Publisert april 2015 (ver-1) Hjelp, jeg har en syk medarbeider! En guide til god sykefraværsoppfølging.
Kjære leder Denne guiden er laget til deg som i kraft av rollen som arbeidsgiver skal følge opp medarbeidere som er borte fra jobb på grunn av sykdom. Du er ikke alene hvis du synes det er litt vanskelig å ta tak i dette med sykefraværsoppfølging. Mange ledere lurer på hva man kan si og spørre om, og de fleste vi snakker med er takknemlige for råd og tips som kan gjøre oppfølgingen enklere. Du kan bare gjøre så godt du kan når en av dine medarbeidere blir syk. Det forventes ikke at du skal være lege eller psykolog, men det forventes at du skal være en leder - både for den medarbeideren som er borte og for de som fortsatt er på jobb. Vi håper at du med hjelp av denne guiden skal føle deg bedre rustet til å utføre dine lederoppgaver rundt sykefraværsoppfølging. Lykke til - dette klarer du fint! Hilsen oss i Infotjenester REGELVERK ER FERSKVARE Referanser til regelverk i denne e-boken var oppdatert på publiseringstidspunktet (se forsiden).
Innhold Innledning Om regelverket rundt sykefraværsoppfølging Regelverket i hovedtrekk Gode råd for sykefraværsoppfølgingen Hjelp, jeg har en syk medarbeider! (Ting du kanskje er redd for å spørre om?) Hvorfor skal jeg bruke tid på å følge opp en medarbeider som er borte fra jobb? Er det ikke viktigere at jeg fokuserer på de som faktisk er på jobb? Hva «feiler» det egentlig min medarbeider? Hvordan skal jeg oppføre meg overfor min syke medarbeider? Hva er egentlig sykefraværssamtalen? Slik gjennom fører du sykefraværssamtalen Her får du mer hjelp til sykefraværsoppfølging Spør oss om sykefravær (det er gratis) Infotjenester har noen av landets fremste fageksperter på sykefravær og trygderett. Vi holder landsdekkende kurs i forebygging og oppfølging av sykefravær, og svarer på spørsmål fra flere tusen arbeidsgivere hvert år. Her kan du rette en gratis henvendelse til våre rådgivere: infotjenester.no/fagsupport
Innledning Infotjenester har i mange år hjulpet norske virksomheter med å ta kontroll over sykefraværet gjennom kurs, rådgivning, lederverktøy og oppfølgingssystemer. Det finnes knapt et spørsmål rundt sykefravær vi ikke har svart på. Mange av spørsmålene vi får handler om regelverk, rettigheter og plikter, både økonomiske og arbeidsrettslige. Det er selvsagt svært viktig at disse formelle tingene blir håndtert på en god og riktig måte. Men vi får også mange spørsmål som går på samarbeid og dialog mellom leder og syk medarbeider. Hva kan man - og hva kan man ikke - si og gjøre? Hvordan vi enn snur og vender på det, så handler sykefravær om mennesker. Bak alle tall og sykefraværsstatistikker står enkeltindivider med individuelle fraværsårsaker og ulike forutsetninger for retur til jobb. Satt til å ta vare på og hjelpe disse tilbake til jobb er lederne, som også er enkeltindivider med ulike forutsetninger for å utføre sine oppgaver. Vår erfaring i Infotjenester er at mange ledere i norske virksomheter blir satt til å utføre sykefraværsoppfølging uten å få den nødvendige «verktøykassa». Derfor har vi i denne guiden lagt hovedvekt på å gi råd og veiledning til nærmeste leder, som har det praktiske ansvaret for oppfølgingen.
«Hovedfokuset i oppfølgingen skal være på samhandlingen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på den enkelte arbeidsplass, og ikke på skjemaer og sanksjoner.» (Regjeringen.no) Om regelverket rundt sykefraværsoppfølging Oppfølging av sykmeldte arbeidstakere er lovpålagt. Arbeidsmiljøloven og folketrygdloven har fastsatt noen møtearenaer og tidsfrister for oppfølgingsarbeidet. Hensikten er å få innarbeidet en forpliktende oppfølgingskultur og en god dialog, først og fremst mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, men også med sykmelder (lege) og NAV. 1. juli 2014 ble regelverket endret for å gjøre sykefraværsoppfølgingen enklere og mer målrettet. Arbeidsgivers rapporteringsplikt til NAV ved 9 uker ble avviklet, og NAV skal ikke lenger sanksjonere mot arbeidsgivere og sykmeldere (leger). Ordningene med oppfølgingsplaner og dialogmøter ble videreført, men oppfølgingen skal i større grad tilpasses behovet i hvert enkelt tilfelle. Forenklingene i regelverket betyr ikke at sykefraværsoppfølging er mindre viktig enn tidligere, men var snarere en erkjennelse av at krav om rapportering tok fokus bort fra dialogen og samhandlingen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Dokumentasjon av sykefraværsoppfølging fortsatt viktig, selv om bøtene er fjernet. Arbeidsgiver kan fortsatt få krav om dokumentasjon på at man har fulgt opp syke arbeidstakere, og NAV skal få oppfølgingsplanen oversendt når den etterspørres, blant annet i forbindelse med dialogmøter. På de neste sidene har vi oppsummert regelverket i kronologiske hovedtrekk.
Regelverket for oppfølging av sykefravær i hovedtrekk 4 uker: Siste frist for utarbeidelse av første oppfølgingsplan Oppfølgingsplanen skal være et dynamisk verktøy i oppfølgingsarbeidet og revideres underveis i sykefraværsløpet, for eksempel i forbindelse med dialogmøter. Oppfølgingsplanen skal sendes uoppfordret til sykmelder (lege) når den er utarbeidet første gang (ved 4 uker) og til NAV når NAV ber om det. 7 uker: Siste frist for å avholde dialogmøte 1 Dialogmøte 1 skal avholdes på arbeidsplassen senest innen 7 uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Dialogmøte 1 er en samtale mellom arbeidstaker, arbeidsgiver og eventuelt sykmelder. Andre aktører som bedriftshelsetjenesten og tillitsvalgt/verneombud kan også delta i dialogmøter. Hensikten med møtet er å snakke sammen om hva som kan gjøres for at sykefraværet skal bli så kort som mulig. Sammen skal man se på muligheter og begrensninger. I dialogmøtet oppdateres oppfølgingsplanen. Hvis tidsmangel eller lange avstander gjør det vanskelig å være samlet i samme rom, er det mulig å gjennomføre dialogmøtene som en telefon- eller videokonferanse.
8 uker: Arbeidstaker skal prøve seg i arbeidsrelatert aktivitet For å ha rett til 100 prosent sykepenger etter 8 ukers sykmelding, er det et krav om at arbeidstaker prøver seg i arbeidsrelatert aktivitet. NAV kan gi unntak fra aktivitetskravet hvis sykmelder dokumenterer tungtveiende medisinske grunner som hindrer at arbeidstaker kan være i arbeidsrelatert aktivitet. Det kan også gis unntak hvis arbeidsgiver kan dokumentere at det ikke er mulig å tilrettelegge for aktivitet på arbeidsplassen. 26 uker: Siste frist for dialogmøte 2 Innen 26 uker skal NAV-kontoret innkalle arbeidstaker og arbeidsgiver til dialogmøte 2. Begge parter har møteplikt. Sykmelder skal delta hvis NAV mener det er hensiktsmessig. Arbeidsrettede tiltak skal vurderes. Alle parter kan be om at dialogmøte 2 blir gjennomført tidligere. Ved behov kan alle parter be om at NAV innkaller til et dialogmøte 3. 52 uker: Retten til sykepenger opphører Senest innen 1 år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak. Gratis plansje Få Infotjenesters populære plansje som viser ansvar, frister og oppgaver i oppfølging av sykefravær. Plansjen illustrerer på en god måte at både arbeidsgiver og arbeidstaker har ansvar og plikter ved sykefravær, og er et nyttig verktøy i dialog mellom leder og medarbeider. Last ned her: infotjenester.no/innhold/oas-plansje
Gode råd for sykefraværsoppfølgingen Gå i dialog med den syke så tidlig som mulig Hva betyr dette sykefraværet for arbeidssituasjonen? Jo tidligere dere starter en dialog rundt dette, desto bedre. Myndighetene har satt som frist at en oppfølgingsplan som skal være utarbeidet senest fire uker inn i en sykmelding, men det er mange gode grunner til å ta tak i situasjonen tidligere. Fire uker er lang tid borte fra jobb for en som er sykmeldt, og de bedriftene som har lykkes best med sykefraværsarbeidet har praktisert enda tidligere oppfølging enn hva lovverket krever. Vær bevisst på at 100 % sykmelding er unntaket Selv om det er legen som vurderer graden av sykmelding, er det viktig at også arbeidsgiver og arbeidstaker er klar over at hovedregelen er gradert sykmelding. 100 prosent sykmelding skal være et unntak for de som overhodet ikke har arbeidsevne. Vær tydelig på at sykefravær ikke er en privatsak Sykefravær er et forhold mellom leder og ansatt. Det er ikke slik at sykmelding gir grunn til å ikke være i kontakt med arbeidsgiver. Den syke medarbeideren har ansvar for å informere sin leder løpende om status og utsikter videre. Manglende samarbeid kan i ytterste konsekvens for den ansatte føre til bortfall av sykepenger.
Vær ærlig still spørsmål (men ikke om diagnose) Dersom det er ting relatert til sykefraværet som du ikke forstår vær ærlig, spør arbeidstakeren! Svar og fakta er alltid bedre enn mistanker og antagelser. Still spørsmålene med respekt, og unngå spørsmål rundt medisinsk diagnose. Sett agendaen Tenk over hva du som arbeidsgiver ønsker å få ut av de ulike kontaktpunktene i oppfølgingen. Ha en tydelig agenda for samtaler og avklar gjensidige forventninger til resultater. Bruk oppfølgingsplanen systematisk Oppfølgingsplanen er ditt viktigste verktøy for å få oversikt over oppfølgingen av en sykmeldt ansatt. Den skal vise dine vurderinger av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne, samt aktuelle tiltak og planer for videre oppfølging. Planen er også dokumentasjon på at du utfører den lovpålagte oppfølgingen. I tilfeller hvor det av en eller annen grunn stilles spørsmål ved om oppfølgingen er korrekt utført, er dette viktig dokumentasjon. Orienter deg Sørg for at du vet hvilke verktøy og ressurser du har tilgang til for oppgavene du skal gjøre. Har du noen internt som du kan sparre med? Hvilke rutiner og evt system har din bedrift for oppfølging? Ikke vær redd for å spille inn bedriftshelsetjeneste, lege eller NAV tidlig i fraværet dersom du mener det er behov for det.
Hjelp, jeg har en syk medarbeider! Ting du kanskje er redd for å spørre om?
Hvorfor skal jeg bruke tid på å følge opp en medarbeider som er borte fra jobb? Sykefraværsoppfølging er en oppgave som følger med det å ha personalansvar. Som leder er det din plikt og ditt ansvar å følge opp syke medarbeidere. Plikten til å følge opp sykmeldte arbeidtakere er dessuten lovpålagt, så det finnes faktisk ingen unnskyldning. Ansvaret bør dog veie tyngre enn plikten. Som leder har du tatt på deg ansvaret for å lede og følge opp dine medarbeidere «i gode og onde dager». Medarbeiderne er din viktigste ressurs, og du har alt å vinne på å utvise god og rettferdig personalomsorg. God sykefraværsoppfølging er et eksempel på god personalomsorg. Som leder har du også et ansvar (direkte eller indirekte) for virksomhetens lønnsomhet. Syke medarbeidere utgjør en kostnad for bedriften, og jo tidligere en syk medarbeider returnerer til jobb, desto bedre for økonomien. Som nærmeste leder kan du i mange tilfeller påvirke lengden på sykefraværet gjennom tett og god oppfølging, og på den måten bidra til å redusere kostnadene.
Er det ikke viktigere at jeg fokuserer på de som faktisk er på jobb? Det er viktig at du hjelper de nærværende medarbeiderne med å fylle «hullene» på jobb, men glem ikke kontakten med den syke! Når en medarbeider er fraværende på grunn av sykdom, kan det blant annet føre til at kollegaer får økt arbeidsmengde. Økt arbeidsmengde kan i tur føre til at noen føler en overbelastning - som i verste fall kan føre til nye sykefravær. Kanskje må du selv steppe inn og ta unna arbeidsoppgaver i tillegg til dine egne. I en slik situasjon er det ikke så uvanlig at alt fokus blir på jobb, og den sykmeldte blir litt glemt. Det er svært viktig at du også setter av tid til kontakt med den sykmeldte. Hvis du lykkes å få den sykmeldte medarbeideren tilbake, er jo det den beste løsningen for alle totalt sett. Pass på at ikke kontakten med den syke bare handler om hvordan oppgaver skal løses i hans/hennes fravær. Det aller viktigste signalet du som leder skal gi til den syke, er at du bryr deg. Vær også klar over at måten du følger opp én syk medarbeider fort blir lagt merke til av dine øvrige medarbeidere, så vær ditt ansvar bevisst og signaliser trygghet for de andre gjennom å være en ryddig og grei sjef. Måten du følger opp én syk medarbeider blir fort lagt merke til av dine øvrige medarbeidere
Hva feiler det egentlig min medarbeider? Noen ganger er årsaken til et sykefravær opplagt, og sykefraværsoppfølgingen «gir seg selv» i stor grad. I andre tilfeller er bildet mer komplekst. Som leder kan du møte ulike typer sykefravær. Noen er enkle i den forstand at årsaken er klar, medarbeider er åpen for dialog, han/hun informerer jevnlig om fraværets antatte varighet og er samarbeidende om tilretteleggelsesmuligheter. Men i blant, dessverre, er den egentlige årsaken til sykefraværet uklar. Som leder kan du ikke spørre om diagnose, og dette kan noen ganger være en utfordring, blant annet i spørsmål rundt tilrettelegging for arbeid. Ikke still spørsmål om diagnose. Arbeidsgiver kan ikke kreve å få vite den medisinske årsaken til fraværet. Fokuser på arbeidsevnen til den sykmeldte i stedet for diagnose og sykdom. Hva og hvor mye kan han/hun gjøre? Hvilke praktiske tilrettelegginger kan gjøres for at han/hun kan komme helt eller delvis tilbake til jobb? Hva kan du som leder bidra med for å lette veien tilbake? En person som har vært sykmeldt over lengre tid kan utvikle negative tanker som gjør det ekstra vanskelig å komme tilbake til jobben. For eksempel kan noen kan være redde for at de ikke er velkomne tilbake, at kollegaene ikke liker dem lenger, eller frykter at de ikke skal klare oppgavene. Dette kan være vanskelig å forstå, men som leder må du være klar over at noen har slike tanker og følelser. Vær forsiktig med å konkludere med noe du antar er den egentlige grunnen til fraværet, dersom årsak ener uklar. Vær i stedet lyttende og åpen for at nye opplysninger kan endre din egen oppfatning av situasjonen.
Hvordan skal jeg oppføre meg overfor min syke medarbeier? Ulike tilfeller av fravær vil kunne stille ulike krav til deg som leder. En god tommelfingerregel er: «Fast på sak, men myk på person». Saken er at du først og fremst har rollen som leder og representerer virksomheten. Din hovedoppgave er å ha tett dialog med din syke medarbeider og tilrettelegge for - så langt det er mulig - at vedkommende kommer tilbake til arbeidet. Personen du er når du gjør dine lederoppgaver vil selvsagt påvirke oppfølgingen og spesielt dialogen med den syke. Det er for eksempel aldri feil å vise at man bryr seg. Empati og støtte er til god hjelp i de fleste tilfeller av sykefraværsoppfølging. Noen tips: Vis så tidlig som mulig at du bryr deg når en medarbeider melder seg syk. Ta kontakt, spør hvordan det står til! Gi tydelige «velkommen tilbake»-signaler. Tenk over at det er ikke alltid hva som blir sagt som betyr noe, men hvordan det blir oppfattet. Pass på å ikke si ting som kan gi den syke dårlig samvittighet, og unngå formuleringer som er godt ment men kan virke mot sin hensikt, for eksempel: «Ikke kom tilbake før du føler deg helt frisk.» Utvis forståelse for den sykes situasjon, men vær samtidig tydelig på at den syke også har et ansvar for å samarbeide om retur til jobb.
Hva er egentlig sykefraværssamtalen og hvordan gjennomfører jeg den? «Sykefraværssamtalen» er en samtale du som leder har med en sykmeldt medarbeider, der målet er å hjelpe vedkommende tilbake i arbeid. Før en arbeidstaker har vært sykmeldt i fire uker skal arbeidsgiver ta initiativ til å lage en oppfølgingsplan i fellesskap. Formålet er å avklare hva som skal til for at den sykmeldte kommer raskest mulig tilbake til arbeid. I tillegg er dette møtet en viktig arena for å vise god personalomsorg og avdekke eventuelle problemer i arbeidssituasjonen. Sykefraværssamtalen blir best når du er godt forberedt. På de neste sidene gir vi deg noen helt konkrete tips og råd til gjennomføringen.
Slik gjennomfører du sykefraværssamtalen Du skal skape motivasjon og engasjement rundt denne samtalen og få den sykmeldte med deg - ikke mot deg. 1 2 3 Ha en positiv innstilling, Møt den sykmeldte med åpent sinn. Samtalen må være preget av tillit, respekt, velvilje, åpenhet, positivt menneskesyn og omsorg. Vær oppmerksom på dine egne antakelser og din egen agenda. Prøv å nullstille deg før du går inn i samtalen. Lytt mest, prat minst Det er ok at det blir stille en stund. Samtalen skal ikke være noen enetale fra din side, men du skal skape en god dialog og en toveisprosess hvor du lytter mer enn du prater. Benytt aktiv lytting. Vis ekte interesse og vær genuint interessert. Still åpne spørsmål og reflekter over svarene. Ha øyekontakt og vær bevisst kroppsspråket ditt. Sorter mellom: Det som ligger fast, og det som kan påvirkes Det som tilhører fortiden og det som tilhører fremtiden Det som må løses privat eller gjennom helsevesenet, og det som kan løses på arbeidsplassen. Husk at tilrettelegging må vurderes i forhold til virksomhetens drift.
4 5 6 7 Vær ryddig og ansvarliggjør Husk at du er med i samtalen i kraft av rollen som leder, ikke terapeut eller venn. Du representerer virksomheten og skal konsentrere deg om hva som kan gjøres for den ansatte i hans eller hennes arbeidssituasjon. Men når private og personlige forhold får konsekvenser for bedriften, blir følgende av dette en sak for deg som leder. Sjekk at du har forstått Før samtalen avsluttes må du teste om det du har oppfattet stemmer overens med hva den sykmeldte har ment å uttrykke. Oppsummér og dokumentér Når sykefraværssamtalen er gjennomført, er det viktig å oppsummere konklusjonene i samtalen og dokumentere det skriftlig. Husk at opplysninger som kommer frem i samtalen skal behandles konfidensielt. Dere bør bli enige om hva som kan eller bør fortelles videre. Avtal neste oppfølging Minst like viktig som oppsummering og dokumentasjon, er det at dere blir enige om å følge opp samtalen i ettertid. I oppfølgingen tar dere utgangspunkt i den foregående samtalen og evaluerer eventuelle tiltak. Fortsett også prosessen som ble startet i forrige samtale, og utfordre den sykmeldte på hvilke tanker vedkommende har gjort seg siden sist. Spør spesifikt etter endringer i det som tidligere ble opplevd som vanskelig.
Her får du mer hjelp til sykefraværsoppfølging www.nav.no/bedrift NAV har samlet informasjon og skjemaer knyttet til sykefraværsoppfølging under en egen seksjon for arbeidsgivere, Oppfølging av sykmeldte. Her kan du blant annet laste ned oppfølgingsplanen som pdf-dokument. www.infotjenester.no/faghjelp Faghjelp Personal fra Infotjenester er et sett av praktiske verktøy som hjelper deg med sykefravær og annet personalarbeid: Oppslagsverk med søk, fagforum, praktiske maler, interaktive verktøy og live webinarer. I tillegg får du muligheten til å ringe eller sende epost til våre rådgivere. www.infotjenester.no/oas HRessurs Sykefraværsoppfølging er et nettbasert system som loser ledere trygt og korrekt gjennom oppgaver og krav som følger med sykefravær. Med automatiske påminnelser, veiledninger og mobil app for registrering av oppfølging. Infotjenester AS Infotjenester www.infotjenester.no AS www.infotjenester.no I tlf 07505