MekoEasy Verksted. 10. Bokføring. brukerhåndbok. Versjon Vedlegg til. No_MekoEasy 2.12 Appendix 10. Bokføring

Transkript

1 No_MekoEasy 2.12 Appendix 10. Bokføring 10. Bokføring Vedlegg til brukerhåndbok Versjon 2.12 MekoEasy Verksted Utgave 2: Versjon Jan Sida 1 av 44

2 Innholdsfortegnelse: Innledning Metoder for overføring av faktureringsinformasjon til regnskap Metode 1: Fakturajournal med kontering leveres til manuell bokføring i annet regnskapssystem... 4 Prosess: (Metode 1)... 4 Overføring til ekstern regnskapsfører:... 5 Bokføring Metode 2 - Overføring til MekoEasy regnskap Prosess: (Metode 2)... 9 Overføring/bokføring mot MekoEasy regnskap: Bokføring Registrere innbetalinger fra kunder Rapportering/Forespørsel kundereskontro Forespørsel kundereskontro/hovedbok: Åpne poster reskontro: Aldersfordelt saldoliste kunder: Kjøre en saldobalanse: Behandling Oppdateringskø/posteringsoversikt: Tilbakedatering av bunke Purring Forutsetninger: Gjennomføring av purring Utskrift av blanketter og konteringslister Sida 2 av 44

3 Innledning Dette appendix er andre utgaven av et vedlegg til brukerhåndboken for MekoEasy. Appendix beskriver Mekonomen sin bokføringsprosess og metoder for overføring av faktureringsopplysninger mot regnskap. Dokumentet er under revisjon og kommer på sikt til å bli en del av brukerhåndboken til MekoEasy. Sida 3 av 44

4 10.1 Metoder for overføring av faktureringsinformasjon til regnskap Vi har her beskrevet to ulike metoder for overføring til regnskap/bokføring i regnskap: : Fakturajournal med kontering leveres til manuell bokføring i annet regnskapssystem : Fakturajournal overføres automatisk til kundereskontro og hovedbok i MekoEasy regnskapsmodul Metode 1: Fakturajournal med kontering leveres til manuell bokføring i annet regnskapssystem. Prosess: (Metode 1) Faktura/Behandling Kassaoppjør Kassaoppgjør kjøres hver dag Se brukerhåndbok MekoEasy punkt. 4.2 Faktura/Behandling Fakturakjøring Kjøres som vanlig Se brukerhåndbok MekoEasy punkt: 3.11 Faktura/Behandling Overføring til regnskap Rutine lager fakturajournal med kontering til bruk for regnskapsfører Kjøres min. 2 ganger i uken. Kopi av faktura samt kopi av bilag kassaoppgjør må leveres med til regnskapsfører. Side 5 Sida 4 av 44

5 Overføring til ekstern regnskapsfører: Overføring av faktureringsopplysninger Denne metoden beskriver prosessen som vises i skjema side 4. Etter en fakturakjøring og kassaoppgjør skal alle faktureringsdata legges over til regnskap (for eks. to ganger i uken). Stå i MekoEasy Faktura og gå til oppgavetreet Behandling/ Overføring til regnskap: Alternativt, gå til Menylinjen: Dialogruten viser Overføring av ordrer til regnskap. Øverst i dialogruten viser tidspunkt for siste utførte overføring. 25 Under Ny overføring vises det antall ordrer (inkl. kassaoppgjør) som ligger klar for overføring. Bekreft overføring til regnskap ved å klikke på knappen Start overføring. Prosessen vises i neste dialogrute: Sida 5 av 44

6 Bokføring Når rutinen overføring til regnskap er utført vises skjermbilde for utskrift av Fakturajournal med kontering Listen skrives ut på standardskriver. Fakturajournal med kontering inneholder detaljerte faktureringsopplysninger som må arkiveres. I tillegg leveres listene til manuell bokføring til annet regnskapssystem sammen med tilhørende fakturakopier. Eksempel på Fakturajournal med kontering (se neste side) Sida 6 av 44

7 Eksempel på Fakturajournal med kontering : Listen viser detaljer fra overføringen Side 1 av 3 Side 2 av 3 Side 3 av 3 Sida 7 av 44

8 Ønskes en kopi av Fakturajournal med kontering gå tilbake til menyen for Overføring til regnskap. Gå deretter til Vis historikk. Her velger man den overføringen man vil ta kopi av og klikker på høyreklikk for ny utskrift. Høyreklikk Ps! Fakturajournalen og fakturakopier leveres til manuell bokføring mot annet regnskapsprogram (Metode 1). (Om det er ønskelig å benytte en overføringsfil mot regnskapsfører kontakt da vedr. forutsetninger). Sida 8 av 44

9 Metode 2 - Overføring til MekoEasy regnskap. Prosess: (Metode 2) Faktura/Behandling Kassaoppjør Kassaoppgjør gjøres hver dag Se brukerhåndbok punkt: 4.2 Faktura/Behandling Fakturakjøring Kjøres som vanlig Se brukerhåndbok punkt: 3.11 og 6.2 Faktura/Behandling Overføring til regnskap 1. Rutine kjøres min. 2 ganger i uken eller etter behov Fakturajournal med kontering lages her og fakturaopplysninger 2. overføres automatisk mot MekoEasy Regnskapsmodul Side 9 Regnskap/Registrering Registrere innbetalinger Registrere betaling fra kunder Sida 12 Regnskap/Rapportering Saldobalanse Saldobalanse kan for eksempel leveres til regnskapsfører for bokføring Side 23 Sida 9 av 44

10 Overføring/bokføring mot MekoEasy regnskap: Denne metoden beskriver prosessen som vises i skjema side 8 (bokføring mot hovedbok og reskontro skjer da i MekoEasy Regnskap). Etter en fakturakjøring og kassaoppgjør skal alle faktureringsdata (fakturajournal) legges over til regnskapsmodulen og bokføres. (for eks. to ganger i uken). I regnskapet ditt blir da både kundereskontro og hovedboken oppdatert. Stå i MekoEasy Faktura og gå til oppgavetreet Behandling/ Overføring til regnskap: Alternativt, gå til Menylinjen: Dialogruten viser Overføring av ordrer til regnskap. Øverst i dialogruten viser tidspunkt for siste utførte overføring. 25 Under Ny overføring vises det antall ordrer (inkl. kassaoppgjør) som ligger klar for overføring og bokføring i MekoEasy Regnskap. Bekreft overføring til regnskap ved å klikke på knappen Start overføring. Prosessen vises i neste dialogrute: Sida 10 av 44

11 Bokføring Når rutinen overføring til regnskap er utført vises skjermbilde for utskrift av Fakturajournal med kontering Listen skrives ut på standardskriver. Fakturajournal med kontering skrives ut på standardskriver og arkiveres. Eksempel på Fakturajournal med kontering Listen viser detaljer fra overføringen: (se også neste side) Sida 11 av 44

12 Eksempel på Fakturajournal med kontering : Listen viser detaljer fra overføringen Side 1 av 3 Side 2 av 3 Side 3 av 3 Sida 12 av 44

13 Ps! Ønsker du en kopi av fakturajournal med kontering, gå tilbake til menyen for Overføring til regnskap. Gå deretter til Vis historikk. Her velger man den overføringen man vil ta kopi av og klikker på høyreklikk for ny utskrift. Høyreklikk OBS! (metode 2) Din overføring er nå oppdatert og bokført i regnskapet (kundereskontro og hovedbok i MekoEasy Regnskaps). Se punkt hva angår oppdateringskø/logg og for eksempel punkt vedr. forespørsel på reskontro/hovedbok i regnskapsmodulen. Sida 13 av 44

14 10.2 Registrere innbetalinger fra kunder Registrering av innbetalinger fra kunder gjøres i Regnskapsmodulen. Gå til Oppgavetreet, velg Regnskap/Registrering/Innbetalinger. Alternativt, gå opp på Menylinjen og velg registrering/ Innbetalinger Ved første gangs registrering, oppgi hvilken hovedbokskonto som skal benyttes. Alle tre konti må fylles ut for å unngå at dialogboks vises for hver gang en bruker modulen. Det er mulig å oppgi samme hovedboks konto på alle felt om en av de tre betalingskonti ikke benyttes. Åpningsbildet for registrering av innbetalinger fra kunder: Sida 14 av 44

15 I registreringsbildet stopper Markøren i feltet Fakturanummer. Dagens dato blir automatisk foreslått og Bank foreslås automatisk som standard i feltet Betalingskode. PS! For å bevege seg mellom feltene bruker man Enter-knappen. Ønsker man å endre Betalingsdato og Betalingskode, må man klikke seg inn i disse feltene. Ved å klikke på Avbryt kan en gå ut av registreringsbildet. Registrere innbetaling fra kunder: Fakturanummeret (postnummeret) er kjent: Legg inn fakturanummeret og trykk Enter. Markøren flyttes nå til Innbetalt beløp feltet. Fakturabeløp/Restbeløp foreslås som innbetalt beløp og man kan bekrefte med å taste Enter eller endre til beløpet som er innbetalt og taste Enter. Trykk Enter en gang til eller på Utfør innbetaling og posteringen er registrert. Ps. Sjekk at betalingsdato og betalingskode stemmer, evt. velg annen bank/kasse fra listen. Klikk på Utfør innbetaling Posten flyttes da nederst i skjermbildet som en linje og ligger nå klar til oppdatering/bokføring. Sida 15 av 44

16 Søk på fakturanummer/postnummer under registrering I noen tilfeller er Fakturanummeret (postnummeret) ukjent eller det finnes flere poster med samme fakturanummer (postnummer). En har da mulighet til å søke etter riktig post/fakturanummer. Klikk da på søkeknappen Fakt. søk til høyre for fakturanummerfeltet eller Funksjonstasten F3. Det gis muligheter til å søke på Kundenavn, Kundenummer, Beløp og/eller Fakturadato. For å søke klikk på Søk nå knappen, resultatet kommer opp og man velger riktig post ved å dobbeltklikke på posten eller markere posten og klikke på Velg. Den valgte posten kommer nå opp i innbetalingsbildet, og man har muligheten til å endre Innbetalingsbeløpet, Betalingsdato og Betalingskode før den godkjennes/oppdateres. Trykk Enter eller på Utfør innbetaling for å få posteringen registrert. Posten ligger nå klar til oppdatering og vises som en linje i oversikten nederst i bildet. Sida 16 av 44

17 Avslutt registreringen Ønsker man under registreringen å gå ut av registreringsbildet klikker man på Avbryt. Har man poster i listen som ikke er oppdatert, vil man få en advarsel om dette. En velger JA til å avslutte uten at disse postene blir oppdatert, eller NEI til å avslutte og i stedet behandle/oppdatere disse postene før programmet lukkes. Endring av registrert innbetaling: Har man Utført(godkjent) en innbetaling, men finner senere ut at den ikke er korrekt, kan man endre denne helt til man har valgt å oppdatere linjene. Man kan dobbeltklikke på den aktuelle posten nede i oversikten og får hentet posten opp igjen for å gjøre ønskede endringer. En annen mulighet for å hente tilbake posten er å høyreklikke på posten og velge Endre, Slette, eller Endre konto bank/post i boksen som kommer opp. Kontroll på om innbetaling allerede er registrert: Forsøker man å foreta en innbetaling på en post som allerede er oppdatert og avregnet/bokført i regnskapet vil man få følgende melding Ubetalt faktura finnes ikke. Sida 17 av 44

18 Oppdatering/bokføring i regnskapet Klikk her for å oppdatere alle innbetalinger som er listet ovenfor For å få innbetalingene endelig oppdatert i regnskapet, klikker man på Oppdater linjene. Postene i oversikten vil bli oppdatert i regnskapet. I samme operasjon blir det automatisk skrevet ut en journal over disse postene. Knappen Skriv journal gir muligheten til å skrive ut kopi av tidligere utskrevne journaler, pr. måned eller nye poster for denne måned Sida 18 av 44

19 Eksempel på innhold i regnskapsbilag som ligger i oppdateringskø: Gå til Menylinjen og velg Behandling/Oppdatering: I oppdateringskøen vises disse bunkene med type Innbetaling. Ved å markere bunken og høyreklikke får man mulighet til å se på innholdet i oppdatert bunke ved å velge List poster. Her ser man at feltet Bilag viser bilagsnummer 9, som ble foreslått som neste ledige bilagsnummer iht. oppgitt nummerserie for kasse/bank. Feltet Debetkonto viser den hovedbokskontoen innbetalingen går mot. Kreditkonto viser kundenummer (Reskontronummer) betalingen er ført mot. Ovennevnte hovedbokskonto ligger definert i Firma Styreopplysninger under egne felt. Disse konti settes evt. i et eget menyvalg ved første gangs registrering av innbetalinger. For å få oversikt over kontoinnstillinger i Firma Styreopplysninger: Gå evt. til Menylinjen og velg Grunndata/Firma Styreopplysninger. Stå i fanen for Kontoopplysninger Parametersettinger i Firma Styreopplysninger: (ønskes endringer i oppsett her kontakt Support) Sida 19 av 44

20 10.3 Rapportering/Forespørsel kundereskontro Forespørsel kundereskontro/hovedbok: Man kan søke i hovedboken på kundreskontro og transaksjoner, ved å gå til Oppgavetreet og velge Rapportering, forespørsel. Alternativt gå til Menylinjen: Fyll ut kundenummer direkte eller klikk på Løperen for å søke. Eksempel på kontoutdrag: I samme forespørsel-meny kan en forespørre på andre opplysninger i hovedboken /reskontro ved å velge fra nedtrekksmenyen. Tips! Ved å høyreklikke i samme bildet kan en ved reskontro velge å se nærmere på hvilke poster som er Åpne poster. Sida 20 av 44

21 Åpne poster reskontro: For å skrive ut en oversikt over åpne poster (f.eks. saldo ubetalte faktura) på din kunde: Gå til oppgavetreet, velg Rapportering, Rapporter, Reskontro på menylinjen. Velg Åpne poster og klikk på ikonet for løperen. Alternativt gå til Menylinjen: Sida 21 av 44

22 Nå vises et skjermbilde over åpne poster: Sida 22 av 44

23 Aldersfordelt saldoliste kunder: Her vises en totaloversikt på dine utestående faktura knyttet opp mot dine kunder (med forfallsintervall som er aldersfordelt). Velg Rapportering, Rapporter, Reskontro. Velg deretter Saldoliste, Ny. Sjekk at regnskapsår og periode/dato stemmer med dagens dato og Klikk deretter på ikonet for løperen. Her vises et utdrag av aldersfordelte saldoliste du nå har laget. Sida 23 av 44

24 Kjøre en saldobalanse: Rapporten Saldobalanse viser alle hovedboksposteringer for ditt firma og gir deg en oversikt over Beholdning, inntekter og utgifter. Velg Rapportering, Finans på menylinjen: Velg Saldobalanse og klikk på ikonet for løperen. Sida 24 av 44

25 Du kan nå velge dato og den regnskapsperioden du ønsker å ta ut saldobalansen på. Se Dato fra / Dato til i bildet nedenfor: Klikk Fortsett: Her vises et eksempel på en saldobalanse. Denne rapporten viser alle bokføringer og firmaets resultat i oppgitt periode. En saldobalanse kan da for eksempel leveres til din regnskapsfører som et grunnlag for bokføring i et annet regnskapssystem. Sida 25 av 44

26 Ønskes det at desimaler vises på saldobalansen kan man ved oppstart av Saldobalanse, samme bildet en setter periode/år etc. gå til Utforming og endre hver kolonne til tallvisning med desimaler. Rapporten kan også lagres som egen rapport (pr. bruker) og startes ved valget Rapportering/Egne rapporter. Sida 26 av 44

27 10.4 Behandling Oppdateringskø/posteringsoversikt: Din fakturajournal har nå blitt overført til regnskap. Posteringsoversikt finnes i delsystemet Oppdatering i Regnskap. Vil du se at oppdateringen er gjennomført. Gå til Oppgavetreet, velg Regnskap/Behandling/ Oppdatering. Alternativt velg fra Menylinjen: Se illustration nedenfor.: Her vises alle regnskapsbilag i bunker som oppdateres i MekoEasy Regnskap på ditt firma sortert etter dato. Faktura og posteringer vises også på reskontro og i hovedbok. (se punkt om forespørsel). Vil du se hva bunken inneholder merk av aktuell bunke og høyreklikk for list poster. (Viser status på bunken klar kan en å velge Oppdatere denne bunken.. Finner du ikke din overføringsbunke høyreklikk og sjekk Avviste bunker) Sida 27 av 44

28 For innstillinger oppdateringskø i Firma Styreopplysninger : Innstillinger for oppdateringskø finnes under menyvalget Grunndata/Firma/Firma Styreopplysninger/Regnskapsopplysninger valgt oppdateringstype Satsvis oppdatering. Se illustrasjon neste side: For endring av oppdateringstype til Direkte oppdatering, klikk i nedtrekksfeltet for valg. Ønsker du en saldobalanse som viser din bokføring inneværende måned eller andre perioder gå til punktet for Utskrift av saldobalanse, side 23. Sida 28 av 44

29 Tilbakedatering av bunke Bunker som ikke har grønt merke i oppdateringsbildet for bunker, er allerede oppdatert i Regnskap. Dersom du oppdager en feil, har du mulighet for å tilbakeføre en oppdatert bunke. Systemet generer motposter som nøytraliserer den opprinnelige bunken i Regnskap. Motpostene oppdateres direkte. Både den opprinnelige bunken og tilbakeføringspostene vises i bilagsjournalen. Høyreklikk på bunken du ønsker å tilbakeføre. En meny vises. Marker bunke og høyreklikk for å velge i hurtigmeny Velg Tilbakefør denne bunken. Data til Regnskap genereres fra ulike systemer og Bunkenummer er ikke et entydig begrep. En dialogboks viser deg bunkene med nummeret du oppga og lar deg velge den riktige. Sida 29 av 44

30 Tilleggspørsmål: Ønsker du også å få generert opp opprinnelig bunke for vedlikehold? Hvis du svarer JA på dette spørsmålet, hentes den opprinnelige bunken opp på nytt i registreringsbildet slik at den kan endres og oppdateres med evt. endringer: Høyreklikk og velg denne for å endre perode Sida 30 av 44

31 Purring Forutsetninger: Før man bruker inkassofunksjonene, må man sjekke at følgende opplysninger er lagt inn i grunndataene: Firma Styreopplysninger: Kontoopplysninger: Skal renter og purregebyr bokføres på reskontroen ved purring, må man sette inn kontohenvisninger for dette under fanen Kontoopplysninger. Det er også mulig å legge disse inntektene mot en fast dimensjon A. (For eksempel adm. avdelingen som har jobben med å utføre dette) Ved automatisk kontering av renter og gebyr, vil man få anledning til å purre på disse ved nye Purrerunder. Ny renteberegning av postene vil ta utgangspunkt i siste purredato på postene. Dersom man ikke setter inn noen kontoer i firmaopplysningene, men ønsker å kjøre med gebyr og renter mot kunden, vil dette vises på blanketten til kunden, men man må evt. postere dette manuelt dersom kunden betaler rentene og gebyret. Velger man å kjøre uten postering av renter og gebyr, vil InfoEasy beregne renter fra forfallsdato ved nye purrerunde, i stedet for fra siste purrekjøring. Sida 31 av 44

32 Purring: Under fanen Purring fyller man inn feltene i samsvar med de preferanser som gjelder for purring i firmaet. For eksempel hvor mange purringer skal man kjøre, grenser for renteberegning, rentesats, sats på purregebyret, dager mellom purringene etc. Sortering av utplukk: Her kan man velge om utplukket skal sorteres på navn eller reskontronummer. Høyeste purrenivå: Hvor mange ganger skal man purre posten før den legges over til max purreliste Høyeste purrenivå, purregebyr: Denne fungerer ikke, har man valgt å bruke gebyr, vil man få det på alle purrenivåer Purregrense for purrenota: Her kan man sette inn en grense for når en kunde skal purres. Setter man inn for eksempel kr 100,-, vil det ikke komme ut purrenota på kundene før utestående er kommet over kr 100,- Purregebyr på purrenota: Her setter man inn satsen på purregebyret. Her finnes det lover for hvilke satser man kan benytte. Grense for renteberegning: Her kan man sette inn en grense for når en kunde skal få lagt til renter på purringen. For eksempel kan man sette inn kr 100,- da vil det ikke komme ut renter på purrenota på denne kunden før rentene har oversteget kr 100,-. Rentesats: Her setter man inn rentesatsen som skal benyttes pr. år eller måned. Denne reguleres av myndighetene, og man må selv passe på å endre den i firmaopplysningene. Sida 32 av 44

33 Dagsintervaller: Her legger man inn hvor mange dager man ønsker fra forfallsdato til 1. gangs purring, og evt. til 2. og 3. gangs purring dersom dette benyttes. Dager mellom høyeste purring fungerer kun dersom man ikke benytter seg av max purreliste. Dager mellom betalingsspesifikasjon fungerer kun dersom man har krysset av for bruk av betalingsspesifikasjon. Dager før oppgjorte poster slettes, her setter man inn hvor mange dager postene skal ligge i åpenpostkartoteket før de blir fjernet. Dette er viktig for de som kjører purring på for seint betalte poster. Dager fra forfall til rentebergning, her legges det inn et dagantall dersom ikke rentene skal beregnes fra forfallsdato. Dager mellom renteberegning, her legges det inn et dagantall dersom man ikke ønsker at det skal tilkomme nye renter ved 2. gangs purring før dette dagantallet er passert. Betalingsspesifikasjon: Krysses av dersom dette benyttes. Dette er kun en oppstilling av de åpne postene som finnes på kunden, og inneholder ikke gebyr, renter eller betalingsblankett. Bruke liste over høyeste purrenivå: Krysses av dersom man ønsker at postene ikke skal purres flere ganger enn det som er satt opp i firmaopplysningene. Dersom haken ikke er satt, vil postene bli purret på høyeste purrenivå inntil de er oppgjort. Rentebergning av betalte poster: Dersom man velger å purre på for seint betalte poster Renteberegning av ikke betalte poster: Dersom man skal purre på forfalte ikke betalte poster. NB! Man må velge å kjøre purringen kun på en av disse måtene. Renter på renter: Er iflg. endringer i Inkassoloven i Norge ikke lenger lovlig og fungerer dermed ikke. Feltene for overføring til Inkassobyrå: Når postene kommer på Max Purreliste har man en mulighet for filoverføring mot Inkassobyrå. Ta kontakt med Daldata Bergen, for å sjekke ut om deres firma kan benytte denne funksjonen. Sida 33 av 44

34 Purring - Reskontroopplysninger: Kundene kan ha avvikende oppsett i forhold til firmaopplysningene, dette settes på den enkelte kunde under Grunndata, Reskontro og fanen Regnskap.. Kunden kan ha eget oppsett mht. purrerutine, rentesats og språktekst. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom man har en kunde som ønsker informasjonen på purrenotaen på et annet språk enn det firmaet benytter normalt. I feltet Styrekode tar man stilling til om hva som skal purres på kunden, her er det foreløpig bare valgene Skal brukes og Sperret for bruk som fungerer optimalt. Firma Språktekster (Grunndata) Gå til Grunndata/Språktekster. Her legger man inn ønsket tekst som skal komme ut på purreblankettene. Kjører man med flere purringer, kan man legge inn fritekstfelt med ulik tekst på de ulike purrenivåene. En kan enkelt forflytte seg i fritekstfelt med markøren eller med piltastene til høyre. Sida 34 av 44

35 Gjennomføring av purring FØR man starter utplukket: 1. Kjør en Åpenpost liste (se punkt ) Det er viktig at kundereskontroene er avregnet før man starter med purring, kjør en åpenpost liste over kundene. Dersom man finner kundereskontroer hvor postene ikke er avregnet, avregn disse postene via postavregningen i bilagsregistreringen. 2. Postavregning via bilagsregistrering (se punkt ) Åpne Registrering av Bilag på menylinjen. Stå i registreringslinjen, i feltet for Bilag, Klikk F2 og velg postavregning Legg inn reskontronummeret til kunden Dobbeltklikk på de postene som går mot hverandre Velg deretter Oppdater, har man flere reskontroer som skal avregnes, legg inn neste reskontronummer. Når man er ferdig, klikk på Tilbake NB! Oppdater deretter bunken (Den ser tom ut, men den inneholder en del data som skal oppdateres i åpenpostkartoteket) Sida 35 av 44

36 For å unngå at det blir beregnet forsinkelsesrenter når en kreditnota skal avregnes mot en faktura, må man endre avregningsdatoen lik forfallsdatoen på kreditnotaen (datoen som står i datokolonnen) på de postene som inngår i avregningen. 3. Endring av forfallsdato via korreksjon post mot post Dersom kreditnotaen er blitt postert inn i InfoEasy med direkte postavregning mot postnummeret til opprinnelig faktura, må man gå inn i korreksjon post mot post og sette forfallsdatoen lik datoen på kreditnotaen for å unngå forsinkelsesrenter. Disse postene vil ikke være synlig på åpenpostlisten fordi de er avregnet, men i korreksjon post mot post vil man se begge postene dersom man velger å vise poster med null i restbeløp. Marker posten og endre forfallsdatoen: Endret avregningsdato lik forfallsdato på kreditnota Sida 36 av 44

37 Purring - utplukk: Gå til menylinjen og velg Behandling, Purring. Behandlingskriteriene som kommer opp i oppstartsbildet for purring hentes fra Firmaopplysningene. Behandlingsdato: Her settes den datoen som man ønsker skal være purredatoen Det er denne datoen, sammen med hvor mange dager man har satt inn inn før forfalte poster skal purres, som bestemmer hvilke poster som kommer med i utvalget Under Behandle la valget stå som foreslått utvalg på enkelte purrenivå fungerer ikke. Blankett: Ved purring er det mulig å velge mellom felles eller separate purre- og rentenota. (Standardsetting er felles purre- og rentenota, dvs. at renteberegning og ubetalte poster vises på samme blankett). Språk: Har man kunder som krever ulikt språk på purrenotaen kan det defineres flere språkkoder. Under hver språkkode kan man definere egen språktekst pr. purrenivå. Man har og man muligheten for å foreta utplukket ut i fra hvilken språkkode som er satt på kundene. Utvalgskriterier, for kundenummer, reskontrogruppe og sted: Man kan velge om man vil kjøre for en kunde eller en serie av kundene, man kan kjøre for kun en bestemt reskontrogruppe dersom kundene er styrt mot ulike reskontrogrupper. Er kundene knyttet opp mot en bestemt dimensjon A i reskontroopplysningene (her kalt sted) kan man foreta utplukket på dette. Sida 37 av 44

38 Behandlings kriterier Informasjonen her blir hentet fra Firmaopplysningene og fanen Purring Logging: Brukes ikke Etter at parametrene er satt, klikk på Start og utplukket utføres ut i fra valgte kriterier. Når utplukket er klart får man valget om og Slett utvalg, Behandle eller Avslutt Nytt utvalg Kjør rapportene purre- og renteliste: Før man begynner å foreta valg av hvilke poster/kunder som skal være med, kan det være lurt å kjøre ut rapporten Purreliste og Renteliste for å se om disse er OK. Disse rapportene ligger under Rapporter, fanen Reskontro og heter Purreliste og Renteliste. Sida 38 av 44

39 Purrelisten viser alle postene som ligger i utplukket. Postene med 0,- i beløpskolonnen, vil i utplukket vises med 0,- i restbeløp, men med en rentesaldo fordi postene er betalt for seint og man vil få utstedt en rentenota på disse postene. Nivå 1 - Posten blir purret denne gang. Nivå 2 Posten har blitt purret før Eks. Nivå 4 Posten har da vært purret en del ganger tidligere og vil havne på Max purreliste Sida 39 av 44

40 Godkjenning av poster til purring: Deretter går man i gjennom utplukket og tar med seg de postene som skal purres. Det er flere muligheter for å velge postene som skal være med i purringen, vet man at alle eller nesten alle postene skal være med, er det raskest å høyreklikke i bildet og velg Behandle alle. Deretter kan man bla seg i gjennom utvalget og ta vekk de kundene eller enkeltposter som evt. ikke skal purres. Ønsker man å gå i gjennom kunde for kunde, blar mellom disse ved bruk av Forrige og Neste. Man har også muligheten til å legge kundenummeret inn i Kundefeltet og gå direkte til den aktuelle kunden. Skal alle postene på kunden være med velger man Godkjenn kunde Skal man kun purre enkelte av postene må man dobbeltklikke på de postene som skal være med i purringen. Har man godkjent en kunde man allikevel ikke ønsker å purre kan man hente opp den aktuelle kunden i utplukket og velge Annuller kunde. Da blir alle postene på denne kunden annullert. Det er også mulig å annullere alle kundene ved å høyreklikke og velge Annuller alle Sida 40 av 44

41 Når man har gått igjennom hele utplukket og markert de kundene og postene man ønsker å purre, klikk på Oppdater. Legg inn hvilket år og periode utplukket skal godkjennes på. Det er i denne perioden renter og purregebyr blir postert på kundereskontroen dersom det er valgt at dette skal posteres. Klikk på Ja, det vil nå bli generert en bunke til regnskapet. Denne inneholder informasjon om hvilke poster som er blitt purret, og vil endre purrestatusen på disse åpne postene på kundereskontroen. Postene har nå fått lagt inn rente og purredato. Sida 41 av 44

42 Utskrift av blanketter og konteringslister Rapporter og konteringslister tas ut ved å velge Rapporter på menylinjen. Gå til fanen Reskontro: Har man valgt å skrive ut separate rente- og purrenotaene, velger man Purring-Rentenota og Purring- Purrenota fra listen under Rapportering-Rapporter-Reskontro. Det er under flere av listene valgfrie filtre for å kunne skrive ut notaer for alle, en eller noen kunder, samt muligheten til kun å skrive ut de som er merket med inkassovarsel. Det siste valget vil lette jobben for å skrive ut kopi av de notaene man skal sende over til inkassobyrået. I Norge er et krav om at inkassovarsel skal sendes med til Inkassofirmaet. Eksempel på utskrift Purring Nivå 1 - Forfalte poster: ( herunder vises en blankett betalingspåminnelse samt neste side Rentenota.) Sida 42 av 44

43 Rentenota I tillegg til å skrive ut selve purreblankettene finnes det muligheter for å skrive ut flere konteringslister som gjelder den aktuelle purringen. Se under Rapporter Reskontro. Disse rapportene er det mulig å skrive ut både underveis i purringen (se pkt ) og etter at utplukket er godkjent. Tar man rapportene ut underveis i purringen inneholder disse listene alle postene i utvalget. Tar man rapportene ut etter godkjenning inneholder disse listene kun de postene man har valgt å ta med i godkjenningen. Se eksempler på lister på neste side: Sida 43 av 44

44 Sida 44 av 44