Lagerkladd: Bokføring i finans

Transkript

1 Lagerkladd: Bokføring i finans Bevegelser i lagerkladden bokføres kun i finans, hvis det er satt opp konti i Varegrupper og Systemkonti i kontoplanen. Lager/Vedlikehold/Varegrupper: (Lagerkladd) Konti: Lager, tilgang Dette er en motkonto til bokføring av poster fra lagerkladden (Lager/Lagerkladd). Det er typisk en statuskonto i balansen fra gruppen av lagerkonti. I eksemplet er konto 5545: Varelager regulering brukt. Lagerkladden bokføres kun i finans, hvis konto er angitt i feltet Lager, tilgang (Lagerkladd). Konto angis pr varegruppe. Varegruppene kan bruke forskjellige konti. Hvis det er varegrupper, hvor lagerkladden ikke skal bokføres i finans, skal du ikke utfylle konti på de respektive grupper. En kort forklaring på varebevegelsestypene i lagerkladden: Bevegelse Danner ingen finans postering Regulering Bokføres på Lagerverdiregulering (systemkonto 1) Opptelling Bokføres på Tap/Vinning (systemkonto 2) Tap/Vinning Bokføres på Tap/Vinning (systemkonto 2) Ukurans Bokføres på Tap/Vinning (systemkonto 2) Systemkontiene angis i kontoplanen i feltet Systemkonto. Det er to systemkonti til lagerkladden:

2 Lagerverdiregulering (systemkonto 1) Bevegelsestype Regulering. Kladd til inntasting av Tap/Vinning (systemkonto 2) Bevegelsestype Opptelling, Tap/Vinning & Ukurans. I eksemplet ovenfor er konto 1335 brukt til Systemkonto kladd til inntasting av Tap/Vinning. Konto 1340, Lagerverdiregulering, er brukt til systemkonto Lagerverdiregulering.

3 Alle motposteres på varegruppens konto Lager, tilgang (Lagerkladd): : Budsjett / Forkalkulasjon

4 Budsjett / Forkalkulasjon. Her vises budsjett på alle prosjekter. Generelle links Layout Templates Søk Vedlagte filer Filter/Slett filter Budsjett / Forkalkulasjon Budsjett / Forkalkulasjon. Her er Generelle links Layout Templates Søk Vedlagte filer Filter/Fjern filter Varegrupper Lagergrupper bestemmer bokføring av vareforbruk (salg) og bevegelser i lagerkladden. Lagergrupper bestemmer også kjøps- og salgskontering, hvis det ikke er bestemt av Kunde- eller Leverandørgrupper. Hvis det er angitt kontering på Kunde- eller Leverandørgruppe, har lagergrupper ingen innflytelse på bokføring av kjøp eller salg. I det følgende beskrives bokføring av Vareforbruk bokføring av bevegelser i lagerkladden bokføring av Kjøp (etter varegruppe) bokføring av Salg (etter varegruppe) Vareforbruk og Lageravgang Konti til bokføring av vareforbruk i finans angis under Lager/Vedlikehold/Varegrupper. Vareforbruk bokføres ved

5 fakturering. NB! Vareforbruk bokføres kun i Finans, hvis det er angitt konti i feltet Vareforbruk og Lageravgang på varegruppen. Hvis ikke de to felt er utfylt, bokføres vareforbruk ikke i Finans. Hvis vareforbruket ikke bokføres i forbindelse med fakturering, beregnes og bokføres det manuelt etter en lageroppgjør/lageropptelling. Vareforbruk er en driftkonto i resultatoppgjøret. I eksemplet er konto 1330: Vareforbruk (Lagermodul) brukt. (Standard dansk kontoplan). Lageravgang er typisk en statuskonto i balansen fra gruppen av lagerkonti. I eksemplet er konto 5540: Varelager avgang, vareforbruk (Lagermodul) brukt. Konti angis per varegruppe. Varegruppene kan bruke forskjellige konti. Hvis det er varegrupper, hvor det ikke skal bokføres vareforbruk automatisk, skal du ikke utfylle konti på de respektive grupper. Lager, tilgang (Lagerkladd) Dette er en motkonto til bokføring av poster fra lagerkladden (Lager/Lagerkladd). Det er typisk en statuskonto i balansen fra gruppen av lagerkonti. I eksemplet er konto 5545: Varelager regulering brukt. Lagerkladden bokføres kun i finans, hvis kontoen er angitt i feltet Lager, tilgang (Lagerkladd).

6 Konto angis per varegruppe. Varegruppene kan bruke forskjellige konti. Hvis det er varegrupper, hvor lagerkladden ikke skal bokføres i finans, skal du ikke utfylle konti på de respektive grupper. En kort forklaring på varebevegelsestypene i lagerkladden: Bevegelse danner ingen finans postering Regulering bokføres på Lagerverdiregulering (systemkonto 1) Opptelling bokføres på Tap/Vinning (systemkonto 2) Tap/Vinning bokføres på Tap/Vinning (systemkonto 2) Ukurans bokføres på Tap/Vinning (systemkonto 2) Systemkontiene angis i kontoplanen i feltet Systemkonto. som er to systemkonti til lagerkladden: Lagerverdiregulering (systemkonto 1) bevegelsestype Regulering. Kladd til inntasting av Tap/Vinning (systemkonto 2) bevegelsestype Opptelling, Tap/Vinning & Ukurans. Alle motposteres på varegruppens konto Lager, tilgang (Lagerkladd):

7 : Kjøp, Salg og Momskonti i Varegrupper I Lager/Vedlikehold/Varegrupper kan det angis konti og momskoder til bruk ved kjøps- og salgsfaktura. De benyttes kun, hvis: Kunde- og Leverandørgruppen har Salgskontering etter Varegrupper Kundegruppen:

8 Leverandørgruppen: Konti og momskoder fra Varegrupper benyttes ikke hvis Kundegruppen har angitt kontering etter Kundegrupper og Leverandørgruppen har angitt kontering etter Leverandørgrupper.

9 Momssonen Momssonen på Kunde og Leverandør bestemmer kjøps- og salgskonto samt momskode (med mindre det er spesifisert en spesiell momskode på Kunde eller Leverandør). Momssoner: Innland EU-medlemslande Utland (ikke EU) Ikke momsregistrert Momsfri Momssone på Kunde:

10 Momssone på Leverandør: Bank Management / Bankavstemming Ideen bak denne modulen er at du importerer alle dine transaksjoner fra din bank. Disse blir transaksjoner i Uniconta, på samme måte som alle andre transaksjoner. Disse transaksjoner skal enten matche transaksjoner foretatt på din bankkonto i Uniconta, eller brukes som nye transaksjoner, som du vil overføre til din kassekladd, og bokføre på din bank. For hver konto i kontoplanen, som er av type Bank, vil vi ha en bankavstemming rekord. Bankavstemming Formålet med bankavstemming er å avstemme posteringer i banken med posteringene på bankkontoen i Uniconta, slik at saldoen matcher. Bankposteringene eksporteres fra banken og importeres i Uniconta, hvoretter de matches med posteringene på bankkontoen i Uniconta. Det kan avstemmes flere bankkonti med flere bankkonti i Uniconta, herunder avstemming av konti i utenlandsk valuta. Andre typer konti som f.eks. Kreditkort, Lån- eller Leasingkonti kan på samme måte avstemmes. Bankavstemmingen finner frem til eventuelle differenser og får dem utredet og bokført. I stedet for å avstemme manuelt ved å sette haker på to utskrifter, en fra banken og en fra Uniconta, eller å avstemme et skjermbilde med bankposter i Uniconta med online banken, så skjer bankavstemmingen elektronisk i Uniconta samtidig med at uoverensstemmelser utredes direkte i Uniconta. Et kort overblikk over funksjoner: Import av bankposteringer fra online bank til Uniconta Automatisk match av posteringer mellom bank og Uniconta Overfør importerte og avstemte bankposter til bokføringskladden Ingen risiko for dobbeltimport, Uniconta holder styr på bankpostene Direkte utredning av uoverensstemmelser Automatisk henting av kunde/leverandør ved fakturabetaling

11 Ubegrenset antall bankkonti eller andre konti til avstemming Tydelig markering av avstemte, ikke-avstemte, og poster som venter i kladden Sett bankpostering på Vent/Hold Avvisning av finansposter, som ikke er registrert på bankkontoen Bankavstemming Oppprettt avstemmingskonti: angi kontotype Bank på hver konto i kontoplanen, som er en bankkonto du vil bankavstemme i Uniconta. Deretter skal du eksportere transaksjoner fra din bank i CSV format. Importer deretter transaksjonene fra banken til Bankavstemming i Uniconta for den angitte avstemmingskonto. Hvis du ikke har bokført de importerte bankpostene i Finans ennå, kan de overføres fra Bankavstemming til bokføringskladden. Før overføring kan du angi motkonto, momskode, etc. og: Angi, kan du klargjøre de importerte bankposter til Etterse nå bankavstemmingen. Opprett avstemmingskonti For hver konto i din kontoplan, som er av type Bank, vil vi ha en bank avstemming rekord. Eksporter transaksjoner fra din bank, og Importer kontoutdrag Det første man skal gjøre er å eksportere dine transaksjoner fra din bank i CSV format. Det er nå kommet en ny opsjon i vår bankimport. Man kan som hittil importere direkte inn i kassekladden, men man kan også importere direkte inn i bankavstemmingen. Den første fordelen ved å importere inn i bankavstemmingen er at den samme posten ikke vil bli importert to ganger. Da bankmodulen har alle poster fra tidligere import, så vil den altså ikke lagre den samme posten. Man behøver altså ikke være redd for at en eksport fra banken har med poster man allerede har importert, da de vil bli filtrert fra.

12 Etter Import Linjene fra importen fra banken vil stå i øverste bilde, og transaksjonene på vår konto Bank i Uniconta vil stå i bunnen. Nå kan man i topp-rekkene utfylle kontonummer, moms, dimensjoner, faktura nummer, Fysisk bilag etc. Faktisk de samme, som man også kan i en kassekladd. Så dette er å betrakte som en slags kassekladd. som også er et felt venter, som kan benyttes Heretter velg menypunktet Overfør til kladd. Rød Sirkel = ikke bokført Gul Sirkel = Overført Grønn Sirkel = Match og avstemt Sort Sirkel = etter Overfør til kladd, så vil alle dem som har blitt overført bli merket med Gul. Det var en transaksjon på vent, så den er stadig ikke overført. Det er mulig å avbryte og slette postene i kladden, så vil de gule linjene bli røde igjen. Merk, at det også er en kolonne Ugyldig. Det kan være at det er en feilpostering i banken, som så er rettet tilbake. Disse skal vi ikke bokføre, og kan merke dem som Ugyldige. Gjør man det, så skifter fargen til Grønn, da den nå er avstemt. Bokfør kladd Når du bokfører kladden, så vil Finans postene dukke opp i bunnen av skjermen, og de som nå har match, vil bli grønne. Når du stiller deg på en grønn i toppen, vil baren stille seg på matchen i bunnen og omvendt.

13 Det er mulig å oppheve en match og tildele en ny match igjen. Ved tildeling klikker man først på linjen i toppen og så på linjen i bunnen, og så trykker man Legg til Match. Hvis man har laget transaksjoner på Finans kontoen, som ikke er i banken, så kan man stille seg på linjen i bunnen og trykke menyen Avvis Transaksjon, og så vil den bli grønn. Altså nå er den avstemt. Så på sammen måte, som man i toppen kan ha poster, som ikke har match i bunnen, så kan man også i bunnen ha transaksjoner, som ikke er i toppen. Målet er at alle skal være grønne. Enten så har de en match eller ikke, og så har vi merket dem som avstemt eller avvist. I det første bilde i Bankavstemming, er det et felt Startsaldo. Her skal man angi saldoen på din bankkonto den dagen du første gang importerte transaksjoner. Så vil det løpende holdes styr på saldo i banken. Opprett avstemmingskonti For hver konto i din kontoplan, som er av type Bank, vil vi ha en bank avstemming rekord. Eksporter transaksjoner fra din bank i CSV-format Importer bankposter i Uniconta Importerte transaksjoner fra din bank forblir transaksjoner i Uniconta, på samme måte som alle andre transaksjoner. Disse

14 transaksjoner skal så enten matche transaksjoner bokført på din bankkonto i Uniconta eller brukes som nye transaksjoner, som overføres til bokføringskladden og bokføres på din bankkonto i Finans. Før overføring til bokføringskladden kan du utfylle felt som f.eks. motkonto (D,K,F,P), moms, osv. Det vil si de samme felt, som du har i bokføringskladden. Det er nå kommet en ny opsjon i vår bankimport. Man kan som hittil importere direkte inn i kassekladden, men det nye er at man også kan importere direkte inn i bankavstemmingen. Den første fordel ved å importere inni bankavstemmingen e, at du kan avstemme banken elektronisk. Det vil si, at du i ét skjermbilde har både bankkontoutdraget fra banken og kontoutdraget (bokførte poster) fra bankkontoen i Uniconta. Du behøver altså ikke lengere å sitte og sette haker på en utskrift fra banken eller i et skjermbilde med nettbanken. Den neste fordel ved å importere inn i bankavstemmingen er, at du faktisk kun behøver å importere bankpostene én gang. Du kan hoppe over steppet Bankimport til kassekladd og gå direkte til bankavstemming og bokføre postene derfra. Hvis en importert post ikke er bokført i Uniconta, kan den bokføres direkte fra bankavstemmingen. En ytterligere fordel er at samme post ikke vil bli importert 2 ganger. Da bank modulen har alle poster fra tidligere import, så vil den altså ikke igjen lagre den samme posten en gang til. Man behøver altså ikke være redd for at en eksport fra banken har poster man allerede har importert, da de vil bli filtrert fra. Slett import som er mulighet for at man kan slette poster, som er importert. F. eks hvis man har ftet importert noe feil. Etter Import Etter import åpnes linjene under Økonomi/Bankavstemming. Skjermbildet kan deles loddrett eller vannrett alt etter om du ønsker å avstemme mellom venstre og høyre side eller mellom øverste og nederste del. Linjene fra importen fra banken vil stå i øverste/venstre bilde, og transaksjonene på vår konto bank i Uniconta, vil stå i bunnen/til høyre. Nå kan man i toprekkene utfylle kontonummer, moms, dimensjoner, faktura nummer, Fysisk bilag etc. Faktisk de samme, som man også kan i en kasse kladd. Så dette er å betrakte som en slags kasse kladd. Du har også feltet venter, som du kan hake av. Når du er klar velger du menypunktet Overfør til kladd

15 Etter Overfør til kladd, så vil alt det som har blitt overført bli merket med Gul. Du hadde en transaksjon på vent, så den er fortsatt ikke overført. Skulle du avbryte og slette postene i kladden, så vil de gule linjene bli røde igjen. Merk, at vi også har en kolonne Ugyldig. Det kan være at det er en feilpostering i banken, som så er rettet tilbake. Disse vil vi ikke bokføre, så vi kan merke dem som Ugyldig. Gjør man det, så skifter fargen til Grønn, da den altså er avstemt. Vedlegg fysisk bilag til bankposter Det er flere måter å vedlegge et fysisk bilag til bankposter: Samtidig med bankavstemming etter overføring til kladd etter bankavstemming I bankavstemmingen er knappen Fysisk bilag i båndet under Bankkontoutdrag. Bokfør kladd Når du så bokfører din kladd, så vil Finans postene dukke opp i bunnen av skjermen, og de som nå har en match, vil bli grønne. Når du stiller meg på en grønn i toppen, vil baren stille eig på matchen i bunnen og omvendt.

16 Startsaldo I det første bilde i Bankavstemmingen, er det et felt Startsaldo. Her skal man angi saldoen på din bankkonto fra den dagen du første gang importerte transaksjoner. Så kan du løpende holde styr på saldoen i banken. Avstem bank Under import fra banken, så kan du undersøke om det finnes en lik betalings post på Finanskontoen. F. eks hvis du har betalt en leverandør, og allerede bokført betalingen. Den vil så bli funnet og matchet. Du skal se på beløb og dato for å finne en match. Avstem manuelt Utvid markering

17 Opphev avstemming Du har mulighet for å oppheve en match og tildele en match igjen. Ved tildeling klikker man først på linjen i toppen og så på linjen i bunnen, og så trykker man Legg til Match. Hvis man har laget transaksjoner på Finanskontoen, som ikke er i banken, så kan man stille seg på linjen i bunnen og trykke menyen Avvis Transaksjon, og så vil den bli grønn. Altså nå er den avstemt. Så på sammen måte, som man i toppen kan ha poster, som ikke har sin match i bunnen, så kan man også i bunnen ha transaksjoner, som ikke er i toppen. Målet skal jo være at alle er grønne. Enten har de en match eller ikke, og så har vi merket dem som avstemt eller avvist. Differenser i bankavstemmingen Opplever du at din bankavstemming ikke stemmer, så kan det skyldes to ting. Det kan enten være fordi en post er bokført på én dato, mens den samme post er satt til en annen dato på kontoutdraget. Den andre årsaken kan være, at det har skjedd en feil, så det bokførte beløpet simpelthen ikke stemmer overens med det faktiske innbetalte beløp på bankkontoen. Feil dato: Skulle det være en forskjell på bokføringsdatoen og betalingsdatoen, må det lages en manuell avstemming. Etter at postene er avstemt føres restpostene fra kontoutdraget til bokføringen. Postene, som er bokført på feil dato flyttes over til den korrekte dato. Feil beløp: Skulle det være posteringer, hvor beløpet i bokførineng og beløbpt på kontoutdraget ikke stemmer overens, så må feilen finnes og rettes. En slik feil kan eksempelvis skyldes en feil bokføring, eller at en kunde har innbetalt et feil beløp. Fysiske bilag som elektroniske bilag Det er tillatt å oppbevare bilag i elektronisk format i stedet for papirbilag i store tykke ringbind på reolen. I dag utveksles bilag ofte i elektronisk form. Men skulle du motta et papirbilag kan det scannes eller fotograferes og lagres i elektronisk form. Uniconta kan oppbevare virksomhetens elektroniske bilag, og bilagene vedlegges og vises på posteringer. Det betyr, at bilaget alltid er tilgjengelig, hvis du skal bruke det. Det er mange måter å uploade bilagene på, og det er mange måter å tilknytte bilagene på. De kan tilknyttes eller endres etter bokføring, hvis bilaget skulle være forsinket eller feil. I stedet for å ta bilagsmappen under armen og avlevere til regnskapsfører eller revisor, kan alle bilag i stedet sendes i elektronisk format til Uniconta. Eller, hvis du selv bokfører, når revisor skal revidere regnskapet, kan revisor se bilder av bilagene i Uniconta. Alle bilag kan eksporteres til en zip-fil, hvis du skal vise dem til noen, som ikke har adgang til å se dem Uniconta. Hva er bilag i elektronisk format? Fotos av bilag Fotos av bilag, bonger, kvitteringer og fakturaer, som du har tatt med din smartphone. Fotos sender du som mail fra din smartphone direkte til Uniconta. Eksempelvis har du utlegg for firmaet, når du reiser, så kan du fotografere alle små bonger eller kvitteringer og sende dem direkte til Uniconta. Så husker du å få det med. PDF-filer Fakturaer, hvis du mottar fakturaer og betalingsanmodninger pr. mail fra leverandører, kan du enten videresende dem til Uniconta eller be leverandøren sende dem direkte til Uniconta. Scannede bilag Fakturaer og betalingsanmodninger du mottar pr. brev, kan scannes, uploades og lagres i Uniconta. Alternativt sendes direkte til Uniconta via mail. Bankkontoutdrag Bankkontoutdrag, som du har eksportert fra din bank, kan videresendes til Uniconta, innleses i bokføringskladden og bokføres. Hvis du benytter ekstern regnskapsfører, som ikke har adgang til din bank, kan

18 du eksportere bankbevegelsene, sende filen til Uniconta, hvoretter din regnskapsfører kan innlese postene direkte til bokføringskladden og bokføre. Kontoutdrag, andre Hva du ellers mottar av kontoutdrag (f.eks. fra leverandører) kan videresendes til Uniconta og benyttes til avstemming av leverandørkonti. Hvis det skulle være påløpet gebyrer, som ikke er bokført, brukes kontoutdraget som vedlagt elektronisk bilag til gebyrposteringen. Alle formater kan brukes Uniconta kan uploade vedlegg og vise bilag i alle formater for elektroniske bilag. PDF MS Word MS Excel CSV, TXT JPG, GIF, BMP, PNG Osv.. Elektroniske bilag i Uniconta letter bokføringen en mengde funksjoner Mail eller upload bilag til Uniconta, send f.eks. bilag og bankkontoutdrag fra din PC eller smartphone (bilder, andre filer etc) til Uniconta, så ligger de klar til bokføring og bankavstemming hos regnskapsfører eller revisor. Du kan også selv logge på Uniconta og uploade bilagene til innboksen. Ingen ventetid mens bilag uploades. Upload av bilag skjer i bakgrunnen, mens du eller din regnskapsfører arbeider videre. Upload bilagene, klikk på OK, og fortsett ditt arbeide. Du skal ikke vente på at bilagene blir innlest, før du kan fortsette, da det skjer i bakgrunnen. Et til mange, mange til et, flere posteringer kan dele samme bilag, flere bilag kan dele samme postering. Masse-rediger fysiske bilag etter upload, så de er forberedt til bokføring. Når bilagene vedlegges, følger opplysningene automatisk med, f.eks. dato, art, konto, beløp, tekst, betalingsdato etc. Mange måter å uploade bilag, faktisk kan du alltid uploade et elektronisk bilag: hent fra et drev, send via direkte til Uniconta (bla. ZIP-filer, som utpakkes automatisk), upload under bokføring, upload etter bokføring, eller samtidig med bankavstemming. bilag og opplysninger utfylles automatisk i bilags-innboksen.mailen scannes for f.eks. fakturanummer, beløp etc. Masse-overfør til bokføringskladden. Alle bilag fra innboksen kan masseoverføres til bokføringskladden på én gang i stedet for å hente dem fra bokføringskladden ét for et. Direkte parring i bokføringskladden. Hvis du f.eks. har importert et bankkontoutdrag til bokføringskladden og uploadet fysiske bilag til innboksen, kan du parre dem direkte med hverandre. Fysiske bilag kan også vedlegges etter bokføring, du behøver ikke vente på bilag, før du bokfører, bilaget kan vedlegges etter bokføring. Utskift bilag. Har du vedlagt et feil bilag, kan det rettes. Hvor finnes e-bilagene i Uniconta, en oversikt Økonomi/Fysiske bilag (Innboks) Under Finans/Fysiske bilag ligger ikke-bokførte bilag i en slags innboks, hvor du kan se bilagene og angi mange parametre til bruk for bokføring og betaling. Du behøver ikke uploade alle bilagene til innboksen, før de vedlegges posteringer. Både i Bokføringskladden og Bankavstemming kan du uploade bilag ét for ét, som er lagret i elektronisk format, f.eks. på et drev eller i skyen. Men har du mange elektroniske bilag er det best å benytte innboksen. Fysisk bilag-knappen i båndet

19 Fysisk bilag-knappen i båndet er overalt, hvor et fysisk bilag kan sees, vedlegges, importeres eller fjernes. Det gjelder bokføringskladden, bankavstemming, posteringer. Her kan de forhåndsvises og velges fra en oversikt over innboksen. Vis bilag-knappen Vedlagte bilag kan sees via Vis bilag-knappen i båndet, som finnes i alle skjermbilder og posteringslister hvor fysiske bilag inngår i en postering. Rapport Finans/Rapporter/Fysiske bilag er en oversikt/rapport over samtlige fysiske bilag, bokførte og ikke-bokførte. Oversikten kan filtreres, søkes og sorteres valgfritt. Eksport Bilagene kan eksporteres under Finans/Rapporter/Fysiske bilag. Upload bilag til Uniconta uten ventetid Det er flere måter å uploade fysiske bilag til Uniconta: Upload til innboksen til innboksen Upload mens du bokfører Upload under bankavstemming Upload/utskift etter at du har bokført De forskjellige upload-måter kan brukes i kombinasjon. Den ene måten utelukker ikke den andre. Selvfølgelig skal samme bilag ikke uploades på mer enn en måte. En av de riktig smarte og hurtige funksjoner er upload av bilag i bakgrunnen, mens du arbeider videre i Uniconta. Uanset hvilke funksjoner du bruker, når bilag er valgt til upload, så uploades bilagene hurtig i bakgrunnen uten å blokere for annet arbeide. Når brukes hvilken upload-metode? Det finnes ingen faste retningslinjer for når hvilken metode brukes. Det er opp til brukeren og dennes ønsker og rutiner, den ene metoden utelukker ikke den andre. Straks ved mottakelse, Ad-hoc f.eks. som mail direkte til innboksen, Periodevis i større mengder ad gangen. Alle bilag lagres i oversikten over fysiske bilag, uansett hvilken upload metode, som brukes. Beskrivelse av upload-metoder Upload til innboksen i Økonomi/Fysiske bilag Upload til innboksen brukes til masse-upload av mange bilag på én gang, hvis du har bilagene liggende på din pc eller på en server, du har adgang til. Du kan velge og uploade mange bilag ad gangen samt ZIP-filer med bilag. ZIP-filer pakkes automatisk ut. Det kan f.eks. være at du er regnskapsfører eller revisor og har mottat en periodes bilag, scannet i elektronisk format fra din klient, og nå skal i gang med moms- eller årsavslutning. Alt kan scannes av klienten og uploades. For eksempel kontoutdrag til bruk for avstemming. Innboksen er der hvor du ferdigbehandler bilagene før upload til bokføringskladden. For eksempel ved å tilføye opplysninger til bilaget eller kjøre dem gjennom godkjennelsesprosedyren før upload til bokføringskladden. Innboksen er nyttig, fordi det er synkronisert visning av selve bilaget, markøren er plassert på.

20 e bilag til innboksen i Økonomi/Fysiske bilag Brukes hvis foto av bilag mailes fra mobil til Uniconta, eller hvis din bokfører mailer elektroniske bilag og bankkontoutdrag til deg som vedlagte filer. Det kan vedlegges mange bilag på samme . Når du mottar betalingsanmodninger via , kan du videresende mailen til Unicontas innboks. Det er en nyttig arbeidsgang til straks å få bilaget uploadet til innboksen og klar til bokføring. Hvis det kun er ett bilag i mailen, kan du tilføye fakturanummer og beløp i mail-teksten, så overføres det automatisk til feltene i innboksen. Igjen innboksen er nyttig, fordi det er synkronisert visning av selve bilaget som markøren er plassert på. Upload mens du bokfører eller bankavstemmer Under Fysisk bilag/importér fil. Filen lagres samtidig i oversikten over fysiske bilag. Du kan kjøre utenom innboksen og direkte til upload og vedlegging av bilag, mens du bokfører eller bankavstemmer. Bilaget ligger enten på din lokale disk eller en server, du har adgang til. Metoden er mest nyttig til enkeltstående tilfelle, f.eks. hvis du har glemt et bilag, og det er lettere å uploade direkte utenom innboksen. Hvis du mottar elektroniske bilag, etter at det er bokført, eller du har glemt å vedlegge et bilag, kan det enkelt vedlegges bokførte posteringer. Finn f.eks. posteringen i Upload etter du har bokført Økonomi/Rapporter/Posteringer og velg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Du kan hente bilaget enten fra innboksen eller via direkte upload fra lokal disk eller server.tip! Hvis bilaget/bilagene er mailet til deg i etterkant, er det lettest å videresende det/dem til Unicontas innboks og vedlegge dem derfra. Hvis det er vedlagt feil elektroniske bilag, etter at det er bokført, kan det enkelt utskiftes eller Upload og utskift/slet etter bokføring slettes. Finn f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og velg Fysisk bilagknappen i Båndet. Velg Posteringer på bilag-knappen i båndet, deretter Fysisk bilagknappen i båndet. Du kan hente bilaget enten fra innboksen eller via direkte upload fra lokal disk eller server.tip! igjen hvis bilaget/bilagene er mailet til deg i etterkant, er det lettest å videresende det/dem til Unicontas innboks med det samme og vedlegge dem derfra. Upload til innboksen 1. Velg Økonomi/Fysiske bilag (Innboks)/Tilføy

21 2. Klikk på gjennomse, for å velge filene 3. Velg filene til upload. Klikk på Åpne. 4. Utfyll evt. beskrivelser og lagre.

22 Bemerk, at alle bilag/linjer får samme beskrivelse, hvilket nok ikke er hensiktsmessig, hvis det er bilag fra forskjellige kreditorer, dokumentdatoer og forskjellige beløp. Men etterpå kan du tilføye disse opplysninger i bilagsoversikten. Opplysningene overføres automatisk til bokføringskladden. 5. Heretter kan du arbeide videre i Uniconta, mens bilagene uploades i bakgrunnen, uten at det sinker ditt arbeide. Kort etter er bilagene i Fysiske bilag (Innboks), hvor du kan tilføye opplysninger og tilknytte dem i bokføringskladden. Samme hurtige upload finnes også hvis du uploader direkte fra et drev, mens du bokfører i bokføringskladden eller arbeider med bankavstemmingen. til innboksen og data overføres automatisk til Uniconta Når du mailer elektroniske bilag til ditt regnskap, kan du i mailteksten tilføye noen verdier om bilaget som automatisk overføres til det fysiske bilag, og dermed har du spart tid på å angi opplysningene etterpå. Her har vi pr. mail mottat en faktura fra Havneby Boghandel: Den videresendes til Demo Alt til havets mailadresse til scannede bilag ( adressen til ditt regnskap finner du i firmakartoteket). Uniconta undersøker mailinnholdet for opplysninger om bilaget.

23 Mailadressen til regnskapets innboks finner du under Firma/Firmaoplysninger i feltet til Fysiske bilag. te bilag havner i Økonomi/Fysiske bilag (Innboks). Bilaget fra ovenstående eksempel er nå mailet til innboksen. Upload mens du bokfører eller bankavstemmer Du kan uploade og vedlegge elektronisk bilag direkte til en linje i bokføringskladden eller bankavstemming fra din pc eller en server, som du har adgang til. Det vil si, du kjører utenom innboksen og godkjennelsesprosedyren. Det kan kun lønne seg å uploade på denne måten hvis det er enkelte bilag du mangler i innboksen. Hvis du har flere elektroniske bilag, som skal vedlegges flere linjer i kladden, er det bedre å bruke innboksen, som gir bedre overblikk over bilagsinnholdet og

24 hvilke bilag, som er vedlagt, og hvilke som ikke er vedlagt. Direkte upload til bokføringskladd 1. I bokføringskladden (under Økonomi/Bokføring), velg Fysisk bilag-knappen i båndet og deretter Importér fil: 2. Klikk på gjennomse, for å velge filen. Det kan velges og vedlegges flere filer til samme linje. 3. Velg filen til upload. Klikk på Åpne.

25 4. Utfyll eventuelle opplysninger til bokføringslinjen. Du kan også vente til det fysiske bilag er vedlagt på linjen. Det er automatisk merket i feltet Fysisk bilag på posteringslinjen, og bilaget er automatisk opprettet og ajourført i innboksen med fysiske bilag. Direkte upload til bankavstemming Tekst er på vei Upload og utskift etter bokføring Tekst er på vei Innboksen Innboksen finnes under Finans/Fysiske bilag. Innboksen benyttes til oppsamling, oppbevaring og ferdigbehandling av elektroniske bilag, før de vedlegges linjer i bokføringskladden, bankavstemming eller bokførte posteringer. Det kan tilføyes en masse opplysninger før bilagene overføres til kladd eller posteringer. Opplysningene følger med over i bokføringskladden. Videre kan bilagene i innboksen kjøres gjennom godkjennelsesprosedyren, før vedlegging til posteringer (valgfritt).

26 Innboksen er nyttig, fordi det er synkronisert visning av selve bilaget som markøren er plassert på. Dermed kan du bla i listen over bilag og samtidig se innholdet, mens du utfyller opplysninger eller velger bilaget før upload til bokføringskladden eller bokført postering. Innboksen viser alltid uploadede bilag, som ikke er bokført. De kan være vedlagt i en kladd, men ikke bokført.

27 Du behøver ikke uploade fysiske bilag til innboksen før vedlegging til posteringer. Du kan uploade og vedlegge et bilag direkte til bokføringskladden, bankavstemmingen eller en bokført postering. Sidstnevnte single-upload mulighet er kun praktisk, hvis du skal vedlegge et enkelt eller få bilag, som ennå ikke er uploadet til innboksen. I det følgende beskrives mulighetene i innboksen og fordelene ved å behandle mange bilag på én gang via innboksen, herunder: Tilføy opplysninger i innboksen Masse-rediger bilagene i innboksen Synkron-visning av bilag Mange nyttige felt i innboksen Rasjonel bruk av innboksen Organisering av bilag i mapper Tilføy opplysninger i innboksen før vedlegging Du kan tilføye en masse opplysninger til hvert bilag i innboksen, før masse-overføring til bokføringskladden. Opplysningene overføres automatisk til bokføringskladden, hvor de tilsvarende felt vil være utfylt automatisk etter vedlegging. Det anbefales å utfylle så mye som mulig. Du kan med fordel benytte masseredigering og synkron-visning, se de følgende avsnitt. Masse-redigér fysiske bilag i innboksen En annen hurtig funksjon er at du kan taste og rette direkte i feltene i oversikten over fysiske bilag, uten at du skal åpne hvert bilag og lagre. Og hvis du bruker Synkron visning, går det ennå hurtigere, se nedenfor. Du inntaster, og når du er ferdig lagrer du alt på én gang, hvoretter du kan starte tilknytning i kladd. Templates til innboksen Ofte får du bilag i innboksen, som ligner hverandre. Det kan være fra samme leverandør, bilag som skal konteres på samme konti osv. I stedet for å inntaste de samme opplysninger igjen og igjen kan du opprette en template som har opplysningene utfylt. Gjør følgende for å opprette en template: 1. Velg Økonomi/Fysiske bilag (innboks) og Tilføy i båndet.

28 2. Utfyll feltene med de faste verdier og klikk på Templatesi båndet og velg lagre som. Inntast et navn på templaten: 3. Neste gang du uploader et bilag av samme type i innboksen og skal benytte templaten, klikker du på Templates i båndet og velger Upload og den template du vil benytte. Synkron-visning av bilag og innboks Når du har uploadet eller mailet en masse bilag til Fysiske bilag (innboks), mangler som kanskje noen opplysninger som f.eks. kreditor, beløp, beskrivelse. Dem kan du tilføye ved å bruke synkron-visning av bilagsoversikt og Vis bilag.

29 1. I Fysiske bilag (innboks) har du nå en liste av importerte bilag. 2. Klikk på Vis-ikonet (vis bilag). Bilaget åpnes på en selvstendig fane: 3. Trekk fanen ned med musen i skjermbildet og slipp fanen: 4. Nå har du listen i bakgrunnen og bilaget i forgrunnen

30 5. Når du blar til neste linje i bilagsoversikten, er det neste bilag som vises synkront. Dermed slipper du å vise bilagene linje for linje, du kan bare bla og så vises det tilsvarende fysiske bilag. Mange nyttige felt i Fysiske bilag (Innboks) Hvis feltene ikke er i ditt layout, skal du høyre-klikke i feltoverskriften og velge Velg felt i menyen, som åpnes. I eksemplet her er det innsatt flere nyttige felt. Forklaring til utvalgte felt i innboksen Kreditorkonto Eventuel kreditorkonto, som importeres i feltet Motkonto i kladdlinjen. Det er smart, så har du straks din kreditor på bokføringskladd-linjen.

31 Faktura Fakturanummer videreføres til bokføringskladden og brukes ved bokføring av betaling (utligning), posteringslister, søkning etc. Beløp Debet-beløp inntastes uten fortegn. Kredit-beløp med minus-fortegn. Godkjenner (Navn) eller Godkjenner (Login-id) Hvis bilaget skal godkjennes, før import til kladd, angis enten godkjenners Navn eller Login-id. etterpå skal Godkjenner logge på og godkjenne bilagene i innboksen ved å markere feltet Godkjendt. Det er kun Godkjenner, som kan godkjenne bilaget. Hvis Godkjenner ikke er utfylt, behøves ingen godkjennelse før import til kladd. Godkjent Hvis det er angitt Godkjenner, er det kun Godkjenner, som kan utfylle feltet Godkjent. Hvis ikke Godkjenner er angitt, kan alle godkjenne bilaget. Bokføringsdato Bokføringsdato, som skal overføres til bokføringskladden. Dokumentdato Dato på dokumentet. Bruk innboksen rasjonelt Betrakt innboksen som papirbilag i elektronisk form. Det er ditt oppsamlingssted for ikke bokførte bilag. Den er som din gamle A4-mappe eller innboks med ikke bokførte bilag. I innboksen kan det samles bilag fra flere steder, mail, foto, brev (scan) osv. Andre kan sende eller uploade bilag til innboksen, eksempelvis kan sjefen eller selgeren sende fotos av utlegg og annet direkte til firmaets fysiske bilag-innboks. De skal kjenne adressen til innboksen. Som tidligere skrevet finnes den under Firma/Firmaoplysninger/ til Fysiske bilag. Brukeren kan selv utfylle opplysninger til bruk for bokføring, f.eks. bilagsart osv. Organiser bilag i mapper Tekst er på vei Fysiske bilag kan vedlegges og utskiftes etter bokføring Tekst er på vei

32 Vedlagt bilag kan rettes og fjernes Tekst er på vei Godkjennelsesprosedyre i innboksen Tekst er på vei Vedlegg fysiske bilag til posteringer Hvilken metode skal du velge Hvis du allerede er vant til elektroniske bilag, vil du helt sikkert finne en metode, som tilsvarer den du alltid har brukt. Hvis du i dag benytter (eller har benyttet) riktige bilagsmapper, kan du finne en metode som tilsvarer den du bruker når du bokfører og setter bilag i mappen. Et til mange, mange til et Tekst er på vei Vedlegg elektroniske bilag i bokføringskladden I bokføringskladden, mens du inntaster, kan du velge en linje fra innboksen, som så blir vedlagt linjen i bokføringskladden. 1. Åpne bokføringskladden og opprett en ny linje. 2. Klikk på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden: 3. V e l g Vedlegg, hvis du vil vedlegge et bilag fra innboksen. Innboksen åpnes:

33 Til venstre vises bilagene i innboksen, til høyre en forhåndsvisning av bilaget. I oversikten viser Kolonnen vedlagt hvilke fysiske bilag som allerede er vedlagt, men ikke bokført. 4. Markér bilaget, eller mappen med flere bilag, som skal vedlegges, og klikk på Vedlegg-knappen. Nå vedlegges bilaget/bilagene til den aktuelle linje og som settes automatisk et merke i feltet Fysisk bilag på linjen. Hvis det ikke er utfylt noe på linjen i bokføringskladden, overføres eventuelle data fra bilaget i innboksen. Hvis det er utfylt noe på linjen, før vedlegging, overskrives ikke linjens data. Upload direkte til bokføringskladden Hvis bilaget ikke er uploadet til innboksen, kan du uploade direkte fra en mappe på din computer eller et drev du har adgang til. Etter bokføring ajourføres listen over vedlagte bokførte fysiske bilag automatisk. 1. Åpne bokføringskladden og opprett en ny linje. 2. Klikk på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden og velg Importer fil: 3. Klikk på gjennomse for å velge filen til upload:

34 4. Når filen er valgt: utfyll eventuelle supplerende opplysninger til bruk på bokføringslinjen og klikk på lagre. Nå vedlegges bilaget/bilagene til den aktuelle linje og som settes automatisk et merke i feltet Fysisk bilag på linjen. Når linjen bokføres ajourføres Fysiske bilag-oversikten automatisk med den uploadede fil. Når kladden bokføres, så forsvinner det fysiske bilag fra innboksen, og kan nå finnes ved at du finner den bokførte postering, og trykker vis fysisk bilag. Dersom det er et kjøp, så vil bilaget kunne finnes på kontoen for kostnader, inngående moms, kassen hvis det er betalt kontant, eller på kreditor kontoen, hvis det er kjøpt hos en leverandør. Overfør fra innboks til bokføringskladden Du kan overføre fysiske bilag direkte fra innboksen til en bokføringskladd. Det opprettes en ny kladdlinje for hvert fysisk bilag. Klikk på Overfør til kladd-knappen i båndet. Heretter skal du angi:

35 Kladd Bokføringskladden, som linjer med fysiske bilag skal opprettes i. Dato Dato på linjer i bokføringskladden. Hvis intet angis benyttes Bokføringsdato fra det fysiske bilag, hhv. dato på fysisk bilag. Beløp Debet eller Kredit. Hvis det er minus foran beløpet, f.eks. en debet post, overføres beløpet med minus foran i debet- kolonnen. Ved bokføring anses det som en kreditpost. Transfer Alle eller kun godkjente. Hvis Godkjent-feltet ikke vises i Fysiske bilag innboksen kan det innsettes via design av skjermbildet. Forbind Fysiske bilag med kladd En feature, som gjør det hurtig å matche fysiske bilag og kladdlinjer. Se Økonomi/Bokføring. Hvis du importerer bankkontoutdrag til bokføringskladden, eller inntaster kladdlinjer manuelt, og uploader fysiske bilag elektronisk, så er det en rekke kladdlinjer og en rekke fysiske bilag, som skal matches etterpå. Det er som et spesielt skjermbilde hvor man har de fysiske bilag (som du har importert, mailet eller lagret) øverst og for nedenfor har du kladd linjer, som du har importert fra bank eller tastet manuelt. Nå er det lett å knytte linjene sammen en etter en.

36 1. Øverst (Fysisk bilag): Markér det fysiske bilaget. Deretter, nederst (kladdlinjer): Marker kladdlinjen det fysiske bilaget skal vedlegges. Herunder er fakturaen fra SLAM markert øverst og bilag 52, kladdlinje 5, markert nederst. 2. Klikk på Vedlegg-ikonet oppe i båndet. Heretter er fysisk bilag og kladdlinjen knyttet sammen. 3. Fortsett på samme vis (markér+vedlegg, markér+vedlegg osv.) med resten av bilagene, som skal knyttes sammen med kladdlinjer. Forbind fysiske bilag ved hjelp av synkronisert visning Her er nok et eksempel på at synkronisert visning er smart hurtig, når du hefter fysiske bilag og kladdlinjer sammen. Det går hurtigere å vedlegge bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkronisert vindu:

37 1. Markér en linje i øverste skjermbilde, klikk på Vis fysisk bilag-ikonet. 2. Trekk fanen Vis fysisk bilag ned i skjermbildet. 3. Markér kladdlinjen bilaget matcher, klikk på Vedlegg. 4. Blar du til neste fysisk bilagslinje i øverste skjermbilde, vises neste fysiske bilag. Import av bankfil til bokføringskladden/forbind fysisk bilag med kladdlinje Under Økonomi/Innles bankkontoutdrag kan du innlese bankkontoutdrag. Det er definert formater, men du kan hurtig opprette ditt eget. Når postene er innlest i en bokføringskladd, kan du knytte fysiske bilag på flere måter: Forbind fysisk bilag med kladdlinje Tilknyt fysisk bilag til kladdlinje (enkeltvis fra kladden) Upload fysisk bilag til kladdlinje (enkeltvis fra kladden) Vedlegg i forbindelse med bankavstemming Tekst er på vei Angi entydig ID på fysisk bilag i importfil, til bokføringskladd Hvert fysisk bilag har et felt Entydig ID. Det sees bl. a. i innboksen og i oversikten over fysiske bilag.

38 Hvis du benytter innles bankkontoutdrag til bokføringskladden, kan du før import, opprette og utfylle en kolonne i importfilen, med Entydig ID på det tilhørende fysiske bilag. Etter import av importfilen har bokføringskladden automatisk funnet det tilsvarende fysiske bilag ut fra Entydig ID og knyttet det til linjene i bokføringskladden. Hvis du allerede kjenner ID på det fysiske bilag, som skal vedlegges linjene, er det enklest å matche og utfylle det i importfilen før import, fremfor etterpå å velge bilaget linje for linje i bokføringskladden. Husk å rette filformatet, så det angir hvilken kolonne Entydig ID er angitt i. Du behøver kun å angi ID på de linjer, hvor du kjenner ID. Resten kan du vedlegge etterpå. Forbind fysiske bilag ved hjelp av synkronisert visning Her er ennå et eksempel på at synkronisert visning er smart og hurtig, når du hefter fysiske bilag og kladdlinjer sammen. Det går hurtigere og enklere å vedlegge bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkronisert vindu:

39 5. Markér en linje i øverste skjermbilde, klikk på Vis fysisk bilag-ikonet. 6. Trekk fanen Vis fysisk bilag ned i skjermbildet. 7. Markér kladdlinjen bilaget matcher, klikk på Vedlegg. 8. Blar du til neste fysisk bilagslinje i øverste skjermbilde, vises neste fysiske bilag. Dann samtidig forslag til betalingspostering Tekst er på vei Slett eller rett vedlagt bilag Tekst er på vei Rapport over fysiske bilag Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. Her er en rapport over alle fysiske bilag, bokførte, vedlagte og ikke vedlagte. Hvis du har angitt en bokføringsdato i Fysisk bilag (Innboks) og siden endrer datoen i bokføringskladden og bokfører, så oppdateres bokføringsdatoen i Fysiske bilag-oversikten automatisk til den bokførte dato. Exportér fysiske bilag Alle vedlagte bokførte fysiske bilag kan exporteres til en ZIP-fil. Det tilsvarer å ta bilagsmappene under armen og bære dem til revisor, regnskapsfører eller bank. I stedet for at du har en dobbel-mappe på din computer eller eksternt drev, med en kopi av de scannede bilag, kan du oppbevare alle bilag elektronisk i Uniconta og exportere dem derfra. 1. Velg Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. 2. Benytt evt. Filter-funksjonen til å avgrense oversikten og dermed de bilag, du vil exportere. I eksemplet her er det filtrert på bilag fra firmaet Renill.

40 3. Velg knappen Export fysiske bilag i båndet. Angi destinasjon og klikk på lagre. Heretter er det opprettet en ZIP-fil med exporterte bilag, som du kan medbringe, maile etc. Konvertering fra C5 til Uniconta Dersom du benytter Dynamics C5, e-conomics eller ectrl tilbyr vi et gratis konverteringsverktøy, som sikrer kjapp og sikker overføring av data til Uniconta. Det skal foretas en multi-eksport i C5 eller e-conomics. Ved konvertering fra ectrl. Kontakt Uniconta support. Konverteringsverktøyet leser data fra multi- eksportens filer og innleser i Uniconta. OBS.: HUSK AT DET SKAL VÆRE OPPRETTET EN BRUKER I UNICONTA FOR AT EN KONVERTERING KAN FORETAS. Dette kan gjøres på

41

42

43

44 Eksport og konvertering av data fra C5 Klikk på fanebladet Generelt Åpne mappen Tilpasning Åpne mappen Vedligehold Åpne mappen Multi Gå til Eksporter database og dobbelklikk Velg en mappe på computeren og eksporter filen. Etter eksport. Gå til Importer data i Uniconta Eksporter data fra e-conomics Velg Eksporter data fra e-conomics. Denne funksjonen kan eksportere alle registrerte data i e-conomic. Du skal velge å få et dine regnskapsdata som kommaseparerte tekstfiler (En ikke kryptert fil i tekstformat, som en database tabell kan innlese) Utfyll ovenstående felter, og klikk på Send data.

45 Eksporter avdeling og avdelingsnavn Bruker du avdeling i e-conomic skal denne filen eksporteres separat. Det gjøres ved å åpne avdelingsbildet. Her kan avdelingen og avdelingsnavn eksporteres ved å lagre i filformatet CSV og filnavn: AvdelingFordeling.csv Filen AvdelingFordeling.csv skal innleses separat. Splitt-Avdeling Ved konvertering fra e-conomic understøtter vi nå også Splitt-Avdeling. Det er en konstruksjon i e-conomic, som splitter en postering fra én avdeling ut på flere avdelinger. Den gjør dette kun under rapportering, og endrer man fordelingen, gjøres det etterpå i tid. Ved konverteringen danner vi derfor denne splitt, så vi skaper samme bilde i Uniconta, som man hadde i e-conomic. Deretter må man selv oppbygge nye fordelingskonti i Uniconta på de dimensjoner, som man nå vil ha splittet. Vi tar altså ikke splitt-masken med, da Uniconta har en annen måte å lage fordelinger på. Vår splitt foregår på kontonivå, mens det i economic foregår ved at man lager en avdeling, som i seg selv ikke er en avdeling, men en avdeling, som splitter. Importer data i Uniconta Download konverteringsverktøyet Konverteringsverktøyet skal downloades fra Unicontas hjemmeside her: Start konverteringsverktøyet Første gang du starter konverteringsverktøyet Conversion Tool, installeres det på din computer. Kjør programmet, og logg inn med brugernavn og kodeord. (det samme som brukes til å logge på med i Uniconta). Heretter åpnes dette vinduet:

46 Angi firmanavnet, som skal benyttes i Uniconta. Importer fra: C5 eller e-conomic. Sett markering, hvis du vil ha foranstilte 0 er på finans-kontonumrene. Se en beskrivelse i avsnittet om tekniske detaljer, Kontonumre er venstrestilte. Importer fra: Angi hvor multi-exportens filer fra C5 til konvertering ligger. Klikk på Importer data for å starte konverteringen. Heretter vises konverteringsstatus løpende. NB! Avvent kvittering fra konverteringsprogrammet om at konverteringen er fullført, før du avslutter. Heretter er din C5/e-conomic konvertert og regnskapet kan åpnes i Uniconta. Tekniske detaljer om C5 konverteringen Hva konverteres fra C5 Regnskapsår Momskoder Kontoplan Systemkonti Finansposteringer Debitor stamdata + posteringer Kreditor stamdata + posteringer Debitor og kreditorgrupper Betalingsbetingelser Kontakter Lager stamdata Lagergrupper Lager Stykklister Lager Prisgrupper og priser Ordrer + ordrelinjer Innkjøp + innkjøpslinjer Dimensjoner: Avdeling, Bærer og Formål Medarbeidere. Kontonummer er venstrestilt Alle kontonummer i Uniconta er venstrestilte. Det er fordi vi tillater annet enn tall i våre kontonummer. Kontonummerfeltet er et tekstfelt, og derfor sorteres det som teksfelt. Hvis dine kontonummer i C5 er høyrestilte, så vil kontonummerne etter konvertering stå i uorden.

47 Højrestillede kontonumres rækkefølge i C5 Vil se sådan ud som venstrestillet i Uniconta For at undgå Unicontas venstrestillede kontonumre, er der en mulighed for at indsætte 0 er i starten av C5-kontonumrene under konvertering for at gjøre dem lige lange. De kommer til at se sådan ud: og så er de magen til C5 Endre kontonummer. I Uniconta kan man fritt endre nummer på kontoen og alle posteringer og referanser blir også endret. Ønsker man ikke de foranstilte 0 re, så er det forholdsvis enkelt å endre kontonummerne i Uniconta etter avsluttet konvertering. Slettede koder I C5 kan man slette en kode (avdeling, momskode, betalingskode, etc) selvom den fortsatt står på en konto eller en posteri ng. Det kan man ikke i Uniconta. Uniconta tillater ikke en kode i et felt, som ikke finnes. Konverteringsprogrammet vil und er konverteringen sjekke om alle disse kodene og kontiene finnes, før de tildeles en postering. Finnes de ikke, så vil feltet bli etterlatt tomt. Posteringer i Finans, kunder og leverandører Uniconta og C5 har en rekke likhetspunkter i posteringene. Bokføres det på en kunde eller leverandør i kassekladden, så vil bokføringen danne en postering på selve kunde/leverandør og samtidig danne en postering på samlekontoen i finans. I Uniconta har vi dessuten et felt på finansposteringen, som viser hvilken kun de/leverandør konto, som opprinnelig stod på posteringen. Når konverteringen kjører, så bokføres alle posteringer helt forfra. Dermed at alt stemmer. Alle C5 s finans posteringer innleses i kassekladden. Vi lager en kassekladd pr regnskapsår. sikres det Neste stepp er så å innlese kundeog leverandør posteringer. Under innlesningen søker vi etter den opprinnelige postering i den kassekladden vi har dannet. Vi søker på samlekontoen for kunde/leverandør og finner posterigen, så utskitter vi samlekontoen med kunde/leverandørk ontoen. Vi har dervmed skapt den opprinnelige postering. Når vi leter i kassekladden etter den opprinnelige kunde/leverandør postering, så leter vi kun etter konti, som er samleko nti. Vi kan kun utskifte kontonummer på en kladdpost med en samlekonto, da vi skal sikre at bokføringen fører posteringe t ilbake på samlekontoen. Vi finner C5 s samlekonti ved å se på kunde- og leverandør-gruppene. Har du engang hatt en samlekonto på en kundeeller leverandørgruppe, og deretter utskiftet den med en annen konto, så kan vi ikke se at den gamle konto, var en samlekonto, og derfor kan vi heller ikke utskifte kontonummer på kladdposteringen. Når vi har en kunde/leverandør postering, hvor vi ikke kan finne den opprinnelige postering, så er vi nødt til å innsette 2 ex tra posteringer i kladden. Vi innsetter en post på kunde/leverandør kontoen og så en motpost på kunde/leverandørs samlek ontoen, så de under bokføringen vil utligne hverandre.

48 Når alt er innlest, så bokfører konverterngsprogammet selv kassekladden, og når alle kassekladder er bokført, så kjører ko nverteringsprogramet Dann primo poster for hvert regnskapsår. Årsavslutning, Dann primoposter Når et regnskapsår er avsluttet, alle bilag er bokført og beholdningskontiene er avstemt, skal det dannes primotall i neste regnskapsår. Det vil si, at årets resultat skal gjøres opp og overføres til konto for årets resultat, driften nulstilles og saldoen på statuskonti overføres som primotall i neste regnskapsår. Hva skal gjøres ved årsavslutning Det er få ting du skal gjøre i Uniconta ved årsavslutning: Opprett neste regnskapsår Konto til overføring av årets resultat Dann primo Se primoposter Lukk gamle perioder (optional) Det er alt du skal gjøre i Uniconta. Alt det regnskapsmessige, avstemminger, avskrivninger, osv., det blander vi oss ikke i, men sist i veiledningen er det tips og triks til hvordan Uniconta kan hjelpe deg underveis: Flere åpne regnskapsår Etterposteringer Vis simulert balanse Primokonti i kontoplanen Utskriv balanse Opprett neste regnskapsår Før det kan dannes primotall, skal neste regnskapsår opprettes, hvis ikke det er gjort. Åpne Økonomi/Vedlikehold/regnskapsår og klikk på Tilføy regnskapsår-knappen.

49 Regnskapsår foreslås som året etter det seneste regnskapsår, i eksemplet 2016, da 2015 er det seneste regnskapsår, som er opprettet. regnskapsåret opprettes med 12 perioder (12 måneder). Periodestatus Periodestatus, år og måneder Ikke aktiv Ikke aktiv, men oppretter du en postering dagens dato (jfr. din pc) eller før, så aksepteres posteringen. Åpen Åpen for posteringer Blokkert Blokkert for posteringer, men du kan skifte status for året/perioden. Lukket Fullstendig lukket for posteringer og du kan ikke skifte status for året/perioden. Hvorfor er det periodestatus for både år og måneder Du kan angi året som Åpent, men periodene til Ikke aktiv. Dermed kan det først bokføres posteringer i periodene, hvis du bokfører en postering pr. dagens dato (jfr. din pc) eller før. Du kan angi året som Åpent, men tidligere perioder til Blokkert. Dermed kan du blokere for posteringer i

50 avsluttede momsperioder. Du kan angi året til Blokert eller Lukket, dermed er alle perioder i året blokerte eller lukket, så slipper du å blokkere eller lukke hver periode en for en. Primo-tekster og bilagsnummer Her angis valgfrie tekster til primoposteringer og overført årets resultat, som dannes automatisk under kjøringen Dann Primobalanse. Angi også bilagsnummer samt bilagsserie. Konto til overføring av årets resultat Årets resultat fra driften overføres (normalt) til en statuskonto i balansen under egenkapital. I kontoplanen angis Systemkonto Konto til overføring av årets resultat på denne konto Overført resultat tidligere år, for å få overført årets resultat fra driften til balansen ved Dann primoposter. Bruker du en standardkontoplan eller din egen Bruker du en standardkontoplan i Uniconta, skal du ikke tenke mer over det, systemkontoen Konto til overføring av årets resultat er satt opp. Bruker du din egen kontoplan skal du sette opp systemkontoen, Konto til overføring av årets resultat, i kontoplanen på kontoen, hvor du vil ha årets resultat fra driften overført, ved Dann primoposter. Dann primo I Finans/Vedlikehold/regnskapsår, via Dann primoblanse-knappen, dannes primosaldi i neste år. Driften nullstilles, årets resultat overføres til systemkontoen, Konto til overføring av årets resultat, i balansen, og på balansekonti overføres Ultimo siste år til Primo året etter. Du kan kjøre Dann primo så ofte du vil, og når du vil. Nye primoposter overskriver de gamle. Du kan danne primo allerede før, du avleverer til revisor. NB! etter det er dannet primo i et regnskapsår første gang, dannes ny primo automatisk, hvis det bokføres i gammelt år. Det vil si, du behøver ikke huske å danne primo det gjør systemet for deg.

51 Se primoposter Primoposter dannes automatisk når du kjører Dann primo første gang i et år, og igjen automatisk, hvis du bokfører i gammelt år. De overføres hverken til kladd eller annet, de dannes helt automatisk. Nye primoposter i et år overskriver automatisk gamle primoposter. Primopostene sees her: Kontoplanen pr. konto under Kontoutdrag Økonomi/Rapporter/Posteringer og Kontoutdrag Økonomi/Vedlikehold/regnskapsår/Knappen Primoposter (husk å markere ønsket regnskapsår først) Lukk gamle perioder (optional) Her er noen årsaker til at perioder skal blokeres eller lukkes helt for bokføring: Unngå bokføring etter avlevering til revisor: Hvis du har avlevert bokføring til revisor, og har startet på et nytt år, er det praktisk å sette periodene i gammelt år til Blokkert. Unngå bokføring i gamle perioder: Når du har avsluttet et regnskapsår, kan du blokere eller lukke periodene i det avsluttede år for å unngå at det bokføres mer i det gamle året. Blokker samme kvartal forrige år: Hvis du ikke lukker forrige regnskapsår, og du har startet på et nytt kvartal i regnskapsåret, så bør du sette samme kvartal forrige år til Blokkert. Bloker avsluttet år: Når et regnskapsår er avsluttet og avsendt, bør året Blokkeres for videre bokføring. Flere åpne regnskapsår Du kan bokføre i nytt år, samtidig med at du bokfører ferdig og avstemmer gammelt år. Det vil si at du den 1. januar kan gå i gang med fakturering og bokføring i det nye året, selv om du ikke har mottatt og bokført alle bilag for det gamle året. Etterposteringer Når din revisor/regnskapsfører er klar med årsregnskapet og eventuelle etterposteringer, skal disse etterposteringene bokføres i kladden, som alle andre bilag. Bokfør etterposteringene i bokføringskladden jfr. anvisninger. Simuler evt. kladden, før bokføring, og deretter balansen for å se om etterposteringene stemmer med revisors balanse. Vis simulert balanse Du kan kontrollere om dine etterposteringer får balansen til å gå opp med det regnskap du har mottatt fra revisor. Før du bokfører etterposteringene i bokføringskladden, kan du utskrive en simulert balanse og se om den stemmer med revisorens balanse. Hvis ikke, så må du tilbake og etterse bokføringskladden. Når balansen stemmer, kan du bokføre etterposteringene. Inntast etterposteringene i bokføringskladden. Åpne Finans/Rapporter/balanse:

52 Inkluder kladd: Angi kladden med etterposteringene som skal med i den simulerte balansen. Fra dato og Til dato: Angi datointervallet for året som skal simuleres. Klikk på Generer-knappen for å se simulert balanse. Primokonti i kontoplanen På en konto i kontoplanen kan du angi en Primokonto. Ved Dann primo overføres kontoens saldo til den angitte Primokonto, som primopost neste år. Det vil si at du får automatisk overført primosaldo fra en konto til en annen i forbindelse med Dann primo-kjøringen. Du slipper dermed manuelt å overføre f.eks. saldi på momskonti, inventar, hensettelser osv til en ny konto. Her er et eksempel fra balansen: Innredning av leide lokaler, hvor saldo på årets til- og avgang (5112 & 5113) overføres til konto 5111, Saldo anskaffelse primo, som primopost neste år. Årets til- og avgang skal jo ikke videreføres og sammenblandes med neste års bevegelser. Derfor skal saldo på disse konti overføres hvert år til konto Saldo på 5117, årets avskrivninger, føres opp som primopost neste år på konto 5116, Avskrivning primo. (Se i dansk standard kontoplan) Det kan altså være flere primoposter på en balansekonto. Utenom kontoens egen primopost kan det være saldi fra andre konti, som dermed inngår i den samlede primosaldo neste år på kontoen. Hva du tidligere har flyttet manuelt 1. januar fra en konto til en annen, kan du nå overlate til Uniconta å gjøre for deg. Utskriv balanse I Finans/Rapporter/balanse kan du utskrive årets balanse og primobalansen neste år. I standardregnskapene er det på forhånd definert et antall saldobalanser med forskjellig designs og antall kolonner. Du kan altid opprette nye balanser eller rette i de eksisterende. Se beskrivelsen av balanser.

53 Balanse for året Hvis du har tatt utgangspunkt i et standardregnskap, har du en balanse: Saldobalanse År: Hvis du ikke har en Saldobalanse År, kan du designe en ny eller rette en eksisterende. Fra og Til dato settes til hhv året til året. Primobalanse Hvis du har tatt utgangspunkt i et standardregnskap, har du en balanse: Primobalanse:

54 Hvis du ikke har en Primobalanse, kan du hurtig designe en ny eller rette en eksisterende. Fra og Til dato settes til hhv året til året. Balanse

55 Definisjon av Balanserapporter. Det kan defineres et ubegrenset antall balanserapport i Uniconta. Hopp til Layout Templates Søk Ytterligere informasjon Skal en ny balanse opprettes angis navnet i feltet Navn. Heretter trykkes på Lagre. Nå kan balansen velges i feltet Balanse rapport Forside. Her kan indtastes en forside. F.eks Ikke revidert, som kommer med på en utskrift av balansen Generer. Denne viser balansen på skjerm. Det er ikke en utskrift. Under Konti settes Fra Til konti, samt om tomme konti og/ eller sumkonti skal utelates. Under Regnskapsmal kan alternativ balanser utskrives. Se forøvrig Rapportbalanseregnskapsmaler Såfremt det velges en eller flere dimensjoner vises hver dimensjon på hver sin linje under hverandre i balansen. Kolonnebredde (Utskrivning) Her settes bredden på de enkelte felt samt Margen, skriftstørrelse og utskriftsretning Kolonne oppsettingen Navn () Det gis et navn til en kolonne Debet/kredit. Avmerkes hvis det skal utskrives både en Debet og Kredit kolonne. Motsatt utskrives kun en kolonne Inkluder Kladd. Her kan en ellers flere kladder velges. Balansen vil så bli vist inkl. den eller de valgte kladder. Under verdi kan velges: Velges budsjett skal det under Budsjettmodell velges hvilket budsjett, det skal sammenlignes med. Såfremt det velges en dimensjon, på en kolonne, vises tallene for nettopp den dimensjonen.

56 Hurtig-guide til Uniconta Oppstart Installer Uniconta Virker både på Windows PC ere og Mac. 1. Gå til www. uniconta.com og velg Prøv Uniconta gratis nå 2. Installer Silverlight og deretter Installer Uniconta. 3. I oppstartsbildet: Hvis du allerede har et brukernavn og login, benyttes det til å logge på Uniconta, ellers velg opprett ny bruker Opprett ny bruker 1. I oppstartsbildet jfr. forrige avsnitt: Angi brukeropplysninger og klikk på OK

57 2. H e r e t t e r åpnes velkomstmenyen Regnskap, opprett og velg Se i demoregnskap eller opprett regnskap Hvis du er ny i Uniconta, kan du se i vårt demoregnskap. Der kan du se, arbeide i bokføringskladden, men ikke bokføre. Opprette fakturaer osv, men ikke fakturere. Du kan opprette et regnskap, og det anbefales å ta utgangspunkt i en av standard kontoplanerne

58 Enkel konvertering fra et annet system Hvis du konvertere fra et annet system, har vi konverteringsverktøyr klar for noen systemer. Oppsetting og stamdata er klar Hvis du har valgt å opprette et regnskap med utgangspunkt i et av standardregnskapene, eller du har konvertert fra et annet system, er din oppsetting og dine stamdata klar til bruk. Velg regnskap og standardregnskap Hvis du kun har adgang til et regnskap, åpnes det automatisk. Hvis du har flere regnskaper, kan du velge regnskap her: Du kan sette standardregnskap her: Du kan alltid skifte mellom regnskaper uten å logge av Uniconta, og du kan alltid endre ditt standardregnskap. Du kan gi din revisor eller en ekstra bruker adgang til ditt regnskap. Den nye bruker skal kun opprette seg som ny bruker i Uniconta. Gi adgang til et regnskap I Firma-menyen kan du opprette nye brukere i regnskapet eller anmode om regnskapstilgang. Du skal kjenne brukerens login-id for å opprette ny bruker i regnskapet. Du skal kjenne Regnskapsnavn for å anmode om regnskapstilgang. Eieren av regnskapet får automaitisk beskjed om at det er en ny anmodning om tilgang.

59 Navigere i Uniconta Moduler velges i venstre del av skjermbildet:

60 Bånd ikonene har du i øverste del av skjermbildet: Hurtigopprett, Plus-ikonet i toppbjelken Klikk på Plus-ikonet øverst til venstre, så har du alltid adgang til hurtigopprettelse av ny kunde, vare etc.

61 Arbeide med skjermbilder Fargetema For det første kan du velge fargetema i din brukerprofil, som finnes via den lille mann i toppbjelken: Det er tre fargetemaer å velge mellom: Blå, Svart og Hvit Felt og rekkefølge Her er vi i kassekladden, som er det skjermbildet med flest felt å velge mellom, og stedet hvor du vil utnytte å skreddersy forskjellige layouts alt etter hva du bokfører. Høyreklikk i kolonne-overskriften Høyreklikk i kolonne-overskriften for å se layout-mulighetene. Her beskrives et par av mulighetene: Komprimér felt, Autotilpass kolonner Velg Autotilpass kolonner for å komprimere feltene mest mulig, dvs. få vist så mange felt som mulig. Deler av overskriften og innholdet vil være skjult. Fjern felt Klikk på feltet i kolonneoverskriften og trekk det ut av skjermbildet med musen. Feltet havner i feltoversikten og kan alltid gjeninnsettes.

62 Innsett/Velg felt Høyreklikk i kolonneoverskriften og velg Velg felt. Oversikten over mulige felt åpnes og et felt trekkes med musen opp i kolonneoverskriften. Juster feltbredden Feltbredden justeres manuelt med musen ved å trekke i kanten av feltet i feltoverskriften. Rekkefølge av felt Du kan bytte rundt på rekkefølgen av feltene med musen ved å trekke et felt til en ny plassering. Lagre, slett, Hent layout Hvis du vil beholde ditt nye design : Klikk på Layout-ikonet i båndet og velg Lagrelayout. Angi et navn til layout et. På denne måten kan du lagre flere forskejllige layouts av samme skjermbilde. Du kan hente et annet lagret layout med Hent et lagret layout og slette et layout via Slett layout.

63 Flere åpne skjermbilder, synkron visning Hver gang du åpner et nytt menypunkt, åpnes det som en ny fane i Uniconta. Det vil si at du kan ha flere åpne skjermbilder ad gangen. Høyreklikk på fane, velg Float og Dock : Velg Float for å åpne fanen i et nytt flytende vindu. Alternativt kan du trekke det ned i skjermbildet med musen. Det flytende skjermbilde synkroniseres automatisk. Hvis du eksempelvis har kontoplanen og kontoutdrag åpne samtidig og du blar til en ny konto, så synkroniseres det flytende kontoutdrag automatisk Det gjelder også, selvom kontoutdraget ikke er flytende. Konto 1010 er markert: Fanen Kontoutdrag/1010 viser posteringene:

64 Konto 1025 er markert: Fanen Kontoutdrag/1025 viser posteringene: Dock skjermbilde Høyreklikk i toppen av det flytende skjermbilde og velg Dock, hvis du vil føre det tilbake til den opprinnelige plassering. Nå er fanen parkert ved siden av de andre fanene:

65 Høyreklikk på fane New horisontal and vertical group En annen mulighet er horisontale og vertikale grupper. I bakgrunden er 4 faner åpne: Kontoplanen Kontoutdrag Salgsordre Kunder For å gjøre det lettere å arbeide med finans og kunder samtidig, skal fanene deles i to vertikale grupper i hver sin side av skjermen: 1. Høyreklikk på fanen Salgsordre og velg New vertical tab group 2. Nu er skjermen to-delt med salgsordre i høyre side 3. Høyreklikk på fanen Kundekonto og velg Move to next tab group (eller trekk fanen over i høyre side med musen)

66 nå er kunder og salgsordrer samlet på høyre side og finans på venstre side: Dobbelt-klikk er alltid lik med Åpne (konto eller posteringer) Hvis du f.eks. har valgt en Kunse, er dobbeltklikk alltid lig med Åpne posteringer Hvis du f.eks. er i Salgsordre, er dobbeltklikk alltid lik med: Åpne ordrelinjer. Rett kontonumre og varenumre direkte, ingen vanskelig kjøring Du kan alltid rette direkte i dine stamdata. F.eks. kan du rette et kontonummer direkte i kontonummerfeltet og et varenummer direkte i varenummerfeltet. Alle posteringer osv. rettes automatisk til det nye nummer. Endre og Slett Benyt alltid Endre-ikonet for å rette i opplysninger på en konto mv., eller for å slette en post.

67 Kontoplanen Aktuel balanse på konti: Kontoplanen har to kolonner med saldi på konti, dette og siste regnskapsår. Året som vises settes i Firmakartoteket. Fordelinger og Periodiseringer direkte på konto: På konto i kontoplanen kan du opprette både fordelinger og periodiseringer, som automatisk brukes, når det bokføres på kontoen. Dobbeltklikk på konto = Kontoutdrag Splitt skjerm = synkroniser skjermen f eks venstre kontoplan, høyre kontoutdrag. Bokføring Du kan kjapt: Inntaste bilag uten balanse, først når det er balanse, flyttes markøren til datofelt. Uploade scannede bilag: vedlegges automatisk Knytte scannede bilag til bankimport Overføre scannede bilag til bokføringskladden Simulere før bokføring; både kladd og balanse Få vist Alle felt, selvom de er skjult i layouten eller ligger langt til høyre i skjermen Og mye mer.