HÅNDBOK For: Traineer, modulansvarlige, styremedlemmer, medlemsbedrifter og Trainee Innlandets daglige drivere Samt for: Interesserte, nysgjerrige, informasjonssøkende aktører utenfor Trainee Innlandet Håndbokas hensikt: Fortelle hva Trainee Innlandet er og hvordan det fungerer Beskrive prosessene i Trainee Innlandet Være støtte til aktørene 1
Innhold: 1. Om Trainee Innlandet... s. 3 2. Delprosesser a. Medlemskap... s. 4 b. Styrearbeid, styring og organisering... s. 5 c. Bestilling av moduler... s. 6 d. Markedsføring nye traineer... s. 7 e. Rekruttering... s. 8 f. Planlegging, gjennomføring og evaluering av moduler... s. 10 g. Kompetanseutvikling traineer... s. 13 h. Rekruttering til faste jobber... s. 13 i. Markedsføring av traineeordningen i Innlandet... s. 14 3. Roller, ansvar og forventninger... s. 15 4. Personalmessige forhold... s. 17 5. Informasjonskanaler og dokumentstruktur... s. 19 2
1. OM TRAINEE INNLANDET Trainee Innlandets hovedmål er: Å tiltrekke høyt kompetente unge mennesker til Innlandets arbeidsliv. Å beholde kompetansen i regionen. Trainee Innlandet er det første og største tverrfaglige, regionale traineeprogrammet i Norge. Programmet driftes gjennom et samvirkeforetak, og er et samarbeid mellom ulike bedrifter og næringsklynger i Hedmark og Oppland. Programmet har sitt utspring fra næringslivsnettverket Vikinglauget som ble etablert i forkant av OL på Lillehammer. Trainee Innlandet skiftet navn våren 2008 etter å ha rekruttert 10 kull under navnet Vikinglauget Trainee. Det har i dag ingen formell tilknytning til Vikinglauget. Fra starten har over100 traineer vært en del av ordningen og ca halvparten av disse er rekruttert til bedrifter i Hedmark og Oppland. Høsten 2015 har Trainee Innlandet 16 traineer (kull 16 og 17) ansatt i moduler (8 måneders arbeidsperioder x 3) i medlemsbedriftene. Trainee Innlandet skal sørge for at traineene får: En stjernestart på karrieren. Med en stjernestart mener vi at traineene vil få en unik cv gjennom: Tilgang til erfaring fra tre bedrifter tre kulturer tre muligheter. Et unikt læringsmiljø for faglig og personlig utvikling. Trainee Innlandet skal sørge for at bedriftene får: Tilgang til et mangfold av talenter til fornying og utvikling. Mulighet til å rekruttere endringsagenter, forskerspirer eller framtidige ledere. Synergieffekter og læring gjennom nettverksarbeid med profesjonell administrasjon. Positiv omdømmebygging for bedriftene og regionen. Trainee Innlandet har som målgruppe: Trainee Innlandet retter seg mot unge, nyutdannede akademikere med masterutdannelse fra universitet- eller høgskole. Kandidater fra alle fagområder er velkomne som søkere. Vi leter etter stjernekandidater med høg kompetanse, som er nysgjerrige, har stor innsatsvilje og ønsker å vite mer om hva innlandet har å by på. 3
Hovedprinsippet er 3 arbeidsperioder i 3 ulike bedrifter/kulturer, noe som gir traineene bred erfaring og bidar til nettverksbygging. Bedriftene ønsker søkere med mangfoldig bakgrunn og livserfaring. 4
2. DELPROSESSER a. Medlemskap Trainee Innlandet er et samvirkeforetak der for tiden 28 bedrifter er medlemmer: Oppdatert oversikt over medlemmene finnes på www.traineeinnlandet.no, der det også er mer informasjon om bedriftene og lenker til deres hjemmesider. Medlemsbedriftene kommer fra ulike bransjer, er likeverdige samarbeidspartnere og fullfinansierer ordningen etter en avtalt fordelingsnøkkel. 5
b. Styrearbeid, styring og organisering Styret er utøvende organ i Trainee Innlandet. Det består av fem medlemmer, der fire representerer medlemsbedriftene/-nodene og én det eldste traineekullet. I tillegg har det yngste traineekullet én representant med møte- og talerett. Styret er underlagt bedriftsforsamlingen, som består av én representant fra hver medlemsbedrift. Styresammensetningen høsten 2015 er slik: Dag Arnesen (Hedmark Kunnskapspark) Nina Stokke Tronsrud (HIAS) Liv Krokan Murud (Sparebanken Hedmark) Tore Bergsveen (Hunton AS) Ane Juell-Andersen (traineenes representant / kull 16) Yngve Wold (Vara fra Norsk Vann) Helene Carr (vara traineerepr. kull 17) c. Bestilling av moduler Traineeperioden går over to år og består av tre moduler, hver på 8 måneder. Første traineemodul starter 1.september og prosessen med bestilling av moduler starter ca. ett år før traineene starter i første modul. Tredje modul starter først 16 måneder etter traineenes oppstart. Medlemsbedriftene blir derfor bedt om å forutse kompetansebehov inntil tre år før de skal dekkes. For andre og spesielt tredje modul er dette en lang planleggingshorisont. Dette innebærer at bestillinger fra bedriftene ofte skjer ut fra en generell og langsiktig vurdering av trender i arbeidsmarked og kompetansebehov. Noen planlagte prosjekter er konkrete og tydelige for bedriftene, mens andre behov er mer generelle på det tidspunktet moduler skal bestilles. Erfaringsmessig er traineene fleksible og har høy fokus på læring. De jobber derfor godt også på områder de ikke har spesialisert seg på i utdannelsen. For å skape en vinn-vinn-situasjon for trainee og bedrift er det ønskelig å skreddersy moduler til den enkeltes kompetanse, potensial og ønsker, og bedriftens behov. Det er tradisjon for å supplere planlagte innmeldinger med god improvisasjonskunst. Ofte 6
dukker det opp kandidater som har en kombinasjon av faglig og personlig kompetanse som i seg selv stimulerer til nytenkning. Det er også viktig at traineen selv bidrar aktivt til å dele sin kompetanse og synliggjøre hvilken merverdi bedriften får gjennom denne. Koordinator har ansvaret for å koordinere og sy sammen innmeldingene til et helhetlig forslag til modulløp. I løpet av rekrutteringsprosessen utvikles modulløpene etter hvert som ny informasjon, nytenkning og samarbeid mellom bedriftene tar form. Suksesskriterier Å være trainee i Trainee Innlandet innebærer at den nyutdannede får en bredere erfaring enn ved vanlig karrierestart. Suksesskriterier for å lykkes med dette er: Bedriften og avdelingen har et klart mål med å ha trainee i perioden. Traineens kompetanse brukes målrettet og skreddersydd. Forståelse og aksept for at det også vil være arbeidsoppgaver i modul som ikke er skreddersydd den enkeltes trainees kompetanse. Forståelse og aksept for at traineen også inngår i bedriftens ordinære driftsoppgaver i løpet av modulen. Utfordringer i takt med, helst i overkant av, hvor varm en er i trøya. Løpende tilbakemelding og støtte. Rom for fleksibilitet og improvisasjon. Inkludering i arbeidsmiljø og fagmiljø, forhåndsinformasjon til alle. Gjensidig forventningsavklaring før oppstart av modulene. Enighet om de viktigste suksesskriteriene for denne modulen. Godt introduksjonsprogram. Avtalte regelmessige oppfølgingsmøter mellom trainee og modulansvarlig. Gjerne ett gjennomgående prosjekt i kombinasjon med driftsoppgaver. Etterspørre traineenes bruk av stoff fra Kompetanseprogrammet. Ledere som bruker traineeprogrammet aktivt til rekruttering til faste jobber. Fornøyde traineer er avgjørende for å rekruttere stjernekandidater! 7
Eksempler på stjernestarter «Stillingene jeg har fått gjennom Trainee Innlandet har gitt anledning til å komme tettere på bedriften og gitt meg oppgaver som jeg ikke ville fått i en annen jobb som nyutdannet.» Caroline Ballo (25) siviløkonom, NHH, Kull 16 Moduler i Sparebanken Hedmark, Hamar kommune, Lillehammer kommune «Å jobbe for tre bedrifter i ulike bransjer på to år er enormt lærerikt, både faglig og personlig. Det er en utholdenhetsdisiplin hvor jeg må lære meg å bli komfortabel med å feile, kjenne tvil og omdanne dagens utfordringer til styrke for å nå neste mål.» Ane Juell-Andersen (31), jurist, UiO, Kull 16 - Moduler i Topro AS, Sykehuset Innlandet HF og NHO Innlandet «Traineefellesskapet, kompetanseprogrammet og samlinger har bidratt sterkt til kontinuerlig selvutvikling og økt forståelse for forskjellige sider av arbeidslivet.» Christopher Gehrken Strauman (26) sivilingeniør, NMBU, Kull 15 Moduler i Norsk Vann, Hamar kommune og HIAS d. Markedsføring nye traineer Et troverdig og sterkt produkt kjennetegnes blant annet av at opplevd kvalitet i selve produktet er sammenfallende med budskapet i markedsføringen. Trainee Innlandet tilbyr et produkt med et løfte om en stjernestart på karrieren. Det utarbeides en årlig markedsplan som beskriver mål og tiltak for å nå målgruppen og dette arbeidet styres av: Føringer fra styret for videre utvikling av produkt og profil (strategiprosessen). Rammer gitt av styret eller koordinator (økonomi, tidsfrister, rolle, etc.). Medlemsbedriftenes innmeldinger av behov for kompetanse. Til markedsføringen plikter hver medlemsbedrift å stille med minimum en innsats på tre dager over to år. Traineenes innsats begrenses til tre dager over to år. Arbeidet med markedsføringen skal kjennetegnes av helhet, profesjonalitet, ressursbevissthet og at det er morsomt! Trainee stillingen publiseres via WebCruiter og annonseres i relevante medier. 8
e. Rekruttering Prosessen med å velge kandidater starter umiddelbart etter søknadsfristens utløp. Medlemsbedriftene nominerer kandidater per innmeldt modul og 25-35 søkere inviteres til en felles rekrutteringsdag. Skjematisk foregår prosessen slik: Hva Aktiviteter Tid (eks) Hvem Planlegging av moduler og kompetanseprofil for kommende kull Justering og presisering av moduler. ( Modulpakking ) Utvikles gjennom hele høsten Bedriftene Rekrutteringsutvalget Skaffe mannskap fra bedriftene til rekrutteringsprosessen Rekrutteringsutvalg og styrerepresentanter Søknadsfrist Søknadsbehandling Sortere og forberede søknader til behandling koordinator Behandling av søknader Lese søknader Ca 10 dager Koordinator Bedriftenes mannskap Siling Nominering Ca 1 uke Bedriftenes mannskap Sammenfatning Koordinator Silingsmøte Rekrutteringsutvalget+ telefonkontakt med mannskap Invitere kandidater til rekrutteringsdagen Justere listene, reserver Ca 3 uker etter søknadsfrist Koordinator Rekrutteringsutvalget Detaljplanlegge rekrutteringsdagen Program Bedriftspresentasjoner Gruppesammensetning Rollefordeling Briefingmøter 4-5 uker Styrerepr. Koordinator Rekrutteringsutvalget Mannskap Rekrutteringsdag Velkomst Myldring Gruppeoppgaver Intervjuer Uformelle møteplasser Møte med nåværende traineer En hel dag 08.00 19.00 Mottaksapparat Praktisk ansvarlig Intervjuere Gruppeledere Observatører Koordinatorer Traineer Utvelgelse Beslutningsmøte Jobbtilbud Ca 1 uke Beslutningstakere Koordinator 9
f. Planlegging, gjennomføring og evaluering av moduler Rollefordeling Frisk Kompetanse: ansvarlig for å fasilitere møtene mellom trainee og bedrift Modulansvarlig: ansvarlig for planlegging og gjennomføring av modulløpet i bedriften. Trainee: ansvarlig for å koordinere/kalle inn til møtet. Planleggingsdokument Hensikten med planleggingsdokumentet: Sikre god forventningsavklaring før oppstart og være et løpende støtte- og læringsdokument i traineeoppholdet, både for trainee og bedrift. Bidra til å trene traineen i tydelighet og å jobbe målstyrt. Mulighet for bedriften til å trene på å lede målstyrt. Det er svært viktig at traineen og bedriften har tatt seg god tid til viktige avklaringer før oppstart av ny modul. Planen starter med en intensjonsavklaring fra bedriftens og traineens side (del 1). Deretter følger rolleavklaring (del 2). I noen bedrifter har det vist seg at det kan være en fordel å sette en mer jobbrettet tittel på traineen for å synliggjøre at vedkommende også skal levere resultater til bedriften. I noen bedrifter får traineen en annen oppfølgingsansvarlig enn modulansvarlig, og det bør avklares. Løpende oppfølging (del 3) er meget viktig og derfor bør en tidlig sette av tid til dette i kalenderen. Hvis det i ettertid viser seg ikke å være behov for ett eller flere av møtene, så kan møtet avlyses og tid frigjøres til andre gjøremål. Siste punkt omhandler konkretisering (del 4). En god oppstart er avgjørende viktig og derfor bør dere bli enige om en introduksjonsplan. Mange bedrifter har gode sådanne. Det er ikke sikkert det er nødvendig å planlegge hele modulløpet med en gang, men heller la dette bli en mer dynamisk prosess etter hvert som løpet går. Sammenheng CV/attest/referanse Det bør være en god sammenheng mellom traineens CV, attester og hva en referanseperson vil si til en potensiell arbeidsgiver. Det kan derfor være hensiktsmessig at traineen og modulansvarlig diskuterer attesten før den skrives, og samkjøre den med traineenes CV. Likeså kan det være lurt at det også er modulansvarlig som er referanseperson for traineen i ettertid. Som trainee må du være forberedt på at en potensiell arbeidsgiver vil borre i det som står i CV en og be om eksempler. Derfor er 10
det fint at modulansvarlig vet hva som står i CV en og kan forsterke dette med egne opplevelser. Behovet for tilbakemeldinger Det er et velkjent fenomen at vi mennesker blir husblinde etter kort tid. Ofte er det slik at medarbeidere i en bedrift tar kulturen for gitt, og blir blinde for forhold som burde vært tatt tak i og endret. Likeså er det i mange bedrifter redsel for å ta opp forhold som er, eller kan oppfattes som vanskelige og negative. Redselen kan være begrunnet i tidligere erfaringer som går på negative reaksjoner i forhold til den som tar opp slike forhold. Slik kan det være for enkeltmennesket også. Vi kan inneha atferd som andre mennesker opplever/tolker positivt eller negativt, men som vi ikke er bevisst på selv. Den eneste måten å bli seg bevisst egen atferd på, er å få tilbakemelding fra andre. Det er derfor avgjørende viktig at vi gir tilbakemeldinger og drister oss til å være litt mer åpne med hverandre. I en arbeidssituasjon er det lurt å snakke høyt om det å gi tilbakemeldinger, hvorfor og bli enige om noen tolkningsprinsipper. Det kan være et godt prinsipp å være enige om at vi tolker hverandre i god mening. Det betyr at vi tar utgangspunkt i at kollegaene gir tilbakemelding for å hjelpe til utvikling og vekst. Tilbakemeldingskultur For alle organisasjoner er det viktig å utnytte nye mennesker som kommer inn ved å oppmuntre dem til å være våkne og nysgjerrige på det de ser, stille spørsmål og gi tilbakemeldinger. Ledelsen må gå foran, oppmuntre og gi ros til de som gir tilbakemeldinger, både på positive og negative forhold. Både nyansatte og traineer er en fantastisk mulighet på dette området, når ledelsen vil utnytte muligheten og skape trygghet for at det er slik. Traineene skal også lære om og trene på å gi sorterte tilbakemeldinger/nysgjerrige spørsmål i kompetanseprogrammet. Vi anbefaler at dette temaet følges opp i bedriften i etterkant av treningssamlingen. Filosofen Øyvind Kvalnes på BI, skrev i Dagens Næringsliv 11/10-11 om bekreftelsesfellen. Den går på at mennesker har en tendens til å legge merke til ting som bekrefter det de allerede tror, og sjalte ut informasjon som tilsier at de burde endre oppfatning. Når f.eks. en leder går i bekreftelsesfellen, kan det føre til at vedkommende tar dårlige beslutninger eller ikke gjør noe med forhold som burde vært tatt tak i. For å unngå problemet, kan lederen: Invitere folk til å komme med kritiske innvendinger/tilbakemeldinger. 11
Være tilgjengelig for å motta deres tilbakemeldinger. Vise takknemlighet overfor dem som tør å være uenig med vedkommende. Tiltakene er gjensidig avhengig av hverandre, slik at vedkommende må gjøre alle tre for å bli trodd og dermed bidra til en god samtalekultur i bedriften. En dedikert modulansvarlig Det er viktig at traineene har en dedikert modulansvarlig som følger seg tett gjennom hele programmet. Som modulansvarlig skal du tilby din støtte og opplæring til traineen, noe som sikrer trygghet. Samtidig skal traineen gis oppgaver der det forventes at han/hun tar ansvar og leverer. Traineen skal bli møtt med respekt og bli behandlet som en viktig ressurs. Som modulansvarlig skal du sørge for at den aktuelle avdelingen vet hvilken kapasitet traineen har, og ser på denne som en ressursperson. Videre er det viktig at det skapes en positiv stemning som gjør at traineen trives. Forberedende-, oppstart-/overlappingsmøte Vi vil under orientere om tre typer møter som gjennomføres i forbindelse med de forskjellige modulene: 1. Forberedende møte til ny modul mellom trainee og modulansvarlig (før alle moduler). 2. Oppstartsmøte første modul mellom trainee, modulansvarlig og traineekoordinator. 3. Overlappingsmøte trainee, nåværende og ny modulansvarlig og traineekoordinator i overgangen fra først til andre og andre til tredje modul. 1. Forberedende møte til oppstarts-/overlappingsmøte Hensikten med dette møtet er effektiv planlegging av og avklaringer i forhold til modulen. For at vi skal jobbe effektivt, bør det gjennomføres et forberedende møte med traineen hos modulansvarlig før oppstarts-/overlappingsmøtet. Her starter arbeidet med å skissere en modulplan(se pt. over). Et viktig punkt mange steder har vist seg å være hvem som skal gi traineen oppfølging i modulperioden. Hvis dette er en annen enn modulansvarlig, bør det vurderes om vedkommende også skal være med både i forberedende møte og i oppstart-/overlappingsmøtet. Utkastet til modulplan sendes til traineekoordinator før oppstarts-/overlappingsmøtet. 12
2. Oppstartsmøtet (Modul 1) Hensikten med dette møtet er å bidra til økt læring og produktivitet i modulen. Agenda: 1. (30 min.): «Bli-kjent-samtale» trainee traineekoordinator 2. (Inntil 60 min.): Trainee modulansvarlig traineekoordinator med gjennomgang av utkast til modulplan, spørsmål og andre temaer og tips til gjennomføring. Forberedelse for trainee til del 1 møte trainee - traineekoordinator Hvem er du og hva tenker du om framtidig jobb/arbeidsgiver? Eventuelle spesielle forhold traineen ønsker at traineekoordinator skal vite om/ta opp i del 2 av møtet Hva ønsker du traineekoordinator eventuelt skal støtte deg med framover? Traineen skriver oppsummering av møtet og oversender alle involverte parter. 3. Overlappingsmøtet (Modul 2 og 3) Hensikten med dette møtet er å overføre erfaringer og bidra til økt læring og produktivitet i den nye modulen. Vi mener det er mest hensiktsmessig at møtet foregår hos mottagende modulbedrift. Agenda: 1. (60 min.): Erfaringsoverføring, eventuelle råd og spørsmål. Her deltar trainee, nåværende, ny modulansvarlig og traineekoordinator. 2. Inntil(45 min.): Gjennomgang og eventuell forbedring av utkast til modulplan hvor traineen, ny modulansvarlig og traineekoordinator deltar. Forberedelse til overlappingsmøtet: Før overlappingsmøtet bør trainee og nåværende modulansvarlig tenke gjennom hvordan dere har opplevd modulen, eksempelvis: Hva har du lært? Hva har vært mest positivt? Hvordan har traineen opplevd støtten fra modulansvarlig (tenk på «sortert tilbakemelding»)? Hva kunne du eventuelt ønsket deg annerledes og hvorfor? Eventuelt annet du ønsker å si til nåværende modulansvarlig/traineen? Hva ønsker du å ta opp med ny modulansvarlig? 13
Ny modulansvarlig bør tenke gjennom hvilke spørsmål vedkommende vil stille til de øvrige i del 2 av møtet. Traineen skriver oppsummering av møtet og oversender alle involverte parter. Kvartalssamling Koordinator har felles møte med alle traineene hvert kvartal. Møtet går på omgang hos medlemsbedriftene og har som formål å være en arena for nettverksbygging, læring og innblikk i praksis i forskjellige virksomheter. g. Kompetanseutvikling traineer Kompetanseprogrammet er utformet med hensikt å utvikle traineens ferdigheter i tverrfaglig samarbeid og nytenking. Programmet skal ha en helhetlig tilnærming der målet er: faglig og personlig utvikling for traineen optimal bruk av traineens talent og potensial inn i bedriftene fornying og utvikling i bedriftene Basisferdigheter i kommunikasjon knyttes opp mot daglige utfordringer som traineen vil stå overfor, herunder egen motivasjon, selvansvarlighet og selvledelse, personlig mestring, møteledelse, rollen som fasilitator, presentasjoner, samt evnen til å stille gode spørsmål og det å være en god sparringspartner. Dette anses som å være inngangsporten til det å lykkes som trainee, der det å lykkes måles i; kreativitet, innovasjon og evne til å påvirke. Innenfor de pedagogiske rammene vektlegges teori og treningsoppgaver som har relevans for traineens arbeidshverdag. Kompetansen traineene har mulighet til å utvikle i løpet traineeprogrammet vil kunne være anvendbar og viktig i flere framtidige roller i bedriftene både som fagspesialist, generalist og i lederroller. Kompetanseprogrammet består av 20 dager, i form av åtte samlinger, fordelt over to år. 14
b h. Rekruttering til faste jobber Hovedmålet for Trainee Innlandet er å rekruttere og beholde kompetansen i regionen. Det er ønskelig at traineene fullfører traineeløpet før en fast ansettelse finner sted. Som en følge av dette bør medlemsbedriftene ikke tilby traineen jobb før i 3. modul. Samtidig er det et fritt arbeidsmarked for begge parter. Bedriftene oppfordres til å tenke langsiktig og rekruttere flest mulig til faste jobber. Det er et satsningsområde å øke andelen som blir i regionen. Traineen selv er selvsagt hovedansvarlig for å skaffe seg fast jobb og oppfordres til å være proaktiv i denne prosessen. Traineer som ønsker det kan i løpet av 3. modul få presentere seg for styret og medlemsbedriftene på ulike måter. Det oppfordres til å ta uformell eller formell kontakt med bedrifter en ønsker å jobbe for, og bruke nettverk og bedriftsarenaer aktivt. Koordinator kan bistå som døråpner og gi referanser til potensielle arbeidsgivere. Koordinator kan gi eller formidle karriereveiledning gjennom traineeperioden. i. Markedsføring av traineeordningen i Innlandet Markedsføring mot traineer skal skape søkelyst hos potensielle kandidater. I Innlandet skal markedsføringen mot medlemsbedrifter og andre bedrifter skape bevissthet om at traineeordningen er en rekrutteringskilde til faste jobber, gjøre det attraktivt å ha en tidligere trainee ansatt hos seg, gjøre det etterspurt å ha traineer og være medlem i Trainee Innlandet. 15
3. Roller, ansvar og forventninger Trainee Traineen skal bidra med fersk teoretisk kompetanse og friske briller. Mange bedrifter setter også stor pris på ungdommelig energi og glød. Det er opp til traineen i samarbeid med modulansvarlig å finne og utvikle sin personlige rolle og stil på den aktuelle arbeidsplassen. Noen får en stjernestart. Andre tar en stjernestart. Behovene i virksomhetene vil variere. Det anbefales at traineen er fleksibel, nysgjerrige og viser initiativ, er mulighetsorientert og bidrar med tilbakemeldinger som kan utvikle virksomheten videre. Det er videre svært viktig i et stort bedriftsnettverk at tilbakemeldinger blir gitt til rett adresse og at traineen etterlever taushetsplikten. Ut over arbeidet i modulen skal den enkelte trainee, etter dialog og avtale med sin modulansvarlige, delta i fellesaktiviteter. De skal ha rett til å delta i kompetanse- programmet og på andre kompetansehevende tiltak i regi av Trainee Innlandet. Traineene frigis i inntil 30 dager over to år for å delta på kompetanseprogrammet og interne koordineringsmøter og bedriftsbesøk. Eksempel på praktiske oppgaver for traineene: Beramme tid/sted for overlappingsmøte Sammen med koordinator, planlegge og gjennomføre kvartalsamlinger Ved deltagelse på skolebesøk, sammen med koordinator, planlegge og gjennomføre stand med tanke på forberedelser, transport og klargjøring av materiell, praktisk koordinering med studiestedet, informasjon til øvrige deltagere (fra medlemsbedriftenene) med mer. Modulansvarlig Modulansvarlig har det overordnede faglige og ledelsesmessige ansvar for modulene. Bedriften kan velge å dele rollene som faglig ansvarlig (mentor) og linjeleder. Modulansvarlig er bedriftens viktigste aktør for å virkeliggjøre Trainee Innlandets mål. Planlegging, konkretisering, gjennomføring av modulene er selve kjernen i ordningen. Modulansvarlige skal: 16
Planlegge modulen, definere og følge opp arbeidsoppgaver og sette resultatkrav. Sørge for at arbeidsplass og nødvendig utstyr er tilrettelagt. Være døråpner på arbeidsplassen, informere og forankre modulen hos medarbeidere, ledere og i aktuelle team. Gjennomføre oppfølgingssamtaler basert på planer og realiteter. Invitere til en åpen dialog, gi ærlige og konstruktive tilbakemeldinger til traineen i forhold til utvikling og prestasjoner, lytte til traineens tilbakemeldinger og forbedringsforslag. Være døråpner for eventuelle jobbmuligheter i bedriften. Gi referanser og evt. attest etter endt modul. Bedriftenes og traineenes bidrag og forpliktelser Til markedsføringen plikter hver bedrift å stille med en innsats på minimum tre dager over to år. Traineenes innsats begrenses til tre dager over to år. Til kompetanseprogrammet frigis traineen i inntil 20 dager over to år. Bedriften plikter å stille med en kontaktperson som bindeledd mellom bedriften og traineeordningen, en representant til årsmøtet og modulansvarlig(e). Koordinatorer Frisk Kompetanse as skal sørge for den daglige drift av Trainee Innlandet. Koordinatorenes ansvarsområder er: Profilering, markedsføring og rekruttering: Gjøre ordningen kjent og attraktiv i arbeidsmarkedet for nyutdannede. Gjøre ordningen kjent og attraktiv i næringsliv og arbeidsliv i Innlandet. Lede og gjennomføre en årlig prosess for å rekruttere traineer av best mulig kvalitet. Oppfølging av medlemsbedrifter: Planlegging av moduler og modulkombinasjoner. Kommunikasjon med modulansvarlige og andre kontaktpersoner i bedriftene, evaluering, justeringer og forhandlinger om endringer. Nettverkstiltak mellom bedriftene knyttet til ordningen. Planlegge og gjennomføre oppstart- og overlappingsmøter 17
Felles kompetansetiltak for traineer: Planlegge, gjennomføre, evaluere og videreutvikle kompetanseprogrammet. Veiledning av traineene knyttet til arbeidet i modulene, karriereveiledning og jobbsøking (initieres av traineene ved behov). Planlegg og sammen med traineene gjennomføre kvartalsamlinger Strategisk utvikling, kvalitetsutvikling og nyskaping: Følge opp føringene i strategien og utvikle dette. Lede arbeidet med å videreutvikle Trainee Innlandet i samråd med styret. Administrasjon og sekretariat: Informere om status i arbeidet til styret og medlemsbedriftene. Ivareta sekretærfunksjon for styret, innkalle til møter og skrive referater. Utarbeide forslag til årlig budsjett og saksforberede fordelingsnøkler mellom bedriftene. Føre regnskap og fakturere tjenester i henhold til gjeldende avtale og eksisterende fordelingsnøkler. Det årlige budsjettet står for Frisk Kompetanse AS sin regning og risiko. Regnskap rapporteres dersom styret eller medlemsbedrift ber om det. Løpende redigering og oppdatering av intranett og hjemmeside. Styret Styret er utøvende organ i Trainee Innlandet. Det består av fem medlemmer, der fire representerer medlemsbedriftene/-nodene og én det eldste traineekullet. I tillegg har det yngste traineekullet én representant med møte- og talerett. Styret er underlagt bedriftsforsamlingen, som består av én representant fra hver medlemsbedrift/-node. Traineekoordinator er styrets sekretær. Styret har følgende ansvarsområder: Sette mål og strategier for Trainee Innlandet, og følge opp disse. Bidra til forankring av Trainee Innlandet i egne bedrifter. Vurdere planer, konsept og resultater underveis. Gi tilbakemeldinger til koordinator. Vurdere og godkjenne større endringer av konseptet. Vurdere og godkjenne ønsket utvidelse av Trainee Innlandet. Godkjenne budsjett og fastsette fordelingsnøkler mellom bedriftene. Fastsette lønnsvilkår for trainèene i traineeperioden. 18
Årsmøtet Årsmøtet er samvirkets øverste organ og der tas opp og avgjøres saker som etter loven eller vedtektene hører under årsmøtet, som f.eks. godkjennelse årsregnskap og årsmeldingen. På årsmøtet representeres hvert medlem av samvirket av inntil tre representanter. Eierforum Styret innkaller til 2-4 eierforum pr. år. Eierforum er et nettverk for bedriftene i ordningen og et bindeledd mellom styret og medlemsbedriftene. Hensikten med eierforum er at eierne skal ha en arena til påvirkning av styret, samt hvor relevante tema diskuteres. Traineene er velkomne til å delta på medlemsmøtene. Møte for modulansvarlige Koordinator innkaller til 2-3 møter for modulansvarlige pr år. Hensikten med møter for modulansvarlige er at modulansvarlige skal få mulighet til å møtes for å utveksle erfaringer og utfordringer. 4. Personalmessige forhold Ansettelsesforhold og avtaler Traineen er ansatt i bedriften vedkommende har modul i. Det inngås inntil 3 separate avtaler om midlertidig ansettelse. Avtaleinngåelse skjer på egen mal. Traineeordningen er et toårig løp som tranieen og bedriftene forplikter seg til å gjennomføre. Prøvetid og oppsigelsesfrister Traineeløpet har en prøvetid på 6.mnd og gjelder kun for den første modulperioden. I prøvetiden gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager. Etter utløpet av prøvetiden er den gjensidige oppsigelsesfristen 3 måneder. Avvik fra avtalte modulløp Hovedintensjonen med ordningen er at traineen fullfører to år som trainee i avtalte moduler. Skulle det likevel oppstå situasjoner som gjør det ønskelig å fravike intensjonen, skal følgende retningslinjer følges: 19
Ordningen bygger på tillit og samarbeid. God dialog mellom alle parter i ordningen er viktig for å lykkes. Dersom traineen mener at nåværende modul er utilfredsstillende, er misfornøyd med sin situasjon eller ønsker endring, skal traineekoordinator kontaktes snarest mulig. Dersom en medlemsbedrift unntaksvis ønsker å gi tilbud om ansettelse til en traniee før siste modul: o skal vedkommende bedrift først kontakte den/de bedriften(e) som har den/de neste modulen(e) for å avklare situasjonen. Hensikten er å finne en god og praktisk løsning for alle parter. o skal traineekoordinator involveres før det gis tilbud om ansettelse. o det er en forutsetning at den ansettende bedrift betaler modulavgiften(e) for resterende modul(er) og tilrettelegger for at traineen følger kompetanseprogrammet ut to-årsperioden. Attester etter endt modul Attest utstedes etter hver modul. Traineer som fullfører 2 eller 3 moduler får egen bekreftelse utstedt av Trainee Innlandet. Lønn og pensjon Traineenes lønn fastsettes årlig av styret basert på konkurransesituasjonen og innspill fra traineene selv. Reguleringsdato: 01.september. hvert år. Trainee skal være dekket av lovpålagte forsikringer i bedriften, som yrkesskadeforsikring. Traineene er omfattet av Trainee Innlandets felles innskuddsbaserte pensjonsordning, inklusive uføredekning. Arbeidsgiver dekker pensjonspremien på 2 % av gjeldende lønn. Øvrige goder og ytelser Goder og ytelser som ikke er regulert av ansettelsesavtalen følger den enkelte bedrifts praksis. 20
Svangerskap og fødsel Når en trainee går ut i permisjon på grunn av svangerskap og fødsel, skal det foretas en individuell vurdering av mulighetene og ønskene om å få en forlenget traineeperiode etter avsluttet permisjon. Svangerskaps- og omsorgspermisjon gis uten lønn, og de økonomiske forhold overlates til NAV (evt. refunderes lønn til bedriften fra NAV). Medbestemmelse Hvert kull har en representant i styret med møte og talerett, men kun eldste kull har stemmerett. Formell medbestemmelse på den enkelte arbeidsplass ivaretas som for andre midlertidige ansatte. 21
5. Informasjonskanaler og dokumentstruktur Intranettet på www.traineeinnlandet.no inneholder styrende dokumenter for ordningen. Strategidokument (Styrets visjoner, mål og tiltak for kommende 4-års periode) Håndbok Vedtekter (Regulerer samarbeidet mellom bedriftene/nodene) Arbeidsavtale (Regulerer ansettelsesforhold bedrift trainee) Oppdragsavtale (Avtale mellom Trainee Innlandet og Frisk Kompetanse) Markedsplan (Mål og tiltak for kommende år) Profilhåndbok (Gir regler for skriftlig profilering) Modulplan totalt (Totaloversikt over moduler) Modulplanskjema (Plan- og evalueringsverktøy for modulansvarlig og trainee) Kompetanseprogrammet (Mål, innhold og rammer på overordnet nivå) Møtekalender finnes på intranettet. I tillegg sirkulerer koordinator en A4-side med samlet møteplan for kommende halvår til styret og andre ved behov. Kontaktinformasjon: Nye aktører får tildelt brukernavn og passord til intranettet ved å henvende seg til koordinator. Intranettet inneholder kontaktinfo til alle aktører. Det er den enkeltes ansvar å holde denne informasjonen oppdatert. Koordinatorer fra Frisk Kompetanse sesongen 2015 2016: Rolle Navn Telefon e-post Koordinator Øystein Torp + 47 4823 0070 oystein.torp@oppfrisk.no Daglig drift Hovedansvarlig Andre Holen + 47 412 09 583 Andre.holen@Oppfrisk.no 22