Generalforsamling Høst 2013 Dato: 25. September 2013 Sted: Festningen Tid: 16.00 1
Forord Da var det tid for Høstens generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne høsten var fristen satt 16 September. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Marked og NLD: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: KVK: Simen Ravndal Daniel Eilevstad Ina C. Kreutz Pauli Alen Coralic Therese Wittenberg Lie Bjørn Emil Arctander 2
Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 7 Sak 2: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 7 Sak 3: Godkjenning av referat fra høstens Generalforsamling. 7 Sak4: Oppføring av saker til eventuelt. 7 Sak 5: Redegjørelse fra styret. 7 Sak 6: Behandling og godkjenning av revidert regnskap for siste periode. 10 Sak 7: Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende periode. 11 Sak 8 Behandling/ av navnskifte for Kontroll og vedtektskomite 11 Sak 9 Behandling/ Konstituering av nytt styreverv/kommunikasjon 11 Sak 10 Valg av nytt styreverv/ Kommunikasjonsansvarlig 11 Vedlegg: Vedlegg 1 Referat GF Våren 2013 12 Vedlegg 2 Budsjett for høsten 2013 35 Vedlegg 3 Regnskap våren 2013 36 Vedlegg 4 Noter regnskap våren 2013 37 3
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 4
Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ. 4-1-2 Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. 4-1-3 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet. 4-1-4 Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4-1-5 Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to - 2 - uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. 4-1-6 Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. 4-1-7 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor. 4-1-8 Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter. 4-1-9 Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1. 4-1-10 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-1-11 Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler. 4-1-12 Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 4-2 Høstens Generalforsamling 5
4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling 4-4-1 Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling 4-6-1 Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti - 10 - prosent av medlemmene ønsker det. 6
4-6-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato. 4-6-3 Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato. 4-6-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene 4-1-9 og 4-1-10. 7
Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Godkjent Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Simen Ravndal er ordstyrer Godkjent Therese Wittenberg Lie er referent Godkjent Godkjenning av tellekorps Godkjent (Marthe og Henrik ble tellekorps) Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Høst 2012. Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling Vår 2013. Vedlegg: 1 Godkjent Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått gjennom under Sak 13. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen Saker meldt: Kontefag + temakveld Sak 5 Orientering/Styrets beretning 8
Bakgrunn: Styret og ledeslen i BIS Kristiansand har skrevet sin beretning. Hvert enkelt verv informerer. Leders statusrapport, ved Simen Ravndal: Jeg vil først og fremst benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Som leder har man ikke på samme måte en konkret arbeidsoppgave jeg jobber mot. Arbeidsområdet mitt er veldig varierende, men i hovedsak er min oppgave å få medlemmene i styret til å arbeide for å ivareta studentenes interesser, og dette ved at de jobber sammen for å nå disse målene. Jeg skal ikke bare passe på at de gjør oppgavene sine, men også motivere og være en støttespiller for styremedlemmene når dette trengs. BI Kristiansand er som alle vet i en spesiell situasjon, derfor er ikke fokusområdene våre i like stor grad rettet langsiktig. Et av hovedfokusområdene våres i år er derfor å være så aktivitetskapende som overhodet mulig, og bidra til at studentene får en fantastisk avslutning på skoleårene sine. Så her håper vi at dere studenter er ivrige og kommer med innspill på hva dere måtte ønske. Mine arbeidsoppgaver til nå som leder for BIS Kristiansand har vært en del organisatorisk/administrativt arbeid. Jeg må vite hva styret og ledelsen jobber med for å kunne fungere som en støttespiller der det måtte være behov. Jeg har også hatt en jevnlig og god dialog med administrasjonen på BI. Dette er noe som er veldig viktig for BIS, men også for administrasjonen. Ellers har jeg sammen med resten av styret i BIS Kristiansand og styrene fra de andre lokalavdelingene samt sentralledelsen vært på Nasjonalt Styreforum, som i år ble avholdt i Drammen. Dette er en helg hvor vi fokuser på opplæring og samhold. Der var jeg også med i styringsgruppe møte som består av lederne fra alle lokalavdelingene. Vi legger strategier for BIS nasjonalt og arbeider for å gjøre BIS bedre og effektive. I den forbindelse har de aller fleste lokalavdelingene opprettet Google Disk. Dette er et filbanksystem som skal gjøre det enklere for oss i styret å følge med på hverandre. Samtidig skal overlappingen være lettere for neste års styre. Jeg er også i dialog med veldferdstinget der jeg skal være med i styret. Vi er enda i startfasen, men håper dere er fornøyd med jobben vi har gjort så langt! Så håper jeg at dere alle tar kontakt om det skulle være noe. Enten ris/ros eller ideer. Mvh Simen Ravndal Leder BIS Kristiansand 13/14 Leder.kristiansand@bis.no OK 9
OK Økonomiansvarlig sin statusrapport, ved Daniel Eilevstad: - Har satt opp budsjett for høsten -13 - Har satt opp regnskap for våren -13 - Delt erfaringer og utfordringer med de økonomiansvarlige på de andre lokalavdelingene på NSF. - Satt regnskap for fadderuken. - Har hatt ansvaret for LNU-søknadene. - Vært med å planlegge videre drift av Agora aksjeklubb. - Bokført. Fagansvarlig sin statusrapport, ved Therese Wittenberg Lie: Deltatt på fagseminar 17. og 18.juni Deltatt på fagseminar + NSF 5.-8. september Hatt møte med administrasjonen og fagansvarlig sentralt Vurdert og sendt inn kursevalueringene til fagansvarlig sentralt Skriver ukesmail med de andre fagansvarlige i BIS Gjennomført valg av klassekontakter i hver klasse Gjennomført opplæring og presentasjonsteknikkurs for klassekontaktene Hatt møter med klassekontaktene og «satt de i gang» Sendt søknad om støtte til LNU Dette planlegges fremover: - Delta på studentpanel i Oslo i oktober - Samle inn de formative evalueringene så fort de er gjort - Holde temakveld - Holde akademisk oppgaveskrivingskurs og bachlorskrivingskurs OK Marked og næringslivsansvarlig sin statusrapport, ved Ina Kreutz Pauli: Jeg har brukt tiden frem til nå på å sette meg inn i vervene nøye. Tidligere har det ikke vært en sammenslåing av vervene næringsliv (NLD) og marked, så dette er en spennende utfordring. Jeg har fått god overlapping fra tidligere ansvarlige i begge vervene og føler jeg har fått mye ut av dette. Jeg har også deltatt på NSF, der jeg fikk mye motivasjon og inspirasjon til å ta med meg videre. Marked - Fornyelse av kontrakter - Jobber med å sette et markedsteam på 2-3 personer - Avtale møter med nye samarbeidspartnere - Har smått begynt å planlegge markedsdag/kveld (Passion for Fashion 2014) - Deltatt på NSF Næringsliv (NLD) NLD Næringslivskonferansen Norge på Nytt er i full gang. Styret er satt, vi har hatt vårt 10
første styremøte og engasjementet er på topp! Foredragsholdere planlegges og konferansier og tema blir nøye planlagt. Markedsvervet har i år økt fra to til tre personer, og dette er noe vi ser svært positivt på. Flere hoder gir oss større mulighet til å jobbe enda hardere enn før. Datoen for arrangementet er satt og Kilden er booket. Vi har også fått med oss Agder Energi som hovedsamarbeidspartner. I år vil vi ha to hovedsamarbeidspartnere og satser på en bank eller et bemanningsbyrå. Norge på Nytt 2014 skal bli større, bedre og enda mer innholdsrikt - så gled dere! OK Sosialtansvarlig sin statusrapport, ved Alen Coralic: Overtok vervet offisielt 01.07. Kjørte overlapping med tidligere sosialansvarlig i Juni. Begynte planlegging av fadderuke før vervet ble overtatt, booking av standup, lokale etc. Gjennomførte en fin fadderuke alt tatt i betraktning, fin feedback fra oppmøtte og generelt stor engasjement rundt det sosiale på skolen for året som kommer. Vært på NSF i Drammen og møtt resten av lokalavdelingene, snakket mye om hvordan året skal bli, hvordan Vinterlekene skal bli bedre enn noensinne og samarbeidet mellom de forskjellige LA. Fått inspirasjon for events og hvordan gjennomføre arrangement med en liten vri. Har satt sammen sosialkomité, mye engasjement og mange som ønsket å være med. Gått igjennom høsten arrangement sammen satt datoer for gjennomføring av de ulike og første store fest blir 26. september! I dialog med markedsføring linjen på UIA om samarbeid å inkludering av hverandre på sosiale arrangement, god respons der og veldig ivrig styre og linje. Håper på å kunne gi et stort sosialt tilbud til studentene våre det kommende året, jobber intenst med våren 2014s program personlig gleder jeg meg enormt! Vil til slutt takke for tilliten vist ved å velge meg inn som Sosialtansvarlig på forrige GF. OK KVK sin statusrapport, ved Bjørn Emil Arctander: Jeg har overtatt et nytt verv, så det var en del å sette seg inn i. Men føler jeg har fått greit oversikt. Har informert styret om min stilling, og at jeg gjerne vil bli flittig brukt. Jeg har deltatt på fadderuken der jeg var behjelpelig på diverse ting. Jeg har også vært på Nasjonalt styreforum med resten av BIS Kristiansand. Dette var veldig lærerikt og selvfølgelig en god dose sosialt. Ellers har jeg jobbet med diverse ting frem mot GF. OK Idrettsansvarlig sin statusrapport, ved Christian Bråmo: Jeg har startet opp et fotball lag, som er meldt på Bedrift ligaen (Umbro-Ligaen) som starter 31.10.2013. Vi har også startet opp med fotball trening. Søkt og fått innvilget midler til bedrift ligaen, samt midler til draktsett og annet utsyr fra NORLI fondet. Søker nå midler til andre 11
aktiviteter som bordtennisutstyr og annet idrettsutstyr som skal ligge på skolen, søker også om en «Curling-dag», fra LNU. OK Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Leder presenterer regnskapet for våren 2013. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for våren 2013. Vedlegg: 3 Vedlegg 4 Noter/regnskap Daniel er ikke tilstede, Simen går igjennom regnskap Godkjent/ikke godkjent regnskap: godkjent Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Leder presenterer budsjett for Høsten 2013. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for Høsten 2013. Vedlegg: 2 Simen går igjennom budsjett Godkjent Sak 8 Behandling/ av navneskift for Kontroll og vedtektskomite Forslagsstiller: Kontroll og vedtektskomite Bakgrunn: KVK presenterer forslag Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner navneskift for KVK. Godkjent Sak 9 Behandling/ Konstituering av nytt styreverv/kommunikasjon Forslagsstiller: Styre BIS Kristiansand Bakgrunn: Leder presenterer forslag Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner konstitusjon av nytt styreverv, kommunikasjonsansvarlig. 12
Se vedlegg 2 for stillingsinstruks Godkjent Sak 10 Behandling/ valg av kommunikasjonsansvarlig Forslagsstiller: Styre BIS Kristiansand Bakgrunn: Leder presenterte i sak 9 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger VK s innstilling og voterer inn nytt styreverv, Kommunikasjonsansvarlig KVK informerer om hvordan valgprosessen vil foregå. Det er mulig å benke til vervet før innstillingen leses opp Kandidater har 5 minutter apell, og 5 minutter spørsmål fra salen Kjetil Solli ble meldt som kommunikasjonsansvarlig Vedlegg 1 Referat Generalforsamling Vår 2013 Dato: 05. mars 2013 13
Sted: Festningen Tid: 1530 Forord Da var det tid for vårens generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne våren var fristen satt til 23. februar. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. 14
Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Asle Bruce Mollestad Økonomiansvarlig: Thea Elise Klingvall Markedsansvarlig: Tonje Bjoraa Sosialtansvarlig: Joar Langeland Fagansvarlig: Rebecca Trollsaas IT og kommunikasjonsansvarlig: Pia Tellefsen KVK: Elisabeth Moen NLD: Simen Ravndal Leder Valgkomité: Bjørn Emil Arctander Medlem Valgkomité: Silje Damman Leder Studentaksjonen: Marthe Markseth Idrettsansvarlig: Fredrik Killerud 15
Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 8 Sak 2: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 8 Sak 3: Godkjenning av referat fra høstens Generalforsamling. 8 Sak4: Oppføring av saker til eventuelt. 8 Sak 5: Redegjørelse fra styret. 8 Sak 6: Behandling og godkjenning av revidert regnskap for siste periode. 15 Sak 7: Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende periode. 15 Sak 8: Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle 15 manglende verv Sak 9: Behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Økonomiansvarlig, vedlegg 2 15 Sak 10: Behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Fagansvarlig, vedlegg 3 15 Sak 11: Behandling: Endring i vedtekt 9-4 Retningslinjer for KVK 16 Sak 12: Valg av styret og ledelsen BIS Kristiansand 2012-2013 16 Sak 13: Eventuelt 16 Vedlegg: Vedlegg 1 Referat GF Høst 12 17 Vedlegg 2 Resultatregnskap Høst 12 28 Vedlegg 3 Noter Resultatregnskap Høst 12 29 Vedlegg 4 Budsjett Vår 13 31 Vedlegg 5 Stillingsinstruks Marked- og næringslivsansvarlig 32 16
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 17
15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 18
Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ. 4-1-2 Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. 4-1-3 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet. 4-1-4 Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4-1-5 Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to - 2 - uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. 4-1-6 Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. 4-1-7 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor. 4-1-8 Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter. 4-1-9 Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1. 19
4-1-10 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-1-11 Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler. 4-1-12 Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 4-2 Høstens Generalforsamling 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: -Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) -Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. -Godkjenne budsjett for høstsemesteret. -Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling 4-4-1 Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 20
4-6 Ekstraordinær Generalforsamling 4-6-1 Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti - 10 - prosent av medlemmene ønsker det. 4-6-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 uke før møtedato. 4-6-3 Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 dager før møtedato. 4-6-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene 4-1-9 og 4-1-10. 21
Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Godkjent Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Asle Bruce Mollestad er ordstyrer Godkjent Pia Tellefsen er referent Godkjent Godkjenning av tellekorps Godkjent (Fredrik Killerud og Rebecca Trollsås er tellekorps) Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Høst 2012. Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling Høst 2012. Vedlegg: 1 Asle informerer, noen saker ligger feil i innholdsfortegnelsen. Men alle saker er der og i riktig rekkefølge! Besøk av Sebastian og Veslemøy. Godkjent 22