BTV Innkjøp BTV Innkjøp april 2013
Innhold 1. INNLEDNING...4 1.1 Generelt...4 1.2 Ressursinnsats...4 2. RAMMEAVTALER...5 2.1 Rammeavtaler...5 2.2 Rammeavtalestrategi...7 2.3 Enkeltanskaffelser...8 3. INFORMASJON OG STØTTE...8 3.1 Informasjon...8 3.2 Støtte...8 3.3 Innkjøpsbord i Buskerud fylkeskommune...8 4. PROFESJONALISERING OG KOMPETANSE...9 4.1 Maler...9 4.2 Kompetanseutvikling...9 4.3 Gjennomgang av funksjoner...9 5. MILJØ...9 6. LEVERANDØRUTVIKLING... 10 6.1 Markedskonferanser... 10 7. E-HANDEL... 11 8. INTERNKONTROLL... 12 Side 2 av 12
Forord Økt kunnskap hos våre tilbydere og leverandører gjør at offentlige oppdragsgivere må opptre profesjonelt i forhold til anskaffelser. Store rammeavtaler fører oftere til tunge klagesaker, og oppdragsgivers gode betingelser fører til press på leverandørenes inntjening. Dette har BTV Innkjøp tatt konsekvensen av og organisert en mer profesjonell enhet med eget kontraktsteam og eget prosjektgjennomføringsteam i 2012. BTV Innkjøp fremstår i 2012 med høy kompetanse på offentlige anskaffelser og vi har jobbet hardt for å møte utfordringene skjerpet regelverk og høyere kompetanse hos våre tilbydere medfører. Årsrapporten for 2012 gir deg informasjon om våre rammeavtaler, informasjonsverktøy, kompetansespredning, innkjøpsbord og elektroniske bestillingsverktøy. Som innkjøpssjef i BTV Innkjøp er jeg stolt over å legge fram årsrapporten for 2012 for BTV Innkjøp, og jeg håper den vil gi deg et godt innsyn i driften i 2012. Siden årsrapporten rapporterer på handlingsplanen for 2012, er avsnittene og nummereringen fra handlingsplanen tatt med i denne rapporten. Innkjøpssjef i BTV Innkjøp Roy Pettersen Drammen, april 2013 Roy Petter Pettersen Innkjøpssjef, BTV Innkjøp «Innkjøpsrådet er fornøyd med BTV Innkjøps oppnådde resultater for året. 2012 har vært et nytt år med høy aktivitet. BTV Innkjøp framstår som en betydelig aktør i markedet som innkjøpsenhet for eierne Buskerud, Vestfold og Telemark fylkeskommuner samt medlemskommunene. Innkjøpsrådet mener det i det videre er viktig å vurdere ytterligere profesjonalisering og effektivisering av ressursbruken. Dette vil være Innkjøpsrådets fokus fram mot 2014.» Innkjøpsrådets leder Mette Fjulsrud Side 3 av 12
1. Innledning 1.1 Generelt BTV Innkjøp har i 2012 jobbet med å få en mer moderne organisasjon. Det er etablert et kontraktsteam med fire ansatte som skal jobbe med oppfølging av alle våre 120 rammeavtaler. Det er også opprettet et prosjektteam bestående av to prosjektledere som skal produsere rammeavtaler. I tillegg er det etablert en stab/støttefunksjon med tre ansatte som skal supportere de to teamene juridisk og faglig. Vi ser spesielt at kontraktsoppfølging har vært en utfordring for oss, og at vi har fått bedre fokus på dette med den nye organiseringen. BTV Innkjøp har etablert et prosjekt som er kalt "bedre innkjøp". Som en følge av dette ble det i 2012 innført et "innkjøpsbord" som en egen enhet med 3 ansatte. Innkjøpsbordet skal gjennomføre konkurranse på alle kjøp over kr 100.000,- eks mva. i Buskerud fylkeskommune. Innkjøpsbordet har så langt vært en suksess og kan etter 7 måneders effektiv drift vise til besparelser på ca. 10 millioner kroner og en mye enklere hverdag for de som ellers hadde måttet gjennomføre anskaffelsene på egen hånd. Evaluering av innkjøpsbordet vil danne grunnlag for videre jobb med prosjekt bedre innkjøp. BTV Innkjøp har i 2012 produsert rammeavtaler på 20 rammeavtaleområder. 1.2 Ressursinnsats BTV Innkjøp har ved utgangen av 2012 9 årsverk som skal jobbe med kjerneoppgavene til BTV Innkjøp. I tillegg er det 3 ansatte ved innkjøpsbordet til Buskerud fylkeskommune og 1 ansatt på helpdesk ehandel som sorterer faglig under BTV Innkjøp. BTV Innkjøp har i 2012 solgt mindre tjenester enn budsjettert. Dette er bevisst for å levere bedre tjenester internt og til våre samarbeidspartnere. Totalt sett endte vi med et merforbruk på kr 450.815. Slik ser regnskapet for 2012 ut: Planlegging av 2012, fra venstre: Roy Pettersen, Espen Hansen Aspaas og Marianne Brekke i BTV Innkjøp. Espen leder kontraktsteamet. Side 4 av 12
2. RAMMEAVTALER 2.1 Rammeavtaler BTV Innkjøp forvalter rammeavtaler med et årlig volum på ca 2,2 milliarder. I 2012 utløp 13 av disse, slik at områdene måtte konkurranseutsettes på nytt. Av disse områdene ble det signert kontrakt på følgende: - Bøker og medier til bibliotek (11 millioner per år) - Næringsmidler (160 millioner per år) - Banktjenester (Se under) - Medisinske forbruksvarer (16 milioner per år) - Bredbånd (6 millioner per år) - IKT, pc inkludert elev-pc (40 millioner per år) - Fyringsolje og drivstoff(10 millioner per år) Kontraktsteamet i BTV Innkjøp. Fra venstre: Jorunn Jonsaas, Marianne Brekke, Espen Aspaas og Jorun Petrine Henriksen Side 5 av 12
BTV Innkjøp oppnådde veldig gode betingelser på rammeavtalene på banktjenester. På medisinske forbruksvarer er mulighetene for besparelser ved å kjøpe riktige produkter helt opp mot 50 %. På bredbånd oppnådde man en mye bedre kapasitet og større besparelser. Noen avtaler var ikke på plass i løpet av 2012. Når det gjelder IKT, multifunksjonsmaskiner ble det gjennomført en mislykket konkurranse i 2012, og denne er nå lyst ut på nytt i 2013. Forbruksmateriell for storhusholdning og datarekvisita ble avviklet som følge av lavt volum, mens kontorrekvisita ble forsinket og er utlyst i 2013. Telefoni- og mobiltrafikk var utlyst i 2012, men kontrakten ble ikke signert før i 2013. Det ble inngått rammeavtaler i 2012 på en rekke områder innen gruppen næringsmidler. I den forbindelse ble det reist klagesak mot oss først i Klagenemnda for offentlige anskaffelser og siden i retten i en midlertidig forføyning. Vi fikk medhold i begge instanser. En av de mange kontraktene som ble signert i 2012 En utydelig avgjørelse i klagenemnda førte til at begge parter var usikre på hva klagenemnda mente. Rettsaken kunne vært unngått dersom klagenemnda hadde vært tydeligere i sin beslutning. Dette ble en krevende prosess for BTV Innkjøp som brukte mye tid på saken. Det ble også nødvendig å kjøpe advokattjenester i saken. Totalvolumet for alle rammeavtalene på næringsmidler var på 160 millioner per år. Konkurranseutsettingen førte til en årlig besparelse på ca 50 millioner kroner for deltakerne, slik at nytt volum er 110 millioner. På medisinske forbruksvarer gikk vi ut med et volum på 16 millioner per år og endte opp med et nytt årlig volum på 5 millioner kroner. Det er altså mulig å oppnå en årlig besparelse på dette området på 11 millioner dersom man kjøper riktige produkter hos Norengros. Det er vanskelig å sette et volum for banktjenester. Her er det snakk om forvaltning av deltakernes ressurser og en høy omsetning per år. Gjennomsnittlig konsernkontosaldo for deltakerne var på 1,6 milliarder. Fylkeskommunene og deltakende kommuner oppnådde gunstige rentebetingelser. Det ble i 2012 inngått rammeavtaler for vikartjenester for helse, lærer og barnehager. Dette er et nytt område for BTV Innkjøp, men oppstarten har vært god. Utstyr til gymsaler og idrettshaller ble igangsatt i 2012, men var ikke på plass innen utgangen av året. Side 6 av 12
Nye områder Det var et ønske om at BTV Innkjøp skulle gjennomføre rammeavtaler på en rekke nye områder. Brannalarmer og sprinkleranlegg var to slike områder som var oppe til vurdering. Det viste seg at det var vanskelig å få til i første omgang fordi kommunene og fylkeskommunene er sterkt knyttet til sine leverandører, spesielt hva gjelder oppfølging og vedlikehold. BTV Innkjøp vurderer fortsatt rammeavtaler på disse områdene, men har utsatt gjennomføringen. Prosjektgjennomføringsteamet i BTV Innkjøp. Karl Petter Kristiansen (t.v) og Cathrine Røkaas Barnevern Nye rammeavtaler på barnevernstjenester, tiltak og saksbehandling er nå på plass. Rammeavtalene dekker et område hvor det ikke har vært rammeavtaler før og er ønsket velkommen av kommunene som kjøper disse tjenestene. ARP-tjenester Arkitekt-, prosjekterings- og rådgivingstjenester er et område hvor kommunene i vår region har hatt rammeavtaler i mange år som fungerer meget godt. Rammeavtalene er delt inn i grupper for fag og det er som regel parallelle kontrakter i hver av gruppene. BTV Innkjøp har fått gode tilbakemeldinger på at kommunene er svært fornøyd med disse rammeavtalene. Da BTV Innkjøp i 2012 skulle lage felles rammeavtaler for både kommuner og fylkeskommuner viste det seg at det var ønskelig å ha egne avtaler for fylkeskommunene. BTV Innkjøp tok dette til etterretning og har derfor kjørt egen konkurranse for kommunene i regionen vår. Databriller Det ble også inngått rammeavtaler på terminalbriller i 2012. BTV Innkjøp delte avtalen opp i soner som det skulle gis tilbud i slik at det ikke ble for lang vei for våre ansatte. Det viste seg at dette er et vanskelig område å ha rammeavtaler på. Avtalen varer i minimum to år, og vi ønsker at disse to årene skal være en vurderingsperiode i forhold til om dette er et fornuftig rammeavtaleområde i framtida. 2.2 Rammeavtalestrategi Å eie en rammeavtale betyr at mye tid må settes av til oppfølging av om rammeavtalene følges og om leverandørene gjør jobben sin. Dersom man administrerer for mange rammeavtaler kan dette bli en stor utfordring. BTV Innkjøp må i året som kommer gjøre en vurdering av hvor mange rammeavtaler vi kan greie å følge opp, og samtidig vurdere hvilke rammeavtaler som må avvikles. Kommunene ønsker langt flere rammeavtaler enn det BTV Innkjøp på en forsvarlig måte kan følge opp samtidig som fylkeskommunene stiller strenge krav til hvilke områder det skal være rammeavtaler på. BTV Innkjøp har hatt en for dårlig strategisk vurdering av hvilke områder som skal være dekket av rammeavtaler. Side 7 av 12
2.3 Enkeltanskaffelser BTV Innkjøp har med dagens mengde av rammeavtaler ikke kapasitet til å kjøre enkeltanskaffelser for fylkeskommunene eller kommunene. Dette har man løst i Buskerud fylkeskommune med innføring av et innkjøpsbord, som gjennomfører alle anskaffelser over kr 100.000,- eks mva. 3. INFORMASJON OG STØTTE 3.1 Informasjon Etter at vi har fått vår elektroniske kontraktsforvalter har vi hatt hovedfokus på å holde denne oppdatert med alle våre rammeavtaler lett tilgjengelig. Sammen med hjemmesiden vår og utsending av nyhetsbrev har dette vært et godt tilbud til brukerne av rammeavtalene. Gjennom godkjenning av deltakernes ip-adresser har vi klart å sørge for passordløs tilgang til sidene, men det har vært noen utfordringer med at kommunene "roter bort" linken til kontraktsforvalteren. I kontakt med bestillere på rammeavtalene våre ser vi likevel at disse noen ganger mangler kunnskap om hvor de finner kontraktene. Vi må altså fortsatt jobbe for å sikre at alle bestillere vet hvor man finner rammeavtalene. 3.2 Støtte BTV Innkjøp har en egen helpdesk som skal sørge for at alle som ringer oss får svar. Helpdesken og vår innkjøpsmail er bemannet hverdager fra kl 08.30 til 15.00. Vaktordningen går på rundgang mellom de ansatte i BTV Innkjøp. 3.3 Innkjøpsbord i Buskerud fylkeskommune Innkjøpsbordet ivaretar alle anskaffelser over kr 100.000,- eks mva i Buskerud fylkeskommune og har nå vært i drift fra april 2012 og har dokumentert en besparelse i 2012 på 10 millioner kroner. Innkjøpsbordet får meget gode tilbakemeldinger fra virksomhetene i Buskerud fylkeskommune. Profesjonaliseringen av alle anskaffelser over kr 100.000,- eks mva har ført til at alle disse anskaffelsene er dokumenterte og riktig gjennomført. I tillegg sparer virksomhetene mye tid på at innkjøpsbordet gjennomfører den merkantile delene av anskaffelsen i stedet for at den enkelte må sette seg inn i hele regelverket selv. Innkjøper Cathrine Arntsen ved innkjøpsbordet oppdaterer oversikten over alle enkeltanskaffelsene i i Buskerud fylkeskommune Side 8 av 12
4. PROFESJONALISERING OG KOMPETANSE 4.1 Maler BTV Innkjøp jobber med et sett maler for konkurransegrunnlag og kontrakter som til enhver tid blir holdt oppdatert i forhold til gjeldende regelverk og endringer. Malene eies av juristen i BTV Innkjøp som sammen med innkjøpssjefen godkjenner endringer. 4.2 Kompetanseutvikling Det ble i 2012 gjennomført to møter med innkjøpssjefene i samarbeidet. Videre ble det gjennomført fire ehandelssamlinger for kommunene som har innført ehandel. Det skulle vært gjennomført storhusholdningssamling for deltakerne på rammeavtalene på næringsmidler, men denne ble flyttet til februar 2013. På grunn av kapasitetsproblemer ble det ikke gjennomført samling for innkjøpskontaktene i Telemark og Vestfold fylkeskommuner i 2012. Innkjøpsbordet gjennomførte samling for innkjøpskontaktene i Buskerud i mars. Samling for innkjøpskontakter høsten 2011 4.3 Gjennomgang av funksjoner Det ble gjennomført en gjennomgang av funksjonene i BTV Innkjøp, som ledet ut i en omorganisering, som er omtalt lenger opp i årsrapporten. 5. MILJØ BTV innkjøp har også i 2012 vært miljøknutepunkt Buskerud, miljøknutepunkts prosjektet har vært et prosjekt som har pågått siden 2010. Side 9 av 12
BTV Innkjøp har gjennom hele 2012 arbeidet målbevisst med miljøriktige anskaffelser, dette har vært en del av miljøknutepunkts arbeidet - Miljø er vektet i konkurransegrunnlaget - Miljømerkede produkter er uthevet i topp-prislistene våre - Krav om relevante sertifiseringer fra nye leverandører - Kompetansehevnings tiltak for regionens innkjøpsrådgivere BTV Innkjøp vil fortsette sitt miljøarbeid selv om miljøknutepunkts prosjektet formelt ble avsluttet 31.12.2012. BTV Innkjøp inngikk i 2012 avtaler om energimerking av bygg, blant annet med Termoenergi v/ Jarle S. Johannessen (t.h) 6. LEVERANDØRUTVIKLING 6.1 Markedskonferanser Det ble gjennomført et gratis frokostseminar for leverandører i 2012. Dette for å sikre at våre leverandører behersker vårt elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). BTV Innkjøp har tidligere år gjennomført et dagskurs for leverandører med oppfølgingsdag. Dette kurset ble ikke gjennomført i 2012, men vil bli gjennomført i 2013. BTV Innkjøp tar kursavgift for slike kurs. Før kunngjøring av hver enkelt konkurranse på rammeavtaler gjennomfører BTV Innkjøp en kunngjort markedskonferanse. Målet med å invitere aktuelle leverandører til et slikt møte er å kvalitetssikre konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon før kunngjøring gjennom en dialog med markedet. BTV Innkjøp får meget gode tilbakemeldinger fra deltakende leverandører på dette, og denne prosedyren er også anbefalt av NHO. Side 10 av 12
7. E-HANDEL I 2012 videreutviklet BTV Innkjøp en støttefunksjon for ehandel i regionen. Støttefunksjonen dekker i dag totalt 19 kommuner og fylkeskommuner i regionen, og samlet hadde disse enhetene i 2012 en omsetning på ca 60 millioner kroner. Funksjonen er finansiert av DIFI også i 2012, men hver enkelt enhet må nå konkete mål for at støtten skal løses ut. Buskerud fylkeskommune ligger nå på en 19. plass på listen over norske offentlige virksomhetene som benytter ehandel. Virksomhetene måles på hvor stor andel av driftsbudsjettet som handles med ehandel. Buskerud fylkeskommune Buskerud fylkeskommune hadde som mål å innføre full bruk av ehandel i 2012. Dette er utsatt til 2013.Likevel øker bruken av ehandel i fylkeskommunen, og flere virksomheter har tatt i bruk elektroniske rekvisisjoner i løpet av året. Telemark fylkeskommune Telemark fylkeskommune innførte ehandel i 2011 og bruker elektronisk bestillingssystem for handel på rammeavtaler. Det er gjort forberedelser for å benytte fritekstbestillinger. I 2012 ble det besluttet å benytte BTV Innkjøps sin helpdeskfunksjon fra 01.01.2013. ehandelsteamet i BTV Innkjøp. Ole Henrik Fjeld (t.v) og Jonas Evensen Vestfold fylkeskommune Vestfold fylkeskommune har ikke innført ehandel, men har elektronisk bestillingssystem, men har planer om en slik innføring i 2014. Side 11 av 12
Årsrapport 2012 8. INTERNKONTROLL BTV Innkjøp har i 2012 samarbeidet godt med kontroller i Buskerud fylkeskommune. I Vestfold og Telemark var det lagt planer for innføring av kontrollerfunksjoner ved utgangen av året. Hele BTV Innkjøp samlet i fylkeshuset i Drammen Side 12 av 12