Alstahaug kommunestyre vedtar de budsjettjusteringer som fremgår av saksframlegget. Side 7 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 81/15 Formannskapet 14.10.2015 75/15 Kommunestyret 28.10.2015 Saksbehandler: Heidi Mathisen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja x Nei Etter Særlov: Ja x Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1726 Arkivnr.: 153 SAK: REGNSKAPSRAPPORTERING PR 31.08.2015-2. TERTIAL ALSTAHAUG KOMMUNE I Saksdokumenter (vedlagt): 1. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 100 Sekr/info/arkiv 2. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 110 Rådmannens kontor 3. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 112 IKT 4. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 120 Personal 5. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 400 Bygg og eiendom 6. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 130 Økonomienheten 7. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 2 Undervisning og barnehage 8. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 3 Helse og velferd 9. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 6 Samfunnsutvikling II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I henhold til våre rutiner og økonomireglement legges det opp til fire regnskapsrapporteringer i løpet av året: Pr.28 februar, 30.april, 31.august og 31.oktober. Formannskapet behandler følgende rapporter: Regnskapsrapport pr. 28.02 og 31.10 Kommunestyret behandler følgende rapporter: Tertialrapport med budsjettendringer pr. 30.04 og 31.08 Ved behov for budsjettendringer utover tertialrapportering pr.30.04 og 31.08, legges også disse fram for kommunestyret. 8
Sak 75/15 Administrasjonssjefen skal uavhenging av disse rutinene rapportere om vesentlige endringer i anslag fra forrige rapportering Saksutredning Rapportering skjer på gruppeansvarsnivå gjennom at ansvarlig etatsleder rapporterer til administrasjonssjefen. Fagsjef for undervisning og barnehage, Helse og velferd og Næringsutvikling rapporterer for henholdsvis gruppeansvar 2, 3 og 6 der kommentarer gis innen de ulike tjenestenivå. Hvert enkelte gruppeansvarområde rapporterer fra lik mal/skjema utarbeidet for regnskapsrapportering. Skjema inneholder en talldel og en kommentardel med konklusjon/tilråding. Det skal også rapporteres anslag avvik ved årets slutt i kroner. Administrasjonssjefen viser til vedlagte rapporter fra det enkelte gruppeansvarsområde, jfr. saksvedlegg. Vurdering Administrasjonssjefen viser til gitte konklusjoner/tilrådinger for den enkelte gruppeansvarsområde, og ut fra dette gir følgende kommentarer: DRIFT: Rammeområde 100 190, 400 Sentrale styringsorganer - Stab/støtte Gruppeansvar 100 Sekr/info/arkiv, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 110 Rådmannens kontor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 112 IKT, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 120 Personalkontor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Gruppeansvar 400 Bygg og eiendom, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Gruppeansvar 130 Økonomiavdelingen, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Rammeområde 200 290 Undervisning og barnehage Ansvar 20 Undervisningsadministrasjon Ansvar 2002 har et positivt avvik i forhold til budsjett på 2 %. Ansvar 21 Kultur Har et positivt avvik på17 %. Stillinger i administrasjonen av Kulturbadet er tilsatt senere enn planlagt. Dette gir både reduserte driftskostnader og reduserte inntekter. Bad, alene, vil få mindre enn halvparten av budsjettert drift, og vi har fortsatt ikke erfaringstall på inntekt å Side 9 av 25
Sak 75/15 vurdere høsten ut fra. Deler av inventar og utstyr for oppstart var ikke budsjettert i driftsbudsjett. Det er vanskelig å vurdere status ved årsslutt da ikke alle avdelinger er satt i drift. Ansvar 22 Bofellesskapet Bofellesskapet får sine utgifter i hovedsak refundert halvårsvis på etterskudd. Resultatet pr februar viser derfor et større avvik i forhold til budsjett. Fra mai 2015 kjøper vi to institusjonsplasser. Estimert kostnad ca 4 560 000 kr. Tiltaket finansieres på lik linje med andre tiltak i kommunen, dvs 80 % refunderes. Integreringstilskuddet vil bli høyere en først antatt. Totalt sett vil tjenesteområdet få et noe større overskudd enn budsjettert. Ansvar 23 PP-tjenesten PPT har et avvik i forhold til budsjett på grunn av at refusjon, 1.halvår fra samarbeidskommunene ikke er regnskapsførte pr august. Tjenesten har et negativt avvik på utgifter på 2 %. PPT forventet å gå i balanse pr 31.12. Ansvar 24 Barnehage Barnehage har et negativt avvik i forhold til budsjett på ca 5 %. beregningen tar hensyn til at det pr august er regnskapsført tilskudd til ikke-kommunale barnehager tilogmed september mnd. Etterbetaling etter beregning etter regnskap 2014 er ikke utbetalt. Tilskudd til ikke kommunale barnehager er regulert med 3 mill i budsjett. Dette skyldes betydelig flere barn i ikke-kommunale barnehager pr januar enn ved budsjettering høsten -14. Kommunale barnehager har et merforbruk i forhold til budsjett på ca 4 %. For å komme i balanse med budsjett må det iverksettes ytterligere innsparing enn det som ble vedtatt for budsjettregulering i juni. Ansvar 25 Skolefritidsordning SFO har et negativt avvik i forhold til budsjett på 6 %. Regnskap på SFO må imidlertid sees i sammenheng med 27 spesialundervisning, fordi de fleste ansatte som regnskaspføres på disse områdene har delt stilling mellom ansvar 25 og 27. Fordelingen er ikke alltid regnskapsført helt riktig. Ansvar 25 har et mindreforbruk i forhold til budsjett pr august. Ansvar 26/27 Grunnskole Grunnskole har et positivt avvik på 3 % i forhold til budsjett. Endringer ved nytt skoleår er imidlertid ikke helt på plass og synlig fullt ut i regnkap i august. Til tross for noe usikre tall pr august, vurderes det nødvendig å gjøre noen innsparinger innen skole for å balansere resultatet for barnehage. Ansvar 28 Voksenopplæring Voksenopplæringa er i balanse med budsjett i forhold til forbruk. Refusjon føres halvårsvis på etterskudd og gir derfor et stort avvik i forhold til inntekt pr august. Leirfjord kommune har sagt opp deler av avtale om kjøp av tjenester fra Voksneopplæringa i Alstahaug. Dette har stor konsekvens for drift av VO. Tiltak iverksettes for å holde balanse ved årets slutt. Side 10 av 25
Sak 75/15 Ansvar 29 Kulturskole Totalt viser regnskap et negativt avvik i forhold til budsjett på 12 %. Budsjetterte kutt var planlagt fra nytt skoleår, og vil først gi betydelig utslag på regnskap utover høsten. Salgsinntekter og brukerbetaling for høsten sendes ut i oktober, og vil balansere mer i forhold til dagens totalbilde. Art 17500 på kr. 500.000 er feilbudsjettert. Denne har tidligere vært støtte fra Helgeland Regionråd til samarbeidsprosjektet KulHelg, samt salg til Vefsn kommune. Ingen av disse er reelle lenger. Kulturskolen forventes å være i balanse med budsjett ved årsslutt. Rammeområde 300 390 Helse og velferd Helseenheten Enheten kan vanskelig summeres opp i en felles konklusjon, da den er svært divergerende i ansvar, oppgaver og utfordringer. Generelt kan det sies at det er stort trykk på tjenestene som genereres, og det er lite kapasitet i forhold til oppgavemengde. I forhold til økonomiske utfordringer vil det sansynligvis bli behov for investeringer i helsesenteret i nærmeste framtid. Den største budsjettsprekken finnes på området støttekontakter, som ligger ann til et merforbruk på ca 500 000kr. Dette merforbruket kommer av at flere søker om tjenesten og får innvilget vedtak om støttekontakter. Dette er en lovpålagt tjeneste tildeles på presedens, dvs det ikke er mulig å begrense tilgangen for brukerne begrunnet i at budsjettet er "brukt opp". Støttekontaktordningen avbøter kapasitetsmangelen man finner i flere tjenester i Alstahaug, og er på mange måter en rimelig tjeneste. Per i dag er antallet brukere av støttekontakttjenesten ca 180. NAV Tross budsjettregulering i juni ser det ut til at det går mot et merforbruk på økonomisk sosialhjelp. Årsakene er sammensatte, men vi ser en klar sammenheng med bosetting og familiegjenforening av store familier de to foregående årene. Videre har vi forskuttert en del trygd/pensjon. Merforbruket antas å dekkes opp av mindreforbruk/økte overføringer på egen ramme. Det er vanskelig å anslå avvik ved årsslutt. Vi har høyere aktivitetsnivå når det gjelder bosetting av flyktninger ann det vi har budsjettert med. Så langt fører det til høyere driftsutgifter, men det vil etter hvert føre til større overføringer fra IMDi. PLO Driften av pleie- og omsorgstjenesten ser ut til å styre mot et merforbruk på omtrent 1.5 millioner kroner. Dette skyldes i all hovedsak behov for økt personell i perioder pga pasientutfordringer, og innleie av vikarer i sommer. Det er vanskelig å rekrutere kompetente sommervikarer, derfor har det blitt inngått en avtale med et rekrutteringsbyrå for å avhjelpe denne situasjonen. Dette er kostnadskrevende men nødvendig. Det vil være tilnærmet umulig å finansiere overforbruket i egen sektor, men situasjonen følges nøye for å forsøke å begrense omfanget av merforbruket. TFF TFF har endel utgifter knyttet til kostnadskrevende brukere som gir rett på refusjon fra staten. Disse er ikke regnskapsført, og gir derfor et skjevt bilde av forbruket på enheten. Enheten forventes derfor å gå i tilnærmet balanse når inntekter regnskapsføres. Side 11 av 25
Sak 75/15 Rammeområde 401 490 Samfunnsutvikling Næring Forbruk som forutsatt. Ingen tiltak anses nødvendige på nåværende tidspunkt. Brann- og Beredskap Forbruk som forutsatt. Ingen tiltak anses nødvendige på nåværende tidspunkt. Kommunalteknisk Alle ansvarsområder under enheten er i henhold til budsjett. Kapitalutgifter VAR (Gr.art 15) ikke belastet for 3.kvartal. Kommunale avgifter for 3. kvartal er inntektsført. Ingen ytterligere tiltak vurderes som nødvendige på nåværende tidspunkt. Plan Høyt forbruk på gr.art 11 må ses i sammenheng med 17 og at fordeling på ansvar 6601 og 6901 ikke er foretatt. Høyt forbruk på gr.art 12 skyldes advokatbruk i tilknytning til sak i Tømmervika/Offersøymarka (ikke tatt høyde for). Gr.art 14 må også ses i sammenheng med 17. Det antas pr. dato ikke nødvendig med tiltak. Rammeområde 500 Finansieringstransaksjoner Gruppeansvar 500 Finans. Rammetilskudd/ skatt Det er budsjettert totalt med kr. 372 789 000 i skatt og rammetilskudd for 2015. Dette i tråd med KS prognosemodell som igjen bygger på Revidert Nasjonalbudsjett. Hvis vi ikke opplever skattesvikt nasjonalt i løpet av høsten, vil budsjettet holde. Eiendomsskatt Budsjettet er på 22 596 000. Etter at 3 terminer er krevd inn, har vi i en inngang på i overkant av 16,8 mill. kr. Det ser ut som at budsjettmålsettingen nås. Renter Det er budsjettert med kr. 19 mill. i renter (regulert ned med 1 mill.kr. i juni). Kommunen har fast rente på ca. 1/3 av låneporteføljen. Sammensettingen av flytende-fast rente vurderes kontinuerlig. Alstahaug kommune hadde ved utgangen av 2014 knapt 718 millioner kr. i lånegjeld. Budsjettet holder. Aksjer/ utbytte Budsjettert utbytte fra Helgelandskraft A/S er på 3 939 000. Budsjettet er regulert ned i junimøtet i tråd med faktisk utbytte for 2014.. Avdrag på lån Budsjettert avdrag på lån er kr. 24 564 000. Budsjettet holder. Side 12 av 25
Sak 75/15 Bruk av disposisjonsfond Budsjettet for 2015 er saldert med bruk av 19,1 mill. kr. i disposisjonsfond. OPPSUMMERING Drift Det anslås et merforbruk ved årets slutt på ca.2 millioner innen Helse og omsorg, henholdsvis innenfor pleie/omsorg og støttekontaktordningen. Situasjonen følges nøye med og vurderes fortløpende. Administrasjonssjefen vil avvente eventuelle budsjettreguleringer til neste rapportering. Overskridelser innen undervisning og barnehage budsjettreguleres internt innen rammeområde 2 Investering Tilrettelegging Sandnessjøen Ungdomsskole vil kunne gi avvik i forhold til budsjett grunnet uforutsette bygningsmessige avvik. På nåværende tidspunkt er det vanskelig å anslå beløp. Eventuelt nytt anslag vil bli tatt med ved neste rapportering. BUDSJETTREGULERINGER DRIFT Administrasjonssjefen foreslår følgende budsjettregulering av drift 1. Reduserer inntekter for kommunalteknisk avdeling parkering jfr. kommunestyrets vedtak 23/15 fritak parkeringsavgift lørdager. Fritak av parkeringsavgift på lørdager fra 1.7.15-31.12.15 utgjør ca kr.130 000. 2. Redusere bruk av disposisjonsfond nødnett, fra kr. 200 000 til kr. 150 000. For mye budsjettert i 2015 3. Renter tas ned med kr 180 000,- 4-15 Interne budsjettjusteringer innen rammeområde 2 Nr. Rammeområde Oppr.budsjett Utg.opp/ innt.ned Utg.ned/ innt.opp Rev. budsjett 1. 420 Kommunalteknisk 5969 130 6098 2. 410 Brann og beredskap 6429 50 6479 3. 500 Finans -407 278 180-407 458 4. 210 Kultur 7508 47 7461 5. 200 Adm.underv.barneh 3593 234 3359 6. 242 Sandnes barnehage 5173 35 5138 7. 243 Stamnes barnehage 3488 56 3432 8. 248 Ura barnehage 6307 34 6273 9. 250 Barnehager generelt 3829 39 3790 10. 255 Ikke komm. b.hager 32060 978 33038 11. 265 Sandnes barneskole 15661 30 15631 12. 266 Sandnessjøen u.skole 21973 170 22143 Side 13 av 25
Sak 75/15 13. 268 Tjøtta oppvekstsenter 8562 313 8249 14. 270 PPT 3028 40 2988 15. 115 Bosetting mindreårige -39 320-359 Sum INVESTERINGER Bygg og eiendom Prosjektene ombygging Tjøtta, Avlasting PU, Tilrettelegging Sandnessjøen Ungdomsskolen og Andvågen er alle nå startet opp. Tilrettelegging Sandnessjøen Ungdomsskole vil kunne gi avvik i forhold til budsjett, grunnet uforutsette bygningsmessige avvik. Så langt ingen direkte overskridelser på øvrige prosjekt. Brann og beredskap Prosjekt kjøp av tankbil er under utførelse. Anbudskonkuranse utlyst 15.9.2015 Plansektor Prosjekt -Div. reguleringsplaner: Forbruk 60,5 % (timefordeling pr. 01.07.15) Prosjekt- Innløsning av friområdet på Åsgata 2: Forbruk 0 Prosjekt -GIS/LINE planinnsyn m/plandialog: Forbruk 0 BUDSJETTREGULERINGER INVESTERING 1.Hjulmaskin (graver). Bevilget kr. 1 750 000,- i 2015. Forbrukt kr. 1 900 000. Det foreslås at kr. 150 000 omdisponeres innen VA ramme. 2.Minitraktor. Bevilget kr. 250 000,- i 2015. Forbrukt kr. 340 000,- Det foreslås at kr. 90 000 omdisponeres innen VA ramme. 3.Fortau Botnveien del 1. Overført kr. 750 000,- fra 2014. Det foreslås at kr. 2 750 000 omdisponeres inne VA ramme. 4.Rehab Peer Gyntsgate del 1. Overført kr. 2 260 000 fra 2014. Det foreslås at 2 740 000,- omdisponeres innen VA ramme. 5.Rehab Peer Gyntsgate del 2. Bevilget kr. 7 500 000,- i 2015. Det foreslås at kr. 3 730 000,- omsiponeres innen VA ramme. 6.Tiltak på ledningsnett Milan. Bevilget kr.4.875.000,- i 2015. Det foreslås at kr. 1 500 000,- omdisponeres innen VA ramme. 7.Pumpestasjon: Ibsensgt.Bevilget kr. 1.875.000,- i 2015. Det foreslås at kr. 500 000,- omdisponeres innen VA ramme. 8.Horvnes I4. Refusjonsinntekter i 2015 kr.6.848.478 disponert ved årsavslutning 2014. Foreslås å omdisponerer ubrukte lånemidler fra 2013 kr. 4 582 738 og tilskudd fra fylket kr. 1.700.000,- Side 14 av 25
Sak 75/15 Budsjettjustering 420 Komtek Utgift opp Utgift ned Prosjektnr. Prosjektnavn Art Inntekt ned Inntekt opp 1. 15786 Hjulmaskin (graver) 32007 Maskiner 1900 39100 Bruk av lån 1900 2. 15787 Minitraktor 32007 Maskiner 340 39100 Bruk av lån 340 3. 13741 Fortau Botnveien - del 1 32510 Bygg og anleggskostnad 3500 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 3500 4. 14778 Rehab Peer Gynts gate-del 1 32510 Bygg og anleggskostnad 5000 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 5000 5. 15779 Rehab Peer Gynts gate - del 2 32510 Bygg og anleggskostnad 3770 39100 Bruk av lån 3770 6. 15781 Tiltak på ledningsnett Milan 32510 Bygg og anleggskostnad 3375 39100 Bruk av lån 3375 7. 15785 Pumpestasjon: Ibsens gate 32510 Bygg og anleggskostnad 1375 39100 Bruk av lån 1375 8. 13723 Horvnes I4 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 3396739 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 1000000 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 186000 38300 Overføring fra fylket 1700000 IV Saksbehandlers innstilling: 1. Foreliggende regnskapsrapport pr. 31.08.15 tas til etterretning. 2. De budsjettreguleringene som framgår av saksframlegget vedtas. Sandnessjøen, den V Enhetsleders innstilling: Heidi Mathisen Regnskapssjef Saksbehandlers innstilling tiltres.ø Sandnessjøen den VI Administrasjonssjefens innstilling: Enhetsledes innstilling tiltres. Sandnessjøen den 06.10.15 Frank Pedesen Enhetsleder Børge Toft Administrasjonssjef Side 15 av 25
Sak 75/15 Formannskapet den 14.10.2015: Administrasjonssjefens innstilling enstemmig vedtatt. FORMANNSKAPETS INNSTILLING: 1. Foreliggende regnskapsrapport pr. 31.08.15 tas til etterretning. 2. De budsjettreguleringene som framgår av saksframlegget vedtas. Bevitnes: Kristin Vangen Sekr. Side 16 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 82/15 Formannskapet 14.10.2015 76/15 Kommunestyret 28.10.2015 Saksbehandler: Hans Jan Aarsund Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1768 Arkivnr.: 461 SAK: SYKEFRAVÆRSRAPPORT 2. TERTIAL 2015 I II III Saksdokumenter (vedlagt): Samlet sykefraværsrapport Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sykefraværsrapporter fra enhetene Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Som et ledd i arbeidet med å redusere sykefraværet blant kommunalt ansatte, har man valgt å innføre sykefraværsrapportering hvert tertial til formannskapet og kommunestyret. Dette som ett av flere tiltak for å nå målet om redusert sykefravær. Det er i Alstahaug satt følgende mål for sykefraværet: Alstahaug kommune skal ikke ha et sykefravær som overstiger 6 %. I 2014 var sykefraværet for hele kommunen 7,5 %. Av dette var 2,6 % egenmeldt og 4,9 legemeldt. Sykefravær 1.tertial 2015 var 9,8 % og for 2. tertial 2015 var sykefraværet 6,8 %. Arbeidet med å følge opp sykefraværet er krevende og utfordrende. Generelt kan sykefraværet kan deles i 3 grupper: 5 % er skulk, 20 % er må/skal sykefravær og 75 % er «valgt» sykefravær. Det er 75 prosenten en jobber med for å få denne gruppen til å stå helt eller delvis i arbeid. Kort sagt; valget med å være hjemme med den «syke armen eller å være på jobb med den friske». Det utarbeides årlig en handlingsplan for oppfølging av sykefraværet som er utarbeidet av lederne, tillitsvalgte og verneombud i fellesskap. 17
Sak 76/15 Alstahaug kommune følger bestemmelsene i IA-avtalen når det gjelder oppfølging sykemeldte, og er som følger: Oppfølgingsplan skal utarbeides for alle sykemeldte etter 4 uker, og sendes sykemelder. Dialogmøte mellom arbeidsgiver og den sykemeldte innen 7 uker dersom en er 100 % sykemeldt. Rapport til NAV innen 8 uker. Dialogmøte 2 i regi av NAV innen 26 uker der arbeidstaker og arbeidsgiver deltar. Vi arbeider tett opp i mot arbeidslivssenteret, NAV lokalt, tillitsvalgte og ansatte for å endre holdninger. Sykefraværsoppfølging handler ofte om holdningsendring, tilrettelegging på arbeidsplassen og gode rutiner for oppfølging. IV Saksbehandlers innstilling: Kommunestyret tar sykefraværsrapport 2. tertial til etterretning. Sandnessjøen, den VI Administrasjonssjefens innstilling: Tiltrer innstillingen Sandnessjøen den Hans Jan Aarsund Ass. administrasjonssjef Børge Toft Administrasjonssjef Formannskapet den 14.10.2015: Administrasjonssjefens innstilling enstemmig vedtatt. FORMANNSKAPETS INNSTILLING: Kommunestyret tar sykefraværsrapport 2. tertial til etterretning. Bevitnes: Kristin Vangen Sekr. Side 18 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 83/15 Formannskapet 14.10.2015 77/15 Kommunestyret 28.10.2015 Saksbehandler: Hans Jan Aarsund Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 13/2460 Arkivnr.: A02 SAK: NY SAMARBEIDSAVTALE OM STUDIESENTER RKK YTRE HELGELAND FOR KOMMUNENE ALSTAHAUG, DØNNA, HERØY, LEIRFJORD, LURØY OG TRÆNA I II Saksdokumenter (vedlagt): Forslag til samarbeidsavtale Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: Fra og med 1.7.2010 etablerte RKK Ytre Helgeland studiesentervirksomhet som en prøveordning. Planen var at ordningen skulle vurderes innen utgangen av 2011. Av kapasitetsmessige grunner og i påvente av behandling av studiesentervirksomheten i Nordland fylkeskommune, ble saken ikke tatt opp i RKK sine styringsorgan før i 2012. Fylkestinget behandlet saken først den 29.1.2013. Fylkesrådet gjorde følgende vedtak: 1. Nordland har et stort behov for å øke utdanningsnivået og forsterke kompetanseutviklingen i regionene i samsvar med arbeidslivets og næringslivets behov. Regionale studiesentre må ha en rolle der målet er å motivere og medvirke til å forsterke innovasjonsevnen, konkurransekraften og verdiskapningen i arbeidslivet. 2. Studiesentrenes oppgave er å kartlegge behovet for kompetanse i lokalsamfunnene, målbære dette overfor utdanningstilbyderne og tilrettelegge for fleksible tilbud i nærregionene i tråd med arbeids- og næringslivets behov. 3. For å oppnå sterke og slagkraftige fagmiljø og bedre koordinerte tilbud overfor brukerne og en tydelig struktur i den enkelte region, forutsetter fylkestinget ei samordning av regionale aktører. I et videre utviklingsarbeid må en sammenslåing av RKK og studiesenterfunksjon som i dag er ivaretatt av andre, tas opp i den enkelte region. 19
Sak 77/15 Fylkestinget legger til grunn at det må arbeides for en samlokalisering av virksomhetene for voksnes læring der dette praktisk lar seg gjennomføre. 4. Basert på fastsatte kriterier for støtte og lokalt forankrede søknader fra den enkelte region, vil fylkeskommunen bidra med delfinansiering av virksomheten rettet mot næringslivets behov til oppstart og utprøving av arbeidet. Søknadene må behandles innen det ordinære søknadssystem på regionale utviklingsmidler og vurderes i forhold til andre tiltak. Søknader som medfører sammenslåing og/eller samlokalisering av kompetanseaktører vil bli prioritert. For å kunne finansiere tiltak utover 2016 må det vurderes å sette av midler på det ordinære budsjettet og innarbeides i økonomiplanen. 5. Det må arbeides med å få på plass et nasjonalt studiesenterprogram der nasjonale myndigheter bidrar med delfinansiering ut fra fastsatte kriterier. Regionale utviklingsmidler i fylkeskommunen vil da kunne utløses. RKK Ytre Helgeland, i samarbeid med fagstyret, har over en møterekke arbeidet med innholdet i en ny samarbeidsavtale som også ivaretar RKK sin rolle som studiesenter. Følgende retningslinjer ble lagt i møte i fagstyret den 14.2.13: 1. Navnebytte til Studiesenter RKK Ytre Helgeland 2. Rektor v. videregående skole går inn som fast medlem i RKKs fagstyre 3. Det vurderes et ev. partnerskap/medlemskap for det private næringslivet 4. Det lages en oppdatering av gjeldende samarbeidsavtale mellom kommunene vedrørende RKK som sendes til kommunene for behandling. 5. Det velges ingen fast representant for det private næringslivet til fagstyret. Fagstyret inviterer inn folk fra næringslivet for å presentere aktuelle problemstillinger. Fagstyret godkjente forslaget til ny samarbeidsavtale i møte den 26.8.13, og forslaget ble behandlet og vedtatt av styret i møte den 27.8.13, og sendes i behandling i den enkelte samarbeidskommune. Vedlagte forslag er behandlet og vedtatt i kommunestyrene i Herøy, Dønna, Leirfjord og Lurøy. IV Saksbehandlers innstilling: Kommunestyret godkjenner ny samarbeidsavtale om studiesenter RKK Ytre Helgeland med vedtakter som følger med dette framlegget. Sandnessjøen, den Hans Jan Aarsund Ass. administrasjonssjef VI Administrasjonssjefens innstilling: Tiltrer innstillingen. Sandnessjøen den 6.10.15 Børge Toft Administrasjonssjef Side 20 av 25
Sak 77/15 Formannskapet den 14.10.2015: Administrasjonssjefens innstilling enstemmig vedtatt. FORMANNSKAPETS INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner ny samarbeidsavtale om studiesenter RKK Ytre Helgeland med vedtekter som følger med dette framlegget. Bevitnes: Kristin Vangen Sekr. Side 21 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 78/15 Kommunestyret 28.10.2015 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1798 Arkivnr.: 033 SAK: SØKNAD OM PERMISJON FRA KOMMUNESTYRET - SARA SKULSTAD I Saksdokumenter (vedlagt): II III Saksdokumenter (ikke vedlagt): Søknad om fritak datert 26.09.15 Kommunelov Valglov Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I mail av 26.09.15 søker Sara Skulstad om permisjon fra verv som fast representant i kommunestyret, fra 01.10.15 til 01.10.16. Årsak: innkalling til førstegangstjenesten i militæret. Kommunelovens 15.2 siteres: Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Fra kommentarene i kommuneloven siteres: «Fritaksgrunn vil i første rekke være at søkerens arbeidsforhold, dårlig helse eller andre velferdsgrunner gjør det ekstra byrdefullt å oppfylle de plikter vervet medfører». «Finner kommunestyret at lovlig fritaksgrunn er til stede, må det deretter vurdere om det er rimelig å innvilge søknaden. Her må det tas hensyn til både søkerens og kommunens situasjon». 22
Sak 78/15 Fast representant i KOMMUNESTYRET Fra kommunelovens 16. 2 Opprykk og nyvalg siteres: Hvis medlemmer av kommunestyret trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. I hht. 16.2 vil 1. vararepresentant for Senterpartiet, KyrrePettersen, tre inn som fast representant for nevnte tidsrom. Om ledig varaplass i kommunestyret Dersom en eller flere vararepresentantplasser i kommunestyret blir stående ledig kan ordføreren i henhold til valglovens 14-2 foreta en skjønnsmessig vurdering av hvorvidt det er nødvendig med nytt valgoppgjør. De momenter som her normalt tas i betraktning, er hvor mange medlemmer gruppen har i kommunestyret, hvor mange varaplasser som fortsatt er besatt, og hvor lenge det er til neste valg. Hvis ordføreren finner at nytt valgoppgjør er nødvendig, er det valgstyret i kommunen som gjennomfører dette. Oppgjøret skjer med grunnlag i resultatene fra siste valg. Saksbehandler tilrår at søknaden innvilges. IV Saksbehandlers innstilling: Med henvisning til kommuneloven 15.2 innvilger kommunestyret Sara Skulstad permisjon fra sitt verv som fast representant i kommunestyret. Fritaket gjelder fra 01.10.15 til 01.10.16. Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Kristin Vangen Formannskapssekretær Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 21.10.15 Hans Jan Aarsund for Børge Toft Administrasjonssjef Side 23 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 79/15 Kommunestyret 28.10.2015 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1826 Arkivnr.: 033 SAK: FRITAK FRA VERV - ANDRÈ DAGSVIK I II III Saksdokumenter (vedlagt): Saksdokumenter (ikke vedlagt): Søknad om fritak datert 29.09.15 Kommunelov Valglov Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I mail datert 29.09.15 søker Andrè Dagsvik om fritak fra politiske verv for resten av valgperioden. Begrunnelse: Han er flyttet fra kommunen. Kommunelovens 15.2 siteres: Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Fra kommentarene i kommuneloven siteres: «Fritaksgrunn vil i første rekke være at søkerens arbeidsforhold, dårlig helse eller andre velferdsgrunner gjør det ekstra byrdefullt å oppfylle de plikter vervet medfører». «Finner kommunestyret at lovlig fritaksgrunn er til stede, må det deretter vurdere om det er rimelig å innvilge søknaden. Her må det tas hensyn til både søkerens og kommunens situasjon». Om ledig varaplass i kommunestyret Dersom en eller flere vararepresentantplasser i kommunestyret blir stående ledig kan ordføreren i henhold til valglovens 14-2 foreta en skjønnsmessig vurdering av hvorvidt det 24
Sak 79/15 er nødvendig med nytt valgoppgjør. De momenter som her normalt tas i betraktning, er hvor mange medlemmer gruppen har i kommunestyret, hvor mange varaplasser som fortsatt er besatt, og hvor lenge det er til neste valg. Hvis ordføreren finner at nytt valgoppgjør er nødvendig, er det valgstyret i kommunen som gjennomfører dette. Oppgjøret skjer med grunnlag i resultatene fra siste valg. Saksbehandler tilrår at søknaden innvilges. IV Saksbehandlers innstilling: Med henvisning til kommuneloven 15.2 innvilger kommunestyret Andrè Dagsvik, fritak fra sitt verv som vararepresentant i kommunestyret. Fritaket gjelder for resten av perioden. Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Kristin Vangen Formannskapssekretær Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 21.10.15 Hans Jan Aarsund for Børge Toft Administrasjonssjef Side 25 av 25