Instituttleder Marie-Laure Fakultetet X Prodekanus utdanning Øyvind W. Gregersen

Transkript

1 1 av 6 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen tirsdag , kl Sted: E1-118 Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Anne Borg Prodekanus forskning Tor Grande Fakultetet Prodekanus forskning Tor Grande Instituttleder Marie-Laure Fakultetet X Prodekanus utdanning Øyvind W. Gregersen Olivier Vara: Nestleder for utdanning Institutt for kjemi (IKJ) Instituttleder Marie-Laure Olivier Karina Mathisen Vara: Nestleder for utdanning Karina Vara: Nestleder for forskning Mathisen Signe Kjelstrup Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup X Vara: kontorsjef Gunhild Meistad Institutt for biologi (IBI) X Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Institutt for fysikk (IFY) X Instituttleder Mikael Lindgren Vara: Nestleder for utdanning Jon Andreas Støvneng Vara: Nestleder for forskning Erik Wahlström Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Edd Anders Blekkan Vara: Nestleder for utdanning Hallvard Fjøsne Svendsen Vara: Nestleder for forsking Sigurd Skogestad X Instituttleder Jostein Mårdalen Nestleder for utdanning Fride Vullum-Bruer Nestleder for forskning Knut Marthinsen X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Professor Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum X Per-Dimitri Sønderland Vara: Ingvild Hoff X Ingvild Marie Sørlie Vara: Yngve M. Hereide Espen Tjønneland Wefring X Vara: Nora Kleinknecht Andre deltakere på møtet seksjonssjef Pernille F. Langeland seksjonssjef Bjørn Steinar Tanem seksjonssjef Lillian Hanssen seksjonssjef Gorm Beck Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak

2 2 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTL-sak 34/14 Handlingsplan for formidling og nyskaping Viktige momenter: Handlingsplan for formidling: o Alle (ikke bare vitenskapelig ansatte) bør ha fokus på formidling og delta i formidlingsaktiviteter. Det kan være en god idé å premiere de ansatte som aktivt bidrar til formidling. o Det er meget viktig med synlige og oppdaterte ansattprofiler på både norsk og engelsk. Dette gjelder alle og spesielt vitenskapelig ansatte. Målet bør være at 100% har utfyllende profiler. o Studenter må forholde seg til mange ulike informasjonskanaler/system. De har løst dette problemet ved å samle viktigste lenker på et nettsted (en idé NT kan bli inspirert av?). o Ønsker man å nå til flere studenter, bør NT revurdere sitt forhold til sosiale medier da disse i større grad vil bli brukt i framtiden. o NT bør satse på hyppigere og mer konsekvent bruk av Innsida-meldinger på engelsk. Handlingsplan for nyskaping: o Det viktigste målet er å bevisstgjøre/oppdatere ansatte om tilgjengelige ressurser/hjelpemidler for nyskaping og innovasjon. o Det er greit å ha kvantitative mål for nyskaping og innovasjon på fakultetsnivå, men ikke kreve det samme på instituttnivå (vanskelig å «programmere» fagmiljø til å bidra med kommersialiserbare ideer). o Det er viktig både å stimulere ansatte til større aktivitet innen innovasjon og nyskaping (f.eks. gjennom synliggjøring av suksesshistorier) og skape rom/tilrettelegge for den type aktivitet på instituttnivå (vurdere hvordan bruken av tid på undervisning, forskning og kommersialisering kan optimaliseres). NTL-sak 35/14 Handlingsplan for utdanning og læringsmiljø Viktige momenter: Måleindikatorene (kvantitative mål) må ses i forhold til resultater tidligere år for å få realistiske mål. Ang. «tilfredshet»-måleindikatoren bør NT ha ambisjoner om 90 % (ikke 80 %) fornøyde studenter. NT ser resultatmålet med 40 % utveksling i lys av 5-årig studieløp. «Utdanningskvalitet» er en meget viktig aktivitet i denne konteksten (bl.a. fokus opplæring av studentassistenter gjennom LAOS) Koblingen mellom mål og aktiviteter + krysskobling mellom alle handlingsplandelene bør klargjøres bedre. Ledergruppen ønsker like maler (så korte, konsise og «to the point» som mulig) og entydig begrepsbruk for alle handlingsplanene. NTL-sak 36/14 Kvalitetsmelding (inkl. ph.d.) Viktige momenter: Ingen kommentarer til selve innholdet, men dokumentet bør kortes ned. Arbeidet med studieprogramporteføljen, kvalitetsmeldingen og handlingsplanenes bør samkjøres på en bedre måte i framtiden da hensikten er å se dokumentene i sammenheng.

3 3 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTL-sak 38/14 Regnskap per februar 2014 Viktige momenter: De fleste instituttene peker på skjev periodisering som hovedårsak til merforbruk mot budsjett. IBI, IKJ og IMT forventer at prognosen for 2014 vil ende i tråd med budsjett. IBT forventer en forbedring mot budsjett (forventer lavere egeninnsats til BOA lavere aktivitet enn budsjettert vil gi lavere overheadinntekter til fakultetet). IFY og IKP forventer en forverring mot budsjett som følge av kostnader som ikke er tatt hensyn til i budsjett. For NT totalt er budsjettavviket pr februar MNOK -3,9. Anslagsvis MNOK 2,6-2,8 er knyttet til periodiseringer og forventes dermed ikke å gi effekt for året sett under et. Det er likevel viktig at vi følger utviklingen nøye fremover og ikke minst at avvik knyttet til periodisering blir forsøkt redusert i fremtidige prognoser og budsjetter. Med bakgrunn i det negative budsjettavviket og avviksforklaringene gjøres det ikke spesielle tilpasninger for å justere kursen. Noen av instituttene påpekte at fastsettelse av prognoser er vanskelig som følge av begrensninger i enkelte verktøy/system som pr i dag er tilgjengelig for instituttene. Opplæring i regi av fakultetet vil være et bra tiltak i så måte.

4 4 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Godkjenning av referatet Referat fra ledermøte ble godkjent. NTL-sak 34/14 Handlingsplan for formidling og nyskaping Orientering ved seksjonssjef Pernille F. Langeland Saksvedlegg Mål + aktiviteter ble gjennomgått i møtet. Viktige momenter: Handlingsplan for formidling: o Alle (ikke bare vitenskapelig ansatte) bør ha fokus på formidling og delta i formidlingsaktiviteter. Det kan være en god idé å premiere de ansatte som aktivt bidrar til formidling. o Det er meget viktig med synlige og oppdaterte ansattprofiler på både norsk og engelsk. Dette gjelder alle og spesielt vitenskapelig ansatte. Målet bør være at 100% har utfyllende profiler. o Studenter må forholde seg til mange ulike informasjonskanaler/system. De har løst dette problemet ved å samle viktigste lenker på et nettsted (en idé NT kan bli inspirert av?). o Ønsker man å nå til flere studenter, bør NT revurdere sitt forhold til sosiale medier da disse i større grad vil bli brukt i framtiden. o NT bør satse på hyppigere og mer konsekvent bruk av Innsida-meldinger på engelsk. Handlingsplan for nyskaping: o Det viktigste målet er å bevisstgjøre/oppdatere ansatte om tilgjengelige ressurser/hjelpemidler for nyskaping og innovasjon. o Det er greit å ha kvantitative mål for nyskaping og innovasjon på fakultetsnivå, men ikke kreve det samme på instituttnivå (vanskelig å «programmere» fagmiljø til å bidra med kommersialiserbare ideer). o Det er viktig både å stimulere ansatte til større aktivitet innen innovasjon og nyskaping (f.eks. gjennom synliggjøring av suksesshistorier) og skape rom/tilrettelegge for den type aktivitet på instituttnivå (vurdere hvordan bruken av tid på undervisning, forskning og kommersialisering kan optimaliseres). NTL-sak 35/14 Handlingsplan for utdanning og læringsmiljø Orientering ved prodekan Øyvind W. Gregersen Saksvedlegg Mål + aktiviteter ble gjennomgått i møtet. Viktige momenter: Måleindikatorene (kvantitative mål) må ses i forhold til resultater tidligere år for å få realistiske mål. Ang. «tilfredshet»-måleindikatoren bør NT ha ambisjoner om 90 % (ikke 80 %) fornøyde studenter. NT ser resultatmålet med 40 % utveksling i lys av 5-årig studieløp. «Utdanningskvalitet» er en meget viktig aktivitet i denne konteksten (bl.a. fokus opplæring av studentassistenter gjennom LAOS) Koblingen mellom mål og aktiviteter + krysskobling mellom alle handlingsplandelene bør klargjøres bedre.

5 5 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Ledergruppen ønsker like maler (så korte, konsise og «to the point» som mulig) og entydig begrepsbruk for alle handlingsplanene. NTL-sak 36/14 Kvalitetsmelding (inkl. ph.d.) Orientering ved prodekan Øyvind W. Gregersen Saksvedlegg NT utarbeider hvert år et internt arbeidsdokument (alt diskutert i utdanningsutvalget) som danner grunnlag for kvalitetsmelding til rektor og NTs handlingsplaner for utdanning og læringsmiljø. Det er også utarbeidet et internt arbeidsdokument for ph.d.-utdanningen, men det er ikke ennå blitt diskutert i forskningsutvalget. Viktige momenter: Ingen kommentarer til selve innholdet, men dokumentet bør kortes ned. Arbeidet med studieprogramporteføljen, kvalitetsmeldingen og handlingsplanenes bør samkjøres på en bedre måte i framtiden da hensikten er å se dokumentene i sammenheng. NTL-sak 37/14 Studieprogramportefølje Orientering ved prodekan Øyvind W. Gregersen Saksvedlegg Viktige endringer/sentrale punkter i studieprogramporteføljen ble gjennomgått i møtet. NT bør være forberedt på enda mer press ang. programmer med lav studentdeltakelse (< 20) i framtiden. De vil være naturlig at AquaFood-programmet (MSAQUEFOOD) inngår som studieretning innenfor Marine Coastal Development (MSMACODEV) og Polymer Technology (MSPOLYTECH) som spesialisering innenfor Chemical Engineering. Studieprogrammene under kategorien nordiske utdanningssamarbeid (MSISEE, MSAQFOOD og MSPOLYTECH) kan imidlertid først vurderes etter at samarbeidsavtaleperioden er gått ut. NT ønsker å videreføre videreutdanningstilbud for ingeniører innen industriell kjemi og bioteknologi (MIKJ) og materialteknologi (MIMT). NT ønsker å nedlegge studieprogrammet Medical Technology f.o.m. 2014/2015 med mindre IME viser interesse for å videreføre dette (tilbakemelding fra IME ila. april). Eventuelle endringer i programstrukturen for de 2-årige studieprogrammene i materialteknologi (MIMT og MSLISIFER) vil fortas i lys av konklusjoner fra prosjektet Framtidens materialteknologistudium. Prosjektet er ventet ferdigstilt ila NTL-sak 38/14 Regnskap per februar 2014 Orientering ved seksjonssjef Gorm Beck Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet vedlagt o Instituttlederne ga en beskrivelse av status for regnskap og budsjettavvik etter februar (jfr. tallmateriale i presentasjonen). o Målsettingen med gjennomgangen ble beskrevet under behandling av regnskap 2013 i ledergruppen (jf. NTL-sak 9/14). NT ønsker i sterkest mulig grad å være mer realistisk når det gjelder fastsettelse av budsjetter og prognoser. Erfaringsmessig har prognosearbeidet vært preget av for sterk

6 6 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet fokus på kostnadsøkninger og i mindre grad inntektsøkninger og evt reduserte kostnader slik at det vi oppnår balanserte og realistiske prognoser. De fleste instituttene peker på skjev periodisering som hovedårsak til merforbruk mot budsjett. IBI, IKJ og IMT forventer at prognosen for 2014 vil ende i tråd med budsjett. IBT forventer en forbedring mot budsjett (forventer lavere egeninnsats til BOA lavere aktivitet enn budsjettert vil gi lavere overheadinntekter til fakultetet). IFY og IKP forventer en forverring mot budsjett som følge av kostnader som ikke er tatt hensyn til i budsjett. For NT totalt er budsjettavviket pr februar MNOK -3,9. Anslagsvis MNOK 2,6-2,8 er knyttet til periodiseringer og forventes dermed ikke å gi effekt for året sett under et. Det er likevel viktig at vi følger utviklingen nøye fremover og ikke minst at avvik knyttet til periodisering blir forsøkt redusert i fremtidige prognoser og budsjetter. Med bakgrunn i det negative budsjettavviket og avviksforklaringene gjøres det ikke spesielle tilpasninger for å justere kursen. Noen av instituttene påpekte at fastsettelse av prognoser er vanskelig som følge av begrensninger i enkelte verktøy/system som pr i dag er tilgjengelig for instituttene. Opplæring i regi av fakultetet vil være et bra tiltak i så måte. Eventuelt Ang. tilbakemelding på den tidligst mulige datoen for gjennomføring av obligatorisk HMS-labkurs i januar 2015: saken er uproblematisk for IMT og IKP da de ikke tilbyr slike kurs i vårsemesteret; IBI, IFY og IKJ kommer med tilbakemelding før 1.4. Rekruttering for å bygge fagmiljø i internasjonal toppklasse (ephorte 2014/7255) Gjennom tilleggsproposisjonen til statsbudsjettet 2014 har NTNU fått ca. 24 millioner mer i uttelling fra RBO. Dekanmøtet har tidligere sluttet seg til forslaget om å bruke midlene til koordinert og målrettet internasjonal rekruttering av inntil 20 yngre fremragende forskere på post doc nivå, og knytte dem til våre beste fagmiljøer. Stillingene vil bli lyst ut som 4-årige post doc stillinger, men det tilstrebes at det etter endt åremålsperiode vil være en mulighet for å søke fast vitenskapelig stilling. Stillingene skal knyttes til spissområder ved NTNU som er eller har et åpenbart potensial til å bli internasjonalt ledende toppforskningsmiljøer. Fakultetene inviteres nå til å foreslå inntil 5 fagmiljø. Prodekan Tor Grande vurderer å melde 6 fagmiljøer, ett per hvert institutt ved NT. Forslagene skal begrunnes og det vil bli lagt vekt på dokumentasjon i form av f eks fagevalueringer, tilslagshistorikk (evalueringer) på større eksternfinansierte prosjekter, publiseringsdata etc. Det bør også tillegges vekt at fagområdet har et vekstpotensial slik at en mulig fast stilling innenfor feltet er ønskelig sett fra NTNUs side.

7 1 Status regnskap vs budsjett NT pr februar 2014 Ledergruppen

8 2 «God økonomisk styring» 0,1 Budsjettavvik -100 Prognoser 0,09 0, ,07 0,06 0,05 0,04 0, Prognose 1 Prognose 2 Resultat 0,02 0, budsjett Gode budsjett og «levere» på Gode prognoser for å kunne justere kursen

9 3 Mnd gjennomgang i dekanmøtet Har vi riktig økonomisk kurs i forhold til de vedtatt budsjettene? Læring av hverandre Hva er gode prognoser? Hva er gode budsjett? Hva gjør vi når vi har store budsjettavvik? Hva gjør vi når prognosene peker «feil» vei?

10 4

11 5 Cognos rapport (Bevilgningsfinansiert virksomhet) RD Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drift Internhusleie Egenfinansiering BOA RSO RF Kos tnade r Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drift Internhusleie Egenfinansiering BOA Kos tnade r Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drift Internhusleie Egenfinansiering BOA Kos tnade r Sum RT BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR EU Andre bidrag Oppdrag BOA

12 6 IBI 6610 (Bevilgningsfinansiert virksomhet) RD RSO RT Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR EU Andre bidrag Oppdrag BOA

13 7 IBT 6615 (BFV) RD RSO RT Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR EU Andre bidrag Oppdrag BOA

14 8 IFY 6620 (BFV) RD RSO RT Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR EU Andre bidrag Oppdrag 0 16 BOA

15 9 IKJ 6625 (BFV) RD RSO RT Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR EU Andre bidrag Oppdrag BOA

16 10 IKP 6630 (BFV) RD Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drift Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning RSO Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader RT Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR EU Andre bidrag Oppdrag BOA

17 11 IMT 6635 (BFV) RD RSO RT Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR EU Andre bidrag Oppdrag BOA

18 12 Fak adm 6601 (BFV) RD RSO RT Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Internhusleie Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR Andre bidrag Oppdrag BOA

19 13 NanoLab / RF 6650 (BFV) RSO RF RT Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR Oppdrag BOA

20 14 NT fakultetet 66 (BFV) RD Budsjettert beløp (i tusen) Regnskapsført beløp (i tusen) Avvik Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Internhusleie Egenfinansiering BOA Kostnader Sum Bevilgning RSO Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader RF RT Sum Bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Inntekter Investering Lønn Drif t Egenfinansiering BOA Kostnader Sum BOA Regnskapsført beløp (i tusen) NFR EU Andre bidrag Oppdrag BOA

21 15

22 16 Akkumulerte midler UB 2013

23 17 Pr institutt