VA konferansen 2009 Molde 25 juni Kristine Grünert Bærum Kommune
Hvorfor lage veiledning Norsk Vann prosjekt 2007 08 Regelverk for off. anskaffelser stiller krav Usikkerhet omkring hvilke krav som bør stilles kan medføre urimelige krav Innkjøperne (økonomer) styrer innkjøpsprosessene VA avdelingene får ikke alltid den tjenesten de egentlig trenger
Utarbeidelse av rapporten Ikke en veileder om innkjøpsregelverket Omfatter ikke akkreditert prøvetaking Arbeidsgruppe Svein Erik Moen, Norsk Vann prosjektleder Kristine Grünert, Bærum kommune Kristine Akervold, Bergen kommune Pia Ryrfors, VEAS Jørgen Fidjeland, TAU Referansegruppe Kvalitetssikring av innkjøpsrutiner Møte med laboratorier
Få tak i rapporten
Hovedfokus Kvalitet Helhetstenkning økonomisk mest fordelaktige tilbud Ønske om å gi konkret innhold til begrepet kvalitet Faglig kompetanse ved utarbeidelse av konkurransegrunnlag ved evalueringen Praktisk gjennomføring felles anbud avdelinger eller flere kommuner oppfølging i kontraktsperioden
Organisering av anskaffelsen Felles anbud Bedre pris? Høyere kvalitet på konkurransegrunnlag og evaluering Mindre ressursbruk Komplisert ved for mange aktører Må velge totalt sett beste tilbudet ikke det som er best for hver enkelt kommune Formalisere forpliktelsene for hver enkelt deltaker Brukerne må få tilstrekkelig innflytelse Anbefaling: Ikke lag dette for stort
Erfaringer fra Vestfold 2007: 11 kommuner + 2 IKS felles anbud drikkevann avløp slam sigevann 2 konkurranser drikkevann avløp, slam, sigevann Tungt å administrere Vanskelig åholde kontaktene med alle ofte flere kontaktpersoner i den enkelte kommune
Erfaringer fra Bærum 2 kommuner og 2 vannverk Grei kommunikasjon 1 hovedansvarlig hos hver oppdragsgiver En hovedansvarlig for tegning og oppfølging av kontrakt Oppfølging ved avvik og klager ansett som det vanskeligste Velger å videreføre arbeidet. Bistand fra anskaffelses avdeling til det formelle i innkjøpsprosessen.
Krav til leverandøren Absolutte krav generelle krav (skatteattest, tilbudets utforming mv) laboratoriet er akkreditert på aktuelle parametre (eller kan dokumentere ved intern kvalitetskontroll) referanseliste og CV OBS Et absolutt krav kan ikke benyttes til en innbyrdes rangering av tilbyderne Sett derfor ikke flere absolutte krav enn nødvendig
Kvalitet Anbefalt vekting : Kvalitet 30 40 % Pris 60 70 % Diskusjon: Er kravet om at laboratoriet skal være akkreditert strengt nok i seg selv? NEI, det er behov for mer
Kvalitet forts Ringtester Vanskelig å fåsamme grunnlag fra alle deltakerne Anbefaling Bruk Z score for åvurdere resultater fra ringtester Z score gir et bilde av nøyaktigheten som et laboratorium har oppnådd, og er forskjellen mellom laboratoriets resultat og ringtestens aksepterte sanne verdi.
Kvalitet Andre parametre som beskriver kvalitet Antall analyser utført av laboratoriene Måleusikkerhet Kvantifiseringsgrenser (deteksjonsgrenser) Beredskap Logistikk vedr. henting av prøver Rapportering tid online, dataoverføring Referanser Service Viktig åbeskrive ansvar ved overlevering av prøver
Videreutvikling av tjenesten Alle kontrakter bør ha med seg et element av videreutvikling f.eks. kompetanseoverføring til egen driftslab overføring av resultater direkte inn i eget rapportsystem varsling ved unormale verdier standardisering av rapportformat (i samsvar med KOSTRA) Bruk av bonus i kontrakten?
Vurdering av tilbud Bruk anerkjente metoder GRIP (Grønt i praksis) metoden brukt i flere saker i KOFA gir total score ut fra både pris og kvalitet fleksibelt verktøy mulighet for åvekte underkriterier GRIP Excel ark kan lastes ned fra norskvann.no
Oppfølging av kontrakt Hold jevnlig kontakt med laboratoriet evne til å forbedre rutiner evne til å reagere på unormale verdier Kundefokus i ISO 17025 bør gjenspeiles i oppdraget Send skriftlige klager
Vedlegg til veilederen Eksempel på konkurransegrunnlag Eksempel på kravspesifikasjon / tilbudsskjema Rapporteringsskjema Eksempel på bruk av GRIP metoden Kontraktsforslag Generelle kontraktsvilkår Takk for oppmerksomheten