SAKSFREMLEGG Saksnummer: 16/1739 Organ Møtedato Valgstyret 08.12.2016 Kommunestyret 15.12.2016 Stortingsvalget og sametingsvalget 2017 - Valgavvikling Saken avgjøres av: Kommunestyret. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Stortings- og sametingsvalget 2017 i Røyken kommune avvikles på følgende måte: a) Endagsvalg mandag 11. september 2017. b) Stemmelokalene holder åpent fra klokken 09.00 til klokken 21.00. 2. Røyken kommune benytter elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. 3. Det fastsettes følgende 5 valgkretser og tilhørende stemmelokaler: Vestbygda og Hyggen ROS Arena Midtbygda Midtbygda skole Torvbråten og Sydskogen Torvbråten skole Slemmestad, Sydskogen og Nærsnes Slemmestad ungdomsskole Frydenlund og Nærsnes Frydenlund skole 4. Valgstyret gis fullmakt til å fastsette endelig tid og sted for forhåndsstemmegivning, samt avvikling av valget i henhold til valglovens og valgforskriftens bestemmelser. 5. Valgstyret gis fullmakt til å ta nødvendige beslutninger i saker som ikke er av prinsipiell betydning for avviklingen av Stortings- og sametingsvalget 2017. Vedlegg: 1. Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen fra Valgdirektoratet 2. Valgloven Sammendrag og konklusjon: Saken gjelder gjennomføring av Stortings- og sametingsvalget 2017. Det vurderes om valget skal gjennomføres over en eller to dager, hvilke valgkretser Røyken kommune skal ha og hvorvidt valget skal gjennomføres med elektronisk avkryssing. Rådmannen vurderer at Stortings- og sametingsvalget 2017 gjennomføres som endagsvalg i fem valgkretser med elektronisk avkryssing.
Bakgrunn for saken, saksopplysninger: Gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Budsjettet i 2015 var ca. 680 000 kroner. Netto driftsutgifter regnskapsført på valget i 2015 er 1 588 688 kroner. Det var 8 valgkretser ved valget 2015. I tabellen nedenfor vises kretsnavn, antall manntallsførte og avgitte stemmer på valgdagene: Kretsnr Kretsnavn Manntallsførte 2015 Avgitte stemmer ved kommunestyrevalget 2015 Valglokale 0001 Vestbygda 3221 1673 ROS-arena 0002 Hyggen 984 492 Hyggen skole 0003 Midtbygda 3313 1687 Midtbygda skole 0004 Slemmestad 2571 1227 Slemmestad ungdomsskole 0005 Nærsnes 1015 596 Nærsnes skole 0006 Frydenlund 1929 940 Frydenlund skole 0007 Torvbråten 1823 962 Torvbråten skole 0008 Sydskogen 1060 530 Sydskogen skole Ordinær forhåndsstemming fra 10. august-11. september 2015, samt ambulerende hjemmestemming og forhåndsstemmegivning på helse- og omsorgsinstitusjoner foregikk ved elektronisk avkryssing. Røyken kommune tilbød tidligstemming (1. juli til 9. august 2015) og ordinær forhåndsstemming (10. august-11. september 2015) kun på rådhuset med åpningstid fra kl. 08.00-15.30 og et par ettermiddager like før valgdagene med utvidet åpningstid. For Røyken kommunes del er fordelingen av stemmegivningene mellom søndag og selve valgdagen 2015 henholdsvis 2 228 på søndag og 5 951 på mandag. Se fordeling i skjemaet under:
Totalt antall stemmegivninger ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 i Røyken kommune er 9 450, hvorav 1 271 stemmer var forhåndsstemmer. I Røyken kommune stemte 13,5 % i tiden fra 1. juli-11. september. 23,5 % avga sin stemme på søndag mens 63 % stemte på mandag. Ved sammenligning mellom de to foregående tabeller, vil dere se at antall kryss i manntallet for enkelte kretser ikke stemmer overens med avgitte stemmer. Dette fordi enkelte velgere kun stemmer på kommunestyrevalget mens andre kun stemmer på fylkestingsvalget. Valgdagen 2017 Valgdagen for Stortings- og sametingsvalget 2017 er fastsatt til mandag 11. september. Kommunestyret kan selv vedta at det på ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen. Vedtaket må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis. Dette følger av valgloven 9-2 andre ledd. Dette medfører at det er ikke lenger er mulig å vedta et slikt forslag med mindretall (1/3) i Kommunestyret, jf. Stortingsvedtak av 1. juli 2016. Tid for stemmegivningen Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. Kommunestyret kan selv, med tilslutning med fra minst 1/3 av medlemmene, vedta å holde valglokalene åpne lenger enn det valgstyret vedtar. Kommunestyrets vedtak må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn klokken 21.00. Dette følger av valgloven 9-3, andre ledd. Bestemmelsen innebærer at kommunen selv bestemmer hvor lenge valglokalene skal være åpne og at det er anledning for å avslutte tidligere enn klokken 21.00. Bestemmelsen gir kommunene også mulighet til fritt å avgjøre når stemmegivningen skal starte.
I Røyken har det tradisjonelt vært enstemmighet for å holde valglokalene åpne så lenge som valgloven tillater på valgdagen (til klokken 21.00). Røyken kommune har ved tidligere valg åpnet valglokalene kl. 09.00. Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Det er innført en frivillig ordning der kommunene selv kan vedta å innføre elektronisk avkryssing i manntallet. Dette følger av valgloven 9-5 a. Røyken kommune har ved tidligere høringssvar vært positive til denne ordningen. Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2011 og 2015, og Stortingsvalget i 2013, ble det gjennomført forsøk med elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen i hhv 10 og 15 kommuner. Disse forsøkene har utelukkende fått positiv tilbakemelding. Kommunal-og moderniseringsdepartementet skriver i brev av 1. september 2016 at kommunene som har deltatt i forsøket har vært svært fornøyde, og ønsker ikke å gå tilbake til rutinen med papirmanntall. Hensikten med å innføre elektronisk avkryssing i manntallet som en permanent frivillig ordning, er at dette vil effektivisere valgavviklingen på valgdagen både for velgere og valgfunksjonærer. Dette gjelder både i valglokalet, under opptellingen og ved valgoppgjøret. Asker kommune har deltatt i forsøket og er veldig fornøyd med ordningen. Valgansvarlige i Asker har uttalt at de ikke vil gå tilbake til papirmanntall. Hensikten med å innføre elektronisk avkryssing i manntallet som permanent frivillig ordning er å: effektvisere valgavviklingen både for velgere og valgfunksjonærer, både i valglokalet, under opptellingen og ved valgoppgjøret redusere antall feilavkrysninger i manntallet, da valgfunksjonæren hovedsakelig benytter strekkoden på valgkortet for å slå opp velgeren i manntallet gi en mer ensartet valghandling for velgeren, uavhengig av hvor i kommunen man stemmer. På den måten faller de ressurskrevende fremmedstemmene bort sikre prinsippet om hemmelig valg Etterarbeidet i valglokalet vil bli mindre som følge av endringen, da en del av oppgjøret stemmestyret tidligere utførte manuelt, nå kommer automatisk fra det elektroniske valgadministrative systemet EVA. Det foreløpige resultatet vil også, i motsetning til i dag, inneholde stemmer fra velgere i andre kretser i kommunen, noe som vil gi et mer korrekt foreløpig resultat. Den endelige opptellingen vil også bli raskere ferdig, siden kommunen ikke vil bruke tid på behandling av stemmer fra velgere i andre kretser. Ordningen krever pc-er og stabil internettilgang i alle valglokaler. Alle valglokaler må minst ha to ulike tilganger til internett for å ha en back up for å sikre kontinuerlig tilgang. Kartlegging av nettilgangene i valglokalene har allerede D-IKT utført, slik at vi kan sikre god internettilgang og reserveløsning for alle valglokalene. Erfaringene fra 2011 og 2013 tilsier at det var liten risiko å delta i forsøket med elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen, dersom dette er godt forberedt. Dersom kommunikasjonen med det elektroniske manntallet faller ut, eller strømmen blir borte, skal en egen beredskapsrutine straks iverksettes. Det er av vesentlig betydning at valgfunksjonærene gis god opplæring i beredskapsrutinen. Valgkretser 2017 i Røyken kommune
Erfaringer fra Asker kommune og Drammen kommune som har deltatt i forsøket med elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen viser at det er hensiktsmessig å redusere antall valgkretser. Årsaken til at antall valgkretser er blitt redusert er først og fremst engangskostnader til infrastruktur, samt økt risiko ved IT-support, datalinjer, kvalitetssikring, bemanning og opplæring. Bærum kommune reduserte ved valget 2015 antall valgkretser fra 26 til 15. For valget 2017 velger de å øke antall kretser til 18. Drammen kommune reduserte fra 16 til 9 valgkretser ved valget i 2015. Drammen opprettholder dette antallet i 2017. Asker kommune reduserte antall kretser fra 15 til 8 ved valget 2015 og vil beholde denne inndelingen ved valget i 2017. Økonomiske konsekvenser: I rådmannens forslag til budsjett 2017 er det avsatt 1 350 000 kroner til gjennomføring av Stortings- og sametingsvalget 2017. Driftsbudsjett Det er lønnskostnader som er den store utgiftsposten i forbindelse med valg. Tabellen nedenfor viser kostnadsfordelingen mellom ulike alternativer til antall valgdager og stemmesteder. 2 dagers valg, 8 stemmesteder 2 dagers valg, 5 stemmesteder 1 dag valg, 8 stemmesteder 1 dag valg, 5 stemmesteder Lønnsutgifter Faste utgifter* Gjenværende sum til andre utgifter ift budsjett** 800 000 500 000 50 000 700 000 500 000 150 000 250 000 500 000 600 000 200 000 500 000 650 000 *Faste utgifter innebærer lovpålagt tidligstemming og forhåndsstemming, leie av lokaler, pålagt opplæring, riggekostnader og tilrettelegging IKT, inkludert elektronisk avkryssing. **Andre utgifter omfatter utvidet forhåndsstemmetilbud, skilting rundt valglokaler, nytt valgutstyr, bypass-kort til alle valgmedarbeidere á 669 kroner pr. kort, IKT støtte fra D-IKT og skannertjeneste i forbindelse med valgopptellingen samt uforutsette utgifter. Investeringsbudsjett I rådmannens forslag til budsjett 2017 er det avsatt 240 000 kroner til å dekke merkostnader ved elektronisk avkryssing. Dette innebærer i hovedsak infrastruktur (to tilganger til internett) i valglokalene og nødvendig IT-utstyr for eksempel håndskannere, flere pc-er i hvert valglokale. Forslaget har tatt utgangspunkt i 8 valgkretser. Investering til hvert valglokale er budsjettert med 30 000 kroner. Dersom antall valgkretser reduseres til 5, vil investeringen reduseres til 150 000 kroner. Rådmannens vurdering: Rådmannen mener at valglokalene bør åpne klokken 09.00 på valgdagen. Av hensyn til endelig klargjøring som starter klokken 07.00 vil en tidligere åpning av valglokalene skape
utfordringer og være ressurskrevende. Etter rådmannens oppfatning bør Røyken kommune opprettholde åpningstid til klokken 21.00. Endring av antall valgdager Røyken kommune har tradisjonelt avholdt valg over to dager. Hurum har tidligere hatt todagers valg, men gikk for en god del år siden over til endagsvalg. Asker kommune har, bortsett fra et lokalvalg i 1999, gjennomført endagsvalg i en årrekke. Valg i Bærum kommune har helt tilbake til 1995 vært avholdt over én dag. Drammen kommune hadde også i 2015 endagsvalg. Også Lier kommune vedtok den 22. oktober å avholde Stortingsog sametingsvalget 2017 over en dag. Forskning kan ikke dokumentere at det er noen klar sammenheng mellom valgdeltagelse og todagersvalg. Gjennomsnittlig valgdeltakelse i kommuner med todagersvalg var 1,7 prosentpoeng lavere enn i kommuner som kun hadde stemmegivning mandag. I den forbindelse viser vi til kommunaldepartementets Evaluering av valget i 2011 Forslag til endringer i valgloven og valgforskriften side 32. Institutt for samfunnsforskning støtter at søndagsåpne stemmelokaler ikke har noen positiv effekt på valgdeltakelsen, faktisk tvert i mot. Antallet stemmelokaler (kontrollert for velgermassens størrelse) har ingen effekt nasjonalt. Se Christensen og Midtbø 2001 i NOU 2001:3 Velgere, valgordning, valgte, side 592. Studien er basert på alle norske kommuner ved Stortingsvalget i 1997. Mens flertallet av landets kommuner kun har én valgdag, fikk innbyggerne i 192 av landets 428 kommuner mulighet til å avgi stemme både søndag og mandag i 2015. Kommuner som avholder todagers valg begrunner dette med blant annet tradisjon, tilrettelegging for økt tilgjengelighet, økt valgdeltagelse samt for å unngå kø. Andelen kommuner med todagers valg viser en nedgang fra og med 2009-valget. Dersom valget 2017 gjennomføres som sist med 2 valgdager og 8 stemmesteder, mener rådmannen at gjeldende budsjett er for knapt til å fortsette oppgraderingen av valgavlukker, urner og annet valgutstyr slik at dette tilfredsstiller kravene til universell utforming. Det vil heller ikke være midler til å utvide forhåndstemmeordningen. Rådmannen mener at det også må tas høyde for utgifter til uforutsette hendelser. Lønnskostnadene knyttet til valg på søndag er såpass høye at rådmannen vurderer det som mer økonomisk fornuftig å bruke disse midlene til å utvide forhåndsstemmetilbudet i stedet for todagers valg. På denne bakgrunnen mener rådmannen at valget bør gjennomføres på en dag. Forhåndsstemming Andelen forhåndsstemmer i Røyken kommune er vesentlig lavere enn i andre kommuner. Rådmannen mener at en forklaring på dette kan være at forhåndsstemmetilbudet er for dårlig. Dersom antall valgdager og valgkretser reduseres, kan det frigjøres midler i størrelsesorden 100 000-550 000 kroner som for eksempel kan brukes til å utvide forhåndsstemmeordningen. Det kan være aktuelt å tilby forhåndsstemming for eksempel på biblioteket i Slemmestad og på kjøpesenter. I tillegg kan det vurderes å åpne for at alle kan komme og stemme på institusjoner når vi likevel gjennomfører forhåndsstemming der.
Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen Rådmannen mener at Stortings- og sametingsvalget 2017 bør gjennomføres ved elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. Til tross for at denne valgavviklingen medfører ekstrakostnader i 2017, vil dette utelukkende gi positive konsekvenser for både velger og valggjennomføringen. Erfaringer fra kommuner som har gjennomført denne ordningen, deriblant Asker, er entydig positive. Røyken kommune har for øvrig allerede benyttet elektronisk avkryssing både ved den ordinære forhåndsstemmeordningen og på institusjoner. Erfaringene med dette har vært svært positive. Rådmannen anbefaler at kommunen tar i bruk elektronisk avkryssing allerede ved valget i 2017 fordi et Stortings- og sametingsvalg er enklere for kommunen å gjennomføre enn et kommunestyre- og fylkestingsvalg. Valgmedarbeidere Ved forrige valg brukte vi egne ansatte som valgmedarbeidere på valgdagene. Dette sparte mye administrasjon i forbindelse med rekruttering og ikke minst midlertidige ansettelser og innføring i Røyken kommunes lønnssystem. Ved bruk av egne ansatte kan valgopplæringen gjennomføres i ordinær arbeidstid. Elektronisk avkryssing forutsetter valgmedarbeidere med god datakunnskap. Bruk av egne ansatte var meget vellykket i 2015. Rådmannen ønsker derfor å videreføre denne ordningen. Endring av valgkretser Kostnadene og arbeidet ved å rigge et valglokale og drifte lokalet er omtrent det samme ved små valglokaler som ved større lokaler. Når det gjelder Hyggen, Sydskogen og Nærsnes mener rådmannen at valglokalene i disse kretsene ikke er spesielt godt egnet til gjennomføring av valg. Hyggen og Nærsnes er trange og har vanskelig fremkommelighet med tanke på universell utforming. Sydskogen har utfordringer med parkeringsmuligheter. I tillegg er det foreløpig usikkert om denne skolen er i drift på valgtidspunktet grunnet mulig ombygging. I Røyken kommune er det korte avstander og de fleste disponerer bil. Dersom velgere av ulike årsaker ikke kommer seg til valglokalet på valgdagen, har kommunen uansett plikt til å innhente hjemmestemmer. På denne bakgrunen mener rådmannen at antall valgkretser bør reduseres og foreslår derfor 3 kretsendringer: 0002 Hyggen slås sammen med 0001 Vestbygda 0005 Nærsnes deles mellom 0004 Slemmestad og 0006 Frydenlund 0008 Sydskogen deles mellom 0004 Slemmestad og 0007 Torvbråten Tabellen nedenfor viser forslag til ny kretsinndeling i 2017 med antall manntallsførte og tilhørende valglokaler: Kretsnr Kretsnavn Manntallsførte etter endring Valglokale 0001 Vestbygda og Hyggen 3221 + 984 = 4205 ROS-arena
0003 Midtbygda 3313 Midtbygda skole 0004 Slemmestad, 2571 + 515 + 560 = Slemmestad ungdomsskole Sydskogen og Nærsnes 4646 0006 Frydenlund og 1929+ 500= 2429 Frydenlund skole Nærsnes 0007 Torvbråten og Sydskogen 1823+ 500= 2323 Torvbråten skole