Innholdsfortegnelse INNLEDNING... 3 1. PÅLOGGING... 6 2. SØKEBILDET... 6 2.1. HISTORISKE STILLINGER... 11 3. BEHANDLING AV KANDIDATER OVERFØRT FRA REKRUTTERINGSPORTALEN... 14 3.1. MATCHING AV DATA... 15 3.1.1. Uten treff... 15 3.1.2. Med treff... 16 3.2. SKJERMBILDET FOR PERSONALIAINFORMASJON... 19 3.2.1. Gyldig og ugyldig fødselsnummer... 19 3.3. STARTDATO I FORETAKET FOR NYANSATTE... 20 3.3.1. Nyansatte - Faste stillinger... 21 3.3.2. Nyansatte - Vikariater/midlertidige ansettelser... 21 3.3.3. Endring av startdato for nyansatt som er overført til ansattregisteret... 21 3.3.3.1. Tidligere oppstartdato... 22 3.3.3.2. Senere oppstartdato... 22 3.4. STILLINGSINFORMASJON FOR KUNDER MED MALBASE OPPSETT... 23 3.4.1. Stillingsdetaljer... 24 3.4.1.1. Steg 1... 25 3.4.1.2. Steg 2... 27 3.4.1.3. Steg 3... 28 3.4.1.4. Steg 4... 30 3.4.1.5. Funksjonsknapper... 30 3.5. AVHENGIGHETER... 31 3.5.1. Ansettelsestype og sluttdato på stilling... 31 3.6. BEREGNING AV LØNNSANSIENNITET... 32 3.6.1. Automatisk beregning... 32 3.6.2. Lønnsansiennitet som et obligatorisk felt... 34 3.7. FASTE TILLEGG... 35 Evry AS 2013 Side 1 av 94
3.7.1. For kunder som har malbase oppsett... 39 3.7.2. Slette faste tillegg... 39 3.8. SJEKKLISTE... 40 4. GENERERING AV DOKUMENTER... 42 4.1. SLUTTMELDING... 44 5. BEHANDLING AV EKSISTERENDE RESSURSER... 46 5.1. ENDRING AV EKSISTERENDE STILLING... 46 5.2. SEKVENSIELLE ENDRINGER PÅ EKSISTERENDE STILLING... 47 5.3. OPPRETTE NY STILLING... 48 6. MANUELL REGISTRERING AV NY RESSURS... 51 6.1. SØKEBILDET... 51 6.2. HURTIGREGISTRERE RESSURS... 52 6.2.1. Datakontroll... 53 6.3. SAMMENLIKNINGSBILDET... 53 7. STENGING AV RPW VED LØNNSSKJØRING... 55 8. OVERFØRING TIL AGRESSO ANSATTREGISTER... 56 8.1. VARSEL TIL LØNNSAVDELINGEN... 56 8.2. OVERFØRING AV DATA FRA RESSURSFORVALTNING PÅ WEB TIL RESSURSREGISTERET... 56 8.2.1. Skillekortet ressurs... 57 8.2.2. Ansatte med ordinært eller opphøyd fødselsnummer... 58 8.2.3. Skillekortet adresse/telefon/epost... 58 8.2.4. Skillekortet relasjoner (ressurs)... 59 8.2.5. Skillekortet Lønninfo... 59 8.2.6. Skillekortet ansettelse... 60 8.2.7. Skillekortet personal... 62 8.2.8. Skillekortet memo... 62 9. OPPSETT... 64 9.1. SYSTEMPARAMETRE... 64 9.1.1. Tilgangsstyring... 64 9.1.2. Malbase oppsett vs. lønnsavtale... 64 Evry AS 2013 Side 2 av 94
9.1.3. Malbase oppsett vs. hjemler... 64 9.1.4. Relasjoner på stilling... 65 9.1.5. Historiske stillinger... 65 9.1.6. Stenging rundt lønnskjøring... 65 9.1.1. Myndighet til å oppdatere ansattregisteret... 66 9.1.1. Sjekkliste... 66 9.2. FASTE TILLEGG... 66 VEDLEGG... 76 Innledning Kursets formål er å gi en grunnleggende opplæring i bruken av Ressursforvaltning på web som er en del av Agresso self service. I Ressursforvaltning på web behandles nyansatte fra rekrutteringsportalen Webcruiter, endringer i ansettelse, avvikling av ansettelsesforhold og innleie av eksterne ressurser fra eksempelvis vikarbyrå. Disse opplysningene overføres til Agresso smart client og oppdaterer ressursregisteret. Det forutsettes at kursdeltakere har kjennskap til rekrutteringsportalen Webcruiter. Evry AS 2013 Side 3 av 94
1. Pålogging Ressursforvaltning på web er en del av Agresso self service. Vi registrerer tildelt brukernavn og passord. Klientkode angis i feltet FIRMA. Følgende skjermbilde fremkommer: Klikk på menypunktet RESSURSER for å finne linken til ANSETTELSE. Klikk deretter på ANSETTELSE for å få tilgang til søkebildet. 2. Søkebildet I søkebildet kan vi finne ressurser knyttet til 5 ulike status koder. Statuskodene anses som behandlingskoder fordi de forteller brukeren hvor i prosessen saksbehandlingen er kommet. De ulike statuskodene er: Hent kandidater fra rekrutteringsportalen Hent personer fra kladd Personer med status R Personer med status K Evry AS 2013 Side 6 av 94
Hent personer med tilsendt tilbud Hent personer fra ansattregisteret Hent historiske stillinger Personer med status G Personer med status N Personer (stillinger) med status I De ansatte som fremkommer i skjermbildet er i henhold til den fullmaktstruktur som det enkelte foretak har definert. Øverst i skjermbildet er det en link som brukeren kan klikke på for å se alle ansvarsområder som han/hun har tilgang til. Systemansvarlig for Agresso er ansvarlig for å forvalte tilganger i smart client. Alle ansvarsområder brukeren har tilgang til fremkommer som en pop-up som brukeren kan lukke når han/hun har sjekket listen. Nederst i pop-up ser brukeren også hvilken versjon av modulen som er installert. Skriv navnet eller deler av navnet som du skal finne i søkefeltet, huk av for en eller flere statuskoder og trykk på knappen SØK. Det er også mulig å ha søkefeltet tomt og bare kryss for eksempelvis statuskode N hent personer fra ansattregisteret, men vær oppmerksom på at dette kan være et tungt søk og ta tid da alle aktive ansatte skal hentes frem (som har Evry AS 2013 Side 7 av 94
ansettelser knyttet til de ansvarsområder brukeren har tilgang til). Vi anbefaler at det alltid angis navn eller deler av navnet på ressursen som vi søker etter. Dersom det aktuelle søk ikke gir resultat, angis dette både med tekst og 0 (null) i antall treff. I skjermbildet nedenfor har vi valgt å søke etter alle ansatte som har GRIND i navnet og vi har huket av for alle behandlingskodene. Fremstillingen i skjermbildet sorteres etter status. I ovennevnte eksempel finner vi 9 treff på ansatte som har GRIND i navnet sitt. Søket kan begrenses ved å bruke de hvite feltene øverst for alle kolonner unntatt fødselsdato. Vi ønsker å finne alle som har Sophia som fornavn. Resultatet begrenses fra 9 treff til 6 treff. Evry AS 2013 Side 8 av 94
Når søkebetingelsene fjernes nullstilles søket og vi er tilbake på opprinnelig treff på 9 ressurser. Vi ønsker å gå videre med ressursen Sophia Aungrind og vi trykker på den grønne pilen for å komme til skjermbildet som viser personalia og stillingen(e) tilknyttet ressursen. Evry AS 2013 Side 9 av 94
Dersom vi ved behandling av personer/ansettelse skulle komme til å lagre til kladd ved en feiltakelse, er det mulig å slette denne. Dette gjøres i søkebildet ved å sette en hake foran den/ de aktuelle linjene med status K og deretter å klikke på knappen slett kladd. Det er også mulig å slette kladd linjer i skjermbildet personalia og stillingsinformasjon. Fremgangsmåten er lik som for sletting fra søkebildet. Evry AS 2013 Side 10 av 94
Det er ikke mulig å slette personer/stillinger med status G. For disse tilfeller må vi gå inn i skjermbildet for stillingsdetaljer for raden merket med status G og lagre linjen som kladd. 2.1. Historiske stillinger Det er mulig å søke etter historiske stillinger. Dette gjelder stillinger som per dags dato ikke lenger er aktive. Vi begrenser søket ved å søke på datointervall og/eller navn på ressursen for å finne de historiske stillingene. Dato angis i feltene dato fra og dato til eller ved å benytte kalenderfunksjonen. Dersom begrensning ikke defineres vil søkemotoren se etter alle stillinger med status I så lenge historikk foreligger og frem til dagens dato. Det er et system parameter som må defineres for hvor mange år tilbake det skal være mulig å søke etter historikk. Standard verdi er ett år tilbake fra dagens dato med mindre annet er definert i parameteret. Begrensningen i antall år er satt opp for at søkemotoren ikke skal bli overbelastet og følgelig bruke lang tid eller i verste fall gå i heng. Se siste kapittel for detaljer omkring oppsett. Evry AS 2013 Side 11 av 94
Nedenfor ser vi stillingsdetaljene for ressursen vi søkte etter. Her ser vi all endringshistorikk for ansettelsene. Legg merke til at vi finner all historikk på denne ressursen til tross for at vi søkte på historikk fra 11.11.2010. I søkefunksjonen begrenser vi søket ved å søke på personer som har stillingshistorikk i løpet av det siste året (antall år angitt i system parameter). Gitt at ressursen har endringer på en stilling siden 11.11.2010, så fremkommer alle stillingsdetaljer for personen. Dersom personen ikke hadde hatt aktiv stilling i perioden 11.11.2010 til 10.11.2011 så ville ikke søket gitt noe resultat for denne ressursen. I eksempelet nedenfor er det lagt inn søk fra 01.01.2006 som er utenfor gyldig datointervall definert i systemparameteret. Evry AS 2013 Side 12 av 94
Det gis beskjed om at dato fra er utenfor gyldig datointervall angitt av systemparameter EGP_EM_VAR_TIMEDIFF=1. Verdi= 1 betyr at det kan søkes etter personer for ett år tilbake i tid fra dagens dato. Evry AS 2013 Side 13 av 94
3. Behandling av kandidater overført fra rekrutteringsportalen Personer med status R er overført fra rekrutteringsportalen. Ansettende myndighet har foretatt et valg av kandidat som de ønsker å gi tilbud om ansettelse eller bekrefte et oppdrag. Prosessen for dette starter i den første boksen (velg en kandidat med status R) i prosessflyten nedenfor. I søkebildet viser summeringsboksen hvor mange kandidater som er overført fra rekrutteringsportalen (status R). I eksempelet under er det 4 kandidater med status R. Dersom det eksisterer mange med status R skal brukeren alltid begrense søket med å definere navnet på kandidaten vi skal jobbe videre med. Det vil ta noe tid å fullføre søket dersom vi ikke minimerer søket ved å begrense på navn. Når aktuell kandidat er funnet, følges prosessen videre ved å trykke på den grønne pilen for detaljene. Evry AS 2013 Side 14 av 94
3.1. Matching av data 3.1.1. Uten treff Ressursforvaltning på web foretar et søk i Agresso ansattregister for å sjekke om personen har vært eller allerede er ansatt i andre stillinger. Kriteriet for dette søket er basert på fødselsdato. Brukeren må vurdere om det er match eller ikke. I eksempelet nedenfor er ikke den foreslåtte personen identisk med personen fra rekrutteringsportalen og vi velger derfor å opprette personen som nyansatt i Agresso. Ressursforvaltning på web gjenbruker data for personalia og stilling som er overført fra rekrutteringsportalen. Før vi kan foreta en generering av arbeidsavtale må ansettende myndighet tilføre informasjon i skjermbildet for personal og stilling som ikke er overført fra rekrutteringsprosessen. Fødselsnummer må registreres. Når personaliainformasjon er komplett, lagres endringene som kladd. Se nærmere beskrivelse i kapittel 3.2. Evry AS 2013 Side 15 av 94
I skjermbildet over er det et felt som heter Begynnerdato i foretaket. Dette er første dato den ansatte starter i foretaket. For nyansatte vil denne dato være identisk med dato fra på stillingen. For å legge til opplysninger på stillingen må vi klikke på stillingslinjen R. Dette blir forklart i senere delkapittel fordi vi først vil forklare matching av data med treff. 3.1.2. Med treff I de tilfeller hvor sammenligningen fører til en match, velger vi først hvilken person som vi skal sammenligne opplysninger med. Dette gjøres ved å klikke på pilen for den personen sammenligningen skal gjennomføres på. Systemet søker etter alle ressurser i ansattregisteret som har lik fødselsdato. Dette gjøres uavhengig av om personene er aktive eller om de har sluttet i foretaket. Deretter fremkommer skjermbildet som viser hvilke data som matcher og hvilke data som er ulike. Brukeren kan velge å oppdatere ressursen med informasjon overført fra rekrutteringsportalen. Dersom matchen ikke skal benyttes kan vi returnere til forrige skjermbildet og velge en ny person å sammenligne opplysninger med. Alternativt opprettes den nye kandidaten som nyansatt i Ressursforvaltning på web slik vi beskrev i forrige delkapittel. Evry AS 2013 Side 16 av 94
Ansettende myndighet velger så om stillingen overført fra rekrutteringsportalen skal være en ny stilling i tillegg til eksisterende stilling eller eksisterende stilling skal oppdateres. Marker stilling som skal oppdateres eller opprett en ny stilling. Pop-up boks fremkommer som en siste kontroll til brukeren med spørsmål om valget som tas er det endelige. Eksempel; opprette ny stilling: Eksempel; forsøk på å oppdatere eksisterende stilling: I ovennevnte eksempel er det ikke mulig å oppdatere eksisterende stilling fordi eksisterende stillingskode er tilknyttet en annen stillingsgruppe enn stillingskoden som er overført fra rekrutteringsportalen. I slike tilfeller må brukeren opprette ny stilling. Evry AS 2013 Side 17 av 94
I de tilfeller en tidligere ansatt blir reansatt i foretaket, må leder være oppmerksom på feltene for ressursstatus og sluttdato i foretaket. Dette er beskrevet nærmere ved hjelp av skjermbildene under. Eksempel: Leder finner match på en eksisterende ressurs (Test Cecilie Aungrind Ergogroup) Etter at sammenlikningen av data er utført, fremkommer den ansattes ressurstype som sluttet i personaliabildet og sluttdato i foretaket er definert lik sluttdato på stillingen. Årsaken til at ressurstypen er SLUTTET er fordi ressursen tidligere har avsluttet arbeidsforholdet med foretaket og lønningsavdelingen har registrert/kontrollert at alle aktive stillinger har fått en stoppdato. Her må ressurstypen endres til den korrekte verdi, eksempelvis fast ansatt. Hvilke verdier som er tilgjengelige i feltet ressurstype fremkommer i nedtrekksheisen. Sluttdato i foretaket settes lik 31.12.2099. Evry AS 2013 Side 18 av 94
3.2. Skjermbildet for personaliainformasjon I skjermbildet for personalinformasjon ligger persondefinerte opplysninger. Ved nyansettelse og reansettelse er det spesielt viktig at vi kontrollerer denne informasjonen og tilføyer det som eventuelt mangler. Registrering eller endring av bankkonto kan ikke gjøres da denne informasjonen må sendes til lønnsavdeling for behandling. Det samme gjelder skattekortopplysninger. Alle verdier i personalinformasjonen bortsett fra kontonummer og kommentarfeltet kan endres og umiddelbart overføres til ansattregisteret ved å trykke på knappen Oppdater Agresso ansattregister. 3.2.1. Gyldig og ugyldig fødselsnummer Fødselsnummer må være gyldig. Det er likevel mulig å registrere et ugyldig fødselsnummer og lagre dette som kladd uten at feilmelding fremkommer. Valideringskontrollen utføres først i overføringen til ansattregisteret. Dette betyr at det kun er mulig å overføre personer med gyldig fødselsnummer til ansattregisteret. Dersom et ugyldig fødselsnummer blir lagt inn i skjermbildet for personaliainformasjon og vi trykker på knappen oppdater Agresso ansattregister, vil ressursen/stillingen får status G og ikke N (aktiv) som tiltenkt. Overføring til ansattregisteret blir avbrutt. Her må det kontrolleres at korrekt fødselsnummer er oppgitt av den nyansatte (evt. sjekke mottatt skattekort) for at overføring til ansattregisteret skal kunne gjennomføres. Evry AS 2013 Side 19 av 94
Melding om avbrutt oppdatering fremkommer øverst i skjermbildet med beskjed om at fødselsnummeret er ugyldig: 3.3. Startdato i foretaket for nyansatte Det er i modulen to felter for startdato. Det skilles mellom første startdato i foretaket og startdato på stillingen(e). I personaliainformasjonen er det feltet BEGYNNERDATO I FORETAKET som viser første ansettelsesdag i foretaket. I stillingslinjen er det et felt PERIODE FRA som gir informasjon om oppstartsdato for den aktuelle stillingen. Disse dato fra-feltene kan med andre ord avvike på eksisterende ressurser men skal aldri avvike for nyansatte. Ansettende myndighet registrerer oppstartdato og sluttdato i mellomlagringsbildet i rekrutteringsportalen før overføring til Ressursforvaltning på web. I importjobben er det lagt inn en valideringskontroll slik at dato fra-feltene alltid skal defineres likt for nyansatte. Evry AS 2013 Side 20 av 94
3.3.1. Nyansatte - Faste stillinger For faste stillinger er begynnerdato i foretaket og startdato på stilling like. Sluttdato settes til Agressos uendelige dato 31.12.2099 i feltene sluttdato i foretaket og på stillingen. 3.3.2. Nyansatte - Vikariater/midlertidige ansettelser For vikariater eller midlertidige ansettelser er begynnerdato i foretaket og startdato på stilling like. Derimot settes sluttdato i foretaket lik Agressos uendelige dato 31.12.2099 mens det på stilling settes den stoppdato som ansettende myndighet har definert i mellomlagringsbildet i rekrutteringsportalen. 3.3.3. Endring av startdato for nyansatt som er overført til ansattregisteret Det forekommer at ansettende myndighet og nyansatt ressurs gjør avtale om en ny oppstartsdato enn det som opprinnelig var tiltenkt. Dette kan være to forhold: - Tidligere oppstartdato Evry AS 2013 Side 21 av 94
- Senere oppstartsdato Fellesnevneren for begge forholdene er at ansettende myndighet i Ressursforvaltning på web må oppdatere feltene begynnerdato i foretaket og startdato på stillingen. Oppstartsdatoene skal være like. 3.3.3.1. Tidligere oppstartdato I dette tilfellet må vi først endre startdato i feltet BEGYNNERDATO I FORETAKET i personaliainformasjonen og trykke på knappen oppdater Agresso ansattregister. Deretter endres startdato på stillingen i skjermbildet for stillingsdetaljer, endringsavtale genereres og endringen overføres tilslutt til ansattregisteret. 3.3.3.2. Senere oppstartdato Vi benytter samme fremgangsmåte som for tidligere oppstartsdato. Begynnerdato i foretaket korrigeres i tillegg til startdato på stilling i skjermbildet stillingsdetaljer. I neste kapittel vil vi se nærmere på detaljene i skjermbildet stillingsdetaljer. Evry AS 2013 Side 22 av 94
Det er viktig at ansettende myndighet skriver en informativ tekst/beskjed i beskrivelsesfeltet om endring av oppstartsdato slik at lønnavdelingen ser denne meldingen i memofeltet i ansattregisteret. Lønnsavdelingen må manuelt sperre stillingslinje som gjelder i tidsrommet fra opprinnelig begynnerdato og til ny startdato. Denne stillingslinjen vil bli liggende med status N (aktiv). Feil lønnsutbetaling skal dog ikke kunne forekomme pga. startdatoen i 1.skillekort som er endret i Ressursforvaltning på web. Etter overføring til ansattregisteret vil de korrekte datoer i Ressursforvaltning på web fremkomme både på ressursen og på stillingen. 3.4. Stillingsinformasjon for kunder med malbase oppsett For kunder med hjemmelsoppsett. Gå til delkapittel 3.5. I skjermbildet for personaliainformasjon fremkommer også informasjon om hvilke stillinger den enkelte ressurs har. Ved å klikke på linjen identifisert med stillingsinformasjon (vist i skjermbildet nedenfor), får vi tilgang til skjermbildet for stillingsdetaljer. Evry AS 2013 Side 23 av 94
3.4.1. Stillingsdetaljer Stillingsdetaljene fremkommer i et pop-up skjermbilde og vi ser at denne også inneholder en arkfane for sjekkliste. Funksjonalitet for sjekkliste forklares senere i kurset etter at vi har gått gjennom stillingsdetaljene. I skjermbildet stillingsdetaljer kan vi registrere verdier i alle hvite felt. I feltene finnes en nedtrekksheis eller en søkefunksjon som viser alle gyldige verdier som er tillatt ved registrering. I eksempelet nedenfor er skjermbildet delt inn i 4 bokser for å vise hvilken flyt vi skal følge ved registrering av data. Dato fra og dato til er de siste feltene som vi definerer før vi legger Evry AS 2013 Side 24 av 94
til eventuelle faste tillegg og genererer arbeidskontrakt. dokumenter behandles senere i kurset. Faste tillegg og generering av Vi vil nå forklare hvilke felter som inngår i hvert steg. 3.4.1.1. Steg 1 Stillingskode o Stillingskoden overføres fra Webcruiter o Ved siden av feltet er det en søkeknapp søke etter aktuelle stillingskoder. som brukeren fritt kan benytte for å Evry AS 2013 Side 25 av 94
Stilling o Beskrivelse stillingskode Stillingsnummer o Ikke mulig å redigere på. Oppbyggingen av stilingsregisteret i malbase gir informasjon om fagfelt, nivå i organisasjonsstrukturen og løpenummer for stillingen. Endre stilling o Ikke relevant for kunder med malbase oppsett Ansettelsestype o Ansettelsestype for stillingen Arbeidsplan o Nødvendig for fravær og refusjonsprosessen o Feltet kan skjules (se vedlegg for oversikt over systemparametre) Beskrivelse o Tekstfelt (maks 256 posisjoner) o Her bør brukeren beskrive kort hva som er formålet med transaksjonen (eksempelvis nyansatt fra 01.01.2011). Denne beskrivelsen overføres til ressursregisteret i MEMO-feltet slik at lønnsavdelingen raskt kan se hva som ansettende myndighet har utført i Ressursforvaltning på web. Evry AS 2013 Side 26 av 94
3.4.1.2. Steg 2 Stillingsprosent (utlønningsprosent) o Her registreres stillingsprosent mellom 0 og 100. Det tillates ikke stillingsprosent større enn 100,00. Tilsettingsprosent o Ekstra felt for prosent o Kunder defineres selv beskrivelse på feltet og bruken av dette Prøvetid slutt o Her legges inn siste prøvetidsdato (fylles ut ved nyansettelse og evt. ny stilling innen foretaket) Lønnsansiennitet o Registreres i de tilfeller brukeren vet ressursens lønnsansiennitet. Det kan være tilfeller der brukeren ikke kjenner til lønnsansienniteten, og dersom feltet settes blankt vil systemet sette lønnsansiennitetsdato lik startdato på stillingen. Det forutsetter at brukeren lagrer informasjonen i skjermbildet for stillingsdetaljer til kladd før generering av avtaledokument. Lønnsansiennitet er viktig fordi det henger sammen med lønnsrammen og alternativet som til sammen definerer årslønn for stillingen. o Dersom feltet er merket med * så betyr dette at lønnsansiennitet er et obligatorisk felt. Det er mulig å foreta en automatisk beregning av lønnsansiennitet basert på data overført fra rekrutteringsportalen. Funksjonalitet for beregning av lønnsansiennitetsdato beskrives senere i kurset. Lønnsramme Evry AS 2013 Side 27 av 94
o HTAKAPITTEL Alternativ o HTALTERNATIV Overtid o Benyttes ikke Årslønn o Når lønnsplassering er ihht. lønnsstige, vil årslønn beregnes utfra lønnsansiennitetsdato. Det er ikke mulig å redigere årslønn o Når lønn er direkte plassert, må ansettende myndighet registrere årslønn for stillingen. Feltet for årslønn kan redigeres. 3.4.1.3. Steg 3 Her ser vi alle relasjoner tilknyttet stilling. Relasjonene kan variere fra klient til klient da dette er avhengig av kundens lønnsoppsett. Relasjoner som er obligatoriske er merket med *. I disse feltene er det en søkefunksjon der vi kan finne gyldige verdier for hver relasjon. Vi trykker på ikonet og søkeboksen kommer til syne: Evry AS 2013 Side 28 av 94
Vi huker av for den verdi vi ønsker og trykker lagre for å beholde verdien. Alternativt kan vi dobbeltklikke når vi huker av for ønsket verdi. I ovennevnte eksempel eksisterer mer enn 200 relasjonsverdier og brukeren oppfordres til å begrense søket ved å definere en beskrivelse eller tallverdi i søkefeltet. Vi vil kort forklare de relasjoner som er standard i Malbase: Arbeidssted o Geografisk plassering - Viktig verdi med hensyn til myndighetsrapportering. Koststed/ansvar o Koststed for belastning av lønn. Arbeidstid o Arbeidstid pr. uke Lonngrp o Gruppe for fastlønn Evry AS 2013 Side 29 av 94
3.4.1.4. Steg 4 Dato fra og med o Merkes rødt når endringer registreres og må derfor alltid registreres med ny virkningsdato når det er foretatt endringer. Dato til og med o Dato for siste arbeidsdag Legge til faste tillegg o Her velges faste tillegg. Rutine for faste tillegg beskrives senere i kurset 3.4.1.5. Funksjonsknapper Nederst i skjermbildet finner vi følgende funksjonsknapper: Generer dokument o Rutine for generering av dokumenter behandles senere i kurset Opprett ny o Her har brukeren anledning til å opprette ny stilling i RPW. Data fra opprinnelig stilling (stillingskode, ansettelsestype, stillingsprosent, prøvetid slutt og lønn for å nevne noen) kopieres til ny stilling. Brukeren kompletterer det som ikke kopieres fra opprinnelig stilling. For malbase oppsett tildeler systemet neste ledige stillingsnummer. Her er det en teller som teller fortløpende hver gang brukeren trykker på knappen Opprett ny. Som følge av dette kan hull i stillingsserien forekomme. Lagre som kladd o Lagre data som kladd (status K - under bearbeiding) Lagre og sett til godkjenning o Lagre data som godkjenning (status G kontrakt sendt til kandidat for signatur) Bekreft og overfør til ansattregister Evry AS 2013 Side 30 av 94
Lukk o Signert arbeidskontrakt mottatt og vi kan oppdatere Agresso ressursregister o Ingen endringer skal registreres. Lukk skjermbildet stillingsdetaljer. 3.5. Avhengigheter 3.5.1. Ansettelsestype og sluttdato på stilling Det foreligger en avhengighet mellom ansettelsestype og sluttdato på stilling. Dersom det angis ansettelsestype FAST så vil systemet automatisk sette 31.12.2099 som dato til og med: Ved alle andre ansettelsestyper vil systemet automatisk sette dato til og med rød og tvinge brukeren til å angi en sluttdato for å kunne lagre som kladd og gå videre i prosessen. Evry AS 2013 Side 31 av 94
3.6. Beregning av lønnsansiennitet 3.6.1. Automatisk beregning I RPW er det funksjonalitet for å foreta automatisk beregning av lønnsansiennitetsdato. Under feltet lønnsansiennitet er det en funksjonsknapp Beregn Lønnsans. og ved å klikke på denne så vil det fremkomme en ny arkfane Ansiennitetsberegning: Data som fremkommer i skjermbildet er hentet fra kandidatens CV som lå til grunn for søknaden til den aktuelle stillingen. Tidligere arbeidsgiver, tittel og periode gjenbrukes og vi Evry AS 2013 Side 32 av 94
slipper å regne ut lønnsansiennitetsdato manuelt. Vi kan velge å hensynta all erfaring og det regnes ut total relevant erfaring i år og måneder. Dersom vi ønsker å utelate noe fra beregningen, fjerner vi haken og relevant erfaring vil endres. Systemet foreslår en beregnet lønnsansiennitetsdato med utgangspunkt i start dato på stilling. Vi kan endre start dato på stilling i feltet Start dato og beregnet ansiennitetsdato vil korrigeres. Brukeren har også anledning til å redigere felter og/eller legge til flere rader dersom dette er nødvendig. Kandidaten må levere dokumentasjon og ansettende myndighet gjør en avstemming mellom hva som er oppgitt i CV og faktisk levert dokumentasjon. Ansettende myndighet redigerer eksisterende rader eller legge til nye ihht. dokumentasjon og systemet hjelper brukeren med å raskt beregne en lønnsansiennitetsdato. Det skjer ingen automatisk utfylling av feltet lønnsansiennitet i skjermbildet stillingsdetaljer. Ansettende myndighet må her gjøre en vurdering om beregnet lønnsansiennitetsdato er korrekt for denne stillingen. Når vi lukker skjermbildet kommer vi tilbake til stillingsdetaljene og vi registrerer lønnsansiennitetsdato manuelt. Dersom det ikke foreligger erfaring i kandidatens CV, vil knappen være inaktiv: Evry AS 2013 Side 33 av 94
3.6.2. Lønnsansiennitet som et obligatorisk felt I system parameteret EGP_EM_VAL_ANST_SENIORITY kan vi definere hvilke ansettelsestyper som krever at feltet lønnsansiennitet er obligatorisk. For de ansettelsestyper der lønnsansiennitetsdato ikke er obligatorisk, vil systemet ved lagring automatisk sette lønnsansiennitetsdato lik startdato på stillingen dersom vi ikke angir dato (setter feltet blankt). Avtalene blir korrekte med hensyn på årslønn (forutsatt at oppsettet rundt lønnsrammer/kapitler og alternativer er definert riktig i smart client) basert på lønnsansiennitetsdato. Lønnsansiennitet registreres per stilling og ikke per ressurs. Dette innebærer at en ressurs som innehar flere aktive stillinger, kan ha ulike lønnsansiennitetsdatoer registrert. For eksisterende ressurser vil den lønnsansiennitet som er registrert på den aktuelle stilling fremkomme i Ressursforvaltning på web. For å registrere/kontrollere lønnsansiennitetsdatoer for en ressurs i RPW, så må vi åpne skjermbildet stillingsdetaljer for alle aktive stillinger som ressursen innehar. Evry AS 2013 Side 34 av 94
3.7. Faste tillegg Individuelle tillegg legges til ved å klikke på funksjonsknappen Legge til faste tillegg. Følgende pop-up melding fremkommer og her kan en velge å avbryte operasjonen eller fortsette ved å velge OK. Endringer registrert på stillingen blir automatisk lagret. Tillegg som er definert tilgjengelig for RPW fremkommer i skjermbildet. Disse må defineres i oppsettet i Agresso lønn. Se siste kapittel for detaljer omkring oppsettet. I øverste del av skjermbildet kan brukeren spesifisere hvilket tillegg som han/hun ønsker for å begrense søket. Som default vil alle tillegg fremkomme som systemansvarlig har definert i oppsettet. Vi kan angi hele eller deler av lønnartsnummer, verdireferansen og/eller beskrivelsen for tillegget. Dersom vi registrerer 14 i kolonnen for lønnart så vil listen over lønnartene begrenses til å vise kun de lønnartene som starter med 14. Det samme gjelder for kolonnen verdireferanse og beskrivelse. Evry AS 2013 Side 35 av 94
Velg tillegg ved å sette en hake ved de tillegg som skal knyttes til ansettelsen: Alle valgte tillegg fremkommer ved å velge Valgte tillegg. Søkefeltet er inaktivt for utplukkene Valgte tillegg og Alle. Evry AS 2013 Side 36 av 94
De valgte tillegg beholdes ved å trykke på ikonet BEHOLD og vi returnerer til stillingsdetaljene. Vær oppmerksom på tillegg kan være inaktive. Disse tillegg er inaktive fordi det mangler fast sats eller fordi det eksisterer flere satser for dette tillegget. Brukeren får beskjed om hva som er feil ved å dra markøren over det inaktive tillegget. Registrer antall/beløp dersom feltet er tilgjengelig. For faste satser vil antall/sats fremkomme men feltet er låst for korrigering. Datointervall for tillegg defineres automatisk til start og stoppdato lik som for stillingen men det er mulig å fastsette et annet datointervall innenfor stillingen gyldighet. Evry AS 2013 Side 37 av 94
Dersom brukeren ønsker å legge til flere tillegg er det bare å gjøre samme operasjon på nytt. Allerede registrerte endringer lagres automatisk. Bruk heisen til høyre for dato til og med for å se alle tillegg tilhørende denne stillingen: Det er viktig å være oppmerksom på at overlapp i datointervall for tilegg ikke skal forekomme. Vær derfor nøyaktig når det skal registreres endringer frem eller tilbake i tid på et gitt tillegg. Systemet foretar en duplikatkontroll og gir bruker en melding om at duplikater må korrigeres før lagring/overføring til ansattregister kan utføres. Evry AS 2013 Side 38 av 94
Prosessen for generering av dokumenter beskrives senere i kurset. 3.7.1. For kunder som har malbase oppsett I skjermbildet stillingsdetaljer fremkommer verdireferanser med beskrivelse og ansettende myndighet kan angi antall eller beløp for tillegget. Faste tillegg overføres til Agresso og oppdaterer ressursregisteret for kunder som har malbase oppsett. Disse tilleggene vil lagres i databasen og vil alltid være synlig i modulen for ansettende myndighet. 3.7.2. Slette faste tillegg Funksjonsknappen Slett tillegg er tilgjengelig i skjermbildet for stillingsdetaljer. Evry AS 2013 Side 39 av 94
Denne funksjonaliteten skal kun benyttes i de tilfeller hvor tillegg er lagt til ved en feiltakelse eller ved oppretting av ny og/eller midlertidig stilling der tillegg knyttet til opprinnelig stilling ikke skal videreføres til den nye stillingen. Sett en hake i boksen ved siden av tillegget og trykk på knappen Slett tillegg for å fjerne det tillegget som ikke skal videreføres. Tillegget forsvinner fra skjermbildet og blir ikke generert i arbeidsavtalen til den ansatte. For kunder med malbaseoppsett, vil endringen oppdateres i Agresso ansattregister og følgelig fjernes fra stillingen. Kunder som benytter lønnsavtale er avhengig av sentral lønnsfunksjon til å korrigere lønnsavtalen. Dersom tillegg er feilregistrert og feilutbetalt til den ansatte, er det viktig å korrigere dette samt gi beskjed til lønnsavdelingen som skal effektuere eventuell trekk i lønn/følge opp tilbakebetalingsavtale. 3.8. Sjekkliste Arkfanen SJEKKLISTE er tilgjengelig dersom system parameter EGP_EM_VAR_CHECKLIST er aktivert. Se vedlegg for oversikt over systemparametre. Brukeren definerer dato for når kontrollen er utført og sjekkpunktet hukes automatisk av. Når brukeren trykker på LUKK, returneres han/hun til skjermbildet for stillingsdetaljer og endringene lagres sammen med endringene registrert på stillingen. Sjekkpunktene med påfølgende datoer beholdes og er tilgjengelig for brukeren også etter at ansattregisteret er oppdatert (forutsatt at systemparameteret er aktivert). Evry AS 2013 Side 40 av 94
Evry AS 2013 Side 41 av 94
4. Generering av dokumenter Fra skjermbildet stillingsdetaljer genereres arbeidskontrakter og eventuelle andre dokumenter. Her er noen eksempler: Arbeidsavtale fast Endringsavtale Tidsbegrenset avtale Sluttmelding Avrop Nedtrekksheisen viser alle avtalemaler som er definert i oppsettet. Ovennevnte skjermbilde er et eksempel på hvilke maler som kan være tilgjengelig. Velg malen som skal benyttes for den aktuelle ansettelsen og trykk på funksjonsknappen Generer dokument til høyre for avtalelisten. Arbeidsavtalen genereres og det er viktig at brukeren kontrollerer at avtalen er korrekt. Den blå teksten i dokumentet viser bokmerkene som er forhåndsdefinert i kontraktsmalen og som nå er erstattet av data fra skjermbildet. Bokmerkene trenger ikke merkes med fargekode og dette eksempelet er kun laget for å gi en bedre forståelse. Vi henviser til implementeringsjournal for en detaljert beskrivelse av systemoppsett for avtalemalene. Arbeidsavtalen skrives ut og sendes kandidaten for signatur. Stillingen lagres til godkjenning (statuskode G) i påvente av å motta avtalen i signert stand. Evry AS 2013 Side 42 av 94
Stillingslinjen fremkommer i Ressursforvaltning på web med status G og inngår følgelig i summeringen av saker til oppfølging i søkebildet. Ved mottak av signert arbeidsavtale vil siste steg i prosessen være å bekrefte avtaleforholdet og overføre data til Agresso ansattregister. Søk opp ressursen som ligger med status G og åpne skjermbildet for stillingsdetaljer. Trykk på knappen BEKREFT OG OVERFØR ANSATTREGISTERET. Som en påminnelse til ansettende myndighet fremkommer nok en pop-up som spør om vi virkelig ønsker å overføre opplysningene til ansattregisteret. Her kan vi avbryte operasjonen eller fullføre prosessen ved å velge ok. Evry AS 2013 Side 43 av 94
Status på ansettelsen endres til N (aktiv) og lønn vil bli kontrollert og effektuert av lønnsavdelingen. Forutsatt at det foreligger integrasjon med sak/arkiv-system, avsluttes prosessen med å skanne arbeidsavtalen for arkivering i elektronisk personalmappe. Arbeidsavtalen fremkommer i Agresso dokumentarkiv for oppslag i ansattregisteret. Alternativt sendes original avtale til lønn-/personalsavdelingen for manuell arkivering i personalmappen. 4.1. Sluttmelding Ved avvikling av alle ansettelsesforhold i foretaket skriver den ansatte en skriftlig oppsigelse som sendes eller leveres til nærmeste leder/hovedleder. Leder vil med utgangspunkt i denne oppsigelsen gå inn i Ressursforvaltning på web for å avslutte alle aktive ansettelsesforhold samt generere og fylle ut informasjon i sluttmeldingsdokumentet. Prosessen starter med at vi endrer ressursstatus til SLUTTET samt definerer siste arbeidsdag i skjermbildet personalinformasjon i feltet SLUTTDATO I FORETAKET. For å oppdatere alle eksisterende stillinger med denne sluttdatoen, så må brukeren trykke på knappen Oppdater Agresso ansattregister. Evry AS 2013 Side 44 av 94
Alle aktive stillingsrader som går utover sluttdato blir oppdatert. Brukeren slipper å oppdatere hver enkelt stillingsrad i skjermbildet stillingsdetaljer. For å generere sluttdokumentet må brukeren gå til skjermbildet stillingsdetaljer for stillingen eller en utvalgt stilling dersom ressursen har flere aktive stillinger. Brukeren bør registrere en kort oppsummering i beskrivelsesfeltet og overføre en transaksjon til Agresso ansattregister slik at lønnsavdelingen får et varsel for endringen og følgelig kan kvalitetssjekke det som ansettende myndighet har utført i RPW. Det kan være sjekkpunkter i dokumentmalen knyttet til innlevering av diverse utstyr som må fylles ut manuelt i dokumentet (ingen automatisk utfylling av denne type informasjon). Dette avhenger av kundens dokumentmal og rutiner omkring dette må avklares internt og dokumenteres i interne rutinebeskrivelser. Videre prosess vedrørende skanning i elektronisk personalmappe eller manuell arkivering avhenger som tidligere nevnt av oppsett hos kunde. Evry AS 2013 Side 45 av 94
5. Behandling av eksisterende ressurser I de foregående kapitler har vi beskrevet prosessene for behandling av nyansatte/nye stillinger i Ressursforvaltning på web samt generering av arbeidskontrakter med påfølgende overføring til ansattregisteret. I dette kapittelet beskriver vi nærmere prosessene for hvordan leder skal behandle eksisterende ressurser og stillinger. Dette kan være endring i stillingsprosent, endring av ansettelsestype, endring av stillingskode og endring av årslønn for å nevne noen. Det er viktig at prosedyrer for registrering i RPW følges for at overføring til ansattregisteret skal bli korrekt. Vi anbefaler at det legges opp til et tett samarbeid med lønnsavdelingen med definerte rutiner og ansvar for å ivareta prosessene og sikre kvalitet. Dette er viktig med hensyn på å minimere risiko for feilutbetaling av lønn. 5.1. Endring av eksisterende stilling Endringer på en eksisterende stilling styres ved hjelp av dato. I skjermbildet personal og stillingsinformasjon velger vi den aktuelle stillingslinje som vi skal endre på dersom ressursen innehar mer enn en aktiv stilling. På samme måte som ved nyansatte så skal vi følge stegene 1 4 beskrevet i kapittel 3.4. og 3.5 for registrering av data. For alle endringer som registreres, er det viktig å definere ny virkningsdato og en eventuell sluttdato for midlertidige stillinger og/eller faste tillegg. Når ny virkningsdato er registrert, kan stillingen lagres som kladd (K). Endringer på eksisterende stilling kan registreres frem i tid og tilbake i tid. Når det gjelder endringer tilbake i tid så må interne rutiner avklares med lønnsavdeling som skal effektuere eventuell etterregulering av lønn. Evry AS 2013 Side 46 av 94
Når prosessen er avsluttet i Ressursforvaltning på web og endringene er overført til ansattregisteret, fremkommer endringen i personal og stillingsinformasjonsbildet. Hvis endringer er registrert frem i tid, vil det bli opprettet en ny stillingslinje med den nye virkningsdatoen slik skjermbildet under viser: Hvis endringen gjelder tilbake i tid, så vil ansettende myndighet kun se en stillingslinje for den aktuelle stillingen med den nye virkningsdatoen og status N (aktiv): 5.2. Sekvensielle endringer på eksisterende stilling Sekvensielle endringer på eksisterende stilling regnes som endringer fram tid på samme stilling. Dette gjelder særskilt rulleringer. For at overføringen til ansattregisteret og henholdsvis lønnsutbetaling skal bli korrekt er det at viktig at denne prosessen utføres stegvis. Vi starter med å definere den første endring som Evry AS 2013 Side 47 av 94
skal skje frem i tid. Endringene registreres og det angis ny virkningsdato. Dersom vi vet at vi skal registrere flere endringer på samme stilling, så er det ikke nødvendig å registrere sluttdato. Dette defineres når siste sekvensielle endring skal registreres. Etter lagring og overføring til ansattregisteret fremkommer de sekvensielle endringene i personal og stillingsbildet. Systemet settes automatisk stoppdato på gammel stillingslinje til dagen før ny endring skal starte. Hvis vi ikke definerer stoppdato for den sekvensielle endringen vil den siste endringen har stoppdato 31.12.2099 som er Agressos uendelige dato. I skjermbildet under fremkommer stilling 401 i 53,52 % fra 01.09.2009. Når vi så skal registrere endring nummer to, må det dobbeltklikkes på denne stillingslinjen for å komme til stillingsdetaljene. Her registreres nye endringer og det angis en ny virkningsdato og eventuelt en sluttdato. Dette er viktig for at korrekte datoer skal genereres i endringsavtalen. Det fremkommer nå to stillingslinjer i personal og stillingsinformasjonsbildet: Dersom en tredje endring skal registreres, klikker vi på siste oppdaterte linje med datointervall 01.01.2010 31.12.2099. Det er uhyre viktig at vi alltid tar utgangspunkt i siste endring som er registrert. Dersom vi ved en feil hadde registrert endringene med utgangspunkt i stillingsdetaljene for linje nummer en, så ville endringer i linje to blitt overskrevet med endringene i registrering nummer tre. Dvs. at stillingsøkningen fra 01.01.2010 ville blitt overskrevet som om denne endringen aldri skulle eksistert. Stillingsøkningen fra 01.01.2010 vil i slike tilfeller settes inaktiv og overføres til ansattregisteret som en inaktiv linje (status P for parkert). 5.3. Opprette ny stilling Det er mulig å opprette en ny stilling i Ressursforvaltning på web uten å måtte overføre stilling rekrutteringsportalen. Funksjonsknappen Opprett ny er tilgjengelig i skjermbildet for stillingsdetaljer. Funksjonaliteten er nærmere beskrevet i kapittel 3.4. og 3.5. Evry AS 2013 Side 48 av 94
Når vi trykker på Opprett ny åpnes et nytt identisk bilde med stillingsdetaljer (for kunder med malbase oppsett). For kunder med hjemmelsoppsett må brukeren først via valideringspop-up før stillingsdetaljer åpnes. Legg for øvrig merke til at funksjonsknappen Opprett ny ikke lenger er tilgjengelig i skjermbildet. I det nye stillingsbildet overskrives de verdier som er riktige for den nye stillingen. Når alle nødvendige felter er registrert og dato fra og med angitt, blir funksjonsknappene for blant annet lagring til kladd og generering av arbeidsavtale tilgjengelig. Deretter følges samme prosess som beskrevet i tidligere for overføring av stillinger til ansattregisteret. Evry AS 2013 Side 49 av 94
Evry AS 2013 Side 50 av 94
6. Manuell registrering av ny ressurs Det er mulig for brukeren å registrere en ny ressurs uten å være avhengig av at kandidaten er overført fra rekrutteringsportalen WebCruiter. Denne løsningen vil ikke generere en CV ID som overføres til Agresso Smart Client. For kunder som har integrasjon med kompetanseportalen Dossier, vil ikke løsningen automatisk kunne opprette en kompetanseprofil til den nye ressursen etter at data er overført til ansattregisteret. Vi anbefaler derfor at det defineres klare rutiner for hvilke tilfeller denne funksjonaliteten skal benyttes og at dette fremkommer tydelig i rutinebeskrivelsen. 6.1. Søkebildet Brukeren må først søke om ressursen eksisterer i ansattregisteret fra før (med begrensning på de ansvarsområder som brukeren er gitt tilgang til). Dersom personen ikke fremkommer i søkeresultatet kan brukeren klikke på funksjonsknappen Hurtigregistrere ressurs. Evry AS 2013 Side 51 av 94
6.2. Hurtigregistrere ressurs Det nye skjermbildet inneholder følgende felter: Felt Etternavn Fornavn Fødselsdato Kontering Stillingskode Dato fra Dato til Forklaring Fritekstfelt Fritekstfelt Datoformat dd.mm.yyyy Søkefelt Tekst hentes fra DM kode definert i systemparameter EGP_EM_VAR_KOSTSTED Søkefelt Datoformat dd.mm.yyyy Datoformat dd.mm.yyyy Alle felter er obligatoriske og brukeren får beskjed om dette dersom han/hun forsøker å lagre data der ett eller flere felt mangler verdi. Brukeren returnerer til søkebildet i de tilfeller der han/hun klikker på funksjonsknappen Lukk. Ingen data lagres. Evry AS 2013 Side 52 av 94
6.2.1. Datakontroll Det foreligger en datakontroll slik at brukeren kun kan søke og velge verdier som han/hun er gitt tilgang til. Datakontroll på konteringsdimensjon styres av fullmaktsstrukturen. Det vil si hvilke ansvarsområder din bruker er definert til å ha tilgang til i systemoppsettet. 6.3. Sammenlikningsbildet Når alle felter er ferdig utfylt og brukeren lagrer data, routes han/hun videre til sammenlikningsbildet. Dersom ressursen eksisterer i ansattregisteret fra før men tilknyttet et ansvarsområde brukeren ikke har tilgang til, vil systemet gi treff på fødselsdato. Brukeren skal her sjekke detaljer for å avgjøre om dette er den samme ressursen eller om kandidaten likevel skal opprettes som nyansatt. Dette er lik funksjonalitet som beskrevet tidligere i kursdokumentasjonen. Brukeren er ikke nødt til å ta stilling til dette selv om systemet automatisk router han/hun videre til sammenlikningsbildet. Det er fullt mulig å returnere til søkebildet. Opplysningene registrert og lagret i hurtigregistreringsbildet er oppdatert i databasetabellene og kandidaten er tilgjengelig i søkebildet med status R: Evry AS 2013 Side 53 av 94
Evry AS 2013 Side 54 av 94
7. Stenging av RPW ved lønnsskjøring Det er 12 systemparametre hvor systemansvarlig hos kunden kan definere datointervall og eventuelt klokkeslett for når Ressursforvaltning på web skal stenges i forbindelse med lønnskjøring. Brukerne har fortsatt tilgang til webapplikasjonen, men funksjonsknappen Bekreft og overfør ansattregister er utilgjengelig i perioden Ressursforvaltning på web er stengt (når parameterverdiene slår til). Se siste kapittel for detaljer omkring oppsettet. Vi anbefaler at kundene definerer datointervall for alle lønnskjøringsperiodene minst ett år frem i tid. Det som er svært viktig er at webserveren må restartes for at parametrene skal slå til. Dette må derfor samkjøres med IKT-enheten slik at det defineres gode interne rutiner for dette. Når webserver er restartet vil en tekst i skjermbildet stillingsdetaljer gi informasjon til brukeren når modulen stenges (når funksjonsknappen Bekreft og overfør ansattregister settes inaktiv): Når RPW er stengt vil ansettende myndighet ikke ha anledning til å overføre opplysninger til ansattregisteret i tidsperioden lønnsavdelingen gjennomfører lønnskjøring. Evry AS 2013 Side 55 av 94
8. Overføring til Agresso ansattregister 8.1. Varsel til lønnsavdelingen Når opplysninger bekreftes i Ressursforvaltning på web og overføres til ansattregisteret for oppdatering, trigges en varsling til lønnsfunksjonen (avhenger av oppsett). Lønnsavdelingen mottar et varsel per e-post med informasjon om hva som er overført fra RPW. Lønnsavdelingens oppgave vil være å kvalitetssikre og eventuelt tilføye nødvendig informasjon for å kunne effektuere lønn. 8.2. Overføring av data fra Ressursforvaltning på web til ressursregisteret Vi vil nå beskrive hvilke felter i ressursregisteret som oppdateres fra RPW. Evry AS 2013 Side 56 av 94
8.2.1. Skillekortet ressurs Ved overføring av nyansatt (personer som ikke finnes i ressursregisteret fra før) vil systemet automatisk tildele et nytt ressursnummer. Tildeling av ressursnummer foretas først når ansettende myndighet i Ressursforvaltning på web trykker på knappen Bekreft og oppdater ansattregister. Systemet følger prinsippet ett ressursnummer per fødselsnummer. Ressursnummer beholdes for personer som eksisterer i ansattregisteret fra før. Videre defineres oppstartsdato. Oppstartsdato = dato fra (både dato fra i ressursskillekortet og i ansettelsesskillekortet for nyansatte). Dato til settes default til 31.12.2099 dersom ikke noe annet er registrert i Ressursforvaltning på web. Kortnavn defineres automatisk ut i fra de tre første bokstavene i etternavnet og de tre første i fornavnet. Alle ansatte oppdateres med reskontrogruppe = Ansatt (defineres i systemparameter). Se vedlegg for detaljer omkring oppsett. Alle nyansatte som på ansettelsestidspunktet ikke eksisterer i Agresso ressursregister fra før vil få ressurstype = NYANSATT. Ressurstypen endres av lønnsavdeling til eksempelvis AKTIV når kvalitetskontrollen er utført. Evry AS 2013 Side 57 av 94
Ved overføring av ansatte som har levert oppsigelse vil ressurstype endres til SLUTTET (forutsetter at hovedleder har gjennomført sluttprosessen beskrevet tidligere i kurset). 8.2.2. Ansatte med ordinært eller opphøyd fødselsnummer Overføring til ansattregisteret vil ikke kunne gjennomføres for personer som mangler gyldig fødselsnummer. Transaksjonen blir kun lagret som status G (venter på godkjenning). Når arbeidsavtale er signert og kandidaten har levert skattekort (gjelder også D-nummer), kan fødselsnummer oppdateres i RPW og ressursopplysningene kan overføres til ansattregisteret. Modulen aksepterer opphøyd fødselsnummer. Vi oppfordrer alle kunder til å utarbeide gode interne rutiner for behandling av ressurser med D-nummer. 8.2.3. Skillekortet adresse/telefon/epost Adresse, telefonnumre og e-post oppdateres. Evry AS 2013 Side 58 av 94
8.2.4. Skillekortet relasjoner (ressurs) Konteringsdimensjon definert i systemparameter EGP_EM_VAR_KOSTSTED oppdateres for nye ansatte med samme verdi som bruker har definert på stilling. For at generering av lønnsslipp skal bli korrekt bør dato fra på relasjonen settes til den første i måneden vedkommende starter. Vi anbefaler at lønnsavdelingen korrigerer dato fra. Relasjonen CVID oppdateres med data fra cv xml. Relasjonen FAGFOR Henter verdi angitt i systemparameter (avhengig av oppsett) Relasjonen PENSJON Henter verdi angitt i systemparameter (avhengig av oppsett) Relasjonen AGASTAT Henter verdi angitt i systemparameter Relasjonen SLUTTDATO: Oppdateres med dato til på de som er overført med ressurstype SLUTTET Se vedlegg for detaljer omkring systemparametre. 8.2.5. Skillekortet Lønninfo Nye satser registrert i RPW (eksempelvis ny årslønn og faste tillegg) oppdateres i tabellen AHSRESTRIGGER blir oppdatert av resrate-servicen i Agresso. Hvor ofte resrate-servicen er definert til å gå varierer fra kunde til kunde. Lønnsmedarbeiderne vil se nye, oppdaterte satser Evry AS 2013 Side 59 av 94
relativt raskt etter overføring fra RPW og det er ikke behov for å genererer ressurssatser (HS05). 8.2.6. Skillekortet ansettelse Opplysninger omkring ansettelsen som er definert i modulen oppdateres i skjermbildet for ansettelse. Det kan være felter som er skjult i RPW for brukeren men som likevel oppdateres i overføringen til ansattregisteret. Eksempel på dette kan være relasjonsverdier (styrkkode, særalder, avlønningsform med videre) som i oppsettet er definert med defaultverdi avhengig av valgt stillingskode/stilling. Relasjoner på stilling som ikke er endret av brukeren i RPW vil ha kryss Default. Relasjoner på stilling som er overskrevet i modulen vil ikke ha kryss for Default. Evry AS 2013 Side 60 av 94
Alle transaksjoner overført fra RPW merkes med begrepet ENDRING og verdien KVALITETSIKR: Lønnsavdelingen kvalitetssjekker transaksjonen og endrer verdi til Gjennomført (ok) når kontroll er gjennomført. Evry AS 2013 Side 61 av 94
8.2.7. Skillekortet personal Følgende oppdateres automatisk (definert av systemparametre): Språk (norsk bokmål) Statsborger (Norge) Kjønn (defineres på bakgrunn av fødselsnummeret). Gyldig fødselsnummer er en forutsetning. Prøvetidsdato 8.2.8. Skillekortet memo Memo oppdateres med friteksten registrert i Ressursforvaltning på web (beskrivelsesfeltet). Dette skal være en kort beskrivelse av hva brukeren har registrert: Evry AS 2013 Side 62 av 94
Evry AS 2013 Side 63 av 94
9. Oppsett Se vedlegg for oversikt over alle systemparametre som er i bruk for Ressursforvaltning på web. Vi henviser også til implementeringsjournal for andre detaljer omkring systemoppsett som Agresso systemansvarlig bør ha kjennskap til. I dette kapittel beskrives kun noen system parametre som systemansvarlige kan være litt oppmerksomme på. 9.1. Systemparametre 9.1.1. Tilgangsstyring Det er 2 parametre som er viktige for tilgangsstyringen. EGP_RELATION_ATT_ID Her forteller vi systemet hvilken konteringsdimensjon som skal være nøkkelen for tilgang til ressurser og stillinger. Konteringsdimensjonen må være en obligatorisk relasjon på ansettelsen. EGP_ATT_ID_DELEGATE Parameter nummer to er relevant for å definere hvilke andre ressurser enn ledere som skal ha tilgang til modulen og herunder ressurser og stillinger. Dette kan eksempelvis være superbrukere/merkantile ressurser som ikke gis automatisk tilgang som følge av fullmaktstrukturen. Det må opprettes et begrep (ADM) som skal kunne gi alternativ tilgang utenom fullmaktsstrukturen. 9.1.2. Malbase oppsett vs. lønnsavtale Følgende system parameter forteller systemet om kunden har malbaseoppsett eller benytter lønnsavtale: EGP_EM_VAR_MALBASE System parameteret må være slått av dersom modulen skal støtte oppsett lønnsavtale. For de kunder som benytter lønnsavtale overføres ingen faste tilegg til lønnsavtalen i motsetning til malbaseoppsett. 9.1.3. Malbase oppsett vs. hjemler For kunder som har hjemmelsregister må følgende parameter slås på: EGP_EM_VAR_HJEMMEL Evry AS 2013 Side 64 av 94
Det er noen forutsetninger i forhold til oppsett som må være dekket for at løsningen skal fungere som tiltenkt. Disse er beskrevet i release notes 1.2.2.5. 9.1.4. Relasjoner på stilling Det kan være behov for å skjule noen stillingsrelasjoner for brukeren i RPW. Vi anbefaler kundene å gjøre en vurdering av hva som skal fremkomme i RPW med hensyn på brukervennlighet. Det kan være relasjoner som styres av eksempel stillingskode/stilling (eksempelvis styrkkode, særalder og faggruppekode) som ikke brukeren trenger å ta stilling til. Default verdier vil likevel overføres til ansattregisteret selv om disse er skjult i RPW. Relasjoner på stilling som skal være tilgjengelig i modulen defineres i følgende system parameter: EGP_EM_VAL_POSITION 9.1.5. Historiske stillinger For at søkemotoren ikke skal bli overbelastet, er det parameterstyrt hvor langt tilbake i tid systemet skal lete etter personer og historiske stillinger. Følgende systemparameter må være på: EGP_EM_VAR_TIMEDIFF Hvis verdi (år) ikke er angitt, vil søkefunksjonen søke etter historikk ett år tilbake i tid fra dagens dato. Angis verdi 2, vil søket gå to år tilbake i tid fra dagens dato. 9.1.6. Stenging rundt lønnskjøring For at funksjonsknappen Bekreft og overfør ansattregister ikke skal være tilgjengelig i skjermbildet stillingsdetaljer under lønnskjøring, må følgende systemparametre være på: EGP_EM_LONNSKJ_DATO_1-12 hvorav sistnevnte løpenummer er kalendermåned. Dato fra og dato til og eventuelt klokkeslett defineres. Evry AS 2013 Side 65 av 94
9.1.1. Myndighet til å oppdatere ansattregisteret Tilgang til funksjonsknappen Bekreft og overfør ansattregister kan styres ved å definere hvilken rolle eller roller som skal ha mulighet til å overføre data fra RPW til Agresso ansattregister. De brukerne som har rollen(e) definert i parameteret vil ha tilgang til funksjonsknappen i skjermbildet stillingsdetaljer og følgelig kunne overføre transaksjoner til ansattregisteret. EGP_EM_VAR_WORKFLOW med eksempelvis verdi SUPER;SYSTEM (her er det viktig at rollene defineres ved hjelp av semikolon). 9.1.1. Sjekkliste Dersom system parameteret er slått på, vil sjekklisten være tilgjengelig i skjermbildet stillingsdetaljer. Innholdet i sjekklisten registreres som verdi men vær oppmerksom på at det foreligger en begrensning på 255 tegn. EGP_EM_VAR_CHECKLIST med eksempelvis verdi: Godkjent utdanning (hvis relevant), Datatilgang, Arbeidstillatelse, Underskrevet arbeidsavtale, Politiattest, Taushetserklæring (eget skjema), Arb.reglement og motta kvittering for levert (eget skjema), Etiske retningslinjer 9.2. Faste tillegg Tilleggene (lønnartene) som fremkommer i skjermbildet for faste tillegg er definert i skjermbildet lønnarter i rapportkolonner. Her defineres program=ansatt og kolonnenavn settes til TILLEGG. Verdiene ANSATT og TILLEGG defineres så for følgende systemparametrene: EGP_EM_VAL_ADDCOLNAME med verdi TILLEGG Evry AS 2013 Side 66 av 94