PS13/11Referatsaker. Side45

Transkript

1 PS13/11Referatsaker Side45

2 Kulturkontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /1370 C03 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/5 Komitè for levekår STORMEN Bibliotek og Litteraturhus - Ungdomsmedvirkning som suksessfaktor for økt bruk og aktivitet Sammendrag Forprosjekt med målsetting å fremme søknad til Nasjonalbiblioteket om midler til nasjonalt pilotprosjekt Saksopplysninger Bodø kommune ved biblioteket og Kulturkontoret ønsker å ta tak i det potensial for utvikling av Stormen bibliotek og Litteraturhus som ligger i aktiv medvirkning fra ungdom. Vi har engasjert Lisbeth Glanfield som har ført denne i penn. Det ble søkt om prosjektmidler for utvikling av modell for ungdomsmedvirkning, og Nasjonalbiblioteket bevilget kr til et forprosjekt. I sin tildeling pekte de spesielt på at de ønsket: - beskrivelse av ungdomsmedvirkning som metode. - utprøving av møtet mellom musikk og litteratur. - kunnskap om hvilke strukturer og mekanismer som har virket så bra for ungdomsmusikkmiljøet i Bodø. Vurderinger Forprosjektet er nå gjennomført, og rapport foreligger. Den vil bli utdelt i møte. Forprosjektet danner grunnlaget for søknad til Nasjonalbiblioteket om midler til et nasjonalt pilotprosjekt over 4 år, der vi prøver ut «Bodømodellen» for ungdomsmedvirkning i det nye biblioteket og litteraturhuset. Forutsatt at vi får prosjektmidler settes prosjektet i gang i løpet av Prosjektet skal bestå av ulike tiltak med utgangspunkt i språk og litteratur, der ungdom rekrutteres inn og er aktive samarbeidspartnere i alle ledd. Vi skal utvide samarbeid mellom biblioteket og andre sektorer i kommunen Det skal ansettes prosjektleder til å koordinere prosjektet Vi skal måle resultater av prosjektet gjennom følgeforskning Side46

3 Det skal arrangeres årlige seminarer/konferanser i prosjektperioden, og prosjektet skal munne ut i en stor nasjonal konferanse Konklusjon Saken tas til orientering. Saksbehandler: Hege Ness Grøtterud Rolf Kåre Jensen rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Side47

4 Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 13/6 Komitè for levekår Prosjekt Mangfold "Praktisk norsk-flere i arbeid" Sammendrag Prosjekt Mangfold er iverksatt gjennom samarbeid med IMDi og skal bidra til videreutvikling av de kommunale tjenestene med tanke på innvandrerbefolkningen. Prosjektarbeidet innebærer kompetanseoppbygging, tiltaksutvikling, planarbeid og samarbeid med lokalsamfunnet. Så langt har informasjonsbehov og oppvekstforhold vært i fokus. I 2013 er norskopplæring /yrkesrettet kvalifisering naturlige satsingsområder. Bakgrunn og historikk Befolkningsutviklingen i Bodø har over tid fulgt tendensene i resten av landet - Markant økning av utenlandsfødte, innvandrerandelen mer enn fordoblet i løpet av den siste 10-årsperioden - Flere innvandrere blir værende, mange generasjoner er representert, ulik botid i landet - Ikke bare flyktninger - økende arbeids- og familieinnvandring. Et internasjonalt studentmiljø ved Universitetet i Nordland er også en faktor i Bodø I 2011 inngikk Bodø kommune en samarbeidsavtale med Integrerings og mangfoldsdirektoratet (IMDi) om en styrket integrering og inkludering av innvandrere. Samarbeidsavtalen gjelder ikke bare bosetting og kvalifisering av flyktninger, men også utvikling på andre samfunnsområder av betydning for inkludering. Internasjonalisering og innvandring innebærer nye muligheter til verdiskaping, kulturutveksling og trivsel, men innebærer også noen utfordringer med tanke på språk, arbeidsmarked og levekår. Bodøsamfunnets tilnærming til mangfold vil være av stor betydning for framtidig utvikling. Prosjekt Mangfold er en felles satsing der både IMDi og kommunen innhenter erfaringer som kan bidra til positiv utvikling i flerkulturelle lokalsamfunn. Både offentlig og frivillig sektor har en rolle i dette arbeidet. For Bodø kommune innebærer det en lovpålagt og faglig begrunnet tilrettelegging av tjenestene med tanke på nye befolkningsgrupper. Kartlegging blant brukere og i organisasjonen har avdekket behov for tilpasset informasjon, tiltak for nye familier og arbeidsrettet kvalifisering. Disse faktorene har også politisk prioritet. Ut fra dette har fokus i prosjekt Mangfold vært - informasjon /Servicekontoret i oppvekst / Familiesenter i 2012 Side48

5 Kompetanse i organisasjonen, planutvikling og samarbeid med frivillig sektor må sees i et langsiktig perspektiv, men Servicetorget og Sentrum familiesenter har i løpet av kort tid klart å skape «ringer i vannet» både for seg selv og andre i førstelinja. Erfaringene fra dette arbeidet framkommer i vedlagt prosjektrapport. Satsingsområder i 2013 I 2013 innfører staten en ny tilskuddsordning for å øke kvaliteten og bedre resultatene i kommunenes integreringsarbeid. Noen kommuner med høy aktivitet i integreringsfeltet fyller kriteriene for å søke, og Bodø er en av dem. Det forutsettes at arbeidet er forankret i kommunens ledelse, inngår i et planmessig utviklingsarbeid og tverretatlig samarbeid. Vi regner dette som ivaretatt og søker IMDi om prosjektmidler også for I år skal det legges særlig vekt på opplæring i norsk og samfunnskunnskap, introduksjonsprogram og overgang til arbeid / utdanning. Prioriterte tiltak / målgrupper er bl. annet - Arbeidsrette innhold og organisering av norskopplæring - Sikre sammenheng mellom ulike tilbud av kvalifisering og opplæring - Styrke arbeidsretting av introduksjonsprogrammet - Få flere kvinner over i arbeid eller utdanning - Involvere arbeidsgivere og næringslivet i opplæring og kvalifisering Kriteriene matcher de behovene vi ser her i Bodø og utfordringer der stat, fylke og andre kommuner ønsker et samarbeid med oss. I 2013 er Bodø voksenopplæring ved en korsvei. Naturlig avgang i personalet og flytting til nye lokaler innebærer veivalg for en ny etappe. Skolen ønsker samfunnsaktiv undervisning og samhandling med andre aktører i Bodøsamfunnet, ikke minst med arbeidsgivere i privat og offentlig sektor. Et tverrfaglig familiesenter egner seg godt som arena for praktisk undervisning og kan også være en aktuell samarbeidspartner. Både flyktninger i introduksjonsprogram og andre innvandrergrupper kan profitere på skolens utviklingsarbeid. Forutsatt delfinansiering fra IMDi vil vi i 2013 iverksette prosjekt «Praktisk norsk flere i arbeid» Målet er å videreutvikle kvalifiseringstilbudet ved Bodø voksenopplæring slik at undervisningen knyttes tettere opp mot arbeids- og samfunnsliv. Parallelt med satsingen ved Bodø voksenopplæring vil det langsiktige mangfoldsarbeidet videreføres - spesielt med tanke på rekruttering, kompetanse og utvikling av ny samfunnsplan. Dette til komiteens orientering. Rolf Kåre Jensen rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Saksbehandler: Torunn Skogstad Side49

6 Mf.rapp.des.12 PROSJEKT MANGFOLD I BODØ Statusrapport pr Side50

7 Prosjekt Mangfold i Bodø Status pr Bakgrunn Bodø kommune og IMDi har en 3-årig samarbeidsavtale om kunnskapsutvikling i arbeidet med Likeverdige Offentlige Tjenester (LOFT). I ettertid er denne avtalen utvidet og forsterket slik at den også favner bosetting, kvalifisering, kunnskaps- og lokalsamfunnsutvikling. I løpet av den siste 10-årsperioden er innvandrerandelen i Bodøbefolkningen mer enn fordoblet. Avtalt bosetting av flyktninger er bare ett av elementene i denne utviklingen. Antallet arbeids- og familieinnvandrere har økt betraktelig, asylmottak og et internasjonalt studentmiljø ved Universitetet er også sentrale faktorer. Kartlegging av de kommunale tjenestene har avdekket behov for tilrettelegging på flere områder. Vi ønsker å utvikle tjenester som på en god måte ivaretar brukere som kan ha språkproblemer, mangelfull systemforståelse og ikke-norske referanser. Dette er et langsiktig arbeid som har fått en start gjennom prosjekt Mangfold Målsetting - Videreutvikle Bodø kommunes tjenestetilbud slik at det i større grad ivaretar innvandrerbefolkningen. 1. Øke bevissthet og kompetanse blant de ansatte i Bodø kommune 2. Utvikle målrettede tiltak som kan bidra til et likeverdig tjenestetilbud for innvandrere 3. Støtte opp under aktiviteter som kan supplere det offentlige tjenestetilbudet 4. Lage plan for langsiktig mangfoldsarbeid i Bodø kommune 5. Videreutvikle tjenestene i Servicekontoret (2011)/ Sentrum familiesenter (2012) Forarbeid, aktiviteter og resultater i 2011 Innvandrer-representantene i bystyrets Dialogforum har gjentatte ganger påpekt utfordringer for nyankomne i møte med det offentlige. Frivillig hjelp fra landsmenn er ikke tilstrekkelig for å avhjelpe situasjonen. Kommunen har både et faglig og lovpålagt ansvar for å tilpasse informasjon og veiledning til alle brukere, også de med innvandrerbakgrunn. Ut fra dette var det naturlig å starte prosjektet med hovedfokus Side51

8 på informasjonstjenestene i det kommunale servicetorget. Aktiviteter, resultater og erfaringer i Mangfold 2011 er beskrevet i statusrapporten som ble oversendt IMDi ved årsskiftet. Mange planlagte og påbegynte tiltak er videreført i 2012 slik det går fram av prosjektsøknaden for år 2. Forarbeid, aktiviteter og resultater i 2012 Oppvekst og levekår er viktige satsingsområder i Bodø kommune. Tverrfaglighet, forebygging og tidlig intervensjon er grunnleggende verdier, og det pågår et omfattende utviklingsarbeid sammen med eksterne samarbeidspartnere. Utvikling av familiesenter har gjennom politisk forankring blitt bærebjelken i oppvekstarbeidet. Familiesenter er et tverrfaglig lavterskeltilbud med åpen barnehage, helsestasjon og andre relevante tjenester samlet - nå i drift i 4 av byområdene. En slik arena er spesielt hensiktsmessig for grupper og personer med et sammensatt hjelpebehov, noe som ofte er tilfelle for nyankomne innvandrere. Helsesøstertjenesten har gjennom praktisk erfaring synliggjort at mange familier i denne kategorien trenger forebyggende oppfølging og støtte. Risikofaktorer knyttet til levekår er de samme for alle Bodøværinger, men på noen områder er innvandrerbefolkningen spesielt utsatt. Det gjelder språk, nettverk, utdanning/arbeid og inntekt - faktorer som har stor betydning for barns oppvekst. Dermed er det av stor betydning at de kommunale tjenestene for familier har en utforming som ivaretar mangfoldet i Bodøsamfunnet. Ut fra dette har hovedfokus i prosjekt Mangfold 2012 vært «Oppvekst i innvandrerfamilier». Sentrum familiesenter har fått en spesiell rolle i utviklingsarbeidet ettersom mange innvandrere har bosatt seg i dette området. Arbeidsmål 1 - Kompetanse De ansattes tverrkulturelle bevissthet og kompetanse er en hovedfaktor i utviklingsarbeidet og flere virkemidler kan være aktuelle. Av etterspurte, planlagte og gjennomførte tiltak kan nevnes: - Kurs / konferanser Workshop IMDi / British council tema «Diversity» Erfaringsseminar IMDi / kommunene «Barn/unge/familier» Konferanse UDI / IMDi «Tvangsekteskap / Æresrelatert vold» Regionkonferanse IMDi nord «Mangfold er hverdagen» Nytt kurs for kommunalt ansatte i tverrkulturell kommunikasjon / bruk av tolk IMDi/Bodø kommune (utsatt til februar 2013) - Samarbeids- og nettverksmøter Møteplan til arbeidsgruppa i prosjekt Mangfold Møteplan til Samarbeidsavtalen mellom Bodø kommune / IMDi Side52

9 Kommunemøte «Vårres unga» - Fylkesmannen i Nordland Interkommunalt nettverk foreldrestøtte Bodø, Fauske, Meløy Informasjonsnettverk - Servicetorg, skole, barnehage, NAV, politi Samarbeid LOFT / mentorordning KUN / Steigen - Studieturer Til Tromsø kommune koordinator familiesenter, prosjektleder Mangfold og flyktninghelsesøster Til Trondheim og Heimdal leder Servicekontor og prosjektleder Mangfold Til Alna? (under planlegging) personalet i Sentrum familiesenter og prosjektleder Mangfold - Informasjon og veiledning i kommunale enheter Pådriverfunksjon IMDi og prosjektleder Veiledning i forhold til daglig drift IMDi og prosjektleder Videreformidling av forskning, rapporter og kurstilbud IMDi og prosjektleder Kontakt med nettverk og ressurspersoner IMDi og prosjektleder Arbeidsmål 2 - Utvikle målrettede tiltak - Servicetorget Prosjekt Mangfolds hadde hovedfokus på kommunal informasjon i Som forventet har det initiert prosesser som nå løper videre i daglig drift. Etablering av et tverretatlig informasjonsnettverk bidrar i særlig grad til det. Ny bevissthet om hva innvandrere kan trenge får fram nye tiltak og metoder: Skjermet veiledningsrom med tolketelefon og infomateriell Tilgjengelig publikums-pc Tilpasning av kommunens IT-portal (pågår) Brosjyre «Ny i Bodø» utviklet og oversatt til 14 språk. Videreutvikling planlagt Skjema for barnehagesøknader oversatt til engelsk Innvandrer i personalet på Servicetorget - Familiesenter Se arbeidsmål 5 Arbeidsmål 3 Samarbeid med frivillig sektor - Kontakt med Batteriet / Kirkens bymisjon Samarbeidsmøter - Oppfølging av initiativ fra Dialogforum Info om prosjekt Mangfold - rolleavklaring frivillighet / offentlig ansvar Støtte til Kafedialog på Internasjonalt Senter. Gjennomført av Dialogforum - Kommunal støtte til integreringstiltak i lag og foreninger Utvikling av kulturkontorets rutiner (pågår) Side53

10 Samarbeid med Nordland fylkeskommune ( integrerings- og tilflytterprosjekt) Det er utfordrende å bidra til langsiktighet i det integreringsarbeidet som foregår i organisasjonene. Mye av innsatsen er situasjonsbetinget og basert på ildsjelers engasjement, noe som trolig er et generelt trekk ved frivillig sektor. Det er behov for større grad av forpliktelse og forutsigbarhet, og økonomisk støtte fra det offentlige kan være et hjelpemiddel. Kriterier for slike støtteordninger krever innsikt både i organisasjonsliv og de særskilte behovene innvandrere kan ha. For kommunen blir det dermed et langsiktig arbeid. Arbeidsmål 4 - Planarbeid - Ny kommuneplan Med bakgrunn i plan- og bygningsloven skal det lages en ny kommuneplan i Bodø - nå med et bredt samfunnsperspektiv. Planen skal utarbeides i 2013, og det har vært viktig å sikre at mangfold ble en premiss i forarbeidet. Kommunens planstruktur vurdert ikke egen mangfoldsplan, men integrert del av samfunnsplanen i Bodø Levekår og befolkningsutvikling beskrevet i statusdokument politisk behandlet Innvandring som ressurs og utfordring beskrevet i utfordringsdokument politisk behandlet Organisasjonsplassering Mangfold diskutert i forhold til nytt kommunalt samfunnskontor - Nettverk og erfaringer Sarpsborg, Stavanger og Trondheim kontaktet Arbeidsmål 5 - Oppvekst og familiesenter Virksomheten i Sentrum familiesenter er i løpet av året blitt samlet under ett tak - i nye og hensiktsmessige lokaler. I den sammenhengen har både utforming og faglig profil stått på dagsorden, og det har vært et gunstig tidspunkt for å løfte fram mangfoldet i sentrumsbefolkningen. Det er stort engasjement i personalet på dette feltet, men praktisk og formell binding til tradisjonelle rutiner skaper utfordringer. Nye arbeidsformer basert på gruppeaktivitet er under utvikling. - Kartlegging og behovsanalyse i Sentrum familiesenter Spørreskjema i personalet Personalmøter - Administrativ og politisk forankring Presentasjon i møte med statsråden i Barne- likestillings- og inkluderingsdepartementet Side54

11 Presentasjon for ledere i OK- og HSavdelingen Statusrapport i komiteen for levekår Brukermedvirkning gjennom Dialogforum - Prosjektsamarbeid Prosjekt «Hør på oss» (Medvirkning for innvandrerbarn og unge), et ledd i Fylkesmannens fokus på barnekonvensjonene / «Vårres unga» Barn og unges samfunnslaboratorium (I Bodø innvandrerungdom som «forskere») Tvangsgifte / æresrelatert vold IMDi og RVTS, i Bodø ressursgruppa for vold i nære relasjoner. - Foreldreveiledning, lavterskeltilbud «Ny i Bodø» - Veiledningsgruppe for kvinner etter familiegjenforening Tilrettelagt fødselsforberedende gruppe (under planlegging) Interkommunalt samarbeid om ICDP-sertifisering vurderes - Nye enheter involvert Utekontakten, feltundersøkelse blant innvandrerungdom planlegges. Problemstilling under vurdering Grunnskolekontoret og to sentrumskoler - spesiell interesse for skolehjemsamarbeid i innvandrermiljø. Mulig satsing i skoleverket framover. Noen erfaringer fra 2011/12 -Ting tar tid Prosjekt Mangfold har en foreslått tidsramme på 3 år. Ambisjonen er å skape varig endring i organisasjonen, og da må både grunnleggende premisser og praksis i førstelinja utvikles. Ideelt sett bør likeverdige offentlige tjenester for innvandrere settes på dagsorden i hele organisasjonen. For å klare dette satser vi spesielt på noen prioriterte enheter der utfordringer og gode grep kan synliggjøres. Erfaringen viser at dette bidrar til bevissthet og positiv interesse hos andre, noe som gir nye muligheter for system- og kompetanseutvikling. Troverdig kollegaveiledning og praktiske eksempler stimulerer til gode prosesser som ikke er avhengige av ekstern prosjektstøtte. Dette er trolig en kritisk suksessfaktor når prosjekt Mangfold skal videreføres i ordinær drift. -«Forankring fryder» Varig endring i kommunale systemer krever grunnleggende forståelse og motivasjon, noe som ikke nødvendigvis kommer av seg selv. Prosjekt Mangfold er blitt tungt forankret gjennom faglige argumenter og politiske vedtak. Samarbeidsavtalen med IMDi har vært en viktig døråpner i denne prosessen. Administrativ oppslutning på alle nivå i organisasjonen er også nødvendig, dette for å sikre nødvendig prioritet når det praktiske arbeidet skal utføres. Erfaringer, planer og forslag må legges fram for ledere som legger føringer på aktivitet i de aktuelle enhetene. Både faglige Side55

12 forventninger og praktisk handlingsrom er en forutsetning for at mangfoldsarbeid skal få prioritet i førstelinja. Satsingen bør også synliggjøres i fag- og virksomhetsplaner. Aktiviteten i norske kommuner bygger på innspill fra ulike hold. Mange brukergrupper og samfunnsoppgaver skal ivaretas - på faglig grunnlag og innenfor økonomiske rammer. Det er derfor nødvendig med streng prioritering av fokus og tilgjengelige ressurser. Vi har derfor valgt å kanalisere mangfoldsarbeidet til vedtatte satsingsområder og igangsatte prosesser. I Bodø kommune prioriteres innsats i tilknytning til oppvekst og levekår/fattigdom høyt og det omfattende arbeidet med ny kommuneplan. -Medvirkning og samarbeid De ansattes motivasjon og eierforhold til prosessen er sentrale faktorer i ethvert utviklingsarbeid, også i prosjekt Mangfold. De kan formidle erfaringer fra førstelinja og ser best hva som skal til i egen virksomhet og på eget fagområde. Gode metoder og tiltak i mangfoldsarbeidet utvikles best i praktisk arbeid og kontakt med brukerne.. En slik tilnærming åpner også for verdifulle innspill fra de som er mottakere av kommunale tjenester. Et eksempel er familiesenterets satsing på foreldreveiledning - innledningsvis i ei kvinnegruppe for nyankomne. Denne gruppa besto av familiegjenforente og de etterspurte i særlig grad veiledning i forhold til svangerskap, fødsel og barsel. Dette så de i sammenheng med skolegang og framtidige jobbmuligheter både for seg selv og barna. For å treffe brukerne hjemme ble disse innspillene lagt til grunn for høstens aktiviteter. -Tverrfaglig kompetanse Den største utfordringen er å komme i gang. Ledere og medarbeidere må ha motivasjon og tid å sette seg inn i de mulighetene og utfordringene som ligger i mangfoldsfeltet. Det er lav terskel for positiv interesse, men først når grunnleggende forståelse er på plass etterspørres mer kunnskap og veiledning. Medarbeidere som skal motiveres for utviklingsarbeid har godt av å komme seg ut for å hente inspirasjon og faglig påfyll, gjerne ved å delta på relevante kurs og konferanser. Det gjelder i særlig grad i førstelinja der handlingsrom i hverdagen begrenses av omfattende brukerkontakt og forpliktende vaktsystemer. Studieturer til utvalgte steder og tiltak, gjerne organisert for samlet personalgruppe, gir felles visjoner og holdninger. Tverrfaglige nettverk med rom for erfaringsutveksling og felles opplevelser bidrar til gjensidig forpliktelse mellom profesjoner og etater. Dette fremmer et helhetlig tjenestetilbud som passer brukere med sammensatte behov for eksempel nyankomne innvandrere. De viktigste elementene i faglig utvikling ser imidlertid ut til å være veiledning og refleksjon over egen praksis. Både lederforventninger, ekstern veiledning og kollegastøtte kan bidra til faglig nysgjerrighet, kultursensitivitet og egenutvikling. Side56

13 -Inspirasjon og drahjelp I en hardt presset kommunal organisasjon med mange primæroppgaver kan utviklingsarbeid oppleves som en belastning, selv om det på sikt vil lette daglig drift. De som skal gjøre jobben trenger motivasjon, støtte og forventninger til resultater og framdrift. IMDi har vært svært viktig som pådriver og døråpner i prosjekt Mangfold. Den 3-årige samarbeidsavtalen med kommunen innebærer gjensidig forpliktelse på integreringsfeltet, og det har stimulert til nytenking og langsiktighet. Tilgang til nasjonale nettverk og aktivitet i andre kommuner har også vært viktig. Ikke minst har prosjektmidlene fra IMDi oppmuntret organisasjonen til å løfte blikket og tenke nye tanker. I de seinere år har integreringspolitikk og praksis hatt stor oppmerksomhet både nasjonalt og lokalt. Mye forskning blir publisert og drøftes i media og flere andre sammenhenger. Informasjonsmengden er så stor at det kan være krevende å være oppdatert på det som angår egen praksis. I prosjekt Mangfold har det vært en viktig oppgave å finne fram til relevant fagstoff og gjøre det tilgjengelig for de som skal gjøre jobben. Vi har erfart at tips om aktuelle publikasjoner og avisartikler blir godt mottatt og skaper interesse og refleksjon. Kobling mellom forskning og praktiske erfaringer er et godt utgangspunkt for utviklingsarbeidet i de kommunale tjenestene. Veien videre I søknadene til IMDi og politiske saksframlegg har prosjekt Mangfold en tidsramme på 3 år. Vår ambisjon er å utvikle nye innfallsvinkler, metoder og tiltak som kan videreføres innenfor vanlig drift. Prosjektet har en omfattende og ambisiøs målsetting der tidsfaktoren er viktig for å oppnå resultater som kan gi varig endring. Det langsiktige arbeidet med kompetanse, planer og lokalsamfunn skal fortsette i nye former og med nye vinklinger. På det nåværende tidspunktet er det naturlig å bruke erfaringene fra servicekontor og familiesenter til videreutvikling av andre tjenester. Vi har nå en bred gjennomgang av prosjektet både internt og eksternt. Tilbakemelding fra ulike enheter og avdelinger er et godt grunnlag for kommende veivalg. Det samme gjelder politiske signaler og føringer fra IMDi og andre samarbeidspartnere. Vi avventer utlysning av utviklingsmidler og vil komme tilbake til IMDi med søknad om prosjektstøtte for Bodø Torunn Skogstad, prosjektleder Mangfold Side57

14 Side58

15 Grunnskolekontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /90 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/7 Komitè for levekår Tilsyn med skolene samlet rapport Saksopplysninger I tråd med bystyrevedtak i sak PS 12/122, er det gjennomført tilsyn med grunnskolene. En samlet rapport fra dette tilsynet/utviklingsbesøkene foreligger, og legges med dette fram for komitè for levekår. Rapporten legges i denne omgang fram til orientering. Funn og vurderinger ses i sammenheng med resultater og ressursbruk i egen sak for bystyret i mai Saksbehandler: Gisle Berg Rolf Kåre Jensen rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Trykte vedlegg: Rapport fra tilsyn/utviklingsbesøk med grunnskolene, 2012 Side59

16 Rapport fra tilsyn/utviklingsbesøk med grunnskolene, 2012 Samlet rapport Bodø, februar 2013 Oppvekst og kulturavdelingen, grunnskolekontoret Side60

17 Side61 2

18 Innhold Rapport fra tilsyn/utviklingsbesøk...1 med grunnskolene, Samlet rapport...4 Bakgrunn...4 Helhetsvurdering...5 Veien videre...5 Funn, tolkninger og forslag...5 Oppsummering av tilsyn Fylkesmannen sitt tilsyn... 8 Vedlegg... 9 Spørsmål og fokusområder for tilsyn med skolene høsten Elevspørsmål til tilsynet Skolenes forberedelse til tilsyn/utviklingsbesøk Side62 3

19 Tilsyn/utviklingsbesøk med skolene høsten 2012 Samlet rapport Bakgrunn Bodø kommune er skoleeier. I tråd med opplæringsloven må skoleeier ha et forsvarlig system for å vurdere om og følge opp om kommunen lever opp til opplæringslovverket. Tilsyn kan ses i denne sammenheng. Denne rapport er en samlet rapport for skolene i Bodø kommune og den viser noen generelle trekk for hele systemet/skoleorganisasjonen. De enkelte skoler har fått en egen rapport. Tilsynet/utviklingsbesøk med skolene gjennomføres i år på bakgrunn av bystyrets vedtak i sak PS 12/122 Tilstand og ressursbruk i skolen Bystyret tar orienteringen om tilstand og ressursbruk i skolene til etterretning med følgende presiseringer: 1. Bystyret ønsker en grunnskole som leverer gode resultater. At det overordnet i høstens tilsyn tas utgangspunkt i de 3 overordnede satsningsområder (Livslang læring, ledelse og foreldresamarbeid) fra den kommende skolestrategi og at det gås i dybden innenfor målene (under satsningsområdene). Med dette som utgangspunkt ble årets tilsyn/utviklingsbesøk planlagt og gjennomført på en litt justert form i forhold til tidligere års tilsyn. I forkant av tilsyn/utviklingsbesøk leverte skolene et forarbeid til undervisningssjefen. Dette for å bidra til medskapende prosesser intern på skolene, bruke mindre tid på til «kontrollspørsmål» under selve besøket og disponere mer tid til fokus på skolens videre utviklingsmuligheter. Form og innhold for tilsynet/utviklingsbesøk i 2012 har vært drøftet i rektormøter, medbestemmelsesmøte og møte med Kommunalt foreldreutvalg Bodø (KFUB) De enkelte tilsyn/utviklingsbesøk ble gjennomført av to representanter for Oppvekst- og Kulturavdelingen, samt en rektor fra en annen skole. I tillegg til skoleledelsen, ble det gjort intervjuer med lærere, elever, foreldre og tillitsvalgte. I etterkant av tilsyn/utviklingsbesøk, får den enkelte skole en rapport som oppsummerer forarbeid, observasjoner og råd i forhold til skolens videre utvikling. Skolens ledelse legger fram og drøfter denne med ledergruppe, medbestemmelse, elevråd og FAU. Oppsummeringen er delt inn i fire områder - Helhetsvurdering - Mangler og feil som bør rettes opp raskt - Råd i forhold til videre arbeid med skoleutvikling - Andre råd Bruk av rapporten fra utviklingsbesøkene: Denne rapporten konkluderer med mulige tiltak for videre utvikling av Bodøskolene og vil samtidig være en del av grunnlaget for politiske sak om tilstand og ressursbruk i skolene som kommer til bystyret i mai Side63 4

20 Helhetsvurdering De ulike fokusområdene er samlet i en skjematisk oversikt som vedlegg til denne rapport. Noen av de generelle inntrykkene er: - At det er engasjerte ansatte som viser lyst og vilje til fortsatt utvikling. - At skolene generelt sett har høy kvalitet i gjennomføring av undervisning og i møte med elevene og det er en økende grad av systematisk utvikling av skolene. - At de foreldre og elever vi møter på tilsynene er generelt veldig godt fornøyde med sin skole og kommer med konstruktive innspill til videre utvikling. - At vi møter elever som er mer bevisste i forhold til innhold og mål for undervisningen. - At det rundt på skolene er mange gode praksiseksempler som kan inspirere og bli spredt til andre skoler i kommunen. - At variasjon i metoder i undervisningen og fokus på elevaktiv læring fortsatt kan utvikles ennå mer. - At så godt som alle de formelle ting på plass som antall av SU-møter, medarbeidersamtaler, elevråd, skolemiljøutvalg, arbeidsmiljøutvalg osv. Veien videre - Erfaringer og observasjoner fra utviklingsbesøkene, vil bli aktivt benyttet til erfaringsdeling og refleksjon på ledermøter og temamøter for skoleledere. Da spesielt med utgangspunkt i «de gode eksempler». - De skoler som gjennom utviklingsbesøket har fått «pålegg» om utbedringer i rutiner eller drift, følges opp av grunnskolekontoret. - Erfaringene fra utviklingsbesøkene tas med inn i grunnskolekontorets videre arbeid med implementering og gjennomføring av «skolestrategien for » og kompetansehevingsplanen som er under utarbeidelse pr. februar Funn, tolkninger og forslag Tilsynet ble gjennomført for femte gang. De aller fleste skolene gir tilbakemeldinger om at de opplever tilsyn/utviklingsbesøkene som veldig nyttige. Det anbefales at ordningen med tilsyn/utviklingsbesøk videreføres. Overveielser til videre utvikling av tilsynet/utviklingsbesøk: - Dagens form/gjennomføring er svært ressurskrevende og vi ser på muligheten for å videreutvikle et helhetlig kvalitetssystem, som kan bidra til like høy kvalitet, men noe mindre ressurskrevende. - Kan og skal tilsynets fokusområder kobles tettere på Bodø kommune sine satsningsområder? - Kan og skal vi ha færre fokuspunkter for det enkelte tilsyn for å komme ennå mere i dybden? Side64 5

21 Oppsummering av tilsyn 2012 Tema Generelt Oppfølging Utvikling, faglig og sosialt. I forhold til skolenes bruk av resultater, ser vi fortsatt noe ulik praksis blant skolene. Noen bruker resultatene aktivt i arbeidet med å videreutvikle skolen, mens andre i mindre grad bruker resultatene. Av de som bruker resultatene aktivt, ser vi økt fokus på systemnivå. (undervisningsmetoder, gruppesammensetning osv.) Spesielt kartleggingen i matematikk ser ut til å medfører endringer i undervisning og møte med elevene. Tas opp som tema på rektorsamlinger. Dele de gode eksempler, men samtidig stille krav og forventninger til skoleledere om aktiv oppfølging av både faglig og sosial utvikling hos elevene. Alle skoler har fått lisens til utvidet versjon av kartleggingsverktøyet Vokal. Vil trolig oppleves som mer «matnyttig» for lærer og skole. Kursing i bruk av utvidet versjon av Vokal Elevaktiv læring, innovative arbeidsformer, tverrfaglighet og samarbeid ut over skolen. Ser også at vurderingsprosjektet har gitt resultater. Vi opplever at de elever vi møter er mer beviste i forhold til både innhold og mål for undervisningen. Elevundersøkelsen: De fleste skolene har gjennomfører undersøkelsene, men det er noe ulikt i forhold til bruk og involvering/prosesser i etterkant. Mye av læringsarbeidet er fortsatt styrt av tradisjonell undervisning med utgangspunkt i læreboka. Mange skoler har startet prosesser og planarbeid i forhold til elevaktive arbeidsformer og tverrfaglige opplegg, men mangler fortsatt litt i forhold til å få det helt ut i møtet med eleveen. Opprette tidsplan med frister for gjennomføring, inkl. tilbakemelding når resultatene er drøftet med personalet, elever og FAU/SU. Større fokus på skolens samfunnsmandat for å begrunne endringer i hvordan vi organiserer læringsarbeidet. Trekke fram de gode eksempler slik at andre kan lære av disse. På rektormøter og samlinger. Utfordre skolene til en bevisst bruk av ulike læringsarena, tverrfaglige og praktisk Side65 6

22 Flere skolene har satset ganske mye på smartboard i alle klasserom. Her ligger det mange muligheter til elevaktiv læring. tilnærming til læringsarbeidet. Motivasjon blant de ansatte Innhold og organisering av SFO Vi møter ansatte som i stor grad motiveres av faglige utfordringer, møte med elevene og et trygt og godt arbeidsfellesskap. Oppleves som en tydelig utvikling mot at SFO er en del av skolen. Fortsatt noen utfordringer i forhold til strukturert samarbeid mellom ansatte på SFO og lærere. Ser imidlertid at stadig flere ansatte jobber i kombinerte stillinger i skole/sfo. Dette bidrar i positiv retning. Støtte opp rundt medskapende prosesser på skolene og vår skoleorganisasjon som helhet. Tema på ledermøter og i oppfølging og kompetansehevende tiltak for skoleledere. Grunnskolekontoret arrangerer regelmessige fellesmøter med alle SFO ledere. Fokus på innhold, kvalitet og erfaringsdeling. Kommende skoleår vil også kulturskolen komme mer aktivt inn gjennom «Kulturskoletilbud i SFO» Side66 7

23 Fylkesmannen sitt tilsyn I tillegg til vårt eget interne tilsyn/utviklingsbesøk, har vi regelmessig ulike former for tilsyn fra Fylkesmannen. Fylkesmannen i Nordland meldte i mai 2013 fra om tilsyn av 2.8 særskilt norskopplæring for minoritetsspråklige elever. Bodø kommune fikk pålegg om å sørge for at alle enkeltvedtak i forhold til 2.8 oppfyller forvaltningslovens 24, 25 og 27 tredje og fjerde ledd. Det vil si at alle enkeltvedtak må begrunnes individuelt for hver elev, og at vedtaket gir korrekte opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans, adgang til å søke fritt rettsråd, forvaltningsorganets veiledningsplikt og adgangen til å få tilkjent saksomkostninger. Bodø kommune har laget ny mal for vedtak etter 2.8 der standardisert informasjon etter forvaltningslovens 27 er rettet opp. Videre inneholder den nye malen et eget punkt for Individuell begrunnelse, samt en veiledningsmal til hjelp for rektorene. Kommunen må videre heve kompetansenivået til både skoleledere og lærere for å sikre kunnskap og forståelse for minoritetsspråklige elevers opplæringssituasjon. Kartlegging av elevenes språklige nivå skal kunne være til hjelp for å avdekke elevenes behov for særskilt norsk, avklare hvilket nivå i grunnleggende norsk de bør jobbe, samt forståelse for hvilken hjelp elevene vil ha av tospråklig fagopplæring og eventuelt morsmålsopplæring. Behov for kompetanse vil bli ivaretatt i kompetanseplanen som pr. februar 2013 er under utarbeidelse. Side67 8

24 Vedlegg Spørsmål og fokusområder for tilsyn med skolene høsten 2012 Fokusområder for årets tilsyn: - Skolen presenterer til å begynne med sine satsningsområder og «hva får vi til». Litt om skolens utviklings-/satsningsmål? Er forrige års avvik lukket? - Fikk fjorårets rapport noen innvirkning på skolen? - Er skolen på dette grunnlag blitt bedre? Oppfølging av skolens forarbeid til tilsynet - Rammefaktorer - Skolenes vurdering av elevenes sosiale og faglige utvikling i. Er skolens resultater tema i plangruppa, teamene, medbestemmelse og elevråd? Hva med FAU og SU? Er det ressurspersoner på skolene i forhold til dette? blir de brukt? (eks. leseveiledere, ikt-veiledere og andre) ii. Hvilke tiltak er satt i gang på dette grunnlaget? - Elevaktiv læring, innovative arbeidsformer, tverrfaglighet og samarbeid ut over skolen Diskusjon rundt det som skolen selv har vurdert ved bruk av edderkoppnett/radaren. Hva kjennetegner undervisningen? Hva kjennetegner måten lærerne samarbeider om undervisning og metodevalg? Hvilken rolle har ledelsen, plangruppen, de enkelte team i dette? Hvilken rolle har SFO i forhold til dette? - Motivasjon blant de ansatte Hvordan jobber skolen med motivasjon for de ansatte? Kollektivt og individuelt. 9 Side68

25 Elevspørsmål til tilsynet 2012 Hvorfor er det så bra å være elev på denne skolen? Hvorfor er det slik/har det blitt så bra? Hva synes du kan bli bedre på din skole? Hvordan kan du og skolen bidra til at det blir slik? Beskriv en vanlig læringsøkt/time. Er det likt i alle fag? Vet du hva du skal lære på skolen (faglig og sosialt)? Hvordan vet du om du har lært noe? Er du med og vurderer om du har nådd målene? Hvordan? SFO Hvordan har du det på SFO? Hva gjør dere der? Deltar du på leksehjelp og hva syns du om det? 10 Side69

26 Skolenes forberedelse til tilsyn/utviklingsbesøk 2012 Som en del av forberedelsene til årets tilsyn/utviklingsbesøk, skal skolens ledergruppe besvare følgende punkter iht. avtalt tidsfrist. Dokumentet, med vedlegg, lagres under mappen for egen skole her: M:\Skole\SK_FELLES\Tilsyn Rammefaktorer, Antall elever Antall ansatte Skole: Antall møter gjennomført i: Skoleåret Planlagt Skolens ledergruppe Hver uke(38) Hver uke (38) Skolens plan og utviklingsgruppe Medbestemmelse Samarbeidsutvalget FAU Arbeidsmiljøutvalg Sykefravær, gj.snitt ( %) siste år (under 16 dager/over 16 dager (januar til oktober) / Medarbeidersamtaler gjennomfør i løpet av siste 12 mnd?: Nei: Ja: Økonomisk resultat i: Prognose for Skolens vurdering av elevenes sosiale og faglige utvikling Oppsummering og vurdering Kort om status: av elevundersøkelsen Tanker om oppfølging/veien videre: Utvikling i regning Kort om status: Tanker om oppfølging/veien videre: Utvikling i lesing Kort om status: Tanker om oppfølging/veien videre: 11 Side70

27 3. Elevaktiv læring, innovative arbeidsformer, tverrfaglighet og samarbeid ut over skolen. I forhold til elevaktiv læring, innovative arbeidsformer, tverrfaglighet og samarbeid ut over skolen, gjør skolens ledergruppe en vurdering av «hva gjør vi?» og «hvor viktig er det for vår skole nå?». Vurderingen gjøres ved bruk av registreringsskjema som dere finner dere under mappen for egen skole (M:\Skole\SK_FELLES\Tilsyn ). I skjemaet fyller dere inn tallverdiene fra 0 til 4 ut fra hvor ledergruppen, gjerne i drøftelse i andre aktuelle fora, vurderer at skolen befinner seg i forhold til de ulike påstandene. Når skjema er fylt ut, får man et visuelt bilde/edderkoppnett, som kan brukes til videre refleksjon i skolens ledergruppe og sammen med personalet Kommentar: Ved entreprenørielle og innovative arbeidsformer forstås: - at elevene utvikler personlig kompetanse som f.eks. kreativitet, oppfinnsomhet, initiativ og selvstendighet. - at det legges særlig vekt på personlig kompetanse som lyst og evne til å undersøke, eksperimentere, oppfinne og samarbeide. 4. Vedlegg: Skolen legger ved plan for tema/innhold for plangruppe og fellestid de kommende seks måneder. Side71 12

28 HR-kontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /1263 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/8 Komitè for levekår Råd for funksjonshemmede Statusrapport Samhandlingsprosjektet Sammendrag Bodø kommune vil se på nye måter å øke kvaliteten på det samlede kommunale tilbudet til barn og unge med særlige behov. Barn og unge med særlige behov stiller store krav til kommunal tilrettelegging, da de ofte har behov for sammensatte og koordinerte tjenester. Fra politisk hold er det uttrykt forventninger om at tjenestetilbudet til denne gruppen må gjennomgås med tanke på mer helhetlige løsninger. Helhetlige tjenester på individnivå innebærer at tjenestemottaker får tjenester som er godt samordnet, og som tar tak i den helhetlige situasjonen til individet, og ikke de enkelte utfordringene hver for seg. Det er derfor opprettet et prosjekt som skal utrede hvordan den kommunale organisasjonen kan tilrettelegges for å kunne tilby helhetlige tjenester. I dette ligger det bl.a.: Samarbeidet mellom tjenestemottaker og tjenesteapparatet blir bedre for flere av de som trenger det mest. Tjenestemottakerens mål, ressurser og behov for tjenester skal avklares. Flere tjenestemottakere får mer målrettede tiltak og redusert «behandlingstid» Ansvarsforhold tjenestetilbyderne imellom er tydeliggjort fra sak til sak. Det skal til en hver tid være en tjenesteyter som har hovedansvaret for oppfølgingen av tjenestemottakeren. Dersom kvaliteten på tjenestetilbudet skal økes for denne målgruppen kreves det stor innsats på alle nivå i organisasjonen. Problemstillingen kan kreve at kommunen gjør svært store endringer i sin måte å organisere tjenester på, og i ansvars- og myndighetsforhold. Det er derfor behov for at det gjøres strategiske valg hos kommunens toppledelse. Utredningen i dette prosjektet kan bidra til et godt beslutningsgrunnlag for strategiske valg. Prosjektet avsluttes med en rapport som gir anbefalinger til linjeorganisasjonen. Beslutning om implementering av foreslåtte endringer foretas av rådmannen, eventuelt politisk nivå. Selve implementeringen må foretas i linjeorganisasjonen. Prosjektet igangsettes i løpet av november 2012, og avsluttes innen juni Prosjektgruppen er nå kommet fram til den krevende øvelsen med å jobbe ut et konkret forslag til hvilke endringer som må gjøres. Foreløpige konklusjoner dreier seg først og fremst om å etablere familiesentrene som «en dør inn» for denne målgruppen. Side72

29 Saksopplysninger Bakgrunn Når Bodø kommune nå ønsker å se på nye måter å øke kvaliteten på det samlede kommunale tilbudet til barn og unge med særlige behov, kan det betraktes som en videreføring av en stor innsats på oppvekst-/ levekårfeltet over mange år. Dette fornyingsarbeidet ses bl.a. i sammenheng med Oppvekstplanen, «rett tjeneste til rett tid», «Familieveiviseren», Levekårssaken (2011), «Vårres unga vårres framtid», ny politisk organisering i Bodø kommune og nylig utredningsarbeid (omorganisering 2012). Vi ser også at Samhandlingsreformen griper inn i dette arbeidet i stadig større omfang. Bodø bystyre vedtok følgende 14. april 2011: «I Bodø kommune skal hensyn til barn og unges levekår ivaretas på tvers av alle programområder. Det kommunale tjenestetilbudet overfor barn og unge skal fra brukernes side oppleves som helhetlig. Ulik organisasjonsmessig tilhørighet og ansvarsområder skal ikke bidra til at opplevd kvalitet på tjenestetilbudet reduseres.» Et vedtatt fokusområde for levekårsarbeid i perioden gir retning til utviklingsarbeidet: «Videreutvikle familiesentrene, herunder styrke foreldreveiledningstilbudet samt forebygge psykiske lidelser». I tillegg gir Nyholmenerklæringen (okt. 2011) åpning for modige organisatoriske endringer: «Ingen muligheter bør stå uprøvd for å sikre en mest mulig hensiktsmessig organisering». Det synes som det er bred enighet om hvilke utfordringer som preger dette feltet i dag, utfordringene er nærmere beskrevet både i interne rapporter og i sentrale utredninger. Kort oppsummert kan man si at kommunens organisering og systemer ikke i stor nok grad legger til rette for brukere med behov for tverrfaglige vurderinger og koordinerte tjenester. Problemstillingen har vært kjent i lengre tid og det har pågått arbeid over flere år for å tilnærme seg løsninger, både sentralt og lokalt. Verken Bodø kommune eller andre kommuner har funnet tilfredsstillende løsninger så langt, selv om man kan se bevegelser i riktig retning. I det siste har det også blitt mer fokus på den endring av fokus som man står overfor i helsearbeidet i Norge, fra kostbar og høyspesialisert behandling til helsefremmende og sykdomsforebyggende tiltak. De nasjonale føringene er lovfestet gjennom Stortingsmelding nr.47 ( ), Lov om folkehelsearbeid (2011), samt Lov om kommunale helse - og omsorgstjenester (2011). Samhandlingsreformen aktualiserer problemstillingen rundt kommunens håndtering av barn og unge med psykiske vansker, spesielt innenfor den kompetansen og de ressurser kommunen stiller til rådighet for behandling av barn og unge med lettere psykiske lidelser. I prosjektarbeidet er det synliggjort at Bodø kommune sliter med manglende oppfølging og behandling av barn og unge med psykiske lidelser. Tall fra spesialisthelsetjenesten gir grunn til bekymring; ingen norske kommuner har flere henvisninger (pr. innbygger) til barne- og ungdomspsykiatrien enn Bodø kommune, med i overkant av 400 henvisninger i Den samlede situasjonen er at 11 12% av barn og unge i Bodø kommune har en påvist psykisk diagnose. Det statlige ansvaret for behandling omfatter barn og unge med moderate og alvorlige psykiske lidelser. Kommunen har ansvar for forebygging, utredning og behandling av lettere tilfeller. Det kan imidlertid virke som at kommunen henviser for mange barn og unge direkte til spesialisthelsetjenesten. Barne- og ungdomspsykiatrien avviser halvparten av henvisningene fra Bodø kommune med bakgrunn i manglende kommunal utredning, eller fordi det er snakk om tilfeller med lettere psykiske lidelser som kommunen skal håndtere selv. Til sammenligning meldes det inn saker pr. år til kommunens egen pedagogisk-psykologiske tjeneste (PPT). Side73

30 Samhandlingsreformen vil etter hvert omfatte områdene barn og unge, psykisk helse og rus, og vil med all sannsynlighet føre til større økonomisk ansvar for den enkelte kommune. Dersom staten legger gjennomsnittsberegninger til grunn for fordeling av midler (som ellers i Samhandlingsreformen), vil Bodø kommune økonomisk sett kunne komme svært dårlig ut. Det foreligger statlige forventinger om økonomiske konsekvenser allerede for De konkrete følgene av reformen er ikke utarbeidet og gjort kjent, men skal være implementert innen Opprettelse av kommunepsykologstillinger har vært et viktig grep for å øke kommunens evne til å løse de utfordringene man står overfor. Kommunepsykologene er viktige ressurser både når det gjelder behandling av lettere tilfeller og innenfor utviklingsarbeidet. Bodø kommune bør videreføre denne satsingen for å ruste organisasjonen slik at den er i stand til å ivareta en større andel av oppgavene enn det som utføres i dag. Pr. i dag opplever kommunen blant annet følgende endringer fra spesialisthelsetjenesten: BUP stiller større krav til hva kommunen må utføre av arbeid i forbindelse med at et barn henvises til psykiatrisk utredning og behandling. BUP ønsker at Bodø kommune skal ivareta en større grad av oppfølging/ behandling etter at diagnose er satt. Større andel av barn og unge skal ha «individuell plan». Prosjektets formål: et helhetlig kommunalt tjenestetilbud Helhetlige tjenester på individnivå innebærer at tjenestemottaker får tjenester som er godt samordnet, og som tar tak i den helhetlige situasjonen til individet, og ikke de enkelte utfordringene hver for seg. Prosjektet skal utrede hvordan den kommunale organisasjonen kan tilrettelegges for å kunne tilby helhetlige tjenester. I dette ligger det bl.a.: Insentiver for samhandling Samhandling mellom ulike faggrupper fra ulike deler av organisasjonen forutsetter: legale insentiver (krav om samhandling gjennom lovverk/ forskrift/ reglement/ rutiner) faglige insentiver (faglige forventninger om samhandling) etiske insentiver (verdimessige forpliktelser om samhandling/ etiske vurderinger) økonomiske insentiver (samhandling lønner seg) Gode beslutningsprosesser Gode beslutningsprosesser kan karakteriseres av følgende: tidlige beslutninger (riktig beslutning så tidlig som mulig) beslutninger som brukeren har vært med på å forme (brukermedvirkning) beslutninger med langsiktig perspektiv (skaper stabilitet rundt beslutninger) beslutninger i et helhetlig perspektiv (individuelle behov, kompetanse og økonomiske hensyn) avklarte ansvars- og myndighetsforhold (tydelig beslutningsstruktur) God oppfølging av beslutninger I oppfølgingen av beslutninger er det viktig at alle involverte har lojalitet til de beslutninger som er fattet, samtidig som dialog og samarbeid mellom involverte aktører fremmes. Bruk av verktøy og metodikk for koordinering Individuell plan (IP) er bl.a. et verktøy og en metode for å koordinere tjenestetilbudet til den enkelte. IP er egnet som arbeidsmetodikk/prosess for den aktuelle målgruppen. Strukturer er allerede etablert, det er hjemlet i sentralt lovverk, og prosessen tar utgangspunkt i brukerens behov. Prosjektet skal vurdere SamPro som redskap for koordinering rundt IP. Side74

31 Intensjoner og føringer fra prosjekteier Rådmannen har som prosjekteier gitt følgende føringer for prosjektet (jf. møte i RKD 12/11-12): Beslutningsmyndighet flyttes så nær barnet/familien som mulig. Økonomien følger barnet/familien. Tilbud og tiltak i hele organisasjonen gjøres tilgjengelig for barnet/familien. Koordinering på systemnivå (koordinerende enhet) legges til tverrfaglig team. Koordinering på individnivå søkes gjennom individuell plan. Koordinator har ansvar for samarbeidet med tjenestemottakeren og for samhandlingen i tjenesteapparatet. Så mange tjenester som mulig legges inn under familiesentrene (en dør inn). Medvirkning og informasjon Prosjektgruppen består av 11 representanter fra de fleste aktuelle virksomhetene i OK- og HOavdelingen, i tillegg til to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Representasjon fra brukerorganisasjoner er vurdert, men ikke funnet hensiktsmessig i dette arbeidet. Prosjektet bygger likevel på brukerdefinerte problemstillinger, bl.a. utredet gjennom prosjektet «Familieveiviseren». Det er opprettet et eget prosjektområde i kommunens prosjektportal (Sharepoint) for dokumentdeling i prosjektet: Prosjektområdet er tilgjengelig for alle ansatte i Bodø kommune. Status i prosjektarbeidet Prosjektgruppen har til nå hatt 5 møter. De første møtene har blitt brukt til innledende diskusjoner, problemforståelse, casebeskrivelser og en risikovurdering av selve prosessen. Prosjektgruppen har funnet det hensiktsmessig å definere målgruppen «Barn og unge med særlige behov» slik: «Barn og unge i aldersgruppen minus 9 måneder (i mors liv) til 18 år som for en kortere eller lengre periode har behov for sammensatte og koordinerte tjenester fra en eller flere instanser. Tjenestene kan være innrettet mot barnet/den unge, dens familie eller nærmiljøet.» Oversikten over antall barn og unge i målgruppen er ikke uttømmende, men oppdateres fortløpende: Kilde Utvalg (ut fra prosjektets definisjon) Antall Tildelingskontoret Totalt antall barn/unge (opp til 19 år) 377 Støttekontakt og/ eller avlastning (i alt) 220 Vedtak om Individuell plan (i alt) 165 Antall barn under 18 år som mottar fysioterapi (kun 119 /200 vedtak om fysioterapi/ i alt) Antall barn (i alt) under 18 år som mottar ergoterapi 60 (store og små funksjonsnedsettelser). Særlig krevende brukere (ungdom) 5 Grunnskole Antall barn som PPT jobbet med BUP Antall elever henvist til PPT i Andel elever med enkeltvedtak i grunnskolen 8,6 % Antall henvisninger fra fastlege (barnevern i særlige Ca. 400 tilfeller) til BUP i 2012 Side75

32 Vurderinger Prosjektgruppen er nå kommet fram til en krevende øvelse; å jobbe ut et konkret forslag til hvilke endringer som må gjøres. Her gjenstår det mye, men foreløpige konklusjoner kan oppsummeres slik: Familien er en svært sentral ressurs, også for denne målgruppen. Individets/familiens første kontakt med hjelpeapparatet er familieguiden (familiekoordinator). Familieguiden er ment å være en kontaktperson for individ/ familier som står i en krevende situasjon. Det vil være flere familieguider i kommunen. Familieguiden holder til på familiesentrene Funksjoner: Ivaretar «en dør inn» i praksis. Forholder seg til et bredt spekter av kommunikasjonskanaler og aktører («en dør inn men mange veier til døra») Prosjektgruppen har noe ulik mening om/ tilnærming til øvrige funksjoner Kvalifikasjoner (ikke nødvendigvis samlet i samme person, kan være et team): God oversikt over aktører og det samlede tjenestetilbudet for målgruppen God relasjonskompetanse God forvaltningskompetanse. Plassering av koordinerende enhet (KE) endres. Prosjektgruppen skisserer en form for tverrfaglig sammensatt fora som ivaretar funksjonene til KE. Prosjektgruppen har ulike meninger om hvor i organisasjonen KE bør ligge; i familiesenter eller på et overordnet (sentralt) nivå. Det skisseres også mellomløsninger, hvor «kjernefunksjonen» ligger i familiesenter og relevant kompetanse/ myndighet «hentes inn» etter behov (sak til sak), eventuelt løftes til overordnet nivå når tiltak overskrider en viss økonomisk terskel Hovedfunksjon: Vedtak og beslutninger på et tverrfaglig og helhetlig grunnlag (innenfor en gitt myndighet) Ansvarsavklaring og -fordeling Kompetansebehovet endres: Systemkompetanse, organisasjonsforståelse og lovforståelse (jf. også kompetanse hos Tildelingskontoret) må tilføres funksjonene familieguide og ny koordinerende enhet. Konklusjon og anbefaling Videre arbeid i prosjektgruppen vil konsentreres om: Rolleavklaring «familieguide»/ «familiekoordinator». Når og hvordan et «tverrfaglig team» kommer inn i prosessen. Hvordan sikre myndiggjøring, transparens og likeverdige tjenester. Organisering og myndighetsavklaringer mellom skole/bhg., familiesenter og sentralt nivå. Hvordan dekke «mangler» i kommunal andrelinjetjeneste. Prosjektet avsluttes i løpet av juni Prosjektets leveranse vil være en rapport som beskriver en eller to alternative hovedmodeller for å legge til rette for et helhetlig kommunalt tjenestetilbud. Saksbehandler: Eirik Lie Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus / Ingunn Lie Mosti kommunaldirektør Side76

33 Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side77

34 Helse- og sosialavdelingen Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /8685 F20 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/3 Eldrerådet Råd for funksjonshemmede /9 Komitè for levekår Bystyret Prosjekt: "Videreføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten» Saksopplysninger Det vises til sak PS11/177 den , hvor det ble politisk vedtatt å gå i gang med gjennomføring av pilotprosjektet «Lengst mulig i eget liv i eget hjem», i Mørkved Alstad hjemmetjeneste i januar Målpersoner: Innbyggere som pga funksjonstap søker om bistand for første gang, eller som søker om mer bistand. Vedkommende må ha rehabiliteringspotensial og være motivert for opptrening. Rehabilitering skjer i eget hjem/nærmiljø. Pilot prosjektet innføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten, under overskriften; «Lengst mulig i eget liv i eget hjem», avsluttes , og erstattes med prosjekt «Videreføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten». Erfaringene fra pilot prosjektet viser svært positive resultat av å tilby Hverdagsrehabilitering til borgere som har rehabiliteringspotensial. Dette tilsier at dette er et viktig tiltak på sikt for å få ned vedtaksveksten i hjemmebasert omsorg. Det vises til vedlagte rapport. Prosjekt «Videreføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten» er neste steg for å få integrert arbeidsmodellen i hele hjemmetjenesten. Dato for oppstart av prosjektet er Fokus i dette prosjektet vil være å få opp antallet deltakere i Mørkved/Alstad, Rønvik og Sentrum hjemmetjeneste. Dette forutsetter en styrkning av Tverrfagligteam(«motoren» i Hverdagsrehabilitering), samt hjemmetrenere- fagarbeidere som arbeider direkte med opptrening. Midler til prosjektet skaffes ved omdisponering av egne midler. Samt at det er søkt Fylkesmannen om skjønnsmidler for å dekke lønnsmidler hjemmetrenere. I budsjettbehandlingen 2013 fikk ReHabiliteringssenteret økning i antall terapeuter med 2 årsverk, som muliggjør styrkning av terapeutressursen i Tverrfagligteam. Side78

35 Fondsregionen Nord Norge innvilget 2,5 millioner til følgeforskning til dette arbeidet, og kontakten med forskningsavdelingen ved Universitetet i Bodø er opprettet, med tanke på å komme i gang med forskning i løpet av mars I forbindelse med budsjettbehandlingen i desember, vedtok Bystyret følgende; «Hverdagsrehabilitering sikres videre med fokus på å ivareta den kompetansen, som man har opparbeidet. Enheten vurderes behold som en egen enhet innunder hjemmetjenesten inntil tiltakene er implementert i hele hjemmetjenesten». Vurderinger På bakgrunn av de positive resultatene som en har oppnådd i pilot prosjektet, ser Helse og omsorgsavdelingen at dette er et nødvendig tiltak å satse videre på for møte den store vedtaksveksten i hjemmetjenesten. Intensiv opptrening basert på grundig tverrfaglig kartlegging, brukermedvirkning i forhold til mål, samt intensiv opptrening gir resultater i form av opplevelse av mestring og tilfredshet hos de som deltar. I tillegg oppnår en økonomisk gevinst, som resultat av nedgang i vedtakstimer. Bodø kommune er en av de kommunene som på landsbasis har kommet lengst i dette viktige rehabiliteringsarbeidet, og er etterspurt i forhold til å dele erfaringer i resten av landet. Dette bidrar til godt omdømme for kommunen. Konklusjon Hverdagsrehabilitering er en del av helse og omsorgsavdelingens strategi som skal bidra til at tjenestemottakerne skal ha et tjenestetilbud som tilrettelegger for å kunne bo hjemme så lenge som mulig, gjennom fokus på egen mestring. Videre er fokuset nå å øke volum på arbeidet i de tre store hjemmetjeneste sonene i På sikt er målet at alle uansett alder og hvor en bor i kommunen, skal få tilbud om Hverdagsrehabilitering når en har et rehabiliteringspotensial. Saksbehandler: Åse Bente Mikkelborg Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Trykte vedlegg 1 Halvårsrapport 2 Prosjektplan Side79

36 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / /8685 F20 Helse- og sosialavdelingen Prosjektnummer Saksnummer: 2011/8685 Halvårsrapport Prosjektnavn: Lengst mulig I Eget Liv i eget hjem Hverdagsrehabilitering i pilot hjemmetjeneste Periode: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Åse Bente Mikkelborg 1. Måloppnåelse Målet om å innføre hverdagsrehabilitering i Mørkved/Alstad hjemmetjeneste er vi godt i gang med. Suksesskritere om at innbyggernes livskvalitet og tilfredshet øker, ser vi er en realitet hos de målpersonene som vi til nå har fått erfaring med. Avvik fra prosjektplan: Erfaringene så langt viser at piloten ikke har tilstrekkelig med målpersoner, slik at vi nå også rekrutterer målpersoner fra Sentrum og Rønvik hjemmetjeneste. Hjemmetrenerne(2 årsverk) er ansatt i piloten og arbeider med målpersoner i alle sonene. 2. Framdrift Avvik fra prosjektplan: Vi kom ikke i gang med pilotprosjektet som planlagt i januar 2012, siden det ikke var satt av midler til å etablere Tverrfagligteam. I slutten av januar ble det funnet lønnsmidler(kommunale midler) til 50 % st Ergoterapeut, 50 % st Fysioterapeut og 2 årsverk hjemmetrenere. Vi fikk da etablert Tverrfagligteam Forarbeidet for å komme i gang med Hverdagsrehabilitering har tatt lengre tid enn planlagt. Det har vært nødvendig å etablere en base for Tverrfagligteam og hjemmetrenerne i piloten, for å skille dette arbeidet fra ordinær hjemmesykepleie. Videre har det tatt tid og etablere samarbeidsrutiner, rolleavklaring, opplæring av hjemmetrenerne, turnus for Hjemmetrenerne, informasjon(intern og ekstern)egne vedtak om Hverdagsrehabilitering, registrering av resultat og kriterier for utvelgelse av målpersoner. I slutten av mai kom vi i gang med første målperson, som i utgangspunktet hadde hjemmetjeneste vedtak. Fremdriften i forhold til opptrening har i dette tilfellet vært svært bra. Vedkommende hadde i utgangspunktet 11,5 timer hjemmehjelp i uka, og fikk erstattet timene med 9 timer hjemmetrening opptrening, med veldig gode resultat. I dag har vedkommende 1 time hjemmehjelp annen hver uke(medisindosering), samt at besøkstjenesten(røde kors)bidrar ukentlig.. Side80

37 Prognose: Pr i dag har prosjektet hatt 7 målpersoner, og 4 av disse har avsluttet Hverdagsrehabilitering med bra resultat. Nå etter ferieavviklingen er over, regner vi med et økende antall målpersoner. Den positive effekten vi ser i forhold til opptrening, ser vi for oss vil fortsette. Vi ser at den helhetlige og tette oppfølgingen som hverdagsrehabilitering innebærer, medfører reell rehabilitering. Målpersonene gir utrykk for glede over opplevelse av mestring og selvstendighet.. Videre ser vi for oss at det etter hvert vil bli rekruttert flere målpersoner enn vi har hjemmetrenere til å følge opp. To årsverk hjemmetrenere utgjør ikke bare et kapasitetsproblem, men skaper en svært liten og sårbar personalsituasjon. Dette opplever vi uheldig i forhold til både arbeidsfellesskap og sykefravær. Vi ser det nødvendig å allerede nå fokusere på hvordan vi kan øke antall hjemmetrenere. Hensiktsmessig turnus er også noe vi må se på. Så langt har hjemmetrenerne bare arbeidet på dag i ukedager. 3. Ressursbruk og økonomi Avvik fra prosjektplan Det fulgte ikke midler med det politiske vedtaket på å sette i gang med pilot prosjektet. For å komme i gang med prosjektet var vi avhengig av lønnsmidler for å etablere Tverrfagligteam. De kommunale lønnsmidlene, som en etter hvert fant var på kr Det var ikke bevilget midler utover lønnsmidler, slik at kostnadene ved å etablere basen i Tiurveien 5, samt brosjyre for hverdagsrehabilitering ikke var medregnet. Det har vært søkt skjønnsmidler og samhandlingsmidler for I juni fikk prosjektet innvilget skjønnsmidler fra Fylkesmannen, kr til å dekke lønnskostnader Tverrfagligteam. Større avstander i forbindelse med at prosjektet etter hvert har målpersoner også i Sentrum og Rønvik hjemmetjeneste, medfører økte transport kostnader. Siden Pilot hjemmetjenesten ikke har leasing biler nok til bruk i Hverdagsrehabilitering, medfører det drosje kostnader, som en ikke har beregnet på forhånd. Videre ser vi som nevnt under pkt 2, behov for flere hjemmetrenere. Det vil også være behov for å styrke Tverrfagligteam når vi går i gang med å implementere Hverdagsrehabilitering i hele hjemmetjenesten. Prognose: De positive resultatene vi ser av intensiv opptrening medfører færre vedtakstimer og derav kostnadsreduksjon. Hvis vi skal oppnå store tall, må vi få opprettet flere hjemmetrener stillinger. Vi planlegger å søke skjønnsmidler for 2013 for å dekke lønnskostnader til flere hjemmetrenere, samt økt fysio/ergoterapeut og sykepleierressurs i Tverrfagligteam for Etter pilotprosjektet er over, planlegger vi å innføre Hverdagsrehabilitering i alle hjemmetjenestesonene. For å realisere dette, er vi avhengig av en dobling av stillingsressursen i Tverrfagligteam. I den sammenheng må en også se på muligheten for å omdefinere stillinger fra ordinær hjemmehjelp til hjemmetrenere. 4. Prosjektleders egen vurdering Måloppnåelse: Vi er som nevnt godt i gang med å innfri målet om å innføre hverdagsrehabilitering i piloten. Pga økt rekruttering av målpersoner i Sentrum og Rønvik hjemmetjeneste, blir det viktig å få integrert hverdagsrehabilitering også i disse hjemmetjenestesonene. 2 av 3 Side81

38 Målet på sikt, - fra 2013 er å integrere hverdagsrehabilitering i hele hjemmetjenesten. En forutsetning for å få til dette er at stillingsressursen i Tverrfagligteam dobles, og at antall hjemmetrenere økes betraktelig. Prosjektet er et viktig bidrag for å skape en ny velferdsmodell, som imøtekommer fremtidens omsorgsutfordringer. Av den grunn arbeider vi kontinuerlig med å informere om prosjektet på alle nivå i helse og omsorgstjenesten, samt eksternt ved forespørsler. Andre forhold: Å få til en tilstrekkelig registrering og dokumentasjon i forhold til deltakelse og resultat, er en utfordring som også krever fokus. Tildelingskontoret har ansvaret her, men samarbeider tett med resten av Tverrfagligteam, konsulent gerica samt økonomimedarbeider. Prosjektet ble den tildelt 2,5 millioner i følgeforskningsmidler fra Fondsregionen Nord Norge. Søknaden om forskningsmidler kom i gang gjennom et samarbeid mellom Bodø kommune, Utviklingssenter for hjemmetjenester og Universitetet i Nordland. Midlene er tenkt å dekke følgeforskning i løpet av en 4 års periode. Dette vil medføre et løft for prosjektet både i forhold til fokus og dokumentasjon av resultat. I begrunnelsen for tildeling av forskningsmidler understrekes det at prosjektet er meget spennende i forhold til de utfordringer som finnes i helse og omsorgsektoren på kommunalt nivå. Videre at følgeforskningen, som det legges opp til vil dessuten kunne anvendes direkte i utviklingen av hjemmebasert omsorg også i andre kommuner enn Bodø. KS prosjektet Flink med folk i første rekke - strategisk kompetanseplanlegging, som også HS avdelingen er involvert i, blir nå knyttet opp til prosjekt: Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten. Dette gir prosjektgruppen for Hverdagsrehabilitering mulighet til å begynne å forberede innføring av Hverdagsrehabilitering i hele hjemmetjenesten gjennom å lage en strategisk kompetanseplan for dette arbeidet. Denne kompetanseplanen skal være ferdig i desember Innføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten er det flere og flere norske kommuner som går i gang med. Pr i dag er Bodø en av to norske kommuner som er kommet lengst med innføring av Hverdagsrehabilitering etter modell fra Fredericia. Dette medfører at vi har fått en del forespørsler om å dele erfaringene våre i konferanser og møter både i sør og nord. Ergoterapiforbundet som har som satsingsområde i år å bistå kommunene med å komme i gang med Hverdagsrehabilitering, anbefaler kommuner om å ta direkte kontakt med oss i Bodø. Dette opplever vi som gledelig og bidrar til godt omdømme av det utviklingsarbeidet vi gjør i Helse og sosialavdelingen i Bodø. Med hilsen Åse Bente Mikkelborg prosjektleder/konsulent 3 av 3 Side82

39 Notat til orientering Helse- og sosialavdelingen Dato: Saksbehandler:...Åse Bente Mikkelborg Telefon direkte: Deres ref.:... Løpenr.: /2013 Saksnr./vår ref.: /8685 Arkivkode:... F20 Prosjektplan/beskrivelse 2013 Videreføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten Side83

40 Prosjektgruppe - Arbeidsgruppe Navn Arbeidssted Roller Telefon Åse Bente Mikkelborg [email protected] Stab kommunaldirektør HO Prosjektleder / Liv Sundseth [email protected] Rehabiliteringssenteret Tverrfagligteam ergoterapeut 50 % Aina Olaussen [email protected] Rehabiliteringssenteret Tverrfagligteam Fysioterapeut 50 % Tverrfagligteam Jorid Tokle [email protected] Tildelingskontoret sykepleier 100 % Tverrfagligteam Rehabiliteringssenteret Tverrfagligteam Ergoterapeut 50 % Rehabiliteringssenteret Tverrfagligteam Fysioterapeut 50 % Utvidet prosjektgruppe Navn Arbeidssted Roller Telefon Åse Bente Mikkelborg [email protected] Stab kommunal direktøren HO Prosjektleder Grete Willumsen Rehabiliteringssenteret Virksomhetsleder [email protected] Randi Sandnes Mørkved/Alstad Virksomhetsleder [email protected] hjemmetjeneste Tove Rasch Sentrum Virksomhetslder [email protected] Hjemmetjeneste Marit Valstad Rønvik hjemmetjeneste Virksomhetsleder [email protected] Liv Bente Salliv Ledergruppen HO Hjemmetjenesteleder [email protected] Mona Eilertsen DELTA Arbeidstaker representant Per Hetty [email protected] Eldrerådet Bruker representant Styringsgruppe Navn Arbeidssted Roller Telefon Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Prosjekteier [email protected] HO avd Åse Bente Mikkelborg [email protected] Stab kommunaldirektør HO Prosjektleder Liv-Bente Sælø Ledergruppen HO Hjemmetjenesteleder [email protected] Kirsten Willumsen Ledergruppen HO Institusjonsleder [email protected] Nils Are Johnsplass Tildelingskontoret Leder [email protected] Dag Christer Røberg [email protected] Ledergruppen HO Stabs leder Prosjektplan 2 av 6 Side84

41 Stian Wik Rasmussen Ledergruppen HO Helseleder 1. Bakgrunn Prosjekt: Lengst mulig I eget liv I eget hjem. Pilotprosjekt for oppstart av Hverdagsrehabiliteing fra i Mørkved/Alstad hjemmetjeneste. Prosjektet bygger på ulik forskning i Skandinavia og spesielt erfaringer fra Fredericia kommune i Danmark Hverdagsrehabilitering er: Tverrfaglig tilnærming. Blant annet med ergoterapeut, fysioterapeut, sykepleier og hjemmetrenere Tidsavgrenset. Intensiv i starten. Brukerstyrt. Tar utgangspunkt i hva den enkelte borger synes er viktig. Skjer i nærmiljøet der folk bor og lever mens brukeren bor hjemme. Kartlegging, evaluering og justering av tiltak underveis. Den ble det opprettet et Tverrfagligteam som fungerer som motoren i dette arbeidet.. Tverrfagligteam består av: Ergoterapeut 50 % Fysioterapeut 50 % Sykepleier 30 % Saksbehandler Tildelingskontoret 20 % Hjemmetrenere 2 årsverk Tverrfagligteams oppgaver: Kartleggen rehabiliteringspotensial hos målperson LAGE PLAN MED MÅL FOR OPPTRENING I LAG MED MÅLPERSON Lage treningsprogram Veilede personalet/hjemmetrenerne i hjemmetjenesten Hjemmetrenere er: Ansatte i hjemmesykepleien, som arbeider med Hverdagsrehabilitering/opptrening istedenfor kompenserende pleie Gir hjelp til selvhjelp. Prosjekt; «Videreføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten» vil i 2013 ha fokus på å øke volum i Mørkved/Alstad, Rønvik og Sentrum hjemmetjeneste. Prosjektplan 3 av 6 Side85

42 Prosjektet skal skape en overgang slik at en på sikt kan erstatte en del av ordinær hjemmetjeneste med Hverdagsrehabilitering Prosjektets er i takt med: Nasjonale prioriteringer og satsingsområder - Samhandlingsreformen - Ny lov om folkehelse - Ny helse og omsorgslov - Husbankens intensjon om viktigheten av å bo i eget hjem Bodø kommunes forpliktelser i forhold til nasjonale satsingsområder _ Bodø kommunes nye helse og omsorgsplan samarbeidsavtale mellom kommunen og Nordlandssykehuset Bodø kommunes Boligsosiale handlingsplan Videreføringer av erfaringer fra det nordiske samarbeidsprosjektet Our life as elderly. 2. Mål 2.1 Effektmål Økt selvstendighet/helse og tilfredshet hos innbyggere som bor i sine egne hjem og som får/har behov for helse og omsorgstjenester. 2.2 Resultatmål Innføring av en ny arbeidsmodell for hjemmetjenester som medfører redusert behov for bistand på sikt. Hverdagsrehabilitering er et etablert tilbud til hjemmeboende med rehabiliteringspotensial. 2.3 Prosjekt mål At alle som opplever funksjonstap og som har rehabiliteringspotensial, skal få tilbud om Hverdagsrehabilitering. 3. Framdrift 3.1 Milepæler Søke Skjønnsmidler lønn 6 årsverk hjemmetrenere uke 41, 2012 Godkjenning av prosjektplan, uke 3/4 Informasjon om Hverdagsrehabilitering Brukerportalen, uke 6 Informasjonsmøte,Tildelingskontoret uke 3/4 Møte med Frivillige organisasjoner ang samarbeid uke 10/11 Politisk forankring prosjekt: Videreføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten uke 5 Avklaring økonomiske rammer for å videreføre Hverdagsrehabilitering etter pilot prosjektet. Uke 3 Intern utlysning av 4 stillinger hjemmetrenere, samt 1 stilling sykepleier i uke 6/7 Tverrfagligteam etablert med 100 % ergoterapeut, 100 % fysioterapeut, 100 % st sykepleier og 4 årsverk fagarbeider, samt Base Gamle Riksvei 20, uke 10 Kompetanseheving Hverdagsrehabilitering hjemmetrenere og avdelingsledere i de aktuelle hjemmetjeneste sonene. Oppstart uke 10(2 timer annen hver uke 4 ganger), uke 12, 14, 16. Ferdig i uke 16(SKP kompetanseplan) Prosjektplan 4 av 6 Side86

43 Følgeforskning oppstart uke Beslutningspunkt Uke 3 godkjenning av prosjektplan 4. Risiko Ikke lønnsmidler nok til å etablere økning Tverrfagligteam/hjemmetrenere og sykepleier Har vi nok aktivitetstilbud/sosiale arenaer i nærmiljøet til deltakere i prosjektet? 5. Rapportering Rapportering fra prosjektdeltakere til prosjektleder Rapportering fra prosjektleder til styringsgruppe Rapportering fra prosjektleder til politikerene 6. Informasjon 6.1 Intern informasjon Alle ansatte i hjemmetjenesten Alle ansatte i Tildelingskontoret Fastlegene Kortidsavdelingene 6.2 Ekstern informasjon Brukerpotalen: målgruppen, pårørende, innbyggere og andre kommuner Nordlandsykehuset Universitetet i Nordland 7. Aktivitet og ressursplan 7.1 Aktivitetsoversikt Prosjektplan ferdig uke ¾ Møte i styringsgruppen uke 3 Presentasjon Borgerportalen uke 6 Informasjonsmøte Tildelingskontoret, uke ¾ Politisk behandling R-sak uke 10/11/12 Intern utlysning hjemmetrenere uke 6 Intern utlysning terapeuter uke 6 Etablere Base uke 10 Kompetanse Hverdagsrehabilitering uke 10 Følge forskning uke Ressursbehov Hjemmetrenere 4 årsverk Sykepleier - 1 årsverk Lease bil 7.3 Kompetansebehov Hjemmetrenere Prosjektplan 5 av 6 Side87

44 Ledere i Rønvik og Sentrum hjemmetjeneste 7.4 Ressurs og kompetanseplan Kurs Hverdagsrehabilitering(Vest Agder kommunene sitt undervisningsopplegg) Oppstart uke 10. To timer pr uke, over 4 uker Ledere Sentrum og Rønvik hjemmetjeneste delta på Arendalskonferansen, uke Økonomi 8.1 Budsjett Kommunale midler 2 årsverk ergo og fysioterapeut Rehabiliterings senteret Skjønnsmidler hjemmetrenere? 9. Evalueringsplan Evaluere Med hilsen Åse Bente Mikkelborg konsulent Prosjektplan 6 av 6 Side88

45 IKT-kontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /8888 F07 Saksnummer Utvalg Møtedato Råd for funksjonshemmede /2 Eldrerådet /10 Komitè for levekår Velferdsteknologiprosjektet-status Sammendrag Det vises til PS 11/92 «Tertialrapport 1/2011 med budsjettregulering», hvor bystyret bevilget 7 mill kr til «Pilotprosjekt om Velferdsteknologi i Sølvsuper Helse- og velferdssenter». Denne saken beskriver status i arbeidet. Saksopplysninger Prosjektet er organisert med styringsgruppe og arbeidsgruppe bestående av deltakere fra Helse- og omsorgsavdelingen og IKT-kontoret. Arbeidsgruppen gjennomførte i sin første periode en kunnskapsoppbygging på status i andre kommuner. Arbeidsgruppen har nå gått inn i en mer aktiv periode hvor konkrete tiltak er startet opp. Målsetting for prosjektet er å komme med forslag til framtidsrettede og effektive omsorgstjenester av høy kvalitet. For å kunne innfri målsettingen er det blant annet nødvendig å satse på moderne omsorgsteknologi og god tilgang på nødvendige styringsinformasjon. I den opprinnelige prosjektbeskrivelsen for prosjektet er det påpekt at: «20% omsorgstjenestene kan løses av velferdsteknologi. En stadig økende andel av årsverkene i helse- og sosialtjenesten går til hjemmetjenestene (i enkelte kommuner nærmer det seg 50%) En tredjedel av arbeidstiden i omsorgstjenestene går til reiser, transport, møter, saksbehandling, rapportering, samhandling administrasjon og forvaltning.» Prosjektet har valgt å fokusere på å forbedre arbeidsprosessene og utnytt velferdsteknologi som allerede er implementert bedret. At arbeidsprosesser har hatt hovedfokus har ikke utlukket at prosjektet tatt i bruk ny teknologi på noen enkelte begrensede områder. Vurderinger Prosjektet har satt fokus på noen endringer som kan gi betydelig forbedring i kvalitet og derved en bedre tjeneste for brukerne. Dessuten vil de foreslåtte forbedringer kunne gi vesentlig bedre utnyttelse av personellet uten at kvaliteten på tjenesten synker eller arbeidspresset øker. Et annet positivt moment ved de valgte områdene er at det så langt ikke ser ut til å skape motsetninger i forhold mellom det som ofte omtales som konflikten mellom «Varme hender» og bruk av teknologi Side89

46 på bekostning av «Varme hender». Et område som vil kunne gi mer motsetning, men som bør være gjenstand for en analyse er: En viktig endring i Hjemmetjenesten er at stadig flere brukere blir behandlet hjemme. Denne tjenesten ville ha vært umulig uten dagens bilpark som i dag finnes i Hjemmetjenesten. Satt på spissen så kan vi trolig si at det viktigste Velferdsteknologiske hjelpemidlet i dagens Hjemmetjeneste er bilen. Framveksten har skjedd gjennom en gradvis endring ved at stadig flere bruker har blitt fulgt opp i hjemmet og helsepersonellet har kommet ut i istedenfor at pasienten er flyttet inn. Det bør gjennomføres en analyse for å få erfaringstall på bruken av bil i tjenesten. Det som må avklares er: - Hvor mye tid går til kjøring og hvor mye tid går til omsorg og neste steg i en slik analyse vil være å finne måter for å få mer tid til omsorg og samtidig ta en diskusjon om hva som er «Varme hender». - Betyr «Varme hender» at helsepersonell må være fysisk til stede for at brukeren skal få en tilfredsstillende tjeneste eller kan de også være en samtale via videokonferanse utstyr eventuelt annet utstyr som erstatter noen av hjemmebesøkene? Konklusjon Statusrapporten fra Velferdsteknologiprosjektet foreslås tatt til orientering. Saksbehandler: Bjørn Inge Furunes Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen vedlegg Utrykte vedlegg: Statusrapport fra velferdsteknologiprosjektet Side90

47 Notat til oppfølging Helse- og omsorgsavdelingen Dato: Saksbehandler:...Bjørn Inge Furunes Telefon direkte: Deres ref.:... Løpenr.:... Saksnr./vår ref.:... Arkivkode:... Statusrapport for Velferdsteknologiprosjektet for perioden Innledning Velferdsteknologi er en term som alle bruker, men hvor det er vanskelig å finne en helhetlig og samstemt definisjon. På den ene siden så fokuseres det på anskaffelse av ny teknologi for å gi brukere av helsetjenester et nytt teknologisk tilbud på den andre siden så er det å endre og forbedre tjenestetilbudet ved hjelp av den teknologien som allerede implementert. I forhold til innføring av ny velferdsteknologiske løsninger så er våre funn fra andre kommuner, andre aktører og dokument søk at det er vanskelig å finne gode løsninger som er godt integrert i den eksisterende infrastrukturen som kommunene har og som derved har gitt vesentlig effekt. Det kan derfor virke som om de løsningene som løftes fram er noe umoden og vil lett føre til at de skaper mer arbeid, gjerne teknisk arbeid, for det helsepersonellet som ved hjelp av den nye teknologien skulle få mer tid til omsorg. Helsedirektoratet sin rapport «Velferdsteknologi. Fagrapport om implementering av velferdsteknologi i de kommunale helse- og omsorgstjenestene » inneholder følgende beskrivelse. Teknologiske løsninger eksisterer, men det er mye som gjenstår før løsningene er tilpasset brukergruppen og de krav som helse- og omsorgstjenestene bør sette til driftssikkerhet, vedlikehold/ support og muligheter for brukertilpasning. Dette er også faktorer, som sammen med manglende standarder, bidrar til en umoden markedssituasjon. Årsakene til dette er trolig flere, men markedet har karakter av å være umodent, bl.a. med en teknologidrevet vinkling, med til dels ustabil og sårbar teknologi, lite fleksibilitet og brukervennlig teknologi, teknologi som ikke kommuniserte med hverandre, manglende kompetanse i kommunene, manglende dokumentasjon på effekt, mangel på en markedsdriver og fravær av finansieringskilde er trolig sentrale forklaringsfaktorer. Bedre utnyttelse av eksisterende løsninger har ikke samme fokus som installasjon av nye tekniske løsninger og det er gir ikke den samme oppmerksomheten i omverdenen. I vårt velferdsteknologiprosjekt så har vi valgt å fokusere på bedre utnyttelse og bedre organisering rundt eksisterende administrative velferdsteknologiske løsninger. Det er sagt at Velferdsteknologi er 20% teknologi og 80% organisasjonsutvikling. Prosessforbedring er en praktisk og nyttig metode å drive kvalitetsforbedring på. I en kartleggings prosess i en helseorganisasjon er det pasienten som defineres som sentrum for all aktivitet. Alle prosesser er sentrert om å gi den enkelte bruker en god Side91

48 tjenestekvalitet ut i fra den enkelte sin situasjon uavhengig om dette er i hjemmet eller på institusjon. Ved hjelp av flytskjemaer og forskjellige former for målinger får man beskrevet prosessene og hvordan de oppleves for pasientene. Dette er et viktig grunnlag for en bevisstgjøring av hele organisasjonen. Videre er det et nyttig utgangspunkt for å rydde opp i systemproblemer og skape varige forbedringer. Slik figuren nedenfor viser så vil stegene være å visualisere arbeidsprosessen, strukturere den, eventuelt forenkle den hvis mulig og etablere en prosess for kontinuerlig prosessforbedring. Det vil være når man har kommet til stadiet «Forbedre kontinuerlig» at det vil være naturlig å se på bruk av teknologi for videre forbedring av prosessene og derved tjenestetilbudet. Hovedmomentet for bruk av velferdsteknologi er mer tid til omsorg uten å redusere tjenestekvaliteten. Del målene er: Bedre rutiner Bedre kvalitet Bedre samhandling Forbedring infrastruktur Mindre administrasjon Aktiviteter som bygger opp under disse delmålene er: 1. Forenklet og elektronisk samhandling ved hjelp av Gerica internt i Bodø kommune. Nå situasjonen er: Det er etablert elektronisk samhandling mellom kommunen og fastlege, mellom kommunen og sykehusene, formålet er raskere og sikrere meldingsutveksling med system til systemkommunikasjon. Internt i kommunen brukes pasientjournalsystemet Gerica. Til tross for at det finnes et felles pasientsystem så opplever vi at når en pasient overføres fra en enhet til en annen enhet blir mye av overføringen gjennomført papir basert. Det vil si at istedenfor å overføre pasienten elektronisk ved hjelp av pasientjournalsystemet så skrives det ut pasientinformasjon på papir som overføres sammen med pasient til neste enhet i kommunen. Utfordringene er: Det er ikke en klar enhetlig måte å dokumentere pasienten på Bruk av papir baserte løsninger ved siden av Gerica, medfører dobbelt registering av informasjon. Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 2 av 10 Side92

49 Pasient informasjon skrives ut og overføres via intern post ved overføring mellom enheter internt i Bodø kommune. Det brukes mye tid på kartlegging av pasienter når de beveger seg fra enhet til en annen enhet i kommunen. Ønsket situasjon er: Forenkling av hva og hvordan informasjon på den enkelte bruker registreres i Gerica. Sikre at det kun er relevant informasjon som registreres, slik at en unngår at viktig informasjon forsvinner mellom irrelevant informasjon. Pasient informasjon skal holdes elektronisk og pasient informasjon skal utveksles elektronisk når brukere beveger seg mellom enheter i Bodø kommune. Pasient informasjon skal registreres på en enhetlig måte i Bodø kommune. Kartlegging gjøres bare når det er vesentlig endringer ved pasienten. Mål: Mer tid til omsorg ved å Bruke mindre tid til dokumentasjon. Et foreløpig estimat viser at ved å benytte den nye arbeidsformen så vil tidsbruk knyttet til overføringen bli redusert med minst en time pr pasient hver gang pasienten overføres internt i kommune. Akkumulert opp på hele kommunen så vil dette gi betydelig frigjort tid som kan brukes i omsorg. Bruke mindre tid for å få verifisert at informasjon er korrekt. Skape et elektronisk pasientjournalsystem som ikke ligger på siden av omsorgsarbeidernes arbeidsprosesser men understøtter arbeidsprosessen innenfor Helse og omsorg. Status: Det gjennomføres en pilot mellom Vollen sykehjem og Nedre Rønvik på denne aktiviteten. Formålet med piloten vil være å avklare om endring i dokumentasjonsrutinene vil gi o en bedre oversikt over status for den enkelte bruker o gi en forenkling av arbeidssituasjonen for den enkelte omsorgsarbeider o gi en kvalitetsheving på dokumentasjonen o gi en bedre samhandling mellom forskjellige enheter i Bodø kommune. Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 3 av 10 Side93

50 Det vil bli gjennomført en evaluering av piloten 18. februar. Kostnader: Det er kun brukt intern tid på arbeidet så langt. 2. Forbedre hjelpemiddelhåndtering av varige hjelpemidler fra NAV og til bruker. For å bidra til at borgere i Bodø kommune skal kunne bo hjemme lengst mulig, så er det viktig å sikre at varige hjelpemidler blir levert og tatt i bruk så raskt som mulig. Nå situasjon: NAV har krav til leveringstid på hjelpemidler. I vår interne leveringsprosess fra utlevering av hjelpemidlet fra NAV til hjelpemidlet er montert hos bruker så er det ingen krav til leveringstid. Bodø kommune har ansvaret for leveringsprosessen fra mottak av hjelpemidlet fra NAV til det er levert og montert hos bruker. Bodø kommune bruker Bodø industri som underleverandør for denne prosessen. Bestiller av utstyr, f.eks. ergoterapeut har ikke kontroll på hvor hjelpemidlet befinner seg i leveringsprosessen. Det medfører at mye tid brukes for å ringe rundt til de forskjellige aktørene i leveringsprosessen for å få status på hvor hjelpemidlet befinner seg. Bestiller av utstyr kan ikke gi noen lovnad eller estimat til brukeren om når hjelpemidlet vil være på plass. Pga. utrygghet i forhold til leveringstid så finnes det eksempel på at hjelpemiddelet bestilles både fra korttidslageret og fra NAV. Det medfører dobbelt arbeid, både i utlevering og innlevering. Bestiller blir ikke informert om at bestilt hjelpemiddel er levert hos bruker. Ønsket situasjon: Etablere mål for intern leveringstid, dvs. tiden fra hjelpemidlet er mottatt fra NAV og til det er videre distribuert til bruker. Etablere en løsning hvor det er mulig å få en samlet oversikt over hvilke hjelpemidler som er bestilt og status på hvor de er i leveringsprosessen. Det skal ikke være nødvendig å ringe rundt for å finne ut hvor hjelpemidlet befinner seg. Etablere en løsning som gir gode styringsdata for om definerte mål for leveringstid blir nådd. Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 4 av 10 Side94

51 Gi en bedre bruker opplevelse for bruker av hjelpemidlet, ved at det skal være forutsigbart når hjelpemidlet vil være levert. Rett hjelpemiddel til rett tid på rett sted. En løsning hvor bestiller bruker mindre på det administrative arbeidet knyttet til bestillingen og oppfølging av bestilling og mer tid på opplæring og tilpasning av hjelpemidlet. De direkte kostnadene knyttet til utlevering av varige hjelpemidler er betydelig og det er også ønskelig at en bedre oppfølging av leveranse kjeden vil gi en reduksjon av de direkte kostnadene. Status: Det er gjennomført kartlegging hos: Ergoterapeutene Kommunalt lager Bodø Industri for å kartlegge og avklare deres forståelse av oppdraget. NAV Hjelpemiddelsentralen og det er avklart at NAV ikke kan levere de papirbaserte følgesedlene som følger med hjelpemidlet ved utlevering på et elektronisk format. NAV har startet opp et større moderniseringsprogram, men hjelpemiddel håndtering vil inngå i den siste delen av programmet , slik at det vil ikke bli noe endring i overskuelig framtid. Vi har derfor startet opp spesifikasjonsarbeidet med forslag til en løsning hvor alle bestillinger av hjelpemidler fra Bodø kommune blir lagret elektronisk på bestillingstidspunktet. Ved utlevering av hjelpemidlet fra NAV vil vi etablere en løsning hvor informasjon fra følgeseddelen blir konvertert til et elektronisk format og sammenstilt med bestillingsinformasjonen. Det vil bli stilt krav til at Bodø Industri må oppdaterer løsningen når utstyret er levert hos bruker. Vi får derved kontroll på hva som er bestilt og hva som etter hvert er levert fra NAV og når det er levert hos bruker. Med denne løsningen på plass så vil det ikke være nødvendig å ringe rundt for å vite status på hjelpemidlet, det vil dessuten være lett å etablere statistikk på leveringstider på utstyr. Løsningen vil også gi betydelig arbeidsbesparelse for den enkelte bestiller (ergoterapeuter/fysioterapeuter) av varige hjelpemidler. Kostnader: Estimat på kostnadene for etablering av registering av bestillingen i en database vil være klar til 24. feb. Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 5 av 10 Side95

52 3. Forbedre arbeidssituasjonen for ergoterapeuter. Bakgrunn for aktiviteten er at det er en økning i bestilling og distribusjon av varige hjelpemidler fra NAV til Bodø kommune. Gode rutiner for bestilling og utlevering av hjelpemidler er helt sentral i forhold til å sikre at flere brukere kan bo hjemme lengre. Kartlegging av behov og bestilling må skje så tidlig som mulig slik at situasjonen for den enkelte bruker ikke blir så akutt at det må settes inn tyngre og mer ressurskrevende tiltak. Kartlegging og bestiller kompetanse (f.eks. ergoterapeuter) er en knapphetsfaktor og det er derfor viktig at deres tid blir brukt mest mulig effektivt. Det er også viktig å få fjernet unødvendig administrativt arbeid i bestillingsprosessen, slik at flere brukere kan betjenes med de samme personellressursene. Nå situasjon: Ved kartlegging hjemme hos bruker, så benyttes det i dag notatbok for registering og måling. Når ergoterapeut er tilbake på kontoret overføres informasjonen fra notatboken over til Gerica eller annet registreringssystem. Ergoterapeut har med seg kataloger fra hjelpemiddelleverandører for å vise tilgjengelig hjelpemidler. Store kataloger, de er ikke alltid ajour og det er ikke bestandig mulig å ha med seg alle kataloger. Det er ikke en standardisert måte å gjennomføre kartleggingen på. Det er ikke en standardisert måte å dokumentere kartleggingen på. Det brukes mye tid på å registrere brukerinformasjon i NAV skjema. Ved bestilling av hjelpemiddel til bruker så må samme brukerinformasjon fylles inn i flere skjema. Det brukes notatbøker og papirbaserte løsninger for oppfølging av bestillinger. Ønsket situasjon: Bruk av bærbar PC, kartleggingsskjema og dokumentasjonsutstyr hos ergoterapeuter Registreringsarbeidet forsøkes gjennomført når kartleggingen gjennomføres hos bruker. Dette hindrer dobbeltarbeid. Bruk av elektroniske hjelpemiddelkataloger. Sikrer at alle kataloger er tilgjengelig og at det er oppdaterte versjoner som brukes. Bruk av kartleggingsskjema som sikrer at kartlegging utføres etter en standard metode og det er derved dokumentert hva og hvordan det er kartlagt. Bruk av kamera for å dokumentere hvor og hvordan utstyr skal monteres. Dette vil kunne føre til at det ikke er nødvendig for at ergoterapeut er tilstede ved montering av utstyr. Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 6 av 10 Side96

53 Alle skjema og dokumentasjon for en bruker knyttes opp til den enkelte bruker i Gerica. Derved er denne informasjonen tilgjengelig for alt helsepersonell og det er ikke nødvendig å sende papir kopier fra et kontor til et annet. Det er ønskelig at bruker informasjon blir utfylt automatisk i NAV bestillingsskjema for hjelpemiddel. Bort fra personlig skjema og notatbøker. Etablere samhandlingsløsning slik at de notater som er relevante for alle gjøres tilgjengelig for alle. Målet for aktiviteten er å redusere den administrative tiden for ergoterapeutene, redusere papirmengden og etablere en god samhandlingsløsning. Status: Status på aktiviteten er at kartleggingsskjemaet er utformet og to ergoterapeuter har fått bærbar PC og vil begynne å bruke kartleggingsskjema ved bruker besøk. Dessuten vil de få Mobilt bredbånd slik at de kan bruke elektronisk kataloger fra NAV/leverandører for å vise forskjellige hjelpemidler. Bodø kommune har fortsatt ikke en fjern tilkoplingsløsning slik at de vil ikke få tilgang til Gerica ved hjemmebesøket. Løsning for lagring av NAV skjema i Gerica utredes. Kostnader: 2 stk Lenovo PC kr ,- 2 stk Mobilt bredbånd pr mnd kr 800,- 4. Forbedret løsning for blodprøvetaking for PT-INR. Nå situasjon: På brukere som bruker blodfortynnende medisin tas det jevnlig blodprøver. For de som er på institusjon tas blodprøven på institusjonen og for de som er i hjemmetjenesten tas blodprøven hjemme hos den enkelte før den kjøres til laboratoriet ved NLSH for analyse. Spesielt for hjemmetjenesten er dette ressurskrevende. Prøvetakingen gjennomføres av sykepleier som må kjøre fra bruker til bruker for å få tatt blodprøven. Hvis det er stor avstand mellom de enkelte brukerne så vil det gå med mye kjøretid for å få utført prøvene. Ønsket situasjon: Blodprøve tas hos bruker og analyse av blodprøve gjennomføres mens helsepersonellet er hos brukeren. Det er ønskelig å håndtere store avvik på prøvene umiddelbart. Dette kan løses ved å ringe inn til fastlege på samhandlingsnummer, målsettingen er at ny dosering skal være i klar i løpet av dagen. Løsningen vil gi redusert tidsforbruk på blodprøvetaking fordi det ikke er nødvendig å transportere prøven til laboratoriet. Løsningen vil sikre at brukeren raskere vil få tilpasset nye dosering av Marevan raskere. Status: Pilot kjøres ved Vollen sykehjem og hjemmetjenesten Nedre Rønvik/Nordsia. For å Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 7 av 10 Side97

54 kvalitetssikre målingene er Norsk kvalitetsforbedring av laboratorievirksomhet utenfor sykehus (NOKLUS) blitt brukt i opplæring og kontroll. Hjemmetjenesten Nedre Rønvik/Nordsia er som første hjemmetjeneste fått aksept av NOKLUS til bli innmeldt i NOKLUS. NOKLUS har pga. kapasitets problem forbeholdt sine tjenester for institusjoner. NOKLUS fant beskrivelsen av tiltaket spennende og med god kvalitet og ønsker derfor å følge tiltaket. Det er anskaffet to måleapparat for å utføre PT-INR måling ett for Vollen og ett for Nedre Rønvik/Nordsia. Det har vært gjennomført opplæring av helsepersonell ved Vollen og Nedre Rønvik/Nordsia i hvordan utføre målingen. Nedre Rønvik/Nordsia har funnet brukere som kan være med i piloten. Det er valgt brukere som sogner til Rønvik legesenter. Det er gjennomført møte med Rønvik legesenter og de aktuelle leger er positiv til en pilot. Gjenstående er å utforme en prosedyrebeskrivelse som dokumenter rutinene i forbindelse med prøvetaking, rapportering av resultat, samhandling med Rønvik legekontor og hvordan resultat og endring av dosering skal dokumenteres. Vollen sykehjem har startet opp og gjennomfører nå INR målingene på sykehjemmet, det betyr at verken helsepersonell eller vaktmester ikke blir brukt for transport av disse prøvene. Kostnad til etableringer er: - 2 stk måleapparat pluss et startsett av teststrimler kr ,- - Innmelding av Nedre Rønvik i Noklus kr ,- 5. Opplæring i Gerica Dokumentstudier viser at en av de store utfordringene knyttet til elektronisk pasientjournal er at helsepersonellet mener at de ikke har nødvendig kunnskap til hvordan de skal og kan bruke systemet. Det fører til usikkerhet, feilbruk og at funksjonaliteten i systemet ikke blir utnyttet. Det finnes i dag ikke noen læringspakke som gjør det mulig for selvstudium på Gerica i Bodø kommune. Leverandøren, Tieto, har en e-lærings løsning som gir en første introduksjon til Gerica. Vi har kostnadsfritt fått låne løsningen og vil la et utvalg erfarne bruker teste e-lærings løsningen. Hvis tilbakemeldingen fra de erfarne brukerne er positiv så vil vi anskaffe løsningen. Kostnad for etablering av en e-læringsløsning: - e-læringspakke kr ,- - Installasjon av pakken på serverpark kr ,- 6. Redusere rapporteringstid og papirmengden ved vaktskift a) Det finnes flere undersøkelser som har sett på hvordan redusere tiden som brukes for rapportering i forbindelse med vaktskiftet. En grunn til at dette er at effekten av redusert tidsbruk i rapporteringen vil gi stor effekt. Hvis 6 personer bruker 10 min kortere tid i rapporteringen så vil det utgjøre 60 min pr vaktskift. b) I vaktskiftene brukes det mye papir utskrifter. Det er ønskelig at informasjonen er elektronisk og blir holdt elektronisk. Ved at papir blir holdt elektronisk og andre notater Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 8 av 10 Side98

55 flyttes fra perm til felles elektronisk samhandlingsområder gjør denne informasjonen blir tilgjengelig for flere og dessuten blir sensitiv informasjon håndtert bedre elektronisk. Når sensitiv pasient informasjon skrives ut så har en ikke noen kontroll på hvordan denne håndteres og om den blir makulert forskriftsmessig. Hjemmetjeneste Nedre Rønvik/Nordsia har fått installert prosjektor slik at informasjon kan vises på prosjektoren istedenfor at det skrives ut og deles ut til den enkelt. Målet ved aktiviteten er å se om bruk av prosjektor gir endret adferd i hvordan rapporten gjennomføres dvs. redusert tid på rapportering og mindre papir. Kostnad for etablering av interaktiv prosjektor løsning: - Interaktiv prosjektor kr ,- - Montering kr 4.000,- 7. Bruk av alarm og lokaliseringsteknologi (GPS) Prosjektet «Trygge spor» har gjennomført utprøving av forskjellige typer alarm og lokaliseringsteknologi i Bærum, Drammen, Trondheim, Bjugn og Åfjorden kommune. Prosjektet har lagt fram sin evaluering av prosjektet. Det vil være naturlig at Velferdsteknologi prosjektet følger opp de erfaringene som er gjort i «Trygge spor» prosjektet og etablerer en egen pilot basert på de erfaringene som «Trygge spor» har høstet. Prosjektet vil etablere en pilot for uttesting av utstyr. Utstyr i denne sammenhengen vil kunne trekkes litt videre enn ren alarm- og lokaliseringsteknologi. Vi vil også se på hvordan dette kan brukes sammen med annen varsling slik som f.eks. dørsensor eller vandrealarm, som varsler når bruker forlater sitt rom eller leilighet. Identifisere brukere som kan være aktuelle for slikt utstyr. Aktuelle brukere vil være brukere på institusjoner og bruker under tilsyn av hjemmetjeneste. Avklare med brukeren og/eller foresatte om det kan gjennomføres. Avklare med Fylkesmannen eventuelle innsigelser. Kostnader for etablering: - 5 sporingsenheter a ca. kr kr ,- 8. Deltakelse på konferanser I rapport perioden så har prosjektet finansiert deltakelse for ansatte eller prosjektdeltakere på følgende konferanser: Velferdsteknologikonferansen 2012: 4 deltakere. ( Erfaringsseminar «Trygge Spor»: 5 deltakere Alarm og lokaliseringsteknologi. Hvordan kan helse- og omsorgstjenesten i kommunene ta teknologien i bruk. Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 9 av 10 Side99

56 Velferdsteknologi - pilotprosjekt Sølvsuper helse- og velferdssenter 10 av 10 Side100