SAKSFREMLEGG Sak 23/13 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene status og videre arbeid Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: 27.06.13 Saksbehandler: Heidi Magnussen Arkivsak: 11/2797-38 Arkiv: 251 Innstilling 1. Styret tar rapporten til orientering og fastholder målet om at det ikke skal forekomme brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 2. Styret ber administrerende direktør sørge for at vedtatte tiltak med hensyn til planlegging, registrering, kontroll og oppfølging blir iverksatt og at følgende tiltak prioriteres høsten 2013: - Kvalitetssikring av bemanningsplanleggingen - Evaluering av hvordan prosedyren Registrering av arbeidstid etterleves - Videreføring av opplæringsaktiviteten - Styrking av superbrukerfunksjonen 3. Langsiktige tiltak for å sikre rekruttering innenfor sårbare områder, tas inn i overordnet kompetanseplan og budsjett 2014 / langtidsbudsjett. 4. Utviklingen rapporteres månedlig, og Styret ber administrerende direktør redegjøre for effekten av tiltakene i en ny styresak i løpet av 2013.
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Prosedyre Registrering av arbeidstid 2. Prosedyre Arbeidstidsbestemmelser - kontroll og oppfølging BAKGRUNN Styret ba i møte 27.09.2012 (Sak 26/2012) administrerende direktør intensivere arbeidet med å nå målet om at det ikke skal forekomme brudd på arbeidstidsbestemmelsene. I denne saken presenteres rapportene for perioden juni 2012 - mai 2013, samt det videre oppfølgingsarbeidet. FAKTISKE OPPLYSNINGER Prosedyren Registrering av arbeidstid beskriver hvordan St. Olavs Hospital HF skal sikre at alle arbeidstakere, herunder legene, skal registrere all reell arbeidstid. Prosedyren Arbeidstidsbestemmelser - kontroll og oppfølging skal sikre en oversikt over reell arbeidstid og synliggjøre ansvaret for kontroll og oppfølging. Prosedyrene skal også gi oversikt over all arbeidstid for innleide arbeidstakere. Tabellen nedenfor viser en oversikt over status avvik pr. juni 2012 og pr. mai 2013. Tallene er hentet fra lønns- og personalkuben. Juni 2012 Mai 2013 Diff. Ant Diff. % Alle avvikstyper 6 453 2 057-4 396-68 % Daglig arbeidstid 1 284 143-1 141-89 % Hviletid 1 963 619-1 344-68 % Overtid 4 uker ihht AML 136 4-132 -97 % Overtid pr. år ihht AML 12 26 14 117 % Sammenhengende arbeidstid 2 290 395-1 895-83 % Ukentlig arbeidstid 276 57-219 -79 % Ukentlig fritid 492 813 321 65 % Halvparten av bruddene på ukentlig fritid pr. mai 2013 skyldes feil i systemet ved at det f.eks. teller et bytte av vakt eller vakans/ekstravakt flere ganger. Disse bruddene legger seg inn i rapporten uten årsak (ukjent arbeidstidsavvik) Vi ser at antall brudd på overtidsbestemmelsene er økt pr. mai 2013. Brudd på overtid pr år er fordelt på 6 enheter og 6 personer. Det er fra 1 til 8 brudd pr person. Av disse hadde 3 personer avtale om utvidet antall timer som ikke var lagt inn i systemet før bruddet ble registrert. 18 av 26 avvik er derfor ikke reelle. Brudd knyttet til ukentlig fritid utgjør den største andelen med ca 39 %, mens brudd på hviletidsbestemmelsene utgjør ca 30 % av antall brudd. Brudd på overtidsbestemmelser utgjør en mindre andel. I perioden november desember er det registrert et betydelig høyere antall brudd på ukentlig fritid. En stor andel (ca 24 %) av disse skyldes for mange arbeidshelger. Mange av disse bruddene har sin årsak i en feil som lå i versjonen av ressursstyring som ble levert på samme
tidspunkt. Det er fortsatt store variasjoner mellom klinikkene. Rapportene tar ikke hensyn til klinikkenes størrelse. Det er flest brudd i Medisinsk klinikk, Klinikk for ortopedi, revmatologi og hudsykdommer og Kirurgisk klinikk, dette er også store klinikker. Oversikt over utviklingen av brudd på arbeidstidsbestemmelsene for alle ansatte: Oversikt over lovbrudd fordelt på yrkesgrupper, status pr. juni 2012 og status pr. mai 2013: Yrkesgrupper Juni 2012 Mai 2013 Diff. ant. Diff. % Annet behandl.pers. 304 40 264 86,8 % Adm. og kontorpersonell 486 246 240 49,4 % Annet pas.rettet arbeid 332 65 267 80,4 % Hjelpepleiere/ barnepleier 261 52 209 80,1 % Leger 961 493 468 48,7 % Service og driftspersonell 714 68 646 90,5 % Sykepleiere 3352 1084 2268 67,7 % Andre 43 9 34 79,1 % Totalsum 6453 2057 4396 68,1 % Tallene viser en nedgang i antall brudd på arbeidstidsbestemmelsene for alle yrkesgrupper. Den høyeste prosentvise nedgangen finner vi blant service- og driftspersonell. Som tabellen over viser, forekommer den største andelen av bruddene i sykepleiergruppen, 52,6 % av antall brudd pr. mai 2013. Sykepleiergruppen er også den største yrkesgruppen i foretaket. Brudd på ukentlig fritid utgjør den største bruddårsak med 41,9 %. Deretter er det brudd på hviletid med 25,2 %. Dette fremgår av tabellen nedenfor.
Oversikt over lovbrudd fordelt på sykepleiegruppen, status pr. juni 2012 og status pr. mai 2013: Juni 2012 Mai 2013 Diff. Ant Diff. % Alle avvikstyper 3 352 1 080 2 272 68 % Daglig arbeidstid 697 105 592 85 % Hviletid 898 272 626 70 % Overtid 4 uker ihht AML 85 4 81 0 % Overtid pr. år ihht AML 4 20 16 0 % Sammenhengende arbeidstid 1 240 219 1 021 82 % Ukentlig arbeidstid 178 8 170 96 % Ukentlig fritid 250 452 202 81 % I mai 2013 har 24 % av bruddene oppstått i legegruppen. I denne gruppen utgjør avvik fra hviletidsbestemmelsene halvparten av antall brudd. Oversikt over lovbrudd fordelt på legegruppen, status pr. juni 2012 og status pr. mai 2013: Juni 2012 Mai 2013 Diff. Ant Diff. % Alle avvikstyper 961 493-468 -49 % Daglig arbeidstid 44-44 -100 % Hviletid 474 238-236 -50 % Overtid 4 uker ihht AML 0 0 % Overtid pr. år ihht AML 0 0 % Sammenhengende arbeidstid 336 76-260 -77 % Ukentlig arbeidstid 33 8-25 -76 % Ukentlig fritid 74 171 97 131 % Oversikt over utviklingen av brudd på arbeidstidsbestemmelsene fordelt på yrkesgrupper:
Oversikt over årsak til brudd på arbeidstidsbestemmelsene, status pr. juni 2012 og pr. mai 2013: Juni 2012 Mai 2013 Diff. Ant Diff. % Alle avviksårsaker 6 453 2 051-4 402-68 % Ukjent årsak 4 251 406-3 845-90 % Faglig forsvarlighet 1 516 1 023-493 -33 % Individuell avtale 123 415 292 237 % Sykefravær 537 203-334 -62 % Utrykning 26 4-22 -85 % Individuell avtale er benyttet i de tilfeller hvor det er inngått avtale mellom leder, ansatte og tillitsvalgte. Systemet kan misforstås på dette punkt. I den siste versjonen av ressursstyringssystemet som ble levert 12. juni, er denne avviksårsak bortfalt. Faglig forsvarlighet oppgis som den hyppigste årsaken til brudd. Avviksårsak faglig forsvarlighet er f.eks akutt sykdom, mangel på nødvendig kompetanse og akutt aktivitetsendring. I den siste versjonen som ble levert 12. juni, er disse selvstendige årsaker i tillegg til katastrofealarm og systemfeil. Oversikt over utviklingen av årsak til brudd på arbeidstidsbestemmelsene: DRØFTING Utviklingen med hensyn til overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene går i positiv retning, men det forekommer fremdeles svært mange avvik. Det er derfor behov for å videreføre innsatsen og oppmerksomheten omkring dette temaet. Ressursstyringssystemet er fremdeles under utvikling, og det jobbes regionalt og nasjonalt med å forbedre rapporteringen. Ny versjon av Ressursstyring ble levert 12. juni, og administrerende direktør forventer at systemfeilene som er påpekt nå er rettet opp. I tråd med tidligere vedtak, mener administrerende direktør at det fortsatt, jf. styresak 26/2012 må arbeides videre med tiltak knyttet til planlegging, registrering, kontroll og oppfølging.
Gjennomgangen av planene som er lagt inn i systemet, viser fremdeles at feilregistrering og mangelfull planlegging fører til avvik som kunne vært unngått. Administrerende direktør har hatt en gjennomgang med hver enkelt klinikk, og fokus på temaet har ført til større bevissthet og mindre feil. Det legges opp til en ny gjennomgang før utrulling av planer for neste periode. Arbeidsmiljøloven gir arbeidsgiver, tillitsvalgt og den ansatte mulighet til å inngå avtaler vedr lengde på hviletid og arbeidstid. Alle avtaler om utvidet arbeidstid eller kortere hviletid må være grundig vurdert i forhold til arbeidsbelastning og forsvarlighet. På legesiden er det inngått avtaler på foretaksnivå. For å sikre at denne muligheten er utnyttet på en hensiktsmessig måte også for andre yrkesgrupper, vil administrerende direktør foreta en samlet gjennomgang av avtaler inngått på seksjonsnivå. Prosedyren Registrering av arbeidstid beskriver både leders og den enkelte ansattes oppgaver i forbindelse med registrering av arbeidstid. Administrerende direktør vil gjennomføre en evaluering av hvordan prosedyren etterleves. Hele organisasjonen har fortsatt et sterkt fokus på overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene. Det har i hele perioden vært en økende etterspørsel etter opplæring og rådgivning. Det har i samme periode vært avholdt flere kurs i lov- og avtaleverk og i Ressursstyringsverktøyet. Første halvår 2013 er det avholdt 15 kurs innen ressursstyring. Opplæringsaktiviteten videreføres også andre halvår, og det vil bli lagt særlig vekt på å styrke superbrukerfunksjonen i hver klinikk. Administrerende direktør forutsetter at det i løpet av høsten 2013 er mulig å identifisere ressursmessige og strukturelle forhold som fører til brudd på arbeidstidsbestemmelsene. For enkelte grupper spesialsykepleiere (anestesi-, akutt-, barn-, intensiv- og operasjonssykepleie), ser vi et misforhold mellom utdanningskapasitet og behov. Når det gjelder legegruppen, har vi eksempler på enkelte områder som har lav utdanningskapasitet og enkelte fagområder som er små, også i nasjonal sammenheng. Stimulerings- og rekrutteringstiltak for å sikre tilgang på kompetanse og redusere risiko for brudd på arbeidstidsbestemmelsene innenfor sårbare områder, tas inn i overordnet kompetanseplan og budsjett 2014/langtidsbudsjett. Antall brudd på arbeidstidsbestemmelsene er redusert med nesten 70 % siden målingene startet. Selv om forbedringsarbeidet tar lenger tid enn forventet, mener administrerende direktør at den positive utviklingen viser at tiltakene virker. RISIKOVURDERING Månedlig rapportering bidrar til å sikre at vedtatte rutiner for planlegging, kontroll og oppfølging blir fulgt. Det har tatt lenger tid enn forventet å utvikle ressursstyringssystemet. I tillegg til feilrapportering, fører dette til stor frustrasjon internt i organisasjonen. For å nå målet om at det ikke skal forekomme brudd på arbeidstidsbestemmelsene, er det imidlertid avgjørende at arbeidet har prioritet blant ledere og at ledelse, tillitsvalgte og verneombud samarbeider på alle nivå i organisasjonen. Antatte problemer knyttet til rekruttering av enkelte grupper helsepersonell i årene framover vil utgjøre en ekstra risiko for brudd på arbeidstidsbestemmelsene.
ØKONOMISKE KONSEKVENSER All arbeidstidsplanlegging skal skje innenfor de til en hver tid gjeldende økonomiske rammer. Det sterke fokuset på at vi skal overholde arbeidstidsbestemmelsene kan synliggjøre ressursbehov på enkelte områder som må tas med inn i budsjettarbeidet. KONKLUSJON Selv om forbedringsarbeidet tar lenger tid enn forventet, mener administrerende direktør at den positive utviklingen viser at tiltakene virker. Administrerende direktør forutsetter at det i løpet av høsten 2013 er mulig å identifisere ressursmessige og strukturelle forhold som fører til brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Langsiktige tiltak for å sikre rekruttering innenfor sårbare områder, tas inn i overordnet kompetanseplan og budsjett 2014/langtidsbudsjett. Administrerende direktør rapporterer månedlig til styret eventuelle avvik fra arbeidstidsbestemmelsene og tiltak for å lukke avvikene. Prioriterte tiltak høsten 2013 vil være: - Kvalitetssikring av bemanningsplanleggingen - Evaluering av hvordan prosedyren Registrering av arbeidstid etterleves - Videreføring av opplæringsaktiviteten - Styrking av superbrukerfunksjonen Også i det videre arbeidet vil administrerende direktør legge vekt på å ivareta nødvendig dialog med tillitsvalgte og verneombud og med Arbeidstilsynet.