Digitalisering i kontraktsoppfølging Rolleoppfølging, avvikshåndtering og e-handel Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver
Digitale verktøy i kontraktsoppfølgingsfasen Kataloghåndteringsverktøy Bestillingssystem Regnskap/økonomisystem Fakturasystem Business Intelligence (BI) KAV
1 Infrastruktur - 4 hjørners modell Mottaker 4 Avsender 2 AP SMP ELMA AP 3 Forretning Teknisk XML PDF
Format for elektronisk handel Kjøper Leverandør Katalog Ordre Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Direktoratet for forvaltning og IKT
EHF Katalogverktøy fra Difi EHF Katalog NB: Dette er et midlertidig verktøy for leverandører til de får sine systemer til å eksportere en EHF Katalog (.xml fil) http://www.anskaffelser.no/verktoy/ehfkatalogmal-lage-og-utveksle-informasjon Direktoratet for forvaltning og IKT
Organisatoriske tilpasninger Hvilke oppgaver som må og bør utføres Hvilke roller som har hvilket ansvar i de ulike oppgavene Hvor mye ressurser hver oppgave vil kreve Hvilken kompetanse som kreves for å utføre oppgaven
Rollebeskrivelser https://www.prosjektveiviseren.no/e-handel/planleggingsfasen/analyse-av-organisasjon
Rolle- og ansvarsmatrise Hvem skal ha ansvar for hva i avtaleperioden? Knytt ansvar til roller Knytt rollene til stilling/funksjon, ikke person! https://www.prosjektveiviseren.no/e-handel/planleggingsfasen/analyse-av-organisasjon
Forankring Sørg for at beslutningen om å bruke e-handel er forankret i virksomheten fra topp til bunn Ledelsen beslutter og er tydelige på forventninger Linjeledere er lojale og tydelige med tanke på forventninger til sine medarbeidere Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen Etterspør resultater, gjerne som en egen post i fast rapportering
Hvem skal bestille, kontere, attestere og anvise? Hvem gjør dette i dag? Hvem skal gjøre det i fremtiden? Bestiller = kontere, attestant, varemottak, avvikshåndtering faktura Godkjenner = anviser
Færre og mer profesjonaliserte bestillere? Bestiller oftere, mer tidseffektiv Kjenner avtalene bedre, gjør smartere kjøp til bedre priser Bruker ofte lagrede handlelister reduserer tid ved hver bestilling Kan lagre varer ferdig kontert og attestert
Kartlegge leveringsadresser og -punkter Skal GLN brukes som unik identifikator? http://www.gs1.no/gln
Standardisering av sortiment? Fokus på varer som oppfyller krav til pris, kvalitet, miljø e.l. Færre handlevogner å lagre og vedlikeholde i systemet Færre varer gir mindre vedlikehold av lager og trenger mindre plass
Ordre- /fakturamatch Tenk fullintegrert løsning på sikt, også regnskapsføring og fakturahåndtering når dere planlegger og tilrettelegger Hvis ordre-/fakturamatch: også reduserte transaksjonskostnader på fakturahåndtering
Eksempel Faktura janaur, 1.1 31.1.2018: Årspris Stykkpris pr måned Antall Sum Bybuss kr 500 000 kr 41 667 3 kr 125 000 Regionbuss kr 400 000 kr 33 333 10 kr 333 333 Lokalbuss kr 300 000 kr 25 000 20 kr 500 000 Delsum vogner: kr 958 333 Kr/rutekm Ant. rutekm. Sum Bybuss kr 20 25 000 kr 500 000 Regionbuss kr 25 60 000 kr 1 500 000 Lokalbuss kr 30 80 000 kr 2 400 000 Delsum ruteproduksjon: kr 4 400 000 Fratrekk ikke kjørt Kr/rutekm. Ant. rutekm. Sum Bybuss kr 20 1 250 kr 25 000 Regionbuss kr 25 500 kr 12 500 Lokalbuss kr 30 50 kr 1 500 Fratrekk ruteproduksjon (rutekm.): kr 39 000 Totalt uten mva.: kr 5 319 333
https://www.nrk.no/finnmark/sykehus-far-slakt-etter-a-hafeilbetalt-over-36-millioner-til-entreprenor-1.13973128
Sporbarhet Elektronisk arkiv hvor alle bestillinger lagres i hele avtaleperioden
Økt avtalelojalitet Handler hos rett leverandør kun egne avtaler og sortiment i systemet Styrer hvor det handles, sikre at avtalene brukes Bedre priser og betingelser ved ny konkurranse ved større avtalelojalitet
Kontraktsoppfølging Oversikt over leverandørreskontro, ledetider, leveringsdyktighet, feilfakturering mm gjør god avtaleforvaltning lettere
Bedre styringsinformasjon Statistikk over kjøp fra eget system Ikke prisgitt statistikk (av varierende kvalitet) fra leverandørene Oversikt over alle handelsdata på ett sted Gir grunnlag for god virksomhetsstyring
Kontinuerlig måling Leder Avdelingsleder Kontinuerlig forbedring er målet Legg opp rapporteringsrutiner jevnlig Fange data for gjenbruk i planleggingsfasen Avtaleansvarlig Bestillere Direktoratet for forvaltning og IKT
Gevinster og gevinstrealisering Tenk gevinstrealisering gjennom hele implementeringsfasen Hva vil vår virksomhet oppnå (kvantitativt og kvalitativt)?
Behov for å oppdatere styrende dokumenter? Økonomireglement Anskaffelsesstrategi Andre interne dokumenter, prosesser, prosedyrer, rutiner?
Utvikling/endring er den langsomste prosessen i en virksomhet Start tidlig forvent og tillat motstand - forklar, og forklar igjen - hold fokus
Kort sjekkliste: 1. Godt kartleggingsarbeid 2. Identifiser de ulike prosessene som må endres 3. Identifiser interessenter, og hvordan kommunisere 4. Synliggjør hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som følger med endringene, og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva? Definer roller 5. Knytt ansvar til roller 6. Knytt rollene til stilling/funksjon, ikke person! 7. Sørg for at forankringen er på plass, fra topp til bunn! Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i mål man får ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi