Røros kommune Strategidokument for Etablering av helhetlig styring En spesifisering av Røros kommunes Utviklingsstrategi 2014-2016 Delstrategi 5- helhetlig styring vedtatt 19.06.2014
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Bakgrunn 3 2. Målsetting 4 3. Omfang 4 4. Forankring 4 5. Om etablering av kvalitetsprosesser i Røros kommune 6 5.1. Forbedringshjulet som utgangspunkt 6 5.2. Verktøy for kvalitetsarbeid 7 5.2.1. Lederavtaler 7 5.2.2. Delegeringsreglement 7 5.2.3. Etablering av styringskort med kvalitetsmål 7 5.2.4. Kvalitetssystem med styrende dokumenter, avviksregistrering og ROS-analyser 8 5.2.5. Internrevisjoner 8 5.2.6. Medarbeiderundersøkelser 8 5.2.7. Innbyggerundersøkelse 8 5.2.8. Brukerundersøkelse 8 5.2.9. LEAN som forbedringsverktøy 9 6. Oppfølging av kvalitetsarbeid i Røros kommune 9 Vedlegg Vedlegg 1: Fremdriftsplan for arbeidet 10 Vedlegg 2: Mal for styringskort 11 Vedlegg 3: Plan for undersøkelser 12 Vedlegg 4: Informasjonsstrategi for ROBEK-nettverket 13 J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -2-
1. Bakgrunn Under budsjettprosessen høsten 2011 ble det fra rådmannens side sterkt understreket at kommunens driftsnivå er for høyt i forhold til inntektsgrunnlaget. Årsaken til dette er i hovedsak et for høyt investeringsnivå med tilsvarende økning i rente- og avdragsutgifter, og at det til dels uavhengig av dette har skjedd økninger i driften. Kommunestyret vedtok i 2012 med bakgrunn i dette, at det skulle etableres et helhetlig omstillingsarbeid i kommunen. Målsettingen var å redusere kommunens driftsnivå og etablere en drift som er bærekraftig over tid. Det ble forutsatt at omstillingsarbeidet skulle skje i nært samarbeid med tillitsvalgte. Som grunnlag for omstillingsarbeidet ble det vedtatt å gjennomføre en KOSTRA-analyse og en kommunekompassevaluering. Disse analysene, som gir indikasjoner både på status for drift og forvaltningspraksis, har gitt verdifulle bidrag til fortsettelsen av omstillingsarbeidet. Omstillingsarbeidet med driftsreduserende tiltak, både strukturelle og driftsmessige, har imidlertid ikke ført til at man har kommet i mål selv om nye KOSTRA-tall viser at kurven på kostnader er brutt på flere områder. Etter 2 år med driftsunderskudd (2012 og 2013) ble Røros kommune meldt inn i ROBEK i 2014. Kommunen har pr 31.12.14 et driftsunderskudd på ca. 31,5 millioner. Samtidig med det pågående omstillingsarbeidet der omstilling også er utvikling, ble en egen utviklingsstrategi for Røros kommune utarbeidet. Utviklingsstrategien 2014-2016 som ble utledet fra Kommunekompassevalueringen og som har 5 delstrategier, bygger på en overordnet tenkning for myndiggjøring, resultatledelse, mål og resultatstyring, samt kvalitetsforbedring gjennom åpne og inkluderende prosesser. Sentralt i strategien står en effektiv forvaltning av fellesskapets midler, med bakgrunn i politisk vedtatte mål og rammer og med et klart og tydelig fokus på brukerne og innbyggerne i Røros kommune. I dette bildet handler delstrategi 5 - helhetlig styringssystem i hovedsak om tre ting: 1. Resultatledelse a. Flytte fokus fra tiltak til resultat hva virker og hvorfor? 2. Sette mål og styre på flere dimensjoner enn bare økonomi. a. Tjenestekvalitet b. Organisasjonskvalitet c. Samfunnskvalitet d. Økonomi 3. Dialogbasert styring a. En styringsform som har en systematisk styringsdialog med alle interessenter for å sikre felles forpliktelse og energi for retning og mål. J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -3-
Deltakelse i ROBEK-nettverket passet derfor godt inn i det allerede pågående utviklingsarbeidet i Røros kommune. Bakteppet for strateginotatet bygger derfor videre på både omstillings- og utviklingsarbeid for i framtiden å kunne styre på kvalitet og resultat, og ikke på penger og tiltak. 2. Målsetting Øke det politiske handlingsrommet ved å o Skape et godt grunnlag for beslutninger ved å styre på kvalitet og resultat o I løpet av økonomiplanperioden budsjettere med et netto driftsresultat på 3,0 % etter inndekning av merforbruk. Øke den administrative gjennomføringsevnen ved å o Forankre et helhetlig styringssystem i hele organisasjonen, både administrativt og politisk o Ha en generell forenkling og forbedring av arbeidsprosesser o Styrke kvalitetsarbeidet for å gi bedre behovstilpassede tjenester o Styrke holdning og kultur for endrings- og forbedringsarbeid Bruk av helhetlig styringssystem skal ligge til grunn for utarbeidelse av budsjett 2017, og tilhørende økonomiplan. 3. Omfang Med utgangspunkt kommunens Utviklingsstrategi 2014-2016 skal helhetlig styring etableres på alle virksomhetsnivå i hele organisasjonen. Viktige momenter i arbeidet vil være: Videreutvikle et økonomisk styringsverktøy Utvikle styringsdata og kartlegge forbedringsområder i alle tjenesteområder Konkrete handlingsplaner for implementering av nye løsninger for mer effektiv drift Målstyring Organisasjonskultur Ledelse og informasjonssystem må fungere sammen som helhet Interne og eksterne undersøkelser Det skal etableres måleindikatorer for alle tjenesteområder i organisasjonen, men i ROBEKnettverket vil arbeidsgruppen ha spesielt fokus på omsorgstjenesten. Det er allerede satt i gang et arbeid med å endre omsorgsprofilen, og prioriteringen i ROBEK-nettverket vil derfor støtte opp under dette arbeidet. 4. Forankring Et helhetlig styringssystem må forankres i organisasjonen, både politisk og administrativt, om det skal virke etter hensikten. Derfor er det viktig at det brukes tid på prosessen slik at både politikere, administrasjon og tillitsvalgte får et eierforhold til de styringsparametere som utvikles. Forankringen må foregå på allerede etablerte arenaer i organisasjonen. I denne sammenhengen vil det være: Politiske arenaer J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -4-
o o o Kommunestyre Formannskap komiteer Administrasjon og ledelse o Strategisk ledergruppe (SLG) o Rådmannens ledergruppe (RLG) o Utvidet ledergruppe (ULG) o Stab/støtte Ansatte Arbeidstakerorganisasjonene o SU-møter (rådmannens møte med arbeidstakerorganisasjonene og hovedverneombud) o Plasstillitsvalgte Vernetjenesten Kommunemøtet 28 mai 2015 vil være en viktig oppstart for det videre forankringsarbeidet. Prosjektgruppen i ROBEK-nettverket har ansvaret for å forankre arbeidet i organisasjonen, både politisk og administrativt. Å etablere og drive kvalitetsprosesser i virksomhetene vil være et lederansvar med veiledning fra Stab/støtte. For å sikre et troverdig og oversiktlig helhetsbilde av omstillingsbehovet i Røros kommune er det utarbeidet en informasjonsstrategi for arbeidet. Informasjonen skal gi ulike målgrupper et innblikk i ROBEK-nettverkets hensikt og arbeid. Delmål: Informasjonen skal tilpasses ulike målgrupper Informasjonen skal være lett tilgjengelig i ulike medier (presse, hjemmeside, intranett, facebook) Informasjon via møter tilpasses ved behov Strategier: Jevnlige møter med presse med utgangspunkt i informasjonsskriv Utarbeide mal for informasjonsskriv (knyttes til visjonen etter hvert ) Kontinuerlig vurdere behovet for møter, både for informasjon og kommunikasjon Kontinuerlig ha helhetsbildet på omstilling som utgangspunkt for informasjonen Oversikt over tiltak, vedlegg 4. J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -5-
5. Om etablering av kvalitetsprosesser i Røros kommune 5.1. Forbedringshjulet som utgangspunkt Arbeidet med etablering av helhetlig styring og kontinuerlig forbedring i Røros kommune skal baseres på Deming s kvalitetsforbedringshjul som visualiserer fire faser i et kontinuerlig kvalitetsarbeid. De fire fasene er nærmere beskrevet i figuren nedenfor og består av følgende faser; Planlegge Utføre Kontrollere Korrigere Fig.1- Kvalitetsforbedringshjul som utgangspunkt Med utgangspunkt i forbedringshjulet skal det etableres årshjul på rådmannsnivå samt virksomhetsledernivå for å sikre en kontinuerlig fremdrift og styring av virksomhetene. Årshjulet vil være helt sentralt for virksomhetsledelsen, og er intergrert som en del av kommunens kvalitetssystem. Status på årshjulets aktiviteter skal følges opp tertialvis i rådmannens ledergruppe. J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -6-
5.2. Verktøy for kvalitetsarbeid 5.2.1. Lederavtaler Gjennom bruk av lederavtaler skal man sikre at krav og forventninger til virksomhetsleder er avklart og skriftliggjort. Lederavtaler skal utarbeides for alle ledere med resultatansvar, og følges opp ved hjelp av resultatdialoger med rådmannens strategiske ledergruppe. Lederavtalen skal som et minimum inneholde: Gjensidige forventninger Resultatkrav og mål 5.2.2. Delegeringsreglement Røros kommune sitt delegeringsreglement gir regler og retningslinjer som kommunestyret fastsetter for å skape nødvendig klarhet i ansvars-, myndighets -og oppgavefordelingen mellom de ulike politiske organene og i forholdet til administrasjonen ved rådmannen. Reglementet skal legge forholdene til rette for lokalpolitisk styring og effektiv tjenesteyting, forvaltning og administrasjon og har for øvrig følgende målsetting: Effektiv og god saksbehandling Vedtaksmyndighet nær brukeren Styrke rettssikkerheten for brukerne Sikre gode tilbakerapporteringsrutiner mellom organ som har delegert myndighet Delegeringsreglementet anses i høyeste grad for å være et styrende dokument, og skal til enhver tid finnes tilgjengelig i oppdatert utgave i kommunens kvalitetssystem. 5.2.3. Etablering av styringskort med kvalitetsmål Kvalitetsmål skal etableres på tjenestenivå for å være retningsgivende for utvikling av tjenestene. Kvalitetsmålene må være i samsvar med forpliktelsen til kontinuerlig forbedring, og oppnåelsen av dem må være målbar. Oppnåelsen av kvalitetsmålene skal ha en positiv virkning på produktkvalitet, driftseffektivitet og økonomiske resultater, og dermed på innbyggernes tilfredshet og tillit. Det skal etableres styringskort med kvalitetsmål som skal følges opp gjennom resultatdialogen med nærmeste leder. J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -7-
5.2.4. Kvalitetssystem med styrende dokumenter, avviksregistrering og ROS-analyser Røros kommune har etablert og tatt i bruk et web-basert kvalitetssystem. Dette systemet inneholder: Styrende dokumenter, rutiner og prosedyrer Avviksregistrering Verktøy for risiko- og sårbarhetsanalyse Årshjul Fremdeles gjenstår noe arbeid med å legge inn alle styrende dokumenter, men dette blir et viktig ledd i arbeidet med etablering av helhetlig styring. Fra avviksmodulen skal det utarbeides avviksstatistikker som blir viktige styringsdata for rådmannens ledergruppe, sammen med øvrige målene som etableres på styringskortet. Årshjulet i kvalitetssystemet er ennå ikke tatt i bruk, men implementering av dette blir en viktig del av arbeidet som nå er påbegynt. Et enhetlig årshjul vil hjelpe lederne i å gjennomføre de til enhver tid planlagte aktivitetene. 5.2.5. Internrevisjoner Gjennomføring av internrevisjoner på kritiske og utvalgte prosesser er et nyttig verktøy for å synliggjøre forbedringspotensialer i den enkelte prosess. Røros kommune har til hensikt å etablere årlige planer for internrevisjoner som legges inn i årshjulet. Kvalitetsutvalget i kommunen foreslår internrevisjonsplanen som forelegges for godkjenning til rådmannens strategiske ledergruppe. 5.2.6. Medarbeiderundersøkelser Medarbeiderundersøkelser gjennomføres hvert 2. år. Virksomhetene kan innbyrdes ha ulik alternering. Det skal brukes undersøkelse fra bedre.kommune.no. 5.2.7. Innbyggerundersøkelse Innbyggerundersøkelse gjennomføres hvert 4. år (en gang pr valgperiode), og bedre.kommune.no sine undersøkelser skal brukes. 5.2.8. Brukerundersøkelse Avklaring av hvilke brukerundersøkelser som skal gjennomføres, må drøftes mellom strategisk ledergruppe og rådmannens ledergruppe (virksomhetslederne). Det kan også være aktuelt å gjennomføre visse brukerundersøkelser for å vurdere konsekvenser av spesielt krevende omstillingsprosesser. Det er viktig at virksomhetslederne legger inn bestillinger på aktuelle brukerundersøkelser som bør gjennomføres. Prosjektgruppen har likevel laget et forslag til en plan for gjennomføring. J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -8-
5.2.9. LEAN som forbedringsverktøy For å skape bedre flyt i arbeidsprosesser, og fjerne unødvendige operasjoner ønsker kommunen å ta i bruk K-Lean som prosessforbedringsverktøy. Metodikken fokuserer på å eliminere såkalt «sløsing», og ser på kundens opplevelse av produktets verdi fremfor kostnadselementer. Det underliggende målet er å forbedre den bedriftsøkonomiske lønnsomheten. Sentralt i denne tenkningen er det å skape merverdi med mindre innsats av ressurser. 6. Oppfølging av kvalitetsarbeid i Røros kommune Gode oppfølgingsrutiner for kvalitetsarbeid må etableres av rådmannen i samarbeid med strategisk ledergruppe og rådmannens ledergruppe. J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -9-
Vedlegg 1: Fremdriftsplan for arbeidet J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -10-
Vedlegg 2: Mal for styringskort J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -11-
Vedlegg 3: Plan for undersøkelser J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -12-
Vedlegg 4: Informasjonsstrategi for ROBEK-nettverket J:\Felles\ROBEK-nettverk\Arbeidsdokumenter\Strategidokument helhetlig styring.doc -13-