Sekretær/referent for ledergruppen: Konsulent Ludwika Osiak

Transkript

1 1 av 6 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Dekanus Bjørn Hafskjold Prodekanus forskning Åse Krøkje Prodekanus utdanning Anne Borg Fungerende Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Trond Peder Flaten Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Førsteamanuensis Jon Andreas Støvneng Dekanus Bjørn Hafskjold Prodekanus forskning Åse Krøkje Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Asle Sudbø Anne Barsnes Vara: Ine Beate Larsen Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Olav Vadstein Vara 2: Professor Eivind Almaas Marte Eik Isaksen Vara: Rune Smalås Anne Barsnes Vara: Ine Beate Larsen Ralf Beck Vara: Marit Takla Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Vidar Broholm Controller May-Britt Hamnes Avdelingsingeniør Astrid Salvesen HMS-rådgiver Espen Fjærvik Sekretær/referent for ledergruppen: Konsulent Ludwika Osiak ludwika.osiak@nt.ntnu.no

2 2 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet FASTE POSTER Prodekanus Anne Borg leder møtet. Godkjenning av referat Referat fra møte i ledergruppen ble godkjent. Oppfølging av tidligere saker Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen SAKSKART NTL-sak 50/11 Utlysning av stilling som førstekonsulent/seniorkonsulent ved fakultetsadministrasjonen. Orientering ved prodekanus Anne Borg Saksvedlegg Momenter i diskusjonen: Det er uforståelig hvorfor denne lyses ut som en midlertidig stilling. Det kommer tydelig fram i begrunnelsen at det er et reelt behov for fast stilling ved fakultetet. Konklusjon: Det anbefales at stillingen lyses ut som en fast stilling. NTL-sak 51/11 Forlengelse av funksjonstid for professor II Trond E. Ellingsen ved IBT Orientering ved instituttet Saksvedlegg Momenter i diskusjonen: Ledergruppen er enig i at Trond E. Ellingsen er en viktig frontfigur ved NT og støtter forslaget om forlengelse av hans funksjonstid som professor II. Konklusjon: Det anbefales at funksjonstid for professor II Trond E. Ellingsen forlenges for en ny fem-års periode.

3 3 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTL-sak 52/11 Utlysning av stilling som avdelingsingeniør ved IMT Orientering ved instituttet Saksvedlegg Momenter i diskusjonen: Stillingen er ikke forbundet med avgang. Den har heller ikke rotfeste i NTs strategi. Det er tvilsomt at fullmakten dekanus har fått fra fakultetsstyret gjelder for den type stillinger. IMT påpeker at grunnen til at saken tas opp i ledergruppen er veldig dårlig kapasitet for tekniske tjenester, samt overbelastning på HMS-siden ved instituttet. Behovet for stillingen ble også meldt tidligere. Ledergruppen forstår IMTs behov for ny teknisk stilling, men ønsker ikke at denne saken skaper presedens for at faste stillinger som ikke er inkludert i bemanningsplanen godkjennes på den måten. Konklusjon: Utlysningen godkjennes. Fakultetet må passe på at dette ikke skaper presedens for lignende saker i framtiden. NTL-sak 53/11 Etablering av ny professor II stilling ved IMT Orientering ved instituttet Saksvedlegg Ingen kommentarer. Konklusjon: Ledergruppen støtter etablering av ny professor II stilling ved IMT. NTL-sak 54/11 Rutine oppfølging og dokumentasjon rundt formelle styrer, råd og utvalg Orientering ved prodekanus Anne Borg Saksvedlegg Momenter i diskusjonen: Man kan velge om man vil arkivere dokumentasjon rundt formelle styrer, råd og utvalg elektronisk eller på papir for perioden f.o.m F.o.m skal referat/protokoll/vedtak arkiveres i ephorte. Fakultetet jobber med å forbedre administrative rutiner og denne problemstillingen er knyttet til en slik rutineforbedring. Det er da kanskje unødvendig å ta lignende saker i ledergruppen. Gode rutiner avhenger av systemer som fungerer på en optimal måte. Dette kan man dessverre ikke si om ephorte.

4 4 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Ledergruppen reiser ikke innvendinger mot at rutinen gjennomføres slik det er foreslått. Dokumentasjon for perioden f.o.m t.o.m skal arkiveres i ephorte. Det er fullt mulig for studentrepresentanter i styrer og råd å be om innsyn i saker som skal være unntatt offentlighet. Orienteringssaker Studieplan o Orientering ved prodekanus Anne Borg o Saksvedlegg Prodekanus Anne Borg har orientert om saken. For alle endringene jf. saksvedlegget eller ephorte sak 2011/ Det nye avvikssystemet o Orientering ved avdelingsingeniør Astrid Salvesen/HMS-rådgiver Espen Fjærvik o Ingen saksvedlegg o Presentasjon i møtet presentasjon vedlagt Momenter i diskusjonen: Systemer lanseres I innkjøringsfasen er det mulig å komme med innspill til endringer. Systemet som er valgt er en komplett løsning som dekker kravene til å melde avvik, behandle avvik og gir oppdaterte oversikter innen hver enhet (jf. presentasjonen). Målet med systemet er også at ledelsen får meldinger om avvik fortest mulig. Avdelingsingeniør Astrid Salvesen og HMS-rådgiver Espen Fjærvik er superbrukere ved NT. Lenken til systemet vil være lett tilgjengelig på Innsida. Det bør sjekkes opp om dette også gjelder Innsida for studenter. Systemet kommer både på norsk og engelsk. Det blir fortsatt mulig for melder å komme med forslag til tiltak. Det er fullt mulig å gjøre endringer når det gjelder fordeling av rollen Behandler og rollen Overordnet leder. Instituttledere er derfor bedt om å komme med innspill til den presenterte fordelingsmodellen. Ledergruppen er interessert i at meldinger som gjelder kvalitets- og virksomhetsforbedringer også inkluderes i systemet. Kvalitetsmeldinger er ikke inkludert i systemet per i dag, men det er sendt bestilling på dette. Det er mulig å videreutvikle systemet på grunnlag av meldte behov fra enhetene. Det er også meldt ønske om at Driftsavdelingen får beskjed om de avvikene de skal følge opp. Foreløpig er det mulig å føre dette inn som en merknad i tiltakstabellen. Fakultetet skal vurdere hvem som skal ha ansvar for HMS ift. linjeforeninger.

5 5 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Hendelsesstedet bør gjøres til et obligatorisk felt. Spørsmål om anonymitet bør tas opp på nytt i prosjekt- og styringsgruppen. Oppfølging av flere innmeldinger på samme avvik må være synlig for alle melderne i saken. IMT påpeker at systemet ikke bør være avhengig av personopplysninger for at avvik kan behandles på en effektiv måte. Veiledningsteksten bør presiseres/oppdateres slik at melder vet hva slags retningslinjer man skal forholde seg til. Per i dag er det ikke mulig å videresende saker i systemet til f.eks. SINTEF, men ønske om dette er meldt. Ledergruppen er bedt om å ta beslutning om hvordan rollefordeling skal se ut ved enhetene innen (jf. vedlegget). Nye regler for moms o Orientering ved seksjonssjef Vidar Broholm/controller May-Britt Hamnes o Ingen saksvedlegg o Presentasjon i møtet presentasjon vedlagt Momenter i diskusjonen: Skattedirektoratet har gitt en fortolkning av bestemmelsen knyttet til retten til mva fradrag for kostnader i oppdrags og bidragsforskning. I lys av denne vil det ikke foreligge fradragsrett for inngående merverdiavgift for kostnader knyttet til oppdrags og bidragsforskning, dvs. hele BOA. Dette omfatter både løpende driftskostnader og investeringer. NTNU sentralt vurderer hvordan universitetet skal posisjonere seg taktisk ift. skattemuligheter. Rektor er også koblet til saken. Enhetene må være forberedt på at regnskapstjenesten dessverre må tilbakeføre fradrag for inngående merverdiavgift for desember Det må også tilbakeføres noe av fradragsført merverdiavgift på store anskaffelser foretatt f.o.m Dette vil ha budsjettmessige konsekvenser f.o.m Det er fortsatt usikkert om ordningen vil ramme TEM-bevilgningen. NTNU prøver å løse dette problemet ved å ha eiendomsrett hos SINTEF. I lys av nye justeringsregler vil det ikke være noe fradrag på mva. Mva skal føres som kostnad og belastes på hver enhet. Det er ønskelig å få oversikt over hva nøyaktig denne ordningen gjelder. Instituttledere er bedt om å gi beskjed til sine egne. Det er viktig å formidle informasjon om dette til prosjektledere på en tydelig måte. Seksjonssjef Vidar Broholm og controller May Britt Hamnes kan gjerne komme på besøk til de instituttene som ønsker dette.

6 6 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet EVENTUELT Mange stipendiater strever med artikkelsøk i NTNU Bibliotekets databaser. Dette er et signal til NT at det er nødvendig med mer standardisert informasjon som skal sendes til alle doktorgradsstudenter. Den nye Innsida kan være et bra verktøy i så måte. Saken skal tas opp med prodekanus Åse Krøkje

7 Nytt elektronisk avvikssystem for NTNU Presentasjon i ledergruppen på NT

8 Agenda Prosjektet Styringsgruppa og prosjektgruppa Prosjektdefinisjon Systemet Rollene i systemet Ansvar og oppgaver Finne behandlere / overordnete ledere på NT

9 Prosjektet Styringsgruppa Direktør Trond Singsås (eier av prosjektet) HMS sjef Anne Beth Holte Driftssjef Jørn Wiggo Bergquist IT direktør Tor Holmen Seksjonssjef Magnar Hole

10 Prosjektgruppa Prosjektleder Eva Klevstuen Rådgiver HMS avd. Hilde Apneseth HR konsulent DMF Hilde Konradsen Kontorsjef VM Renate Bardal Senioringeniør NT Berit Borthen Hovedverneombud Heidi Egseth Avdelingsingeniør NT Astrid Salvesen

11 Prosjektdefinisjon NTNU skal ha system for avvikshåndtering som skal bidra til å identifisere HMS avvik. Skal videre bidra til: Å forebygge at lignende eller nye avvik skjer senere, samt sikre eventuelle skadedes rettigheter At alle avvik som oppdages under den løpende drift eller ved interne revisjoner, blir korrigert, rapportert og forebygget Mengden registrerte avvikshendelser skal gjenspeile reell mengde avvikshendelser ved NTNU At NTNU som organisasjon får en enhetlig og lik saksbehandling

12 Hva er et HMS avvik HMS avvik = En mangel som kan medføre skade på mennesker, miljø eller materiell. Menneske i fokus Forebygge Forbedre Lære

13 Hvorfor skal vi melde HMS avvik Vi skal alle bidra til åivareta mennesker, miljø og materiell ved NTNU. Vi skal si fra hvis vi ser/opplever noe som kan true dette, eller komme med forslag til forbedringer

14 Ansvar for HMS avvik Leder har ansvar for HMS arbeidet innenfor eget ansvars og arbeidsområde Sørger for at utfordringer knyttet til HMS systematisk identifiseres, registreres og forbedres. Sørger for periodevis rapportering om enhetens HMS tilstand til overordnet nivå. Holder løpende kontakt med enhetens verneombud (VO), ansatte og studenter i HMS saker. Linjeleder sørger for at avviksmeldingen følges opp og at forebyggende og korrigerende tiltak gjennomføres og evalueres. Leder kan delegere HMS oppgaver til HMS koordinator

15 What s in it for me? Hvordan bruke systemet for åivareta det ansvaret du har som leder?

16 Risk Manager (Digital Kvalitet) Systemet som er valgt er en komplett løsning som dekker kravene til åmelde avvik, behandle avvik og gir oppdaterte oversikter innen hver enhet for ulike ansvarsområder. Ett sted åmelde og åbehandle avvik Avvik behandles på en kvalitetsmessig lik måte Svært gode rapporteringsmuligheter som gir oppdatert oversikt til en hver tid og har stor nytteverdi både mot tilsynsmyndigheter og i virksomhetens interne arbeid med kvalitet og internkontroll.

17 Rollebeskrivelser Melder alle studenter og ansatte Verneombud Rapportlesetilgang Behandler (egen rutine) Overordnet leder Superbrukere

18 Rollebeskrivelser Behandler Behandler har ansvaret for å behandle avvik i sin enhet. Behandler skal vurdere og gjennomføre ulike tiltak, evaluere og lukke avvik i samarbeid med Overordnet leder. Behandler kan underveis i behandlingen delegere avviksmeldingen til andre, og kan også avvise meldte avvik. Behandler, i samarbeid med Overordnet leder, rapporterer til eget råd, styre eller lignende analyserer og setter inn tiltak ved behov.

19 Rollebeskrivelse Overordnet leder Er ansvarlig for avvik i sin enhet på et overordnet nivå (institutt, fakultet, sentral ledelse) Overordnet leder innen eget område betyr full tilgang til avvik de underliggende Behandlere er ansvarlig for. Overordnet leder kan overstyre Behandler. Sette Ny Behandler Behandle avviket selv eller overføre til andre Ta ut ulike rapporter ved behov Ha en aktiv rolle i systemet. Alltid Overordnet leder sitt ansvar å påse at HMS avvik blir fulgt opp. Overordnet leder kan delegere HMS oppgaver til HMS koordinator, men har ansvar for samarbeid og dialog med Behandler og VO.

20 Veien videre Behandlere og Overordnet leder på enheten vedtas. Opplæring/informasjon uke 1 og 2 i 2012 i regi av superbrukere Lansering av systemet 15.januar 2012 Innkjøringsfase ½år Superbrukere på NT (Espen og Astrid)

21 Informasjon/Opplæring Opplæring overordnet leder: 1 times infomøte Opplæring behandler: 2 3 timers kurs Opplæring verneombud: 1 times infomøte

22 Elektronisk system for håndtering av HMS-avvik Forslag til fordeling av rollen Behandler og rollen Overordnet leder Fakultet Overordnet leder: Bjørn Hafskjold Rapportlesetilgang: Espen Fjærvik Institutt for biologi Overordnet leder: Bjørn Munro Jenssen Behandler: Kjersti Andresen Institutt for bioteknologi Overordnet leder: Kjetil Rasmussen Behandler: Martin Gimmestad Institutt for fysikk Overordnet leder: Asle Sudbø Behandler: Oddbjørn Grandum Institutt for kjemi Overordnet leder: Marie-Laure Olivier Behandler: Nina Brochs Klausen Institutt for kjemisk prosessteknologi Overordnet leder: Øyvind Gregersen Behandler: Berit Borthen Institutt for materialteknologi Overordnet leder: Arne Petter Ratvik Behandler: Gunn Torill Wikdahl Fakultets administrasjonen Overordnet leder: Bjørn Hafskjold Behandler: Espen Fjærvik Tekniske tjenester Overordnet leder: Bjørn Hafskjold Behandler: Magnar Hole Nanolab Overordnet leder: Kay Gastinger Behandler: Søren Heinze Rolle Behandler: Kan behandle avvik og beslutte tiltak innen egen definert enhet og avviksområde typisk nærmeste leder funksjon i avviksbehandlingen. En behandler kan når som helst underveis i avviksbehandlingen overføre/delegere avviket til andre kan også avvise meldte avvik. Rolle Overordnet leder: Overordnet ansvarlig innen eget område (en med overordnet ansvar for flere enheter/avdelinger). Full tilgang innen eget område og avvikstype og kan overstyre Behandler. Kan for eksempel sette Ny Behandler (overføre eller ta avviket selv) kan være aktuelt ved fravær, manglende avviksbehandling el. andre forhold. Gunnerus Overordnet leder: Magnar Hole Behandler: Svenn Ove Linde NTNU senter for fiskeri og havbruk Overordnet leder: Magnar Hole Behandler: Arne Kjøsnes Superbrukere: Espen Fjærvik og Astrid Salvesen

23 1 Endring i retten for fradrag på inngående mva relatert til kostnader i BOA virksomheten Torsdag 8. desember 2011

24 2 Endring i retten for fradrag på inngående mva relatert til kostnader i BOA virksomheten Skattedirektoratet har gitt en fortolkning av bestemmelsen knyttet til retten til mva fradrag for kostnader i oppdragsog bidragsforskning som har umiddelbar betydning for NTNU. Det vil ikke foreligge fradragsrett for inngående mva knyttet til oppdrags- og bidragsforskning (hele BOA området). Gjelder både investeringer og løpende driftskostnader Tilbakeføres mva på store anskaffelser f.o.m 2008 (justeringsreglene) Unntak gjelder varer og tjenester til videresalg undersøkes av sentralt Budsjettmessige konsekvenser f.o.m. 2012

25 3 Løpende driftskostnader Har ikke fradrag for de løpende driftskostnadene f.o.m. 1. desember Bestillinger som er lagt inn i BasWare med fradragskode vil bli korrigert.

26 4 Utstyr/Investeringer -Justeringsregler F.o.m Bestemmelsen innebærer i hovedtrekk at inngående mva på kapitalvarer justeres opp eller ned dersom den avgiftspliktige virksomheten endres etter at utstyret er anskaffet en periode frem i tid. Justeringsperioden er 5 år. Gjelder store investeringer hvor fradrag på inngående mva er større enn kr ,dvs. investeringer over NOK

27 5 Eksempel på justeringsreglene Eksempel investert i utstyr mai 2009 til NOK mva, dvs Fradrag av det totale beløpet for inngående mva får man ved anskaffelsestidspunktet. Årlig justering dersom det oppstår endring i enhetens fradragsområde. F.o.m. 2012: Ikke fradrag på mva resterende beløp i justeringsperioden skal tilbakebetales.

28 6 Eksempel på justeringsreglene År 1 År 2 År 3 År 4 År Andel skal justeres 1/5 1/5 1/5 1/5 1/5 Justering på Totalt fått fradrag for Skal tilbakebetales Totalt fradrag av eksempelet er kr På 6. termin 2011 blir enhetene belastet med kr som tilbakeføres. Belastningen skjer: I. På åpne prosjekter II. Tilhørende 69- prosjekter hvor prosjektet har blitt avsluttet mot III. Direkte på rammen.

29 7 Det er viktig at instituttene gir beskjed til sine egne. Når alt er klart vil det bli sendt ut liste som viser en oversikt over hvilke investeringer dette gjelder. LP-ene ønsker at instituttleder eller kontorsjef gir beskjed.