LEDERGRUPPEN VED NT-FAKULTETET Referat møte i ledergruppen mandag 01.02.2016, kl. 09:15-11:30 Sted: E1-118 Deltakere med vararepresentanter. Representanter Navn Frfallsliste Fakultet X Dekan Anne Brg Prdekan fr utdanning g frmidling Fakultet Fakultet Institutt fr bilgi (IBI) X Prdekan fr frskning g nyskaping Tr Grande Prdekan fr utdanning g frmidling Øyvind W. Gregersen Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder fr utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder fr frskning Augustine Arukwe Øyvind W. Gregersen Instituttleder Kjetil Rasmussen Instituttleder Erik Wahlström Instituttleder Else Berit Skagen Institutt fr biteknlgi (IBT) Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder fr utdanning Olav Vadstein X Vara: Nestleder fr frskning Kjell Mrten Vårum Institutt fr fysikk (IFY) Institutt fr kjemi (IKJ) Institutt fr kjemisk prsessteknlgi (IKP) Institutt fr materialteknlgi (IMT) Studentrepresentanter realfag Studentrepresentanter sivilingeniør Representanter fr midlertidig ansatte Instituttleder Erik Wahlström Vara: Nestleder fr utdanning Jn Andreas Støvneng X Vara: Nestleder fr frskning Catharina Davies X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder fr utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder fr frskning Signe Kjelstrup X Instituttleder Edd Blekkan Vara: Nestleder fr utdanning Jens Petter Andreassen Vara: Nestleder fr frskning Sigurd Skgestad X Instituttleder Jstein Mårdalen Vara: Nestleder fr utdanning Fride Vullum- Bruer Vara: Nestleder fr frskning Knut Marthinsen X Elise Wright Knutsen Vara: Liza Wanda X Stig-Martin Liavåg Vara: Jrunn Tepstad X Pstdc Trunn Frberg Vara: Stipendiat Trstein Nesse Referent: administrativ krdinatr Susanna M. Brynhildsen Andre deltakere Kntrsjef Hans Jakb Jakbsen fr Else Berit Skagen Seksjnssjef Grm Beck (-sak internkntrll) Seksjnssjef Lillian Hanssen (-sak studieprgram g pptak) Seksjnssjef Heidi Hugdal (sak 09/16) Seksjnssjef Lars E. Onsøyen (sak 10/16 g 11/16) Seksjnssjef Magnar Hle (sak 12/16) 1
Kmmentarer til innkalling: Ingen kmmentarer. Referat fra frrige ledermøte: Referatet fra ledermøte den 19.01.2016 er ppdatert i ledergruppemappen fr 2016. Minner m at alle ledergruppereferater gså blir publisert på Innsida: http://www.nt.ntnu.n/innsidadkumentlager/ledergruppen/. Studentenes 5 minutt Det er kmmet et spørsmål m gså 3. årsstudenter kan ha tilgangen til leseplasser fr masterstudenter. Dette gjelder spesielt Fysmat-prgram sm har plasser i 3 etg g i U1. Til tider er disse salene lite brukt. Fr NT-fakultetet vil flere studenter ved faste lesesalsplasser ha en kstnads- g arealmessig knsekvens sm fakultetet trenger å vurdere hvis praksisen endres. Samtidig er studentrm (sm lesesal) en viktig del av å skape et gdt studiemiljø. NTNU har en plitikk på 20% dekning på lesesalplasser fr 1-3 årskurs/bsc, g 60% dekning fr 4.-5. årskurs/msc. NT har valgt å ha full dekning fr 4.- 5. årskurs/msc slik at studentene kan ha faste arbeidsplasser i masterdelen av studiet. Prdekan fr utdanning skal følge pp saken fr å se m det er aktuelt å endre dagens praksis. Studentrepresentantene mangler tilgangen til ledergruppemappen. Adm.krdinatr sørger fr at dette rdnes pp i snarest. Instituttenes 15 minutt Frem til nå har IMT ved instituttlederen stått sm kntaktpersn fr ppfølging av NFRs teknlgievaluering. NFR setter ned en kmite, g det er behv fr å drøfte hvilket nivå det vil være riktig fr NT å delta i en kmite Instituttlederen sender prdekan frskning bakgrunnsinfrmasjnen. 2
NTL-sak 09/16 Bemanning - tekniske stillinger g utlysningstekster fr administrative stillinger sm skal søkes fritak fr kunngjøringsstpp Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg sendes ut fredag 29.1. NTL-sak 10/16 Fremdriftsrapprtering ph.d-studier Innledning ved prdekan Tr Grande g seksjnssjef Lars Onsøyen Presentasjn i møtet NTL-sak 11/16 Dispnering av SO-stillinger Innledning ved prdekan Tr Grande g seksjnssjef Lars Onsøyen Ingen saksvedlegg NTL-sak 12/16 Mandat Fagbestillerrllen Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Magnar Hle Saksvedlegg O-saker: Internkntrll (Anne Brg) Studieprgramprtefølje (Øyvind Weiby Gregersen) Saksvedlegg Opptakskrav til realfagsstudier (Øyvind Weiby Gregersen) Rundskriv fra KD m Frskningsinfrastruktur (Tr Grande) Eventuelt: Tppfrsk (Anne Brg) NTL-sak 09/16 Bemanning - tekniske stillinger g utlysningstekster fr administrative stillinger sm skal søkes fritak fr kunngjøringsstpp Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg Mdell fr stillingsversikten Fakultetet har mange nasjnale infrastrukturer sm krever ressurser. Dette er det ikke tatt høyde fr fra NTNU sentralt. NT har behv fr å synliggjøre denne utfrdringen sett i lys av effektiviseringskravet. Aktivitetsnivået ttalt sett ved NT har økt, g derfr har fakultetet i realiteten redusert antall teknisk stillinger. Videre har krav til teknisk bistand i undervisning g krav til HMS økt. Tekniske stillinger er faglige stillinger mer enn administrative stillinger. Kan det å benytte tekniske stillinger på tvers av fakultetet være del av løsningen? NT har nå ett årsverk ver ttalrammen. Med avganger i 2016 g 2017 vil fakultetet ttalt sett ligge innenfr rammen. Det bør diskuteres videre m hvrdan avvikene g ttalrammen håndteres ved NT. Dekanen lager et frslag på løsning sm tas pp i ledermøtet. Dekan frtsetter å arbeide aktivt med å påvirke NTNU sentralt m situasjnen ved NT, med vekt på at tekniske stillinger ikke bør inngå i avbyråkratiserings- g effektiviseringskravet. 3
Kunngjøringsstpp g plan fr de 4 stillinger sm NT ønsker å fremme fr utlysning g frlengelse av vikariat: De fremlagte stillingene sendes til NTNU sentralt fr vurdering av frlengelse av vikariat eller fritak fr kunngjøringsstppen. Stillingene vil bli lyst ut internt g i den frbindelsen er det viktig at utlysningstekstene er tydelige ift våre behv g krav. De fremlagte stillingstekstene må derfr justeres iht økt kmpetanse g spissing av krav til søkerne. NTL-sak 10/16 Fremdriftsrapprtering ph.d-studier Innledning ved prdekan Tr Grande g seksjnssjef Lars Onsøyen Presentasjn i møtet Fremdriftsrapprteringen er en del av årlig gjennmgang. Deltakelsen i undersøkelsen fra både ph.d- kandidater g veiledere er høy. Fakultetet har muligheten til å gå inn g se på enkelte svar der det er avvik mellm svar til veileder g ph.d- kandidat. Fakultetet kategriserer tilbakemeldingene i tre kategrier avhengig av hvilke sm krever umiddelbar handling eller sm det enkelte institutt bør kjenne til. Går arbeidet sm planlagt, krever dette ikke handling. I tillegg følges de sm ikke svarer direkte pp av frskningsadministrasjnen. Fakultetet har gd ppfølging av ph.d-arbeidet, g systemet man har ved NTfakultetet fungerer gdt. NTL-sak 11/16 Dispnering av SO-stillinger Innledning ved prdekan Tr Grande g seksjnssjef Lars Onsøyen Presentasjn i møtet I tildelingsbrevet fra fakultetet vil det være en innstramming ift allkerte stillingene. Hvis institutt ikke har besatt stillingen inne gitt tidsfrist, vil stillingen kunne bli trukket tilbake. Hvrdan stillingene blir frdelt mellm institutt vil avhenge av hvrdan søkermassen ser ut ttalt sett. Dekan har åpnet pp fr å allkere pstdc stillinger i 2016-19 tilknyttet stillinger lagt inn i bemanningsplanen g basert på hvrdan pstdc-stillingen bidrar til strategisk utvikling av faggruppenes sammensetning g prfil, g hvrdan dette bidrar til å styrke rbustheten. Videre må instituttet garantere fr en 1-års utvidelse av stillingen med undervisningsppgaver fr å tydeliggjøre en karrierevei g muligheter fr at kandidaten kan kvalifisere seg til en fast stilling. Frist fr å melde inn behv er den 25.2. Seksjnssjef frskning følger pp med egen bestilling. Eventuell mulighet fr bruk av Innstegsstillinger vil bli diskutert ved en seinere anledning. NTL-sak 12/16 Mandat Fagbestillerrllen Innledning ved dekan Anne Brg g seksjnssjef Magnar Hle Saksvedlegg Saken m fagbestiller gjennmgang er blitt drøftet tidligere i 2015, g ledergruppen drøftet mandat fr denne gjennmgangen. 4
Det er behv å sikre at ppgavene gjennmføres etter standardisert praksis slik at man kan bruke fagbestillerressursene på tvers av instituttene fr å sikre rbusthet ved fravær. Det etableres et faglig fagbestillerfrum. Magnar Hle tar initiativ til igangsettelse. Fagbestillerfrum skal møtes regelmessig på tilsvarende måte sm kntr/seksjnssjef frum eller frum fr tekniske sjefer. Frumet skal se spesielt på standardisering av rutiner, samhandling på tvers g rbusthet ved fravær. Instituttene bes gjennmgå fagbestillerrllen ved sitt institutt. Det er få sm har fagbestiller sm hvedppgave, men mange sm har en liten andel av sitt arbeid. O-saker: Internkntrll (Anne Brg g Grm Beck) KD har behv fr å fkusere mer på internkntrll (IK). Dette betyr i praksis at NTNU g fakultetene må rapprtere m status på IK. Infrmasjnen samlet inn vil bli brukt under dialgmøte mellm NTNU g KD. NT ønsker å rapprtere til NTNU på fakultetsnivå, g håndterer dette i frbindelse med tertialrapprteringen. Studieprgramprtefølje (Lillian Hanssen) Saksvedlegg Frist fr fagmiljø å melde inn til fakultetet innen 30.3.2016 m ønskede endringer i studieprgramprteføljen fr 2017-2018 g fram til 2020 i lys av fusjnen. Ingen initiativ er meldt ved NT ift Erasmus Mundus gradssamarbeid. Utlysning kmmer h2016 m nrdisk masterprgram. Fakultetet skal gi tilbakemelding til rektr innen 01.05.2016 hvis det ønskes å søke m pprettelse av nrdisk masterprgram. NT ønsker å redusere antall 2-årige prgram, derfr skal det være gde grunner m det skal startes pp nye nå. Nasjnale føringer tilsier gså at vi skal bevege ss mt faglig brede g rbuste masterg ph.d.-prgram. Opptakskrav til realfagsstudier (Lillian Hanssen) Opptaksfrskriften er endret etter høringsrunden høsten 2015 m prøverdninger fr pptakskravet til realfagstudier. Fra g med pptaket 2016-2017 vil det stilles krav m R2 i pptaksgrunnlaget fr bachelrstudiene i fysikk, matematikk g kjemi ved NTNU. Rundskriv fra KD m Frskningsinfrastruktur (Tr Grande) Det fregår et arbeid m å harmnisere regelverket fr driften av nasjnale infrastrukturer. Viktig spesielt med tanke på prisnivået. Dette gjelder spesielt følgende t punkt sm NTNU har jbbet med (utklipp fra en epst): Prblemstilling 1: utleie til/bruk i ikke-øknmisk aktivitet Vi freslår at rundskrivet harmniseres med statsstøtteregelverket slik at det fremgår at bruk av frskningsinfrastruktur i bidragsfinansiert frskning anses sm ikke-øknmisk aktivitet, g prises med bidragspris, gså i tilfeller der institusjnen sm eier frskningsinfrastrukturen ikke er partner i prsjektet. Kategriene ppdrag g salg i rundskrivet avgrenses til reell øknmisk aktivitet i hht. statsstøtteregelverket slik at registrering av andel øknmisk aktivitet på infrastrukturene blir riktig. 5
Når det gjelder prblemstilling 1, kan dere umiddelbart begynne å registrere all bruk av leiesteder til ikke-øknmisk aktivitet sm bidrag (ikke salg/ppdrag). KD sier at reglene har hatt denne intensjnen g at de skal tydeliggjøre det. Dette er spesielt viktig fr leiesteder med høy andel øknmisk aktivitet. Eventuelt: Prblemstilling 2: utleie til/bruk i ikke-øknmisk aktivitet Vi freslår en prissetting av ppdragsfinansiert virksmhet g salg i tråd med statsstøtteregelverkets regler fr øknmisk aktivitet med markedspris, men med en nedre grense fr markedspris = bidragspris. Når det gjelder prblemstilling 2, bør vi vente på KDs frmulering. I mellmtiden kan dere sm er pptatt av markedsprising, sette dere inn i statsstøtteregelverkets definisjn (se vedlagte ntat med referanser). NTNU må dkumentere at ppdragsvirksmhet g salg ttalt sett går med verskudd ver tid m vi benytter markedspris. Mer detaljert infrmasjn er sendt til ledergruppen i egen e-pst. Tppfrsk (Anne Brg) Fakultetet har behv fr å ha større fkus på Fripr sm finansieringskilde fr vår frskning gså innenfr teknlgi. Ett Tppfrsk-prsjekt ved NT ble innvilget i 2016. 6