Mamut Academy. Viderekommende Regnskap

Transkript

1 Mamut Academy Viderekommende Regnskap

2 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Kurssenter : Mamut Academy Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf , Faks: Internett: E-post: academy@mamut.no Support : Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: sales@mamut.no KVR_ Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Mamut Academy Innhold ii

3 Innhold Mamut Academy Viderekommende Regnskap Innhold i i iii Innledning 6 Kursets mål... 6 Komme i gang... 6 Skrivebord 7 Mitt Skrivebord... 7 Mamut Information Desk... 7 Mamut Supportsenter... 8 Endring av oppstillingsplan 9 Oppgave 1:... 9 Bilagsregistrering 10 Brukerinnstillinger for bilagsregistrering Funksjoner Standard Navn Bilagsmaler 14 Opprettelse/redigering av bilagsmal Fremtidig kontantstrøm 19 Slik merker du kontoene i kontoplanen: Veiviser for beregning av fremtidig kontantstrøm Oppgave 2: Opprettelse og redigering av rapportoppsett 22 Rapportoppsett for Nøkkeltall, Balanse og Resultat i Hovedbok: Opprettelse og redigering av kolonneoppsett Oppgave 3: Kundereskontro/Leverandørreskontro 27 Brukerinnstillinger for Kundereskontro Kundereskontro Kundeliste Behandling av poster i kundelisten Inn-/Utbetaling Redigere poster Mamut Academy Innhold iii

4 Match/Link Reskontroliste Aldersfordeling Saldoliste Betalingspåminnelse Inkasso Rentefaktura Betalingspåminnelse 32 Innstillinger for betalingspåminnelser Renteberegning 35 Innstillinger for rentefakturering Utskrift av rentefakturaer Opprett nye rentefakturaer Utskrift av kopier av tidligere rentefakturaer OCR/Bank 37 Automatisk KID-tildeling OCR/bank Innstillinger for OCR/bank Remittering - betaling til bank 40 Innstillinger for Remittering Remittering - betaling til bank Remittering - Innlesning av returfil Budsjett 43 Innsamling av budsjettdata Fleksibel budsjettering Budsjettfordeling på perioder ved hjelp av fordelingsnøkler Egendefinerte rapporter Budsjettinnstillinger Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt Opprette et nytt budsjett Slik oppretter du et nytt budsjett: Import av budsjettdata Tomt budsjett Hent data fra reelle regnskapstall Hent data fra eksisterende budsjett Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett Budsjettdata Redigere budsjettdata Resultat og Likviditet Budsjettinnstillinger Budsjettfordeling Rediger grunnlaget for budsjettet Likviditetseffekt Hovedbokskonto Oppgave 4: Oppgave 5: Mamut Academy Innhold iv

5 Valuta 52 Ordre/Faktura Valutaregisteret Gangen i en valutatransaksjon Periodeavslutning 56 Terminavslutning/Avgiftsoppgave Avgiftsoppgaven stemmer ikke Årsavslutning 58 Regnskapsperioder Ordre/Fakturamodulen Innkjøpsmodulen Lønnsmodulen Bilagsregistrering Bilagsnumrene begynner på Periode 13 og årsoppgjørsposteringene Disponering av årsoverskudd/underskudd Start veileder for årsavslutningen Feilsøking ved Årsavslutning Periodene er ikke avsluttet Bilagsregistrering inneholder føringer som ikke er oppdatert Fakturajournal må skrives ut Posteringsjournal må skrives ut Over/underskudd er ikke disponert Hovedboken er ikke i balanse MVA konti MVA posteringer i Periode Gjennomfør årsavslutning Viktige regnskapsrapporter 64 Hva menes med filter/utvalg i rapporter? Posteringsjournalene Saldobalanse hovedbok Resultatregnskap Balanserapport detaljert Hovedboksutskrift, spesifisert, Stående Reskontro utskrifter Nyttige linker 65 Mamut Teamwork 66 Fasit 67 Oppgave 1: Oppgave 2: Oppgave 3: Oppgave 4: Oppgave 5: Mamut Academy Innhold v

6 Innledning Kursets mål Etter endt kurs skal du kunne benytte Mamut Business Software til de vanligste funksjoner og kjenne til innstillinger for modulene gjennomgått i dette kurset. Komme i gang For å få maksimalt utbytte av kurset, anbefaler vi at du raskest mulig tar i bruk det du har lært. Vi anbefaler å benytte en testdatabase til dette arbeidet, hvor du kan gjøre de tilpasningene du vil få bruk for i ditt firma, og deretter teste ut hvordan dette fungerer i praksis. Du kan installere testdatabase fra Fil/Databaseverktøy/Installere Eksempeldatabase. I eksempeldatabasen kan du teste ulike versjoner og tilleggsprodukter. Du kan også gå igjennom oppgavene som følger med kursdokumentasjonen på nytt, og bruke kursdokumentasjonen som oppslagsverk i begynnelsen. En annen løsning vil være for de av dere som har benyttet Mamut Business Software i en periode og lage en kopi av deres egen database slik at dere kan øve med egne kunder og produkter. Det kan gjøres på denne måten: Fil/Ny firmadatabase. Du kan nå velge om du ønsker å basere den nye firmadatabasen på en allerede eksisterende database. Kopiere informasjon fra en eksisterende firmadatabase. Da kan du i neste vindu huke av den informasjonen du ønsker å kopiere over til din nye database. Når du har kommet i gang kan du også bruke hjelp-funksjonen i programmet (F1), i tillegg til vår artikkeldatabase på internett: Artikkeldatabasen kan du også nå ved å gå på Fokusmenyen og valget Mamut Supportsenter til slutt velger du Finn svaret på ditt spørsmål. Mamut Academy 6

7 Skrivebord Mitt Skrivebord Her vil du kunne tilpasse skrivebordet etter dine egne ønsker, slik at dette i tillegg til å inneholde snarveier til de mest brukte funksjoner også kan fungere som Kalender, Aktivitetsliste, Salg osv. Informasjonen som presenteres hentes da fra den informasjonen som er lagt inn i systemet. Mamut Information Desk Mamut Information Desk (MID) er en kostnadsfri ekstratjeneste til deg som bruker et system fra Mamut. Gjennom MID formidles det brukertips, driftsmeldinger, nyheter som angår din virksomhet og annen nyttig informasjon som kan effektivisere din virksomhet og måten du arbeider på. Mamut Academy 7

8 Mamut Supportsenter Det finnes forskjellige måter å finne frem til svar dersom man lurer på noe i Mamut, eller dersom en feil oppstår. Det viktigste, og et veldig effektivt verktøy, er Mamuts kunnskapsbase. Kunnskapsbasen inneholder flere tusen artikler om alt man måtte lure på i Mamut Business Software. Det er veldig stor sannsynlighet for at man finner svaret på akkurat det man lurer på her. Man finner frem til kunnskapsbasen under valget Mamut Supportsenter og Søk. Kunnskapsbasen er selvfølgelig også tilgjenglig på Mamuts internettsider Alle bør gjøre seg kjent med og prøve ut kunnskapsbasen. I søkefeltet taster man inn et søkeord for det man lurer på; f.eks. Faktura. Det vil nå komme opp en rekke artikler som handler om søkeordet. Klikker man på en av artiklene vil informasjonen komme opp i et nytt vindu. Det lønner seg å prøve med forskjellige søkeord, dersom man ikke er fornøyd med resultatet. Dersom man ikke finner frem til svaret i artikkelsøket er det mulig å sende inn en henvendelse til support. Dette kan også gjøres herfra. Dersom en slik henvendelse skal registreres klikk på knappen Ny henvendelse til Mamut Supportsenter. Et nytt vindu vil åpne seg hvor henvendelsen og relevant informasjon kan registreres. Henvendelsen blir nå sendt direkte til Mamuts supportavdeling. Etter at du har sendt henvendelsen vil du få et saksnummer, og du vil hele tiden kunne se fremgangen i saken. Svaret på henvendelsen vil du også få opp i dette vinduet ved å klikke på linjen med det aktuelle saksnummeret. Det går selvfølgelig også an å sende en e-post til support@mamut.com. Fordelen med å sende henvendelsen via Mamut Information Desk er at du til enhver tid har oversikt over alle saker du har sendt til support og kan bruke det som et lite arkiv. Dersom hverken artikkelsøket eller innsending av henvendelsen er en mulighet for deg, så kan man selvfølgelig også ringe til supportavdelingen på Tlf eller sende en faks til Mamut Academy 8

9 Endring av oppstillingsplan Dersom du ikke er fornøyd med resultat- eller balanserapporten kan disse endres. Det kan f.eks. være at du ønsker å finne ut hvor mye du har på alle bankkontoene. Da kan du gå inn på Vis/Regnskap/Kontoplan og velge fanekortet Oppstillingsplan og klikke på Endre oppstillingsplan. Et godt tips før man skal redigere og tilpasse kontoplanen er å skrive ut rapportene Kontoplan liste og Kontoplan med oppstillingsplan. I eksemplet over er det tilføyd flere elementer ved å høyreklikke på elementet og velge å tilføye Nytt element. Husk også å velge hvilke kontoer som skal være med i det nye elementet. Tips! Bruk rapporten Kontoplan med oppstillingsplan som grunnlag for endring av tekster og sumlinjer i resultatregnskap og balanse. Skal rapporten forkortes (fjerne sumlinjer) må de konti som er henvist til aktuell linje flyttes til annen linje før sumlinjen kan slettes. Vær oppmerksom på at endringer vil påvirke utseendet til alle resultatregnskaps- og balanserapporter. Oppgave 1: Du har brukt 1700 kontoen til forskuddsbetalt leie og vil at oppstillingsplanen også skal hete forskuddsbetalt leie og ikke andre fordringer. Kan du forandre oppstillingsplanen for denne kontoen? Ikke fjern den gamle, men opprett en i tillegg. Mamut Academy 9

10 Bilagsregistrering I denne modulen registrerer du alle dine bilag. Et bilag kan bestå av to eller flere Posteringslinjer som til sammen går i balanse, det vil si at summen av føringer til debet er like stor som summen av føringer til kredit. Brukerinnstillinger for bilagsregistrering Gjennom Brukerinnstillingene tilpasser du funksjonene og utseende på vinduet for bilagsregistrering. Disse innstillingene kan være forskjellige for hver enkelt bruker. Brukerinnstillingene finner du enten ved å gå på Vis/Innstillinger/Bruker/Innstillinger per modul/bilagsregistrering, eller ved å bruke knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen i bilagsregistreringen. Velger du Enkel for du et enkelt skjembilde i bilagsregistrering som ikke inneholder Avgiftsbehandling blant annet. Normal er den vi kjenner til fra den forrige vesjonen som bl.a. inneholder Avgiftsbehandling samt motkonto. Avansert slår på alle kolonnene. Mamut Academy 10

11 Her kan du slå av og på kolonnene som du vil skal vises i bilagsregistrering. Fokus velger du når du vil at Mamut skal stoppe på de bestemte feltene når du taster enter. Mamut Academy 11

12 Funksjoner I fanekortet Funksjoner kan du fastsette generelle retningslinjer for bilagsregistreringen. Automatisk Nytt bilag ved balanse: Tildeler automatisk et nytt bilagsnummer i neste linje etter at balanse er oppnådd. Du kan enten benytte deg av denne funksjonen, eller du kan trykke [+] når du har skrevet inn beløp i siste posteringslinje på et bilag for å få nytt bilagsnummer. Arve bilagstekster ved motkonto: Beskrivelser på bilaget kommer automatisk med på posteringslinjen til motkonto også. Arve bilagstekster fra første bilagslinje: Marker her for å få lik tekst på alle bilagslinjer. Funksjonen gjør at teksten fra første bilagslinje tas med på alle bilagslinjene. Dato styrer periode: Riktig periode registreres automatisk når du skriver inn en dato. Dato/Periodekontroll: Gir en advarsel når bilagsdato avviker fra den perioden som er valgt. Valutadato-kontroll: Gir en advarsel hvis dagens dato overskrider perioden du har valgt for den aktuelle valutaen. KID kontroll: Gjør at det blir sjekket om KID nummer som legges inn i bilagsregistrering enten har sikkerhetsnummer som er generert som Modulus 10 eller Modulus 11. Registrere mva. grunnlag netto (uten mva): Gjør at du kan registrere nettobeløpet på kontoer som er satt opp med en avgiftskode. Avgiften blir så kalkulert og lagt til som en egen linje i bilagsregistrering. Bilagsliste Vis bilagsliste: Viser liste i den nedre delen av bilagsregistreringsvinduet. Fokuser bilagslisten: Sist førte bilag vises automatisk på toppen av bilagslisten. Sortering: Velg om bilagslisten skal sorteres etter Registreringsnummer eller Bilagsart. Innhold: Velg forvalgt innhold for bilagslisten. Velger du Posteringsliste vil du kunne se de siste 50 bilag som er postert på en gitt konto. Hvilken konto det vises posteringer for avhenger av kontonummeret som er markert i kontokolonnen i øvre del av bilagsregistrering. Posteringslisten vil vise bilag som ligger både i bilagsregistrering og hovedbok. Funksjoner Bunthåndtering: Tillater buntvis overføring til Hovedboken på tvers av bilagsart og periode. Hovedvinduet for Bilagsregistrering vil da få en egen nedtrekksliste som brukes i arbeidet med bunthåndtering. Bilagsmal: Forenkler føring av standardbilag og periodisering av kostnader. Verktøylinje bilagsmal: Aktiverer knapper for registrering av enkle bilag. Du kan også legge opp de mest brukte bilagsmalene i tillegg til de som følger med systemet. Linket dokument: Gjør det mulig å linke et dokument til et bilag. Vis bankkonto saldoer: Legger inn en linje i vinduet for bilagsregistrering som viser saldo på kontoene for Bank/Post/Kasse. Kontoene som vises er de som er merket Bank/Post/Kasse i kontoplanen. Aktiver hurtigtaster for bilagsart: Tar du bort markeringen her vil det ikke være mulig å endre bilagsarten ved hjelp av hurtigtastene [ / ] eller [ * ] når du har kommet til andre linje på bilaget. Tillat endring av periode: Tar du bort markeringen her vil det ikke være mulig å endre periode i bilagsregistreringen. Beskrivelsesfeltet skal fylles ut automatisk: Tar du bort markeringen her vil beskrivelsesfeltet ikke fylles inn automatisk. Mamut Academy 12

13 Vis alle bilag for alle brukere: Gir deg tilgang til bilag ført av andre. Disse bilagene vil da overføres til deg. I utgangspunktet har ikke alle brukere tilgang til å se alle bilag, men dette kan overstyres her hvis du er systemadministrator/superbruker. Standard Bilagsdato: Velg om systemdato eller sist brukte dato skal foreslås som bilagsdato ved opprettelse av nytt bilag. Standard bilagsart: Velg hvilken bilagsart som skal foreslås hver gang du åpner bilagsregistrering. Standardfokus: Velg hvor markøren skal plasseres ved opprettelse av et nytt bilag. Navn Beskrivelse: Her kan du angi navn og/eller beskrivelse av aktivt brukeroppsett. Navnet vil vises i nedtrekkslisten til venstre for knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst i Bilagsregistrering. Mamut Academy 13

14 Bilagsmaler I bedrifter av en viss størrelse vil det som regel føres flere like bilag, med små variasjoner. En bilagsmal lar deg taste inn den variable informasjonen og oppretter et eller flere bilag etter den angitte malen. Typiske eksempler på dette er bokføring av faktura, periodisering av husleie eller avskrivning på investeringer. Funksjonen aktiveres gjennom Brukerinnstillinger, og viser en egen nedtrekksliste med tilgjengelige bilagsmaler i modulen for Bilagsregistrering. Opprett et nytt bilag på vanlig måte, hvor du angir bilagsart, dato og periode for bilaget. Velg ønsket Bilagsmal og tast ENTER. Velg eller skriv inn verdiene som er påkrevd for bilagsmalen. Skal du føre flere bilag med samme mal, der alle skal ha samme verdi (for eksempel flere Inngående faktura fra én leverandør) kan du sette en hake ved Standard. Verdien vil da foreslås neste gang bilagsmalen benyttes. Klikk OK. Ett eller flere bilag opprettes nå med disse verdiene, i samsvar med bilagsmalen du har benyttet. Opprettelse/redigering av bilagsmal Bilagsmaler opprettes og redigeres gjennom en veiviser som leder deg gjennom alle nødvendige innstillinger. Gå på Vis/Regnskap/Bilagsmaler for å komme inn i vinduet for bilagsmaler. Veiviseren består av tre steg: Oppsett av navn, sortering og innstillinger for malen. Definisjon av inntastingsverdier som skal kreves ved bruk. Hvilke linjer som skal opprettes i det endelige bilaget. Mamut Academy 14

15 Før du går i gang med veiviseren kan det være lurt å tegne opp hvordan de endelige bilagene skal se ut, og planlegge hvilke inntastingsverdier som er nødvendige. TIPS: Den enkleste måte å lage nye bilagsmaler på er å duplisere en eksisterende mal, og så foreta alle nødvendige endringer gjennom veiviseren. Programmet er oppsatt med flere bilagsmaler og kan benyttes som utgangspunkt for dine egne. Et Sorteringsnummer tildeles alle nye bilagsmaler. Dette styrer rekkefølgen de vil få i nedtrekkslisten ved bilagsregistrering. Ved å endre numrene kan du flytte de mest brukte bilagsmalene opp i listen slik at de blir lettere tilgjengelig. Bilaget som genereres fra bilagsmalen kan settes til en Standard bilagsart, eller følge bilagsarten som er satt i modulen. Bilagsmalene kan også sorteres på Gruppe. Denne sorteringen gjelder kun i listen over bilagsmaler, og gjør det enklere å finne frem til ønsket mal. Dersom Malen skal brukes til periodisering setter du en hake i denne boksen. Dersom bilagsmalen ikke Skal vises i bilagsregistrering kan du fjerne haken foran dette valget. Dette er et alternativ til å slette hele bilagsmalen, dersom du likevel skulle ønske å ta den i bruk igjen senere. Mamut Academy 15

16 Klikk Neste for å gå videre i veiviseren. Neste steg avhenger om du har valgt at malen skal brukes til periodisering. Hvis ikke går du videre til definisjon av inntastingsverdier. I siste steg i veiviseren oppretter du bilagslinjene som skal tilhøre malen. For hver bilagslinje kan du plassere inntastingsverdiene du definerte i forrige vindu i bilaget. Du kan også sette inn faste verdier for hver bilagslinje om du ikke ønsker å benytte inntastingsvinduet. Mamut Academy 16

17 Dersom du klikker på endre kan du bygge opp mer detaljeringsgrad vedrørende malen. Klikk på formler og du kan sette opp f.eks at du kan dele inntastingsbeløpet på 6 samtidig som du trekker ut mva slik at du ikke periodiserer nettobeløpet. Mamut Academy 17

18 Tips! Dersom du f.eks. skal lage en periodisering på husleie fordelt over 6 måneder vil du ha mva-beløpet på den inngående fakturaen, slik at det er nettobeløpet som blir periodisert. Da må formelen bygges opp slik som vist i bildet ovenfor. Dvs. at beløpet du taster i inntastingsbildet på malen, delt på 6, fratrukket mva-beløpet gir en periodisering av nettobeløpet. Mamut Academy 18

19 Fremtidig kontantstrøm Ved hjelp av funksjonaliteten for Fremtidig kontantstrøm kan du få innsikt i fremtidig likviditet basert på allerede registrert informasjon. Funksjonaliteten er spesielt beregnet for bedrifter med likviditetssensitivitet, dvs. typisk nystartede virksomheter eller kapitalintensive virksomheter/bransjer. Visningen av fremtidig kontantstrøm gir deg dagens pengebeholdning basert på hvilke pengesummer som går ut og inn i form av registrerte innbetalinger og utbetalinger i programmet. Kontantstrømmen beregnes ved å summere saldoer på kontoer for bank, post og kasse i kontoplanen, samtidig som forventede kundeinnbetalinger, andre innbetalinger, leverandørutbetalinger og andre utbetalinger regnes med. Summene presenteres på ukenivå for det antall uker du har valgt. Du har mulighet til å overstyre manuelt underveis og legge inn justeringer ved behov. For at kontoene kasse, bankinnskudd og postgiro skal vises i listen over kontoer ved beregning av kontantbeholdning, må kontoene være merket av for Post/bank/kasse i kontoplanen. Du kan også merke andre kontoer om ønskelig, det kan f.eks. være kassakredit. Slik merker du kontoene i kontoplanen: Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Kontoplan. Klikk Liste. Finn kontoen du ønsker skal inngå ved beregning av kontantstrøm og klikk OK. Velg fanekortet Avansert. Merk av for Bank/post/kasse. Lagre og lukk kontoplanen. I veiviseren vil både åpne kundereskontroposter og leverandørreskontroposter komme opp og være merket av for at de skal taes med i beregningen av kontantstrøm. Poster som er satt til Omstridt krav vil også vises i listen, Mamut Academy 19

20 men vil ikke være merket av automatisk. Forfalte poster og poster uten forfallsdato vil vises for i dag, men også uten å være merket av. Dersom det er flere poster som er linket på en MatchID vil disse grupperes. Det er mulig å endre betalingsdato manuelt på en reskontropost dersom man er kjent med at det er gjort endringer på posten. I hovedvinduet kan du velge om du vil vise kontantstrømmen i tall (Rapport oversikt) eller om du ønsker å vise en Grafisk oversikt. Velger du Grafisk oversikt kan du i tillegg velge om du vil se oversikten pr. uke eller pr. dag, Søyler eller 2d linjer samt merke av om du ønsker å sammenligne med fjorårets tall. Du kan også skrive ut en oversikt over kontantstrømmen din og ved å klikke på piltasten til høyre for Skriv ut, vil du i tillegg kunne få en forhåndsvisning av rapporten eller eksportere dataene til Microsoft Excel. Veiviser for beregning av fremtidig kontantstrøm Klikk Veiviser. Velg Tidsperioden du ønsker å se kontantstrømmen for i nedtrekkslisten for dette. Legg inn et beløp i feltet Justering dersom du har justeringer du ønsker å ta med i kontantbeholdningen. Klikk Neste. I vinduet Innbetalinger fra kunder kan du legge til nye poster, redigere eller slette poster. Du kan også fjerne markeringen for poster du ikke ønsker skal beregnes inn i kontantstrømmen samt markere poster du ønsker skal inngå. Legg inn Justeringer for hver uke ved behov. Klikk Neste. Mamut Academy 20

21 I vinduet Innbetalinger fra andre kan du legge inn andre typer innbetalinger du er kjent med vil finne sted i perioden fremover. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. I vinduet Utbetalinger til leverandører kan du legge til nye poster, redigere eller slette poster. Du kan også fjerne markeringen for poster du ikke ønsker skal beregnes inn i kontantstrømmen samt markere poster du ønsker skal inngå. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. I vinduet Utbetalinger til andre kan du legge inn andre typer utbetalinger du er kjent med vil finne sted i perioden fremover. Det kan f.eks. være lønn, innkjøp etc. Vær oppmerksom på at postene ikke vil bli spesifisert ved utskrift. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. Klikk Fullfør for å lagre endringene i beregningen av kontantstrømmen. Fremtidig kontantstrøm vil beregnes automatisk basert på dagens dato, reskontroposter og kontantbeholdning. Du trenger ikke å gå gjennom veiviseren dersom du ikke skal foreta justeringer. Som et alternativ til veiviseren kan du klikke på søkeknappene til høyre for Kontanter ved ukens inngang, Kundebetalinger, Andre innbetalinger, Leverandørutbetalinger og Andre utbetalinger i oversiktsvinduet for kontantstrøm. Tips! Vi anbefaler at du setter tilgangskontroll på funksjonaliteten for å redigere utvalg for estimering av kontantstrøm slik at kun regnskapsansvarlig kan gjøre endringer. Oppgave 2: Simuler en fremtidig kontantstrøm og velg at du får innbetalt frisk egenkapital på Velg at dette skal skje 1 uke fra og med i dag. Mamut Academy 21

22 Opprettelse og redigering av rapportoppsett Rapportene Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedboken kan redigeres, eller du kan opprette nye rapporter (rapportoppsett). Gjennom definering av egne Kolonneoppsett kan du bestemme hvilke tidsintervaller linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Ved å klikke knappen med tre prikker til høyre for nedtrekkslisten for Rapportinnstillinger vises alle de definerte oppsettene i en liste. Følg prosedyren nedenfor ved opprettelse av nye, eller redigering av gamle rapporter. Rapportoppsett for Nøkkeltall, Balanse og Resultat i Hovedbok: Klikk Ny eller merk en eksisterende rapport og klikk Rediger. Du kan nå sette opp rapporten, linje for linje. Skriv inn en Beskrivelse av rapporten i det øvre feltet. Dette vil være navnet du velger som rapportoppsett i hovedbok. Mamut Academy 22

23 Klikk Ny for å legge til en linje nederst på rapporten. For å legge til en linje midt i rapporten kan du markere en linje og klikke Legg til felt-knappen. I vinduet Linje kan du spesifiserer hva som skal vises på linjen: Merk ikke Vis dersom linjen bare skal inngå i andre formler og ikke vises på selve rapporten. Velg hvilken Linjetype du vil legge inn ved hjelp av nedtrekkslisten. Feltene som er aktuelle for denne linjetypen vil da være aktive i vinduet ellers. Beskrivelse: Legger inn en linje med den beskrivelsen du formulerer. Linje: Legger inn en blank linje på rapporten. Data: Henter tall fra regnskapet. Du velger ønsket kontogruppe fra nedtrekkslisten for Kontogruppe nedenfor. Konto: Henter tall fra regnskapet. Du velger Konto fra og Konto til fra nedtrekkslistene nedenfor. Formel: Kan bare baseres på eksisterende linjer i rapporten, ikke på tall som kun ligger i regnskapet og ikke er hentet opp i rapporten. Fritt tall: Legger inn en linje med et valgfritt tall på rapporten. Mamut Academy 23

24 Angi Innrykk i antall punkter dersom du ønsker innrykk for linjen. Velg Overstyr kolonneformatet for denne linjen for å definere egen formatering for linjen. Klikk OK. Gjenta prosessen til du har lagt opp alle linjer. Du kan også overføre rapportene til andre firmadatabaser: Klikk Eksporter for å lagre informasjon om en rapport i en fil. Denne filen kan siden importeres i en annen firmadatabase om du ønsker å benytte de samme rapportene i flere firmadatabaser. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye rapporter. Dette kan være rapporter du har eksportert fra en annen eller lastet ned fra våre supportsider. Opprettelse og redigering av kolonneoppsett Kolonneoppsettene i Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedbok kan redigeres, eller du kan opprette nye kolonneoppsett. Disse kolonneoppsettene bestemmer tidsintervaller som linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Et kolonneoppsett kan inneholde en eller flere kolonner. Ved å klikke knappen med tre prikker til høyre for nedtrekkslisten for Kolonneinnstillinger vises alle de definerte oppsettene i en liste. Følg prosedyren nedenfor ved opprettelse av nye, eller redigering av gamle kolonneoppsett. Mamut Academy 24

25 Kolonneoppsett for Nøkkeltall, Balanse, og Resultat i Hovedbok: Klikk Ny eller merk et eksisterende kolonneoppsett og klikk Rediger. Du kan nå sette opp kolonneoppsettet, kolonne for kolonne. Skriv inn en Beskrivelse av kolonneoppsettet i det øvre feltet. Dette vil være navnet du velger som kolonneoppsett i hovedboken. Klikk Ny for å legge til en kolonne til høyre i kolonneoppsettet. For å legge til en kolonne til venstre for markert kolonne kan du klikke Legg til felt. Denne blir liggende over markert kolonne i listen, men til venstre i selve rapporten. I vinduet Kolonne kan du spesifiserer hva som skal vises i kolonnen: Merk Ikke Vis dersom kolonnen bare skal inngå i andre formler og ikke vises på selve rapporten. Velg hvilken Kolonnetype du vil legge inn ved hjelp av nedtrekkslisten. Feltene som er aktuelle for denne kolonnetypen vil da være aktive i vinduet ellers. Data: Henter tall fra regnskapet. Du kan velge mellom Årets hovedbok, Fjorårets hovedbok, Årets budsjett og Fjorårets budsjett. Sett også ønsket periodeutvalg. Formel: Kan kun baseres på eksisterende kolonner i kolonneoppsettet, ikke på tall som kun ligger i regnskapet og ikke er hentet opp i rapporten. Fritt tall: Legger inn en kolonne med et valgfritt tall. I tillegg til valg av kolonnetype kan du velge tall- og skriftformat. Mamut Academy 25

26 Klikk OK. Gjenta prosessen til du har lagt opp alle kolonner. Du kan også overføre kolonneoppsettene til andre firmadatabaser: Klikk Eksporter for å lagre informasjon om et kolonneoppsett i en fil. Denne filen kan siden importeres i en annen firmadatabase om du ønsker å benytte de samme kolonneoppsettene i flere firmadatabaser. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye kolonneoppsett. Dette kan være kolonneoppsett du har eksportert fra en annen eller lastet ned fra våre supportsider. Oppgave 3: Kan du lage en resultatrapport som inneholder resultatet tall fra januar til juni i første kolonne? Juli til desember i 2. kolonne og en sum av de to i den 3. kolonnen? Mamut Academy 26

27 Kundereskontro/Leverandørreskontro Reskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter på Kundene/Leverandørene dine og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Reskontroen er delt inn i to moduler: Kundereskontro og Leverandørreskontro. Posteringer på en konto som er satt opp med reskontrofunksjonalitet i Kontoplanen blir automatisk postert både i Hovedbok og Reskontro. I Hovedbok finner du postene på kontoen med reskontrofunksjonalitet, mens du i Reskontro finner igjen de samme postene på Reskontronummeret. Når man i Kontaktkortet definerer en kontakt som Kunde/Leverandør tildeles et Kundenummer/Leverandørnummer, som er det samme som Reskontronummer. Reskontroen knytter sammen informasjon fra flere moduler. I flere tilfeller er det ønskelig å se informasjon fra disse modulene, og du kan derfor åpne dem direkte fra reskontroen ved å klikke på knappen for Gå til kontaktkortet, Gå til faktura og Gå til bilag. Gjennom knappene i margen kan du velge mellom forskjellige visninger og funksjoner i modulen. Brukerinnstillinger for Kundereskontro Brukerinnstillinger gjelder kun for deg, og vil ikke påvirke andre brukere av systemet. Det gjør det mulig for deg å skreddersy reskontromodulen slik at du kan jobbe mest mulig effektivt. Det er her du bestemmer hvordan kundereskontroen skal se ut og fungere. Du har tilgang til brukerinnstillingene fra Kundeliste, Reskontroliste, Aldersfordeling, Saldoliste og via fanekortet Innstillinger per modul i Brukerprofilen din. Du har ulike fanekort som du kan gå inn på for å sette innstillinger: Standard: På dette fanekortet har du tre forhåndsdefinerte oppsett du kan velge mellom. Generelt: På dette fanekortet velger du hvilken reskontrovisning som standard skal aktiveres når du går inn i reskontroen, og hvilken informasjon som skal vises under lister med reskontroinformasjon. Reskontroliste: På dette fanekortet setter du innstillinger som gjelder for reskontropostene i Reskontroliste. Kundeliste: På dette fanekortet setter du innstillinger som gjelder for visningen av Kundeliste. Aldersfordeling: På dette fanekortet setter du innstillinger som gjelder for visningen av Aldersfordeling. Detaljer: På dette fanekortet setter du innstillinger som gjelder for detaljeringsgraden på den detaljerte listen i reskontrovisningene dine, samt hvordan listen skal sorteres. Mamut Academy 27

28 Kundereskontro Kundereskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter som er gjort på kundene dine, og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Du finner frem til Kundereskontroen ved å gå på Vis/Regnskap/Kundereskontro. Kundeliste Som standard er visningen i Kundereskontro satt på Kundeliste. Kundelisten viser summen av alle reskontroposter per kunde. Du kan velge om du vil se en samlet liste over alle kundene dine, eller om du vil se en liste for en gitt kunde ved å velge kunden ved hjelp av knappen. Merk: Kunder med en reskontro som går i 0 vil ikke bli med på denne listen, fordi det da ikke er saldo på disse Kundene. Behandling av poster i kundelisten Skriv 0 i feltet Kunde og klikk Oppdater for å vise alle Kunder. Ønsker du å vise bare en Kunde: - Åpne Kundelisten. - Velg ønsket Kunde og klikk OK. - Marker kunden du vil se postene på. - Velg posten du vil behandle i detaljlisten, nederst i vinduet. Detaljlisten må aktiveres ved å velge Vis detaljer øverst i vinduet. - Velg om du ønsker å: Registrere en Inn-/utbetaling Redigere posten Gå til faktura Gå til bilag Knytte sammen/åpne poster (Match/Link poster) Mamut Academy 28

29 Inn-/Utbetaling Betalinger kan registreres i Bilagsregistrering (se avsnitt Registrering av betaling) eller i Reskontroen. I tillegg har du muligheten til å registrere betalingen direkte fra kontaktkortet og fanekort Reskontro. Fremgangsmåten fra kontaktregisteret er den samme som beskrevet nedenfor. Finn frem til riktig faktura som beskrevet under Behandling av poster i kundelisten. Klikk på knappen Inn-/utbetaling. Vinduet for Inn-/utbetaling vil komme opp. Gjør de nødvendige justeringer i vinduet, som valg av Betalingsdato, Konto etc. Det er mulig å registrere betalingen for flere poster samtidig ved å huke av for de forskjellige postene. Du kan også overstyre summen Innbetalt dersom kunden har betalt mer/mindre. Fakturaen og innbetalingen vil da være linket mot hverandre og blir lukket når restbeløpet innbetales. Klikk OK når du er ferdig. Redigere poster Ved å markere valgt post og klikke på Rediger kommer du inn i dette vinduet. Her har du muligheten til å redigere en del informasjon i bilaget. Under fanekortet Påminnelse/ Rentefaktura ser du statusen av påminnelsen og kan evt. gjøre forandringer. Dersom posten er linket/matchet (se neste avsnitt) mot andre poster vil du også ha en oversikt over disse postene under fanekortet Relaterte poster. Mamut Academy 29

30 Match/Link Med denne funksjonen kan du lukke flere åpne poster mot hverandre. Kriteriet er at de er registrert på samme kunde eller leverandør, og at saldo på de valgte postene går i null. Den vanligste grunnen til at slike poster ikke lukkes i utgangspunktet, er at betalingen er registrert med et annet Fakturanummer enn den opprinnelige fakturaen (for eksempel 90 og ikke 9). Om flere poster med samme fortegn skal matches mot en betaling (eller omvent, flere betalinger skal matches mot en fordring), kan disse Linkes. Summen av de to postene behøver da ikke gå i null. - Marker en av de aktuelle postene. - Klikk Match/link poster. I vinduet som åpnes vises den valgte posten øverst, sammen med Dato for registrering av matching/linking (betalingsdato). - Velg eventuelt en annen dato for registrering. Vinduet viser også alle Potensielle poster for den samme kunden/leverandøren. - Huk av posten(e) du ønsker å matche/linke og klikk OK Det er selvfølgelig mulig å velge flere enn to poster som skal lukkes mot hverandre. Hvis en post har tre motposter vil også match funksjonen kunne lukke disse. Det eneste kravet er at summen nederst må bli null. Postene vil nå få samme Match ID. Du kan velge i Brukerinnstillinger at kolonnen for Match ID skal vises som standard i kundelisten. Hvis har lukket feil bilag mot hverandre kan du åpne dem igjen. Merk en av postene som er lukket og klikk på Match/Link knappen. Fjern avhukingen på de postene som ikke skal matches/linkes. Reskontroliste Reskontroliste er en posteringsliste som gir en oversikt over alle posteringer som er gjort på kundene dine. I Reskontrolisten kan du også finne ut hvilke statuser de ulike postene har i regnskapet ditt. Hvilke kolonner som skal vises og hvor mange utvalgskriterier og statuser du skal ha tilgjengelig i reskontrolisten definerer du i Brukerinnstillinger. Mamut Academy 30

31 Aldersfordeling Aldersfordeling gir deg en god oversikt over hvilke kunder du har utestående fordringer på og om disse postene har forfalt til betaling eller ikke. Listen viser en linje per kunde, og postene er delt inn i ulike grupper etter hvor mange dager forfallsdatoen er overskredet med. Standard inndeling her er: Ikke forfalt, 30 dager, 60 dager, 90 dager og Over 90 dager. Du kan selv bestemme grupperingen på de tre midterste feltene ved å gjøre en tilpasning i Brukerinnstillinger. Saldoliste Saldoliste gir en oversikt over inngående saldo, bevegelse og utgående saldo på alle periodene i regnskapet ditt for et gitt regnskapsår. Du kan velge om du vil at listen skal vise saldoen på alle kundene dine, eller om du vil se listen for en gitt kunde. Med utgangspunkt i total saldo for hver kunde kan du gå videre ned i tallene og se på posteringslinjene som danner grunnlaget for saldoen. Betalingspåminnelse Ved hjelp av veiviseren for Betalingspåminnelse kan du generere betalingspåminnelser (purringer) og inkassovarsler til kunder som ikke har betalt utestående innen forfallsdato. I veiviseren kan du merke av for å opprette nye betalingspåminnelser/inkassovarsler eller å skrive ut kopier av tidligere betalingspåminnelser/inkassovarsler. Inkasso Et inkassobyrå er et firma som følger opp arbeidet med å kreve inn penger fra kundene dine. Ved hjelp av Inkasso kan du sende filer til et inkassobyrå. Filene du sender inneholder informasjon om fordringene. For at det skal være mulig å sende en fordring til inkasso, må det være skrevet ut et inkassovarsel som har forfalt til betaling på den aktuelle fordringen. Rentefaktura Ved hjelp av rentefakturering kan du fakturere kunder for tapte renteinntekter. Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av et år. Under Innstillinger for rentefakturering (firmainnstillinger) bestemmer du innstillingene som skal gjelde for ditt firma. Mamut Academy 31

32 Betalingspåminnelse Under Kundereskontro/Betalingspåminnelser kan du som nevnt tidligere kjøre purringer. Når du klikker på dette valget kommer denne dialogboksen: Her kan du velge om du skal opprette nye betalingspåminnelser, eller skrive ut betalingspåminnelser som er skrevet ut tidligere. Mamut Academy 32

33 Gruppe Her kan du filtrere på gebyrgrupper og få foreslått alle kunder som tilhører valgt gebyrgruppe. Kunde Dersom du ønsker å opprette betalingspåminnelse eller inkassovarsel på en bestemt kunde kan du taste inn kundenummeret, eller velge ønsket kunde ved å klikke på knappen. Påminnelsesdato Her velges ønsket dato for påminnelsen. Fordringer som har forfalt innen valgt dato kommer med i utvalget. Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har mulighet til å fjerne fordringer fra utvalget ved å fjerne markeringen i høyre kolonne på disse fordringene. Klikk Neste for å få en forhåndsvisning av rapporten Påminnelsesforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. Marker Skriv ut liste over betalingspåminnelser/inkassovarsler og velg utskriftsmediet dersom du ønsker å skrive ut denne rapporten. Velg også korrekt medium for utskrift av selve påminnelsene/inkassovarslene. Klikk Neste for å skrive ut rapportene. Klikk Fullfør for å godkjenne utskriftene. Kort fremgangsmåte: Merk av for Skriv ut kopier av eksisterende betalingspåminnelser eller inkassovarsler og klikk Neste. Gjør ønsket utvalg. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du kan kun skrive ut kopi av én fordring om gangen. Merk av den fordringen du ønsker å skrive ut en kopi av betalingspåminnelsen/inkassovarselet på. Klikk Neste og velg ønsket utskriftsmedie. Klikk Fullfør for å skrive ut kopien. Klikk Forrige for å gå tilbake og skrive ut flere kopier. Klikk Avbryt for å avslutte veiviseren når du har skrevet ut ønskede kopier. Under Status kan du velge hvilke påminnelser du skal kjøre ut, evt. skrive ut inkassovarsel. Under Valgt gruppe og kunde kan du velge om du skal kjøre påminnelse på en bestemt gruppe eller bare på en bestemt kunde. Innstillinger for betalingspåminnelser Under Vis/Innstillinger/Regnskap/Reskontro kan du endre antall betalingspåminnelser, gebyr etc. Mamut Academy 33

34 Kunder som ikke betaler fakturaer i tide kan enkelt følges opp ved hjelp av betalingspåminnelser. Du kan bl.a. bestemme hvor mange betalingspåminnelser kunden skal motta før det evt. blir aktuelt med et inkassovarsel. Du kan sette følgende innstillinger: Antall betalingspåminnelser før inkassovarsel: Gjennom en nedtrekksliste velger du ønsket antall betalingspåminnelser som skal genereres til kunden før inkassovarsel. Kun sende betalingspåminnelse for krav større enn: Betalingspåminnelser vil kun bli foreslått for fordringer som er større enn valgt beløp. Påminnelser og varsler skal inneholde produktlinjer fra originalfaktura: Hvis fordringene er opprettet i Ordre/Faktura-modulen kan produktlinjene vises på påminnelser og varsler. Påløpt gebyr skal automatisk settes inn i vindu for registrering av innbetalinger: Ved registrering av betaling på den opprinnelige fordring legges påløpt gebyr automatisk inn i feltet for Påminnelsesgebyr. Fakturahistorikk skal legges ved Dersom påminnelsen sendes pr. kan fakturahistorikken legges ved. For hver nye påminnelse som skrives ut og godkjennes endrer fordringen status. Nederst i vinduet kan du sette egne betingelser for hver status. Antall statuser følger antall betalingspåminnelser du har valgt øverst i vinduet. Mamut Academy 34

35 Renteberegning Ved hjelp av rentefakturering kan du fakturere kunder for tapte renteinntekter. Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av et år. Innstillinger for rentefakturering Under Vis/Innstillinger/Regnskap/Reskontro/Innstillinger for rentefakturering bestemmer du innstillingene som skal gjelde for ditt firma. Rentesats: Her bestemmer du rentesatsen som skal benyttes for kunder som betaler etter forfall. Kun rentefaktura dersom rentebeløpet pr. faktura overstiger: Velg evt. beløpsgrense for når det skal rentefaktureres. Antall dager betalingsfrist: Her bestemmer du hvor mange dagers betalingsfrist dine kunder skal få på rentefakturaen. Utskriftsformular, nasjonale kunder: Her bestemmes utskriftsformularet som skal brukes ved rentefakturering av norske kunder. Utskriftsformular, internasjonale kunder: Her bestemmes utskriftsformularet som skal brukes ved rentefakturering av utenlandske kunder. Fast tekst nasjonale kunder: Fast tekst som skrives inn her vil komme med på alle rentefakturaer til norske kunder. Fast tekst internasjonale kunder: Fast tekst som skrives inn her vil komme med på alle rentefakturaer til utenlandske kunder. Utskrift av rentefakturaer Ved valg av Rentefakturering i Kundereskontro åpnes en veiviser der du kan velge mellom å opprette nye rentefakturaer eller å skrive ut kopier av tidligere rentefakturaer. Opprett nye rentefakturaer - Merk av for Opprett nye rentefakturaer og klikk Neste. - Gjør ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til rentefakturering. - Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Kunde: Velg ønsket kunde. Betalt etter: Fordringer som er betalt etter valgt dato kommer med i utvalget. (Dersom antall rentefrie dager er oversteget.) - Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. Mamut Academy 35

36 Rentesatsen hentes automatisk fra innstillingene for rentefakturering. Du kan overstyre denne rentesatsen. - Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. - Klikk Neste dersom du er fornøyd med fordringene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Renteforslag. - Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Fordringene der du fjerner markeringen vil ikke bli rentefakturert denne gangen. Etter utskrift av Renteforslag kan du skrive ut selve rentefakturaene. Velg ønsket utskriftsmedium. Klikk Neste og deretter Fullfør for å godkjenne rentefakturaene. Det vil bli opprettet et bilag pr. rentefaktura. Bilagene legger seg på status åpne poster i reskontro. Utskrift av kopier av tidligere rentefakturaer - Merk av for Skriv ut kopier av tidligere rentefakturaer og klikk Neste. - Gjør ønsket utvalg. - Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du kan bare skrive ut kopi av én fordring om gangen. - Klikk Neste og deretter Fullfør for å skrive ut kopien. - Klikk Forrige for å gå tilbake og skrive ut flere kopier, merk av for ønsket fordring, klikk Neste og deretter Fullfør for å skrive ut kopien. - Klikk Avbryt for å avslutte veiviseren når du har skrevet ut ønskede kopier. Mamut Academy 36

37 OCR/Bank Automatisk KID-tildeling For at du skal kunne benytte deg av automatisk KID-nummer må du opprette en OCR-avtale med din bankforbindelse. Du vil da få med både brukerveiledning og annen relevant informasjon. Det er likevel en del generelle innstillinger i Mamut Business Software som må gjøres. Automatisk generering av KID-nummer aktiveres slik 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma. 2. Åpne fanekortet Innstillinger per modul. 3. Klikk knappen Ordre/Faktura. 4. Velg fanekortet Annet. 5. Merk av for Automatisk KID-tildelding. Hver faktura som skrives ut blir nå tildelt et KID-nummer. Modulus I Mamut benyttes modulus 10 som standard men det er mulig å benytte modulus 11 dersom dette er ønskelig. Mamut Academy 37

38 Korrekt font for KID-nummer For at KID-nummeret skal kunne leses av banken, må det benyttes spesielle fonter ved utskrift av giro. Du kan enten bruke fonten Courier 12 som er en standard font i Windows eller du kan kjøpe og installere OCR-b font. Mamut Business Software støtter følgende KID-formater OCR/bank Mamut Detaljert (4 nuller + 10 sifret kundenr + 10 sifret fakturanr + kontrollsiffer = totalt 25 tegn) (standardverdi) Mamut Enkel (8 sifret fakturanr + kontrollsiffer = totalt 9 tegn) DnB Finans AS (tallet fire + 5 sifret klientnr + 8 sifret fakturanr + 5 nuller + kontrollsiffer = totalt 20 tegn) Nordea Finans (en null + 6 sifret kundenr hos klienten + 4 sifret klientnr + 7 sifret fakturanr + tallet 1 + kontrollsiffer = totalt 20 tegn) ELCON Finans (tidligere Gjensidige Nor) (tallet ni + 4 sifret klientnr + 8 sifret fakturanr + 2 nuller+ kontrollsiffer = totalt 16 tegn) Factonor (3 siffer klientnr + 6 siffer kundenr + 6 siffer fakturanr + kontrollsiffer=total 16 tegn) Sparebank 1 Finans ("0109" (fire faste siffer) + 3 siffer klientnr + 8 siffer fakturanr + kontrollsiffer=16 tegn) "Finance Credit"-format ("1" + 3 siffer klientnr + 7 siffer fakturanr + kontrollsiffer= 12 tegn) Aktiv Kapital ("9" + 4 siffer klientnr + 8 siffer fakturanr + 5 nuller + kontrollsiffer = 19 tegn) Norsk Regnskapsreform (3 siffer klientnr+6 siffer kundenr + 6 siffer fakturanr+ 4 nuller+ kontrollsiffer = totalt 20 tegn) Ved hjelp av OCR/bank kan du lese inn filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. Du må ha en avtale med banken og sette opp innstillinger for OCR/bank i programmet før du kan lese inn filer fra banken. Ved innlesning av fil bokføres det automatisk bilag som inneholder disse betalingene. I innstillinger for OCR/bank kan du velge om bilagene skal bokføres i bilagsregistrering eller hovedboken. Hvis du velger å bokføre bilagene i hovedboken vil reskontro automatisk bli oppdatert og postene som går i null vil bli lukket mot hverandre. Mamut Academy 38

39 Hvordan lese inn OCR/bank-filer 1. Velg filen som skal leses inn i Kundereskontro/OCR/-Bank og klikk Neste. Rapporten OCR-Filinnhold skrives ut til forhåndsvisning. Rapporten gir en oversikt over hvilke betalinger som har gyldig KID og som kan bokføres i regnskapet. 2. Skriv ut eller lukk rapporten. 3. Klikk Fullfør for å bokføre betalingene med godkjent KID eller Forrige for å gå tilbake og velge en annen fil. Innstillinger for OCR/bank Dersom du benytter deg av KID og mottar OCR-filer fra banken når kundene dine har betalt sine fakturaer, må du sette følgende innstillinger i programmet for å kunne ta i bruk funksjonaliteten: Katalog: Her bestemmer du katalogen du ønsker å importere OCR-filer fra. Filnavn: Her skriver du inn filnavnet på filen du skal importere. Bokføring: Ved import av OCR-filer kan du velge om bilagene skal importeres til Hovedbok eller Bilagsregistrering. Ved valg av Bilagsregistrering må du manuelt overføre bilagene til hovedbok for å lukke åpne poster. Hovedbokskonto: Her bestemmer du hovedbokskontoen du ønsker å bruke ved bokføring av poster i OCR-fil. Bilagsart: Vanligvis benyttes bilagsarten Bank ved import av OCR-/Bankfiler, men du kan endre bilagsart om ønskelig. Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere OCR/Bank-fil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Mamut Academy 39

40 Remittering - betaling til bank Innstillinger for Remittering I programmet kan du enten benytte deg av automatisk remittering eller manuell remittering for å forenkle utbetalinger av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av dette. Du kan sette følgende innstillinger: Standard remitteringstype: Her bestemmer du hvilken remitteringstype du ønsker å benytte. Du kan opprette nye remitteringstyper ved å klikke Ny. Tillat å registrere utbetaling av en post som har status "Sendt til remittering": Ved å merke av her kan du manuelt registrere utbetaling i bilagsregistrering av en post som er sendt til remittering. Remitter bare godkjente fakturaer: Merkes det av her vil du kun kunne remittere fakturaer som er godkjente. Slik oppretter du en ny remitteringstype Gå inn på Leverandøreskontroen I Regnskap og klikk på Innstillinger og du får opp en dialogboks som ser slik ut: Velg at du skal benytte Remitttering og klikk på Innstillinger å starte veiviseren. Veiviser for remitteringsinnstillinger I forbindelse med opprettelse av en ny remitteringstype eller ved redigering av en eksisterende åpnes veiviseren for remitteringsinnstillinger. Innstillinger Eget navn på formatet: Her kan du legge inn et eget navn for remitteringsformatet du bruker dersom det er ønskelig. Mamut Academy 40

41 Bankkontonr.: Ønsket bankkonto velges i nedtrekkslisten eller ny kan opprettes ved å klikke Ny. Internettadresse til nettbank: Her kan du evt. legge inn internettadressen til nettbanken din. Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere remitteringsfil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Innstillinger fra banken Bruker-ID/kundenummer: Her registreres bruker-id/kundenummer som du mottar fra banken. Organisasjonsnummer for remittering: Her registreres Organisasjonsnummeret som skal brukes ved remittering. Passord: Tast inn passord dersom du har mottatt dette fra banken. Alternativt taster du et valgfritt passord. Divisjon: Fylles ut dersom du har fått beskjed om det fra banken. Kontroller bankkontonummer ved opprettelse av utbetalingsfil: Ved å merke av her vil bankkontonummer kontrolleres ved opprettelse av utbetalingsfil. Kontroller KID-nummer ved opprettelse av utbetalingsfil: Merkes det av her vil KID-nummeret kontrolleres ved opprettelse av utbetalingsfil. Innstillinger for filer som skal sendes til banken Katalog: Velg ønsket katalog for remitteringsfiler dersom du ikke ønsker å benytte den som er foreslått. Filnavn: Her bestemmer du filnavn for remitteringsfilen. Sekvensnummer: Nummeret vil øke ved generering av ny fil. Nummeret kan overstyres om ønskelig. Transaksjonssekvens: Nummeret vil øke ved generering av ny fil. Nummeret kan overstyres om ønskelig. Innstillinger for filer som mottas fra banken Bokføring: Her bestemmer du om bokføring av bilag skal bokføres i Bilagsregistrering, Hovedbok eller om de Aldri skal bokføres. Ved valg av Bilagsregistrering må bilagene overføres manuelt til hovedbok. Ved valg av Aldri må du registrere bilagene manuelt og deretter overføre til hovedbok for å lukke postene. Hovedbokskonto: Her bestemmer du hovedbokskontoen som skal benyttes ved remittering. Regel for remittering: Her bestemmer du hvordan bilagene skal se ut ved innlesing av returfil fra bank. Bilagsart: Som standard benyttes Bank, men kan overstyres ved å velge annen bilagsart i nedtrekkslisten. Remittering - betaling til bank I leverandørreskontroen er det to former for remittering; automatisk remittering og manuell remittering. I manuell remittering har du mulighet til å skrive ut betalingsforslag og utbetalingsblanketter. I automatisk remittering vil du kunne koble deg til flere alternative betalingstjenester for å kunne utføre pengetransaksjoner. Remittering gjøres for å forenkle utbetalingen av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av dette. Under innstillinger for remittering setter du ønskede innstillinger. Slik genererer du en remitteringsfil 1. Velg remitteringsformat. Klikk på knappen med 3 små prikker hvis du ønsker å opprette et nytt format. (Hvis du velger formatet Utbetalingsblanketter vil det ikke bli laget en remitteringsfil. Skriv ut Mamut Academy 41

42 utbetalingsblankettene og send de til banken. Du vil ikke motta noen returfil og må bokføre betalingene manuelt- dette er manuell remittering) 2. Velg et av følgende utvalg: Alle: Alle fakturaer Alle nasjonale: Alle fakturaer som skal remitteres til innlandet Alle utenlandske: Alle fakturaer som skal remitteres til utlandet Leverandør: Velg ønsket leverandør Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 3. Klikk Neste for å se hvilke poster som blir foreslått basert på ditt utvalg. 4. Klikk Neste dersom du er fornøyd med postene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Betalingsforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Postene der du fjerner markeringen vil ikke bli med på remitteringsfilen denne gangen. 5. Etter utskrift av Betalingsforslag kan du velge katalog for hvor remitteringsfilen skal legge seg og filnavn. Ev. internettadresse til nettbank hentes fra remitteringsinnstillingene eller kan skrives inn manuelt. 6. Klikk Neste. Dersom du har tastet inn en Internettadresse til nettbanken og er koblet til Internett vil du kunne overføre filen til banken med en gang. Alternativt kan du i ettertid lese inn filen i bankprogrammet. Filen legger seg i filarkivet og kan gjenopprettes derfra. 7. Klikk Fullfør for å oppdatere reskontroen. Alle poster i utvalget vil bli markert som sendt til remittering. Remittering av delbetalinger: Du kan remittere delbetalinger ved å overstyre beløpet i saldokolonnen ved betaling til bank. Delbetalingen vil ikke redusere den opprinnelige posten. Merk! Ved remittering til utlandet må du fylle inn feltet Beløpet gjelder i selve reskontroposten. Du kan komme til dette feltet ved å klikke på Rediger-knappen i selve remitteringsveiviseren - vinduet Remittering - Betaling til Bank. Du kan også redigere reskontroposter fra Reskontroliste, Kundeliste, Leverandørliste og Aldersfordeling i reskontro. Remittering - Innlesning av returfil Etter du har sendt en remitteringsfil til banken vil du motta en 1. gangs returfil. Filen er en bekreftelse fra banken på at de har mottatt remitteringsfilen og dersom alt er i orden vil postene legges i bankens forfallsregister. Når banken har betalt postene du har sendt til remittering vil du motta en 2. gangs returfil. Filen inneholder en oversikt over hvilke poster som banken har betalt ved forfall. Ved innlesing av 2. gangs returfil vil betalingene automatisk bli bokført i programmet. Hvordan lese inn returfil 1. Velg fillokasjon (Sti til der returfilen ligger) og klikk Neste. 2. Rapporten Remitteringsretur status kommer automatisk til forhåndsvisning. 3. Skriv ut eller lukk rapporten. 4. Ved innlesning av 2. gangs retur: 5. Klikk Fullfør for å bokføre betalingene eller Forrige for å gå tilbake og velge en annen fil. Mamut Academy 42

43 Budsjett Budsjettmodulen inneholder salgs-, innkjøps-, driftkostnads-, lønns-, investerings- og likviditetsbudsjett. Den vil hjelpe din bedrift med å fastsette dine budsjetter på en enkel måte. Den vil også bidra til å gi deg den nødvendige oversikten du trenger for å fatte riktige beslutninger basert på budsjetter, prognoser og forventet likviditetsutvikling. Innsamling av budsjettdata Selve opprettelsen av budsjettene foregår ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra tidligere reelle regnskapstall eller fra et budsjett for eksempel fra et tidligere år, og deretter justere disse opp eller ned prosentvis slik du ønsker. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Når budsjettet er opprettet kan du justere innstillingene som du ønsker. Fleksibel budsjettering Budsjettmodulen har full fleksibilitet med hensyn til hva du skal budsjettere på (budsjettbærere). I kombinasjon med enten Prosjekt eller Avdeling kan du for eksempel på salgsbudsjettet budsjettere på Totalsummer, Hovedbokskontoer, Selger, Kunde, Produkt, Produktgruppe Eller Produktkategori. Budsjettet er oppdelt i underbudsjetter, der salgsbudsjettet er tilpasset kontoplanen for salgskontoer. Innkjøpsbudsjettet, Lønnsbudsjettet, Driftskostnadsbudsjettet, Investeringsbudsjettet og Likviditetsbudsjettet er på samme måte tilpasset kontoene i standard kontoplan. Du kan justere hvilke kontoer som skal inkluderes i de ulike underbudsjettene. Budsjettfordeling på perioder ved hjelp av fordelingsnøkler For å forenkle arbeidet med å fordele budsjettsummer på perioder, kan du i registeret Budsjettfordeling opprette fordelingsnøkler som fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Fordelingsnøklene er bygget opp av forholdstall, slik at du kan fordele nøyaktig etter den brøk du ønsker. Ønsker du lik fordeling i alle periodene kan du for eksempel sette et 1-tall i alle feltene, slik at summen fordeles på hver måned med 1/12 av totalen. Egendefinerte rapporter Under Resultat og Likviditet kan du selv definere rapportene på samme måte som i hovedboken. Mamut Academy 43

44 Grafisk visning Budsjettmodulen har egne grafiske visninger for budsjettene. Her kan du få en rask oversikt over budsjettene og sammenligne med reelle tall, samt se prognoser for resten av året basert på budsjettet du har satt opp, eller prognoser basert på resultatet så langt og deretter på budsjett ut året. Budsjettinnstillinger Hvert enkelt budsjett har egne innstillinger. Du kommer til disse ved å klikke Rediger i listevinduet for budsjetter, eller ved å klikke på Innstillinger når du er inne på selve budsjettet. Innstillingene er også en del av veiviseren som leder deg gjennom opprettelsen av nye budsjetter. Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt Når du velger Budsjett fra Vis-menyen under Regnskap, eller ved hjelp av en annen snarvei får du opp en liste over budsjetter du har opprettet tidligere. Klikk Ny for å lage et nytt budsjett. Dette starter veiviseren for å opprette et nytt budsjett. Marker et budsjett i listen og klikk Rediger for å endre innstillingene for et eksisterende budsjett. Du kan slette et budsjett. Dette er endelig. Svarer du ja på dette er budsjettet borte. Legg merke til at budsjettene opprettes per regnskapsår. I nedtrekkslisten til høyre velger du år. Opprette et nytt budsjett Selve opprettelsen av budsjettene foregår ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra tidligere reelle regnskapstall eller fra et budsjett for eksempel fra et tidligere år, og deretter justere disse opp eller ned prosentvis slik du ønsker. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Mamut Academy 44

45 Slik oppretter du et nytt budsjett: Velg Vis/Regnskap/Budsjett. Klikk Ny i budsjettlisten. Skriv inn et navn på budsjettet Velg Regnskapsår. Klikk OK. Budsjettet lagres og du blir ført videre til veiviseren for Import av budsjettdata. Når budsjettet er opprettet kan du senere justere innstillingene som du ønsker. Import av budsjettdata Når du skal legge inn budsjettallene kan du gjøre det ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra tidligere reelle regnskapstall eller fra et budsjett for eksempel fra et tidligere år, og deretter justere disse opp eller ned prosentvis slik du ønsker. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Du kan importere budsjettdata i det du oppretter et nytt budsjett, eller ved å åpne et eksisterende budsjett og klikke Importer. Mamut Academy 45

46 Tomt budsjett Budsjettet opprettes uten tall. Hent data fra reelle regnskapstall Du får importere reelle tall fra et regnskapsår som du velger selv, for eksempel forrige. Du kan justere tallene med en prosentsats. Hent data fra eksisterende budsjett Du får importere tall fra et budsjett som allerede er opprettet. Også her kan du justere med en prosentsats. Redigere budsjettdata Når du har åpnet et budsjett kan du redigere postene i budsjettet. Dobbeltklikk på budsjettraden eller klikk på Rediger for å legge inn eller importere budsjettall. I vinduet kan du legge inn flere linjer på det enkelte budsjettet, for eksempel kan du legge opp 2 linjer for salg i salgsbudsjettet. Har du valgt hovedbokskonto i innstillingene blir du bedt om å oppgi hvilken konto, inntil du har lagt inn tall. Mamut Academy 46

47 I detaljvinduet for budsjettraden kan du klikke Import for å hente inn alle kontoer. Systemet vil senere vise kun de kontoer der du har lagt inn budsjettall. I kolonnen F angis Fordelingsnøkkel for raden. Fordelingsnøkler fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Du kan se mer om budsjettfordeling i eget avsnitt. Marker en linje og klikk på Slett hvis du vil ta bort en linje fra budsjettraden. Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett Når du har valgt et budsjett kommer du til hovedvinduet for dette budsjettet. Her kan du redigere budsjettallene, vise resultat og likviditet, og justere innstillingene for budsjettet. Ønsker du å åpne et annet budsjett må du avslutte budsjettet du er inn i og åpne det andre fra listevinduet. Du kommer til dette via Vis/Regnskap/Budsjett. Mamut Academy 47

48 Budsjettdata Under budsjettdata legger du inn tallene for budsjettet. Klikker du Import i hovedvinduet for et budsjett startes veiviseren for import av budsjettdata. Se mer om dette i eget avsnitt. Skriv ut. Budsjettet kan skrives ut i liggende format. Redigere budsjettdata Dobbeltklikk på budsjettraden eller klikk på Rediger for å legge inn eller importere budsjettall. I vinduet kan du legge inn flere linjer på det enkelte budsjettet, for eksempel kan du legge opp 2 linjer for salg i salgsbudsjettet. Har du valgt hovedbokskonto i innstillingene blir du bedt om å oppgi hvilken konto, inntil du har lagt inn tall. I detaljvinduet for budsjettraden kan du klikke Import for å hente inn alle kontoer. Systemet vil senere vise kun de kontoer der du har lagt inn budsjettall. I kolonnen F angis Fordelingsnøkkel for raden. Fordelingsnøkler fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Du kan se mer om budsjettfordeling i eget avsnitt. Marker en linje og klikk på Slett hvis du vil ta bort en linje fra budsjettraden. Resultat og Likviditet Under Resultat og Likviditet kan du selv definere rapportene på samme måte som i hovedboken. For å redigere en budsjettrapport kan du klikke på Rapportinnstillinger eller Kolonneinnstillinger. I kolonneoppsettene er det ferdigdefinerte kolonneoppsett som ikke kan redigeres. Du kan imidlertid opprette dine egne. Se mer om rapportoppsett og kolonneoppsett i avsnittet "Hovedbok". Utvalgsinnstillinger. Her kan du sette utvalg på prosjekt og/eller avdeling. Utvalg av/på. Når du har satt utvalgsinnstillinger kan du skru av og på utvalget ved hjelp av denne knappen. Resultat og grafisk visning Budsjettmodulen har egne grafiske visninger for budsjettene. Her kan du få en rask oversikt over budsjettene og sammenligne med reelle tall, samt se prognoser for resten av året basert på budsjettet du har satt opp, eller prognoser basert på resultatet så langt og deretter på budsjett ut året. Budsjettinnstillinger Hvert enkelt budsjett har egne innstillinger. Du kommer til disse ved å klikke Rediger i listevinduet for budsjetter, eller ved å klikke på Innstillinger når du er inne på selve budsjettet. Innstillingene er også en del av veiviseren som leder deg gjennom opprettelsen av nye budsjetter. Mamut Academy 48

49 Hovedbokskonto: Samler budsjettallene for en gruppe kontoer på én eller flere hovedbokskontoer som du velger selv. Du kan for eksempel samle alle salgsinntekter på konto 3000 i budsjettet og alle innkjøp på konto 4000, slik at dette blir forenklet. Velger du hovedbokskontoer blir du bedt om å angi hovedbokskonto når du skal legge inn eller redigere budsjettallene. Totalsummer: Slår sammen alle tallene for det enkelte budsjett for deg, uten at det skal vises som en sum på en eller flere kontoer. Budsjettfordeling For å forenkle arbeidet med å fordele budsjettsummer på perioder, kan du i registeret Budsjettfordeling opprette fordelingsnøkler som fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Fordelingsnøklene er bygget opp av forholdstall, slik at du kan fordele nøyaktig etter den brøk du ønsker. Ønsker du lik fordeling i alle periodene kan du for eksempel sette et 1-tall i alle feltene, slik at summen fordeles på hver måned med 1/12 av totalen. Mamut Academy 49

50 Oppretter ny fordelingsnøkkel. Redigerer en eksisterende fordelingsnøkkel. Sletter en eksisterende fordelingsnøkkel. Merk! Sletter eller endrer du en fordelingsnøkkel vil dette ikke få innvirkning på allerede opprettede budsjettall. Du må imidlertid være oppmerksom på at tallene ikke endrer seg automatisk. Dette betyr at dersom du endrer en fordelingsnøkkel må du oppdatere dette i budsjettallene også. Dette gjør du enkleste ved å legge inn fordelingsnøkkelen på nytt. Det anbefales derfor å være forsiktig med å endre budsjettnøkler. Du kan i stedet opprette nye. Rediger grunnlaget for budsjettet Klikk på knappen for å redigere likviditetseffekten og hvilke kontoer som skal inkluderes i hver enkelt del av budsjettet. Mamut Academy 50

51 Likviditetseffekt I fanekortet Likviditetsbudsjett setter du hvilke likviditetseffekter budsjettene medfører. Valgene under likviditetsbudsjett varierer avhengig av hvilket underbudsjett du setter innstillinger for. I salgsbudsjettet er det for eksempel viktig å definere en gjennomsnittlig betalingstid. Dine kunder betaler kanskje ikke alltid på forfall, og her kan du sette et gjennomsnittlig antall dager for faktisk betalingstid. Som standard benyttes standard betalingsbetingelse. Dagene regnes ut fra fakturadato. Dersom en andel av dine salg er kontant setter du inn en prosentandel i feltet Kontantandel i %. Likviditetsbudsjettet vil ta hensyn til dette, da kontantsalg gir umiddelbar likviditetseffekt. Salgsbudsjettet har også innstillinger for Inngående saldo, som i dette tilfellet vil gjelde kundereskontro, og for betalingskonto. Denne vil som standard være systemkontoen for bank. Hovedbokskonto I fanekortet Hovedbokskonto kan du fordele de ulike typene inntekter og utgifter på én eller flere kontoer i budsjettet. Eksempelvis kan du velge å vise alle salgsinntektene på én konto. Som standard er det valgt at disse skal vises på én konto. Da velges kontoen, og man benytter faktor 1, slik at alle salgskontoer slås sammen i budsjettoversikten til én sum. Du kan også fordele de på ulike kontoer. Da benytter du ulike fordelingsfaktorer, på samme måte som for fordelingsnøklene. Benytter du faktor 1 på to kontoer, vil totalsummen fordeles med ½ på hver av disse. Oppgave 4: Opprett et nytt budsjett og kall dette for 1. utkast. Opprett det på bakgrunn av hovedbokskontoer og fjorårets regnskapstall med 5% økning av salgstallene og 3% økning på alle andre kostnader. Oppgave 5: Opprett et nytt budsjett og kall dette for 2. utkast. Opprett en fordelingsnøkkel som fordeler budsjettet 10% på alle månedene i året bortsett fra juni og juli. Bruk denne på 3010 og 4010 kontoene. Inntekten, 3010, skal fordeles med kroner 200og innkjøpet, 4010, skal fordeles med kroner. Bruk gjerne det budsjettet som du har opprettet i oppgave 6 eller bruk et som allerede ligger inne. Mamut Academy 51

52 Valuta Modulene Bilagsregistrering, Hovedbok og Reskontro bygger på at alle transaksjoner blir bokført i ønsket valuta (GBP, EURO, USD osv), for deretter å bli omregnet til NOK. Alle transaksjoner (bilagslinjer) lagrer beløpet i NOK, fremmed valuta og kurs. Dette muliggjør automatisk gevinst-/tapsberegning ved registrering av inn- og utbetalinger over reskontro, samt en oversikt over hva hver kunde/leverandør skylder/har tilgode i NOK og fremmed valuta (reskontrorapporter). I tillegg har man mulighet til å skrive ut resultat- og balanserapporter i den valutasorten man ønsker. Dette gjøres ved å sette utvalg ved utskrift i ønsket valuta. Ordre/Faktura Her er det lagt inn støtte for utskrift av en del ordre- og fakturarapporter på engelsk. Dette gjøres ved at språk settes til engelsk på de kontaktene som ønsker engelsk tekst. Alle beløp i dagens løsning bygger på at de er i NOK. På hver ordre som blir opprettet vil Valutakoden arves fra kontaktkortet. Bokføringsbilaget som blir generert ved fakturautskrift blir bokført i hovedbok og reskontro i NOK og fremmed valuta, slik at man oppnår det samme som ved manuell registrering. Valutaregisteret I valutakursregisteret under Vis/Regnskap/Valuta vedlikeholdes kursene manuelt i kolonnen for kurs. Aktuelle kurser merkes Vis. Filterknappen ovenfor. gir kun visning av de aktuelle valutaer slik som vist i bildet Mamut Academy 52

53 Gangen i en valutatransaksjon I kontaktregisteret under fanekortet for Innstillinger finner man valutainnstillinger for kunde/leverandør. I feltet Valuta i innkjøp legger du inn ønsket valuta. Når det er en utenlandsk kontakt må du huske å sette den fritatt for mva. Når EUR er valgt som standard valuta vil automatisk EUR komme frem i bilagsregistrering når du velger denne leverandøren/kunden. I bilagsregistrering velger vi visning av valuta, og registrerer beløp i fremmed mynt som omgående blir omregnet til norske kroner. Mamut Academy 53

54 Her har vi registrert inn en inngående faktura i euro pålydende EUR. Som vi ser kommer EUR og kursen fra valutaregisteret automatisk frem når man velger leverandøren som er satt opp med standard valuta EUR i kontaktkortet. Kursen som blir foreslått er den som ligger i valutakursregisteret, og denne kan selvfølgelig overstyres i kolonnen V.kurs. Etter inntasting av beløp får vi automatisk en omregning av inntastet beløp til norske kroner, og valutabeløp flyttes til valutasum. Når man har bokført transaksjoner i fremmed valuta som ligger i reskontroen, vil man automatisk få bokført gevinst- og tapsberegningen ved registrering av betaling hvis kursen har endret seg fra transaksjonstidspunktet. Vi kan da se beløpet både i norske kroner og i euro. Når man skal registrere innbetalingen av denne fordringen vil det komme opp et hjelpevindu som gjør det mulig å bestemme hvilke beløp, kurs, og valuta som er blitt innbetalt: Her kan opprinnelig fakturabeløp endres, dessuten registrer vi inn eventuelt gebyr og beløpet banken belastet oss. Dersom du får en egen regning fra banken, som et vedlegg til kontoutskriften, vil jeg anbefale å sette null, for så å registrere dette for seg selv sammen med alt annet gebyr fra banken. Mamut Academy 54

55 Her ser vi at konto 8080 Agio gevinst er blitt debitert med kroner. Dette tilsvarer forskjellen mellom kursen på bokføringstidspunket for den inngående fakturaen og den kursen banken benyttet ved belastning. Mamut Academy 55

56 Periodeavslutning Regnskapet er satt opp med 13 perioder, én for hver måned og én for årsavslutningsdisposisjoner. For å kunne benytte automatisk avgiftsoppgave med posteringer er det nødvendig å avslutte regnskapsperiodene etter hvert. Du kan avslutte perioden når alle kostnader og inntekter som tilhører denne er registrert. Tips! Det gjelder egne regler for avslutning av periode 2, 4, 6, 8, 10, og 12 fordi disse også avslutter en avgiftstermin. Når du velger å avslutte en av disse periodene vil mva-oppgaven skrives ut automatisk. En veiviser hjelper deg gjennom prosedyren fram til godkjenning av avgiftsoppgaven. Avgiftsoppgaven kan når som helst skrives ut fra rapportmodulen. For å avslutte en periode/termin går du på Vis/Regnskap/Avslutte periode - Velg hvilken Periode du ønsker avslutte ved hjelp av nedtrekkslistene. - Klikk Neste. - Du vil nå bli bedt om å fullføre og godkjenne periodeavslutningen. Viktig! Når du har valgt å avslutte en periode mister du muligheten til å opprette, endre og slette bilag i denne perioden. Terminavslutning/Avgiftsoppgave Avgiftsoppgaven blir automatisk skrevet ut når du avslutter en termin (periode 2,4,6,8,10,12). Rapporten kan til enhver tid skrives ut fra rapportmodulen under Vis/Regnskap/Rapporter. For å enklere kunne avstemme oppgaven finner du her også rapportene Avgiftsoppgave, avstemming, og Avgiftsoppgave detaljert. Mamut Academy 56

57 Avgiftsoppgaven stemmer ikke En differanse kan skyldes følgende: - Direkte føring på konto for Utgående mva. - Føring på konto med avgiftskode, hvor mva-linjene i ettertid kan ha blitt slettet. - En mva-konto har en inngående saldo. - Inngående saldo med avgiftskode eller inngående saldo med resultatkonto. - Føring av utgående mva mot kontoer utenfor 3000-serien. Dersom avgiftsoppgaven ikke stemmer, skriver du ut rapporten Avgiftsoppgave (avstemming). Den gir opplysninger om hvilke bilag som forårsaker en eventuell differanse. Dersom du ikke finner årsaken til differansen her, kan du skrive ut rapporten Avgiftsoppgave Detaljert for å undersøke nærmere hva hver post på avgiftsoppgaven består av. Punkt 1 - Direkte føring mot konto for utgående mva: Direkteføring av utgående mva vil si at brukeren har ført direkte mot konto Avgiftsgrunnlag blir ikke registrert ved en slik føring, og det vil bli differanse mellom utgående mva og grunnlaget for beregning av avgiften. Punkt 2 - Føring på konto med avgiftskode, hvor mva-linjene i ettertid kan ha blitt slettet fra "Bilagsregistrering": Dette forårsaker også en differanse mellom utgående mva og grunnlaget for beregning av avgiften. Brukeren må føre utgående mva manuelt i Bilagsregistrering. Føringen må ha bilagstype MV. Punkt 3 - En mva-konto har en inngående saldo: IS-bilag skal vanligvis ikke inneholde saldo på kontoene Før årsavslutning skal alle mva-kontoer være tømt mot oppgjørskonto for mva. Bilag som er bokført i periode 13 med avgiftskode blir ikke tatt med i den automatiske tømmingen av mva-kontoene ved terminavslutning, og må derfor tømmes manuelt. Saldo på mva-kontoene i IS-bilag må tømmes i Bilagsregistrering mot oppgjørskonto for mva, konto 2750, og det må benyttes bilagstype MV. Punkt 4 - Inngående saldo med avgiftskode eller inngående saldo med resultatkonto: Dersom inngående saldo ble ført med avgiftskode på noen kontoer, vil dette føre til feil på avgiftsoppgaven. Dette må korrigeres i Bilagsregistrering. Ingen resultatkontoer (Kontonummer ) skal være på inngående saldo per XX. Dersom inngående saldo skal legges inn midt i året, må dette gjøres i mva-terminen før terminen hvor regnskapsføring starter, og vanlig periodeavslutning må foretas, slik at mva-kontoene blir korrekt tømt mot oppgjørskonto for mva. Punkt 5 - Føring av utgående mva mot kontoer utenfor 3000-serien: Dersom det føres bilag med avgiftskode for utgående mva på kontoer utenfor 3000-serien, vil utgående mva bli tatt med i avgiftsoppgaven, men ikke i beregningsgrunnlaget. Dermed blir det differanse mellom utgående mva og grunnlaget for beregningen. Et eksempel på en konto hvor dette kan være aktuelt er " Tap på fordringer". I slike tilfeller må du åpne kontoplanen og markere aktuell konto. Klikk deretter fanekortet Avansert og huk av i feltet Skal være med i grunnlag for utgående omsetning. Mamut Academy 57

58 Andre årsaker til at avgiftsoppgaven ikke stemmer: - Bilag kan være ført i feil periode eller år. - Det kan være satt feil filter ved utskrift av avgiftsoppgaven. Husk at hver mva-termin omfatter 2 regnskapsperioder. F.eks. tilhører januar og februar mva-termin nr.1. - Sjekk om du har noen kontoer utenfor 3000 serien som du har satt som avgiftspliktige, dersom disse ikke er huket av for skal være med i grunnlag for utgående omsetning vil allikevel avgiften komme med i beregnet avgift, men grunnlaget vil ikke bli med. Denne avhukingen må også gjøres manuelt dersom du har opprettet egne kontoer i 3000 serien. TIPS: På Skatteetatens nettsider ( kan du få mer hjelp til utfylling av omsetningsoppgaven. Årsavslutning Overgang fra ett regnskapsår til et annet medfører bruk av særskilte prosedyrer, som for en stor del er iverksatt for å sikre korrekt tidsavgrensning i regnskapet. Som regel er det nødvendig å kunne fortsette bokføringen i regnskapsår 2007 en stund etter at kalenderen har vist år Årsaken til dette er at det alltid vil være et visst etterslep i de administrative rutinene, slik at f.eks. fakturaer for varer som er levert i slutten av desember gjerne blir fakturert et stykke ut i januar o.l. Dessuten vil det sjelden være aktuelt å bokføre årsoppgjørsposteringene før et stykke ut på nyåret. Samtidig må ikke dette være til hinder for at den daglige bokføringen kan gå som normalt. Man kan ikke risikere å måtte utsette bokføringen i år 2008 til kanskje langt ut i mars, når årsoppgjøret for regnskapsår 2007 omsider er i havn. Dette løses i Regnskapsmodulen ved at man i overgangen fra det ene året til det andre kan bokføre på begge regnskapsår samtidig. Dette gjør at brukeren tillates et greit spillerom med hensyn til årsoppgjøret, samtidig som den løpende bokføringen ikke blir skadelidende. Regnskapsåret avsluttes derfor først når alle posteringene er på plass, og utgående balanse for år 2007 overføres som inngående balanse i år Etter at årsavslutningen endelig er foretatt, er det ikke lenger mulig å bokføre eller endre på bokførte data i år Dette regnskapsåret er nå lukket. Skulle det senere oppstå forhold som man i ettertid gjerne skulle hatt med i regnskapet for år 2007, er den eneste løsningen å ta dette med som en korreksjonspostering i år Slike sikkerhetstiltak er påkrevet dersom løsbladforskriftenes krav om ikke slettbare lagringsmedier skal etterkommes. Regnskapsperioder Regnskapet i Mamut Business Software har 13 regnskapsperioder. Periode 1 til 12 er årets tolv måneder, periode 13 skal brukes til å postere årsoppgjørsposteringene. Regnskapsmodulen er laget slik at brukeren skal ha mest mulig fleksibilitet ved overgangen til et nytt år. Det innebærer at du ikke trenger å gjøre noe spesielt for å ta systemet i bruk i Den viktigste konsekvensen av et nytt år er at bokføringstransaksjonene blir bokført i det nye året, samtidig som brukeren har mulighet til å gå tilbake til forrige år for å gjøre seg ferdig. Dette Mamut Academy 58

59 innebærer at brukeren har mulighet til å bokføre på to forskjellige år samtidig. Nedenfor følger en liste over hvordan de ulike modulene bestemmer hvilke år som det skal bokføres i. Ordre/Fakturamodulen Bruker systemdatoen til å tildele Periode og Regnskapsår. Det betyr at hvis systemdatoen er vil fakturaen bli bokført i periode Hvis brukeren ønsker at Ordre/Faktura-modulen skal bokføre i 2007 etter at 2008 er begynt må brukeren endre fakturadato i ordrehodet til dato i Innkjøpsmodulen Bruker systemdatoen til å tildele periode og regnskapsår. Ellers er det likt som i Ordre/Faktura-modulen. Lønnsmodulen I lønnsmodulen velges regnskapsår i veiviseren for lønnsavregning. Bilagsregistrering I bilagsregistreringen står brukeren fritt til å velge Regnskapsår og Periode. Men man vil bare få frem ikke avsluttede perioder i de ulike årene. Hvis periode 12/2007 er avsluttet vil den eneste perioden som står igjen i 2007 være periode 13. Bilagsnumrene begynner på 1. I Mamut Business Software er det mest vanlige at hver bilagsart har en egen nummerserie. Hver nummerserie begynner på 1 hvert år. Dette gjør systemet automatisk når brukeren tar regnskapet i bruk i Det betyr at brukeren selv ikke trenger å gjøre noe når man tar de ulike modulene i bruk i Hvis du ønsker å fortsette på nummerseriene fra 2007 må du selv legge inn de siste brukte numrene under Første nummer i Da vil nummerseriene i 2008 fortsette der 2007 sluttet. Andre nummerserie Når det gjelder de andre nummerseriene som f.eks. Ordrenummer, Fakturanummer, og Kundenummer vil de fortsette der de sluttet i Med andre ord, det skjer ingen tilbakestilling av disse nummerseriene. Grunnen til dette er at disse registrene ikke har et klart skille per år slik regnskapet har. Periode 13 og årsoppgjørsposteringene Etter at periode 12/2007 er avsluttet er neste periode som kan avsluttes i 2007 periode 13, og denne blir avsluttet når du gjennomfører årsavslutningen for Hovedgrunnen til at man i et regnskapssystem har periode 13 er at de fleste brukere ikke vil gjennomføre årsavslutningen før en god stund ut i året etter. Mange avslutter ikke året før i april/mai påfølgende. De viktigste posteringene som dermed må gjøres i periode 13 er tidsavgrensningsposteringer (avskrivninger, varelagervurderinger, avsetninger osv.) og disponering av årsoverskudd/underskudd. De fleste bruker da et tradisjonelt årsoppgjørsprogram gjerne i samarbeid med sin revisor. Mamut Academy 59

60 Disponering av årsoverskudd/underskudd Når du gjennomfører årsavslutning i Mamut Business Software vil alle saldoene på balansekonti (konti mellom 1000 og 2999) bli overført til neste år som inngående saldo. For at dette skal bli riktig er det en forutsetning at resultatkonti (konti mellom 3000 og 9999) gjøres opp, og at overskuddet eller underskuddet avsettes som egenkapital. Det er to rapporter som viser om dette er gjort: Resultatregnskap Balanserapport Forutsetningen for å gjennomføre årsavslutning er at sum eiendeler er lik sum gjeld/egenkapital. Posteringen av overskudd/underskudd gjøres i bilagsregistreringen som diversebilag i perode 13 med posteringsdato Start veileder for årsavslutningen Når alle kostnadene og inntektene til et regnskapsår er registrert og årsoppgjørsdisponeringene er blitt bokført er det klart for årsavslutning. Årsavslutningen gjør at 2008 blir sperret for posteringer. Velg menyen Vis/Regnskap/Årsavslutning. Du vil da få følgende veileder frem. Dette er en hjelpemeny som guider deg gjennom årsavslutningen. Før du gjennomfører denne rutinen må du sørge for å ha avsluttet all aktivitet og gjennomført alle påkrevde rutiner for det foregående regnskapsår. Du må da sørge for å ha: Avsluttet alle regnskapsperioder Overført alle posteringer i Bilagsregistrering til Hovedbok. Skrevet ut Fakturajournal Skrevet ut Posteringsjournal (automatiske overføringer) Disponert resultatmessig over- eller underskudd Sørget for at Hovedboken er i balanse. Mamut Academy 60

61 Dersom dette ikke er gjennomført får du melding om dette gjennom veiviseren for Årsavslutning. Feilsøking ved Årsavslutning Nedenfor er det beskrevet hva de forskjellige feilmeldingene innebærer og hva du eventuelt kan gjøre for å rette opp dette. Dette gjelder dersom du får melding om at MBS ikke kan gjennomføre årsavslutning fordi: Periodene er ikke avsluttet Du må da avslutte årsavslutningsveiviseren og gå tilbake og avslutte periodene til og med periode 12. Du avslutter perioder ved å velge Vis/Regnskap/Avslutte periode. Alle perioder må avsluttes, også de periodene du eventuelt ikke har noen føringer på. Du kan bare gjennomføre én årsavslutning per firmadatabase per år. Hvis du ønsker å gjennomføre en ny årsavslutning må du hente frem en sikkerhetskopi fra før årsavslutningen og gjøre de endringer du ønsker. Men da er det viktig å være klar over at alt som er lagt inn etter at sikkerhetskopien ble opprettet blir overskrevet. Bilagsregistrering inneholder føringer som ikke er oppdatert Hvis Bilagsregistrering inneholder posteringer som ikke er overført til Hovedbok vil årsavslutningen ikke kunne gjennomføres. Disse posteringene (bilagene) må enten slettes eller overføres til Hovedbok før årsavslutningen kan fortsette. Fakturajournal må skrives ut Fakturajournal kan skrives ut fra Rapportmodulen under fanekortet Regnskap. Husk at fakturajournalen må skrives ut direkte til skriver og at utskriften må godkjennes. Posteringsjournal må skrives ut Posteringsjournalen skrives ut fra Rapportmodulen under fanekortet Regnskap. Rapporten som skal skrives ut heter Posteringsjournal (Automatiske overføringer). Husk at rapporten må skrives direkte til skriver for å bli godkjent. Mamut Academy 61

62 Over/underskudd er ikke disponert Når du gjennomfører årsavslutning i MBS vil alle saldoene på balansekonti (konti mellom 1000 og 2999) bli overført til neste år som inngående saldo. For at dette skal bli riktig er det en forutsetning at resultatkonti (konti mellom 3000 og 9999) tømmes mot en balansekonto. Hovedboken er ikke i balanse Hvis det i løpet av året har skjedd en postering som gjør at sum debetposteringer ikke er lik sum kreditposteringer vil årsavslutning ikke kunne gjennomføres. Dette kan komme av at systemet f.eks. har postert en feil ved øreavrundingen. En slik feil skal ikke forekomme. Dersom dette likevel har skjedd, og dette gjelder ditt regnskap, må du ta kontakt med vår supportavdeling som da vil hjelpe deg med å rette feilen. MVA konti Den eneste MVA-konto som skal inneholde posteringer når du gjennomfører årsavslutning er konto 2750 Oppgjørskonto MVA. Alle andre MVA-konti må gjøres opp i 20XX. På denne måten vil den inngående saldoen som blir opprettet for 20XX kun ta med seg det du eventuelt skylder/har tilgode av merverdiavgift Posteringer på andre MVA-konti kan skyldes tre forhold: Termin 6 er ikke skrevet ut og godkjent. Tidligere terminer (T1-T5) er ikke skrevet ut og godkjent. Det er blitt postert bilag som inneholder mva-føringer i periode 13/2008. Når det gjelder de to første punktene må du gå til Vis/Regnskap/Avslutte periode. Husk at hver termin består av 2 perioder. F.eks. tilhører januar og februar termin 1. MVA posteringer i Periode 13 Hvis du har bokført bilag i periode 13 som inneholder MVA-posteringer må du manuelt gjøre opp disse. Disse posteringene vil ikke komme med på en systemgenerert avgiftsoppgave og du må derfor ta dette med som en korreksjon på den neste avgiftsoppgaven som skal innberettes. For å vite hvordan dette oppgjørsbilaget skal posteres lønner det seg å skrive ut en Saldobalanse hovedbok for regnskapsåret Mamut Academy 62

63 Sikkerhetskopiering Dersom alt er korrekt i regnskapet i forhold til feilsøkingen som er beskrevet ovenfor, vil veiviseren gå videre til neste punkt: Her har du mulighet til å ta sikkerhetskopi. Gjennomfør årsavslutning Dette er siste meny i veiviseren som har guidet deg gjennom årsavslutningen. Ved å trykke på Fullfør vil inngående saldo per bli generert og bokført som bilag Inngående Saldo nummer 1 (IS1) Den siste dialogboksen som kommer frem er bare en verifikasjon på at regnskapsåret 2008 er avsluttet. Mamut Academy 63

64 Viktige regnskapsrapporter Hva menes med filter/utvalg i rapporter? Det er dette vinduet som alltid kommer frem når du skal skrive ut en rapport. Her er det mulig å begrense utvalget av hva som skal komme med på rapporten, f. eks kun resultat for januar (fra periode 1 til og med periode 1). Posteringsjournalene Viktige rapporter som er en kvittering på hva som har blitt bokført i hovedboken. Viktig å ta vare på! Saldobalanse hovedbok Summerer status på alle konti for det utvalget som gjøres. Viktig rapport hvis man skal eksportere data til andre systemer f. eks til årsavslutningssystemer eller ved konsernkonsolidering. Resultatregnskap Viser resultatet i henhold til oppstillingsplanen med spesifisering på hver enkelt konto. Det finnes flere varianter som sammenligner med budsjett og fjorårstall. Balanserapport detaljert Viser balansen i henhold til oppstillingsplanen med spesifisering for hver enkelt konto. Hovedboksutskrift, spesifisert, Stående Denne rapporten er perfekt for avstemning av f. eks bankkonto. Rapporten inneholder inngående saldo, periodens bevegelser og utgående saldo for hver enkelt periode. Reskontro utskrifter I rapportmodulen velges reskontro kunder og reskontro leverandører som rapporter. Her velges status etter hvilke poster man ønsker; åpne, lukkede eller alle poster. Ønsker du en liste over ubetalte regninger er det enkleste å gå inn i reskontrovinduet og skrive ut en liste fra forhåndsvisning, denne listen er i A4 format og skriver en linje pr. postering uten linjeskift mellom postene. Vær oppmerksom på sorteringsmulighetene du har ved å markere aktuell kolonne du ønsker sortering etter. Mamut Academy 64

65 Nyttige linker Det finnes flere nettsteder som kan være til hjelp med regnskapsarbeidet. Nedenfor finner du noen av de viktigste linkene: Mamut artikkelsøk: Skatteetaten: Arbeids- og Velferdsforvaltningen (Trygdeetaten) : Oppslagsverk: eller Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening: Regnskapsrelatert info for næringslivet: Den norske revisorforeningen: Bedriftsinformasjon: Mamut Academy 65

66 Mamut Teamwork Mamut tilbyr kostnadsfri tjeneste ved navn Mamut Teamwork til alle virksomheter og privatpersoner. En av mulighetene her er Online Backup. Online Tjenesten er en Internettbasert, sanntid backup og lagringstjeneste. Mamut Teamwork er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Mamut Teamwork jobber automatisk i bakgrunnen og sikkerhetskopierer dine filer i det øyeblikket de opprettes eller endres. Dataene krypteres på din PC og overføres sikkert til server hvor dataene oppbevares kryptert. Dataene krypteres med dine private krypteringsnøkkel som kun du har tilgang til. Du laster ned Mamut Teamwork og velger hvilke mapper du ønsker å sikre. Det er det hele. Tilgangen til dine data sikres gjennom din e-postadresse og det passordet du selv bestemmer, samt din personlige krypteringsnøkkel. Dermed har du en sikker løsning for dine viktigste data. Mamut Teamwork krever at din maskin kjører på Microsoft Windows operativsystem. Det anbefales at du kjører på Windows 2000 eller Windows XP. Dersom du har en PC som er eldre enn 18 måneder må du laste ned Microsoft.NET Framework. Mamut Online Backup krever også Internet Explorer. Det kreves minimum ADSL, fastlinje eller kabelmodem for effektiv utnyttelse av Mamut Teamwork. For ytterligere informasjon se Mamut Academy 66

67 Fasit Oppgave 1: Finn frem kontoen 1700 og høyreklikk på kundefordringer og velg nytt element. Skriv inn navnet på det nye elementet og angi at denne kontoen skal summeres på det nye elementet. Oppgave 2: Gå inn på hovedbok og velg Fremtidig kontantstrøm, velg å veivisere og på side 3 i veiviseren bygger du opp bildet slik etter at du har klikket på ny. Mamut Academy 67

68 Oppgave 3: Gå inn på hovedbok og klikk på den som ligger helt på høyre bildet slik: og bygg opp Alternativ ikke bruk formel på den siste, men velg periode 1 til 12. Oppgave 4: Gå inn på Budsjett og klikk ny. Kall budsjettet for 1. utkast og si at du skal opprette budsjettet på bakgrunn av hovedbokskontoer og velg å hente data fra reelle regnskapstall. Legg inn økning av salgs- og kostnader på neste bilde. Mamut Academy 68

69 Oppgave 5: Gå inn på Budsjett og velg budsjettet for 1. utkast. Klikk på på. Opprett fordelingsnøkkelen slik: og deretter Gå tilbake til budsjettet og klikk på salgsbudsjettet samt og tast inn 3010 kontoen og beløpet på Velg deretter innkjøpsbudsjettet og klikke på. Tast inn konto 4010 og beløpet Husk å bruke den fordelingsnøkkelen som du nettopp opprettet på begge kontoene. Mamut Academy 69