Kontrollutvalet i Lærdal kommune Møtebok Møtedato: 23.9.2015 Møtetid: 13.00 15.00 Møtestad: Rådhuset møterom 2. etasje Saksnr.: 15/15-17/15 Følgjande medlemer møtte Olav Grøttebø Guri Olsen Siv Rysjedal Kari Blåflat Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Anders Haugen Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå kommunen møtte: Richard Nesheim Rådmann Alf Olsen jr. og ordførar Jan Geir Solheim møtte i sak 15 og 16 Underskrifter:
Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 15/2015 Godkjenning av møtebok O 16/2015 Skriv og meldingar saker til oppfølging O 17/2015 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2016 O Sak 15/2015 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal kommune Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim 23.09.2015 15/2015 Framlegg til vedtak: Møteboka frå møtet 17.6.2015 vert godkjend. 23.09.2015 KONTROLLUTVALET KON-15/15 VEDTAK: Møteboka frå møtet 17.6.2015 vert godkjend. Samrøystes
Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 16/2015 Skriv og meldingar saker til oppfølging Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim 23.09.2015 16/2015 Refererte skriv og meldingar: Saker til orientering: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel 1 21.04.15 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med «Behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar 2 Forum for kontroll og tilsyn/norges Kommunerevisorforbund med forsytingsansvar for barn» Valg av kontrollutvalg for perioden 2015-2019 3 Lærdal kommune Saksframlegg til sak for kommunestyret «Tilstandsrapport for grunnskulen 2014» 4 Lærdal kommune Tilstandsrapport for grunnskulen 5 28.11.01 Lærdal kommune Utdrag økonomireglementet: Kapittel 9: Reglement for investeringsprosjekt 6 Lærdal kommune Kapittel om investeringar i årsbudsjettet for 2015 Skriv til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel 7 10.6.15 Arne Sanden Innsyn i prosjektrekneskapet for attreisinga 8 10.6.15 Arne Sanden Innsyn i budsjettet til PLO for 2014 9 18.6.15 Arne Sanden Handsaming av saker som vedkjem Okken Kraft Skriv med kopi til kontrollutvalet Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel 10 15.7.15 Arne Sanden Krav om oversending av dokumentasjon Framlegg til vedtak: Skriv og meldingar vert tekne til orientering Vidare oppfølging vert å ta stilling til i møtet.
23.09.2015 KONTROLLUTVALET Orienteringar i møtet 1. Rådmannen orienterte om praktiseringa av kommunen sitt innkjøpsreglement og kva tiltak som er gjort for å sikre at dette blir følgt framover. Kommunen arbeider no med å få på plass rammeavtalar på fleire område. 2. Rådmannen gav ei kort orientering om utviklingstrekka i økonomien i 2. tertial. Utviklinga er meir positiv enn kva det såg ut til per 1. tertial 3. Rådmannen orienterte om kva tiltak som er gjort frå NAV si side for å lukke avviket i tilsynsrapporten frå fylkesmannen. Det er sendt svar med orientering om dette til Fylkesmannen i byrjinga av september. 4. Sekretæren gav ei kort orientering om framdrifta på forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektet vil bli ferdig innan utgangen av oktober. KON-16/15 VEDTAK: 1. Skriv og meldingar vert tekne til orientering 2. Kontrollutvalet viser til tilsynsrapporten frå fylkesmannen knytt til NAV Lærdal. Kontrollutvalet vil ha tilbakemelding når avviket er lukka. 3. Kontrollutvalet har sett nærare på økonomireglementet med fokus på retningslinene for investeringsprosjekt. Kontrollutvalet meiner at gjeldande retningsliner er gode. I høve til nye investeringar må ein fylgje betre opp at driftskonsekvensane blir kommunisert til kommunestyret. Med bakgrunn i at gjeldande økonomireglement er frå 2001 vil kontrollutvalet rå til at administrasjonen går gjennom økonomireglement og legg fram forslag om endring til politisk handsaming dersom det er behov for dette. 4. Kontrollutvalet viser til brev frå Arne Sanden knytt til innsyn i prosjektrekneskapen for attreisinga. Kontrollutvalet viser til at prosjektrekneskapen er gjennomgått av revisjonen og er sendt til Fylkesmannen for gjennomgang og godkjenning. Til orientering har kontrollutvalet fått opplyst frå rekneskapsansvarleg Reidar Johnsen at når det til dømes gjeld føring av lønskostnader som er ført på funksjon 12006 så gjeld dette ein samlesum for lønskostnader på teknisk sektor og ikkje berre løn til administrasjon. 5. Kontrollutvalet viser til brev frå Arne Sanden med tittel «Innsyn i budsjettet for PLO for 2014.» Kontrollutvalet har vurdert innhaldet i skrivet. Kontrollutvalet finn ikkje grunn til å gå nærare inn på dei forholda som Sanden tek opp i brevet. 6. Kontrollutvalet viser til brev frå Arne Sanden med tittel «Handsaming av saker som gjeld Okken Kraft». Brevet gjeld korleis Okken Kraft KF skal rapportere sine tertialrekneskap til kommunestyret. Kontrollutvalet er samd med Arne Sanden i at det etter regelverket er styret i Okken Kraft som er ansvarleg for å rapportere til kommunestyret. Kontrollutvalet vil tilrå at Okken Kraft KF for framtida endrar praksis i høve til denne rapporteringa.
Kontrollutvalet drøfta vidare korleis ein skal sikre erfaringsoverføring til nytt kontrollutval og kva oppfølgingspunkt ein meiner det er viktig å formidle til det nye utvalet som skal møta i november. Ein vart samde om at leiaren i kontrollutval møter på det første møtet i nytt kontrollutval for å gje ei oppsummering av kva kontrollutvalet har jobba med og kva utfordringar ein ser framover. Samrøystes Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 17/2015 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2016 Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim 23.09.2015 17/2015 Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett 2016 for kontrollutvalet i Lærdal kommune: Område 2016 Kontrollutvalet 110 600 Sekretariatet 144 900 Finansiell revisjon 175 000 Kjøp av forvaltningsrevisjon og utarbeiding 210 000 av overordna analyse Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT 640 500 Framlegget vert sendt over til administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. 23.09.2015 KONTROLLUTVALET Kontrollutvalet drøfta framlegget. Med bakgrunn i at utarbeiding av overordna analyse er obligatorisk var det framlegg om å spesifisere dette på eiga linje. KON-17/15 VEDTAK: Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett 2016 for kontrollutvalet i Lærdal kommune:
Område 2016 Kontrollutvalet 110 600 Sekretariatet 144 900 Finansiell revisjon 175 000 Kjøp av forvaltningsrevisjon 150 000 Utarbeiding av overordna analyse 60 000 (obligatorisk) Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT 640 500 Framlegget vert sendt over til administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. Samrøystes Møtet slutt