08#2 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER OPPFØLGING Prosjektoransvar ORIENTERINGER LEDER Deltattpåmøteistudentimpulser. DeltattpåmediehåndteringskursmedGeelmuydenKieseogstyretiStudentersamfunnet. OrientertRSomstyresituasjonenogkvastsønskervidere. Tenktogomskrevetlittpåpåskeplanen. VærtbehjelpeligiStudvestsaksomkommerdenneuken. TilsistviljegorientereomatjegharblittinviterttilLillehammerforåsitteipanelunderendebatt omdetnyestudenthusetdeønskerseg.detharjegtakketjatil,ogblirderforbortefranesteukes møtedadebattenerdenonsdagen. EKSTERNANSVARLIG/PR Div.møter(deriblantandremøtetmedfadderstyrenevedUiBogsamarbeidsmøtermedHulen).Gir muntligorienteringpåmøtetvedbehov. Blant annet deltatt på Manøver og Studentimpulsplanleggingsmøte. Var på Talib#konserten. Great success! HattmittførsteintervjumedStudvest.:S Møtet mellom korene samt teknikere er snart i boks, hvor julekonsert#kontrakt skal signeres i etterkant. Holderpååsetteoppenkortfattet"arrangørguide"foratmanskalslippeflereavdeproblemenevi slitermedpdd. Diskutertmedinfolederangviderearbeid. Forfattetlittdiskusjonssakerforågjøremittforatdetteblirenavsemesteretslengstedagsorden!
08#2 INTERNANSVARLIG Harblittadministratorpåfacebook,ogerigoddialogmedMaritaiinfoomsos.medier#jobben. Har laget ferdig forslag til endring i personalsaksreglementet. Sendes som egen diskusjonssak. Grunnet innleveringsfrist til RS#møtet tirsdag 6. mars, er forslaget allerede sendt til RS. Dersom Kvarterstyretharmotsetningermotforeliggendeforslag,vilRStrekkedettefradagsorden.Harselv planer om å delta på RS#møtet. Rettsvesenet får oppdraget til uttalelse etter førstkommende Kvarterstyremøte.Framinegensidekommerjegtilåleggedettearbeidet"påvent"tilettereksamen somer5.mars. Har også hatt et vellykket og konstruktivt møte med Skjenke, Kraft og Vakt om jobbmat. Det foreliggeretkonkretløsningsforslagsomskaldrøftesivaktstyretidag.jegkanorienteremuntligom utfalletpåkvast#møtet. SkalmøtePGtirsdagogsnakkeomårsfesten. HarogsåkontaktmedGA,oghåperpååfåtiletmøtemeddemtirsdag. Skal ha møte med info# og expo#leder neste uke og idemyldre om eventuell sammenslåing av gruppene. PROSJEKTANSVARLIG DeltattpårådsmøtemedKraft.GabeskjedomatdeterønskeligatKUKOSTenemåfokuserelikemye påost(ogsosialeting)somkuk(kursogkompetanse).detteblemøttmedpositivtilbakemelding medmyegodidémyldring.mottoet"mindrekuk,merost"ernåfødt. Fått opp et nytt lyssystem i Storelogen som vil gjøre det enkelt for de som arrangerer oppe i StorelogentilåfålyspåscenenutenåmåttehaenKrafterpåjobb.Dettesystemetforutsetteratde somskalbrukedettevethvordandeskalsetteienstikkontakt. DRIFTSANSVARLIG Forrigeukegikkistorgradmedtileksamenslesing Jobbetsomvaktpålørdag,gikkfintoggodstemning Promotert Mikromandag i studvest og srib. jobbet halve skiftet i går, ok omsetning på tross av drittværogvinterferie GjennomføringenavTalibgikkfint. SettpålittprisermedAstridiforbindelsemedfadderuke Venterkunpåferdigstiltkursoppleggfravakt,såersøknadtilpolitiogbyrådferdigstilt. Skaltestenyenergidrikkfrahansaimorgen Skalbenytteukentilåsepåvinsortementogspritbar
08#2 PR#ANSVARLIG Se#orientering#fra#Eksternansvarlig# ØKONOMIANSVARLIG JobbetmedvedtaksforslagtilstyremøteogferdigstiltvurderingavkulturstøttentilSKIBAS#møte. VærtisamtalemedHockingangåendesøknadtilBP#fond,jobberfortsattmeddenne. SåsmåttopprettetkontaktmedSPVforåforhøremegomenpotensiellsponsoravtale. Ståttibarenpåfredag,godstemning. ADMINISTRASJONEN Avsluttet januar og forventer rapport for denne måneden samt desember og 20 innen kort tid. Levert vurdering av den praktiske gjennomføringen av dagens modell for kulturstøtte og ferdigstilt notat vedr. vaktnåløyet. Avventer endelige dokumenter fra vakt før disse kan sammenfattes og videresendes. Avholdt positivt møte med BT ang. potensielle former for samarbeid. Påbegynt oppryddingsarbeidibookingprogrammetforåfåutgoddatatil20#statistikk.detteviltaendeltid ogjegplanleggeråprioriteredettedenneognesteuke.
Fra Til Økonomiansvarlig Kvarterstyret 28.02.202 Omsetningsanalyse, februar OBS! Grunnet at det fortsatt er 2 dager igjen vil den totale omsetningen for Februar være noe høyere enn det som kommer frem i oversikten. Basert på gjennomsnittlig inntjening tidligere i februar på de aktuelle dagene kombinert med det faktum at det er vinterferie (som trolig vil ha en noe negativ effekt på inntjening), anslår jeg at skjenkegruppen vil ha ca. 60 000 mer i inntjening enn det som står i regnearket. Totalt Differanse Gruppe 20 202 Totalt Omsetning 337 00,00 243 000,00-94 00,00 Skjenke Omsetning 806 790,00 83 642,00 24 852,00 PG Omsetning 0,00 0,00 0,00 ASF Omsetning 95 507,00 20 503,00 4 996,00 RF Omsetning 75 06,00 0 489,00-73 527,00 Samfunnet Omsetning 03 000,00 65 468,00-37 532,00 Snitt per skift 20 202 Totalt kr 5 763,36 kr 7 487,95 Skjenke kr 7 540,09 kr 0 267,9 PG kr 0,00 kr 0,00 ASF kr 0 289,84 kr 2 382,53 RF kr 0 295,06 kr 276,56 Samfunnet kr 3 433,33 kr 3 85,06 Februar har vært en positiv måned for oss omsetningsmessig. Dersom vi tar med forventet omsetning for de 2 siste dagene i februar vil vi havne på ca. 30 000 under fjorårets omsetning. Selv om dette i seg selv ikke nødvendigvis er positivt, er det verdt å merke seg at vi har opplevd et kraftig løft fra Januar, som var en særdeles dårlig måned. I tillegg vil skjenkegruppen trolig havne på 75 000-85 000 mer i omsetning enn fjoråret, og gjennomsnittsinntekten per skift har økt kraftig. Det vil altså si at årets "underskudd" i omsetning kommer fra Dorgene sine arrangement, ikke våre skift. Trenden med færre skift fortsetter dessverre. I år har det totalt vært 66 skift mindre enn i fjor (i februar), og 20 av disse kommer fra skjenkegruppen. Resten av reduksjonen skyldes færre arrangement fra dorgene og frafall av andre arrangører (BSI friluft) med skjenking. Det som gjør dette bekymringsverdig er at gjennomsnittsomsetningen per skift har gått kraftig opp ift. fjoråret, noe som vil si at det her er et stort potensiale for inntjening Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 0 Postadresse PB 822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99
I forhold til skjenke er den dagen som skiller seg mest positivt ut er onsdag, med en økning i omsetning på nesten 00% (52 000 i økning). Tirsdag og torsdag har vi også økt omsetningen med ca. 30 000 på begge dagene (tirsdag medregnet forventet inntekt på siste tirsdag i februar.) Videre er mandagen også blitt bedre med en økning i omsetning på 000 kroner. Den dagen som skiller seg mest negativt ut er fredag, med en reduksjon i omsetning på 57 000. Lørdagen er på omtrent det samme nivået. Ingen skift i halvtimen nå heller. Tapt omsetning basert på fjorårets tall er 70 000 kroner. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 0 Postadresse PB 822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99
INTERNNOTAT Fra Astrid Schjelderup Istad, Eksternansvarlig og fungerende PR-ansvarlig Til Kvarterstyret 28.02.202 AD: HELHUS-møte Det har blitt ytret ønske fra DORG om å få oversikt over Helhus-lørdager for høstsemesteret. Jeg mener at man trenger å ta en reevaluering av dagens modell. Jeg mener at man burde samle DORGelederne inn til et planleggingsmøte for innspill. Jeg deltok ikke på gjennomgangen forrige semester (eller på liknende møter som eventuelt har blitt avhold før dette), og har en interesse av å gå gjennom alternativene da jeg mener at studenthuset ikke har en optimal løsning p.d.d. Vi må nå se på en løsning som kombinerer DORG sine ønsker med DAK sitt behov, samt legge bedre til rette for at nye (gjerne også mindre) aktører lettere kan komme på banen. DORGene har nå gjort en flott satsning dette semesteret på Helhus, og jeg ønsker at man vi skal legge til rette for at dette arbeidet kan videreføres. Men jeg ønsker at man skal satse på en gjennomført, stabil måte. Å videreføre dagens modell mener ikke jeg legger til rette for nettopp det, eller vil resultere i optimale resultater (blant annet med tanke på oppbygning av fast klientell) mulighet for nye arrangører til å delta på studenthuset samt legge til rette for et stabilt semester. Med vennlig hilsen Astrid Schjelderup Istad Eksternansvarlig og fungerende PR-ansvarlig v/ Studentkulturhuset i Bergen AS Det Akademiske Kvarter 406 26 68 / 406 26 67 ekstern@kvarteret.no / pr@kvarteret.no Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 0 Postadresse PB 822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99
Fra Til Internansvarlig Kvarterstyret 28.02.202 Personalsaksreglement Dagens personalsaksreglement er et grundig stykke arbeid. Likevel ser jeg et behov for å revidere det. Reglementet er tilsynelatende fattet i den tro at DAK er et forvaltningsorgan. Dette er et i flere runder avklart at DAK ikke er. DAK er dermed ikke forpliktet til å følge forvaltningslovens eller offentleglovas bestemmelser. Dagens personalsaksreglement oppgir ikke hvem som har vedtatt det, og hvem som mandat til å oppheve elle endre det. Ut i fra saksnummer og vedtaksdato antas det med rimelig sikkerhet at det er Kvarterstyret som i sin tid vedtok reglementet. Det antas dermed at det er Kvarterstyret som kan endre dette. Under har jeg foretatt en enkel endring i enkeltbestemmelser. Formålet har vært å tilpasse bestemmelsene til en hverdag der DAK er en privat aktør, og gjøre reglementet mer effektivt. Dette er på ingen måte en helhetlig gjennomgang og totalrevisjon av reglementet, og trolig vil det kunne forenkles betydelig mer over tid. I første omgang har jeg kun gjennomført de endringen jeg anses som nødvendige for å klart skille DAKs virksomhet fra et objektivt forvaltningsorgans virksomhet, og gjøre oss mer styringsdyktige i privatrettslig farvann. Reglementet inneholder videre en del mangler. For eksempel kunne det med fordel hatt en bestemmelse om saksbehandlingstid. Videre bør det å sikt vurderes å fjerne store deler av reglementet, og heller lage enkle instrukser. For eksempel instruks for utestengelse. Disse vil i større grad representere saksgangen i stedet for å være organisert etter bestemmelsenes innhold. En annen mangel er at reglementet er noe mangelfullt hva angår saksbehandling av personalsaker. For eksempel megling, osv. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 0 Postadresse PB 822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99
INTERNNOTAT Fra Sigrid Jangaard Strand, leder i Kvarterstyret Til Kvarterstyret 20.02.202 D: Påskekvarteret 202 Påsken er i år fra søndag.april til og med mandag 9.april. Tradisjonelt har man i denne perioden på Kvarteret opprettholdt drift, men i en mindre skala enn vanlig og med en egen gruppe som organisator. Som leder for påskekvarteret har jeg følgende forslag til driftsplan og åpningstider, med utgangspunkt i fjorårets påske som jeg også hadde ansvar for. Grøndahls kommer til å fungere som fast lokale i påsken. Under følger en oversikt over tenkte åpningstider, etterfulgt av skifttider for skjenkere, vakt og Kvarter. Kvartene vil forhåpentligvis kunne greie seg med en person per skift, da pågangen mest sannsynlig vil bli heller lav. Det er også tenkt at Kvartene skal hjelpe til som skjenkere i Grøndahls. I hverdagene vil man kun trenge en vakt på jobb, i helgedagene to. Vi anntar at dette vil være tilfellet også for skjenkerne sin del. Eventuelt kan dette kombineres slik at man til sammen trenger 3 personer på jobb i helgedagene. Dette vil komme ann på bruken av Teglverket. Jeg ser det ikke som sannsynlig at det vil bli behov for å benytte andre lokaler enn Grøndahls som hovedlokale for uken. Teglverket vil være et mulig tilleggslokale fredag 6.april og lørdag 7.april da det ikke arrangeres konserter eller Helhus, men vi ønsker at noe skal skje i helgen. Etter det jeg vet ønsker NSG å bruke teglverket lørdag kveld. Bergenskirken ønsker å bruke Teglverket på søndag. Det er ingen dorgearrangementer såvidt jeg vet om. Det er tenkt at våre faste uke-arrangementer holdes i Grøndahls denne uken (Mikromandag, quiz, jam). ÅPNINGSTIDER Disse er valgt for å få mest mulig forutsigbarhet for publikum og personalet, og selvfølgelig levelige skifttider. Det er også ønske om å utnytte full skjenketid torsdagen da både denne og fredag er fridager. Den siste søndagen har vi tenkt til å holde stengt for å tilby hele påskepersonalet et felles sosialt opplegg (dette inkluderer kvartene!). søndag 0.april 9-0 mandag 02.april 9-0 tirsdag 03.april 9-0 onsdag 04.april 9-0 torsdag 05.april 9-03 fredag 06.april 9-03 lørdag 07.april 9-03 søndag 08.april STENGT (kun åpent med Kvart under Bergenskirkens arragement) mandag 09.april 9-0 SKJENKESKIFT Her tenker vi en personer per skift i hverdagene når Kvarten kan bidra som hjelper og to personer i helgene. Dersom Teglverket blir tatt i bruk vil det kreve egne skjenkere utenom disse skiftene. søndag 0.april skift 8.30-02 Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 0 Postadresse PB 822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no
mandag 02.april skift 8.30-02 tirsdag 03.april skift 8.30-02 onsdag 04.april skift 8.30-02 torsdag 05.april skift 8.30-23, skift 2 23-04 fredag 06.april skift 8.30-23, skift 2 23-04 lørdag 07.april skift 8.30-23, skift 2 23-04 søndag 08.april STENGT mandag 09.april skift 8.30-02 VAKTSKIFT Likt som skjenkeskift. Her tenker vi først og fremst for å ha en person i døra for å sjekke legitimasjon og for å hjelpe skjenkerene med å holde oversikt i lokalet på hverdagene, og to personer dersom Teglverket tas i bruk. KVARTSKIFT Her har vi tatt utgangspunkt i makstid lik den vi har på søndager for å få alt under et skift per dag. Det er tenkt at Kvarten kan bidra som en andre skjenker i hverdagene, og som vakt eller skjenker i helgedagene. søndag 0.april skift 8.30-02 mandag 02.april skift 8.30-02 tirsdag 03.april skift 8.30-02 onsdag 04.april skift 8.30-02 torsdag 05.april skift 8.30-04 fredag 06.april skift 8.30-04 lørdag 07.april skift 8.30-04 søndag 08.april skift 8.00-2.00? mandag 09.april skift 8.30-02 Å SKAFFE BEMANNING Det må legges ut liste i resepsjonen asap. Det skal også sendes ut informasjo via nyhetsbrev. I tillegg er det viktig at dette blir tatt opp på GLEM og på styremøtene til alle arbeidsgrupper. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 0 Postadresse PB 822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Astrid Schjelderup Istad, Eksternansvarlig og fungerende PR-ansvarlig Til Kvarterstyret 28.02.202 AD: Troférommet som oppbevaringslokale Troférommet blir sjelden brukt som backstage, og det burde diskuteres hvorvidt man skal reservere lokalet til dette formål i fremtiden. Mitt forslag er at man ser på muligheten for å bruke lokalet som lager. Lokalet brukes hovedsakelig som lager ved alle resevasjoner nå, da enten i forbindelse med produksjoner eller oppbevaring av matvarer til backstage og lignende. Jeg mener man burde fjerne inventaret som nå er i lokalet og legge mer til rette for lokalet som et oppbevaringsrom. Jeg kommer til å ta dette opp med DORGene på førstkommende DORGemøte for å høre hva deres mening er om saken. Med vennlig hilsen Astrid Schjelderup Istad Eksternansvarlig og fungerende PR-ansvarlig v/ Studentkulturhuset i Bergen AS Det Akademiske Kvarter 406 26 68 / 406 26 67 ekstern@kvarteret.no / pr@kvarteret.no Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 0 Postadresse PB 822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99
Fra Til Økonomiansvarlig Kvarterstyret 27.02.202 Markedsansvar For øyeblikket er jeg (Øko) ansvarlig for markedsføringen til DAK etter eget ønske og interesse. For øyeblikket innebærer dette å jobbe mot at DAK skal heve nivået på egenpromotering og merkevarebygging flere hakk, da dette er et område med mye forbedringspotensiale. Det er min mening at markedsføring er et område som faller naturlig inn under rollen Øko har i styret, da inntjening henger meget tett sammen med frekevensen og kvaliteteten på egenpromotering. Rent pragmatisk er det rimelig å anta at økonomiansvarlig også i fremtiden vil være personer som tar økonomiutdanning, noe som innebærer at disse vil ha markedsføring og lignende fag som en del av pensum. Dersom markedsføring blir en del av Øko sitt ansvarsområde er det videre naturlig at markedsgruppen løsrives fra Info-gruppen og blir en del av KØR i stedet. Man vil da få en synergi-effekt der de økonomiske effektene av markedsføring kan få kontinuerlig oppfølging, markedsgruppen kan få innspill fra de økonomiske ressurspersonene i DAK, og man vil få et tettere samarbeid mellom Øko og PR. I tillegg gjør dette at det blir lettere å slå Info og Expo sammen, da det vil være mindre skille mellom arbeidsoppgavene deres dersom markedsdelen skilles ut. Når det gjelder PR-ansvarlig vil denne fortsatt ha nok å gjøre, med f.eks. pr-forum, tettere oppfølging av info/ekspo og e-tjenesten, og ansvar for relasjoner med sponsorer/støttespillere. Ved å overføre markedsforingsansvar til Øko vil markedsføringen være preget av både kreative innspill og økonomiske teorier om målgrupper, segmentering og merkevarebygging. Det stilles på ingen måte spørsmålstegn ved Info sin evne til å promotere DAK, men det er min mening at man den vil ha en større effekt med et økonomisk orientert rammeverk. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 0 Postadresse PB 822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99