- INNKJØP - ANSKAFFELSER. under kr ÅMOT KOMMUNE

Transkript

1 - INNKJØP - ANSKAFFELSER under kr i ÅMOT KOMMUNE Hedmark Revisjon IKS Kildeveien LØTEN Tlf.: Rapport behandlet av KU 21. juni 2010

2 Side 2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON DEFINISJONER ORGANISERING AV INNKJØP FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER FORMÅL PROBLEMSTILLINGER AVGRENSNINGER METODE REVISJONSKRITERIER DEFINERTE REVISJONSKRITERIER UTDYPNING AV REVISJONSKRITERIENE Hva er en anskaffelse? Grunnleggende prinsipper Forholdsmessighet Konkurranse God forretningsskikk Forutsigbarhet og likebehandling Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet OMFANG OG GJENNOMFØRING AV DIREKTE ANSKAFFELSER OMFANGET AV ANSKAFFELSER UTEN RAMME- ELLER KJØPSAVTALE HVORDAN GJENNOMFØRES DIREKTE ANSKAFFELSER Konkurranse Forutsigbarhet og likebehandling God forretningsskikk Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet REVISORS VURDERING OG KONKLUSJON Revisors vurdering Revisors konklusjon ER DIREKTE ANSKAFFELSER FORETATT I TRÅD MED GJELDENDE REGELVERK? INSTITUSJONSTJENESTEN Konkurranse Forutsigbarhet og likebehandling God forretningsskikk Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet REVISORS VURDERING OG KONKLUSJON Revisors vurdering Revisors konklusjon... 36

3 Side HJEMMETJENESTEN Konkurranse Forutsigbarhet og likebehandling God forretningsskikk Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet REVISORS VURDERING OG KONKLUSJON Revisors vurdering Revisors konklusjon TEKNISKE TJENESTER Konkurranse Forutsigbarhet og likebehandling God forretningsskikk Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet REVISORS VURDERING OG KONKLUSJON Revisors vurdering Revisors konklusjon ANBEFALINGER RÅDMANNENS UTTALELSE KILDER VEDLEGG... 55

4 Side 4 0. SAMMENDRAG Åmot kommunestyre vedtok i sak 08/83 Plan for forvaltningsrevisjon i Åmot kommune Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser er prioritert i planen. I sak 09/12 behandlet kontrollutvalget prosjektplanen for prosjektet og ga sin tilslutning til denne. Rådmannen har hatt rapporten til uttalelse. Rådmannens uttalelse er i sin helhet gjengitt i rapportens Kap. 8. Problemstilling 1 er i utgangspunktet av overordnet karakter, I hvor stort omfang benyttes direkte anskaffelser og hvordan er disse gjennomført? Åmot kommunes økonomireglement er ikke oppdatert i tråd med den siste forskriftsendringen som trådde i kraft den Problemstillingen er derfor vurdert ut fra svarene fra administrasjonen gitt i intervju og i spørreskjema. Utgangspunktet for spørreskjemaets innhold, er kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Vi har følgende anbefalinger knyttet til problemstilling 1: 1. Kommunen bør gjennomgå og oppdatere sitt økonomireglement slik at det samsvarer med lov og forskrift på området. Videre bør kommunen vurdere om det bør foretas en årlig revisjon av reglementet, eksempelvis i tilknytning til budsjettog økonomiplanarbeidet. 2. Kommunen bør vurdere å utlyse konkurranse for flere vare- og tjenestetyper med sikte på å få på plass flere ramme- og/eller kjøpsavtaler. Problemstilling 2 er besvart gjennom dokumentanalyse av anskaffelser på virksomhetene institusjonstjenesten, hjemmetjenesten og teknisk tjenester. Problemstillingen lyder Er anskaffelser under kr foretatt i tråd med gjeldende regelverk og kommunens interne retningslinjer? Åmot kommunes økonomireglement er ikke oppdatert i tråd med den siste forskriftsendringen som trådde i kraft den

5 Side 5 Problemstillingen er derfor vurdert mot krav i lov, forskrift og veileder for offentlige anskaffelser, med spesiell vekt på: a. Konkurranse b. Forretningsskikk c. Likebehandling d. Forutsigbarhet e. Gjennomsiktighet f. Etterprøvbarhet Vi har følgende anbefalinger knyttet til problemstilling 2: 1. Kommunen må fokusere på at lov om offentlige anskaffelser etterleves, herunder at: a. grunnleggende prinsipper for anskaffelser vurderes og etterleves for alle kommunens virksomheter. b. at alle anskaffelser over kr dokumenteres med anskaffelsesprotokoll, og at protokollen tilfredsstiller de krav forskriften stiller. 2. Kommunen bør sette særskilt fokus på at alle vare- og tjenesteleveranser på Teknisk tjenester kunngjøres, og at det, så langt det er mulig, etableres reell konkurranse mellom leverandører.

6 Side 6 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet I Norge foretar offentlig sektor innkjøp for over 300 milliarder kroner hvert år 1. Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at disse midlene utnyttes best mulig gjennom kostnadseffektive og samfunnstjenelige innkjøp, og at offentlige sektor gjennom sine innkjøp bidrar til å utvikle et konkurransedyktig næringsliv. Offentlige anskaffelser skal så langt som mulig basere seg på konkurranse. Konkurranse anses som et egnet virkemiddel for å sikre effektiv ressursbruk i det offentlige, og til å bidra til økt verdiskapning i samfunnet. Det har den senere tid vært sterkt fokus på etikk og korrupsjon i offentlig sektor. Grensen for direkte anskaffelser har økt fra kr til kr Videre ble det fra innført bl.a. protokollplikt for innkjøp over kr Åmot kommunestyre vedtok Plan for forvaltningsrevisjon i Åmot kommune i møte den , jf. sak 08/83. Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser er prioritert i planen. Kontrollutvalget behandlet i sak 2009/12 prosjektplanen for prosjektet og ga sin tilslutning til denne. 1.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal ifølge Kommunelovens 78 pkt. 2 og 6 i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Herunder om: Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området Regelverket etterleves 1

7 Side 7 Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige Beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd 1.3 Definisjoner Direkte anskaffelser Direkte anskaffelser brukes for anskaffelser med lavere verdi enn kr eks. mva. Direkte anskaffelser omhandler også kjøp som kan defineres slik: sum anskaffelser i en gitt periode knyttet til en leverandør. Eksempel på en periode er et regnskapsår. Det vises til Veilederen til reglene om offentlige anskaffelser utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet punkt Rammeavtale En rammeavtale er en kontraktstype hvor en leverandør forplikter seg til å levere varer til nærmere bestemt pris og kvalitet, uten at kjøper forplikter seg til kjøp av noe bestemt kvantum. Innkjøpet vil dermed bestå i å gjøre avrop mot rammeavtalen; dvs. bestille et bestemt antall av enkelte varer. Rammeavtalene kan enten være kommunale eller interkommunale. For SÅTE - kommunene 2 utfører Abakus AS den praktiske gjennomføringen av rammeavtalene. Leverandøren har i noen tilfeller et større varesortiment enn det som inngår i rammeavtalen, disse varer inngår som regel i en opsjon i kontrakten. Rabattavtale En rabattavtale er en kontraktstype hvor en leverandør forplikter seg til en bestemt pris eller rabatt i de tilfeller vedkommende kan levere. Kjøper forplikter seg ikke til kjøp av noe bestemt kvantum. 2 Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal

8 Side 8 Kjøpsavtale En kjøpsavtale er en gjensidig bebyrdende avtale hvor avropet er fastsatt ved inngåelsen av avtalen. Her er det kjøpsplikt og leveringsplikt. En kjøpsavtale innebærer som oftest et bestemt kjøp med en fastsatt leveringsdato. Doffin ( TED-databasen og KOFA Doffin - Den norske offisielle databasen for kunngjøringer av anskaffelser. TED - EUs offisielle database for kunngjøringer av anskaffelser. KOFA Klageorgan for offentlige anskaffelser. 1.4 Organisering av innkjøp Samarbeidsavtale - Abakus AS Nabokommunene Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal (SÅTE - kommunene) inngikk samarbeidsavtale med Abakus AS den for å samordne anskaffelsene for å effektivisere innkjøpsarbeidet gjennom en ekstern avtalepart. Gjennom avtalen er også Abakus AS forpliktet til å gi informasjon og tilby ulike aktiviteter som for eksempel kurs. Avtalen hadde varighet til , og er forlenget med to år slik avtalen gir grunnlag for. Den går således ut I løpet av vinteren 2009/2010 vil Åmot kommune i samarbeid med kommunene i Nord-Østerdal lyse ut tilsvarende samarbeid på anbud. Abakus AS er et selskap som har spesialisert seg på regelverket knyttet til Lov om offentlig anskaffelser og de selger rådgivningstjenester til en rekke kommuner. SÅTE kommunene har opprettet et fagråd som består av innkjøpsansvarlig i hver enkelt kommune. Fagrådet er øverste organ i samarbeidet. Fagrådets oppgave er å motivere kommunene til å opptre samlet og entydig overfor eksterne avtaleparter, samt å utvikle ensartede anskaffelsesrutiner for kommunene i samarbeidet. SÅTE kommunene oppnevner egne rekvirenter som har fullmakt til å foreta avrop. Rekvirentene har tilgang med eget passord til dokumentasjon og rammeavtaler m.m. på Abakus AS sin web. I tillegg er det opprettet brukergrupper for de ulike varegruppene. For hver brukerguppe er det opprettet en brukeransvarlig. Det er like mange brukergrupper som

9 Side 9 det er rammeavtaler. Brukergruppene skal bla. vurdere varespesifikasjoner ved utlysninger og være fagorgan ved leverandørevaluering og leverandørvalg. Når det er aktuelt å prolongere rammeavtaler, sender Abakus AS ut spørreskjema til brukergruppen i kommunen. Det er utarbeidet felles anskaffelsesreglement for SÅTE-kommunene. I reglementet omhandles mål og strategi for innkjøpsarbeidet, retningslinjer for de enkelte kjøp, organisering av innkjøpsarbeidet, grunnleggende krav til innkjøpsarbeidet samt forholdt som miljøanskaffelser, etisk handel, skatteattest, HMS-erklæring mv. Reglementet utdyper forhold som ikke er regulert i forskriften til lov om offentlige anskaffelser av med senere endringer og tilhørende forskrifter. Åmot kommune Kommunestyret er på innkjøpsområdet, som på andre områder, kommunens øverste organ, og vedtar blant annet økonomireglementet. Gjennom økonomireglementet bestemmer kommunestyret hovedregler og prinsipper for innkjøpsvirksomheten. Kommunestyret har gjennom økonomireglementet delegert myndighet innen innkjøpsområdet til rådmannen ved kommunens innkjøpsansvarlige. Det fremkommer av økonomireglementet at innkjøpsansvarlige er ansvarlig for samordning i innkjøpsarbeidet og har faglig ansvar for det totale innkjøpsarbeidet. Dette innebærer ansvar for fastleggelse av regelverk, opplæringstiltak mv. i kommunen. Myndigheten til å gjennomføre innkjøp for det enkelte virksomhetsområde er videredelegert til virksomhetslederne. Det er ingen annen beløpsbegrensning for delegasjonen utover den som ligger i budsjettet til den enkelte virksomhet. I økonomireglementet omtales også organiseringen av innkjøpsarbeidet. Det fremkommer her at det stilles krav om at den enkelte virksomhet skal samarbeide på tvers av virksomhetsområder. Rammeavtaler fremheves som et viktig virkemiddel for å utnytte fordelen av det totale innkjøpsvolum kommunen representerer. Åmot kommunes økonomireglement ble vedtatt av kommunestyret 17. oktober Økonomireglementets kapittel 9 Anskaffelser beskriver blant annet grunnleggende prinsipper, krav til innkjøpsarbeidet og gir retningslinjer for de enkelte kjøp. Økonomireglementets bestemmelser vedrørende anskaffelser er imidlertid ikke oppdatert etter de nye lov- og forskriftsendringer som trådde i kraft den på innkjøpsområdet.

10 Side 10 I Åmot kommune er brannsjef Terje Bjørgmo kommunens innkjøpsansvarlige og sitter i fagrådet. Han overtok funksjonen som innkjøpsansvarlig våren Ansvaret for å informere om og distribuere nye og/eller endrede ramme-/kjøpsavtaler internt i kommunen ligger hos han. Det foreligger ingen skriftlig instruks for innkjøpsansvarliges arbeid, utover det som framgår av samarbeidsavtalen med Abakus AS, samt anskaffelsesreglementet. Det kan variere hvem som har innkjøpsfunksjonen ute i virksomhetene. For et lite virksomhetsområde, er det ofte virksomhetsleder selv som har innkjøpsfunksjonen. På de store virksomhetsområdene er det normalt delegert videre til mellomledere. Innkjøpsansvarlige mener at kommunen i stor grad kjøper inn gjennom inngåtte rammeavtaler. Han viser til innkjøpsrapport 2008 utarbeidet av Abakus AS. Innkjøpsrapporten viser at 70,9 % av kommunens innkjøp i 2008 skjedde som følge av rammeavtaler, mens kommunen benyttet 3,5 mill.kr på anskaffelser utenom avtale. Lov og forskrift på området skal være gjort kjent for virksomhetene gjennom kurs. Videre er innkjøp og anskaffelser jevnlig et tema på virksomhetsledermøter. Innkjøpsansvarlig informerer organisasjonen pr. e-post om lov og forskrift, og eventuelle endringer i disse. Oversikt over ramme- og kjøpsavtalene som er inngått for SÅTE-kommunene er tilgjengelig på Abakus AS sin hjemmeside. Oversikten blir løpende oppdatert av Abakus AS. Oversikten viser hvilke leverandører det er inngått avtale med, avtalevarigheten og vare-/tjenesteområdet. Selve avtaleteksten ligger ikke på nettet. I følge oversikten, hadde Åmot kommune 47 rammeog kjøpsavtaler og 18 kjøpsavtaler i september Samtlige avtaler gjelder for hele kommunen, og benyttes av de virksomheter som har behov for angjeldende produkter. Innkjøpsansvarlig mener at rammeavtalene bør være kjent hos ansatte med myndighet til å foreta innkjøp, og viser til at alle ansatte som er delegert innkjøpsmyndighet har tilgang til Abakus AS sin web. Innkjøpsansvarlig har ikke reflektert over om Åmot kommune bør ha flere rammeavtaler enn de som allerede er inngått. Tekniske tjenester har gitt tilbakemelding på at det burde vært rammeavtaler på eksempelvis elektriske arbeider, VVS, maler- og snekkerarbeider mv. Innkjøpsansvarlig ga uttrykk for at det tidligere var mange leverandører og for mange enkeltfakturaer i kommunen. Dette har de jobbet målrettet med i samarbeidet, og antallet er redusert. Kommunen har ikke laget noe kontrollsystem på om det kjøpes varer/tjenester fra de

11 Side 11 leverandørene som det er inngått rammeavtale med, der varene/tjenestene ikke er en del av avtalen. Det gjennomføres noe kontroll gjennom innkjøpssamarbeidet. Kommunen har ikke selv undersøkt i hvilken grad virksomhetene er lojale mot inngåtte avtaler. Innkjøpsrapport 2008 inneholder en slik vurdering. Innkjøpsansvarlig ga uttrykk for at enkelte virksomheter har gitt uttrykk for at de ikke skjønner hvorfor de skal/bør forholde seg til inngått avtale, når den varen de trenger er rimeligere et annet sted.

12 Side FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å bidra til økt fokus og bevisstgjøring omkring forretningsmessighet og bruk av konkurranse ved anskaffelse av varer og tjenester. 2.2 Problemstillinger Følgende problemstillinger er definert som aktuelle: I hvor stort omfang benyttes direkte anskaffelser og hvordan er disse gjennomført? Er direkte anskaffelser foretatt i tråd med gjeldende regelverk og kommunens interne retningslinjer (økonomireglementet)? o Dette gjelder kriteriene for: Konkurranse Forretningsskikk Likebehandling Forutsigbarhet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet 2.3 Avgrensninger Vi har avgrenset prosjektet til å gjelde innkjøp i drifts- og investeringsregnskapet på mellom kr og kr som er foretatt i perioden januar august 2009, omtalt som innkjøp etter forskriftens del I (direkte anskaffelse). Innkjøp fra leverandører som det er inngått ramme- eller rabattavtaler med, omfattes ikke av prosjektet. Innkjøp fra leverandører som har vært kunngjort på er heller ikke omfattet av prosjektet. Forekommer det da

13 Side 13 leverandører som det er handlet for mer enn kr fra totalt sett, men der fakturaene hver for seg er lavere enn denne beløpsgrensen, vil de bli vurdert. Vi har valgt ut følgende virksomhetsområder for nærmere analyse: Institusjonstjenesten ansvar 3200 Hjemmetjenesten ansvar 3500 Tekniske tjenester med følgende ansvar: o 6000 Teknisk administrasjon o 6001 Brann o 6002 Landbruk o 6003 Kommunal eiendom o 6004 Kommunal teknisk o 6005 Plan og næring o 6006 VAR-områdene Regnskapstall for institusjonstjenesten og hjemmetjenesten (netto driftsrammer) viser følgende i 2008 (kroner): Regnskap Revidert budsjett Institusjonstjenesten Hjemmetjenesten Tabell 1 Institusjonstjenesten og hjemmetjenesten utgjør økonomisk sett en vesentlig del av kommunens virksomhet, og er valgt ut på denne bakgrunn. Tekniske tjenester kjøper inn utstyr og anleggsmidler i prisklassen hundre til fem hundre tusen i større grad enn for eksempel barnehage eller kultur og er valgt ut av den grunn.

14 Side METODE Intervju med spørreskjema, regnskapsanalyse, dokumentanalyse og analyse av leverandørreskontro er valgt som metode for datainnsamlingen. Det er foretatt intervju med innkjøpsansvarlig. I tillegg er det sendt spørreskjema til virksomhetslederne for Teknisk, Institusjonstjenesten og Hjemmetjenesten i kommunen. Spørreskjema med svar er verifisert. Det samme gjelder referat fra intervju med kontaktpersonen. Referat fra intervju og spørreskjemaer danner grunnlaget for databeskrivelsen i rapporten. Dokumentanalysen bygger på gjennomgang av dokumentasjon for enkeltanskaffelser ved de utvalgte virksomhetene. Regnskapsanalysen er foretatt med utdrag av utvalgte poster i drifts- og investeringsregnskapet til kommunen for perioden januar august Videre er det gjennomført en analyse og vurdering av kommunens leverandørreskontro for samme tidsrom.

15 Side REVISJONSKRITERIER 4.1 Definerte revisjonskriterier Revisjonskriteriene er en betegnelse på de normene og standardene som fakta vurderes opp imot. Kriteriene gir ett uttrykk for krav eller forventninger til en funksjon, aktivitet, prosedyre, resultat eller lignende. Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder; lovverk, politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare løsninger og resultater. Kriteriene sammenholdt med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som kan foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet har vi lagt til grunn følgende revisjonskriterier: Lov om offentlige anskaffelser av o 2 - loven gjelder for statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer o 5, 1. ledd oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører o 5, 2. ledd - en anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse o 5, 3. ledd oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen o 5, 4. ledd utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier Forskrift om offentlige anskaffelser av o o o o o 1-2 denne forskriften gjelder for statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse 2-1 forskriftens del 1 gjelder for alle anskaffelser som omfattes av denne forskrift, uavhengig av anskaffelsens art og verdi 3-1 (1) enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes 3-1 (2) oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet 3-1 (3) oppdragsgiver skal ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at denne forskrift kommer til anvendelse

16 Side 16 o o o o o o o o o o o 3-1 (4) konkurranser skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører og med mulighet for leverandører å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltakelse og tildeling av kontrakt 3-1 (5) oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen 3-1 (6) konkurransen skal gjennomføres i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk 3-1 (7) oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig 3-1 (8) oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen 3-2 (1) oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kroner ekskl. mva 3-2 (2) protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. 3-3 (1) oppdragsgiver skal for anskaffelser som overstiger kroner kreve at samtlige norske leverandører som leverer tilbud fremlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt 3-3 (2) oppdragsgiver skal angi innleveringsmåte og tidspunktet for innlevering 3-3 (3) skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen i annet ledd 3-4 (1) for arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver for anskaffelser som overstiger kroner ekskl. mva, kreve at den valgte leverandøren fremlegger en egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 om at leverandøren vil overholde lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Fornyings- og administrasjonsdepartementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser av november 2006 o Pkt bakgrunnen for krav til konkurranse er at konkurranser anses som et egnet virkemiddel for å sikre en mest mulig effektiv ressursbruk i det offentlige, og bidra til økt verdiskapning i samfunnet o Pkt oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk. Dette innebærer at oppdragsgiver må sørge for en forsvarlig og saklig saksbehandling, og at anskaffelsen foretas på en økonomisk og ressurseffektiv måte. Forskriften har regler om habilitet, opplysningsplikt, taushetsplikt og om hvordan forhandlinger skal gjennomføres. o Pkt oppdragsgiver skal sikre at alle leverandørene behandles likt gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette gjelder blant annet ved valg av prosedyre, utarbeidelse av kunngjøring og konkurransegrunnlag i kvalifiseringsprosessen og tildelingsprosessen o Pkt kravet til forutsigbarhet innebærer at anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene. Dette gjelder bl.a. plikten for oppdragsgiver til å informere markedet om hvordan anskaffelsesprosedyren skal gjennomføres, hvilke kvalifikasjonskrav som oppstilles, og hva oppdragsgiver vil vektlegge i tildelingsfasen

17 Side 17 o o Pkt oppdragsgiver skal sikre at hensynet til gjennomsiktigheten ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette innebærer et krav om åpenhet om selve konkurransen gjennom en kunngjøring, samt innsynsrett i dokumenter som viser hvordan anskaffelsesprosessen har foregått. Pkt oppdragsgiver skal sikre at hensynet til etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette innebærer at oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen. Kravet til etterprøvbarhet setter også krav til at kunngjøringen og konkurransegrunnlaget mv må utformes klart og utfyllende Åmot kommunes økonomireglement Skjematisk kan sammenhengen mellom de definerte problemstillingene, revisjonskriteriene og databehov settes opp slik: Problemstillinger: I hvor stort omfang benyttes direkte anskaffelser og hvordan er disse gjennomført? Er direkte anskaffelser foretatt i tråd med gjeldende regelverk og kommunens interne retningslinjer? Revisjonskriterier Databehov Datainnhenting Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Veileder om offentlige anskaffelser Økonomireglementet i kommunen Anskaffelsesprotokoller fra 2008 og 2009 for anskaffelser over kr og under kr Rutiner for direkte anskaffelser, forskriftens del I. Regnskapsbilag for 2009 vedrørende innkjøp Intervju Intervju Regnskap 4.2 Utdypning av revisjonskriteriene Hva er en anskaffelse? I veileder til reglene om offentlige anskaffelser utgitt av fornyings- og administrasjonsdepartementet, Kap omhandles hva som kan ses som en anskaffelse, når flere enheter gjør innkjøp. Forskriften gir ikke noe svar på dette spørsmålet, men i veilederen trekkes følgende sentrale momenter frem: Om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar Om anskaffelsen kun er til denne enheten Om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne typen anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen.

18 Side 18 Ved vurdering av om anskaffelsene på utvalgte enheter, ses som egen anskaffelse eller ikke har revisjonen lagt ovenstående momenter til grunn. Som hovedregel vil anskaffelser utenfor ramme- og kjøpsavtale som foretas av utvalgt enhet, dermed vurderes som en anskaffelse selv om andre kommunale enheter har gjort innkjøp fra samme leverandør Grunnleggende prinsipper Iht. veilederen gjelder visse grunnleggende prinsipper for alle anskaffelser, uavhengig av art og verdi. Dette er blant annet kravene til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Disse er nærmere omtalt i etterfølgende kapitler. Enkelte av de grunnleggende prinsippene er tydelig nedfelt i EF-traktaten, for eksempel ikke-diskrimineringsprinsippet. Hovedsaklig er det imidlertid EF-domstolen som har utviklet prinsippene, som de har utledet fra EF-traktaten 3. De grunnleggende prinsippene kan ses som en forlengelse av lovens formålsbestemmelse, og har hovedsakelig to funksjoner: Føringer for anskaffelsesprosedyren Det kan utledes hvordan en anskaffelse skal gjennomføres. Dette står ikke eksplisitt i forskriften. De grunnleggende prinsippene kan dermed bli et selvstendig, rettslig grunnlag for plikter og rettigheter i anskaffelsesprosessen. Dette er spesielt synlig når anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del 1 med få detaljerte prosedyrekrav. Fortolkningsmomenter De grunnleggende prinsippene er fortolkningsmomenter til hvordan anskaffelsesregelverket skal forstås. Ved tvil om hvordan en bestemmelse i regelverket skal forstås, følger det av EF-domstolens praksis at grunnleggende prinsipper er tungtveiende fortolkningsmomenter Forholdsmessighet Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen, jf. foa femte ledd. Kravene til fremgangsmåte øker proposjonalt med anskaffelsens verdi. 3 Se veileder til forskrift om offentlige anskaffelser, Kap Forskrift om offentlige anskaffelser

19 Side Konkurranse Del 1 i Forskrift om offentlige anskaffelser gjelder for anskaffelser med lavere verdi enn kr eks. mva. Anskaffelser under kr eks. mva, kan anskaffes som direkte kjøp. Det er imidlertid et krav at alle anskaffelser skal baseres på konkurranse så langt det er mulig, jf. loa 5 5, 2.ledd og foa 3-1, 1.ledd. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Bakgrunnen for kravet er at konkurranser anses som et egnet virkemiddel for å sikre mest mulig effektiv ressursbruk i det offentlige, og bidra til økt verdiskapning i samfunnet i samsvar med lovens formål. Kravet gjelder så langt det er mulig og i enkelte unntakstilfeller kan man tildele en kontrakt til én leverandør uten konkurranse. Dette vil typisk gjelde der det kun er én leverandør i markedet og det dreier seg om en ubetydelig anskaffelse. For akutte anskaffelser gjelder foa 2-1 nr. 2 pkt c som sier at når anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse gjelder kun forskriftens del 1. Det skal innhentes flere tilbud, men det er ikke nødvendig å gjennomføre en formalisert konkurranse som ved anskaffelser over kr Kravet til konkurranse vurderes ved hver enkelt anskaffelse, bl.a. med utgangspunkt i anskaffelsens faktiske karakter, anskaffelsens verdi og markedsforholdene. I praksis vil dette si at en sammenligner priser på varer og tjenester av lik beskaffenhet, så langt dette er hensiktsmessig, før endelig valg av leverandør foretas God forretningsskikk Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, jf. loa 5 første ledd. Oppdragsgiver må sørge for en forsvarlig og saklig saksbehandling, og at anskaffelsen foretas på en økonomisk og ressurseffektiv måte. Valg av leverandør I følge loa 5, 4. ledd skal utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Kravet følges opp i Forskriftens 3-1, 4. ledd som sier at leverandørene skal få mulighet til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltakelse og tildeling av kontrakt. 5 Lov om offentlige anskaffelser.

20 Side 20 I følge foa 3-2 skal oppdragsgiver føre protokoll for alle anskaffelser som overstiger kr eksl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Verken loven eller forskriften har noen eksplisitte krav om at oppdragsgiveren i etterkant må orientere leverandørene i konkurransen om hvilken leverandør som ble valgt og begrunne dette. Hensynet til god forretningsskikk, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet tilsier imidlertid at dette bør gjøres. Dess høyere verdi anskaffelsen har, desto større grunn er det til å orientere deltakerne i konkurransen om hvilken leverandør som er valgt og begrunne dette. Dette kan for eksempel gjøres på e-post eller ved å ta en telefon til leverandøren. Når det gjelder begrunnelse for valg av leverandør, er det ikke nok å vise til helhetsvurderinger. Det bør opplyses om hvilket nivå valgte leverandør hadde på de oppgitte tildelingskriteriene, og hvilken leverandør som er valgt. Habilitet Forvaltningslovens kapitel 2 om ugildhet regulerer spørsmålene om habilitet for offentlige tjenestemenn Forutsigbarhet og likebehandling Oppdragsgiver skal sikre at leverandørene behandles likt gjennom anskaffelsesprosessen, jf. loa 5 første ledd og foa 3-1 annet ledd. Dette gjelder blant annet mht. valg av prosedyre, utarbeidelse av kunngjøring og konkurransegrunnlag i kvalifiserings- og tildelingsprosessen. Videre skal oppdragsgiver sikre at hensynet til forutberegnelighet ivaretas i hele prosessen. Dette innebærer at anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandøren. Konkurransegrunnlag I følge loa 5, 4. ledd skal utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Kravet følges opp i Forskriftens 3-1, 4. ledd som sier at leverandørene skal få mulighet til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltakelse og tildeling av kontrakt.

21 Side 21 Det stilles ingen krav i forskriften til hvordan konkurransegrunnlaget eller tilbudet skal utformes for anskaffelser under kr Lovens formål om effektive anskaffelser tilsier at oppdragsgiver gis større fleksibilitet til å bestemme hvordan disse anskaffelsene skal gjennomføres. Å utarbeide et konkurransegrunnlag krever både oversikt og god kjennskap til markedet. Ved de aller minste anskaffelsene vil det være mest hensiktsmessig å foreta innkjøpet rett fra nærmeste leverandør etter en prisforespørsel. For disse anskaffelsene er kostnaden ved å utarbeide ett fullstendig konkurransegrunnlag større enn nytteverdien. For de litt større anskaffelsene, bør det alltid utarbeides et skriftlig konkurransegrunnlag som beskriver hva som skal anskaffes og hvordan konkurransen skal gjennomføres. Konkurransegrunnlaget bør være så klart og uttømmende at det sammen med tilbudet og aksepten av tilbudet, skal kunne utgjøre en fullstendig avtale. Detaljerte kriterier som vil vektlegges ved valg av leverandør, fastsettes i vært enkelt tilfelle, og fremkommer av anbudsinnbydelsen eller konkurransegrunnlaget. Kunngjøring Det er ikke et krav i lov- og forskriftsverket at anskaffelser under kr skal kunngjøres. Forskriftens 3-1, 1.ledd sier imidlertid at enhver konkurranse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttet. Paragrafens fjerde ledd oppfordrer til lik behandling av leverandører og at de gis mulighet til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltakelse og tildeling av kontrakt. Anskaffelser over kr men under EØS-terskelverdi på kr kunngjøres nasjonalt på Doffin. Anskaffelser under kr kan kunngjøres, men dette er ikke noe krav. Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Ifølge foa 3-3 skal alle norske leverandører som leverer inn tilbud, fremlegge skatteattest ved anskaffelser som overstiger kr Skatteattesten skal leveres sammen med tilbudet, og oppdragsgiver kan ikke vurdere et tilbud uten først å ha mottatt skatteattesten. Ifølge Det er mindre endringer mht terskelverdi fra

22 Side 22 i forskriften skal den valgte leverandøren i tillegg levere inn en HMS - erklæring ved anskaffelser over kr Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til etterprøvbarhet ivaretas i hele anskaffelsesprosessen, jf. loa 5 tredje ledd og foa 3-1 syvende ledd. Dette innebærer at oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen. Dokumentasjon Ifølge 5, 3. ledd og 3-1, 7. ledd i henholdsvis lov og forskrift skal oppdragsgiver sikre at hensynet til etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette innebærer at oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen. Kommunen må derfor fortløpende sikre at vurderingene som gjøres i anskaffelsesprosessen er dokumentert. Dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen må være skriftlig, klar og utfyllende nok til at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av kommunens vurderinger. Anskaffelsesprotokoll I følge foa 3-2 skal oppdragsgiver føre protokoll for alle anskaffelser som overstiger kr eksl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.

23 Side OMFANG OG GJENNOMFØRING AV DIREKTE ANSKAFFELSER Åmot kommunes økonomireglement ble vedtatt av kommunestyret 17. oktober Kapittel 9 omhandler rutiner og regler for anskaffelser. Reglementet er ikke oppdatert etter den siste forskriftsendringen som skjedde , hvor det ble innført protokollplikt for anskaffelser på kr Av økonomireglementet fremkommer det at kommunens innkjøpsansvarlig har ansvar for samordning av kommunens innkjøp og at han har det faglige ansvaret for det totale innkjøpsarbeidet. Grunnleggende prinsipper for innkjøpsarbeidet er iht. reglementet: Alle innkjøp, hvis mulig, skal baseres på konkurranse. Alle innkjøp skal ha sitt grunnlag i vedtatte planer og budsjetter. Alle innkjøp skal skje i henhold til vedtatte rutiner i kommunen. Innkjøp skal følge gjeldende lov og forskrifter. Kommunens krav til helse, miljø og sikkerhet skal følges. Innkjøpsavtaler som er inngått og gjort gjeldende av kommunen skal benyttes. Videre påpekes det at det skal settes strenge krav til integritet og etikk, jf. etiske retningslinjer vedtatt av kommunestyret 14. januar Virksomheten skal videre være preget av høy forretningsetisk standard. Det påpekes også at ingen leverandør skal gis uberettigede fordeler og ingen ansatt skal kunne oppnå personlig fordel som følge av kommunens anskaffelser. I økonomireglementets pkt. 9.6 fremkommer retningslinjer for det enkelte kjøp. Her gjengis kort bestemmelsene knyttet til: Små engangskjøp, beløpsgrense kr 500 Akutte småkjøp som ikke kan planlegges Mellomstore engangskjøp, under kr Det innhentes tilbud fra flere leverandører når dette er mulig Engangskjøp kr kr Skal skje etter konkurranse Rammeavtaler Valg av leverandør skal skje etter konkurranse, jf lov og forskrift. Det er kun unntaksvis ved tvingende grunner at en kan gå utenom rammeavtaler Unntaksregler Ved akutte behov, som det ikke har vært mulig å forutse, kan direkte kjøp gjennomføres. Det må kunne dokumenteres at dette har vært nødvendig.

24 Side 24 For øvrig fremkommer det av kapittel 9.7 i økonomireglementet at det er et krav til den enkelte etat å samarbeide på tvers av sektor, enhet og avdelingsgrenser, hvor hva som anses som en anskaffelse i departementets veileder er beskrevet. I kapittel fremkommer bestemmelser mht. inhabilitet og i kapittel står det at alle leverandører skal avkreves skatteattest 7. I tillegg til kommunens økonomireglement, finnes det et anskaffelsesreglement som gjelder for kommunene Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal (SÅTE-kommunene). Anskaffelsesreglementet er oppdatert i forhold til forskriftsendringen pr Omfanget av anskaffelser uten ramme- eller kjøpsavtale Åmot kommune har ikke foretatt egen systematisk gjennomgang av hvor mange enkeltinnkjøp som foretas under grensen for offentlig utlysning på kr Åmot kommune er deltaker i innkjøpssamarbeid med Stor-Elvdal, Trysil og Engerdal, og Abakus AS gjennomfører en analyse for alle SÅTE kommunene. Abakus AS mottar en oversikt fra leverandørreskontroen per på fil fra den enkelte SÅTE kommune. Abakus AS gjennomgår kommunenes leverandørreskontro årlig og vurderer blant annet avtalelojalitet. Materialet presenteres for fagrådet i en innkjøpsrapport. Innkjøpsrapporten sendes kommunen ved innkjøpsansvarlig. Abakus AS sine rapporter viser at avtalelojaliteten er høy i kommunen. Innkjøpsrapporten fra 2008 viser et beregnet kjøp utenfor avtale i 2008 på 5,9 % eller kr Tilsvarende tall i 2007 og 2006 var hhv. 4,0 % og kr og 1,8 % og kr , jf. vedlegg 1. 7 Økonomireglementet fastsetter at alle leverandører skal fremlegge skatteattest. Iht. foa 3-3 gjelder kravet for anskaffelser over kr

25 Side 25 Fra innkjøpsrapport 2008 Beregnet kjøp iht. innkjøpsrapport Kjøp innenfor avtale iht. innkjøpsrapport KLP Kommunekreditt Kommunalbanken Den norske Stats Husbank SPK Forsikring KLP Skadeforsikring AS SUM pensjon, bank og forsikring Beregnet kjøp ekskl. pensjon, bank og forsikring Kjøp innenfor avtale eksl. Pensjon, bank og forsikring Kjøp på avtale mot beregnet kjøp 43,9 % 70,9 % Kjøp utenfor avtale Kjøp utenfor avtale i % av beregnet kjøp 8,1 % 4,2 % Kjøp utenfor avtale i % av kjøp innenfor avtale 18,5 % 5,9 % Kjøp uten avtale Kjøp uten avtale i % av beregnet kjøp 48,0 % 24,9 % Tabell 2 Tabell 2 gjengir hovedtall fra innkjøpsrapporten for Beregnet innkjøp iht. innkjøpsrapporten inkluderer bank, forsikring og anskaffelser fra KLP, som utgjorde til sammen kr Tabellen er tatt inn for å illustrere at vurderinger knyttet til større anskaffelser, kan påvirke fremstillingen og vurderingen av tallmaterialet. Kommunen gjennomfører ikke egne undersøkelser som sier noe om omfanget av direkte anskaffelser. Det gjennomføres heller ikke vurderinger knyttet til avtalelojalitet. Forholdet har vært et tema på virksomhetsledermøter. Innkjøpsansvarlig mener derfor at kommunen er bevisst i forhold til problemstillingen. Til tross for at kommunen har fokusert på avtalelojalitet blant annet virksomhetsledermøter, antar innkjøpsansvarlig at det forekommer at det kjøpes inn en del fra lokale leverandører uten avtale. Det er få eksempler på at det kun finnes en leverandør i markedet i gjennomførte intervjuer og besvarte spørreskjemaer. Eksempler på varegruppe hvor det kun er en forhandler, er for matvarer og drivstoff i Osen.

26 Side Hvordan gjennomføres direkte anskaffelser Konkurranse Anskaffelsesreglementet som gjelder for SÅTE - kommunene skal utdype forhold som ikke er regulert i lov og forskrift. Det er kommunens innkjøpsansvarlige som er ansvarlig for samordning av kommunens innkjøp og som har det faglige ansvaret for det totale innkjøpsarbeidet. I anskaffelsesreglementet presiseres det at alle innkjøp, hvis mulig, skal baseres på konkurranse. Dette er et grunnleggende prinsipp for innkjøpsarbeidet som fremgår av både kommunens økonomireglement og anskaffelsesreglementet. Innkjøpsansvarlig gir uttrykk for at så langt han vet, har ikke kommunen gjennomført direkte anskaffelser 8 uten konkurranse de siste årene. Kommunen benytter Abakus AS når nye rammeavtaler skal inngås. Det samme gjelder for kjøpsavtaler. Abakus AS opplyser at alle direkte anskaffelser blir kunngjort på Doffin uavhengig av anskaffelsens størrelse. Innkjøpsansvarlig opplyser at det forekommer at kommunen v/teknisk gjennomfører konkurranser i egenregi. Dersom kommunen gjennomfører konkurranse i egenregi, blir den annonsert i lokalavisa. I tillegg legges anskaffelsen ut på Doffin dersom anskaffelsen overskrider nasjonal terskelverdi. Innkjøpsansvarlig opplyser at kommunen er opptatt av å ha reell konkurranse om anskaffelser, og at det legges vekt på å ha minimum tre aktuelle leverandører ved alle direkte anskaffelser Forutsigbarhet og likebehandling Der Abakus AS er involvert i anskaffelsen, kunngjøres den på Doffin uansett anskaffelsens verdi. Dersom konkurransen gjennomføres i egenregi, kunngjøres den i lokalavisa. Dersom anskaffelsen overstiger nasjonal terskelverdi, kunngjøres den på Doffin. Søk på nettsiden for perioden , viser at kommunen selv ikke har hatt utlysninger på Doffin i perioden. Abakus AS har lagt ut til sammen 66 kunngjøringer i perioden, hvor Åmot kommune er med som oppdragsgiver i minst ni av tilfellene. Innkjøpsansvarlig opplyser at kriteriene for konkurransen skal være fastlagt i forkant, og at de vil fremgå av anbudsdokumentet eller tilbudsinnbydelsen. Kriteriene kan være rangert mht betydning og vektlegging. Iht. innkjøpsansvarlig gjøres dette kjent for aktuelle anbydere eller tilbydere. Ved kommunens anbudsåpninger får aktuelle leverandører mulighet til å være tilstede. Den enkelte anbyders pris offentliggjøres. Aktuelle leverandører blir informert om 8 Mellom kr opp til kr

27 Side 27 hvilken leverandør som er valgt, men det gis ikke begrunnelse for valget. Når Abakus AS benyttes i innkjøpsprosessen, innarbeides tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget og kunngjøringen. Abakus AS opplyser at tildeling av kontrakt normalt skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Når Abakus AS benyttes i innkjøpsprosessen, har de ansvar for å innhente skatteattest og HMS - egenerklæring. Dersom kommunen gjennomfører konkurransen i egenregi vil det også bli innhentet skatteattest. I følge innkjøpsansvarlig følger det av anskaffelsesreglementet. Skatteattesten fremlegges når anbudet leveres. HMS egenerklæring skal normalt legges frem i tilknytning til anbudet og må i følge innkjøpsansvarlig, senest være fremlagt når kontrakt inngås God forretningsskikk Valg av leverandør Valg av leverandør skal dokumenteres i anskaffelsesprotokoll 9. Abakus AS fører en anskaffelsesprotokoll som er lik for direkte anskaffelser og anskaffelser etter anbud. Malen skal være oversendt SÅTE - kommunene og er tilgjengelig for rekvirenter med passord på Abakus AS sin web. Abakus AS har fullmakt til å skrive under anskaffelsesprotokoller der de er involvert i anskaffelsesprosessen. Protokollene arkiveres i tilfelle av Abakus AS. Når kommunen selv gjennomfører anskaffelsesprosessen, blir anskaffelsesprotokollene journalført og arkivert i Ephorte (kommunens saksbehandlingssystem). Det er rådmannen som har ansvar for at lov og forskrift etterleves, og at protokoll blir utarbeidet. I praksis er dette delegert til innkjøpsansvarlig Habilitet Innkjøpsansvarlig mener at kommunen er bevisst i forhold til habilitet og vurderinger knyttet til habilitet, men at det ikke alltid er like enkelt i mindre lokalsamfunn som i Åmot kommune. Videre er det et politisk ønske om å støtte det lokale næringsliv. Kommunens økonomireglement har i pkt. 9.5 bestemmelser knyttet til habilitet. Her fremkommer det at enhver ansatt som deltar i kommunale innkjøp skal informere nærmeste overordnede om reell eller mulig inhabilitet. Også anskaffelsesreglementet innholder en tilsvarende bestemmelse 9 Protokollplikt for anskaffelser fra kr

28 Side 28 knyttet til inhabilitet. Pkt. 9.4 i økonomireglementet omhandler etiske prinsipper for innkjøp. Her påpekes det blant annet at det skal settes strenge krav til integritet og etikk. Videre vises det til kommunens etiske retningslinjer Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Dokumentasjon All dokumentasjon som knytter seg til innkjøpsprosessen skal tas vare på. Anskaffelsen skal iht. forskriften være forutberegnelig. Det innebærer at anskaffelsesprosessen skal dokumenteres skriftlig, slik at det i ettertid er mulig å vurdere om anskaffelsen er foretatt i henhold til lov og forskrift. Abakus AS opplyser at de oppbevarer alle tilbud i fire år, med unntak av de som tilbys kontrakten. Disse oppbevares i ti år. Iht. avtalen med SÅTE-kommunene er Abakus AS forpliktet til å ha tilfredsstillende arkivforhold for inn- og utgående dokumenter knyttet til innkjøpssamarbeidet. Innkjøpsansvarlig har inntrykk av at kommunens organisasjon skjønner betydningen av dokumentasjon, og har ikke hatt utfordringer knyttet til kravet om dokumentasjon. Innkjøpsansvarlig har ikke oversikt over om de enkelte virksomheter utarbeider anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr Anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kr eks. mva. Anskaffelsesprotokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. I følge daglig leder i Abakus AS, er det alltid to personer til stede ved anbudsåpningen. Alle anskaffelsesprotokollene oppbevares hos Abakus AS. Når kommunen selv gjennomfører anskaffelsesprosessen, blir anskaffelsesprotokollene journalført og arkivert i Ephorte (kommunens saksbehandlingssystem). Kommunen har ingen oppfølging av at alle virksomheter utarbeider anskaffelsesprotkoll ved anskaffelser over kr

29 Side Revisors vurdering og konklusjon Revisors vurdering Åmot kommune foretar ikke vurdering av hvor mange enkeltinnkjøp kommunen foretar som er direkte anskaffelser og som dermed er under grensen for nasjonal utlysning. Kommunen overfører sin reskontro pr på fil til Abakus AS, som gjennomgår og analyserer filene for de fire SÅTE-kommunene. Abakus AS utarbeider en felles innkjøpsrapport. Denne utarbeides på standardisert måte, dvs. på samme måte for de fire kommunene og med lik fremgangsmåte fra år til år. Etter revisors vurdering vil fremgangsmåten gi sammenlignbarhet over tid, og mellom kommunene. Den vil imidlertid kunne medføre at eventuelle særegne forhold for den enkelte kommune ikke blir tatt hensyn til ved analysen. Avtalelojaliteten fremkommer som meget høy i innkjøpsrapporten for Resultatet vil imidlertid kunne påvirkes av hva som inngår i beregnet kjøp. Etter revisors vurdering kan det anses hensiktmessig å ikke inkludere forsikring, bank og pensjon. Dette er avtaler som omfatter større beløp, og som skiller seg ut fra mer ordinære anskaffelser. Videre anser revisor at det normalt er slik at kommuner har inngått avtaler for denne typen anskaffelser. Iht. innkjøpsrapporten utgjør kjøp uten avtale 24,9 av beregnet kjøp på samlet kr Dersom en trekker ut forsikring, bank og pensjon, utgjør kjøp uten avtale 48 % eller nærmere halvparten av de verdier kommunen anskaffet for i Etter revisors vurdering bør Åmot kommune vurdere om det er hensiktsmessig å gjennomføre konkurranser med sikte på å inngå flere ramme- eller kjøpsavtaler. Kommunen kjøper tjenester fra Abakus AS som iht. samarbeidsavtalen pkt. 1.1 og 1.3 er forpliktet til å sikre at regelverket overholdes. Etter revisors vurdering antas det at Abakus AS som en profesjonell part etterlever inngått avtale og regelverket. Gjennomgang av oversikt over inngåtte avtaler for Åmot kommune 2009 viser at Abakus AS utlyser anskaffelsene på Doffin. Abakus AS opplyser at de også innhenter skatteattester og egenerklæring HMS for leverandører. I tillegg innhentes det vandelsattest. Abakus AS opplyser at det utarbeides anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr ekskl. mva. Abakus AS oppbevarer dokumentasjonen knyttet til anskaffelsesprosessen. Revisor legger til grunn at Abakus AS

30 Side 30 som en profesjonell tjenesteleverandør etterlever rutinen. Det tas forbehold om at det ikke er gjennomført kontroll fra vår side på at så skjer. I samarbeidsavtalens pkt. 2.6 er det bestemmelser knyttet til eiendomsrett til arkiver ved kommuners uttreden og ved opphør av avtalen. Så lenge samarbeidsavtalen består, oppbevarer Abakus AS all dokumentasjon for anskaffelsesprosesser de har gjennomført. Kommunen har ingen oversikt over, eller kopier av, den dokumentasjon Abakus AS oppbevarer. Kommunen har ingen oversikt over eller kopi av anskaffelsesprotokoller. Etter revisors vurdering anses det som hensiktsmessig at kommunen hadde hatt alle protokoller eller kopi av protokollene i sine arkiver. Dette ville bidratt til at kommunen hadde oversikt over anskaffelsesprosessene, og at de til enhver tid kan dokumentere at protokollkravet er etterlevd. I arkivlova 6 står det at Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Etter revisors vurdering innebærer dette at kommunen plikter å sørge for arkivering av protokollene. Forholdet er tatt opp med NKRFs jurist, som har konkludert med at avtalen med Abakus AS må kunne anses som tilfredsstillende og i samsvar med kravet i arkivlova. Det forekommer at kommunen kontakter leverandører direkte, og at kommunen selv kunngjør konkurranser i lokalavisa. I slike tilfeller antar revisor at risikoen for at regelverket ikke etterleves vil kunne øke. Kommunen har ingen egenkontroll av at regelverket for protokollføring etterleves. Etter revisors vurdering kunne en slik kontroll bidratt til å sikre at protokollkravet oppfylles. Kommunens økonomireglement er ikke oppdatert i forhold til endring av Med bakgrunn i at kommunens økonomireglement ikke er oppdatert, har revisor ikke gjennomført detaljert vurdering mht. etterlevelse av de enkelte bestemmelsene i reglementet. Etter revisors vurdering bør kommunen oppdatere økonomireglementet slik at det samsvarer med lov og forskrift Revisors konklusjon Avtalen med Abakus AS antas å bidra til at lov, forskrift og regelverk etterleves når anskaffelsen gjennomføres av firmaet. Risikoen for at regelverket ikke etterleves, antas å øke i de tilfeller kommunen selv tar ansvar for innkjøpet.