Kort om anskaffelsesgrunnlag for nytt fagsystem for digital cm byggesaksbehandling Versjon 1.0 2015 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities
Dokumenthistorikk Versjon Dato Beskrivelse av endring Forfatter(e) 0.8 05.03.2015 Utarbeidet dokumentet for å veilede pilote i anskaffelsesprosessen. Sopra Steria og Arkitektum 0.81 16.03.2015 Lagt til kapittel om Kartløsning Arkitektum 1.0 17.03.2015 Ny innledning og diverse mindre endringer i dokumentet KS KommIT 2
Innholdsfortegnelse 1 Prosessen og innholdet i verktøykassen... 4 2 Anskaffelsesgrunnlaget... 5 3 Kontraktsmaler... 8 4 Arkivløsningen... 8 5 Kartløsning... 8 3
1 Prosessen og innholdet i verktøykassen Det er den enkelte kommune eller samarbeid av flere kommuner som har ansvaret for de lokale endringsprosessene og som må ta stilling til hvordan verktøykassen og anskaffelsesgrunnlaget skal utnyttes lokalt. KS KommIT vil sørge for å oppdatere verktøykassen etter hvert som e høster erfaring med bruk av verktøyene og etter hvert som relevante standarder og regelverk endres. Anskaffelsesgrunnlaget er utarbeidet med mål om å være godt nok med tanke på å dekke behovene til prosess for byggesaksbehandling, mens praktiske forhold rundt es lokale anskaffelsesprosesser og krav til lokale tilpasninger, må gjennomgås grundig av e, se senere i veiledningen. For å sikre tilstrekkelig byggesaksfaglig kvalitet i anskaffelsesgrunnlaget har KS KommIT hatt en bred involvering av bl.a. fagpersoner fra e og Direktoratet for Byggkvalitet. I tillegg er det gjennomført en omfattende innspillsrunde hvor både leverandører, e og andre interessenter har gitt sine tilbakemeldinger på innholdet i kravspesifikasjonen. Anskaffelsesgrunnlaget bygger i hovedsak på beskrivelse av funksjonelle behov. Dette reduserer risiko for at anskaffelsesgrunnlaget er egnet til å utelukke enkelte leverandører eller gjøre det umulig å levere kombinasjon av ulike krav som stilles. Den største risikoen er knyttet til omfanget av obligatoriske krav og ambisjonen for løsningen sett opp imot ønsket tidspunkt for realisering og realistiske budsjettrammer for anskaffelse av en slik løsning. Parallelt med de funksjonelle kravene er det stilt krav om bruk av en rekke standarder. Dette fordrer at de funksjonelle kravene som stilles kan realiseres innenfor de tekniske standardene som er kravstilt. KommIT har derfor etter beste evne forsøkt å kvalitetssikre at det ikke skal foreligge slike hindringer ved bl.a. å trekke en av hovedressursene bak utviklingen av NOARK5-tjenestegrensesnittet m.m. tungt inn i utviklingen av kravspesifikasjonen. Likevel vil det alltid være en risiko knyttet til at enkelte funksjonelle behov kan vise seg krevende eller umulig å realisere innenfor de standarder som er tilgjengelig. Det er derfor viktig at pilotene er oppmerksomme på denne problemstillingen ifm. gjennomføringen av anskaffelsen. Dette er også noe av grunnen til at KommIT trenger en pilotering av anskaffelsesgrunnlaget og verktøykassen. Ellers er den tekniske kvaliteten på dokumentene gjennomgått flere ganger, og er antatt å være av akseptable kvalitet ift. skrivefeil, presisjon i språk og henvisninger i dokumentet. Men det vil alltid være mulig at en del mindre feil slipper igjennom, og det er også risiko for at en del krav kan tolkes tvetydig da det ikke har vært nok tid til å utarbeide testkriterier/betingelser som viser at hvert krav er oppfylt. Evt. feil og uklare krav som oppdages under gjennomgang og bearbeidelse av dokumentet kan derfor med fordel meldes tilbake til KommIT slik at vi får rettet opp disse i grunnlaget. I forhold til i hvilken grad anskaffelsesunderlaget er egnet til å anskaffe den ønskede løsningen, er det usikkerhet knyttet til den faktiske responsen i markedet. Det har vært kjørt flere runder med leverandørmøter underveis i prosjektet med utarbeidelsen av anskaffelsesgrunnlaget for å sikre interesse hos leverandørene. Samtidig er det viktig å påpeke at dette er et ambisiøst prosjekt som skal endre på etablerte strukturer i markedet, blant annet ved å koble byggesaksbehandlingen fra eksisterende arkivsystemer og få etablert nye tilpassede fagsystem på området. Dette er også årsaken til at KommIT ønsker å høste erfaring på bruk av anskaffelsesgrunnlaget og etablering av et marked for fagsystem for byggesaksbehandling gjennom bruk av piloter. Når e ferdigstiller anskaffelsesgrunnlaget med lokale tilpasninger er det viktig at det gjøres en helhetlig gjennomgang av dokumentene. Vesentlige endringer innenfor et området kan 4
medføre behov for å gjøre justeringer i flere av dokumentene og/eller kapitler, for eksempel vil endringer på antall faser og frister berøre flere bilag og konkurransegrunnlaget. 2 Anskaffelsesgrunnlaget Anskaffelsesgrunnlaget skal bidra til å effektivisere byggesaksbehandlingen og samtidig bidra til å gjøre saksbehandlingen mer standardisert og etterprøvbar. Anskaffelsesunderlaget er derfor utarbeidet med det formål at det skal dekke de vesentligste behovene knyttet til en god og standardisert byggesaksbehandling. Det skal derfor ikke være behov for særlige tilpasninger i kravspesifikasjonen for å kunne benytte dette grunnlaget i egen kommune. Antatte lokale behov og tilpasninger som må ta med i ferdigstilling av anskaffelsesgrunnlaget før utlysning er beskrevet nærmere i et separat dokument i verktøykassen. En forutsetning som er lagt til grunn for første versjon av anskaffelsesgrunnlaget, er at løsningene som skal anskaffes ikke er tilgjengelig i markedet på tidspunkt for utlysning av anskaffelsen. Anskaffelsesgrunnlaget skal derfor bidra til etablering av fagsystemer for digital byggesaksbehandling som hyllevare i markedet. Anskaffelsen skal bidra til å bryte opp koblingen mellom saksbehandling og arkiv, ved å løsrive saksbehandlingen fra eksisterende arkivløsninger og bygge videre på arkiv som en egen tjeneste. Dette temaet er derfor særskilt behandlet i denne veiledningen og i anskaffelsesunderlaget. For de første anskaffelsene (pilotene) vil det derfor være et litt mer krevende anskaffelsesløp der leverandørene må forplikte seg til å utvikle nye løsninger (kommende hyllevare) og håndtere nye standarder som er under etablering. Når det begynner å bli flere etablerte løsninger i markedet, kan anskaffelsesgrunnlaget i større grad rettes mot å vurdere brukervennlighet og funksjonalitet i løsningene som er tilgjengelig, bl.a. ved demonstrasjon/utprøving av løsningene. I tabellen under er alle dokumenter som inngår i anskaffelsesgrunnlaget listet opp, samt en kort beskrivelse av dokumentenes funksjon og status for det som leveres: Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: Status leveranse: 00 Kvalifiseringsgrunnlag Grunnlag for prekvalifisering 0 1 Konkurransegrunnlaget Statens standardavtale om levering av standardsystem og tilpasning (Tilpasningsavtalen) Topp-dokumentet for tilbudsforespørselen med følgende dokumenter 1-8 som vedlegg Kontraktssett som regulerer tilpasning og leveranse av tilbyders løsning. Se spesifikasjon: vedlegg 1 a, b, c, d, e, f, g, h, i og j, samt vedlegg 4 1a ssa-t-01-12- 2013_rettet_270114.d oc Generell avtaletekst til tilpasningsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Standardkontrakt hentes på www.anskaffelser.no 5
Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: Status leveranse: 1b 1c 1d 1e 1f 1g 1h 1i 1j 2 2a 2b 2c ssa-t bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.docx ssa-t-bilag_1_vedlegg 1_kravtabeller.xls ssa-t bilag 3 Kundens tekniske plattform.pdf ssa-t bilag 4 Prosjektog fremdriftsplan.docx ssa-t bilag 5 Testing og godkjenning.docx ssa-t bilag 6 Administrative bestemmelser.docx bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser.doc x ssa-t bilag 8 Endringer til standardteksten.docx ssa-t vedleggspakke til bilag1 Statens standardavtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare (Vedlikeholdsavtalen) ssa-v-01-12-2013.doc ssa-v bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.docx ssa-v bilag 4 Prosjektog fremdriftsplan.docx Tilpasningsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Vedlegg til Tilpasningsavtalen Bilag 1: Kundens Kravspesifikasjon. Inneholder kravtabeller. Bilag 3: Kundens tekniske plattform. Bilag som beskriver s tekniske plattform. Tilpasningsavtalen Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Tilpasningsavtalen Bilag 5: Testing og godkjenning Tilpasningsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser Tilpasningsavtalen Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Tilpasningsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Undervedlegg til vedlegg 1b og 1c navngitt som «Vedlegg A-J». Dette er vedlegg det er henvist til i kravspesifikasjonen. Kontraktssett som regulerer vedlikehold av tilbyders tilbudte løsning. Generell avtaletekst til Vedlikeholdsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Vedlikeholdsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Vedlikeholdsavtalen Bilag 4: Prosjekt og fremdriftsplan. Evt. endringer til standardteksten må fylles ut av selv. Dokumentpakke levert av KS i.zip Se spesifikasjon punkt 2 a, b, c, d og e, samt vedlegg 4. Standardkontrakt hentes på www.anskaffelser.no 6
Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: Status leveranse: 2d 2e 3 3a 3b 3c 3d 3e ssa-v bilag 6 Administrative bestemmelser.docx ssa-v bilag 8 Endringer til standardteksten.docx Statens standardavtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare (Driftsavtalen) ssa-d-01-12-2013.doc ssa-d bilag 1 kundens kravspesifikasjon.docx ssa-d bilag 4 Prosjekt og fremdriftsplan ssa-d bilag 6 Administrative bestemmelser.docx ssa-d bilag 8 Endringer til standardteksten.docx 4 bilag 7 Prismatrise.xlsx 5 6 Taushetsbelagte_oppl ysninger.docx referansebeskrivelse.d ocx 7 opplæring.docx Vedlikeholdsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser. Vedlikeholdsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Kontraktssett som regulerer driftstjenester for tilbyders tilbudte løsning. Generell avtaletekst til Driftsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Driftsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Driftsavtalen Bilag 4: Prosjekt og fremdriftsplan. Driftsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser. Driftsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser. En prismatrise som dekker prising av alle ytelsene som inngår som del av denne anskaffelsen. Skjema for bekreftelse vedr. taushetsbelagte opplysninger Skjema for beskrivelse av tidligere relevante leveranser. Skjema for beskrivelse av omfang av anbefalt opplæring. Evt. endringer til standardteksten må fylles ut av selv. Se spesifisering vedlegg 3 a, b, c, d, e og f, samt vedlegg 4. Standardkontrakt hentes på www.anskaffelser.no Evt. endringer til standardteksten må fylles ut av selv. Mal er under utarbeidelse av KS. Dokumentet ettersendes. 7
3 Kontraktsmaler Anskaffelsesgrunnlaget er bygget på bruk av Tilpasningsavtalen (SSA-T) for kjøp av rettigheter til bruk av løsning med tilpasninger (investering). Kommunene kan også velge å benytte den store kjøpsavtalen (SSA-K) om det ikke er særlig omfang av lokale tilpasninger. Videre er det lagt til grunn bruk av den store vedlikeholdsavtalen for regulering av vedlikeholdsytelsen etter leveranse av løsningen og driftsavtalen for regulering av driftsytelsen etter leveranse av løsningen. Vi gjør samtidig oppmerksom på at DIFI har nye versjoner av Statens standardavtaler ute på høring. Dagens versjon av SSA-K er foreslått å utgå og erstattes av en tilpasset versjon av SSA-K-lille. Basert på høringsutkastene vil det derfor være mest aktuelt å benytte ny versjon av SSA-T til denne anskaffelsen når nye avtaler er klare. Ved bytte til ny standardavtale bør det gjøres justeringer i Bilag 4 og 7 for å ta hensyn til ny gjennomføringsmodell m.m. Som det står beskrevet i konkurransegrunnlaget åpnes det også for å bytte ut Tilpasningsavtalen, Vedlikeholdsavtalen og Driftsavtalen med kun Driftsavtalen om det velges å inngå en kontrakt basert på en prismodell med leie av rettighet til bruk av løsningen (Prismodell alternativ 2 i Bilag 7). Bilagene til de tre kontraktene må da settes sammen til felles bilag til Driftsavtalen ifm. avtaleinngåelsen. (SSA-T Bilag 1, SSA-V Bilag 1 og SSA-D Bilag 1 settes sammen til nytt SSA-D Bilag 1 og tilsvarende for de andre kontraktsbilagene). 4 Arkivløsningen Kommunene står overfor tre mulige scenarioer. Kommunen skal enten anskaffe: 1. Ny saksbehandlingsløsning og ny arkivløsning 2. Kun ny saksbehandlingsløsning 3. Ny saksbehandlingsløsning og utvidelse av eksisterende arkivløsning med tjenestegrensesnitt Dersom kun skal anskaffe ny saksbehandlingsløsning, må dette integreres med eksisterende arkivløsning. Hva dette innebærer for vil avhenge av deres eksisterende arkivløsning. Alle scenariene vil i første omgang kreve at GeoIntegrasjon Arkiv kan leveres fra arkivløsningen og integreres med saksbehandlingsløsningen. En bør kreve at egenerklæringer for GI Arkiv er tilgjengelig på http://geointegrasjon.no/egenerklaeringer for aktuelle løsninger. Alle scenariene bør også forplikte leverandørene til å levere iht. Noark 5 tjenestegrensesnitt på konformitetsnivå 2A (SakArkiv) innenfor en periode etter at standard er godkjent. I forhold til GI Arkiv vil den nye standarden være komplett ift. Noark 5 og blant annet gi muligheter for å oppdatere dokumenter og utføre rettinger på data i arkivet. 5 Kartløsning Kommunene kan velge flere alternative metoder for å integrere kart i løsningen. Kommunene kan tilnærme seg dette gjennom to alternative strategier: a) brukergrensesnittet som en del av ny saksbehandlingsløsning med krav til hvordan datasett skal kunne benyttes 8
b) ny saksbehandlingsløsning kobler seg til eksisterende brukergrensesnitt for kart som allerede benytter Anskaffelsesgrunnlaget og spesielt kapittel 9 i kravspesifikasjon har fokusert på løype a) med krav til datasett som skal være mulig å benytte. Kommunene må vurdere løsningen de har på kart og om denne kan støtte opp under alle kravene. De krav som ikke kan støttes må en vurdere å ta ut eller kravstille som ønskelig funksjonalitet. Generelt sett vil vi anbefale at e legger ansvaret for en integrasjon mot kart på leverandøren og at leverandøren må veilede mht. valg av løsning. 9