Innbydelse til åpen konkurranse. Rammeavtale for leie av elektrokyndig personell til VA-tekniske anlegg

Transkript

1 Innbydelse til åpen konkurranse Rammeavtale for leie av elektrokyndig personell til VA-tekniske anlegg Nedre Romerike vannverk IKS Nedre Romerike avløpsselskap IKS 25. januar 2013 Side 1 av 15

2 2 Innhold 1. INNBYDELSE ORIENTERING Prosjektets art og omfang Gjennomføring av konkurransen KRAV TIL TILBYDER Obligatoriske og ufravikelige krav Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Språk Manglende dokumentasjon KONKURRANSEGRUNNLAG Om konkurransen Tilbudets utforming Krav til tilbudet Referanser Kommunikasjon Åpning av tilbud og gyldighet Vurdering av tilbudene - avtaleinngåelse Undersøkelser Forbehold AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN KONTRAKTSBESTEMMELSER Generelle kontraktsbestemmelser... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.2 Spesielle kontraktsbestemmelser og opplysninger... Feil! Bokmerke er ikke definert. Side 2 av 15

3 3 1. INNBYDELSE NRV og NRA ber om tilbud fra installatørfirmaer i konkurranse om rammeavtale for utleie av personell med el-/automasjonskompetanse innenfor VA-sektoren for en periode på to år. Rammeavtalen skal kunne videreføres i to år, med ett år av gangen. Tilbudskonkurransen er en åpen konkurranse og gjennomføres i henhold til konkurranseregler spesifisert i kap. 3 i dette dokumentet. Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og ble publisert på Frist for innlevering av tilbud: Fredag 15. februar 2013, kl Tilbudet skal være gyldig i 90 dager etter innleveringsfristen. Tilbudsdokumentene skal være datert og underskrevet, og merket Tilbud elektropersonell VA NRV og NRA. Tilbudet skal stiles til NRV og NRA, og gjelder for tjenester til begge selskaper: NRV og NRA Strandveien Strømmen Tilbud gis med forpliktende tilbudsbrev, samt aktuelle vedlegg. Eventuelle forbehold skal femkomme tydelig etter anvisninger i kap Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget eller rammeavtalene rettes til elektro/ikt-sjef for selskapene, Jan Halvorsrud, tlf: , jan.halvorsrud@nrva.no. Strømmen, 25. januar 2013 Jan Halvorsrud (elektro/ikt-sjef) Side 3 av 15

4 4 2. ORIENTERING NRV og NRA er to separate interkommunale selskaper med felles lokalisert administrasjon og daglig leder. Mer informasjon om selskapene finnes på Selskapene vil med bakgrunn i dette konkurransegrunnlaget inngå en felles rammeavtale med ett installatør firma. For å sikre en enhetlig behandling av eventuelle henvendelser i tilbudsfasen, skal alle henvendelser rettes til elektro/ikt-sjef, jfr side 3 og kap Prosjektets art og omfang Selskapene ønsker å knytte kontakt med et veletablert installatørfirma som i tillegg kan dokumentere kunnskap og referanser fra andre arbeidsoppdrag innenfor VA sektoren. Avtalen kan også innbefatte leveranse av materiell. I tilbudet skal det fremgå hvilke fortjeneste som legges til grunn. Prosent på slag på innkommende faktura. For hvert av selskapene (NRV og NRA) vil det for avtaleperioden være snakk om ca. leveranse til en anslått verdi av ca 1 millioner kroner. 2.2 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, der det tas sikte på å inngå en rammeavtale med et foretak for en periode på år. Rammeavtalen skal kunne videreføres i to år, med ett år av gangen. Vurdering av tilbudene vil foregå med en fremdrift som tilsier inngåelse av rammeavtaler pr. mars Regler for gjennomføring av konkurransen fremgår av kap. 4. Tildeling av kontrakt (rammeavtale) vil bli basert på de økonomisk mest fordelaktige tilbudene. Kriterier som blir lagt til grunn for avgjørelse av konkurransen fremgår av kap Kontrakt og avtaleperiode Rammeavtalen har en varighet på to år med mulighet for kunden til ytterligere prolongering inntil to år, med ett år av gangen (1 +1). Avtalen vil gjelde fra ca Oppdragsgiveres beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Oppdragsgiveres standard avtalevilkår (vedlagt) utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag. Side 4 av 15

5 5 2.4 Gjennomføring av konkurransen Vurdering av tilbudene vil foregå med en fremdrift som tilsier inngåelse av rammeavtale pr. ca 1. mars Regler for gjennomføring av konkurransen fremgår av kap. 4. Tildeling av kontrakt (rammeavtale) vil bli basert på de økonomisk mest fordelaktige tilbudene og etter kriterier som blir lagt til grunn for avgjørelse av konkurransen fremgår av kap Pris- og leveringsbetingelser Som utgangspunkt for prisangivelsen benyttes prisskjema i vedlegg 2. Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgiveres standard avtalevilkår (vedlegg 3). Det skal sendes en faktura pr. bestilling, spesifisert på referansen som blir opplyst ved hver bestilling. Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 2.6 Tilbudskjema Tilbudkjema (vedlegg 2) skal fylles ut av tilbyder. 2.7 Prisregulering Anbudets priser forutsettes fast i kontraktsperioden. Dersom avtalens løpetid forlenges i henhold til pkt. 2.3, gis begge parter rett til prisjustering i henhold til endringen i konsumprisindeksen og evt. valutajustering. Prisen reguleres kun i forbindelse med evt. forlengelse av avtaleperioden, dvs. maksimalt to ganger med ett års mellomrom. Grunnlaget for reguleringen er gjeldende konsumprisindeks ved dato for inngåelse av kontrakt. Dersom det også skal kunne foreta valutajustering må tilbudet inneholde informasjon om hvor stor andel av prisen som er valutapåvirket og hvilken valutasort det gjelder. Grunnlaget for evt. valutajustering er dato for inngåelse av kontrakt. 2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger. Tilleggsopplysninger kan gis senest Opplysninger sendes samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2.9 Rettelser mv av konkurransegrunnlaget Innen tre dager før tilbudsfristens utløp har oppdragsgivere rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Side 5 av 15

6 Kontakt/Kommunikasjon All kommunikasjon i tilbudsfasen skal foregå mellom den representant tilbyder oppnevner og den nedenfor oppgitte kontaktperson for oppdragsgivere. Korrekt adresse for all kommunikasjon er: Jan Halvorsrud NEDRE ROMERIKE VANNVERK IKS NEDRE ROMERIKE AVLØPSSELSKAP IKS Strandveien 22, N-2010 Strømmen, Norway F: M: jan.halvorsrud@nrva.no. Kontakt rettet mot andre enn ovennevnte kontaktperson under utarbeidelse eller evaluering av tilbud vil kunne føre til diskvalifisering av tilbyder. All kontakt skal skje skriftlig; pr. e-post eller pr. post. Spørsmål vedrørende forespørselen vil bli besvart med anonymiserte likelydende tilsvar til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Side 6 av 15

7 7 3. KRAV TIL TILBYDER Oppdragsgivere kan stille krav til tilbydere for å sikre at de er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det er en forutsetning for avtalen at det til enhver tid er det samme personell som blir tildelt oppdrag hos selskapene. Årsaken til dette er at vi har til dels komplekse og store anlegg. Det er da viktig at vedkommende etter hvert blir godt kjent i anleggene. Et absolutt krav er dokumentasjon på gjennomført FSE kurs. Det vil være en fordel hvis det kan dokumenteres at personell har lift sertifikat. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest Merverdiavgiftsattest HMS-erklæring Skatte- og merverdiavgiftsattest Tilbydere skal framlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Det skal ikke foreligge manglende betaling. HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at han oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 3.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyder skal ha et lovlig registret foretak. Tilbyder skal levere dokumentasjon i form av firmaattest med informasjon om leverandørens navn og adresse samt organisasjonsnummer. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Det stilles krav om god økonomi. Der leverandøren har gyldig grunner til ikke å kunne framlegge den dokumentasjon oppdragsgivere har anmodet om, må han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med annet dokument som oppdragsgivere kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgivere for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 7 av 15

8 8 Oppdragsgiveres kvalifikasjonskrav Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Det kreves god økonomi Leverandørens siste årsberetning til Brønnøysundregisteret, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Framleggelse av årsregnskap eller utdrag av dette relatert mot denne avtalen Ved nystartet firma; en finansieringsbekreftelse ved henvisning til egenkapital eller bekreftelse fra bank Omsetning siste 3 regnskapsår for foretaket og for de ytelser kontrakten omtaler 3.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgiveres kvalifikasjonskrav Det kreves erfaring fra leveranser til tilsvarende anlegg. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Foretakets viktigste leveranser av denne type, se også punkt 4.4. Kvalitetssikring og HMS Beskrivelse av foretakets system for kvalitetssikring og HMS relevant for denne leveransen 3.5 Språk Kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør skal kunne foregå på norsk eller skandinavisk språk. Det samme krav stilles til utleid personell. Tilbudet skal være utformet på norsk. 3.6 Manglende dokumentasjon Dersom dokumentasjon på oppfyllelse av krav til tilbyder ikke er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgivere vurdere tilbyder som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Dersom skatteattest, merverdiavgiftsattest eller HMS-erklæring ikke er levert innen anbudsfristens utløp, kan oppdragsgivere fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom tilbyder har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgivere benytter denne retten. Side 8 av 15

9 9 4. KONKURRANSEGRUNNLAG 4.1 Om konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69, med prosedyre for åpen anbudskonkurranse. 4.2 Tilbudets utforming Tilbudet inklusive underskrevet, forpliktende tilbudsbrev skal leveres i lukket konvolutt, merket i samsvar med opplysninger i tilbudsinnbydelsen. Tilbud levert pr. e-post aksepteres ikke. Eventuelle avvik eller forbehold fra konkurransegrunnlaget skal oppgis og prises i tilbudsbrevet (se kap. 4.9). 4.3 Krav til tilbudet Tilbudet skal inneholde: Tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema Organisering og bemanning Presentasjon av tilbyders og tilbudte medarbeideres kompetanse og aktuelle CV-er, med relevans til forespørselen. Referanseliste (se kap. 4.4) Alle dokumentasjonskrav fremsatt i kap. 3, og ellers i dette dokumentet 4.4 Referanser Tilbyder skal oppgi referanser. Referansene kan med fordel gjelde for oppdrag utført på tilsvarende/lignende anlegg. Referanselisten skal inneholde 5 leveranser av nyere dato (ikke eldre enn 3 år). Listen skal inneholde navn på anlegg/kunde, hva som ble levert/utført, årstall for leveransen og navn på kontaktperson med riktige og oppdaterte kontaktdata (telefon og/eller e-post). 4.5 Kommunikasjon All kommunikasjon i tilbudsfasen skal foregå mellom den representant tilbyder oppretter og oppdragsgivers elektro/ikt-sjef. All kontakt skal foregå skriftlig pr. e-post. Spørsmål vedrørende konkurransen vil bli besvart med anonymiserte likelydende tilsvar på doffin.no. 4.6 Åpning av tilbud og gyldighet Det foretas ikke offentlig åpning av tilbudene og protokoll fra åpningen vil ikke bli utlevert. Tilbudet skal være bindende i 90 dager fra innleveringsfristen. Tilbud som kommer inn etter fristens utløp vil bli avvist. Side 9 av 15

10 Vurdering av tilbudene - avtaleinngåelse Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Det skal ikke føres forhandlinger mellom partene før avtale eventuelt er inngått. Oppdragsgiver kan imidlertid ta kontakt med den enkelte tilbyder for å avklare eventuelle uklarheter i tilbudet. 4.8 Undersøkelser Tilbyder skal ved aktiv undersøkelse ha gjort seg kjent med alle forhold som kan ha betydning for tilbudet. Feiltagelser eller unnlatelse på dette punkt berettiger ikke til innrømmelser. 4.9 Forbehold Forbehold skal klart framgå i eget punkt i tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbeholdene skal være presise og være gitt i en slik form at deres økonomiske konsekvenser kan vurderes uten kontakt med tilbydere ved tilbudsbedømmelsen, selv om de også er anmerket i andre dokumenter. Forbehold og anmerkninger som tilbyder gjør i tekst eller mengdeoppstilling uten å omtale dem konkret i tilbudsbrevet, anses som ugyldige. Tilbyderen skal gjennom befaring ha gjort seg kjent med alle stedlige forhold av betydning for tilbudet. Feiltagelse eller unnlatelse på dette punkt berettiger ikke tilbyderen til noen innrømmelser i form av forlenget anleggstid, tilleggs godtgjørelse eller lignende. Side 10 av 15

11 11 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Selskapene ønsker som nevnt å inngå rammeavtaler for innleie av personell med elektro- /automasjons erfaring relatert til VA-tekniske anlegg. Tildelingskriterier som legges til grunn ved valg av foretak for rammeavtale er her listet opp i ikke prioritert rekkefølge. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av vekting av tildelingskriteriene listet nedenfor. Tildelingskriterier: Timepris 30 % Kompetanse 45 % Kapasitet 25 % Pris Timepris inkl. biutgifter. Påslag ved innkjøpte varer skal synliggjøres i tilbudet Kompetanse Relevant kompetanse for firmaet og for tilbudt personell med basis i CV og referanser. For navngitt personell må opplysninger om arbeidssted, relevante prosjekttyper og roller, og tilgjengelighet angis. Erfaring relatert til VA-tekniske anlegg vektlegges. Kreative forslag og opplegg for hvordan rammeavtalen best mulig kan legges opp til beste for NRV/NRA innenfor de angitte rammer. Kapasitet Opplegg for hurtig oppstart av tildelte oppdrag og forpliktelser til å ha kapasitet. Beskrives i tilbudet. Side 11 av 15

12 12 Vedlegg 1: Tilbudsskjema Firmaets oppdragsansvarlig bes angitt. Med oppdragsansvarlig menes person som koordinerer firmaets aktiviteter innen rammeavtalen. Det er ønskelig at oppdragsansvarlig innehar myndighet til ressursplanlegging og kontraktsinngåelse. Firma: Oppdragsansvarlig: Fagområde:... Fagansvarlig:... Fagområde:... Fagansvarlig:... Fagområde:... Fagansvarlig:.... Timepriser for aktuelt personell skal angis i følgende tabeller, både generelle timepriser og spesielt for tilbudt personell. Prisene skal inkludere ytelser som angitt i punkt 5.2. Prisene oppgis eksklusive mva. Timepriser for aktuelt personell: Kategori Kr./time Tegnere / DAK-operatører.. Automatikker / elektrikker... Side 12 av 15

13 Høydebasseng Trykkred./økn.stasjon vann Pumpestasjon spillvann Vannbehandling Avløpsrensing Nyanlegg Rehabilitering 13 Timepriser spesifisert for tilbudt personell. Det bes om avkrysning for hvilke prosjekttyper og roller medarbeiderne har relevant og oppdatert kompetanse fra. CV'er for tilbudt personell skal vedlegges tilbudet. Type arbeidsoppgave Behandlingsanlegg og VA-transportsystemer nettinstallasjoner (Kategori 3) (Kategori 2) Navn medarbeider Timepris Side 13 av 15

14 14 Dette tilbudet er supplert med forpliktende tilbudsbrev datert.... Forutsetninger og forbehold for rammeavtalen er beskrevet i tilbudsbrevet....den Stempel og underskrift Side 14 av 15

15 15 Vedlegg 2: Utkast til avtaledokument for enkeltavtaler underlagt rammeavtalen (oppdragsbekreftelse): Oppdragets navn Oppdragets omfang og framdrift Representanter NRA og NRV Kontraktsbestemmelser Som alminnelige kontraktsbestemmelser gjelder NS8401/NS8402/ Betingelser honorar og fakturering Betalingsmodell: Fast pris / medgått tid / øvre ramme Honorar: Biutgifter: Merverdiavgift: Fakturering: Timepriser: Pr. 30 dager Spesielle betingelser Oppdragsgiver Utførende Sted, dato Sign. og stempel Sted, dato Sign. og stempel Side 15 av 15