Gevinster ved digitalisering av anskaffelsesprosessen E-handel brukersamling 18. september 2014
Agenda Målet med prosjektet Vår tilnærming Identifisere gevinster Hva kan dere bidra med? 2
Målet med prosjektet Utarbeide en veileder i gevinstrealisering ved digitalisering av offentlige anskaffelsesprosesser Målet er at veilederen skal gjøre offentlige innkjøpere i stand til å svare på: Hvor stort er gevinstpotensialet for min virksomhet ved digitalisering av anskaffelsesprosessen? Hva slags type digitaliseringsverktøy det er mest hensiktsmessig at min virksomheten tar i bruk? Hvordan skal virksomheten jobbe for å hente ut de potensielle gevinstene? 3
Vår tilnærming Vi skal i første omgang kartlegge gevinstene ulike virksomheter kan oppnå. Dette innebærer å: 1. Identifisere mulige gevinster av ulike digitaliseringstiltak, samt forutsetninger for at tiltakene faktisk skal gi innkjøper en gevinst 2. Identifisere hvilke kombinasjoner av tiltak som er de mest sentrale og hvilke gevinster slike kombinasjoner kan gi 3. Identifisere hvilke typer innkjøpere som trolig vil oppnå de ulike gevinstene 4
Identifisere gevinster For å kunne identifisere gevinster må vi koble hvordan ulike tiltak Elektronisk kunngjøring Avtaleregister Bestillingsløsning Økonomisystem KGV Katalogverktøy Faktura Datafangst vil virke på ulike steg i anskaffelsesprosessen Verifisere behov og planlegge anskaffelse Gjennomføre konkurranse Gjennomføre kontrakt Avklare anskaffelse Lage konkurransestrategi Forberede gjennomføring Kunngjøre konkurranse Velge tilbud Ta i bruk kontrakt Følge opp kontrakt Avslutte kontrakt og evaluere anskaffelse 5
Identifisere gevinster Ulike tiltak vi Verifisere gi ulike behov effekter og planlegge anskaffelse på ulike stadier av Gjennomføre anskaffelsesprosessen. konkurranse Gjennomføre kontrakt Avklare anskaffelse Lage konkurransestrategi Forberede gjennomføring Kunngjøre konkurranse Velge tilbud Ta i bruk kontrakt Følge opp kontrakt Avslutte kontrakt og evaluere anskaffelse Elektronisk kunngjøring KGV +++ +++ +++ +++ +++ 0 0 ++ Kontraktsverktøy /avtaleregister Katalogverktøy + + + 0 ++ + ++ + Bestillingsløsning 0 0 0 0 0 + ++ + Fakturaløsning Økonomisystem/ betalingsløsning Verktøy for datafangst 6
Virkninger for den enkelte virksomhet Det er en rekke forhold som vil påvirke i hvor stor grad en virksomhet vil kunne tjene på å digitalisere anskaffelsesprosessen, blant annet: Modenhet i eksisterende innkjøpsorganisasjon Innkjøpsvolum Antall transaksjoner/kjøp Antall anbudskonkurranser Type innkjøp 8
Gevinster ved digitalisering Gevinster ved digitalisering av anskaffelsesprosessen handler ikke bare om å spare penger Bedre innkjøp Det å til gitt kvalitet oppnå billigere, mer miljøvennlige eller mer etiske varer og tjenester Lavere transaksjonskostnader Sparte kostnader i anskaffelsesprosesser både pre- og post award Mer lovmessige innkjøp Mindre korrupsjon/ mislighold og bedre oppfyllelse av LOA w 9
Hva kan dere bidra med? Historier om hvordan dere har opplevd innføringen av ulike digitaliseringsverktøy Fikk dere de gevinstene dere trodde, og i tilfelle hvorfor/hvorfor ikke? Historier om hvordan dere vurderer hvilke digitaliseringstiltak som er egnet å gjennomføre Historier om avhengigheter mellom digitaliseringsgevinster og hvordan enheten er organisert og strukturert, og den grunnleggende anskaffelsesprosessen 10
Takk for oppmerksomheten! Oslo Economics AS Dronning Mauds Gate 10 0250 Oslo post@osloeconomics.no Tel: +47 21 99 28 00 Fax: +47 96 63 00 90 www.osloeconomics.no
www.osloeconomics.no