1 VEILEDNINGSSDOKUMENT FOR VINTEROPPLAG OG SAMLINGER I BUA BB11 GRUPPA ARENDALS SEILFORENING Frrd
2 Siden 1997 har BB11 gruppa hatt samlet pplag av BB11 på vinterstid. Frem til 2001 var dette pplaget i de gamle jernbanehallene i Barbu. Siden 2002 har samlet pplag vært ved gamle Lettmetallen på Vestre Saltrød. Primært er målet å fylle hallen med BB11, men fr å avlaste på øknmien har vi leid ut til andre båter gså, da frtrinnsvis trebåter. Det er et mål at det skal være rikelig med plass rundt båtene til å utføre nødvendig vedlikehld g reparasjner. Irnisk nk er muligens vintersamlinger på trsdager BB11 gruppas viktigste aktivitet. Den representerer uten tvil den største delen av vår virksmhet, g bør vel av den grunn tas på alvr. Det er særdeles viktig å legge til rette et attraktivt arbeidsmiljø sm stimulerer til aktivitet. Vi bruker ttalt sett mer tid sammen i hallen enn på vannet. Nettpp derfr er det svært viktig at denne aktiviteten hlder høy kvalitet BB11 gruppa har helt siden vi startet med felles vinterpplag gså lagt pp til felles sjøsetting g felles pptak. Dette har med tiden blitt inkludert sm en del av leien fr BB11 pplaget. Inkludert pptak g sjøsetting tilbys kun på frhåndsbestemte dater sm det henvises til i leiekntrakt. Bakgrunnen fr valget m felles vinterpplag er flersidig, men viktigere enn ne annet var ønsket m å kunne drive med en aktivitet sm samlet ss hele året. Men fruten det faktum at dette binder ss sammen sm miljø, har selvfølgelig behvet fr et sted å lagre, restaurere g vedlikehlde båtene vært sentrale mtiv. At BB11 gruppa har en høy ssial prfil er neppe en hemmelighet fr nen. Men vi mener gså at dette er limet sm hlder ss sammen m vår felles interesse, g er således en svært viktig ingrediens. Vi trr at nettpp det ssiale har lagt grunnlaget fr at vi nå etter 20 år fremdeles samles rundt BB11, fr i fellesskap å utøve vår idrett. Så fr ss føles det helt naturlig å ha en liten felles pause i bua hver trsdag, før vi går løs på siste arbeidsøkt. Dette veiledningsdkumentet er primært til bruk fr styret g bua ansvarlig i BB11 gruppa, men det er gså ment fr nye g gamle seilere sm ønsker innblikk i gruppas drift, tiltak g mål. Det er styrets ansvar at dette dkumentet blir fulgt, g at hver enkelt utfører de nødvendige ppgaver. Arendal 13.02. 2014 Styret BB11 gruppa
3 Innhld TEMA SIDE Frrd 2 Innhldsfrtegnelse 3 Mål g rammer. Det frmelle 5 Drift av felles lkaler fr vinteraktivitet 5 Mål 6 Hvem er vinterpplaget fr? 7 Pris fr vinterpplag 7 Huseiers ansvar 7 Fremleiers ansvar g rettigheter (BB11 gruppa) 7 Leietakers ansvar g rettigheter (båteier) 8 Kjæledyr 8 Brannvern 8 HMS 9 Øknmistyring /Utlegg 9 Infrastruktur. Opplagslkaler 10 Plassering g antall båter i hallen 10 Pausebu 10 Sanitære frhld 10 Behandling av avfall 11 Mesanin 11 Areal under mesanin 11 Lakkbks 11 Utstyrsrm 12 Vinsjer tak 12 Verktøy 12 Krybber 12 Elektrisitet, belysning g ppvarming 13 Nøkler 13 Nøkkel fr tilgang sikringsskap g alarmer 13 Snørydding før trsdagssamlinger 13 Uteareal 13 Ssialt. Arbeid på båtene 14 Felles pause 14 Bevertning / Pauseansvarlig 14
4 Praktiske frberedelser, gjennmføring g ppfølgning av vinterpplag. Ansvar fr fremleie / utleie 15 Ansvar fr daglig drift av lkaler 15 Ansvar ppussing g salg av freningsbåter 15 Innkjøp av frbruksvarer g nytt utstyr 16 Krdinering av innkjøp seil BB11 16 Krdinering av innkjøp materialer BB11 16 Krdinering av innkjøp «reservedeler» BB11 16 Prgram g aktiviteter. Arrangementsdater / Terminliste 17 Rydding g klargjøring av hallen før pptak 17 Samlet pptak 17 Samlet sjøsetting 17 Teri g undervisning.18 Ftgrafering 18 Inf på websider, mail g SMS før g etter samlinger i bua 18 Etterarbeid (etter endt vinterpplag). Rydding g klargjøring av hall etter sjøsetting 19
5 Mål g rammer Det frmelle BB11 er en undergruppe i ASF, g er således sm et utgangspunkt underlagt lvene til ASF. 13 ORGANISASJON lyder sm følger: «Fr avdelinger/gruppers øknmiske frpliktelser hefter hele freningen, g avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere freningen utad uten styrets gdkjennelse.» BB11 seilernes samlede vinterpplag vil nk utad først g fremst fremstå sm en del av ASF s frmelle drift. Det er viktig å presisere at pphavet til denne aktiviteten var g er et privat initiativ internt blant BB11 seilerne, sm vi sm leietakere i fellesskap står ansvarlige fr. Samlet vinterpplag har aldri vært, g er ikke frmelt en del av driften til ASF, g dekkes således heller ikke av 13 i lvene til ASF. Juridisk sett vil den sm til enhver tid har undertegnet kntrakt med utleier stå ansvarlig, men i leieavtalen til hver enkelt er det fremhevet at leietakerne har et kllektivt øknmisk ansvar fr leie g fremleie. I ytterste knsekvens kan det bety at leietakere i felleskap må dekke et eventuelt underskudd. I denne sammenheng er det naturlig å nevne at siden ppstarten av felles pplag i 1997 har vi aldri pplevd å ikke kunne dekke våre øknmiske frpliktelser. Tiltak Styret i BB11 gruppa rganiserer dette private initiativet g drifter det etter beste evne på en øknmisk frsvarlig måte. Drift av felles lkaler fr vinteraktivitet Basert på de frmelle retningslinjene nevnt venfr tar styret i BB11 gruppa seg av den praktiske g øknmiske delen av båteiernes spleiselag fr felles pplagsplass. Men vi presiserer igjen at dette er et privat initiativ sm ASF ikke hefter fr, g BB11styrets engasjement må være å anse sm en del av leietakernes private initiativ sm ikke er utført på vegne av ASF. Styret i BB11 gruppa rganiserer på leietakernes initiativ leie g fremleie av egnede lkaliteter fr felles vinterpplag. Styret har en egen ansvarlig fr at vi har nk leietakere i lkalet Styret har en egen ansvarlig fr at leie blir betalt av leietakere Styret har en egen ansvarlig fr at leie blir betalt til gårdeier
6 Mål g rammer Mål Bakgrunnen fr valget m felles vinterpplag er flersidig, men viktigere enn ne annet var ønsket m å kunne drive med en aktivitet sm samlet ss hele året. Men fruten det faktum at dette binder ss sammen sm miljø, har selvfølgelig behvet fr et sted å lagre restaurere g vedlikehlde båtene vært sentrale mtiv. Nedenfr nevnte mål er hentet fra vår Handlingsplan. 1. Samle alle BB11 i Arendal til felles vinterpplag. 2. Ukentlige samlinger på trsdager gjennm hele vinteren 3. Vi ønsker at 2/3 av våre medlemmer g båteiere skal delta hver trsdag 4. Gdt felles pauseareal (egen pausebu) 5. Det skal være en pauseansvarlig hver trsdag 6. Pausen skal vare i 30min. 7. Pauseansvarlig må følge de skriftlige retningslinjene sm freligger fr arrangering av pause i bua. 8. Tilrettelegge fr nødvendig felles utstyr 9. Det skal være faste lakkedager på våren. 10. Gde individuelle arbeidsfrhld i pplagshallen. 11. Gde felles arbeidsarealer. 12. Gde lys g strøm frhld. 13. Ha vannpst fr spyling av båter. 14. Gde sanitærfrhld. 15. Like krybber til alle. 16. Ha en versikt ver plasseringen av båtene. 17. Ha egen nøkkelbks med kde sm sikrer tilgang til sikringsskap 2 etg. 18. Inkludere felles pptak g sjøsetting i leieprisen fr vinterpplag 19. Dat fr sjøsetting g felles pptak inkluderes i terminliste 20. Det er et mål at alle båter sm har fullført restaurering g kun har fretatt rdinært vedlikehld sjøsettes hvert år. 21. Det er et ønske at alle BB er sm lagres i hallen sjøsettes årlig g deltar på våre felles aktiviteter. I leiekntrakten fr vinterpplag bør det pplyses at inaktive båter kan miste sin plass i hallen dersm andre aktive seilere med BB11 gjerne vil lagre sin BB11 i felles pplagshall, men er frhindret fra dette grunnet inaktive båter sm pptar den alternative plassen. Styret har anledning til å gjøre særskilte vurderinger g unntak m dette synes frnuftig g hensiktsmessig fr miljøet. 22. Det skal freligge tilgjengelige bilder med litt tekst på web g mail ca. 3 dager etter trsdagssamling i hallen, frtrinnsvis førstkmmende søndag.
7 Mål g rammer Hvem er vinterpplaget fr? BB11 seilernes ønske m å spleise på et felles vinterpplag grunner i behvet fr å ta vare på våre båter, samt ha et felles samlingspunkt vinterstid, sm igjen gjør at vi kan drive vår hbby sm en helårsaktivitet. På dette grunnlag er det naturlig at tilbudet først g fremst er ment fr BB11 båter. Men av praktiske g øknmiske grunner har vi funnet det nødvendig g hensiktsmessig å fremleie til andre båteiere dersm det er ledig plass. BB11 eiere har alltid frtrinnsrett ved leie, dette selv m det kan være andre båttyper sm har leid plass i hallen ver lengre tid. BB11 båter har frtrinnsrett ved leie av pplagsplass. Pris fr vinterpplag Pris på vinterpplag vil til enhver tid avhenge av hvilke lkaliteter vi i felleskap klarer å få tak i. Pr. 2014 ligger leie fr en BB11 på ca. 5700,- inklusiv pptak g sjøsetting. Kstnaden ved innendørs pplag bør ikke verstige 75% av medianen i det åpne markedet fr pplag uten ytterligere fasiliteter. Huseiers ansvar Se egen leiekntrakt datert 20. september 2001 Styret påser at huseier hlder sine kntraktsfestede frpliktelser Fremleiers ansvar g rettigheter (BB11 gruppa) Se leieavtale fr båteiere Styret må til enhver tid frsikre seg m at leiekntrakten med båteiere er ppdatert g dekker alle nødvendige eventualiteter.
8 Mål g rammer Leietakers ansvar g rettigheter (båteier) Se leieavtale fr båteiere Leietaker må sette seg inn i leiekntrakt fr det aktuelle året leien gjelder. Kjæledyr Kjæledyr er hyggelig, ssialt g de fleste trives g fungerer gdt med deres selskap. Dg vil det alltid være medlemmer sm enten har aversjner (redsel), eller sliter med allergi når det er dyr i nærheten, eller lkaliteter tilknyttet seilernes aktivitet har vært frekventert av disse. Det er av hensyn til våre medlemmer ikke ønskelig med kjæledyr under våre arrangementer/aktiviteter, g/eller i våre felles lkaliteter sm er knyttet pp mt vår aktivitet. Brannvern Vi har samlet et strt antall BB11 ere til innendørs pplag i Arendal, g en brann ville ha stre utslag fr den ttale flåten i Nrge. Det er svært viktig at vi tar brannvern på alvr. Vår hvedbekymring er naturligvis at det kan ppstå persnskade g i verste fall tap av liv. Alle filler sm har vært i kntakt med lakk, tynner eller rensemidler må kastes utvendig i egen brannsikker behlder Det skal være minimum 3 brannslukningsapparater av min. 6kg. tilgjengelig i lkalet Det må til enhver tid være minimum 3 rømningsveier tilgjengelig. Prt må aldri stenges på en slik måte at den ikke enkelt kan åpnes fra innsiden ved en eventuell brann. Det må være mulig rømningsvei fra talett 2 etasje til øvrige lkaler i 2 etasje. Det må gså være mulig å kmme seg ut fra 2 etasje. Det må være en tilgjengelig brannslange / sluknings utstyr i henhld til gjeldene frskrifter fr slukking av brann. Det er uansett ønskelig med en dedikert vannslange sm dekker hele lkalet.
9 Mål g rammer HMS Helse miljø g sikkerhet blir lett undervurdert i iveren når båten trenger litt vedlikehld g en vårpuss. Men tatt i betraktning at vi nå har drevet denne aktiviteten siden 1997, g mange tilbringer flere timer nesten hver uke i hallen kan langtidsskader frt bli et tema. Ved pptak skal en persn fra styret påse at ingen beveger seg under hengende last, Plassering av båter fregår trygt uten fare fr klemskader eller velt. Bruk av høytrykkspyler må fregå på en frsvarlig måte uten fare fr at det ppstår skade. I hallen må det freligge planer ved evt. brann. Det må være tilstrekkelig med brannslukningsutstyr på klart merkede steder. Fr å bedre arbeidsmiljøet i bua på trsdager må arbeid sm skaper svevestøv begrenses til 10 min. Alle pussemaskiner, høvler g lign sm brukes i mer enn 10min må tilkbles avsug. Det må være regler fr bruk av lakkutstyr g lagring av brukte filler sm innehlder tynningsmiddel, g / eller annet brannfremmende materiell. Alle båter må være frsvarlig sikret i sine krybber. Styret må i samarbeid med eier tilse at krybben er i frsvarlig stand før pptak. Det anbefales bruk av adekvat verneutstyr sm vernebriller, maske g hørselsvern til de ulike ppgavene sm utføres. Øknmistyring / Utlegg: Øknmi er fte et litt betent tema i freningssammenheng. Vi er gjerne avhengig at nen er villig til å legge ut av sine private midler, samt at arrangementsdeltakernes innbetaling fte kan være ne mangelfulle. Det kan gså være ne uklart hvem sm skal dekke utgiftene. Er det ASF, eller BB11 gruppa? Vi trr at det mest smidige g enkleste å administrere er m medlemmer av BB11 gruppen fra tid til annen er villig til å gjøre et lite utlegg i sammenheng med et arrangement eller aktivitet, men da er vi gså avhengige av g frplikter ss til et raskt ppgjør. Det utnevnes en øknmiansvarlig fra styret fr aktiviteten / arrangementet Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa følger pp alle utlegg Utlegg internt i BB11 gruppa betales umiddelbart tilbake etter endt aktivitet / arrangement av øknmiansvarlig. Utlegg sm i siste instans skal dekkes av ASF betales av BB11 gruppa, sm igjen fremmer krav venfr ASF. Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa følger pp dette. Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa sender knsekvent ut mail til den sm har hatt utlegg når beløpet er tilbakebetalt /verført til knt.
10 Infrastruktur Opplagslkaler BB11 gruppa anser et samlet vinterpplag sm avgjørende fr å ivareta g istandsette båter, samt en svært viktig miljøfaktr. Derav er det viktig at styret i BB11 gruppa til enhver tid jbber fr å ha egnede lkaler til rådighet fr sine medlemmer. Styret i BB11 gruppa jbber fr å tilrettelegge fr samlet innendørs vinterpplag Lkalene bør frtrinnsvis ligge så nært vannet sm mulig Plassering g antall båter i hallen Leiekstnader av lkaler vil til enhver tid legge klare føringer på hvr mange båter vi bør ha g hvr tett vi må plassere de. Men det bør alltid være et mål at det er åpne «gater» i lkalet sm gjør det enkelt å frflytte seg til sentrale steder sm arbeidsbenk, lakkbu, mesanin, talett, hveddør, prt g samt at det må være frie rømningsveier. Båtene plasseres slik at det er en åpen «gate» gjennm hele lkalet. Båtene plasseres slik at det er frie rømningsveier Pausebu Det ssiale har alltid vært et sentralt g samlende element i BB11 gruppa. Dernest er det svært naturlig at vi tilrettelegger fr et velegnet sted å samles til pause. Utvendig er det ønskelig med et enkelt brd g t benker. Pausebua er til enhver tid str nk til å rmme alle aktive Pausebua brukes til felles pause alle trsdager Pausebua vedlikehldes utvendig g innvendig Pausebu hldes til enhver tid ren g ryddig Det skal være gassvn til varme g t stk. gassflasker En vn skal alltid stå på når båtene er på land. Maks kapasitet 500w Utenfr skal det være et enkelt brd g t benker Påse at utvendig g innvendig lys til enhver tid er i rden. Sanitære frhld Det er et mål å ha enkle sanitære fasiliteter tilgjengelig Talett g vaske rengjøres regelmessig Gulv vaskes regelmessig Det er et lite lager av talettpapir, håndpapir, såpe Det er et lite lager av lyspærer Det er tilgjengelig vaskebøtte klut g kst Det er tilgjengelig såpe fr gulvvask
11 Infrastruktur Behandling av avfall Ved ppussing g vedlikehld av gamle trebåter, blir det frt mye miljøfarlig avfall. Alt avfall fra aktivitet rundt båtene må srteres g avhendes på frsvarlig måte. Det må være egne rutiner på tømming av avfall, samt egnede behldere fr kildesrtering av avfall. Ha egnede behldere fr kildesrtering av ulike typer avfall Jevnlig bringe avfall til Heftingdalen g påse at det blir kildesrtert Mesanin Det er blitt bygget mesanin ved siden av lakkbksen. Tanken med denne er å ha en hyggelig plass fr en liten prat, g en naturlig plass fr håndpussing av arbeid sm skal lakkes i lakkbks. Mesaninen hldes ryddig Det er benker til lett pussing Det er stler g et lite brd til å ta en liten pause Det brukes ikke pussemaskin på mesanin, varmepistl kan brukes Areal under mesanin Areal under mesanin skal ha gdt taklys g være ryddet fr bruk til vedlikehld av utstyr til båtene. Dette er et fellesareal sm alle kan benytte. Om nødvendig av plass messige grunner, skal arbeid på master g bmmer pririteres på dette arealet. Taklys under mesanin hldes i rden Rydde g hlde rden Feie gulv Påse at det er bukker til master, bmmer g lign. Lakkbks Et av målene med BB11 hallen har vært å frenkle vedlikehldet at båtene. Derav er det ønskelig med en lakkbks sm er lang nk til mast, samt str nk til øvrig løsøre i en BB11 Lakkbksen skal være lang nk til mast, samt str nk til øvrig løsøre Det må ikke utføres pussearbeid i lakkbks Det må ikke frlates lakkfiller eller annet brennbart materiell i lakkbks Fei gulv Skifte lysrør ved behv
12 Infrastruktur Utstyrsrm Med tiden har BB11 gruppa fått mye utstyr sm må tas vare på. Å ppbevare dette på seilerhytta kan være litt risikabelt med tanke på at det blir «lånt» i gd tr, g upraktisk når vi trenger det til andre arrangementer utenfr seilerhytta. Det er derfr ønskelig at vi ppbevarer dette utstyret i eget rm i pplagshallen Ha egnet rm fr ppbevaring av utstyr Rydde g hlde rden Feie gulv Skifte lysrør ved behv Vinsjer tak Det er mntert manuelle vinsjer på traverser i taket. Disse er gamle g er ikke til bruk fr båter i pplag Vinsjer g traverser brukes ikke til båter i pplag Verktøy Det har nrmalt ikke vært et verrdnet mål fr BB11 gruppa å tilrettelegge fr kategrien fast maskinverktøy. Men gruppa har vært så heldig å bli gitt i gave en rekke typer «fastmtert» maskinverktøy sm det er naturlig å ta vare på g vedlikehlde så langt øknmien tillater det. Tilrettelegge fr eget mråde i hallen med tilgang til fastmntert verktøy Vedlikehlde verktøy så fremt øknmien tillater det Skifte papir, kappskiver, blader g lign ved behv Krybber Lagring g flytting av båter kan være en str utfrdring. Av den grunn er det en betingelse fr lagring av BB11 at man har en standard krybbe. Ha like krybber til alle BB11 ere Ha minimum 2 stk. jekketralle til krybbene Ha minimum 2 par med hjulsett til krybbene Det er ikke anledning til å ha fastmnterte jul på krybba Krybba må følge BB11 gruppas anviste sikkerhets veiledning Krybba må følge anviste tegninger Krybbene må være merket med seilnummer
13 Infrastruktur Elektrisitet, belysning g ppvarming Det elektriske anlegget i hallen er gammelt g trlig i dårlig stand. Derav er det ekstra viktig at vi er varsmme ved bruk av anlegget. Lkalene frlates aldri med strøm eller lys på. Unntaksvis kan det stå på en vn i lakkbks. NB kun vn plassert av gruppa kan benyttes Lkalene varmes ikke pp, men det kan brukes varme i lakkbks Det skal være utvendig belysning sm er styrt av sensr Ovn på 450w skal stå knstant på i pausebu når båtene er på land. Nøkler Lkalene til pplagshall skal alltid være låst når vi ikke er tilstede. Derav er det ønskelig at hver enkelt båteier har egen nøkkel g tilgang til hallen. Representant fr styret hlder lister ver nøkler Representant fra styret leverer ut nøkler ved behv Representant fr styret skaffer nye nøkler ved behv Representant fr styret innhenter nøkler ved avsluttet leiefrhld Nøkkel fr tilgang sikringsskap g alarmer Det er behv fr egen nøkkel til sikringsskap g alarm i andre etasje. Det er ønskelig med en egen nøkkel bks med kde, hvr denne kan ppbevares, Det mnteres egen bks med kde fr nøkkel til sikringsskap g alarm inne i hallen En representant fra styret er ansvarlig fr å hlde denne rdningen i drift, Snørydding før trsdagssamlinger Området rundt hallen blir ryddet av gårdeier, men det må skuffes litt fran inngangsparti til hall g pausebu Det må være skuffe tilgjengelig rett på innsiden av inngangen til hallen Pauseansvarlig skuffer lett på trsdagene Styret påser at resterende areal blir ryddet av gårdeier Uteareal Det er et betydelig uteareal fran hall g pausebu. Dette benyttes først g fremst til parkering fr biler, men gså til pplag av bøyebåt. Vi må til enhver tid påse at mrådet ikke frsøples av våre medlemmer. Påse at mrådet ikke frsøples av våre medlemmer Rydde eventuelt rt g søppel etter våre medlemmer
14 Ssialt Arbeid på båtene Det aller viktigste med arbeidet på båtene er at det bringer ss sammen ssialt. Det er et verrdnet mål at vi alle er rause med vår egen tid, er inkluderende g hjelpsmme. Samle 2/3 av båteierne hver trsdag i bua Felles pause Det ssiale er en viktig del av driften til BB11 gruppa. Det er et mål at vi har en felles pause på våre ukentlige samlinger. Dette må arrangeres g følges nøye pp fra styret. Felles pause fra kl. 1900 til 1930 Bevertning / pauseansvarlig BB11 gruppa har lang tradisjn fr pause mellm regattaene, g dertil bevertning. Denne rdningen har vi nå gså tatt i bruk på de faste trsdagssamlingene i bua med str suksess. Derav er det ønskelig med en pauseansvarlig hver trsdag sm rdner med bevertning, setter på varme, feier, skuffer, vasker sv. Se egen liste fr pauseansvarlig Påse at det alltid er en ansvarlig fr bevertning på trsdager Ansvarlig fra styret kntakter pauseansvarlig per mail g tlf minimum en uke i frkant, g frsikrer seg m at vedkmmende har frståelse fr alle ppgaver sm skal utføres. Pauseansvarlig skal sende ut mail med bilder g litt tekst fra trsdag kveld innen søndag kveld. Prøv å få med alle fremmøtte på bildene. Ca. 10 bilder fra kvelden er bra. Oppgaver pauseansvarlig: 1800 Sette på varme g lys i pausebua 1800 Rydde, tørke benker g brd, g feie bua før pause 1800 Låse pp pplagshall g sette på alle lys 1800 Ved snøfall skuffe sti inn til pplagshall g pausebu 1800-2200 Ta bilder i pplagshallen g under pause 1900 Servere kaffe kake g brus 2000 Rydde, tørke benker g brd, g feie bua etter pause 2200 Slå av gassvarme g lys i pausebua (NB panelvn skal stå på) 2200 Sjekke lys g låse pplagshall dersm du er siste sm går
15 Praktiske frberedelser, gjennmføring g ppfølgning av vinterpplag Ansvar fr fremleie / utleie Når BB11 gruppa påtar administrasjnsansvaret fr det private pplags initiativet, medfører dette et betydelig ansvar med tanke på fremleie av lkalene. Det er betydelige summer sm må dekkes inn, g uten tilstrekkelig mange leietakere kan vi risikere at dette går i minus. Styret i BB11 gruppa er ansvarlig fr at vi får inn tilstrekkelig mange båter fr å dekke alle kstnader. Ansvar fr daglig drift av lkaler Styret i BB11 gruppa er ansvarlig fr den daglige driften av BB11 hallen. Lage gde skjemaer med versikt ver alle ppgaver Ansvar fr ppussing g salg av freningsbåter BB11 gruppa står pr. 01.01. 2014 sm eiere av 4 stk. BB11. Tre av disse er restaureringsbjekter, mens den fjerde er restaurert, g fr salg. Styret prøver å få slgt alle båter internt i miljøet Styret har en ansvarlig sm prøver å rganisere team fr restaurering
16 Praktiske frberedelser, gjennmføring g ppfølgning av vinterpplag Innkjøp av frbruksvarer g nytt utstyr En str aktivitet, stre lkaler g mange maskiner krever et visst vedlikehld g innkjøp av frbruksvarer. Det er styrets verrdnede ansvar å påse at dette blir utført Styret må følge pp at nødvendige innkjøp blir gjrt Krdinering av innkjøp seil BB11 Seil er fte dyrt, men en samlet bestilling på høsten kan fte være svært prisgunstig Styret krdinerer samlet innkjøp av seil på høsten Styret setter seg inn i de ulike kvalitetene g prisene Krdinering av innkjøp materialer BB11 Det kan fte være behv fr ne materialer g fr eksempel. Fenderlister. Det er ønskelig at styret rganiserer dette Styret rganiserer innkjøp av lager fr fenderlister Krdinering av innkjøp «reservedeler» BB11 Deler til BB11 kan være vanskelig å få tak i. Det er ønskelig at styret danner seg et bilde av hvem sm leverer deler g hvr disse kan kjøpes Styret kjøper inn et lite lager av deler
17 Prgram g aktiviteter Arrangementsdater / Terminliste Et av målene med samlet vinterpplag er å kunne tilby våre seilere en helårsaktivitet sm fregår ukentlig. Det er et verrdnet mål at vi ppretthlder aktiviteten på trsdager så fremt det ikke er helligdager, eller ffentlige fridager. Styret i BB11 gruppa lager årlige terminlister fr aktivitetene i BB11 bua. Rydding g klargjøring av hallen før pptak Selv m hallen blir ryddet etter felles sjøsetting er det gjerne litt rt i hallen når høsten kmmer. Dette kan skyldes etternølere, eller at ting gikk litt frt på våren. Hele gruppa samles trsdag før pptak til rydding av hallen. Samlet pptak Det er ønskelig at et medlem av styret i BB11 gruppa alltid krdinerer felles pptak av BB11 ene Medlem av styret i BB11 gruppa er ansvarlig fr at pptaket blir krdinert Medlem av styret i BB11 gruppa krdinerer plassering av båter. Samlet sjøsetting Det er ønskelig at et medlem av styret i BB11 gruppa alltid krdinerer felles sjøsetting av BB11 ene Medlem av styret i BB11 gruppa er ansvarlig fr at sjøsetting blir krdinert.
18 Prgram g aktiviteter Teri / undervisning Samlingene i BB11 hallen vinterstid gir ss en fin anledning til å ha jevnlige kvelder med innslag av teri g undervisning relatert til vår aktivitet sm seilere. Ca. 20 min innslag annenhver trsdag gjennm hele pplagstiden. Det brukes frtrinnsvis dugnadsbaserte lkale krefter Hvedregelen er at samlingene ikke varer lenger enn 20 min, men styret kan vurdere å sette pp hele kvelder med bare teri/fredrag. Ftgrafering Et hyggelig bilde, er gjerne et hyggelig minne. BB11 gruppa har alltid vært flinke til å dkumentere sine aktiviteter fr så å bruke dette bildemateriellet aktivt venfr sine medlemmer. En persn fra styret påser at «pauseansvarlig» tar bilder på hver samling. Det tas bilder av alle tilstedeværende. En persn fra styret samler inn bilder tatt på trsdager g får lagt disse på server En ansvarlig fr styret tar selv min 300 bilder fra høstaktiviteten g 300 bilder fra våraktiviteten. Bildene tas i hele den aktuelle periden Inf på websider, mail g sms før g etter samlinger i bua Infrmasjnsarbeid m vår virksmhet er viktig. Derav er det ønskelig at alle våre samlinger i bua kmmer tydelig frem på våre terminlister, websider g mail Det sendes ut ukentlige påminnelser m vår virksmhet på mail Påse at det sendes ut inf fra pauseansvarlig med bilder innen påfølgende søndag Det legges ut terminliste på websider Legge ut bilder fra aktiviteten i bua på våre websider
19 Etterarbeid Rydding g klargjøring av hall etter sjøsetting Etter felles sjøsetting har det lett fr å bli stående krybber igjen på utsiden, g det er fte mye rt g skrt igjen inne i hallen. Påfølgende trsdag etter sjøsetting settes av til rydding. Medlem av styret påser at dette blir gjennmført g krdinert.