SAKSPAPIRER Styremøte 01.09.2015 Kl. 08:00
Innholdsfortegnelse Sak 79-15 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 80-15 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 81-15 - Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 82-15 - Oppføring av Eventuelt saker Sak 83-15 - Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styre/Ledelsen Sak 84-15 Diskusjonssak: BIS- gensere Sak 85-15 Behandlingssak: Økonomiassistent Sak 86-15 Diskusjonssak: Studentpolitisk ansvarlig Sak 87-15 Orienteringssak: Arrangement fabrikken Sak 88 15 Orienteringssak: Økonomi BIS Sak 89 15 Eventuelt saker
Alle HR, marked, sosial, økonomi, fag, lim, EMG, Sak: 79 15 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig Godkjent Sak: 80 15 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder V/Silje E som ordstyrer, og HR V/ Kine Grødem som referent. Enstemmig Godkjent Sak: 81 15 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referat fra styremøte 11.08.15 Enstemmig Godkjent Sak: 82 15 Oppføring av Eventuelt saker Marked, leder og fag
Sak: 83 15 Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen EMG: Promotere for styret, satt nestleder og kommunikasjonsansvarlig, søknadsfrist likt med bis 11.september. LIM: Promotere, sponsorer til lim, fått nestleder Sosial: Fadderuken gikk over all forventing, kontakt med alf og taket for å få på plass rabattkort. Planlagt back2school, fornøyd med antending på back2school arrangament, ordnet avtale med UIS slik de kommer innom med oktober fest billetter som vil bli solgt på BI. Vært med og hjulpet idrettsansvarlig, får nye drakter til volleyball-lag, håndball, fotball. Fag: Fadderuken, promotering av idrett, skrevet lokal vurderingsrapport, planlagt promotering av klasserepresentanter. HRENE: Fadderuken, idrettsdag, planlegging av GF, klare for intervjuer, skrevet månedsmail, tlf samtale med SL, pratet med andre HR, klar for promotering Økonomi: Vært en del arbeid med å få oversikt over økonomien. Kontakt med SL om å endre regnskapsprogrammet, jobber med å få det til. Begynne i januar hvis det blir aktuelt. Marked: Møte med forskjellige sponsorer, kontakt med DNB, forslag om eiendom DNB, promotert undergruppe Kommunikasjon: Vært en del på facebook for å legge ut saker for folk, masse promotering, småting her og der, fadderuken, dialog med SL om utstyr, sende inn søknad, planlagt litt i forhold til skoleavisen, planlagt mye kjekt fremover. Leder: fadderuken, litt negativ men fikset det bra. Samtale med en fra tv-aksjonen, ikke spesielt tid til å arrangere noe sykt, men vil bidra og gå frem som et bra forbildet for studentene. Idrettsdag, veldig bra, viktig og tenke stort på ting for det er muligheter for det. Valgt marked og fag som representanter.
Sak: 84 15 Diskusjonssak: BIS-gensere Leder ønsker diskusjon rundt en fast dag i uken ledelsen har på genserne. Dette fører til økt synlighet fra vår side. Forslag: Enighet om hver onsdag. Sak: 85-15 - Behandlingssak- Økonomi assistent ØA ønsker igjen og ta opp saken om det kunne vært aktuelt for henne å få en assistent. Hun ønsker og søke en 1. eller 2. Års student som også kan potensielt ønske å søke ØA til våren. Arbeidsoppgaver til denne personen vil være: - Oppfølging av budsjett til undergrupper, slik det blir tettere oppfølging på undergruppene. - Hjelpe til med det ØA trenger hjelp til. Dette blir mer spesifikk når stilling blir lyst ut. ØA trenger en ekstra hjelpende hånd, slik at arbeidet blir lettere. Blir mer og bokfører, lettere og følge opp hverandre. Forslag til vedtak: Styret godkjenner ØA assistent HR: er det alltid så mye og gjør? ØA: ja det spørs hvor mye du legger i vervet. FAG: ikke vits og ta inn en person hvis det ikke kommer til og trengs i fremtiden. HR: bra at vi får gode kandidater til GF våren. Sosial: Enig med HR. Syns det høres veldig bra ut slik vi får en kontaktperson fra linjeforeninger. Leder: ØA lager en ordentlig stillingsinstruks på det. Skille litt arbeidsoppgaver. Enstemmig godkjent
Sak: 86-15 Diskusjonssak Studentpolitisk ansvarlig Leder ønsker diskusjon rundt å opprette vervet Studentpolitisk ansvarlig (SPA). Dette er med hensikt i å øke engasjementet rundt politikk, hvor det er et stort forbedringspotensiale i Stavanger. Leder: Vært i kontakt med leder SL, har et stort potensielt til å øke engasjamentet rundt politikk i BIS Stavanger. Marked: Veldig enig å ha en studentpolitisk ansvarlig HR: Blir det en ny person som blir en del av styret. Leder: Vi kan velge om vi vil ha en i styret eller ikke. Sette det fortsett mulig. Fag: Forskjeller ulemper? Leder: Stemmerett. Lik oppbygging av lokalavdelinger. Hva skjer frem i tid. Fag: Tenker å ha et speilendeverv i ledelsen. Marked: Hvordan vi skal komme frem til en SPA, intervjuer, GF? Ledelse: intervju, appel, instilling. Jeg kan ta kontakt med de andre lederne og høre hva som fungere best for dem.
Sak: 87-15 Orienteringssak Arrangement Fabrikken SA orienterer om arrangement frem til jul, og hva som kreves av BIS. Sosial: Lagt en plan frem til jul. Back2school: 3 September Trafikklyskro: 17 september Oktoberfest med UIS: 19 september GF after party: 8 oktober Karokekro: 22 oktober Linjeforeningsfest: 29 oktober Rask fest: 12 november. Eksamensfest: 12 desember Julebord rødesjøhus januar. Admin ville ha fest i slutten av September. Standup med personer som har skrevet bachelor/master. Afterparty på alf feller taket. Spørsmål: ØA: Hvor mye må vi møte opp Leder: Oppfordre alle til å komme, oppmøteprosent er ikke nødvendig, del av vervet, bør prioriteres,
Sak: 88-15 Orienteringssak Økonomi BIS ØA orienterer om rutiner, og hvordan BIS skal forholde seg til økonomiske spørsmål. ØA: Har laget et system for å få orden slik at dere slipper å gjøre feil ved innsending av reiseregninger ol. Sender nå rundt kvitteringen som er rett og en som er feil. Vil også legge det i en mappe på kontoret under viktige papirer slik dere kan se der hvis dere lurer på noe. Reiseregning skal inn senest en mnd etter vi har vært ute og reist, kvittering må tas med. Kvittering uten vare, gjelder ikke. Når man er på reise kan man få refurendert frokost hvis flyavgangen er 07:15. Lunsj er på 100 kr. Middager er på 200 kr. Man trenger ikke maksimere de hvis man ikke vil. Viktig og tenke økonomisk. Telefonregning blitt utbetalt i januar, og i juni. Leder og marked er 400. Resten er 300. Kjøpt av alcohol til BIS, foregår nulltolleranse i vedtekter. Ved spesielle anledninger raider, evnt til et helt ball, ikke enkelt personer. Utlegg BIS kort skal det stå tydelig hva det gjelder, dato, hvilket verv, navn, kvittering med vare. Hvilken pot det skal sette på. Alle søknader til sentralt, skal gjennom ØA for å vite det er blitt gjort skikkelig.
Sak: 89-15 Eventuelt Saker: Marked: Var på møte med admin i går. Møte om karrieredager. 23.sept første klassinger, 24.sept andre klassinger og begynnelse av oktober tredje klassinger. BIS kan ha stands der hvis det er å foretrekke. FAG: Innføre boksystem. Komme for sent, ikke låst kontoret, ikke sende månedsmail, ikke rot, følg ryddelisten, bis gensere Leder: 50kr som går til studentaksjonen. Donere den i februar til tv-aksjon. Leder: Regner med de fleste fikk informasjon om NSF i går kveld. Skal ha et underholdningsshow. Noen som vil melde seg og bli med å planlegge? Sosial: Jeg kan hjelpe. Leder: Da tar meg og sosial kontroll på planleggingen.