Erfaringsdokument OrBIT.

Erfaringsdokument OrBIT. Elektroniske epikriser og OU i Orkdalføret. Versjon 2.0 Dato 07.11 2001 KITH Rapport 14/2001 ISBN 82-7846-117-1

KITH-rapport Tittel Erfaringsdokument OrBIT. Elektroniske epikriser og OU i Orkdalføret. Forfatter Tormod Hofstad Oppdragsgiver MNH Rapportnummer R 14/01 ISBN 82-7846-117-1 Godkjent av URL http://www.kith.no/rapportarkiv/r14/01.pdf Dato Antall sider Kvalitetssikret av: 8. november Sideant. 15 Vigdis Heimly 2001 Kompetansesenter for IT i helsevesenet AS Postadresse Sukkerhuset 7489 Trondheim Besøksadresse Sverresgt 15, inng G Telefon 73 59 86 00 Telefaks 73 59 86 11 e-post firmapost@kith.no Foretaksnummer 959 925 496 Prosjektkode HR4-MNH-IN Gradering Jacob Hygen Adm. direktør Sammendrag Dette dokumentet gir en framstilling av målsettinger og resultater av ORBIT-prosjektet. Statlige føringer legger opp til økt bruk av elektronisk samhandling i helsesektoren. Regionale og nasjonalt helsenett bygges ut, og primærhelsetjenesten og 2.linjetjenesten knyttes sammen. Over nettet formidles flere typer tjenester. ORBIT dreier seg i første rekke om overføring av elektroniske epikriser fra Orkdal sykehus til primærleger i Orkdal-føret. Elektronisk overføring av epikriser er arbeidsbesparende på legekontorene. Det planlegges en utvidelse til et sykehjem, Meldal helsetun. I tillegg til teknologien er det gjennomført organisatoriske tiltak, herunder praksiskonsulentordning. Erfaringene med dette er gode. Tilknytning til helsenett åpner for tilgang til flere tjenester i nær framtid: Sikker e-post, Internett, flere typer meldingstjenester, generell og spesifikk informasjon om helserelaterte spørsmål, telemedisin og videokonferanser.

Forord Dette dokumentet har som hensikt å gi enkel og oversiktlig informasjon om ORBIT-prosjektets målsettinger og resultater. Dette kan være relevant for organisasjoner som av ulike grunner vurderer tilknytning til helsenett eller er på leting etter tilgang til tjenester som formidles over nett. Spesielt har kommunehelsetjenesten på alle nivå vært tenkt som målgruppe. Det presiseres at rapporten ikke er en fullstendig evaluering av prosjektet, men mer å betrakte som en statusrapport med fokus på overføringsverdi. Tormod Hofstad Seniorrådgiver KITH

Innhold INNLEDNING.... 1 ORBIT. 1 Prosjektgruppen: 1 Styringsgruppen: 1 MÅLSETTINGER.... 3 STATUS I ORBIT... 4 ERFARINGER.... 5 Elektroniske epikriser. 5 Meldal-prosjektet. 6 Praksiskonsulentordningen. (PKO) 7 Resultater av PKO pr. juli 2001. 8 Andre organisatoriske forhold. 10 FRAMTID.... 11 Nye meldingstjenester. 11 Sikker e-post og tilgang til web. 11 Pasientdatasystemer tilpasset elektronisk utveksling av informasjon med andre aktører. 11 Telemedisinske tjenester over nett. 12 KOSTNADER... 13 GODE RÅD.... 14 KONTAKTPERSONER... 15 ORBIT: 15 MNH: 15 Meldinger: 15

ERFARINGSDOKUMENT ORBIT. Kapittel Innledning. ORBIT. ORBIT er et prosjekt som fokuserer på bedre samarbeid mellom 1- og 2- linjetjenesten. Prosjektet ble etablert på initiativ fra primærhelsetjenesten i Orkdalsregionen. Utgangspunktet var et ønske om å få sendt epikriser mellom Orkdal Sanitetsforenings Sykehus og primærlegene elektronisk. Fra staten av prosjektet har det vært lagt vekt på å gjennomføre organisatoriske tiltak parallelt med innføringen av elektroniske løsninger. Prosjektet startet høsten 1998 og ble drevet med frivillig innsats fra de deltagende parter frem til sommeren 1999, da det ble gitt støtte fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD). Aktørene i prosjektet bidrar fortsatt med en egeninnsats som er større en det bidraget som er gitt fra KRD. Et eget prosjekt for å kartlegge informasjonsflyten i Meldal kommune med utgangspunkt i helsetunet, samt å etablere elektronisk kommunikasjon mot helsetunet er finansiert av Kommunenes sentralforbund og Forum for Organisasjonsutvikling. Prosjektgruppen: Steven Crozier, faglig prosjektleder, kommunelege Frøya Anders Grimsmo, kommunelege Surnadal Ola Lilleholt, kommunelege Rindal Berit Øverøyen Rikstad, kontorleder Meldal Ann Lisbeth Tøndel, leder ved Meldal helsetun Bjarne Vejle, OSS Siri Berg, IT-sjef, RiT, frem til september 2001. Vigdis Heimly, administrativ prosjektleder, sjefrådgiver KITH Styringsgruppen: Anne Hofstad, leder, IT-sjef Sør-Trøndelag fylkeskommune Jacob Hygen, direktør KITH Gisle Meyer, helse- og sosialsjef Meldal kommune Anne Karin Brokkhaug, direktør OSS, frem til våren 2001 1

INNLEDNING. Arild Pedersen, IT-koordinator helseregion Midt-Norge Geir Sund Fossmo, It-koordinator Sør-Trøndelag fylkeskommune Siri Berg, planlegger Trondheim kommune, fra september 2001 Kompetansesenter for IT i helsevesenet, KITH, er et offentlig eid aksjeselskap som skal fremme bruk av IT i helsevesenet for å bedre effektivitet og kvalitet på helsetjenestene. KITH har prosjektledelsen av Midtnorsk Helsenett (MNH) og er delaktig i mange av MNHs aktiviteter. Midtnorsk Helsenett er et prosjekt som etablerer et nettverk som forbinder samarbeidspartnere i helsevesenet i helseregion Midt-Norge. Det er basert på optisk fiberkabel mellom sykehusene, og ISDN telelinjer eller andre typer forbindelse mot øvrige aktører som f. eks legekontorer og sykehjem. MNH eier ikke nettverket og er ikke driftsansvarlig, men er veileder, utvikler og samarbeidspartner for alle aktører. MNH planlegges etablert som eget selskap. MNH kommer også til å inngå som en del av et fremtidig nasjonalt helsenett. ORBIT bruker Midtnorsk Helsenett som infrastruktur for elektronisk samhandling. Dette dokumentet oppsummerer noen erfaringer i prosjektet frem til sommeren 2001. Dokumentet har som hensikt å informere om resultatene av ORBIT for andre aktører i helseregionen som trenger en enkel oversikt over prosjektets resultater. I tillegg håper vi at dokumentet kan gi noen gode råd hvis en på et tidspunkt vurderer tilknytning til helsenettet og elektronisk utveksling av informasjon med samarbeidspartnere utenfor egen organisasjon. 2

MÅLSETTINGER. Kapittel Målsettinger. Sosial- og helsedepartementets tiltaksplan for elektronisk samhandling i helse- og sosialsektoren for perioden 2001 2003, Si@, sier at elektronisk samhandling skal realiseres i bred skala for enkelte sentrale meldinger som henvisninger, epikriser og trygderegninger. Fire typer tiltak skal prioriteres: Standardisering av viktige meldinger og elektroniske pasientjournaler, incentiver for anvendelse av elektronisk samhandling, utprøving av elektronisk samhandling for pleie- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten, og informasjonsutveksling med sentrale registre. Videre skal det etableres et nasjonalt helsenett som forbinder de regionale helsenettene og som skal binde hele helsesektoren sammen på tvers av geografi, forvaltningsnivåer og tjenestetyper. Det skal også utvikles tjenester som skal formidles via nettet, som sikker e-post, Web-tilgang, publikumstjenester og innen telemedisin. MNH tar sikte på at alle aktører i helsesektoren i regionen skal få dekket sine behov for standardiserte elektroniske tjenester samtidig som pasientdata og annen sensitiv klinisk informasjon formidles sikkert. ORBIT skal med elektronisk overføring av epikrisene sikre mye raskere overføring av informasjon om pasientens tilstand, behandling og oppfølging etter sykehusopphold. Dette vil heve kvaliteten på helsetilbudet til de pasientene det gjelder etter utskriving fra sykehuset, samtidig som det store potensialet for effektivisering av arbeid med epikrisene på legekontorene skal realiseres. Meldal-prosjektet skal avklare behovet for elektronisk samhandling med utgangspunkt i et sykehjem/omsorgstjenesten, teste ut teknisk infrastruktur, motta elektroniske epikriser og kartlegge endrede rutiner som en følge av innføring av ny informasjonsteknologi. 3

STATUS I ORBIT. Kapittel Status i ORBIT. Den første epikrisen ble overført elektronisk fra Orkdal sanitetsforenings sykehus til Meldal legekontor 26 januar 2001. I dag, juni 2001, sendes epikrisene rutinemessig elektronisk ut til de fem legekontorene som er med i prosjektet. Overføringstiden har i startfasen variert på grunn av mindre tekniske problemer, men det har blitt etablert nye rutiner og gjort ansvarsavklaringer for å sikre stabil drift. På legekontorene mottas epikrisene som tekstdokumenter, og den ønskede informasjon legges inn i pasientjournalene ved hjelp av en klipp og lim -funksjon, Dette arbeidet utføres vanligvis av kontoransatte på legekontoret etter at legen har valgt ut den informasjonen som skal inn i pasientens journal. Nye versjoner av pasientdatasystemene i legekontorene kan lagre epikrisene automatisk i riktig journal under forutsetning av at epikrisen blir sendt fra et elektronisk journalsystem ved sykehuset. Det er nå vedtatt at samme elektroniske journalsystem skal tas i bruk ved alle sykehusene i helseregion Midt-Norge. Meldal helsetun skal få elektronisk epikriser på samme form som primærlegene i løpet av høsten 2001. Man avventer her at journalmodulen i fagsystemet ACOS skal tas i bruk. Prosjektet har kartlagt informasjonsflyten og har i sin rapport konkludert med at elektronisk overføring av epikriser kan heve kvaliteten på rapporteringsarbeidet. Praksiskonsulentordningen dekker pr. dato fire leger og en sykepleier i små stillingsandeler. Ordningen er samfinansiert av ORBIT og Kommunenes Sentralforbund. Ordningen er foreløpig finansiert ut 2001, og planen er at dette organisatoriske tiltaket for å heve kvaliteten på samarbeid mellom sykehusavdelingene og primærhelsetjenesten skal inn som en del av ordinær drift i 2002. 4

ERFARINGER. Kapittel Erfaringer. Fokus på nytteverdien for nye aktører. Det følgende erfaringsmaterialet er skrevet på bakgrunn av intervjuer med sentrale personer involvert i ORBIT. Elektroniske epikriser. Det kan være relevant å stille spørsmål om hva en epikrise egentlig er. Det samme har vært viktig i ORBIT-prosjektet. Eller mer presist: Hva er den gode epikrise? Dette sluttnotatet (Epikrisen) etter en pasients opphold i sykehuset kan i utgangspunktet inneholde mye informasjon med forskjellig verdi for ulike typer lesere. Slike notater har en funksjon både for sykehuset og legekontorene. Det har derfor vært gjennomført en møteserie der dette spørsmålet har vært felles tema for legene både i sykehuset og allmennpraktikerne, og man har utviklet større felles forståelse for hva som er relevant informasjon for mottakerne. Det anbefales at tilsvarende avklarende prosesser blir gjennomført også andre steder når elektronisk overføring innføres. Resultatene fra det arbeidet som er gjort i ORBIT videreføres nå også inn i et nasjonalt prosjekt på henvisning/epikrise. På sykehuset har ikke den elektroniske overføringen medført store endringer for legenes arbeidsdag så langt. Legene dikterer fortsatt epikrisen på diktafon som tidligere. OSS har derimot en skrivestue som håndterer selve teknikken rundt skriving og overføring. Da OSS ikke har EPJ (Elektronisk pasientjournal) må epikrisene utarbeides som Worddokumenter som så sendes som en xml-melding med et Word-vedlegg til det mottaende legekontor. Prosessen rundt selve formuleringen og skriving av epikrisene kan være en flaskehals. Kontortjenesten i OSS oppfatter at det pr. dato er merarbeid forbundet med utarbeiding av elektroniske epikriser fordi en må benytte to parallelle utsendelsesmetoder, elektronisk og på papir som før. Til tross for dette har en pr. dato ingen opphopning av denne oppgaven i kontortjenesten, og epikrisene kan derfor forlate sykehuset både på papir og i elektronisk form ca 10 dager etter pasientens utskrivning. Tiden varierer fra 2 til 14 dager, målsettingen er å komme ned i et gjennomsnitt på 2 til 3 dager. Variasjonene i tid skyldes i første rekke at tiden legene bruker på å diktere epikrisen og godkjenne det skriftlige dokumentet varierer. 5

ERFARINGER. Overføringen fra sykehuset til legekontorene skjer med programvare for å sende/motta hos de to partene, og via MNH og en meldingssentral drevet av en ekstern leverandør. Flere leverandører av programvare, maskinvare og nettverk, samt avsender og mottakere, er involvert. Det er lett å tro at noen andre ordner opp, eller at andre er informert. Å informere de berørte om hva som er årsak til problemene er viktig for å unngå frustrasjon. Det har i ORBIT tatt tid å etablere ansvarsavklaringer og rutiner hos aktørene som er involvert i overføringen, og det må også utvikles bedre systemer for varsling av oppståtte feil. Legekontorene mottar epikrisene som en melding/tekstdokument. Deretter bestemmer legene hva som er verdt å lagre i pasientjournalene, og kontorpersonalet klipper ut fra meldingen og limer inn i journalen. Denne delen rapporteres å ha en svært tydelig effektiviserende effekt på legekontorenes kontorfunksjon. Ingen har tatt denne effekten ut i redusert personellinnsats, men frigjort arbeidstid brukes på andre presserende oppgaver. Potensialet angis som stort. Det eksisterer forventninger om enda større effekt når pasientdatasystemet kan arkivere epikrisene automatisk, og klipp/lim/lagre forsvinner. Kvalitetsheving av det medisinske og omsorgsfaglige tilbudet til pasientene i deres hjemkommune, på grunnlag av riktigere og raskere informasjon om pasientens tilstand, medisinering og øvrig behandling, er en del av målsettingen. Dette har i liten grad blitt oppnådd foreløpig på grunn av at overføringstiden ikke har vært kortet vesentlig ned på stabil basis. Sykehjemmet/omsorgstjenesten har så langt heller ikke kunnet motta epikrisene elektronisk, noe som også er en forutsetning for full oppnåelse av dette målet. Det ser også ut til at potensialet for redusert tid fra utskrivning av pasient til mottatt epikrise hovedsakelig ligger i organisatoriske forhold og prioritering opp mot andre viktige oppgaver. Meldal-prosjektet. Kartlegging av informasjonsstrømmer og informasjonsbehov konkluderer med at elektronisk mottak av epikriser er effektiviserende og kvalitetshevende når det gjelder rapportering og samordning. I Meldal kommune sees dette i sammenheng med innføring av et pasientdatasystem som nå pågår. Det forventes at det valgte systemet snart skal videreutvikles til å kunne motta slike meldinger. I tillegg planlegges det et nytt prosjekt med videokonferanse løsning i forbindelse med rehabilitering. Spesialisthelsetjenesten i sykehuset og ansatte i primærhelsetjenesten, eventuelt også med pasienten til stede, kan da samtidig og i fellesskap vurdere behandling, resultater osv. Prosjektet planlegges gjennomført i løpet av høsten 2001. 6

ERFARINGER. Praksiskonsulentordningen. (PKO) Praksiskonsulentordningen er et organisatorisk tiltak for å bedre samarbeidet mellom primærhelsetjenesten og sykehuset. Allmennleger blir ansatt i små stillingsandeler på sykehuset for å ivareta kommunikasjonen mellom de to aktørene i helsevesenet på et faglig og konkret nivå. Ordningen har sitt utspring i Fyn i Danmark tidlig på 90-tallet, der allmennpraktiker Per Grinsted så seg lei på lange henvisningstider og behandlingskøer. Ordningen har spredd seg til de andre nordiske land, og i Norge har en nå ved flere sykehus erfaring med PKO. Det ble også etablert et nordisk samarbeidsforum for PKO i 1997. PKO er altså et tiltak som har sin begrunnelse i en situasjon hvor sykehuset har behov for bedre informasjon om pasientene og de utredninger og behandlingstiltak som er gjennomført før innleggelse. Dette virker inn på sykehusets evne til å gjøre gode prioriteringer og gjennomføre en faglig god og effektiv behandling. Primærlegene på sin side etterlyser ofte raskere og bedre informasjon fra sykehuset i forbindelse med at pasientene skrives ut fra sykehuset og det medisinske ansvaret tilbakeføres til primærhelsetjenesten. De viktigste prinsippene i den danske praksiskonsulentordningen er: Ansvar for samhandling hviler på fagprofesjonen. Forankring skjer gjennom kolleger, og alle kolleger er delaktige. En utvalgt allmennpraktiker (praksiskonsulent) handler på vegne av sine kolleger. Personlige kontakter og nettverk utnyttes for å skape interesse og engasjement. Praksiskonsulentenes oppgaver er flere. De skal regelmessig befinne seg på sykehuset og skape personlige relasjoner. De skal informere om primærhelsetjenestens arbeidsmåter og vise versa. De skal arbeide med rutiner ved innleggelse og utskrivning, herunder henvisninger og epikriser. De skal formidle felles beslutninger i slike spørsmål ut til primærhelsetjenesten og inn i sykehuset. De arbeider også med felles opplæringstiltak. Med flere praksiskonsulenter kan det være behov for en koordinator for å samordne innsatsen og ta ansvar for drift av selve ordningen. Ordningen har de fleste steder der en har gått over til permanent drift blitt finansiert over sykehusets budsjett. 7

ERFARINGER. Praksiskonsulentordningen ble etablert ved OSS som et felles tiltak finansiert av ORBIT og KS i januar 2001, i første omgang for et halvt år. I oppstartsfasen fikk PKO-prosjektet god hjelp fra NTNU, Institutt for allmennmedisin, der Sigurd Førre og Niels Bentzen både inspirerte og arbeidet aktivt for å etablere prosjektet. Det er nå ordnet med forlenget finansiering ut 2001, og en tar sikte på at det blir en del av OSS budsjett og drift i 2002. En har ansatt fire leger og en sykepleier (sykepleieren er lønnet av Meldal kommune), alle i små stillingsandeler, som praksiskonsulenter, og en av legene har i tillegg funksjon som koordinator. Etter et halvt års prosjekterfaring kan en vise til at det er arbeidet med følgende saker (Punktene er hentet fra søknaden om forlenget prosjektperiode, skrevet av Jan Vaage, allmennpraktiker og praksiskoordinator): Resultater av PKO pr. juli 2001. Kriterier for å henvise ortopediske pasienter til dagkirurgisk avdeling. I dag er det slik at når primærlegen har utredet pasienten og funnet behov for ortopedisk kirurgisk behandling, blir pasienten henvist til ortopedisk poliklinikk. Her blir det ofte gjort de samme undersøkelser på nytt før pasienten blir henvist til dagkirurgi. Ved å spesifisere hvilke kriterier som skal til for å kunne henvise direkte til dagkirurgi kan en slippe det forsinkende mellomleddet på ortopedisk poliklinikk. I noen tilfeller vil det kunne redusere ventetiden på behandling med inntil 6 mnd. Kriteriene er ferdiglaget og har vært prøvd ut i Skaun Kommune. De vil snart bli sendt ut til primærlegene i distriktet. Kriterier for å henvise kirurgiske pasienter til dagkirurgisk avdeling. Begrunnelsen er her den samme som punkt 1, men kriteriene er ikke ferdige ennå. Innføring av epikrisemal. ORBIT prosjektet har arbeidet fram en epikrisemal til bruk for elektroniske epikriser. Praksiskonsulentene har arbeidet med å få denne innført på avdelingene. Malen er godkjent av overlegene, men det trengs fortsatt oppfølgingsarbeid for å sikre at den blir etterfulgt. Tatt opp lange ventelister på arbeids-ekg. Det har vært inntil 1 års ventetid på utredningen som skal avgjøre om pasienter har angina pectoris eller ei. Dette har vært helt uansvarlig og praksiskonsulenten på medisinsk avdeling har arbeidet med å få endring på dette. Det vil etter hvert bli utviklet kriterier for henvisninger til denne undersøkelsen. Felles omsorg for diabetespasienter. Dette er et nytt stort prosjekt som praksiskonsulentordningen går i gang med. Det vil 8

ERFARINGER. først og fremst være praksiskonsulenten på medisinsk avdeling og praksiskonsulenten for sykepleierne som skal arbeide med dette. Målet er å få laget kriterier for hvilke diabetespasienter som skal til kontroll på sykehuspoliklinikk og hvilken arbeidsfordeling som skal være mellom sykehuset og kommunehelsetjenesten. Kriterier for Felles omsorg er et av de viktigste målene for PKO, og arbeidet med diabetespasienter vil bli brukt i forhold til andre pasientgrupper med kroniske lidelser. Arbeidet er så vidt kommet i gang. Felles omsorg for dialysepasienter. Det viser seg å være veldig dårlig kommunikasjon mellom dialyseavdelingen og kommunelegene. Pasientene som går til dialyse forsvinner fra allmennpraksis og en starter nå med å lage rutiner for å bedre kommunikasjonen. Hospitering for sjukepleiere på OSS og i kommunene. Dette har praksiskonsulenten for sykepleierne arbeidet med og de første sykepleierne fra OSS har vært i kommunehelsetjenesten og omvendt. Hospitering for kommuneleger på poliklinikkene. Praksiskoordinator har fått avtale med overlegene på OSS om å ta i mot kommuneleger til hospitering på poliklinikkene. Invitasjon er nå sendt ut til kommunelegene. Denne hospiteringen forventes å bli et moment i samarbeidet framover da den gir mulighet for å lage relasjoner mellom de to nivåene. Det er også en viktig etterutdanning for kommunelegene og er med på å heve kvaliteten i kommunehelsetjenesten. Oppstart av samarbeid med gynekologisk avdeling med tanke på felles omsorg for kronisk syke og kriterier for gynekologiske kontroller. Praksiskonsulenten for ortopedisk og gynekologisk avdeling har nettopp startet dette arbeidet. De første kriteriene for henvisning til gynekologisk poliklinikk er nå klare. Publisering, ORBIT Nytt og snart nettside. Dette arbeidet har pågått kontinuerlig gjennom publisering av stoff i ORBIT Nytt. Arbeidet med nettside er i gang. I tillegg har en nå gått ut med en invitasjon til et kurs om PKO til allmennpraktikere og andre interesserte på landsbasis. Kurset går over to dager først i september, og har blant annet Per Grinsted som foredragsholder. Det er vanskelig å se for seg en vellykket innføring av elektroniske hjelpemidler uten at det skjer en større eller mindre konkret endring av organisatorisk karakter. Elektronisk samhandling involverer i tillegg alltid minst to aktører, oftest flere, slik at det skjer endringer på 9

ERFARINGER. flere steder. For å utnytte potensialet med elektronisk samhandling bør endringsprosessene samkjøres og styres. Praksiskonsulentordningen har i ORBIT vært det tiltaket som har koblet elektronisk samhandling (elektroniske epikriser) med konkrete organisatoriske endringer (utarbeide epikrisemal, forbedre rutiner for å få laget og sendt epikrisene osv) PKO er viktig for all samhandling, men spesielt viktig ved innføring av nye rutiner og nye hjelpemidler. Andre organisatoriske forhold. Elektronisk overføring av epikriser har en klar produsentside og mottakerside. En kunne tenkt seg at dette hadde medført problemer. Noen skal produsere noe som andre har nytte av. Dette er ikke et stort problem i ORBIT, selv om primærlegene nok hadde en større oppmerksomhet på prosjektet og var pådrivere i utgangspunktet. Sykehus har tradisjon og lovmessig pålagt ansvar for å produsere og distribuere epikriser, og har i tillegg selv direkte nytte av epikrisen ved f.eks. ny innleggelse av pasienten. Den elektroniske løsningen er derfor ikke noe prinsipielt nytt, og skrivestuas entusiasme har sørget for at elektronisk overføring ikke har vært et problem i OSS. Tidlig i prosjektet ble 3 av ca 20 ansatte på kontorsiden (skrivestua) valgt ut til å utføre de nye oppgavene knyttet til elektroniske epikriser. Dette ble utvidet til å omfatte alle ansatte etter 2 mnd. Det ble i starten gitt opplæring i bruk av tekstbehandling. Det har også vært holdt en egen møteserie for kontorpersonalet. (Kontoransatte både i sykehuset og på legekontorene) Til nå har det vært avholdt 4 møter, hvorav to har hatt deltakelse også fra legene. Tema har vært informasjon om ORBIT og MNH, innholdet i epikrisene og rutiner rundt utarbeidelse og utsending. Det har vært en positiv tilleggsgevinst for kontorpersonalet å få møte kolleger både fra egen og andre yrkesgrupper. Møtene fortsetter utover høsten 2001, og kontorpersonalet har en positiv holdning til fortsettelsen. 10

FRAMTID. Kapittel Framtid. Hva kan den nære framtid bringe av nyttige tjenester? Tjenester formidlet over helsenett er det eneste som rettferdiggjør tilknytning. Hva bringer framtiden? Nye meldingstjenester. Elektronisk meldingsformidling kan brukes til for eksempel laboratoriesvar for klinisk kjemi og mikrobiologi, røntgensvar, sykemeldinger, legeerklæringer og henvisninger. De tre første vil bli tilgjengelige for primærlegene i løpet av høsten 2001. I Orkdalsregionen er det også planer om å etablere et legevaktsamarbeid. Midtnorsk Helsenett vil da bli brukt for formidling av legevaktnotater. Sikker e-post og tilgang til web. Dette er tjenester som synes å stå høyt oppe på ønskelisten til mange aktører i helsevesenet. Det åpner for stor tilgang til oppdatert generell informasjon og muligheten til raske avklaringer mellom samarbeidspartnere. Pasientdatasystemer tilpasset elektronisk utveksling av informasjon med andre aktører. Å motta og sende meldinger på en automatisert måte, og som krever minimalt med arbeid for den enkelte helsearbeider, er avhengig av at involvert programvare for både avsender og mottaker er tilrettelagt for dette. Neste generasjon verktøy på dette området vil delvis ha dette som en del av sin funksjonalitet i det den leveres, delvis ha dette som en mulighet etter noe utviklingsarbeid. På et senere stadium tenkes det løsninger som felles datasystemer for mange ulike aktører i helsevesenet, der de enkelte brukerne autoriseres til de deler de har bruk for. 11

FRAMTID. Telemedisinske tjenester over nett. Utbygging og tilknytning til et helsenett åpner for telemedisinske tjenester forutsatt stor nok kapasitet i nettet. Dette har også blitt tatt opp i forbindelse med ORBIT, og som tidligere beskrevet er det et prosjekt med rehabilitering under etablering med Meldal helsetun og OSS som aktører. Her skal bilde og lyd overføres på direkten. Overføring av bilder (som for eksempel røntgenbilder) er tilgjengelig teknologi, men det gjenstår organisatoriske avklaringer og investeringer på mange områder. Mange poengterer at slike tjenester er av mindre interesse og har lavere prioritet enn meldingstjenester (som epikriser) sett fra primærhelsetjenestens side. Dette er en konklusjon som det er delte meninger om, og fra andre deler av landet, men også i tilknytning til MNH, meldes det om gode erfaringer og stor nytte av telemedisinske pilotprosjekter. 12

KOSTNADER. Kapittel Kostnader. Hva koster det nye aktører å få tilgang til tilsvarende ITløsninger? Midtnorsk Helsenetts infrastruktur og tjenester i nettet har blitt finansiert over utviklingsprogrammer, sentrale prosjektmidler og av helsenettets aktører. Det har medført at så langt har ingen blitt avkrevd avgift for tilkobling til nettet. Som nevnt tidligere er det planlagt at Midtnorsk Helsenett skal etableres som eget selskap, og at dette selskapet skal få inntekter gjennom tilknytningsavgifter og abonnementsavgift på tjenester over nettet. Det vil med andre ord etter hvert oppstå en situasjon hvor nye aktører må være forberedt på å betale for tilknytning og egen infrastruktur. Det er vanskelig å antyde hvor fort dette vil skje. Hvis noen er i en situasjon hvor en vurderer innføring eller videreutvikling av IKT, og er inne på spørsmål som berøres i dette dokumentet, vil det være å anbefale å ta uformell kontakt med KITH slik at en kan avklare om det er grunnlag for å gå videre. Nytte og kostnader må avklares parallelt gjennom økende grad av detaljering inntill en føler seg klar til å ta neste beslutning. Hva er en god problembeskrivelse, hvilke løsninger kan tenkes, skal en søke hjelp til prosessen videre, skal en lage en kravspesifikasjon, skal en hente inn anbud på utstyr, programvare og opplæring, hvordan budsjettere investeringer og driftskostnader osv. Hvis den uformelle kontakten fører fram til et ønske om å gå inn i et konkret samarbeid med KITH, er KITH 100% oppdragfinansiert. KITH utarbeider i det enkelte tilfelle et bindende tilbud. 13

GODE RÅD. Kapittel Gode råd. Noen gode råd til slutt. ORBIT viser at organisasjoner med ønske om å ta i bruk nye ITløsninger for elektronisk samhandling bør satse på å avklare det organisatoriske grunnlaget først. Hvordan er samarbeidet i dag, hvor er behovet for forbedring størst, hva bør en samarbeide mer/bedre om, og med hvem. Dette bør være det være størst mulig felles oppfatning om hos de berørte partene. Det er ingen god løsning at noen planlegger endringer på vegne av andre i enerom. Deretter må de elektroniske hjelpemidlene for samhandling settes i fokus. Det er ingen grunn til å tro at muligheten til elektronisk samhandling automatisk vil bevirke mer og bedre samarbeid ene og alene. Alle samarbeidspartnere må være motiverte til å gå i gang med den interne tilpasningsprosessen som er tett knyttet til de tekniske løsningene. Sats på de enkle løsningene først. Det gir oftest raske gevinster for mange involverte, og motiverer for videre utvikling. Ta sjansen på å sette i gang med iverksetting. Formelle forhold og innarbeidede rutiner kan synes som uoverstigelige hindre, men litt stå-påholdning fører til resultater. 14

ERFARINGSDOKUMENT ORBIT. Kapittel Kontaktpersoner. Kontaktpersoner. Følgende personer kan kontaktes for spørsmål. ORBIT: Prosjektledelse, gjennomføring osv: Steven Crozier, tlf. 72 44 70 83, e-post: crozier@online.no Brukere/deltakere i sykehuset: Bjarne Vejle, tlf. 72 47 02 48, e-post: bjarne.vejle@orkdal-sykehus.no Brukere/deltakere i legekontoret og Meldal-prosjektet: Berit Øverøyen Rikstad, tlf. 72 49 51 70 MNH: Vigdis Heimly, tlf. 73 59 85 02, e-post: vigdis.heimly@kith.no Arild Pedersen, tlf. 74 21 54 47, arild.pedersen@namdal-sykehus.no Meldinger: Annebeth Askevold, tlf. 73 55 10 36, e-post: annebeth.askevold@kith.no 15