// Mamut Business Software Økonomistyring, logistikk, lønn og personal I
Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst allé 56 Postboks 733, Skøyen 0214 Oslo Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Åpent: fra kl. 9.00-16.00 alle hverdager Internett: www.mamut.no/support E-post: support@mamut.no Salg: Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-post: sales@mamut.no Versjon 15 MBS.MAN.FIN.15.NO.151.1 2011 Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut AS. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II
Velkommen som Mamut-bruker! Introduksjonsbøkene "Innstillinger, rapporter og utvalg", "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel" og "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal" gir en innføring i programmet. Disse manualene kan lastes ned gratis fra Mamuts hjemmesider på www.mamut.no/download. I introduksjonsbøkene får du hjelp til å bli kjent med hvordan systemet er bygget opp, slik at du kan finne frem i, og tilpasse systemet til ditt bruk. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige oppgavene. En del funksjoner er omtalt mer utfyllende i programmets hjelp [F1]. Dokumentasjonen kan omtale tjenester og/eller funksjoner som ikke er inkludert i din løsning. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om dette, vennligst ta kontakt. Du kan sende e-post til mail@mamut.no eller ringe 23 20 35 00. Det er viktig at du leser gjennom Mamut Brukeravtale før eller under installasjonen. Der vil du få en oversikt over de kontraktsvilkår som gjelder mellom deg som kunde, og Mamut som leverandør. Mamut Brukeravtale finner du vedlagt programpakken, og på www.mamut.no/license. Ved installasjon aksepterer du vilkårene i Mamut Brukeravtale. I tillegg til introduksjonsbøkene produserer Mamut også ytterligere brukerdokumentasjon som oppdateres kontinuerlig i henhold til ny og forbedret funksjonalitet i programmet. Den nyeste versjonen av denne dokumentasjonen publiseres regelmessig på våre hjemmesider, hvor du kan laste den ned kostnadsfritt. Gå til Download-siden på våre hjemmesider for å laste ned dokumentasjon: www.mamut.no/download. Vi vil også minne om vår nettside www.mamut.no/support Der vil du finne tusenvis av spørsmål og svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Lykke til med Mamut Business Software! III
Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Innhold IV Velkommen som Mamut-bruker!... III Innhold... IV Kapittel 1: Regnskap... 1 Om regnskap... 2 Kom i gang med bilagsregistrering... 5 Inngående saldo... 8 Regnskapsår og mva-terminer... 10 Nummerering av bilag... 12 Prosjekt- og avdelingsregnskap... 13 Kom i gang med avdelingsregnskap... 15 Altinn... 19 Kom i gang med elektronisk innsending til Altinn... 19 Sende inn skjema til Altinn... 20 Skjemaer sendt til Altinn... 21 Merverdiavgift... 22 Firma som er fritatt for mva.... 22 Kom i gang med merverdiavgift... 23 Endre antall mva-terminer... 25 Avgiftsregisteret... 26 Redigere avgiftskoder... 27 Avgift på tjenester fra utland... 28 Forholdsmessig mva.... 30 Avslutning og rapportering av mva-terminer... 30 'Midlertidig Inngående Saldo'-bilag med saldo på mva-kontoer... 32 Levere avgiftsoppgave via Altinn... 33 Avgiftsoppgaven stemmer ikke... 34 Vanlige årsaker til differanse i avgiftsoppgaven... 34 Føring av bilag med mva. i periode 13... 36 Kontoplan... 37 Systemkontoer... 38 Firmadatabasehåndtering... 39 Bilagsregistrering... 40 Bilagsregistreringsvinduet... 40 Brukerinnstillinger for Bilagsregistrering... 42 Hurtigtaster i bilagsregistrering... 46 Bilagsarter... 47
Innhold Registrere bilag... 48 Overføre til Hovedbok... 50 Bilagsregistrering mot reskontro... 51 Registrering av fakturainformasjon i bilagsregistrering... 53 Registrering av betaling i bilagsregistrering... 53 Bilagsføring med egendefinert kostnadsbærer... 55 Korrigering, tilbakeføring og sletting av bilag... 56 Linke et dokument til et bilag... 59 Om skanning av dokumenter... 60 Bilagsmaler... 61 Verktøylinjen for bilagsmaler... 61 Innstillinger for verktøylinjen for bilagsmaler... 62 Egne bilagsmaler... 63 Import/Eksport av bilagsmaler... 64 Valuta... 65 Valutakontohåndtering... 66 Registrering av betaling i valuta i bilagsregistrering... 67 Reskontro... 68 Kundereskontro... 69 Kundeliste... 69 Leverandørreskontro... 70 Leverandørlisten... 70 Registrering av Inn-/utbetaling i reskontro... 71 Registrering av betaling i valuta i reskontro... 73 Match/Link... 74 Redigering av reskontroposter... 75 Brukerinnstillinger for reskontro... 79 Betalingsoppfølging... 82 Betalingspåminnelse... 84 Kom i gang med betalingspåminnelser/inkassovarsler... 84 Generere betalingspåminnelse/inkassovarsel... 87 Innstillinger for Betalingspåminnelse/Inkassovarsel... 89 Innstillinger for Påminnelsesstatusnivåer... 90 Factoring... 92 Kom i gang med factoring... 92 Generere en factoringfil... 94 Innstillinger for Factoring... 95 Rentefakturering... 97 Kom i gang med rentefakturering... 97 Opprette en rentefaktura... 99 Innstillinger for Rentefakturering... 100 Remittering - Betaling til bank... 101 Bankfiler/automatisk remittering... 101 Kom i gang med bankfiler/automatisk remittering... 102 V
Økonomistyring, logistikk, lønn og personal VI Kom i gang med manuell remittering... 103 Utføre en remittering... 104 Lese inn en returfil... 106 Innstillinger for Remittering... 107 OCR/Bank... 110 Kom i gang med innlesing av OCR-filer... 110 Lese inn OCR-filer fra bank... 111 Innstillinger for OCR/bank... 111 Inkasso... 112 Kom i gang med inkasso... 113 Generere en inkassofil... 114 Innstillinger for Inkasso... 115 Budsjett... 117 Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt... 118 Opprette et nytt budsjett... 119 Opprette et likviditetsbudsjett... 119 Redigere budsjettdata... 120 Legge inn budsjettall på andre kontoer enn det systemet foreslår... 121 Hovedvindu for et budsjett... 122 Budsjettfordeling... 123 Budsjettinnstillinger... 124 Hovedbok... 126 Bilag i andre moduler... 126 Rapporter... 127 Opprettelse og redigering av rapportoppsett... 128 Legge til en ny linje... 129 Opprettelse og redigering av kolonneoppsett... 130 Legge til en ny kolonne... 131 Bilagsliste/Kontoliste... 132 Bilagsliste... 132 Kontoliste/Saldobalanse... 134 Brukerinnstillinger for Hovedbok... 135 Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste... 135 Nøkkeltall, Resultat og Balanse... 136 Nøkkeltall... 136 Grafisk... 137 Fremtidig kontantstrøm... 138 Årsavslutning/periodeavslutning... 140 Periodeavslutning... 140 Årsavslutning... 141 Årsavslutning i Mamut... 141 Føring på to regnskapsår... 141 Avstemme hovedbok og reskontro ved årsavslutning... 145 Regnskapsinnstillinger... 146
Innhold Modulinnstillinger... 147 Inn-/Utbetaling... 147 Valuta... 148 Lønn... 148 Kontoplan... 148 Kostnadsbærere... 149 Regnskapsinnstillinger... 150 Systemkontoer... 150 Bilagsartinnstillinger... 150 Resultatoppsett... 152 Rapporter... 153 Avgiftsregister... 154 Reskontro... 155 Bank... 156 Bankavstemming... 156 Stemme av en konto ved hjelp av bankavstemming... 157 Egendefinerte filformater for bankfiler... 160 Kapittel 2: Produkt... 162 Om produktmodulen... 163 Opprette et nytt produkt... 166 Produktregisteret... 167 Produktlisten... 168 Fanekortene i Produktregisteret... 169 Pris... 169 Rabatt... 171 Lager... 175 Leverandør... 176 Strukturer... 176 Variant... 177 Produktinformasjon... 179 Nettbutikk... 179 Innstillinger... 181 Diverse... 182 Produktstatus... 183 Innstillinger for produkt... 184 Brukerinnstillinger for Produkt... 184 Firmainnstillinger for Produkt... 186 Organisere/vedlikeholde produkter... 192 Endre et utvalg produkter... 194 Duplisere et produkt... 194 Kan jeg endre produktnummer?... 195 Import av produktdata... 195 Tilleggsavgifter (Miljøavgifter)... 196 VII
Økonomistyring, logistikk, lønn og personal VIII Kom i gang med tilleggsavgifter... 197 Legge til en tilleggsavgift... 198 Produktvarianter... 199 Variantegenskaper og -verdier... 201 Variantinnstillinger... 202 Opprette varianter av et produkt... 205 Opprette og redigere alle varianter/ varianttilknytninger av et produkt... 206 Overføre beholdning mellom varianter... 207 Varianter i nettbutikken... 208 Kapittel 3: Innkjøp... 209 Om innkjøpsmodulen... 210 Kom i gang med innkjøp... 213 Knytte en leverandør til et produkt... 213 Opprette innkjøp mot en leverandør (uten veiviseren)... 215 Registrere varemottak... 216 Innkjøpsregisteret... 218 Fanekortene i Innkjøp... 220 Produktlinjer... 220 Tekst... 221 Diverse... 221 Innkjøpsveiviseren... 222 Innstillinger for innkjøp... 223 Firmainnstillinger for Innkjøp... 223 Brukerinnstillinger for Innkjøp... 224 Salgsordre og innkjøp... 225 Opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre... 225 Opprette en salgsordre basert på et innkjøp... 227 Innkjøpsreservasjoner... 228 Reservere et innkjøp for en bestemt salgsordre... 229 Reservere lagervarer/reservere på innkjøp... 230 Reservere en salgsordre mot innkjøp... 231 Bokføring/Leverandørfaktura fra innkjøp... 233 Bokføre toll/spedisjonsfaktura fra innkjøp... 234 Bokføre kreditnota fra innkjøp... 235 Kapittel 4: Lager... 236 Om lagermodulen... 237 Levere produkter... 238 Leveringsformer... 239 Om kostnadskontering og regnskapsmessig lagerverdi... 240 Beholdning... 243
Innhold Definere ønskede lagerbeholdningsnivåer... 244 Overføre beholdning til annet lager... 245 Ordrer, ikke levert... 245 Innkjøp, ikke mottatt... 247 Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå... 248 Innkjøpsreservasjoner... 249 Serienummer på lager... 250 Lagerbevegelser og reservasjoner... 251 Lagerbevegelse-vinduet... 252 Opprette en manuell lagerbevegelse... 254 Vareflyt... 255 Lagerregisteret... 256 Lagerinformasjonsvinduet... 258 Varetelling... 259 Utføre en varetelling... 261 Historisk lagerverdi... 262 Strukturvarer... 263 Montere og demontere strukturvare... 264 Kapittel 5: Lønn og personal... 265 Personal... 266 Personalregisteret... 266 Personal... 267 Lønn... 269 Aktivitet... 269 Dokument... 270 Prosjekt... 270 Søk og utvalg i Personalregisteret... 270 Fraværsregistrering... 271 Kompetanseregistrering... 273 Lønn... 275 Firmainnstillinger for Lønn... 277 Brukerinnstillinger for Lønn... 280 Fanekortet Lønn i personalregisteret... 281 Lønn... 281 Skattetrekk... 282 Andre trekk... 284 Ferie... 285 Firmabil... 286 Fagforening... 287 Provisjon... 288 Historikk... 289 Lønnsarter... 289 Lønnsregistrering... 292 Standardlønn... 294 IX
Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Historikk... 294 Fordele lønnslinjer på trekkoder... 295 Overstyring av trekkode... 296 Avregning av lønn... 296 Terminoppgave... 300 Skrive ut terminoppgaven... 300 Innlevering av terminoppgaven via Altinn... 301 Lønns- og trekkoppgave... 302 Nyttig å vite før utskrift av lønns- og trekkoppgaver... 303 Utskrift av lønns- og trekkoppgave... 304 Koder på lønns- og trekkoppgave... 308 Tilleggskoder for lønns- og trekkoppgave... 309 Tilpasse rapporten til blanketten... 310 Innlevering av Lønns- og trekkoppgave via Altinn... 311 Lønnsremittering... 313 Elektronisk overføring av skattekort... 315 Om obligatorisk tjenestepensjon... 316 RA-0500 Lønnsstatistikk... 319 Timeregistrering... 322 Opprette en ny timeseddel... 323 Timeregistreringsvinduet... 324 Linke en timelinje til en aktivitet... 325 Registrere timer fra skrivebordet... 326 Liste over timesedler... 326 Regenerere timelinjer... 327 Overføre timelinjer til ordre/prosjekt... 327 Overføre til lønnsmodulen... 328 Timetyperegister... 329 Timetyper pr. prosjekt... 330 Innstillinger for Timeregistrering... 331 Brukerinnstillinger for Timeregistrering... 331 Firmainnstillinger for Timeregistrering... 333 Kapittel 6: Mer informasjon... 336 Mamut Online Desktop... 337 Service og brukerstøtte... 340 Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag... 341 Øvrig dokumentasjon... 342 Mamut Academy... 343 Mamut Tutorials... 344 Indeks... 345 X
Kapittel 1: Regnskap I dette kapittelet: Om regnskap... 2 Merverdiavgift... 22 Kontoplan... 37 Bilagsregistrering... 40 Bilagsmaler... 61 Valuta... 65 Reskontro... 68 Betalingsoppfølging... 82 Budsjett...117 Hovedbok...126 Årsavslutning/periodeavslutning...140 Regnskapsinnstillinger...146 Bank...156 Funksjonalitet omtalt i denne delen kan være helt eller delvis tilgjengelig i din programversjon. Du finner en detaljert funksjonsoversikt for de ulike produktene på våre nettsider: www.mamut.no/funksjonalitet. Finner du ikke svar på det du lurer på i dette kapittelet, kan du gå til kapittelet "Mer informasjon" hvor du finner tips om hvor du kan få ytterligere hjelp. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om produktene, kan du ta kontakt med vår salgsavdeling på sales@mamut.no eller tlf. 23 20 35 50. 1
Regnskap Om regnskap For mange som daglig arbeider med regnskap er det ingenting som er viktigere enn at arbeidssituasjonen muliggjør rask og effektiv håndtering av rutineoppgaver, samt muligheten for dyptgående analyse når det er nødvendig. Regnskapsdelen i programmet inkluderer de funksjoner som er nødvendig for å tilfredsstille regnskapsmedarbeiderens behov, alt i en komplett løsning. Bilagsregistrering Bilagsregistreringen er brukervennlig lagt opp, med standardisert kontoplan som utgangspunkt, men med alle muligheter for egendefinerte variasjoner. Bilagsmaler og automatiske konteringer gjør bokføringen effektiv, med blant annet automatisert periodisering og mva-kontering. Du kan føre direkte i kunde- og leverandørreskontro fra bilagsregistreringen om du ønsker det. For de som har programversjoner med ordre/faktura- og innkjøpsmoduler gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og betalinger derfra. Integrert med forsystemer I mange virksomheter fordeles rollene på mange personer, slik at for eksempel noen står for salg og fakturering, andre for innkjøp og lagerstyring, og andre igjen for prosjekter og timeregistrering. Felles for mange av disse prosessene er at postene, når de registreres med de nødvendige innstillinger, inneholder nok opplysninger til å skape bilag i hovedboken. For mange vil det store flertall av regnskapsbilag komme fra disse forsystemene, og en av de mange store fordelene med et integrert system blir altså at bilagsregistreringen gjøres automatisk. Systemet leveres ferdig satt opp for dette med standardiserte innstillinger, slik at en faktura eksempelvis oppretter et bilag i hovedboken til standard salgskontoer. Du må bare påse at produktene er registrert med riktig avgiftskode for mva. Ønsker du å fordele salgene på ulike kontoer, for eksempel slik at en produktgruppe går til en bestemt konto i hovedboken, kan du også gjøre dette. Hovedbok Hovedboken er oversiktlig med muligheter for "drilldown" til detaljene om det enkelte bilag, og til analyse. Den fungerer som ditt vindu mot alle registrerte regnskapsdata. Her har du flere muligheter for å velge ut tall basert på perioder, bilagsarter, avdelings- og prosjektregnskap, nøkkeltall med mer. Ved hjelp av funksjonaliteten for Fremtidig kontantstrøm kan du få innsikt i fremtidig likviditet basert på allerede registrert informasjon. 2
Om regnskap Avslutning Systemet har veivisere for periode-, termin- og årsavslutning, og du overfører saldo fra ett år til et annet, slik at du kan sammenligne med foregående år. Overfør midlertidig 'Inngående saldo' benyttes i tidsrommet etter man har påbegynt nytt regnskapsår, og før det foregående er avsluttet, og endelig inngående saldo er overført. Altinn Ønsker du å levere inn avgiftsoppgaven elektronisk via Altinn, kan du enkelt gjøre dette direkte fra Mamut Business Software. Les mer om hvordan du kommer i gang med elektronisk innsending til Altinn i avsnittet "Altinn". Prosjekt- og avdelingsregnskap Du kan merke transaksjonene med prosjekt og/eller avdeling, slik at du kan føre komplette prosjekt- og avdelingsregnskaper. Budsjett Under budsjett kan du hente regnskapstall fra foregående år og basere budsjettet på dette, eller fordele totalene på perioder ved hjelp av egne fordelingsnøkler som du selv lager. Budsjettmodulen vil hjelpe din bedrift med å fastsette dine budsjetter på en enkel måte. Den vil også bidra til å gi deg den nødvendige oversikten du trenger for å fatte riktige beslutninger basert på budsjetter, prognoser og forventet likviditetsutvikling. Bank Ved hjelp av Bankavstemming kan du kontrollere at kontoutskrifter fra banken stemmer med det som er bokført i regnskapet ditt. Du kan stemme av beløpene mot hverandre og markere alle poster du finner igjen på kontoutskriften. Funksjonen hjelper deg å finne posteringene i hovedboken, og å merke av disse. Systemet vil også regne ut og sammenligne Avstemt beløp med Utgående saldo fra bankutskriften, etter hvert som du avstemmer postene. Du kan også definere dine egne filformater som du kan lese inn i bilagsregistrering for videre behandling. Dette kan være aktuelt dersom du lagrer kontoutskrifter fra din nettbank som f.eks. Excel-filer og du ønsker å importere filene for å unngå å registrere alle transaksjoner manuelt. Valuta Du kan opprette valutakontoer i de største programversjonene. I valutaregisteret ligger de mest brukte valutaenhetene som standard. Du kan opprette flere valutaenheter ved behov. 3
Regnskap Elektroniske dokumenter Du kan lagre elektroniske dokumenter til bilagene, for eksempel kan du skanne inn dokumenter og linke dette til regnskapsbilaget. Se mer om skanning av dokumenter nedenfor. Ved hjelp av tilleggsproduktet Compello, i kombinasjon med annen programvare, kan du også skanne inn bilag og få disse importert som ferdige regnskapsbilag. Periodiske rapporter Periodiske Rapporter er et tilleggsprodukt fra Mamut som muliggjør automatisk utsendelse av rapporter i faste intervaller. I stedet for å måtte hente ut og generere en rapport for hver gang den skal sendes, kan du nå sette dine kriterier én gang og deretter vil programmet automatisk opprette rapporter. Du kan velge om rapportene skal sendes automatisk, eller om du vil godkjenne rapportene før de sendes. Status/Analyse Ved hjelp av Enterprise-utvidelsen Mamut Enterprise Status/Analyse kan du ta ut grafiske presentasjoner av alt fra enkle standardrapporter til komplekse nøkkeltallsrapporter og salgstall. Mamut Online Desktop gir deg nettbasert tilgang til informasjon og funksjonalitet fra Mamut Business Software, samt tjenester inkludert i Mamut One. En av disse tjenestene er Selskapsstatus. Selskapsstatus gir deg en oversikt over de viktigste tallene for ditt firma. Det er et visuelt verktøy for presentasjon av firmaets finansielle status i en gitt periode, basert på informasjon hentet fra Mamut Business Software. Merk! For å få tilgang til Mamut Online Desktop må du ha en gyldig Mamut One Serviceavtale. Hvilke tjenester i Mamut Online Desktop du har tilgang til, avhenger av hvilken Mamut One Serviceavtale du har. 4
Om regnskap Kom i gang med bilagsregistrering Begrepet bilag benyttes i regnskapssammenheng for alle forretningstransaksjoner i en virksomhet. Et bilag er altså en dokumentasjon på alle salgs-, innkjøps-, banktransaksjoner m.m. Når bilaget har blitt registrert, bokføres det ved å overføre til hovedbok. Bilagsregistreringsmodulen, som du finner ved å velge Vis - Regnskap - Bilagsregistrering, er den viktigste modulen å bli kjent med når du skal bruke Mamut Business Software som regnskapssystem. Kom raskt i gang med bilagsregistrering Med Mamut Business Software kan du begynne å registrere bilag rett etter å ha installert programmet og gått gjennom opprettelse av firmadatabase for ditt firma. Programmets modul for bilagsregistrering kommer med et sett standardinnstillinger som lar deg jobbe med ditt firmas bilag på en enkel og effektiv måte. I forbindelse med installasjonen og opprettelse av firmadatabase opprettes det en kontoplan som inneholder alle nødvendige regnskapskontoer. Dersom du ikke har valgt en av de spesialtilpassede kontoplanene, vil en standard norsk kontoplan ha blitt installert. Inngående saldo Dersom ditt firma ikke er nystartet, må du registrere en del data før du kan begynne å jobbe i programmet. Eksempler på data er kunder, leverandører, produkter, reskontroposter samt inngående saldo. Hvis du tidligere har benyttet et annet regnskapssystem, og vil overføre inngående saldo til ditt Mamut-system, må du registrere et bilag av typen Inngående saldo. Ettersom den inngående saldoen vanligvis registreres i begynnelsen av et nytt regnskapsår, kan det være praktisk å planlegge overføring til slutten på et regnskapsår. Inngående saldo kan også registreres mellom to regnskapsperioder eller mva-perioder. Hvor mange regnskaps- og/eller mva-perioder ditt firma skal forholde seg til kommer an på firmaets omsetning. Mer informasjon om mva. og perioder finner du på Skatteetatens nettsider på www.skatteetaten.no. Nedenfor følger en kort beskrivelse av de mest sentrale delene av bilagsregistrering som du bør gjøre deg kjent med innen du begynner å registrere dine bilag. Viktige funksjoner i bilagsregistrering Kontokolonnen: I kontokolonnen kan du enten taste inn et kontonummer eller skrive inn et kontonavn. Hvis du skriver inn et kontonavn, åpnes kontoplanen automatisk i et eget vindu. Kontoplanen vil være sortert alfabetisk etter bokstavene/ordet du har skrevet inn. Taster du inn kontonummer 1510, vil din kundeliste vises og du kan registrere en kundefordring. Ved å taste inn 2410 åpnes din leverandørliste og du kan registrere leverandørgjeld. Les mer om hvordan du registrerer et bilag i eget avsnitt. 5
Regnskap Hurtigtaster: For å forenkle og effektivisere arbeidet i bilagsregistrering kan det være en god idé å bruke hurtigtastene som styrer de viktigste funksjonene i bilagsregistreringsmodulen. Du kan f.eks. åpne kontoplanen ved å trykke på - (minustegnet) når kontokolonnen er markert. Ved å trykke på + (plusstegnet) åpnes et nytt bilag dersom det forrige balanserer. Legg merke til at hurtigtastene endrer funksjon avhengig av hvor markøren står i registreringsvinduet. En full oversikt over alle tilgjengelige hurtigtaster i bilagsregistrering finner du i eget avsnitt. Brukerinnstillinger: Via brukerinnstillingene kan du selv velge hvilke kolonner som skal vises i bilagsregistreringsvinduet samt hvilke funksjoner du ønsker skal være tilgjengelige. Du kan definere opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger per bruker, og disse er knyttet til brukeroppsett som velges i nedtrekkslisten til venstre for knappen Brukerinnstillinger i selve bilagsregistreringsvinduet. For å tilpasse et sett med brukerinnstillinger går du til bilagregistreringsvinduet via Vis - Regnskap - Bilagsregistrering, velger aktuelt oppsett i nedtrekkslisten øverst i bilagsregistreringsvinduet, og klikker deretter på knappen Brukerinnstillinger. På fanekortet Kolonner velger du hvilke kolonner som skal vises i bilagregistreringen, og avmerkingsboksene under Fokus gir deg mulighet til å bestemme hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER]. På fanekortet Funksjoner kan du angi generelle retningslinjer for føring av bilag. Les mer om brukerinnstillinger i bilagsregistrering i eget avsnitt. 6
Om regnskap Mva I Mamut Business Software skjer avgiftshåndteringen automatisk. Det betyr at du velger en konto som er innstilt til å fordele bruttobeløpet på hovedkontoen (f.eks. 3010) og avgiften på avgiftskonto (2710). Du garanteres dermed en korrekt avgiftsoppgave samt at koplingen mellom de innrapporterte kodene beregnes riktig. I brukerinnstillingene (se over) kan du merke av for alternativet Registrere mva-grunnlag netto (eks. mva.) for å registrere nettobeløpet på kontoen som registreres med en avgiftskode. Avgiften beregnes og legges til på en egen bilagslinje i bilagsregistrering. Nedenfor følger to eksempler på bilagsregistrering med automatisk avgiftshåndtering: Utgående faktura: Velg konto 3010 med avgiftshåndtering 1. 25 % Utgående mva. Avgiftssatsen er standard for kontoen. I feltet Kredit skriver du inn bruttobeløpet inklusiv mva, f.eks. kr 1.250,- Den automatiske avgiftshåndteringen sørger for at kr 1.000 bokføres på konto 3010, samt at kr 250,- bokføres på konto 2710. Inngående faktura: Velg konto 4010 med avgiftshåndtering 5. 25 % Inngående mva. Avgiftssatsen er standard for kontoen. I Debet-feltet skriver du inn bruttobeløpet inklusiv mva, f.eks. kr 2.500,- Den automatiske avgiftshåndteringen sørger for at kr 2.000 bokføres på konto 4010, samt at kr 500,- bokføres på konto 2720. Skulle du ha skrevet inn feil beløp, kan du enkelt korrigere dette - systemet sørger for at en ny og korrekt fordeling av beløpet føres på konto 2720. Når alle bilag har blitt registrert, bokføres de ved å klikke på knappen Overfør til hovedbok eller ved hjelp av hurtigtasten [Ctrl]+[H]. Bilagsmaler I firmaer av en viss størrelse vil det som regel føres flere like bilag med små variasjoner. En bilagsmal lar deg registrere variabel informasjon og opprette ett eller flere bilag etter den angitte malen. Typiske eksempler er bokføring av faktura, periodisering av husleie eller avskrivning på investeringer. Les mer om bilagsmaler nedenfor. Integrert system I Mamut Business Software er det enkelt å komme fra en modul til en annen for å se detaljert informasjon om en transaksjon. Eksempler på dette er knappen Gå til faktura som tar deg til originalfakturaen når du har markert en kundefordring i reskontro, eller knappen Gå til reskontro når du har markert et bilag mot en reskontrokonto i hovedbok. 7
Regnskap Inngående saldo Registrering av inngående saldo gjøres vanligvis ved starten av et nytt regnskapsår, men kan også registreres midt i året hvis programmet tas i bruk midt i et regnskapsår. I den grad det er praktisk anbefales det å starte et nytt regnskap ved begynnelsen av et nytt regnskapsår. Skal du bytte fra et annet system, kan det være praktisk å planlegge å legge overføringen til utgangen av et regnskapsår. Tips! Før du begynner å registrere inngående saldo, bør du først registrere kunder og leverandører i Kontaktmodulen. Dette gjør det enklere å registrere kundefordringer og leverandørgjeld. Hvis du bruker Lagermodulen, med andre ord selger varer fra lager, bør du også legge inn alle gjeldende produkter før du går videre med å registrere saldo. Før du begynner å legge inn kontakter eller produkter, kan du se over innstillingene ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul og deretter henholdsvis Kontaktoppfølging, Produkt eller Innkjøp. Inngående saldo ved opprettelse av ny firmadatabase Ved registrering av inngående saldo manuelt benytter du bilagsart Inngående saldo (IS) i Bilagsregistrering. Merk! Denne fremgangsmåten gjelder kun ved opprettelse av ny firmadatabase og ikke ved årsavslutning. Ved årsavslutning vil inngående saldo for det nye regnskapsåret bli lagt inn automatisk. Les mer om Årsavslutning/Periodeavslutning nedenfor. Slik registrerer du Inngående saldo ved regnskapsårets start 1. Velg Vis - Regnskap - Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. 3. Velg bilagsart Inngående saldo. 8
Om regnskap 4. Velg ønsket periode, regnskapsår og dato. Har du for eksempel opprettet en ny firmadatabase, og skal legge inn inngående saldo pr. 01.01.10, velger du periode 1, regnskapsår 2010 og dato 01.01.10. 5. Begynn med å registrere saldoen på eiendelssiden (debet). Dette gjelder kontoene 1000 til 1999. 6. Når du kommer til konto 1510 (kundefordringer), må alle fordringer legges inn som egne bilagslinjer. Når du taster inn konto 1510 og velger ønsket kunde, vil det komme opp en dialogboks som ber om fakturanummer. Dette må fylles ut. Alternativt kan du opprette en ny konto - for eksempel 1511 - og registrere totalsummen av alle fakturaer på denne. Da må du føre innbetalingene som kommer på disse postene, mot denne kontoen. Dette kan gjøre det enklere å avstemme kontoen. Se mer om hvordan du oppretter en ny konto over. 7. Etter å ha registrert saldoen på eiendelssiden legges gjeld og egenkapital inn (kredit). Dette gjelder kontoene 2000 til 2999. Leverandørgjeld (konto 2410) må legges inn med egne bilagslinjer på samme måte som kundefordringene. Også for leverandørgjelden kan du velge å benytte en egen konto til dette formålet, for eksempel 2411, og registrere postene som en samlet sum. 8..Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette. Inngående saldo er nå registrert i hovedboken. Slik registrerer du Inngående saldo midt i regnskapsåret 1. Velg Vis - Regnskap - Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. 3. Velg bilagsart Inngående saldo. 4. Dersom du skal begynne midt i et regnskapsår, for eksempel 01.07.10, må du ta med deg tallene fra egen saldo per 30.06.10. Legg saldoen inn på perioden før den du begynner å bruke programmet i, ved hjelp av fremgangsmåten ovenfor. Det anbefales at du fører på en termin der avgiftsoppgaven allerede er levert. 5. På enkelte kontoer vil det nå komme frem avgiftskode. Dette gjelder eksempelvis konto 3010 og 4010. Dette er poster som allerede har vært mva-belagte. For å komme rundt dette, bruker du [Tab]-tasten bort til feltet Avgiftsbehandling og setter dette feltet til 0. Ingen avgift/avgiftsfri. Postene vil da ikke avgiftsbehandles. 6..Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette. Inngående saldo er nå registrert i hovedboken. Det anbefales at du fører inngående saldo som ett bilag, ikke oppdelt på flere bilag/isnummer. Velger du å føre inngående saldo over flere bilag, må du påse at hvert enkelt bilag balanserer (debet=kredit). Systemet vil ikke tillate bilag som ikke balanserer å overføres til hovedboken. 9
Regnskap Midlertidig 'Inngående Saldo' Overfør midlertidig 'Inngående saldo' benyttes i tidsrommet etter man har påbegynt nytt regnskapsår, og før det foregående er avsluttet, og endelig Inngående saldo overføres. Ved å overføre midlertidig Inngående Saldo får du et bedre grunnlag for finansielle vurderinger av selskapets balanseposter for det nye regnskapsåret i dette tidsrommet. Les mer om midlertidig inngående saldo i avsnittet "Årsavslutning/periodeavslutning" nedenfor. Regnskapsår og mva-terminer Regnskapsåret opprettes når du starter opp for første gang i veiviseren for ny firmadatabase, eller når du oppretter en ny firmadatabase senere. Du velger da også antall mva-terminer. Normalt bør du benytte det som foreslås ved oppstarten. 10 Merk! Det er viktig at du kontrollerer regnskapsår og mva-terminer i Mamut Business Software før du begynner å føre regnskapsdata. Du kan kontrollere dette ved å velge Vis - Innstillinger - Regnskap, og velge fanekortet Perioder. Les mer nedenfor om hva du kan gjøre dersom opplysningene må endres. Nytt regnskapsår Ofte vil det være praktisk å opprette det nye regnskapsåret i god tid, og senest før du skal begynne å føre på det nye året. Når det er to måneder igjen til regnskapsårets slutt, vil du få en påminnelse om dette der du blir forespurt om du ønsker å opprette et nytt regnskapsår. Svarer du ja på denne forespørselen, vil systemet opprette regnskapsåret for deg. Slik oppretter du manuelt et nytt regnskapsår 1. Velg Vis - Innstillinger - Regnskap. 2..Klikk Ny i fanekortet Perioder. 3. Systemet foreslår første påfølgende regnskapsår, samt mva-terminer. 4. Klikk OK. Regnskapsåret er opprettet. Normalt skal du ikke endre de foreslåtte opplysningene. Du kan klikke Vis år, periode og oppsett for merverdiavgift dersom du ønsker å kontrollere regnskaps- og mva-periodene. Avvikende regnskapsår Med avvikende regnskapsår menes et regnskapsår som går over 12 måneder som avviker fra kalenderåret, for eksempel fra 1. april til 31. mars. Begrepet benyttes også om forkortet eller forlenget regnskapsår i forbindelse med overgang til avvikende regnskapsår (se nedenfor).