SAKSFREMLEGG. Helse, miljø og sikkerhet - Tertialrapport 2. tertial

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Sak 54/8 Helse, miljø og sikkerhet - Tertialrapport. tertial Utvalg: Saksbehandler: Håkon Hammervik Arkivsak: 8/ Arkiv: 54 Innstilling Styret ved St. Olavs Hospital tar tertialrapporten for. tertial til orientering.

2 VEDLEGG Faktiske opplysninger vedrørende: 1. Sykefravær. Deltid 3. Overtid, mertid og innleie fra vikarbyrå 4. Avviksmeldinger 5. Interne revisjoner og kontroll 6. Protokoll fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) (Ettersendes) BAKGRUNN I tillegg til den månedlige rapporteringen på sykefravær og bemanning, legges det opp til en noe mer omfattende HMS-rapport hvert tertial. HMS-rapporten blir forelagt Hovedledelsen, AMU og styret for St. Olavs Hospital til orientering. Rapporten omfatter områdene sykefravær, bemanning (deltid, overtid, mertid og innleie fra vikarbyrå), avviksmeldinger, opplæring og internrevisjon. 1. Sykefravær I foretaksmøte 8..8 ble helseforetaket bedt om å sette interne mål for virksomhetens planlagte IA arbeid for 8. Det skulle settes mål for følgende områder: redusert sykefravær, beholde og rekruttere personell med redusert funksjonsevne og å øke den reelle pensjoneringsalder. I styringsdokumentet for 8 er den langsiktige målsettingen for sykefraværet at den ikke skal overstige 6 %. Mål for 8 er at St. Olav skal sørge for at sykefraværet for alle enheter som har et sykefravær over 6 prosent skal redusere sykefraværet med minst 1 %.. Bemanning I foretaksmøte 8..8 ble helseforetaket også bedt om å kartlegge uønsket deltid i helseforetaket og årsaken til denne, konkretisere og iverksette tiltak for å tilrettelegge for at arbeidstakere som ønsker økte stillingsandeler skal få dette, og måle effekt av iverksatte tiltak (reduksjon i uønsket deltid). Kartleggingen er presentert som egen sak i AMU og styret for St. Olavs Hospital. I Faglig strategi og langtidsbudsjett for St. Olavs Hospital er det satt som mål å redusere ufrivillig deltidsarbeide slik at minimum 6 % av pleiepersonalet skal være heltidsarbeidere. Som ledd i sykehusets budsjettilpasninger har det vært en uttalt målsetting å redusere bruken av overtid, mertid og innleie fra vikarbyrå. 3. Avviksmeldinger En god meldekultur og et velfungerende avvikssystem er viktig for å ivareta og bedre ansattes helse, miljø og sikkerhet. 4. Opplæring, interne revisjoner og kontroll Opplæring og interne revisjoner gjennomføres systematisk og bidrar til forbedringer og korrigerende tiltak innenfor HMS-området.

3 FAKTISKE OPPLYSNINGER Se vedlagte tabeller. DRØFTING 1. Sykefravær St. Olavs Hospital har et høyt sykefravær. Det er ikke tilfredsstillende at sykefraværet øker; med,3 prosentpoeng de første tertial i 8 sammenlignet med tilsvarende periode for 7. Så langt ser det ut til at 8 av de 31 klinikkene/avdelingene som er med i oversikten, jfr. vedlegg 1, vil nå målet for 8 med å redusere sykefraværet med minst 1 %. Vi er fortsatt et godt stykke unna styringsdokumentets langsiktige målsetting om at sykefraværet ikke skal overstige 6 %. Å forebygge sykefravær og sykefraværsoppfølging handler i hovedsak om ledelse og tett dialog mellom leder og ansatte. Det er likevel ikke slik at høyt sykefravær er synonymt med på dårlig ledelse. Renholdsavdelingen er eksempel på ei avdeling som tross systematisk sykefraværsoppfølging har et høyt sykefravær. Administrerende direktør arbeider langs to akser når det gjelder forebygging og oppfølging av sykefraværet; etablering på gode prosedyrer og rutiner i kvalitetssystemet og ulike kurs- og opplæringstiltak. Så langt har en ikke nådd ledere i tilstrekkelig grad med de kurs- og opplæringstiltak som har vært tilbudt. Å målrette kurstilbudene mot ledere vil derfor være et prioritert satsingsområde. I tillegg ønsker direktøren større aktivitet mot gravide arbeidstakere slik at flere kan stå lengre i arbeid i graviditetsperioden. Det er en utfordring at så mange gravide blir sykmeldt da dette i mange tilfeller kunne det vært unngått med enkle tilretteleggingstiltak. En tredje prioritert område er å se på samhandlingen med NAV. Administrerende direktør er i dialog med NAV for å vurdere om en annen organisering kan gi bedre sykefraværsoppfølging og bedre attføringsløp.. Bemanning Tertialrapporten viser en svak økning i andel deltid,, prosentpoeng. Det mest konkrete tiltaket som vil kunne bidra til å redusere uønsket deltid, er vedtaket om etablering av en intern vikartjeneste. Dette vil gi deltidsansatte mulighet til å øke sin stillingsandel gjennom å stille seg til disposisjon som vikar. Planlagt oppstart er våren 9. Videre er det tatt initiativ med Trondheim kommune om et mulig samarbeid mellom Øya helsehus og sykehus om felles bruk av personellressursene og utvikling av kompetansen. Det er i tillegg et kontinuerlig fokus på bedre arbeidstidsplanlegging og logistikk. Overtidsbruken viser en betydelig økning ved sykehuset, med timer; de første tertialene i 8 sammenlignet med tilsvarende periode for 7. Bruken av mertid er i samme periode redusert med timer. Innleie fra vikarbyrå er redusert med 4,7 mill. kroner, noe som i seg selv er positivt. Lavere grunnbemanning og mindre innleie gir høyere bruk av mertid og

4 overtid i perioder med høy aktivitet. Dette viser også at vi har et forbedringspotensial når det gjelder aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging. 3. Avviksmeldinger Det er ingen store endringer i antall skademeldinger i somatikken. Når det gjelder Psykisk helsevern vil antall skademeldinger variere med forekomsten av pasienter med utagerende adferd. I forbindelse med Arbeidstilsynets God vakt-kampanje i 5 og 6 ble det bl.a. gitt pålegg med utgangspunkt i manglende samsvar mellom oppgaver og ressurser ved mange klinikker. Et av tiltakene var at klinikkene skulle følge opp dette pålegget i de månedlige møtene i HMS-/ kvalitetsgruppene. Intensjonen var at dette pålegget også skulle følges opp i kvalitetssystemet og hvor disse avviksmeldingene skulle registreres i avviksmodulen i kvalitetssystemet EQS. Så langt er ikke dette tilfredsstillende fanget opp, men fra ble systemavvik begrunnet med for stor arbeidsmengde gitt en egen kode. Dette vil etter hvert gi et bedre statistikkgrunnlag. Videre er det under utvikling et nytt elektronisk avvikssystem som vil bedre rapporteringen. Følgende klinikker har meldt avvik med begrunnelse i at oppgaver og ressurser ikke står i samsvar med hverandre: Klinikk for lunge- og arbeidsmedisin (sengepostene) Kirurgisk klinikk (flere sengeposter) Nevromklinikken (spesielt Nevron intensiv) Kvinneklinikken (Fødeavdelingen) 4. Opplæring, interne revisjoner og kontroll HMS-grunnkurs (4 timer) ble gjennomført våren av 37 deltakere gjennomførte hele kurset. HMS-revisjoner er gjennomført i følge revisjonsprogrammet for St. Olavs Hospital. Erfaringene viser at interne revisjoner bidrar til forbedringer og korrigerende tiltak innen HMS-området. KONKLUSJON Administrerende direktør mener at det gjøres mye godt HMS-arbeid ved St. Olavs Hospital. Sykehuset har over år bygd opp et godt HMS system innenfor de fleste områder. Hovedutfordringen er å levendegjøre HMS arbeidet i en dialog mellom ledere, ansatte, vernetjeneste og tillitsvalgte. En større satsning på lederopplæring innenfor HMS-området vil etter administrerende direktørs mening være en viktig faktor for å lykkes bedre i å nå de mål som er satt. Eksterne og interne tilsyn har også vist seg å ha stor effekt når det gjelder kvalitetsutviklingen innenfor HMS-området. Erfaringsoverføring fra eksterne tilsyn og en fortsatt prioritering av internrevisjoner vil derfor fortsatt være et satsningsområde.

5 VEDLEGG FAKTISKE OPPLYSNINGER 1. SYKEFRAVÆR Sykefravær pr. klinikk/divisjon og avdelinger sortert etter høyest og lavest ORGANISASJON Snitt 6 Snitt 7 Snitt 7 Snitt 8 %-poeng % Renhold 18,1 16,6 15, 16,7 1,5 1 % Transport og sikkerhet 11, 1,7 11,7 16,5 4,9 4 % Østmarka 11,3 11,9 11,6 1,1,5 5 % Mat og Cafe 13,3 15, 15,9 11,9-4, -5 % BUP 8,7 8,6 8,6 11,,6 3 % Klinikk for lunge og arbeidsmedisin 1,3 11,8 1,3 11, -1,3-1 % Allmenn Teknikk 9,5 9,8 8,9 1,5 1,7 19 % St Olav Driftsservice 9,9 9,5 9,6 1,4,7 8 % Klinikk for kreft og hudsykdommer 9, 1, 1, 1,, % Brøset 8,1 8,5 8, 1,,1 6 % Barne- og ungdomsklinikken 9, 1,5 1,7 9,7-1, -9 % Klinikk for hjertemedisin 8,3 8,1 7,6 9,7, 7 % Tiller DPS 7,5 7,7 8,5 9,4 1, 11 % Klinikk for anestesi og akuttmedisin 8, 9, 9, 9,4, % Leistad DPS 9,8 7,6 8, 9,4 1, 14 % Nevroklinikken 8,5 11,4 1,1 9,3 -,8-3 % Medisinsk klinikk 9,8 8, 8,6 9,1,6 7 % Klinikk for ØNH, kjeve og øyesykd. 7,9 7,7 7,4 9, 1,6 1 % AFFU 7,5 7,5 6,8 8,9,1 31 % Klinikk for ortopedi og revmatologi 9,5 1, 1, 8,7-1,5-15 % Kirurgisk klinikk 8,9 8,1 8,3 8,5, 3 % Strategisk stab 4,8 5,6 4, 8,5 4,3 11 % Laboratoriemedisinsk klinikk 8,9 8,3 8,1 8,1, % Kvinneklinikken 8,1 8,3 8,5 8,1 -,4-4 % Klinikk for fysikalsk med. og rehab. 11, 6,9 7,8 7,8, % Klinikk for bildediagnostikk 5,8 4,9 4,8 7,3,4 5 % Klinikk for hjerte og lungekirurgi 7,6 7,1 6,4 6,8,3 5 % Habiliteringstjenesten 1,6 7,9 1, 6,1-3,9-39 % Orkdal DPS 8,3 8,8 9,9 6, -3,9-4 % Røros sykehus 8, 9, 11, 5,8-5,5-49 % Klinikk for kliniske servicefunksjoner 5,5 7, 7,8 5,3 -,5-3 % Somatikk totalt 8,7 8,8 9, 8,9 -,1-1 % PH totalt 9,9 9,4 9,6 1,3,7 7 % St Olavs Hospital totalt 9,3 9, 9, 9,5,3 3 %

6 Sykefravær pr. yrkesgruppe sortert etter høyest og lavest Snitt 7 Snitt 8 STILLING Snitt 6 Snitt 7 %-poeng % Assistenter (service/drift) 13,7 13, 1,1 13,9 1,8 15 % Hjelpepleiere/ barnepleiere 1,8 13,1 13,1 13,1, % Sosionomer 1,5 11,4 11,6 1,7 1,1 1 % Ergoterapeuter 13,7 1,1 13, 1,4 -,9 - % Sykepleiere 9,7 1, 1,6 1,1 -,4-4 % Annet pas.rettet arbeid 7,6 8,9 8,4 9,8 1,4 16 % Bioingeniører 8,8 7,9 7, 9,3,1 8 % Teknisk personell (service/drift) 6,8 7,7 7,5 8,9 1,3 18 % Adm.- og kontorpersonell 9,3 8,4 8,3 8,8,5 6 % Stråleterapeuter 1,47 11,98 11,9 8,7-3,3-7 % Jordmødre 7,7 9,7 1,1 7,6 -,5-4 % Psykologer 5, 6,7 7,5 7, -,5-7 % Radiografer,8 3,8,9 6, 3,4 117 % Leger 4, 3,3 3, 4,4 1, 38 % Fysioterapeuter 4,7 4,8 5,3 3,8-1,5-9 % %-poeng = differanse i prosentpoeng mellom snittallene for første tertialer av henholdsvis 7 og 8 % = differanse i prosent mellom snittallene for første tertialer av henholdsvis 7 og 8

7 . DELTID Heltid og deltid etter alder Snitt 6 Snitt 7 Snitt 7 Snitt 8 %-poeng i % Somatiske avdelinger Deltid -4,9,3,1,,1,, 5-49,9 1,7 1,7 1,7 1,7,1, 5-74,9 17,8 17,6 17,5 17, -,3, 75-99,9 5,4 6,4 6,5 6,7,, Totalt Deltid 47,1 47,8 47,6 47,7,, Heltid 5,9 5, 5,4 5,3,, Divisjon PH Deltid -4,9 4,9 4,9 4,5 5,8 1,3,3 5-49,9 3,9 4, 4, 3,7 -,3 -,1 5-74,9 13, 1,1 1,3 1,7,4, 75-99,9 14,3 15,4 15,9 14,9-1, -,1 Totalt Deltid 36,1 36,4 36,7 37,,5, Heltid 63,9 63,6 63,3 6,8 -,5, St Olavs Hospital Deltid -4,9,6,5,4,6,1,1 5-49,9 1,9 1,9 1,9 1,9,, 5-74,9 15,7 15,6 15,6 15,6,, 75-99,9 1,1 1,9,1,1,1, Totalt Deltid 41, 4, 4, 4,,, Heltid 58,8 58, 58, 57,8 -,, %-poeng = differanse i prosentpoeng mellom snittallene for første tertialer av henholdsvis 7 og 8 % = differanse i prosent mellom snittallene for første tertialer av henholdsvis 7 og 8

8 3. OVERTID, MERTID OG INNLEIE FRA VIKARBYRÅ Overtid i timer klinikker/divisjon/avdelinger Sum 6 Sum 7 Sum 7 Sum 8 i timer % Klinikk for anestesi og akutt % Klinikk for bildediagnostikk % Klinikk for hjertemedisin % Klinikk for hjerte og lungekir % Medisinsk klinikk % Klinikk for kreft og hudsykd % Klinikk for ØNH, kjeve og øyesykd % Nevroklinikken % Klinikk for lunge og arbeidsmed % Kirurgisk klinikk % Klinikk for ortopedi og revmatologi % Barne- og ungdomsklinikken % Kvinneklinikken % Klinikk for kliniske servicefunksjoner % Klinikk for fysikalsk med. og rehab % Røros sykehus % Laboratoriemedisinsk klinikk % Strategisk stab % Østmarka % Brøset % Tiller DPS % Leistad DPS % Orkdal DPS % AFFU % BUP % Habiliteringstjenesten NA St Olav Driftsservice % Renhold % Mat og Cafe % Transport og sikkerhet % Allmenn Teknikk % St Olavs Hospital % Somatikk totalt % PH totalt % i timer = differanse i timer mellom summene for de første tertialer av henholdsvis 7 og 8 % = differanse i prosent mellom summene for de første tertialer av henholdsvis 7 og 8 Overtid i timer yrkesgrupper Sum 6 Sum 7 Sum 7 Sum 8 i timer % Bioingeniører % Ergoterapeuter % Fysioterapeuter % Sosionomer % Psykologer % Radiografer % Stråleterapeuter %

9 Adm.- og kontorpersonell % Annet pas.rettet arbeid % Hjelpepleiere/ barnepleiere % Leger % Assistenter (service/drift) % Teknisk personell (service/drift) % Jordmødre % Sykepleiere % Alle stillinger % Mertid i timer klinikker/divisjon/avdelinger Sum 7 Sum 8 1/1-31/8 Sum 6 Sum 7 i timer % Klinikk for anestesi og akuttmedisin % Klinikk for bildediagnostikk % Klinikk for hjertemedisin % Klinikk for hjerte og lungekirurgi % Medisinsk klinikk % Klinikk for kreft og hudsykdommer % Klinikk for ØNH, kjeve og øyesykdommer % Nevroklinikken % Klinikk for lunge og arbeidsmedisin % Kirurgisk klinikk % Klinikk for ortopedi og revmatologi % Barne- og ungdomsklinikken % Kvinneklinikken % Klinikk for kliniske servicefunksjoner % Klinikk for fysikalsk med. og rehabilitering % Enhet for samhandling Røros % Laboratoriemedisinsk klinikk % Strategisk stab % Østmarka % Brøset % Tiller DPS % Leistad DPS % Orkdal DPS % AFFU % BUP % Habiliteringstjenesten NA St Olav Driftsservice % Renhold % Mat og Cafe % Transport og sikkerhet % Allmenn Teknikk % St Olavs Hospital % Somatikk totalt % PH totalt % i timer = differanse i timer mellom summene for de første tertialer av henholdsvis 7 og 8 % = differanse i prosent mellom summene for de første tertialer av henholdsvis 7 og 8

10 Mertid i timer yrkesgrupper Sum 6 Sum 7 Sum 7 1/1-31/8 Sum 8 1/1-31/8 i timer % Bioingeniører % Ergoterapeuter % Fysioterapeuter % Sosionomer % Psykologer % Radiografer % Stråleterapeuter % Adm.- og kontorpersonell % Annet pas.rettet arbeid % Hjelpepleiere/ barnepleiere % Leger % Assistenter (service/drift) % Teknisk personell % Jordmødre % Sykepleiere % Alle stillinger % Innleie av vikarer fra byrå i kroner Sum 6 Sum 7 Sum 7 Sum 8 i kroner % Klinikk for anestesi og akuttmed % Klinikk for bildediagnostikk % Klinikk for hjertemedisin % Klinikk for hjerte og lungekirurgi % Medisinsk klinikk % Klinikk for kreft og hudsykdommer % Klinikk for ØNH, kjeve og øyesykd % Nevroklinikken % Klinikk for lunge og arbeidsmedisin % Kirurgisk klinikk % Klinikk for ortopedi og revmatologi % Barne- og ungdomsklinikken % Kvinneklinikken % Klinikk for fys. med. og rehab NA Totalt somatiske avdelinger % Røros sykehus % Laboratoriemedisinsk klinikk % Strategisk stab NA Divisjon PH % Østmarka NA Tiller DPS % Leistad DPS NA Orkdal DPS % Totalt St Olavs Hospital % i timer = differanse i kroner mellom summene for de første tertialer av henholdsvis 7 og 8 % = differanse i prosent mellom summene for de første tertialer av henholdsvis 7 og 8

11 4. AVVIKSMELDINGER Skademeldinger somatikken Hvordan skadet 1. kvartal. kvartal 3. kvartal Beregnet 1. og. tertial 8 Beregnet 1. og. tertial 7 Angrepet av pasient Fall Slag/støt mot gjenstand Skarp gjenstand Løft Splinter Klemskade 1 1 Kjemikalier Annet Skadens art 1. kvartal. kvartal 3. kvartal Beregnet 1. og. tertial 8 Beregnet 1. og. tertial 7 Sårskade Bløtdelsskade uten sår Forstuing/vridning Brudd Etseskade 4 4 Annet Skadet kroppsdel 1. kvartal. kvartal 3. kvartal Beregnet 1. og. tertial 8 Beregnet 1. og. tertial 7 Fingre Hode/hals Rygg Øyne Tenner 1 1 Skulder/arm Hånd/håndledd Hofte/ben/knær/føtter Annet kvartal. kvartal 3. kvartal Beregnet 1. og. tertial 8 Beregnet 1. og. tertial 7 Legebehandlet u/sykmelding Legebehandlet m/sykmelding Nestenuhell 13 Meldinger totalt

12 Meldte mulige blodsmitteuhell (dvs. stikk/sprut/bitt) Sted Antall Utvidet oppfølging 1. kvartal. kvartal 3. kvartal Beregnet Beregnet 1. pga høy 1. og. og. tertial - tertial -8 7 risiko (beregnet) OSS PH Øya ( i -7) Skademeldinger Psykisk helsevern Arbeidsted Antall skjema Debriefet Følte truet Psyk reak Medf angst Smerte over 1 m Synlig skade Behov legebeh AFFU 1 Brøset Post A Brøset Post B Brøset post F Brøset Tekn./merkantilt pers BUP Haukåsen Post Haukåsen Post Leistad BoB 1 Tiller BoB Tiller DPS 1 1 Østmarka Post Østmarka Post Østmarka Post Østmarka Post Østmarka Post Østmarka Post 5/alderspsyk Østmarka Post Østmarka Post Østmarka post A Østmarka Post A Totalt Skademeldinger Psykisk helsevern Arbeidsted Antall skjema Debriefet Følte truet Psyk reak Medf angst Smerte over 1 min Synlig skade Behov legebeh Brøset Post A Brøset Post B Brøset Post C Brøset post F BUP Spesialpost Østm Tiller DPS Østmarka Post Østmarka Post 5/alderspsyk Østmarka Post Østmarka post A

13 Østmarka Post A Østmarka post A Østmarka Post A Totalt

14 5. INTERNE REVISJONER OG KONTROLL Omfang Revidert Intern revisjon Avvik Intern revisjon Merknad Kontroll 1. El-sikkerhet: Røros sykehus - - Utført Oppfølging av avvik etter tilsyn fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Gjennomføring av kontroll.. Elektroteknisk personell: Dokumentasjon innen systematisk opplæring av elektroteknisk personell. Dokumentrevisjon Allmen teknikk 1 3. Elektromedisinsk utstyr: dokumentasjon innen systematisk opplæring av alle leger og sykepleiere innen elektromedisinsk utstyr. Dokumentrevisjon Kirurgisk klinikk Klinikk for hjerte- og lungekirurgi Stoffkartotek og risikovurdering av kjemikalier: Lab. Orkdal St. Olav Driftsservice-Brøset Oppbygging og ajourføring av stoffkartoteket, opplæring og implementering. Risikovurdering av kjemikaliebruken. Kirurgisk klinikk 1 5. Oppfølging og rapportering i HMSarbeidet: Dokumentasjon innen systematisk HMSarbeid/rapportering i HMS/kvalitetsgrupper og i møter på enhetsnivå. Dokumentrevisjon Klinikk for anestesi og akuttmedisin Barn- og ungdomsklinikken Laboratoriemedisinsk klinikk Medisinsk klinikk Klinikk for hjertemedisin Kirurgisk klinikk Klinikk for ortopedi og revmatologi Kvinneklinikken Klinikk for bildediagnostikk Divisjon Psykisk helsevern