Saksfremlegg Dato Saksbehandler Direkte telefon Vår referanse Arkivkode 24.02.11 Runar Nygård Resultat- og investeringsbudsjett 2011 Saksnr. Møtedato Styret ved Vestre Viken HF 016/2011 03.03.2011 Ingress I saken fremlegges saldert resultatbudsjett 2011 i samsvar med eiers resultatkrav og forslag til investeringsbudsjett for Vestre Viken i 2011. Saken bygger på forutsetninger som fremkom i sak om økonomisk langtidsplan sak 110/2010 og Budsjett og Mål 2011 sak 145/2010. Forslag til vedtak 1. Plan og tiltak som sikrer et driftsresultat i balanse for 2011 i tillegg til strategi for å sikre samsvar med eiers krav på 71 MNOK godkjennes av styret. 2. De skisserte strategier blir konkretisert i planer som forelegges styret snarest mulig, og senest innen styrets møte i juni 2011. 3. Administrerende direktør gis fullmakt til gjennomføring av investeringer på et nivå som tilsvarer drift i balanse med tilbakehold av en buffer på10 MNOK. 4. Styret uttrykker bekymring for usikkerheten i samband med overtakelse av oppgaver fra Oslo Universitetssykehus HF (OUS). Styret tiltrer administrerende direktørs anbefaling om at det sikres nødvendige likviditet før iverksettelse av investeringer til utvidet øye og nyfødt intensiv avdelingene. Styret presiserer at det legger til grunn at VVHF er forpliktet på å opprettholde og gjennomføre prosjekteringen med iverksettelse av de to aktuelle prosjekter. Det presiseres at frigjort likviditet i form av realisert positivt resultat, salg av bygg eller annen tilleggslikviditet skal prioriteres slik at overtakelsen primært kan gjennomføres i henhold til avtale med OUS, sekundært i løpet av 2012. Styret ber spesielt om at AD tar opp forholdet med eier med sikte på opprettholde avtalt fremdrift. Drammen, Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Vestre Viken HF Postadresse: Telefon: 32 86 11 00 www.vestreviken.no Beøskadresse: c/o Sykehuset Buskerud HF Telefaks: postmottak@sb-hf.no Grønland 32 B Drammen 3004 Drammen Org.nr.: 894 166 762 Bankgiro:
2 Innholdsfortegnelse Avsnitt Side Forslag til vedtak 1 Bakgrunn 3 Korrigert utfordringsbilde 3 Omstillingsutfordring og rammer 4 Omstillingstiltakene 4 Profil og foreløpig risikovurdering av omstillingstiltakene 5 Tiltak for å redusere risiko 8 Investeringer 2011 11 Salg av bygg 13 Hovedstadsprosess investeringer 14 Risikoanalyse 16 Administrerende direktørs vurderinger 16 Konklusjon 17 Trykte vedlegg Vedlegg 1: Tiltakskategorisering og tiltaksoppfølging 2011 Vedlegg 2: Mandat for omstilling somatiske sykehus Drammen Vedlegg 3: Mandat for omstilling somatiske sykehus Ringerike Vedlegg 4: Mandat for omstilling innenfor psykisk helse og rus Vedlegg 5: Retningslinjer for stillingsutvalg Vestre Viken Vedlegg 6: Lønnspolicy ledere Vedlegg 7: Omstillingsutvalg Vedlegg 8: Mandat for omstilling somatiske sykehus Bærum (ettersendes) Vedlegg 9: Mandat for omstilling somatiske sykehus Kongsberg (ettersendes)
3 Bakgrunn I sak 145/2010, Budsjett og Mål, ble det fattet følgende vedtak; 1. Styret for Vestre Viken HF legger til grunn at administrerende direktør fremlegger en plan til styremøtet i februar 2011 som sikrer et positivt resultat i samsvar med eiers krav på 71 MNOK. Med forbehold om dette, godkjennes det fremlagt budsjett som sikrer et resultat i balanse for 2011. 2. Helseforetaket står overfor betydelige økonomiske utfordringer også i 2011, og det legges til grunn at en for 2011 vil ha fokus på økonomisk kontroll, for å sikre framtidig handlefrihet og økonomisk bæreevne. 3. Styret legger til grunn at de overordnede prioriteringene for 2010 reflekteres i arbeidet med tiltak og handlingsplaner på virksomheten i 2011 slik at omstillingsprosessen som er beskrevet foretas i henhold til vedtatte prinsipper for god bruker og medarbeider medvirkning 4. Det presiseres fra styret at det må legges stor vekt på god involvering med kommunene i Vestre Viken som berøres av de endringer som foreslås i omstillingen. 5. Styret ber administrerende direktør om å sikre gjennomføring av investeringer på et nivå som minimum tilsvarer drift i balanse. Det er en forutsetning at midler avsatt av eier i samband med mottak av virksomhet fra Oslo Universitetssykehus og Akershus Universitetssykehus uavkortet anvendes til investeringer som sikrer overtakelsene. Styret ber samtidig om at likviditet som frigjøres i samband med gjennomføring av de skisserte omstillinger disponeres med sikte på styrking av investeringsrammen i foretaket. 6. Styret legger til grunn at aktivitetsvekst i planperioden i størst mulig grad tas ut gjennom effektivisering av driften. Administrerende direktør (AD) legger med dette frem forslag til plan og strategi for omstilling med fordeling av rammer for klinikkvise budsjetter i samsvar med eiers resultatkrav. Korrigert utfordringsbilde I styresak 145/2010, Budsjett og Mål 2011, er det lagt til grunn et samlet utfordringsbilde på 90 MNOK for å komme ut med et resultat i balanse, dvs et null resultat. Regnskap 2010 viser et resultatavvik på 158 MNOK. Det økonomiske utfordringsbilde har som følge av resultat 2010 forverret seg med 60 MNOK. Dette betyr at et budsjett som skal tilfredsstille eiers resultatkrav for 2011 på + 70 MNOK medfører behov for omstillingstiltak i Vestre Viken på 220 MNOK. Resultatkrav 2011 Vestre Viken HF (Investeringer) Utfordringsbilde styresak 145/2010 for resultat i balanse Økt utfordring som følge av resultat 2010 Utfordringsbilde 2011 70 MNOK 90 MNOK 60 MNOK 220 MNOK
4 Omstillingsutfordring og rammer Rammer Somatikk PHR Stab /Støtte Total Ramme før tiltak 3 274 1 351 905 5 530 Sum tiltak 146 34 40 220 Relativ belastning omstilling 1,1 0,6 1,1 1,0 Relativ andel av omstillingsutfordringen Omstillingsutfordringer er fordelt slik at samlet innsparingskrav er om lag likt innen stab/fellestjenester og somatikk. Det er lagt til grunn en viss skjerming av psykisk helse og rus, PHR. Rammer som knytter seg til Gjestepasientkostnader og IKT er holdt utenfor vurderinger av omstillingsutfordringene over. Omstillingstiltakene 90 mill fordelt og innarbeidet høsten 2010 Omstillingstiltakene som er drøftet kategoriseres som følger - Reduksjon i årsverk - Aktivitetsvekst - Overgang fra døgn til dag - Omlegging av psykisk helse og rus, ref styresak 145/2010 - Ferieavvikling - Variabel lønn - Generell effektivisering, - Korreksjon for kjente driftsutfordringer 2010* Tiltakene er innarbeidet i de klinikkvise driftsbudsjettene og medtatt i driftsavtalene inngått med klinikkene. For nærmere spesifisering vises det til vedlegg 1 til saken. * Analyser utført i samarbeid med HSØ-RHF sin analyseavdeling indikerer gevinst på om lag 30 MNOK i 2011 målt mot 2010 Økt utfordring resultat 2010, 60 mill, og sparing til investeringer 70 MNOK For å møte de samlede utfordringer og sikre resultat i tråd med styringskrav har Administrerende direktør fordelt det totale salderingsbehovet til klinikker og staber i egen prosess. Kravene er saldert inn i de enkelte budsjettene og inngår i driftsavtalene med klinikkene. De viktigste tiltakene er fokuset på - Gjennomføring av lederutviklingsprogram uten bruk av eksterne tjenester - Vaktsamarbeid - Reduksjon i årsverk - Etablering av prosjekter med sikte på å endre behandlingsforløp slik at driften kan legges om til økt dag/poliklinikkbehandling, fra sommeren 2011. Dette medfører krav om reduksjon av somatiske døgnsenger bl a ved etablering av en observasjonspost, økt bruk av pasienthotell, etablering av sammedagsinnleggelse (SDI-enhet) og andre tiltak for reduksjon av liggedøgn i døgnsenger. (Se vedlegg 2,3 og utrykte vedlegg) - Gjennomgang, strukturering og standardisering av avtaler med eksterne leverandører
5 Erfaringer viser at det er krevende å sikre full realisering av alle tiltak. For å sikre måloppnåelse har derfor AD vedtatt innstramminger innen HR området, herunder lønnspolicy, se vedlegg 7, som reduserer lønnsvekst for ledere samt reduserer lederes fullmakter til å fastsette lønn. Det er reetablert stillingsutvalg, se vedlegg 6, med ukentlig møter. Utvalget begrenser fullmaktene til ansettelser i linjen. I samband med ferieavvikling er det drøftet og vedtatt hovedprinsipp om 12 ukers ferieavvikling i 2011. Dette implementeres i tråd med anbefalte ferieavviklingsmetoder som eier la til grunn i HSØ RHF sitt direktørmøte 25.3.2010, sak 026/2010. Tiltaket har flere formål, herunder reduksjon av vikarbruk. Med god gjennomføring gir det også styrket mulighet for reduksjon av feriehalen som VV HF opplevde høsten 2010. Det er iverksatt en gjennomgang for å vurdere situasjonen med hensyn til utskrivningsklare pasienter. I løpet av 2010 har dette vist seg å være en økende utfordring, særlig ved Bærum Sykehus. AD har med bakgrunn i dette sendt brev til de berørte kommuner hvor det henstilles om samarbeid for å finne frem til snarlige løsninger som bedrer situasjonen. Utskrivingspraksis inngår også som del av arbeidet i de prosjekter som er nedsatt i samband med overgang til dag og poliklinikk nevnt over. AD vil foreslå et nærmere samarbeid med kommunene hvor også VVHF sin bygningsmasse kan inngå som del av de mulige lokaliseringer. En samordning med hensyn på en felles og effektiv ressursplanlegging vil tilstrebes. Dette med sikte på en kvalitetsmessig og trygg behandling av de utskrivningsklare pasientene, for å unngå unødige forflyttinger og reinnleggelse. Det vises til ytterligere vurderinger herunder tiltak og risiko mht måloppnåelse i det videre. Profil og risikovurdering av omstillingstiltakene For å sikre drift i tråd med eiers styringsmål er det avgjørende med standardisering av klinisk virksomhet i hele Vestre Viken. Det er derfor lagt til grunn følgende prinsipper for drift: Sikre likeverdige helsetjenester Prioriteringsveiledere - riktigere prioritering Økt andel dag/poliklinikk behandling Sammedagsinnleggelse (SDI) Kirurgisk elektiv virksomhet Standardisere pasientforløp med store volum Sikre tilstrekkelig legekompetanse i mottak Sikre at vår kliniske virksomhet er basert på kunnskapsbasert praksis Grafisk kan tiltakene og strategi for å sikre budsjett i tråd med eiers krav fremstilles som under.
6 Tiltak del 1 og del 2 SALG EIENDOM TILTAK DEL 1 UTARBEIDET 90 MILL (Styresak 123/2010) NORMALISERT DRIFT OG KLINIKKVISE TILTAK TILTAK DEL 2 SE EGNE MANDAT VEDLAGT SAKEN 80 MILL MØTE FAGLIG STANDARDER SOMATIKKEN Fra Døgn til Dag og poliklinikk TILTAK DEL 2 - SE EGET MANDAT VEDLAGT SAKEN 17 MILL KLINIKK FOR PSYKISK HELSEVERN OG RUS TILTAK DEL 2 TILTAK ER I HOVEDSAK KONKRETISERT 33 MiLL MEDISINSKE OG IKKE MEDISINSKE STØTTETJENESTER Tiltak under del 1 er utarbeidet og konkretisert i budsjettprosessen høsten 2010. Risikovurderingen her gir foreløpig en realiseringsgrad i 2011 på 75 %. Det arbeides fortløpende med å øke realiseringsgraden gjennom ytterligere konkretisering og kvalitetssikring av iverksatte tiltak. Det vises til vedlegg 1, med en mer detaljert oversikt over tiltak. Tiltak del 2 for somatisk virksomheter er beskrevet i vedlagte mandat for enkeltprosjekter ved de 4 somatiske sykehusene, vedlegg 2 og 3. Prosjektene tar sikte på å endre behandlingsforløp slik at driften kan legges om til økt dag/poliklinikkbehandling, fra sommeren 2011. Dette medfører krav om reduksjon av somatiske døgnsenger bl a ved etablering av observasjonspost, økt bruk av pasienthotell, etablering av sammedagsinnleggelse (SDI-enhet) og andre tiltak for reduksjon av liggedøgn i døgnsenger. Det vises for øvrig til mandatene for detaljer i arbeidet som skal gjennomføres. Mandatene for Kongsberg og Bærum Sykehus er ferdigstilt i løpet av 2. mars 2011og vil derfor foreligge som utrykte vedlegg 3. mars. Risikovurderingen her gir en foreløpig realiseringsgrad i 2011 på 50 %. Tiltak del 2 for Klinikk for psykisk helsevern og rus (PHR)er beskrevet i eget mandat vedlagt saken. Tiltakene legger til grunn utredning av forslag om å samle behandlingstilbud på færre steder, eller endre behandlingsforløp slik at driften kan legges om til økt dag/poliklinikkbehandling og fra områdefunksjon til lokalsykehusfunksjoner. Forsalg til løsning fremlegges til styringsgruppen i PHR fortløpende i løpet av våren 2011. Risikovurderingen her gir foreløpig en realiseringsgrad på 80 %. Tiltak del 2 for medisinske og ikke medisinske støttetjenester er i hovedsak konkretisert og er vurdert å gi en realiseringsgrad på 90 %. Det vises til vedlegg 5 med oversikt over konkretiserte tiltak her.
7 Risikovurdering realiseringsgrad omstillingstiltak 2011 TILTAK MNOK Tiltak Risiko for manglende realisering % Realisert MNOK Risiko manglende realisering MNOK Del 1 Styresak 123/2010 90 25 % 68 23 Del 2 Somatikk 80 50 % 40 40 Del 2 Psykisk helsevern og Rus 17 25 % 13 4 Del 2 Medisinske og ikke medisinske støttetjenster 33 10 % 30 3 TOTAL 220 68 % 150 70 Tiltakene er vurdert til å kunne gi en realiseringsgrad på samlet 68 %, noe som vil gi et negativt avvik i forhold til resultatkravet på 70 MNOK. Risikovurderingen over gir et positivt resultat på 1 mill kr. Resultatkrav +71 Risiko for avvik -70 Resultat +1 Øvrig risikovurdering budsjett 2011 Følgende risikoområder er kjent: 1. Risiko knyttet til gjestepasientkostnader, spesielt i-fm Hovedstadsprosessen og endringer i pasientstrømmer. 2. Risiko for svekket ISF inntekter og DRG-produksjon pga av lavere aktivitet enn budsjettert, og/eller knyttet til endringer i DRG-vekter i 2011 (grouper effekt) 3. Risiko for at likviditetssituasjon forverres og gir økte finanskostnader 4. Risiko for at VV HF ikke har evne til å foreta nødvendig investeringer. Dette kan også medføre økonomiske konsekvenser for driftsopplegget. 5. Risiko knyttet til ny refusjonsordning og kostnader for dyre biologisk legemidler På bakgrunn av ovenstående risikovurderinger i budsjettet for 2011 har administrerende direktør vurdert behovet for å iverksette ytterligere kompenserende tiltak for å redusere risiko. AD vil også legge til grunn risikovurderingene ved utarbeidelse av foretakets investeringsnivå i 2011. Risikovurderingen tilsier et marginalt investeringsnivå for 2011. Se nærmere under eget punkt for investeringsbudsjett 2011. Tiltak for å redusere risiko. Stillingsstopp Selektiv stillingsstopp er iverksatt med virkning fra uke 8. I den forbindelse er det opprettet et stillingsutvalg som er et administrativt utvalg for godkjenning av utlysning av alle stillinger i Vestre Viken HF. Formålet med stillingsutvalget er å få økt kontroll med bemanningsutviklingen som en del av helseforetakets behov for omstilling og budsjettbalanse, og i tillegg ha full oversikt over ledige stillinger til enhver tid. Stillingsutvalget rapporterer ledige stillinger til omstillingsutvalget som på denne måten gjøres kjent med de stillingsmuligheter som finnes på tvers av foretaket, ved behov for omplassering av overtallige medarbeidere. Stillingsutvalgets mandat Alle nyopprettede og ledige stillinger skal godkjennes i stillingsutvalget før de lyses ut.
8 Forlengelser og utvidelse av stillingsandeler innenfor arbeidstakers nåværende stilling skal også godkjennes av stillingsutvalget. Bruken av timelønnede og ekstravakter omfattes ikke direkte av stillingsutvalgets mandat, men det forutsettes at udekket arbeidskraftbehov dekkes på billigste måte. Ledelsen vil overvåke sammenhengen mellom fast og variabel lønn, samt innleie av arbeidskraft for å sikre en reell reduksjon i totalt antall årsverk. Stillingsutvalget er organisert som et administrativt oppfølgingssystem. Stillingsutvalgets leder rapporterer til viseadministrerende direktør. Lønnskostnader per årsverk (uten pensjonskostn.) i 1000 NOK 2009 og 2010 600 500 400 440 441 373 501 438 457 432 454 442 300 200 100 0 2009 2010 kr per årsverk MNOK Effekt mot BG SHF 14000 93 Effekt mot beste praksis 22000 147 Det fremgår av tabellen at Vestre Viken har hatt en vekst i lønnskostnader pr årsverk i 2010 på 5 %. Dette er 1,5 % utover lønnsveksten nasjonalt. Datakilde: ØBAK og uttrekket fra Proclarity - 18 - Lønnsutvikling for ledere i 2011 AD har i forbindelse med foretakets behov for å ha kontroll på lønnsutviklingen samt vurdere fullmakt for ledere til å fastsette lønn funnet behov for å fastsette en ny lønnspolicy i Vestre Viken HF. Det er iverksatt et arbeid for å se på lønnsspenn for stillinger i Vestre Viken HF herunder lønnsspenn for lederstillinger og stabsstillinger. AD legger til grunn følgende for lønnsutvikling for ledere i 2011: Lederstillinger på nivå 2: Dagens lønnsnivå fryses i 2011, dette ble også gjennomført høsten 2010 med virkning for 2010 Lederstillinger på nivå 3: Dagens lønnsnivå fryses i 2011
9 Lederstillinger på nivå 4: De fleste av disse stillingene er ikke unntatt fra overenskomstens bestemmelser om lønn og vil måtte følge resultatet av tariffopgjøret. Lederstillinger som er unntatt må vurderes individuelt. Ferieavvikling 2011 Direktørmøtet i Helse Sør Høst behandlet i møte 25.3.2010 sak 026-2010: Sommerferieavvikling 2010. Saken tok utgangspunkt i evalueringen i 2009. Denne evalueringen bygget på innspill fra alle helseforetakene og ble utarbeidet i samarbeid med HR-direktørene i Helse Sør-Øst. Hovedmålet med sommerferieavviklingen er å sikre at ansatte får avviklet sin årlige hovedferie i tråd med ferieloven samtidig som nødvendig drift opprettholdes. Situasjonen i Helse Sør-Øst i 2009 var at bare ca. 70 % av den totale ferieavviklingen ble gjennomført i perioden juni-august. Dette ble vurdert som uheldig ut fra ferielovens formål. I tillegg hadde det konsekvenser for arbeidsgivers kostnader. Ved å øke ferieuttaket i sommerperioden ville det samlede bemanningsnivå på årsbasis kunne tas ned. Det er fra Helse Sør-Øst anbefalt at foretakene fremover fokuser på følgende tiltaksområder: - Sekvensiell planlegging av ferie for yrkesgrupper - Bedre allokering av ressurser mellom enheter i sommerferieperioden - Økt grad av sommerstengning - Utvidelse av sommerferieperioden til inntil 12 uker (dersom dette er nødvendig for å sikre tilstrekkelig kvalifisert bemanning) - Sikre sluttdato i arbeidsavtaler Prinsippene er vedtatt og drøftet i VV HF. Oppfølgingsregime 2011 For å sikre at systemene og rutinene for å ha god styring og kontroll er etablert, etterleves og fungerer som forutsatt, må prosessene for systematisk og løpende oppfølging i Vestre Viken HF forbedres i 2011. Dette oppnås gjennom: Løpende oppfølging av om tiltak for å ha styring og kontroll virker som forutsatt Frittstående evalueringer Løpende oppfølging Løpende oppfølging skjer som en integrert del av driften og inngår i den daglige ledelse som en del av den helhetlige overvåkningsfunksjonen. Oppfølgingen er integrert med andre handlinger som ansatte gjør når de utfører sine oppgaver. Eksempler på løpende oppfølging i Vestre Viken er: Ledelsesrapportering Controlling av økonomiområdet. Det arbeides med å forbedre rutinene i forbindelse med månedsavslutning for å øke kvaliteten i regnskapsinformasjon og estimatvurderinger -
10 styringsfart. Det er også iverksatt et arbeid for å øke kvaliteten i økonomioppfølgingen gjennom etablering av prognose- og analyseverktøy. Monitorering av pasientbehandlingen Resultater fra systemkontroller som gir kontinuerlig overvåking (av fristbrudd) Analyse av melde- og avviksrapportering med henblikk på røde lys AD legger til grunn at oppfølgingsaktiviteter skal bidra som en positiv støtte for ledere og medarbeidere på ulike nivå. Det etableres følgende oppfølgingsregime for de ulike ledernivåene i 2011: 1. AD vil gjennomføre månedlige møter med alle klinikkdirektørene(nivå 2). Fokus vil være resultater i forhold til inngåtte driftsavtaler. Se vedlagt eksempel på driftsavtale, vedlegg 7. Oppfølgingsmøtene vil ha fokus på avvik i planlagte omstillingstiltak, prognose- og styringsfart, aktivitetsutvikling, kvalitet og utvikling i årsverk. Fokuset skal nå endres fra avviksforklaring til avvikshåndtering. 2. Klinikkdirektør gjennomfører månedlige oppfølgingsmøter med avdelingssjefene (Nivå 3). 3. Avdelingssjefene gjennomfører månedlige oppfølgingsmøter med seksjonsledere(nivå 4) Frittstående evalueringer og strammere oppfølging vil bli iverksatt Hvis avvik fra plan eller fastsatte mål- og resultatkrav som fanges opp, ikke korrigeres gjennom kompenserende tiltak av lederlinja vil det bli vurdert særskilte tiltak. Årsverksutviklingen vil bli overvåket nøye. Dette gjelder både for fast og variabel lønn. Det er forventet at alle klinikker i Vestre Viken kan vise til en nedgang i årsverkene i løpet av 2011. Økning i årsverk vil bli gjort gjenstand for særskilte vurderinger og analyser. Det gjøres oppmerksom på at effektivisering i Klinikk for Intern Service nødvendiggjør en større grad av fokus på øvrige driftskostnader dersom tiltakene skal sikre ønskede resultatmessig effekter. Her foretas en betydelig gjennomgang av eksterne leverandøravtaler med sikte på standardisering, forenkling og innsparing. Omstillingsutvalg i Vestre Viken HF For å sikre at omstillingsprosessene gjennomføres på en god og riktig måte måte for de ansatte opprettes en sentralt omstillingsutvalg. Sentralt omstillingsutvalg er ikke omtalt i retningslinjer for omstilling. AD har derfor valgt å definere utvalgets mandat og grensen mellom Omstillingsutvalgets og linjeleders oppgaver i prosessen. Deltakere i omstillingsutvalget er: VAD HR sjef Sekretær stillingsutvalget 1 spesialrådgivere HR 1 spesialrådgiver HMS- arbeidsmiljø 2 foretakstillitsvalgte Foretakshovedverneombud
11 Formål til omstillingsutvalget er: Sikre at omstillingsprosessene skjer i henhold til retningslinjer, lov og avtaler. Være et ressursutvalg for ledere og ansatte. Tydeliggjøre omstillingsprosessen. Avklare oppgaver og ansvar, hvem gjør hva. Hovedoppgaver: Utarbeide forslag til gjennomføringsplan for omstillingen herunder hvem som er ansvarlig for de ulike arbeidsoppgavene i prosessen. Utarbeide forslag til bruk av virkemidler. Ha oversikt over alle ledige stillinger i Vestre Viken HF. Ha oversikt over omstilte arbeidstakere i Vestre Viken HF, innrapportert fra klinikkene. Bistå linjelederne og håndtere løpende problemstillinger knyttet til omstillingsprosessen Bistå linjeledere med å identifisere annet passende arbeid i Vestre Viken HF, og på tvers av klinikkene Fullmakter til leder av utvalget: Fullmakt til å innplassere i ledig stilling i Vestre Viken HF dersom kvalifisert for stillingen Fullmakt til å benytte aktuelle virkemidler som er besluttet for denne prosessen Investeringer 2011 I samband med fremleggelse av ØLP 2011-2014 ble det lagt til grunn at det i planperioden skal gjennomføres heving av tilstandsgrader i bygningsmassen som etablerer et forsvarlig kvalitetsmessig nivå. Strakstiltak for ambulansepark, og i tillegg behov for styrking av MTU ble påpekt som kritiske suksessfaktorer. For 2011 er det likevel slik som det fremkommer av styrets vedtak i sak 110-2010 at investeringer er avhengig av foretakets evne til å skape overskudd i driften. Forhold relatert til investeringsmidler 2010 Den samlede vurdering av tilgjengelig investeringslikviditet for 2010 viser at Vestre Viken HF hadde et merforbruk utover tilgjengelig likviditet på om lag 20 MNOK. Dette påvirker samlede likvide rammer i VVHF negativt tilsvarende ved inngangen til 2011 og belaster kortsiktig gjeld. Finansielt grunnlag for investeringer 2011 I styresak 145/2010, Budsjett og Mål, vedtatt på styremøte 20.12.2010 ble det anslått et finansielt grunnlag for investeringer for 2011 slik: Tekst MNOK Investeringslikviditet ved driftsbudsjett i balanse 92 Ny investeringslikviditet bevilget av eier til hovedstadsprosessen 50 Beregnet overføring av investeringslikviditet, andel av bevilgning fra 2010 20 Salg av bygg (Netto fratrukket behov som utløses av salg) 50-90 Sum 212-252
12 På grunn av betydelig økonomisk risiko i driftsbudsjettet for 2011 har AD valgt å legge til grunn følgende som finansielt grunnlag for investeringer i 2011 basert på et resultat i balanse. Tekst MNOK Investeringslikviditet ved driftsbudsjett i balanse 95 Investeringslikvidtet beregnet overført til sykehuspartner - 7 Investeringslikviditet hovedstadsprosess 2011 93 Salg av bygg, vurdert som sikkert 15 Total investertingslikviditet ved drift i balanse 196 Investeringsinnretning for 2011 legges til grunn som følger: Tekst MNOK Investeringslikviditet hovedstadsprosess 2011 93 Restlikviditet til hovedstadsprosess og øvrige investeringer, inkl salg 103 eiendom I styresak 145/2010 fremgikk det kartlagte investeringsbehovet i Vestre Viken som følger: Tekst MNOK Nybygg og oppgradering av bygg 239 Medisinteknisk utstyr 304 Ambulanser 14 Annet 33 Total 590 Som det fremkommer er det en betydelig utfordring å møte de beregnede investeringsbehov. Under fremkommer ADs vurdering av hvorledes arbeidet med investeringer anbefales ivaretatt basert på ett nullresultat for 2011. Risikobuffer 10 MNOK inntil 1. juli 2011 For å redusere likviditetsrisiko i budsjett avventes oppstart av investeringer for siste 10 MNOK.. Målet er å skape en trygghet for å håndtere de områdene som viser seg å være mest krevende i løpet av året. Frigjøring av midler vil både være styrt av at Vestre Viken samlet har et resultat i balanse og finansiering som skapes ved avhending av bygg. Videre at de strategier som er lagt til grunn for å sikre et nødvendig investeringsnivå lar seg realisere tilfredsstillende. Investeringsnivå 2011 drift - 78 MNOK AD finner det nødvendig å etablere et investeringsregime for 2011 som legger til grunn foretakets finansielle evne og økonomiske risiko. Dette medfører at det i denne omgang avsettes 70 MNOK hvorav: - 50 MNOK settes av til erstatninger innen MTU og byggområdet samt nødvendige investeringer for å muliggjøre salg av bygg og gjennomføring av forprosjekteringer hvorav 5 mill kr til nytt sykehusbygg i Drammen - 10 MNOK settes av til kjøp av nye ambulansebiler - 10 MNOK settes av til behandlingshjelpemidler - 8 MNOK settes av for å sikre nødvendige investeringer i omstillingsprosjekter Investeringsnivå hovedstadsprosessen 2011 93 MNOK + salg eiendom 15 MNOK Omstillinger som følge av hovedstadsprosessen gjennomføres innenfor en ramme av totalt 93,2 MNOK, hvorav 43,2 er overførte midler fra 2010. Investeringsmidler knyttet til hovedstadsprosessen er øremerkede midler som er gitt godkjenning på av eier uavhengig av
13 foretakets økonomiske status. Utover dette legges det opp til at inntil 15 MNOK fra realiserte salg av bygg tilføres investeringsprosjekter i hovedstadsprosessen, se nærmere om salg av bygg under. Det kan ikke iverksettes forpliktelser ut over denne rammen før man har fått stabilisert den økonomiske driften i foretaket og har god oversikt over eventuelle gevinster som følge av salg av eksisterende bygningsmasse med likviditetsmessig effekt fra 2012. Se nærmere om finansiell plan for gjennomføring av hovedstadsprosess under. Ikke disponerte investeringsmidler brekkasje MTU /Bygg På grunn av at det er en betydelig mangel på investeringsmidler har AD besluttet at direktør i klinikk for intern service og direktør for økonomi og finans skal saksbehandle investeringer til drift og fremlegge løpende anbefaling til ledergruppen for de investeringer som prioriteres. Dette betyr at det ikke kan foretas disponeringer midler avsatt uten forankring i ledergruppen. Salg av bygg Tabellen viser vurdering av når hvert objekt kan være solgt, når oppgjør kan være mottatt samt risiko vurdert etter usikkerhet for om salg kan gjennomføres når det er forutsatt. Eiendom Oppstart Forventes Mulig Usikkerhet på tid Solgt Oppgjør Otto Blehrsvei 2010 Aug.2010 Feb.2011 Asker Ekeberglia 6 Sep. 2011 Okt. 2011 Bærum Hamang terrasse 83 2010 Jul. 2011 Sep. 2011 Bærum Bjerketun boligdel Jan. 2011 Nov. 2011 Des. 2011 Bærum Granheim, Jan. 2011 Feb.2011 Sep. 2011 gårdbestyrerboligen på Blakstad, Asker Heimdal, Jan. 2011 Juli 2011 Sep. 2011 tomannsbolig på Blakstad, Asker Tyrifjord Feb.2011 Sep. 2011 Okt. 2011 Vikersund, Modum BUP Lerberg, Feb.2011 Nov. 2011 Des. 2011 Hokksund, Ø. Eiker Fjellbrott behandlingshjem, N. Eiker Feb.2011 Nov. 2011 Des. 2011 Med utgangspunkt i tabellen bør det være rimelig sikkert at avhending av objektene som er merket grønt kan selges og innbringe oppgjør i 2011. Objektene som er merket rødt kan mest sannsynlig ikke skjøtes over til nye eiere før i 2012. Det arbeides videre med konkretisering av en salgsplan for bygg. Budsjettmessig er det lagt til grunn en netto likviditetseffekt på 15 MNOK. Det er ikke forutsatt noen regnskapsmessig resultateffekt som følge av salg av bygg i budsjett 2011.
14 Salg av bygg er utenfor AD sin fullmakt. Det vil fremlegges egen sak om fullmakt fra styret til AD i styrets møte 23. mars 2011. Fullmakt vil bes om for de bygg som på dette tidspunkt har en sannsynlighet for å kunne selges innen eller i løpet av sommeren 2011 Hovedstadsprosessen investeringer Det er avtalt følgende gjennomføringsplan i tid med OUS: Foreløpig tidsplan for overtakelse av funksjoner fra OUS: Foreløpig overtakelse av funksjoner fra OUS Allerede på plass Nefrologi og dialyse Patologi - obduksjoner 1. januar 2011 1. april 2011 1. juli 2011 1. sept. 2011 Pediatri store barn Behandlingshjelpemidler Nevrologi øhjelp Patologi Habilitering LAR (legemiddelassistert rehabilitering) Øre-nese-hals Nevrologi nye henvisninger dagbehandling og poliklinikk Kronikere, gradvis Mammascreening og brystkirurgi Hematologi Øye 1. januar 2012 Pediatri nyfødt BUP (barne- og ungdomspsykiatri) Fødselsomsorg (Oslokvinner, Fra Vestre Viken til OUS) Uavklart TBC-screening Prehospitale tjenester Eier har bevilget 100 MNOK for gjennomføring av overtakelsen fra OUS. Forprosjekter for alle berørte områder, er detaljert ut i perioden fra januar 2010 frem til i dag. Samlet er beregnet investeringsbehov etter prosjektene har levert utgjør om lag 186 MNOK. Dette kan fremstilles som følger: Pr prosjekt er de 186 MILL fordelt og beregnet som følger:
15 Oversikt pr mottaksprosjekt ved overføring fra Ahus og OUS pr 17.2 2011 Beløp i TNOK MTU BYGG SUM Område Total Forbruk Restbehov Total Forbruk Restbehov Total Forbruk Restbehov Hematologi 1 024 1 024 4 000 4 000 5 024-5 024 Mamma 7 325 5 625 1 700 9 300 500 8 800 16 625 6 125 10 500 Nefrologi 916 96 820 2 100 2 100 3 016 96 2 920 Nevrologi 2 767 619 2 148 2 700 500 2 200 5 467 1 119 4 348 Nyfødt Int 7 043 430 6 613 35 000 35 000 42 043 430 41 613 Patologi 4 257 3 757 500 2 860 1 660 1 200 7 117 5 417 1 700 Røntgen 9 300 9 300 9 300-9 300 Store Barn 3 380 3 017 363 16 000 2 500 13 500 19 380 5 517 13 863 ØNH 9 905 9 905 15 000 15 000 24 905-24 905 Øye 12 260 12 260 30 000 100 29 900 42 260 100 42 160 Behandlingshjelpemidler 4 100 2 500 1 600 4 100 2 500 1 600 BUPA 2 900 2 900 2 900-2 900 Habilitering 300 300 300-300 Ombygging ny CT 4 000 4 000 4 000-4 000 Total 58 177 13 544 44 633 128 260 7 760 120 500 186 437 21 304 165 133 Som det fremkommer av avtalen med Oslo, vist grafisk over, er tidspunkt for innfasing enten passert eller nært i tid. Utsettelse av enkelte av områdene som følge av manglende finansiell bæreevne vil derfor berøre av praktiske årsaker kun være mulig for de sistliggende prosjektene i tid. Dette er også avgjørende for å sikre OUS forutsigbarhet i samband med reduksjon av tilbudet her. Øye og nyfødt intensiv krever betydelige investeringer. Samlet krever disse to prosjektene investeringsmidler på om lag 84 MNOK, se tabell over. Ved utsettelse av disse vil alle øvrige prosjekter kunne gjennomføres i 2011, i tråd med de avtaler som er gjort med OUS. AD vil ta forholdet opp med HSØ RHF med sikte på styrking av likviditet i samband med gjennomføring av overtakelsen fra OUS. En forsinkelse av prosjektet kan pr i dag unngås/reduseres dersom eier har mulighet til å støtte dette. Uten en slik tilleggsfinansiering vil AD anbefale at disse to prosjektene først gjennomføres i 2012 eller på det tidspunkt hvor det er overveiende sannsynlig at det skapes en tilstrekkelig positiv likviditet fra driften i VV HF. For å sikre en gjennomføring som tar hensyn til den finansielle situasjonen legges følgende finansieringsplan til grunn: Tekst Beløp (MNOK) Behov finansiering alle prosjekter unntatt Øye og Nyfødt intensiv 102 Særskilt bevilgning fra eier 2010 og 2011 100 Andel av salg av eiendom 2011 (2 av 15 MNOK) 2 Sum investert pr 31.12.2011 102 Behov finansiering i 2012 Øye og Nyfødt intensiv 84 Andel av salg av eiendom 2011 (13 av 15 MNOK) 13 Salg av bygg 2012 60 Likviditet fra egne investeringsmidler 2012 11 Sum investert 2012 84 Sum investert totalt 186
Sannsynlighet 16 Risikoanalyse Vestre Viken Metodisk tilnærming: Alle klinikker har i sitt arbeid lagt til grunn samme metodiske modell ved vurdering av risiko og tiltaksarbeidet basert på de modeller som anvendes i samband med ledelsens gjennomgang. Samlet risiko fremkommer som et produkt av konsekvens ved manglende måloppnåelse og sannsynlighet for at det inntreffer. (Ytterpunktene er: Stor Konsekvens* Høy Sannsynlighet = 5*5; Lav Konsekvens * Lav Sannsynlighet = 1*1). Risikoanalysen under vises med basis i et positivt resultatmål på 70 mill 1 2 3 4 5 Svært stor 5 Stor Resultat 2011 - Drg grouper - Gjestepas. kost - Høykostmedisin - Realiseringsgrad tiltak - Aktivitetsnivå Investeringsnivå -MTU -Bygg 4 Moderat 3 Liten Omstilling hovedstadsprosess 2 Meget liten 1 Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens
17 Administrerende direktørs vurderinger: 2010 var et krevende endringsår i Vestre Viken HF. Både systemmessige og organisatoriske standardiseringer ble gjennomført i stort omfang. Det økonomiske resultatet og overføring av pasienter fra OUS, medfører en svært krevende styringssituasjon i 2011. Omstillinger i størrelsesorden 220 MNOK, vil medføre at flere av tiltakene som iverksettes kan få betydning for hvordan pasienttilbudet ser ut på kort sikt. Enkelte av tiltakene som vurderes er av en karakter som vil påvirke pasienttilbudet geografisk. I møte mellom styret og kommunene som inngår som har Kongsberg Sykehus som sitt lokalsykehus, ble det muntlig gitt informasjon om at det vil gjøres faglige eller økonomisk begrunnede driftsmessige tilpasninger. Dette skal kunne skje uten at det bør være i konflikt med styresak 007/2011. Det nevnes her spesielt at det vurderes en endring av tilbudet i bløtkirurgi i aksen Kongsberg/Drammen ved at akuttberedskapen innen bløtkirurgi samles i Drammen, mens planlagt bløtkirurgisk operativ virksomhet og poliklinisk virksomhet skjer begge steder. Det vurderes også om man kan forenkle andre parallelle spesialiserte vaktordninger. Tiltakene som det arbeides med basert på mandat pr sykehus i de somatiske klinikker, kan ha betydning for tilbudet på en slik måte at det er spesielt avgjørende med god samhandling med kommunene. Det pekes her spesielt på de utfordringer som knytter seg til utskrivingsklare pasienter. Det er sentralt for AD at styret stiller seg bak disse prosessene der disse er nødvendig for å sikre en drift i tråd med de krav som er pålagt VV HF. AD presiserer at tiltakene til enhver tid vil søkes avstemt med det sørge for ansvaret som foretaket skal ivareta. Endringer i pasienttilbudet vil konsekvensutredes, og søkes gjennomført så langt som mulig slik at tiltakene får varig effekt. Investeringsevnen til foretaket er presset av manglende fri likviditet. Det er avgjørende med en drift i balanse for å sikre et minimum av de investeringer som er nødvendige. AD tilrår å legge til grunn investeringer i 2011 uten hensyn til et positivt resultat. Dette vil bety at investeringer i løpende drift vil innrettes til erstatning av de driftsmidler som må skiftes i samband med utrangering. For bygg vil investeringer begrenses til kritisk vedlikehold og evt. pålegg fra myndigheter. For å sikre tempoet i overtakelse av pasienter fra Oslo Universitetssykehus HF, anbefales at salgsmidler fra bygg blir benyttet sammen med de øvrige dirkete bevilgede midler. Dette betyr likevel at to av avdelingene som omfattes av overføringsprosessen, øye og nyfødt intensiv, må utsettes noe dersom ikke eier har mulighet til å sikre en utvidet tilgang på likviditet i gjennomføringen. Iverksatte prosjekter som ikke er tilstrekkelig begrunnet i kritisk vedlikehold bygg eller underlag for nødvendig omstilling, vil måtte vurderes utsatt eller stoppet. Vurderinger må her gjøres løpende pr tilfelle, og også ses i sammenheng med de juridiske og økonomiske konsekvenser eventuelle stopp i prosjekter kan medføre før beslutning fattes. Konklusjon AD legger med dette frem et budsjett med eiers resultatkrav. Styret vil bli holdt løpende orientert om status i omstillingsarbeidet og realiseringsgrad på iverksatte tiltak. AD vil sikre at det legges oppe en forsvarlig prosess som sikrer god medvirkning med berørte kommuner. Det vil legges betydelig vekt på brukermedvirkning og medarbeidermedvirkning i arbeidet med gjennomføring av planene for budsjettåret.