LEDERGRUPPEN VED NT-FAKULTETET

Transkript

1 LEDERGRUPPEN VED NT-FAKULTETET Referat møte i ledergruppen tirsdag , kl. 09:15-11:15 Sted: E1-118 Deltakere med vararepresentanter. Representanter Navn Forfallsliste Fakultet X Dekan Anne Borg Fakultet Fakultet Institutt for biologi (IBI) X Prodekan for forskning og nyskaping Tor Grande X Prodekan for utdanning og formidling Øyvind W. Gregersen X Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Studentrepresentant Elise Wright Knutsen Institutt for bioteknologi (IBT) X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Studentrepresentanter realfag Studentrepresentanter sivilingeniør Representanter for midlertidig ansatte X Instituttleder Erik Wahlström Vara: Nestleder for utdanning Jon Andreas Støvneng Vara: Nestleder for forskning Catharina Davies X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder for utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup X Instituttleder Edd Blekkan Vara: Nestleder for utdanning Jens Petter Andreassen Vara: Nestleder for forskning Sigurd Skogestad X Instituttleder Jostein Mårdalen Vara: Nestleder for utdanning Fride Vullum- Bruer Vara: Nestleder for forskning Knut Marthinsen Elise Wright Knutsen Vara: Liza Wanda X Stig-Martin Liavåg Vara: Jorunn Tepstad X Postdoc Torunn Forberg Vara: Stipendiat Torstein Nesse Referent: administrativ koordinator Susanna M. Brynhildsen Andre deltakere Heidi Hugdal, seksjonssjef, sak 33/16 Ingrid Volden, avdelingsdirektør, sak 34-35/16 Pernille Feilberg, rådgiver, sak 36/16 1

2 Kommentarer til innkalling: Ingen kommentarer. Referat fra forrige ledermøte: Referatet fra ledermøte den er oppdatert i ledergruppemappen for Minner om at alle ledergruppereferater også blir publisert på Innsida: Studentenes 5 minutt Ingen saker. Instituttenes 15 minutt IFY instituttlederen skal besøke IFE for drøfte mulig samarbeid om bl.annet neutronbasert forskning. IFY Som ledd i arbeidet med synkronisering av fag innen matematikk/fysikk og kjemi for grunnutdanningen av ingeniører, initieres det en arbeidsgruppe innen fysikk/kjemi, der det ønskes representasjon fra ett av kjemi-instituttene. Instituttleder sender ut info om møtet slik at riktig/-e kontaktperson/-er kan kobles på. IBT Digitalt Liv har åpningsseminar den Programmet med invitasjon er allerede sendt til relevante miljø. Instituttlederen kan kontaktes for mer informasjon om ønskelig. 2

3 NTL-sak 33/16 Erfaringer med LIMS ved Nanolab Innledning ved direktør Kay Gastinger Ingen saksvedlegg NTL-sak 34/16 Økonomioppfølging Innledning ved dekan Anne Borg og avdelingsdirektør Ingrid Volden Saksvedlegg NTL-sak 35/16 Status ekstraordinære investeringer Innledning ved dekan Anne Borg og avdelingsdirektør Ingrid Volden Ingen saksvedlegg o Instituttene bes om å legge frem en kort status om ekstraordinære investeringer. NTL-sak 36/16 Administrativ organisering Innledning ved dekan Anne Borg Saksvedlegg sendes fredag 8.4. o Dekan ønsker å diskutere notatet for administrativ organisering. O-saker: EU og Brussel-kontoret (Anne Borg) IKT-sikkerhet (Anne Borg) Eventuelt: Spørsmål om tilgang til laboratorie (Anne Borg) Likestillingskonferansen 6. juni (Tor Grande) 3

4 NTL-sak 33/16 Erfaringer med LIMS ved Nanolab Innledning ved direktør Kay Gastinger Presentasjon i møtet Det er tre alternative systemer som Nanolab har sett på: Ilab, Phenix og det som ble valgt, Myfab LIMS. SINTEF bruker Labware 7. Myfab LIMS brukes av andre universiteter, og er tilpasset den typen virksomhet som Nanolab har. Myfab LIMS har en årlig kostnad på Euro årsavgift, og Euro som etableringsavgift. Fordeler med Myfab LIMS er at den er webbasert og er et stabilt system. Det finnes flere funksjoner/verktøy som man kan velge i mellom. Systemet inneholder ikke lagring av forskningsdata. Det jobbes med å lage en prosessdatabase i Nanolab har oversikt over alle brukere med navn og kontaktinformasjon via systemet, som er også viktig mtp HMS. Nanolab bruker stud.ass til å lage statistikk, lage oversikt over bruken og fakturering. Internfakturering sendes via økonomiavdelingen og eksternfakturering håndteres selv. Ingeniørene legger inn instrumentene, og hvert instrument har en instrumentansvarlig. En mulighet for NT er å lage en «LIMS light» versjon som har de grunnleggende funksjonene som trengs. Begrensningen er at det er lite brukerstøtte for systemet. Leverandøren har foreslått at NT-fakultetet kunne være en pilot for en «light»- versjon. Nanolab har en superbruker for systemet. Hvordan kan systemet fremme sambruk mellom institutt? Instituttene har behov for et LIMS-system, og dekan ser at vi burde se på en mulig løsning for de av instituttene som trenger mer avansert system enn rent bookingsystem. Instituttene bes om å vurdere hvilke behov de har slik at vi kjenner til hvilke funksjoner et eventuelt felles system for fakultet bør inneholde. Det skal også sjekkes hvordan er funksjonalitetene i systemet som DMF har. Fakultetet følger opp saken for å vurdere hvilke løsninger som kan brukes. Må også vurdere om anbudsregelverk bør ta høyde for. De av instituttene som har behov for et Myfab LIMS og som ønsker å ta dette i bruk, kan gjerne gjøre dette. NTL-sak 34/16 Økonomioppfølging Innledning ved dekan Anne Borg og avdelingsdirektør Ingrid Volden Saksvedlegg og presentasjon i møtet o Det er manglende timeføring på BOA og leiestedsfakturering pr mars. Det er et krav at dette er ajour både iht til sentrale føringer og for å ha god økonomistyring. Hvis dette ikke gjennomføres risikerer vi økte avsetninger pga av manglende styring ved slutten av året. o Sykepengerefusjoner er allerede oppnådd ift budsjettert. o Selv om regnskapet totalt sett viser små avvik, er det store forskjeller mellom instituttene. o Et av de sentrale tiltakene er fullt ut å implementere TDI-modellen inkl. leiested, og på dette området har vi en utfordring. Ingrid Volden har fokus på dette, og det blir laget et verktøy for å hjelpe instituttene med dette arbeidet. o NT-fakultetet har lite skriftlighet i økonomistyring, og det er vanskelig å gå tilbake i tid ved behov. Derfor ønsker avdelingsdirektøren å ha korte, skriftlige rapporter fra instituttledere samt månedlige møter med hvert institutt hvor instituttleder og 4

5 o o kontorsjef deltar. Fokus er å få bedre økonomistyring og sikre bedre kvalitet på rapporteringen til NTNU sentralt. Rapporteringen vil bli gjennomført slik at dette ikke vil øke instituttenes arbeidsmengde nevneverdig. Fakultetet har fått beskjed fra Økonomiavdelingen sentralt om at de stiller med ekstraressurser ved behov både når det gjelder økonomioppfølging og innkjøp. Ingrid Volden er opptatt av vesentlighet; de faktorer som har størst virkning på resultatet. NTL-sak 35/16 Status ekstraordinære investeringer Innledning ved dekan Anne Borg og avdelingsdirektør Ingrid Volden Ingen saksvedlegg o Det er gjort avtale med den sentrale innkjøpsenheten at de kan bidra med ressurser på innkjøp over kr. Investeringer vil være et av temaene på den månedlige oppfølgingssamtalen. o Ombygging av lab på IKJ kan bli dyrere enn estimert grunnet arbeid med å legge om ventilasjon (fra ), kostnad på masterlesesal IMT er om lag 3 mill kr, også her øker kostnadene pga nødvendig ventilasjon som må bygges på nytt. o IBI har meldt inn behov for oppgradering av utstyr til feltkurs. Dette kan anskaffes uansett hvordan planen for oppgraderingen av selve bygningsmassen på Sletvik blir. NTL-sak 36/16 Administrativ organisering Innledning ved dekan Anne Borg En oppdatert versjon ble sendt ledergruppen o Notatet ble diskutert av ledergruppen. Generelt ser notatet bra ut, og det blir bearbeidet siste gang av arbeidsgruppen fredag o På høsten vil det bli laget bemanningsplaner. Den største endringen kommer til å finne sted for gruppen administrativt ansatte. Videre skal NT levere en løsning for hvordan fakultetet skal håndtere innsparingskravet på 5%. Dekan tar med kommentarene fra ledergruppen til arbeidsgruppens avsluttende møte på fredag O-saker: EU og Brussel-kontoret (Anne Borg) o Det er generelt stor aktivitet ved Brusselkontoret, og spesielt innenfor områdene energi og innovasjon. Det er et ønske om at NTNU legger mer aktivitet i Brussel for å øke synligheten. Brussel-kontoret bidrar med kontakt og avtaler med relevante personer i EU-systemet og kontoret har tilgjengelige møtelokaler. o Informasjon om kommende prosjektinitiativ bør sendes til instituttledere som er det rette nivået for denne type informasjon. IKT-sikkerhet (Anne Borg) o Dekan ber instituttledere å være ekstra oppmerksom på innkommende mail, ref. saken om rektor og forsøk e-postsvindel. 5

6 Eventuelt: Spørsmål om tilgang til laboratorie (Anne Borg) o Bioingeniørutdanning ved tidligere HiST trenger lablokaler i uke høsten Lab 4 dager i uken. Stor gruppe på ca 65 studenter. o Instituttleder ved IKJ følger opp dette. Kontaktperson Randi Utne Holt. Likestillingskonferansen 6. juni (Tor Grande) o Minner om konferansen som det er ønskelig at ledelse ved fakultetet deltar på. Konferansen er i Trondheim. Flere instituttledere ønskes som deltakere. o Tema er likestilling og mangfold i en omstilling. 6