Sekretær/referent for ledergruppen: Martin Fjeldvær. 1 av 7

Transkript

1 1 av 7 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet xdekanus Bjørn Hafskjold Anne Borg Fakultetet xprodekanus forskning Åse Krøkje Fakultetet Prodekanus utdanning Anne Borg Institutt for kjemi (IKJ) xinstituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Trond Peder Flaten Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad Institutt for biologi (IBI) xinstituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Institutt for fysikk (IFY) xinstituttleder Asle Sudbø Vara 1: Førsteamanuensis Jon Andreas Støvneng Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte xinstituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell xvara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen xinstituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Olav Vadstein Vara 2: Professor Eivind Almaas xmarte Eik Isaksen Vara: Rune Smalås xanne Barsnes Vara: Ine Beate Larsen xralf Beck Vara: Marit Takla Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Kay Gastinger Sekretær/referent for ledergruppen: Martin Fjeldvær

2 2 av 7 FASTE POSTER Godkjenning av referat Referater vedlagt: Godkjent med redaksjonelle endringer. Oppfølging av tidligere saker - Møteplan for fakultetsstyret blir kanskje justert noe dette kan gi fremskyndet frist for bemanningsplan. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen - Kay Gastinger (Nanolab) inn på inst.leder e-postliste for bedre informasjonsflyt. - Innspill fra instituttledere til dekanus på relevante saker i forkant av dekanmøter er ønsket. Instituttlederne er positive til dette. Sakspapirer til dekanmøter ligger i ephorte her: 2011/36 - Dekanmøtesaker ble gjennomgått av dekanus. o Husleieprosjektet Overheaddefinisjon må utarbeides og klargjøres o IFM NT forsøker å få HMS tydeligere inn i IFM Usikkerhet i forhold til PhD uttelling Infrastrukturområdet blir revidert Kontakttid blir gjennomgått o Strategi og budsjett Fellesløftet. Forslag til prosess ble gjennomgått. o Det blir neppe utlyst SO PhD neste år. Det kan også hende at vi ikke kan tilby startpakkestipendiater til de kommende rekruteringene i o NT tar opp prosessen ifm vitenskapelig utstyr (NTNU potten) hvor vi ønsker mer gjennomsiktighet i bruken av kriteriene og vurderinger som gjøres, slik at fakultetene kan forholde seg til prosessen på en bedre måte. o NT orienterte om våre fag-grupper(excellent, very good to excellent, very good). Totalt har vi 28 grupper som er evaluert de siste årene.

3 3 av 7 SAKSKART NTL-sak 49/11 Retningslinjer for bemanningsplan Orientering ved dekanus Momenter i diskusjonen Tekniske stillinger - IKP. Her er det et klart behov for økt kapasitet. Modellen fra Magnar Hole i fjor var et bedre grunnlag for diskusjon enn det som presenteres nå. IKP ønsker å prioritere ingeniører foran administrative stillinger. o Datagrunnlaget det refereres til kommer i oppdatert versjon ila året, men må sannsynligvis justeres i dialog med instituttene. - IFY påpeker at undervisningslab krever mye kapasitet av den teknisk staben. IFY opplever også at grepet med å definere lederrolle for teknisk personell på hvert institutt er en positiv utvikling. Administrative - IFY mener utviklingen av kapasitet på administrativ side (synkende andel) er en positiv utvikling som ikke nødvendigvis er alarmerende. - En presisering av begrepet hovedfunksjonsområde behøves. I møtet ble dette definert som å ha hovedfokus på EN funksjon. Mer enn halvparten av stillingsressursen til en person skal da være innenfor denne funksjonen (minimum 60/40 % ). Konklusjon Dekanus tar med seg innspillene i den videre behandlingen. Orienteringssaker Styresaker o Momenter i diskusjonen Dekanus orienterte om styrets omvisning ifm HMS og ombygging ved IKJ. Strategiske vurderinger rundt fremragende faggrupper ble diskutert. Dette blir tema i de videre strategiprosessene. Overhead del 1 Orientering ved Controller May Britt Hamnes og Vidar Broholm o Momenter i diskusjonen Se vedlagte foil for mer info Det økte handlingsrommet kommer av redusert egeninnsats på Boa-prosjekter. Hvordan er omfordelingen mellom institutter? Trekker den ressurser fra grunnforskningsinstituttene?

4 4 av 7 Dekanus ber om at handlingsromanalyse utarbeides for alle instituttene. Størrelsen på parameter 1 er en politisk vurdering som må diskuteres årlig. Nanolab mener leiestedsordningen henger sammen med dette. Pr i dag går all overhead fra nanolab til fakultet. HMS-status Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal o Se vedlagte foil for mer info o Momenter i diskusjonen (tilbakemelding fra enhetene) IBT: Utfordringer: Hvordan sikre at dette blir etablerte rutiner og holdninger. Komme bort fra skippertak modellen. Prosjektgruppe er satt ned for å jobbe med HMS kultur leverer rapport i desember. Samordningsmøte med SINTEF planlagt. Møte med de midlertidige ang trivsel er gjennomført. Følges opp av instituttet. Bl.a. er attestmaler for å synliggjøre erfaring utarbeidet. IMT Det jobbes med kursing, ansvarsfordeling, tilgangsbegrensning og dokumentasjon. Utfordringer: Holde trykket oppe og etablere kultur for HMS. IBI HMS koordinator i 50 % har vært veldig vellykket o Faste møter med inst.leder hver andre uke. o Fast ukentlig kontordag I rute på det meste innenfor AT-rapporten men litt forsinket på etablering av driftsinstrukser for infrastruktur. Kommer til å stenge laber hvis dette ikke er på plass innen fristen Adgangsbegrensning er under arbeid snart ferdigstilt. Risikovurdering av mastergrader er satt i gang. Jobber med å gjøre prosessen bra. Leid inn arbeidspsykolog. Jobber med utvalgte områder. Jobber med å utvikle samlende aktiviteter. Alle verneombud er påmeldt kurs. Risikovurdering av feltarbeid er utfordrende, men dette jobbes det med. Rutiner for folk på reise bør være sentralt for fakultet eller NTNU. IFY % HMS koordinator.

5 5 av 7 Alle verneombud er påmeldt kurs. Teknisk leder i økende grad med i HMS arbeidet. Kjemikalielager ferdigstilles i november. Innkjøp av kjemikalier går gjennom en person og leveres ikke ut før risikovurdering er på plass. HMS fast post på møteagenda. Utfordringer er spesielt risikovurdering av strålingskilder og aktivitet. Mastergrader risikovurderes i et lite punkt i prosjektbeskrivelsen. Oppsummert jobbes det veldig bra med HMS. IKJ Adgangsbegrensning av laber er under arbeid. Ryddedag er etablert. HMS koordinator er ca 90 % nå reduseres til ca 50 % etter hvert. Verneombud er kurset. HMS på allmøte Det jobbes konkret med det psykososiale. Inst.leder har møtt stort sett alle ved instituttet. Nina Clausen fikk arbeidsmiljøprisen ved NTNU. HMS- runde i desember Nanolab Utfordringer: o Kapasitet på ingeniører. o Risikovurdering av alle instrumenter o Apparaturkort og driftsskjema ikke på plass. o Hvorfor 3 skjema for samme apparat? Tungvint og unødvendig prosess. o Lukking av avvik der driftsavdelingen er inne er veldig vanskelig. Hvis vi ikke betaler selv skjer det ingenting. o Beredskap er utfordrende. Vakttjenesten (telefon) fungerer dårlig. o Risikovurdering som gjøres av fagmiljøene må deles med Nanolab. Da kan vi ta risikovurderingen videre. o Nanofeltet er så vidt nytt at regelverk ikke er helt utviklet. Potensielle farer er det derfor ikke full oversikt over. Føre var prinsipp følges. Medarbeidersamtaler gjennomført med alle. Kjemikalier er under kontroll. Alle aktiviteter skal også risikovurderes.

6 6 av 7 IKP o Her må fagmiljøene ta mer ansvar Alle ingeniører bruker ca % på HMS i sum nesten ett årsverk. HMS forum er veldig nyttig bra at Nanolab er med nå. Vernerunder må skje i januar. HMS fast post på møter Dokumentasjon samles på eget webområde Stort fokus og innsats på HMS fra både tekniske og vitenskapelige ansatte. Risikovurdering av både prosjekt og diplomoppgave gjøres. PhD oppgave skal risikovurderes ved oppstart Forskningsprosjekt skal risikovurderes ved oppstart. HMS og risikovurdering - foredrag fra SINTEF på strategisamling. Dobling av avviksmeldinger. Flere avvik på nestenulykker eller rutinesvikt. Uanmeldte labrunder fra instituttleder er besluttet men ikke iverksatt enda. Utfordringer: Kapasitet og ressurser. HMS koordinator i ca 70 % Ny HMS koordinator må snart rekrutteres. Verneombud og vikar er enten kurset eller skal kurses. Diskusjon Det bør vurderes en test/prøve for de som kurses (studenter) i HMS Mer fokus på HMS merkes også blant studentene. Mer informasjon til studentene ang HMS er nødvendig. Nytt tilsyn ved NTNU første kvartal 2012 bl.a. dyrestaller ved DMF. EVENTUELT - Mangler fortsatt en del rapporter på PhD o Fremdriftsrapport Fakultetet purrer o Veilederrapport Instituttleder purrer

7 7 av 7 - Asian institute of Technology (Thailand) ber om at 8 MsC studenter kan få studere ved NTNU. Dette på grunn av at deres campus er stengt p.g.a flommen. Fakultetet ser ingen problemer med dette hvis det praktiske er i orden. - Nitrogenleveranse overtatt av Nanolab o Det er tydeligvis misnøye med tjenesten nanolab leverer. Nanolab ønsker mer konkret informasjon om hva dette gjelder og en dialog om hvordan denne tjenesten skal bli best mulig. o Dialogmøte ang temaet er berammet. o Nitrogen har blitt litt tyngre tilgjengelig med den nye ordningen. o En evaluering av tjenesten er igangsatt og vil være grunnlag for eventuelle forbedringstiltak. o Magnar Hole og Kay Gastinger sørger for formidling av resultatene til de det gjelder. - Kontraktsmaler NTNU - SINTEF o Endringer skjer nesten alltid på de malene vi har i dag. o Alle kontrakter må i dag innom Morten Øyen og fører til lang saksbehandlingstid. o Vi ønsker en fast NTNU-SINTEF kontrakt slik at vi slipper flere måneders saksbehandling. o Standardmalene funker ikke som ønsket pr i dag da det nesten alltid skjer endringer. o Ta utgangspunkt i IKP sine kontrakter som nå er behandlet o En standardkontrakt kan være lurt også for Nanolab.