Det fremmes med dette forslag til løsning på følgende områder:

1 av 11 HMS-avdelingen 23.10.2015 Notat Til: Arbeidsmiljøutvalgene ved NTNU, HiST, HiG og HiÅ Kopi til: Fra: Signatur: Arbeidsgruppe HR Personaltjenester og HMS ABH Samordning av systematisk HMS-arbeid ved NTNU fra 1.1.2016. I følge Arbeidsmiljøloven (AML) 7-2 (2) skal AMU behandle: a) spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste b) spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet c) planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til 18-9 d) andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak e) etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. 3-1 f) andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak Det fremmes med dette forslag til løsning på følgende områder: 1. Organisering av AMU og vernetjenesten 2. Systematisk HMS-arbeid ved NTNU 3. Opplæring og informasjonsutveksling 4. Bedriftshelsetjeneste 1) Organisering av AMU og vernetjenesten i NTNU

2 av 11 Status pr d.d. Arbeidsmiljøutvalg med underutvalg Alle fusjonspartnerne har Arbeidsmiljøutvalg. Underutvalg NTNU: Byggarm (forbereder byggesaker som skal behandles i AMU) HiST: AKAN- og Attføringsutvalg HiG: AKAN HiÅ: AKAN- og IA-utvalg Vernetjeneste Alle fusjonspartnerne har vernetjeneste, verneombud (VO) og hovedverneombud (HVO). Ved NTNU har vernetjeneste 3 nivå; VO, lokale hovedverneombud (LHVO) og HVO. Frikjøp: NTNUs HVO - 100 %, stedfortreder - 10 % HiSTs HVO 50 % HiGs HVO - 5 % HiÅs HVO - 10 % I forbindelse med fusjon er det avtalt utvidet ramme for frikjøp for alle HVO ene. Forslag til løsning for 2016 Organisering av AMU og vernetjenesten har blitt vurdert av en egen ressursgruppe, ledet av Hilde Apneseth, (HMS-rådgiver, NTNU HMS-avdelingen). Ressursgruppens øvrige medlemmer er Heidi Egseth (HVO, NTNU), Marianne Schjølberg (HMS-koordinator, HiST) Margareth Nupen (HVO, HiST). Gruppen har kommunisert med representanter (arbeidsgiver/arbeidstaker) fra HiG og HiÅ, slik at deres interesser blir ivaretatt på best mulig måte. 1.oktober 2015 leverte ressursgruppen sin innstilling vedrørende organisering av AMU til arbeidsgruppen for HR Personaltjenester og HMS.

3 av 11 Følgende modell foreslås: Sentralt AMU NTNU (Inkl. representanter fra HiST, HiG, HiÅ Lokalt AMU HiG Lokalt AMU HiÅ Sentralt AMU utvides slik at alle fusjonspartnerne er representert. Det er viktig med tanke på at saker fra hele den nye organisasjonen skal behandles i sentralt AMU. Bakgrunnen for modellen er at geografihensyn erkjennes som en utfordring. Denne modellen ivaretar rapporteringslinjene i hele organisasjonen ettersom Gjøvik og Ålesund vil ha stedlig leder. Det foreslås at sentralt AMU utvides med 4 medlemmer hvorav to fra arbeidsgiver- og to fra arbeidstakersiden. HiG og HiÅ får ett medlem hver, og avklarer seg imellom hvem som representerer henholdsvis arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. De to resterende medlemmene hentes fra HiST. I flg Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-14, Flere arbeidsmiljøutvalg i samme virksomhet, er det opp til arbeidsmiljøutvalget for hele virksomheten å fastsette arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet for lokale arbeidsmiljøutvalg. 21.oktober 2015 leverte ressursgruppen sin innstilling vedrørende organisering av vernetjenesten til arbeidsgruppen for HR Personaltjenester og HMS. Følgende modell foreslås: Verneområdene i eksisterende enheter på nivå 2 og 3 består. Det må velges LHVO for fakultetene på HiST, i tillegg må det være et LHVO ved HiG og et ved HiÅ. Alle LHVO organiseres under HVO for hele NTNU (se fig. 1) Ved HiST vil hvert av de fire fakultetene ha et LHVO. Verneområdene i høgskoleadministrasjonen blir fordelt på eksisterende LHVO-områder i fellesadministrasjonen (se fig.2). Her er det noen VOområder som da vil være representert i to LHVO-områder.

4 av 11 HiG og HiÅ må selv avgjøre om dagens HVO går inn i rollen som LHVO, eller om de velger nye. Valg av LHVO (HiST, HiG og HiÅ ) må være klar før 01.01.2016. Ved fysisk forflytning av ansatte er det naturlig at de ansatte tilhører det verneområdet de flyttes til. Hovedsammenslutningene må kontaktes for evt. utpeking av HVO ved nye NTNU. Hvis de ikke ønsker utpeking, velger LHVO HVO (Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-5). Organisering av AMU og vernetjenesten fra 1.1.2017 vil måtte tilpasses NTNUs nye organisasjon.

5 av 11 Organisering av vernelinja NTNU 2016: Fig. 1

6 av 11 Høgskoleadministrasjonens (HiST) plassering i lokale hovedverneområder i fellesadm. (NTNU): Fig. 2

7 av 11 2) Systematisk HMS-arbeid - HMS-politikk Status per d.d. Alle virksomheter har samme lovkrav til systematisk HMS-arbeid. Hvordan det bygges opp og organiseres er opp til virksomhetene selv. Høgskolenes systematiske HMS-arbeid er beskrevet gjennom HR-portalen i Compendia. NTNU har egenutviklet HMS-politikk som beskriver ansvar, organisering og roller i HMS-arbeidet. En rekke retningslinjer og digitale løsninger er knyttet til HMS-politikken, se HMS-politikk og HMS retningslinjer. Forslag til løsning for NTNU fra 1.1.2016 Arbeidsgruppen for HR Personaltjenester og HMS foreslår at NTNUs HMS-politikk med eventuelle justeringer legges til grunn i det nye NTNU. En arbeidsgruppe, bestående av representanter fra NTNU og HiST, har startet arbeidet med å tilpasse NTNUs HMS-politikk og retningslinjer, slik at de er dekkende for nye NTNU sitt behov. HiG og HiÅ vil bli løpende informert om arbeidet slik at de kan komme med sine innspill. HVO ved NTNU, HiST, HiG og HiÅ involveres i arbeidet. Digitale system knyttet til systematisk HMS-arbeid NTNUs digitale system for avvikshåndtering (skader på mennesker, miljø, bygg eller materiell, farlige situasjoner eller nesten-ulykker, vold og trusler, brudd på rutiner og prosedyrer / lover og forskrifter. En kan også foreslå forbedringer knyttet til HMS ved NTNU i avvikssystemet), risikovurdering, stoffkartotek og øvrige systemer videreføres. Dersom brukere fra HiST, HiG og HiÅ er lagt inn i NTNUs brukerdatabase, vil det være mulig å ta i bruk NTNUs avvikssystem fra 1.1.2016. Det vil være behov for å gi opplæring til de som får rollen som «behandler». Avvikssystemet er relativt selvforklarende for de som skal melde avvik, og opplæring av disse anses ikke for å være nødvendig. Andre systemer vil harmoniseres i løpet av 2016.

8 av 11 3) Opplæring og informasjonsutveksling Opplæring - status per d.d. Opplæring: Høgskolene i Gjøvik og Ålesund har benyttet ressurser fra lokal bedriftshelsetjeneste i HMSopplæring. Grunnopplæringen har vært på 40 timer. HiG v/lokal BHT har årlig gjennomført "Verneombudets dag" som er en oppdatering av regelverk og eventuelle nye forskrifter som vedrører HMS og verneombudtjenesten. HiST har benyttet Coperio BHT til intern grunnopplæring i arbeidsmiljø/hms-grunnkurs, kurset tilsvarer 40-timer og går over 4 dager, samt har en hjemmeoppgave. Deltakere/målgruppe: verneombud, ledere, AMU-medlemmer. I tillegg har en del tillitsvalgte og HMS/personal-medarbeidere deltatt. Kurset har oppfylt kravene til grunnkurset vedrørende innhold/temaer og hatt gode gruppeoppgaver. Erfaringene og tilbakemeldingene har stort sett vært gode, men ser at det må være en god balanse mellom generelle problemstillinger og helhetsperspektivet arbeidsmiljøloven omhandler på den ene siden og interne rutiner og/eller spesifikke utfordringer på den andre. Dette krever en viss kjennskap til virksomheten. HiÅ har benyttet lokal BHT i fbm kurs for ledere med tema «medarbeidersamtalen». NTNU har gjennom mange år lagt til rette for intern HMS-opplæring. AMU v/ntnu ble i 2008 enig om å tilby en brukertilpasset opplæring. Grunnleggende HMS-opplæring tilbys som «HMSplattform», to dager med følgende tema: Lovgrunnlaget, systematisk HMS-arbeid ved NTNU, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø. I tillegg tilbys moduler innen følgende tema: HMS i lab og verksted, strålevern, psykososiale faktorer i arbeidslivet, psykososialt arbeidsmiljø, sikker håndtering av gass, førstehjelp og konflikthåndtering. På forespørsel og etter behov tilbys kurs med tema som f.eks. flussyrekurs, ergonomi, stoffkartotek, risikovurdering, beredskap, vold og trusler samt innlegg på internseminar ol. NTNU bruker i størst mulig grad interne krefter. Kursene tilbys «kostnadsfritt» til NTNUs medarbeidere. Enkelte kurs arrangeres sammen med SINTEF og Samskipnaden i Trondheim (SiT). Opplæring - forslag til løsning for NTNU fra 1.1.2016 Fra høsten 2015 vil ansatte, med ansvar, roller og oppgaver i HMS-arbeidet hos våre fusjonspartnere bli invitert til å delta i NTNUs HMS-opplæring. Dersom det av praktiske og økonomiske grunner er hensiktsmessig å legge opplæringen til f.eks Gjøvik og Ålesund, vil det også være mulig. Se Kursportalen for oversikt over kurs.

9 av 11 Informasjonsutveksling - status per d.d. HiST har etablert lokale HMS-utvalg ved hvert fakultet (tidligere avdeling). HMS-utvalget skal bestå av verneombud, leder og tillitsvalgt og skal bl.a. behandle lokale HMS-handlingsplaner for fakultet/avdeling. Disse handlingsplanene lages med utgangspunkt i årlig HMS-handlingsplan for hele HiST, men med fokus på lokale forhold ved fakultet/avdeling. Ved Fakultet for teknologi kalles dette utvalget for SAMU, ellers kalles det HMS-utvalg/HMS-forum. BHT har også vært invitert og holdt innlegg bl.a. om verneombudsrollen og andre, relevante tema. HiG har etablert HMS-utvalg bestående av fem HMS-koordinatorer og som ledes av en fra HR samt en seksjonsleder fra hver avdeling, en fra Fellesadministrasjon og en fra IT. HiÅ: ingen NTNU har et Sentralt HMS- og beredskapsforum. Se eget mandat og sammensetning, vedlegg 3. I tillegg har NTNU egne møtearenaer for strålevern og stoffkartotek (matriser). De fleste fakultetene har HMS-utvalg i en eller annen form. I utvalget sitter representanter både fra arbeidsgiver og arbeidstaker. Enkelte har også egne HMS-temadager. Informasjonsutveksling - forslag til løsning fra 1.1.2016 Det må legges til rette for fusjonspartnernes deltakelse i NTNUs Sentrale HMS- og beredskapsforum og matriser. Det oppmuntres til å etablere lokale HMS-utvalg ved fakultetene/avdelingene. 4) Bedriftshelsetjeneste Status per d.d. HiST, HiG og HiÅ har avtale om bedriftshelsetjeneste (BHT) tilknyttet en fellesordning. HiST: Coperio avtalen omfatter: Målrettede helseundersøkelser - særlig overvåkning i henhold til forskrifter og definerte risikogrupper - konsultasjoner. Støtte og rådgivning i bedriftens IA-arbeid, sykefraværsopplæring, psykososiale problemstillinger og konflikter Oppfølging og rådgivning i forhold til langtidssykemeldte Yrkeshygienisk kartlegging, målinger, risikovurdering og rapportering Bistand i forbindelse med årlig HMS/IK-internkontroll og HMS-runder Arbeidsplassvurderinger og tilrettelegging av arbeid Rådgivning ved deltakelse i AMU og underutvalg

10 av 11 Rådgivning i forbindelse med attføring, uførhet og rusproblematikk Informasjon og opplæring i utvalgte tema HiG: Vestoppland BHT - en fast avtale på 50 timer i løpet av året hvor man går ut fra en tjenestemeny hvor valgte tjenester kan variere litt fra år til år. For 2015 har man følgende plan for bistand som er justerbar: Bistå arbeidstakere ved helseplager i jobb Avhengighetsproblemer Sykefravær/dialogmøter Funksjonsvurdering Tilrettelegging/arbeidsplassvurdering. I tillegg kartlegging av støv, kjemikalier, inneklima, støy, lys m.v., deltakelse i AMU og VO møter, prosjekt Fusjoneringsprosess og planmøte. Årsrapport - oversikt gjort/ugjort og aktuelle tiltak. HiÅ: Medi3 BHT - avtalen omfatter i dag: Systematisk HMS-arbeid: o Deltakelse på AMU-møter og IA-utvalg o Bistå virksomheten og ledere i planlegging, gjennomføring, deltakelse og evaluering av øvelser (beredskap) o Bistand med å bygge og revidere internkontrollsystemet o Kartlegging av arbeidsmiljø bistand ved kartlegging og risikoreduserende tiltak. Arbeidsmiljøkartlegging i forbindelse med helseundersøkelse, rapport utarbeides avdelingsvis og totalt. Kartlegging av fysisk arbeidsmiljø i lab-bygg som oppfølging av vernerunder og risikovurdering o Bistand i utarbeidelse av bedriftsinterne prosedyrer innenfor ulike fagområder o Risikovurdering og risikoreduserende tiltak o Sykefraværsoppfølging o Samarbeidsplan o Bistand ved tilsyn fra Arbeidstilsynet o Vernerunder o Informasjon, opplæring innen HMS, ergonomi o Årsrapport for bedriften Arbeidsmedisin og helse o Arbeidsmedisinsk klinikk o Helseattester o Helseundersøkelse hos lege o Hørselskontroll o Vaksinasjon Fysisk Arbeidsmiljø/yrkeshygiene o Div. malinger o Rådgivning ved fysiske endringer o Yrkeshygieniske prosjekt

11 av 11 Ergonomi o Arbeidsplassvurdering o Rådgivning Psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø o Coaching o Faktaundersøkelse ved påstander om alvorlige overtredelse, konflikter og mobbing. o Konflikter og krisehåndtering o Rus- og avhengighetsproblematikk råd og veiledning o Rådgivning ved organisatoriske endringer NTNU: HMS-avdelingen er NTNUs bedriftshelsetjeneste (egenordning). Avdelingen har kompetanse innen arbeidsmedisin/arbeidshelse, ergonomi, organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø, yrkeshygiene og systematisk HMS-arbeid. I tillegg til BHT-oppgaver ivaretar HMSavdelingen flere oppgaver og er saksbehandler i HMS-saker på vegne av Rektor. Som fagavdeling for helse, miljø og sikkerhet administrerer og utvikler avdelingen NTNUs systematiske HMS-arbeid, rapporterer til AMU, Rektor og Styret. HMS-avdelingen har gjennom ulike forum og matriser dialog med personer med ansvar, roller og oppgaver knyttet til HMS-området. For nærmere informasjon, se HMS-avdelingen og Bedriftshelsetjenesten. NTNUs Sikkerhet og beredskapsleder er tilknyttet avdelingen. Til sammen har avdelingen 13 ansatte fordelt på 11,2 årsverk. Forslag til løsning fra 1.1.2016 Alle ansatte ved NTNU skal ha et likeverdig tilbud om BHT. I overgangsåret 2016 vil det være hensiktsmessig å videreføre HiÅ og HiG sin avtale med lokal BHT. Det vil være viktig å sikre at avtalens innhold er i tråd med føringer fra NTNU, f.eks. skal avtalen ikke inneholde levering av arbeidsmiljøundersøkelse. Pga. geografisk avstand vil det også for fremtiden være hensiktsmessig å ha en lokal avtale om BHT i Gjøvik og Ålesund. Fra 2017 må det inngås nye rammeavtaler. For ansatte på HiST kan det i overgangsåret 2016 også være hensiktsmessig å videreføre avtale om BHT fra ekstern leverandør. Også her må en være oppmerksom på avtalens innhold, f.eks vil det være unaturlig at avtalen inkluderer HMS-opplæring, da ansatte vil kunne delta på NTNUs HMSkurs. Fra 2017 skal alle ansatte i Trondheim ha felles tilbud om BHT.