Rapport forvaltningsrevisjon Innkjøp Melhus kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Innkjøp Melhus kommune År 2005

Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 3 2. INNLEDNING... 4 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...4 2.2 HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON...4 2.3 HØRING...4 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER... 5 3.1 PROBLEMSTILLING 1: FØLGES INNKJØPSORDNINGEN SOM MELHUS KOMMUNE HAR INNGÅTT MED SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE?...5 3.2 REVISJONSKRITERIER...5 3.3 PROBLEMSTILLING 2: FØLGES LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER?...5 3.4 REVISJONSKRITERIER...6 4. METODE OG GJENNOMFØRING... 6 4.1 METODE...6 4.2 GJENNOMFØRING...6 4.3 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET...6 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER... 6 5.1 PROBLEMSTILLING 1: FØLGES INNKJØPSORDNINGEN SOM MELHUS KOMMUNE HAR INNGÅTT MED SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE?...6 5.2 PROBLEMSTILLING 2: FØLGES LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER?...9 6. KILDER... 11 VEDLEGG: - SPØRRESKJEMA - HØRINGSSVAR FRA MELHUS KOMMUNE Orkanger, 12.09.05 Inge Storås /s/ Daglig leder Revisjon Midt-Norge IKS Side 2 av 12

1. SAMMENDRAG Formålet med denne undersøkelsen er å undersøke nærmere om kommunen overholder inngåtte innkjøpsavtaler. Revisjonen har i denne sammenheng valgt å se på overholdelse av fylkesavtalen som er en innkjøpsavtale. Kommunen er gjennom avtale tilknyttet Sør- Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsordning (fylkesavtalen). Samtidig spør vi om kommunen ved anskaffelser følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er utarbeidet følgende problemstillinger : Problemstilling 1: Følges innkjøpsordningen som Melhus kommune har inngått med Sør- Trøndelag fylkeskommune? Problemstilling 2: Følges lov og forskrift om offentlige anskaffelser? For å svare på problemstilling 1 og 2 har revisor foretatt en enkel spørreundersøkelse blant virksomhetslederne i kommunen. Disse har myndighet til å foreta innkjøp innenfor budsjettrammer. I denne undersøkelsen har vi sendt ut 23 spørreskjema, dvs til alle virksomhetslederne, og fått svar fra 21 virksomhetsledere. Denne undersøkelsen er en kartlegging og hvorvidt virksomhetslederne faktisk etterlever det de svarer på er ikke undersøkt i denne sammenheng. Innkjøpsområdet er imidlertid et fokusområde for revisjonen og er gjenstand for undersøkelser. Spørreundersøkelsen viser at de fleste virksomhetslederne er involvert i innkjøp ved sin enhet. Spørreundersøkelsen viser at de har kjennskap til fylkesavtalen, til rammeavtalene innenfor fylkesavtalen og at de foretar anskaffelser i samsvar med denne. Opplysninger om leverandørene og varegruppene innenfor fylkesavtalen innhentes via fylkeskommunens hjemmeside. Svarene fra undersøkelsen kan gi indikasjon på at informasjonen kunne vært bedre. Virksomhetslederne er fornøyd med informasjonen fra kommuneledelsen om fylkesavtalen. Spørreundersøkelsen viser at få av virksomhetsledere har god kjennskap til lov og forskrift om offentlige anskaffelser og at få av virksomhetslederne foretar anskaffelser etter dette regelverket. Disse har imidlertid svart at de har rutiner for innkjøp som er i overenstemmelse med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Funnene fra kartleggingen blir imidlertid stående for seg selv når det er såpass få virksomhetsledere som anskaffer varer og tjenester m.v. utenfor fylkesavtalen. Revisor vil fremheve følgende: Kravet om konkurranse i lov om offentlige anskaffelser gjelder uavhengig av om kontrakt skal inngås etter åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger, og uavhengig av verdi. Det kan derfor forekomme at anskaffelse av varer og tjenester som ikke omfattes av fylkesavtalen, men som anskaffes, allikevel må følge reglene i lov om offentlige anskaffelser, selv om varekjøpet/tjenesten er under kr. 200.000. Det er krav om konkurranse fra kr 1. Dette må ikke sammenblandes med kunngjøringskravet. Plikten til protokollføring gjelder både ved anbudskonkurranser og ved konkurranser med forhandlinger. Det er imidlertid ikke nødvendig å føre protokoll fra konkurransen med direkte anskaffelser, jf. 11-2(2). De grunnleggende krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, jf. lov om offentlige anskaffelser 5 tredje ledd, gjelder imidlertid også ved direkte anskaffel- Revisjon Midt-Norge IKS Side 3 av 12

ser. Det kan derfor være hensiktsmessig ved denne konkurranseformen å føre en protokoll som inneholder vesentlige forhold og viktige beslutninger i forbindelse med prosessen. 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Formålet med denne undersøkelsen er å undersøke nærmere om kommunen overholder inngåtte innkjøpsavtaler. Revisjonen har i denne sammenheng valgt å se på overholdelse av fylkesavtalen som er en innkjøpsavtale og en rammeavtale. Kommunen er gjennom avtale tilknyttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsordning (fylkesavtalen). Samtidig spør vi om kommunen ved anskaffelser følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Melhus kommune foretar anskaffelser og innkjøp for et stort beløp hvert år. I 2004 ble det kjøpt varer og tjenester for ca 183 millioner kr. Kommunen er som offentlig oppdragsgiver forpliktet til å følge det regelverket som er gitt gjennom lov og forskrift til lov om offentlige anskaffelser. Reglene regulerer hvordan en anskaffelsesprosess skal foregå, og setter en del grunnleggende krav til prosessen gjennom lovens 5. I tillegg gir forskriften om offentlige anskaffelser nokså detaljerte regler for prosessens forskjellige faser. Kommunen er gjennom lov om offentlige anskaffelser forpliktet til å følge grunnleggende prinsipper om effektive anskaffelser, forretningsbaserte disposisjoner og likebehandling. Forskriften om offentlig anskaffelser har ikke særskilte bestemmelser om rammeavtaler. En rammeavtale kan defineres som en avtale mellom oppdragsgiver og en eller flere leverandører, som har til formål å fastlegge vilkårene, særlig med hensyn til priser og eventuelt planlagt mengde, for kontrakter som skal tildeles i løpet av en bestemt periode. Rammeavtaler, som innebærer en kjøpeplikt for oppdragsgiver og en tilsvarende plikt for leverandør til å tilby, er gjensidig forpliktende. Foreligger en rammeavtale skal selve avtalen inngås etter prosedyrene i lov og forskrift, mens det enkelte kjøp kan skje direkte i henhold til rammeavtalens betingelser. 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det sentrale i forvaltningsrevisjon er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. 2.3 Høring Foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen den 24.06.05. Svar foreligger i brev av 26.07.05. Høringssvaret er vedlagt rapporten som vedlegg. Det er foretatt en endring i rapporten på bakgrunn av høringssvaret. Revisjon Midt-Norge IKS Side 4 av 12

3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 3.1 Problemstilling 1: Følges innkjøpsordningen som Melhus kommune har inngått med Sør- Trøndelag fylkeskommune? Fra 1.1.2000 ble Melhus kommune tilsluttet Sør-Trøndelag Fylkeskommunes (STFK) innkjøpsordning. Dette innebærer at kommunen kan benytte STFKs sentrale rammeavtaler og rabattavtaler som STFK har fremforhandlet med leverandører. Melhus kommune er forpliktet til å benytte STFKs sentrale rammeavtaler. STFK er ansvarlig for at anskaffelsesprosedyre og avtaleinngåelse er i tråd med de gjeldende lover og regler. Fylkesavtalen omfatter en rekke leverandører av varer og tjenester. STFK skal holde Melhus kommune oppdatert med hvilke avtaler som er gjeldende til enhver tid. Dette gjøres i dag ved en presentasjon av utdrag av avtalene på STFKs innkjøpsportal, hvor Melhus kommune gis lesetilgang. STFK er ansvarlig for oppdatering av denne. Med utgangspunkt i fylkesavtalen vil vi undersøke om kommunens innkjøpere benytter fylkesavtalen. 3.2 Revisjonskriterier Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterie: Innkjøpsordningen skal overholdes. At innkjøpsordningen skal overholdes er konkretisert til to delkriterier: Kjennskapen til innkjøpsordningen og om innkjøpsordningen følges. Kriteriene er utledet ut fra avtalen om tilknytning til innkjøpsordningen. 3.3 Problemstilling 2: Følges lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter ble iverksatt 1.7.2001. Hensikten med regelverket er å fremme konkurranse om kommunale oppdrag, unngå at kommunene favoriserer lokalt næringsliv ved større anskaffelser og samtidig bidra til effektive innkjøp og kostnadsbesparelser. Konsekvensene av den nye loven er strengere krav til innkjøpsfunksjonen. Brudd på loven medfører til dels strenge reaksjoner i form av bøter til kommunene, og kan også medføre krav om erstatning fra aktører som lider økonomiske tap som følge av bruddet. Loven er fra 01.01.2003 fulgt opp med opprettelse av en nasjonal klagenemnd for offentlige anskaffelser KOFA. Loven og dens betydning for offentlige innkjøp, stiller både kommunale innkjøpere og revisorer overfor nye utfordringer. Forskriften gjelder for alle offentlige anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Dette er et område hvor det tidligere har vært ulike regelverk. Reglene er ment å oppfylle Norges forpliktelser i henhold til EØS-avtalen, og bygger på direktiver gitt av EU. I lov om offentlige anskaffelser blir det stilt krav til oppdragsgiver om å opptre med god forretningsskikk og høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen, samt å sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Alle anskaffelser skal være basert på konkurranse og oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Videre skal utvelgelse av kvalifiserte leverandører og tildeling av kontrakter, skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Forskriften gir prosedyreregler for inngåelse av offentlig kontrakter om kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Det er et generelt prinsipp at anskaffelsene skal skje ved Revisjon Midt-Norge IKS Side 5 av 12

konkurranse. Konkurranse betyr at oppdragsgiver med få unntak skal foreta en offentlig kunngjøring av alle sine anskaffelser, og at alle anskaffelser skal skje på grunnlag av konkurranse mellom et tilstrekkelig antall leverandører. Også direkte kjøp skal så langt som mulig skje etter konkurranse, for eksempel ved at oppdragsgiver i forkant har undersøkt tilgjengelighet, pris mv. hos flere leverandører. Forskriften har ulike bestemmelser avhengig av verdien på anskaffelsen (kontraktsverdien). I forskriften er kontraktsverdien omtalt som terskelverdier. Det gjelder ulike grenser for kontraktsverdien (terskelverdier) for ulike typer anskaffelser, noe som igjen har betydning for om en kontrakt anses for å være under eller over terskelverdiene. Med utgangspunkt i hovedlinjen i reglene spør vi virksomhetslederne om kjennskapen til og etterlevelsen av reglene. 3.4 Revisjonskriterier Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterie: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal overholdes. At innkjøpsordningen skal overholdes er konkretisert til fire delkriterier: Kjennskapen til regelverket, anskaffelser under kr. 200.000, anskaffelser under EØS-terskelverdiene og anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Kriteriene er utledet ut fra det offentlige anskaffelsesregelverket. 4. METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode For å svare på problemstilling 1 og 2 har revisor foretatt en enkel spørreundersøkelse blant virksomhetslederne i kommunen. Disse har myndighet til å foreta innkjøp innenfor budsjettrammer. I denne undersøkelsen har vi sendt ut 23 spørreskjema, dvs til alle virksomhetslederne, og fått svar fra 21 virksomhetsledere. 4.2 Gjennomføring Prosjektet er gjennomført av ass. Daglig leder Inger Johanne Flønes 4.3 Avgrensninger av prosjektet Prosjektet omfatter fylkesavtalens rammeavtaler. Prosjektet er basert på informasjon innhentet vinteren 2005. Prosjektet omfatter ikke en økonomisk analyse av sparte kostnader ved at innkjøp gjennomføres i samsvar med fylkesavtalen sammenlignet med innkjøp utenfor avtalen 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER 5.1 Problemstilling 1: Følges innkjøpsordningen som Melhus kommune har inngått med Sør- Trøndelag fylkeskommune? Funn-generell informasjon: Revisjon Midt-Norge IKS Side 6 av 12

Til spørsmålet om kommunen har skriftlige retningslinjer for anskaffelser, svarer 16 virksomhetsledere at kommunen har dette. 2 virksomhetsledere har ikke besvart spørsmålet, 1 har svart nei mens 2 har svart vet ikke. Det er i høringssvaret fra kommunen opplyst at alle virksomhetsledere har fått grunnleggende informasjon og opplæring gjennom lederopplæringa. I den forbindelse ble det trykt opp et hefte med offentlige anskaffelser hvor også fylkesavtalen inngikk. Dette heftet vil nå bli tatt inn i kommunens elektroniske håndbok for styringsdokumenter, EQS. Det er positivt at kommunen vektlegger lederopplæringa på innkjøpsområdet. At styringsinformasjon nå gjøres tilgjengelig elektronisk er et bra tiltak. Tilstrekkelig informasjon om anskaffelsesrutiner er viktig for å sikre god etterfølgelse av kommunens avtaler og regelverk. 5.1.1. Innkjøpsordningen skal overholdes Kjennskapen til innkjøpsordningen? Revisors funn Flesteparten av virksomhetslederne er involvert i anskaffelser ved sin enhet. De fleste opplyser at de har nokså god kjennskap til rammeavtalene innenfor fylkesavtalen. Opplysninger om leverandørene og varegruppene innenfor fylkesavtalen innhentes via fylkeskommunens hjemmeside. Til spørsmålet om de bruker fylkeskommunens hjemmeside for å hente ut opplysninger om leverandører innenfor fylkesavtalen er de fleste svarene fordelt på av og til, nokså ofte og meget ofte/alltid. Et lite mindretall svarer meget sjelden/aldri. Til spørsmålet om det er lett å orientere seg i fylkesavtalen, svarer de fleste at det nokså ofte er lett. Til spørsmålet om informasjon om fylkesavtalen på fylkeskommunens hjemmeside er god svarer om lag halvparten bekreftende på dette. Et flertall av de resterende har svart at de vet ikke. Til spørsmålet om informasjon om fylkesavtalen fra kommuneledelsens side er god, svarer de fleste bekreftende på dette. Spørreundersøkelsen viser at de ansatte kjenner rammeavtalene innenfor fylkesavtalen. Kjennskapen er i denne sammenheng sammenfallende med hvor involvert ansatte er i innkjøp ved enheten. Opplysninger om leverandørene og varegruppene innenfor fylkesavtalen innhentes via fylkeskommunens hjemmeside. Til spørsmålet om de bruker fylkeskommunens hjemmeside for å hente ut opplysninger om leverandører innenfor fylkesavtalen er de fleste svarene fordelt på av og til, nokså ofte og meget ofte/alltid. Et lite mindretall svarer meget sjelden/aldri. Fylkesavtalen blir oppdatert elektronisk. Innkjøperne må selv gå inn på hjemmesiden til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å hente ut opplysninger om leverandører. Spørreundersøkelsen viser at de fleste av virksomhetslederne benytter seg av dette. Informasjon om fylkesavtalen på fylkeskommunens hjemmeside går på brukervennligheten. Når vi spør om informasjonen om fylkesavtalen på fylkeskommunens hjemmeside er god, Revisjon Midt-Norge IKS Side 7 av 12

svarer om lag halvparten bekreftende på dette. Et flertall av de resterende har svart at de vet ikke. Dette er også et signal om at brukervennligheten ikke er god nok for flere av virksomhetslederne. Svarene fra virksomhetslederne viser at de er fornøyd med informasjonen fra kommuneledelsen om fylkesavtalen. Følges innkjøpsordningen? Revisors funn Til spørsmålet om det ved innkjøp av varer/tjenester blir undersøkt om anskaffelsen reguleres av en rammeavtale i fylkesavtalen, svarer de fleste at de meget ofte/alltid undersøker dette eller at de gjør dette nokså ofte. Til spørsmålet om varer og tjenester som er omfattet av en rammeavtale/fylkesavtalen blir anskaffet hos den/de leverandøren(e) som er oppgitt i avtalen, svarer de fleste meget ofte/alltid. Til spørsmålet om de benytter rabattavtaler svarer de fleste at de meget ofte/alltid gjør dette eller at de nokså ofte gjør det. Melhus kommune er forpliktet til å benytte STFKs sentrale rammeavtaler og får de rabattavtaler STFK har forhandlet seg frem til. Ved rammeavtaler, som innebærer en kjøpeplikt for oppdragsgiver og en tilsvarende plikt for leverandør til å yte, vil man ha en gjensidig forpliktende avtale. Fylkesavtalen omfatter en rekke leverandører av varer og tjenester, men dekker ikke fullt ut behovet for en kommune. Det er foretatt en enkel spørreundersøkelse. Funnene gir likevel indikasjon på at den faktiske etterfølgelsen av fylkesavtalen er god. 5.1.2 Konklusjon Denne spørreundersøkelsen viser at de fleste virksomhetslederne er involvert i innkjøp ved sin enhet. Spørreundersøkelsen viser at de har kjennskap til fylkesavtalen og til rammeavtalene innenfor fylkesavtalen. Opplysninger om leverandørene og varegruppene innenfor fylkesavtalen innhentes via fylkeskommunens hjemmeside. Fylkesavtalen blir oppdatert elektronisk. Innkjøperne må selv gå inn på hjemmesiden til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å hente ut opplysninger om leverandører. Spørreundersøkelsen viser at de fleste av virksomhetslederne benytter seg av dette. Informasjon om fylkesavtalen på fylkeskommunens hjemmeside går på brukervennligheten. Svarene fra undersøkelsen kan gi indikasjon på at informasjonen kunne vært bedre. Virksomhetslederne er fornøyd med informasjonen fra kommuneledelsen om fylkesavtalen. Ved innkjøp av varer/tjenester undersøker virksomhetslederne om anskaffelsen reguleres av en rammeavtale i fylkesavtalen og foretar anskaffelser i samsvar med dette. Rabattavtaler benytter de seg av i stor grad. Revisjon Midt-Norge IKS Side 8 av 12

5.2 Problemstilling 2: Følges lov og forskrift om offentlige anskaffelser? 5.2.1. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal overholdes Kjennskapen til regelverket? Revisors funn Til spørsmålet hvor god kjennskapen er til lov og forskrift om offentlige anskaffelser svarer et fåtall at kjennskapen er god. De fleste har svart at kjennskapen er både/og. Til spørsmålet om enheten foretar anskaffelser som omfattes av lov og forskrift om offentlige anskaffelser svarer de fleste at de meget sjelden eller nokså sjelden gjør dette. En virksomhetsleder svarer at de meget ofte/alltid foretar slike anskaffelser. Et mindretall av de spurte sier at de har nokså god kjennskap til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er etter revisors vurdering viktig at innkjøperne har kunnskap om og et forhold til det offentlige anskaffelsesregelverket. Selv om de hovedsakelig foretar innkjøp etter fylkesavtalen er det viktig at de har kunnskap om det øvrige anskaffelsesregelverket. Anskaffelser under kr. 200.000 Revisors funn Her er det bare 10 virksomhetsledere av 23 som har svart. Ved spørsmålet om det blir innhentet tilbud fra flere leverandører ved anskaffelser med verdi lavere enn 200.000,- svarer 3 virksomhetsledere at de av og til gjør dette. 3 virksomhetsledere svarer at de meget ofte/alltid gjør dette. Til spørsmålet om det blir ført dokumentasjon over hvilke tilbud en har mottatt og hvilke valg som er foretatt svarer 5 personer at de meget ofte/alltid gjør dette. Her har 12 virksomhetsledere svart totalt. Innkjøpsreglene medfører at kommunene får kunngjøringskrav for sine anskaffelser over visse verdier med få unntak. Kunngjøring er et virkemiddel for å gjøre leverandører i markedet oppmerksom på anskaffelsen. På denne måten blir det større konkurranse om å levere ytelsen, og det offentlige vil få en bedre pris eller ytelse. Kunngjøringer meldes inn og lagres i sentrale baser. Kunngjøringsbasene er DOFFIN (nasjonale kunngjøringer) og TED Det er ikke krav om kunngjøring ved direkte anskaffelse. Dette fremgår av forskriftens 13-1 (1). De situasjoner som gir hjemmel til å foreta en direkte anskaffelse, er listet opp i 11-2(1). Den situasjon som er mest praktisk er at prisen på anskaffelsen ikke overstiger kr. 200.000,- eks. mva. 11-2 (1) a. Kravet om konkurranse gjelder uavhengig av om kontrakt skal inngås etter åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger, og uavhengig av verdi. Forskriftens 15-1 har bestemmelser om protokollføring. Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. Kravet om protokollføring er et utslag av generelle gjennomsiktighets- og retts-sikkerhetsprinsipper, og ivaretar hensynet til etterprøvbarhet. Formålet med plikten til Revisjon Midt-Norge IKS Side 9 av 12

protokollføring er å gjøre det mulig i ettertid å kontrollere at konkurransen har vært gjennomført i tråd med regelverket. Plikten til protokollføring gjelder både ved anbudskonkurranser og ved konkurranser med forhandlinger. Det er imidlertid ikke nødvendig å føre protokoll fra konkurransen med direkte anskaffelser, jf. 11-2(2). De grunnleggende krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, jf. lov om offentlige anskaffelser 5 tredje ledd, gjelder imidlertid også ved direkte anskaffelser. Det kan derfor være hensiktsmessig ved denne konkurranseformen å føre en protokoll som inneholder vesentlige forhold og viktige beslutninger i forbindelse med prosessen. Anskaffelser under EØS-terskelverdiene Revisors funn Det er bare 4 enhetsledere som har svart at de foretar anskaffelser under terskelverdiene. Alle de som foretar slike anskaffelser gjør en vurdering av hvilke anskaffelsesprosedyrer som skal brukes. Alle utarbeider konkurransegrunnlag/kravsspesifikasjon hvor kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier fremgår. 3 av 4 virksomhetsledere oversender meget ofte/alltid konkurransen til Norsk Lysingblad. Alle virksomhetslederne (4) har svart at de har rutiner i samsvar med lov om offentlige anskaffelser. Revisor har i denne undersøkelsen foretatt en kartlegging. Hvorvidt virksomhetslederne faktisk etterlever lov og regelverk er ikke etterprøvd her. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller prosedyrekrav til anskaffelsesprosessen. Konsekvensen av å unnlate å følge regelverket kan koste kommunen(e) dyrt. Når virksomhetslederne (4 stk) i spørsmålene ovenfor har svart at de har rutiner i samsvar med regelverket så er dette et tilfredsstillende svar. Hvorvidt rutinene er gode nok er ikke etterprøvd av revisor her. Forskriften har ulike bestemmelser avhengig av verdien på anskaffelsen (kontraktsverdien). I forskriften er kontraktsverdien omtalt som terskelverdier. Det gjelder ulike grenser for kontraktsverdien (terskelverdier) for ulike typer anskaffelser, noe som igjen har betydning for om en kontrakt anses for å være under eller over terskelverdiene. Over terskelverdiene er hovedregelen at det skal benyttes åpen/begrenset anbudskonkurranse. For anskaffelser under fastsatte terskelverdier er det valgfrihet mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Med unntak av direkte kjøp skal anskaffelser over 200.000,- eks. mva. kunngjøres i DOF- FIN basen. Dersom anskaffelsens verdi overstiger 1,8 mill. eks. mva. ved varekjøp og 38,55 mill. ved bygge-og anleggskontrakter, har kommunen plikt til å kunngjøre i TED-basen. Anskaffelser over EØS-terskelverdiene Revisors funn Bare 2 virksomhetsledere har svart at de foretar anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Ved svar på spørsmål om rutiner tyder disse to svar på at anskaffelsene er i samsvar med loven og forskriften. Revisjon Midt-Norge IKS Side 10 av 12

blir som for punktet ovenfor. 5.2.2 Konklusjon 5. Kilder Et mindretall av de spurte sier at de har nokså god kjennskap til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er etter revisors vurdering viktig at virksomhetslederne har kunnskap om og et forhold til det offentlige anskaffelsesregelverket. Selv om de hovedsakelig foretar innkjøp etter fylkesavtalen er det viktig at de har kunnskap om det øvrige anskaffelsesregelverket. Spørreundersøkelsen viser at få av virksomhetslederne foretar anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Svarene viser imidlertid at de få som foretar innkjøp utenfor fylkesavtalen har rutiner for innkjøp som er i overenstemmelse med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Funnene fra kartleggingen blir stående for seg selv når det er såpass få virksomhetsledere som anskaffer varer og tjenester m.v utenfor fylkesavtalen. Revisor vil allikevel fremheve følgende: Kravet om konkurranse i lov om offentlige anskaffelser gjelder uavhengig av om kontrakt skal inngås etter åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger, og uavhengig av verdi. Det kan derfor forekomme at anskaffelse av varer og tjenester som ikke omfattes av fylkesavtalen, men som anskaffes, allikevel må følge reglene i lov om offentlige anskaffelser, selv om varekjøpet/tjenesten er under kr. 200.000. Det er krav om konkurranse fra kr 1. Dette må ikke sammenblandes med kunngjøringskravet. Forskriftens 15-1 har bestemmelser om protokollføring. Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. Kravet om protokollføring er et utslag av generelle gjennomsiktighets- og rettssikkerhetsprinsipper, og ivaretar hensynet til etterprøvbarhet. Formålet med plikten til protokollføring er å gjøre det mulig i ettertid å kontrollere at konkurransen har vært gjennomført i tråd med regelverket. Plikten til protokollføring gjelder både ved anbudskonkurranser og ved konkurranser med forhandlinger. Det er imidlertid ikke nødvendig å føre protokoll fra konkurransen med direkte anskaffelser, jf. 11-2(2). De grunnleggende krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, jf. lov om offentlige anskaffelser 5 tredje ledd, gjelder imidlertid også ved direkte anskaffelser. Det kan derfor være hensiktsmessig ved denne konkurranseformen å føre en protokoll som inneholder vesentlige forhold og viktige beslutninger i forbindelse med prosessen. I revisors vurderinger er det tatt med en del informasjon om hvordan regelverket skal forstås. Når revisor i denne undersøkelsen har foretatt en kartlegging, blir den faktiske etterfølgelsen av regelverket ikke etterprøvd. Innkjøpsområdet er imidlertid et område revisjonen har fokus på. VIKTIGE LOVER OG FORSKRIFTER Lov 16.juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser Ajourført med endring ved lov 15. juni 2001 og 14 des. 2001 Revisjon Midt-Norge IKS Side 11 av 12

Forskrift om offentlige anskaffelser. Fastsatt ved kgl. Res 15 juni 2001 mv. med endring ved kgl. Res. 28. juni 2002 ANDRE KILDER Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Kommentarutgave Gro Amdal og Inger Roll-Matthiesen Nærings- og handelsdepartementet: veileder til forskrift om offentlige anskaffelser og veile Fylkeskommunens innkjøpsavtale Informasjon hentet fra KS sine hjemmesider om innkjøp Data fra spørreundersøkelse Revisjon Midt-Norge IKS Side 12 av 12