Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunvor Løge Arkiv: Arkivsaksnr.: 14/1209-2 Gjennomføring av strategisk plan - Domstolene 2025 Direktørens sakssammendrag: Strategisk plan - Domstolene 2025 - ble vedtatt i styremøtet i februar, hvor styret også sluttet seg til forslag om videre prosess i strategiarbeidet (sak 18/32). Direktøren fremmer i tråd med dette forslag om prioritert mål og utviklingsområder for gjennomføring av Domstolene 2025 for neste år. Det foreslås også noen felles konkrete tiltak for gjennomføring av disse satsingsområdene. Disse tiltakene vil inngå i styringsdialogen gjennom disponeringsskrivet, og følges opp i neste års rapportering. Ut over disse foreslåtte fellestiltakene vil domstolene selv kjøre lokale prosesser for gjennomføring av mål og utviklingsområder i strategisk plan. Det er utarbeidet en digital veileder for gjennomføring av Domstolene 2025 som rulles ut i tilknytning til disponeringsskrivet og som presenteres i styremøtet. I saken redegjøres også for status på større aktiviteter/tiltak knyttet opp mot Domstolene 2025. Saksopplysninger Domstolene 2025 ble vedtatt i styremøtet i februar, hvor styret også sluttet seg til forslag om videre prosess i strategiarbeidet. Det vises til saksframlegg i sak 18/32 hvor det i innledende gjenomføringsfase blir lagt vekt på: å velge ut tiltak som er enkle å gjennomføre, og som har en tydelig effekt for brukere av domstolene og for domstolens medarbeidere at alle medarbeidere får enhetlig informasjon om hva som kommer å klargjøre ansvar, oppgaver og samhandling mellom domstolene og DA å støtte domstolleder/annen leder i å gjennomføre tiltakene lokalt å skape forståelse blant medarbeidere for gjennomføring og oppfølging av tiltak
Status for gjennomføring av Domstolene 2025 i 2018: Gjennomføring av strategisk plan krever en helhetlig tilnærming som i det konkrete handler om ulike tiltak, men som på et overordnet plan handler om tydelige prioriteringer, ledelse (gjennomføringsevne, forankring, holdningsarbeid mv) og gode verktøy. Fra vedtakelse av Domstolene 2025 i februar og frem til nå har ny strategisk plan inngått i alt fra dialog med domstoler og OU-prosess i DA til utforming av implementeringsverktøy og konkrete tiltak. For 2019 vil planverket ta opp i seg neste års prioriterte områder. Av sammenhenger hvor Domstolene 2025 har vært sentral nevnes særlig: - Dialog med JD om samkjøring av ordlyd i retningslinjer Prp 1 og Domstolene 2025 - Alle lederforum med domstolledere - Modulbasert program, Ledelse av Utviklings- og forbedringsprosesser (LUF) med støtte i KRUT - Dommerseminarer og andre arenaer med fokus på de strategiske områdene - Samling for domstolenes administrasjonssjefer og direktører - Ressursteam KRUT som bistår domstolene i lokalt utviklings- og forbedringsarbeid - OU-prosessen i DA - Felles DA-dag for alle ansatte, ulike allmøter og i alle enhetssamlinger i DA - Utforming og lansering av et «aktivt dokument» på internett - Digital veileder for implementering av strategisk plan Det vil bli redegjort kort i styremøtet for noen konkrete tiltak knyttet til de ulike strategiske utviklingsmålene som er startet opp i 2018. Prioritert utviklingsmål for 2019 Planverket (disponeringsskriv, årsrapporter, virksomhetsplaner) vil fra 2019 ta opp i seg ny strategisk plan. Vi har per nå en prosess hvor vi i fellesskap (domstolene og DA) enes om utviklingsmål med tilhørende tiltak for det enkelte år for gjennomføring i domstolene og DA. Noen tiltak vil være lokale, og gjennomføres i domstolene, mens andre vil være typiske felles tiltak med utspring i DA. Etter dialog med strategigruppen og ledergruppen i DA før sommeren, ble til slutt følgende strategiske område valgt ut for drøfting med domstolledere i høstens lederforum: 2
Mål 3 Samsvar mellom ressurser og oppgaver Utviklingsområde 3.2 Bedre ressursutnyttelse 3.3 Utvikle og legge til rette for bruk av felles praksis og løsninger. Bakgrunnen for utvelgelse at dette området er flerdelt. Innspill fra domstolene i strategiprosessen i 2017 inneholdt mange forslag på tiltak knyttet til dette målområdet (ønske om feller rutiner, bedre samhandling, bedre maler mv). Målet aktualiseres i tillegg særlig gjennom den økonomiske situasjonen domstolsektoren nå er i, og samsvarer også med retningslinjer gitt i Prp. 1 for 2025. I lederforaene i september ble dette forslaget presentert og det ble gitt anledning til innspill. I dialogen med domstolledere og administrasjonssjefer har det ikke kommet andre forslag eller motforestillinger mot at dette blir et prioritert område for neste år. I 2019 vil vi for første gang ha mulighet til fullt ut å følge forslag til planprosess som skissert i tegning under. I 2018 har oppstartsaspektet gjort at denne prosessen har vært litt amputert. Etter som vi får erfaringer med planverket vil denne prosessen justeres slik at den fungerer best mulig for oppnåelse av målene satt i strategisk plan. 3
Forslag til tiltak for år+1 fra domstolene, bygge på eksiserende fora Forslaget til økonomiplan behandles i DAs styre, og på høring i domstolene Strategiske tiltak for år+1 vedtas av DAs styre Forslag til strategiske tiltak Forslag til tiltak fra DA i økonomiplan en Budsjettbeh andling i DA Domstolledermøter Årsraportering Behandles i en strategigruppe (domstolene repr.) Tilbakemeldinger på høring diskuteres Domstolene gir tilbakemedling jan mai/juni aug/sept okt jan Felles tiltak Sektor 3: Samsvar mellom ressurser og oppgaver 3.2 Bedre ressursutnyttelse Vi foreslår ikke noe felles tiltak på dette punktet. Det vil imidlertid fremgå eksempler i den digitale veilederen til inspirasjon for lokale tiltak i domstolen. Konkrete eksempler fra domstoler: Slå sammen saksbehandleravdelinger for å øke fleksibilitet og ressursutnyttelse Opprettholde saksbehandlingstiden og -kvaliteten på ENE-saker med 10 i stedet for 12 dommere Løse MED-sakene innenfor normert tid på 90 dager innen utgangen av juni 2019 Felles og tydelig praksis for når man bytter ut aktører i straffesaker som ikke kan møte på de alternative tidspunkt som tilbys. Her har vi eksempel fra Sør-Trøndelag tingrett som tar tak i noe av den beramminsgproblematikken som vi drøftet i forrige ledermøte. Bruk av LEAN-metodikk for å effektivisere arbeidsprosesser 3.3 Utvikle og legge til rette for bruk av felles praksis og løsninger Felles retningslinjer for behandling av sivile saker en arbeidsgruppe sammensatt av representanter fra ulike domstoler og DA vil innen utløpet av 2018 ha utviklet blant annet maler for planmøter, mal for innkalling til planmøte og to retningslinjer for hhv tingrett/lagmannsrett. Disse retningslinjene vil være i fokus under dommerseminarene første halvår neste år. Vi mener det er hensiktsmessig at disse retningslinjene implementeres ved at de prioriteres som felles tiltak for 2019 for tingretter og lagmannsretter gjennom disponeringsskriv og digital veileder. 4
Malarbeid i LOVISA her har RETT og IKT fått i oppdrag å organisere en ordning som ivaretar involvering og eierskap ute i tingrettene og lagmannsrettene. Dette arbeidet vil i løpet av 2019 levere oppdaterte maler. Det gjenstår da å gjennomføre dette lokalt, slik at domstolene tar i bruk de nye malene, og avskaffer lokale malarkiv i størst mulig grad. Mer ensartet praksis når det gjelder publisering av avgjørelser i den enkelte domstol og praktisering av innsyn. Dette arbeidet er igangsatt i 2018 etter vedtak fra styret, men implementering skjer først i 2019. Bruksordning for vei jordskifte. Dette var et av tiltakene for 2018 vedtatt av styret, men veiledere vil først bli ferdigstilt på nyåret 2019. Vi tenker det er hensiktsmessig å gjennomføre denne veilederen som et felles tiltak. Tema på Dommerseminaret i 2019. I tillegg kommer digitaliseringsarbeidet hvor det er fokus på god ressursutnyttelse bl.a. gjennom å standardisere arbeidsprosesser. Intranettsidene til Digitale domstoler inneholder konkrete verktøy og veiledninger som sikrer mer enhetlig praksis i domstolene. Innenfor dette målområdet er det også andre sentrale tiltak som vil være under utvikling i 2019 og først rulles ut i løpet av 2020: Mer effektiv saksgjennomføring av straffesaker - et samarbeid mellom Advokatforeningen, Riksadvokaten, Den norske Dommerforening og DA for å se nærmere på ulike tiltak for å få til en smidigere og mer effektiv gjennomføring av straffesakene i domstolen. Arbeidet har ennå ikke startet opp utover en gruppe nedsatt av Riksadvokaten, bestående av representanter fra påtalemyndigheten, som har sett på muligheten for effektivisering av domstolsbehandlingen av større straffesaker. DA har mottatt kopi av et brev fra Riksadvokaten datert 13. august 2018 til DnD og Advokatforeningen hvor det legges til grunn at DnD vil ta initiativ til igangsetting av arbeidet med en utvidet arbeidsgruppe og utforme et utkast til mandat. RETT vil oversende rapport fra spørreundersøkelsen om dommerne til Riksadvokaten og etterspørre status omkring arbeidsgruppen. Direktørens innstilling: Styret ble orientert om status for Domstolene 2025. Følgende mål og utviklingsområder ble besluttet prioritert for neste år: Samsvar mellom ressurser og oppgaver 3.2 Bedre ressursutnyttelse 3.3 Utvikle og legge til rette for bruk av felles praksis og løsninger. Styret slutter seg til forslagene til felles tiltak for domstolene og DA under pkt 3.3. 05.09.2018 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 5
6