Sluttrapport for utvikling av ny nasjonal database for godkjenning av utenlandsk utdanning

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Sluttrapport for utvikling av ny nasjonal database for godkjenning av utenlandsk utdanning Versjon Prosjekteier: Agnethe Sidselrud, Samarbeidstiltaket FS Prosjektleder: Martin Sagen, USIT-SUN 1. Bakgrunn Kravspesifikasjonen av utarbeidet av en nasjonal arbeidsgruppe oppnevnt av Kunnskapsdepartementet (KD) høsten 2011 og bevilgning fra KD til Universitets senter for informasjonsteknologi (USIT) danner grunnlag for utviklingsprosjektet. 2. Mandat Prosjektgruppen skulle med utgangspunkt i kravspesifikasjonen av utforme og igangsette en løsning som gjør det mulig for lærestedene og NOKUT å få innsyn i hverandres saksbehandling av saker om godkjenning av utenlandsk utdanning. Etablering av databasen vil bidra til en standarisert løsning for behandling av godkjenningssaker. Behandling av personopplysninger i den nasjonale databsen er regulert i Personopplysningsloven 8. Avlevering av vedtak om godkjenning av enkeltpersoners utenlandske utdanning fra institusjonene under lov om universiteter og høyskoler til den nasjonale databasen er lovfestet og hjemlet i Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning 6-2 med merknader (videreført 5-2 i Forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning, med merknader). 3. Personressurser Faggruppe: Ragnhild Paulsen Hamre, Høgskulen i Volda Gry Eva Alterskjær, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Marianne Øhrn Johannessen, Universitetet i Agder Rigmor Øvstetun, Høgskolen i Gjøvik Rolf Lofstad, NOKUT Utviklingsgruppe: Marius Syverstad Fossum, USIT Alen Milkovic, UIST Kari Helene Tofsrud, USIT Rikke Kristin Gåsholt, USIT Matija Puzar, USIT 1

2 Andre utviklere involvert: Geir Magne Vangen, USIT Richard Edvin Borge, USIT 4. Framdrift Prosjektgruppen holdt to møter: prosjektet ble startet med oppstartsamling 19. juni 2013 og det ble avholdt en avsluttende samling 13. november. Tiden mellom samlingene ble brukt til utvikling av databasen og applikasjonen og tiden etter 13.november ble brukt til testing og ferdigstillelse av applikasjonen. Utviklingen er i hovedsak ferdigstilt innen utgangen av Hovedpunkter i den tekniske leveransen Valg av teknologi og overordnet arkitektur. Laget detaljert spesifikasjon Design og etablering av database. Oppsett av utviklingsmiljø Utredet og implementert søketeknologi Laget Webapplikasjon/brukergrensesnitt Laget tjeneste for å lese inn saker og brukere til GAUS Laget tjeneste for å trekke ut data og brukere fra FS Opprettet testmiljø Laget påloggingsfunksjon for FEIDE og ID-Porten Etablere Prod-miljø Beskrivelse av hovedfunksjonalitet i applikasjonen vedlegges denne rapporten. 6. Avklaringer i forhold til kravspesifikasjonen Kravspesifikasjonen USIT fikk som grunnlag for utvikling, inneholdt noen uavklarte punkter og ønsker som utviklingsgruppen ble bedt om å ta stilling til: 6.1. Nytt navn for systemet Arbeidsgruppen har foreslått: Søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier (GAUS) 6.2. Ønske om å kunne vise tilknyttede elektroniske saksdokumenter i GAUS Det er laget løsning for å importere dokumenter tilknyttet en sak, og for å vise fram disse i GAUS. Det er mulig å utvikle søk til også å omfatte innhold i disse. FS er nå tilrettelagt for å kunne angi eksplisitt knytning mellom godkjenningssak og dokument(er), og eksport av disse til GAUS. Der kan man også angi hvis et slikt tilknyttet dokument ikke er passende å eksportere til GAUS. Det vil i framtiden være økende grad av at søker selv laster inn saksdokumenter i FS, og disse må kontrolleres for sensitive opplysninger før de eksporteres Forslag om funksjon for saksbehandlere å kunne legge inn kommentarer i andre institusjoners saker Arbeidsgruppen har ikke konkludert om denne funksjonen skal utvikles. Funksjonen er foreløpig ikke laget; det er imidlertid tilrettelagt i GAUS for enkelt å finne kontaktopplysninger til den som har vært saksbehandler i en sak, slik at kontakt og diskusjon kan foregå i andre kanaler Rapporter Det er tilrettelagt for enkelt å finne fram data og tall som tilfredsstiller eksemplene som angis kravspesifikasjonen (samt alle mulige andre kombinasjoner). Det er ikke laget egen visning av statistikk eller 2

3 egne utskrifter av hele slike uttrekk, da vi ikke til nå har konkrete eksempler på hvordan dette skal benyttes. Det er laget funksjon for utskrift/ rapport av enkeltsaker. Bestillingen om rapport over bekreftede forfalskninger er ikke laget, ettersom dette er data som ikke kan registreres i GAUS - ei heller i kildesystemene som avgir data til GAUS. Merk at i det øyeblikk en sak ikke lenger er gyldig i kildesystemet, slettes den også automatisk fra GAUS Systemeierskap/forvaltning Etter brev 13/4816 av fra KD, legges dette til Samarbeidstiltaket FS, og overføres deretter til eventuelt nytt organ for FS og SO. 7. Ressursbruk Det er pr ført 2205 timer i prosjektet. 8. Forvaltning og videre utvikling av løsningen 8.1. Etablere forvaltning Samarbeidstiltaket FS forbereder og etablerer forvalting av systemet. Forvaltingen ivaretar informasjon, håndtering av brukere fra institusjoner som ikke bruker FS, brukerstøtte og opplæring, organisering av ekspertgruppe, produkteierskap og bestillerfunksjon overfor utviklergruppen, kontakt mot uviklere av andre involverte kildesystemer, koordinering mot driftsleverandør, testing og generell kvalitetssikring av systemet. Samarbeidstiltaket FS ivaretar informasjon til UH-institusjonene ved bl.a. å etablere en nettside med lettforståelig brukerveledning, lenker til informasjon om retningslinjer for godkjenning, relevant informasjon hos NOKUT (saksbehandlerhåndboken), informasjon om utdanningssystemer, GSU-listen, lenker til offentlig tilgjengelige godkjenningsdatabser i andre land Ekspertgruppe Det er naturlig at det etableres en ekspertgruppe på lik linje med grupper som er etablert for andre applikasjoner som forvaltes under Samarbeidstiltaket. Det er i tillegg viktig at også NOKUT har deltaker i denne. En slik ekspertgruppe skal representere brukere og institusjoner, og kanalisere erfaringer og ønsker om ny utvikling inn til forvaltningen. Samarbeidstiltaket FS nedsetter og drifter en slik ekspertgruppe. Det er planlagt at en ekspertgruppe for GAUS er operativ fra høsten Rutiner og kvalitetssikring GAUS leser inn alle saker som blir oversendt fra kildesystemene. Kvaliteten og graden av standardisering avgjøres derfor i registreringen i kildesystemet, og i kriteriene som angis for kildesystemets uttrekk. En rutinebeskrivelse for bruk av Godkjenningsmodulen i FS vil indirekte være med å sikre kvaliteten i sakene som ligger i GAUS Avslutting av NAG-basen Alle saker som nå ligger i gamle NAG vil hentes inn i GAUS på nytt via FS. Det er derfor ingen behov for å konvertere gamle NAG-data. Det finnes ingen saker fra NOKUT i NAG. Den gamle NAG legges ned pr dvs. dato for produksjonssetting av GAUS. Det tas backup av gamle NAG- basen, som arkiveres i 5 år Ressursbehov Det anslås at forvaltning og systemutvikling til sammen utgjør 0,5 årsverk. 3

4 9. Konvertering av NOKUTs vedtak fra nåværende system til GAUS - kostnader og nytteverdi NOKUT har startet en omfattende prosess for overgang til nytt saksbehandlingssytem ESAM, og vil fra det systemet tilrettelegge for automatisk eksport til GAUS. NOKUT har ikke ressurser for å tilrettelegge for automatisk eksport av godkjenningsvedtak fra sitt nåværende system til GAUS. NOKUT har levert uttrekk med om lag 200 saker til prosjektet for å kartlegge hvordan en eventuell innlegging av saker ved hjelp av engangsimport fra nåværende system kan foregå. Det vil innebære manuelle tilpasninger pr. sak ved NOKUT og USIT, samt skriving av et innlastingsprogram ved USIT. USIT har estimert at konverteringen av NOKUTs vedtak fra nåværende system til GAUS vil kreve timeforbruk ved USIT på 550 timer Kvantifiserbar og ikke-kvantifiserbar nytte Det er et mål for tjenesten GAUS å sikre en god og systematisk informasjonsdeling mellom institusjonene og NOKUT. GAUS ble utviklet for å effektivisere saksbehandlingen ved å gi kortere saksbehandlingstid ved vurdering av høyere utenlandsk utdanning, bidra til større grad av likebehandling av søknader ved institusjonene, gi bedre informasjon til saksbehandlerne og redusere grad av dobbeltarbeid ved institusjonene (i tilfeller der en og samme søker ber om å få sin utenlandske utdanning vurdert ved to eller flere godkjenningsinstanser). I tillegg vil på sikt GAUS kunne gi myndighetene bedre statistikkgrunnlag mht bedre utnyttelse av innvandreres kompetanse. NOKUT avgjør om utenlandsk utdanning skal godkjennes som generelt likestilt med akkreditert norsk høyere utdanning. Dette gjøres både på avbrutte utdanninger og deler av utenlandske studier og hele grader/utdanninger fra utlandet. Overføringsverdien i denne typen generelle vedtak vil være stor. NOKUTs generelle godkjenning vil være retningsgivende ved institusjonenes behandling av søknader om godkjenning som faglig jevngod med grad eller utdannig som gis ved den enkelte institusjon etter uhl. 3-4 tredje ledd. Tilgang til vedtakene vil bidra til umiddelbar heving av kompetanse og kvaliteten på godkjenningsarbeidet og likebehandling av søkere på nasjonal basis. Institusjonene har begrenset mulighet til å opparbeide seg robust kompetanse på godkjenningsfeltet: saksbehandlingen foretas av studiekonsulenter som ofte jobber alene og kompetansen forsvinner med personalet. NOKUT har derimot landets høyeste kompetanse på feltet og stor erfaring med kvalitetssikring av vedtak. NOKUTs vedtak er derfor godt egnet som innhold i GAUS som vil gi institusjonene godt datagrunnlag for eget godkjenningsarbeid. Databasen er pr i dag en lukket base med effektive løsninger for pålogging og adgangskontroll slik at kun saksbehandlere som jobber med godkjenningssaker (ved UH-institusjonene og ved NOKUT) får adgang til vedtak som ligger i basen. Nedenfor følger eksempel på antall godkjenningssaker ferdigbehandlet i 2012 (fordelt på fakultet) ved Universitetet i Oslo: Teologisk fak. 29 Humanistisk fak. 476 Juridisk fak. 114 Mat.naturvitensk. fak. 610 Samfunnsvit. fak. 485 Utdanningsvit. fak. 129 Medisinsk fak. 53 Tverrfak

5 Antall saker behandlet av NOKUT hvert år anslås til å være ca Tilgjengeliggjøring av vedtakene vil gi institusjonene bedre vurderingsgrunnlag og umiddelbar besparelse i saksbehandlingstid. Det godkjennes flere hundre utenlandske utdanningsprogram fordelt på flere tusen søknader om vurdering/godkjenning ved institusjonene i UH-sektor i Norge. En engangsimport av NOKUTs vedtak fra f.eks ville være av stor betydning for institusjonene og en viktig del av innholdet i det nylanserte GAUS våren Utifra det antatte tekniske omfanget for esam prosjektet, vil arbeidet med integrasjonsløsning mellom esam og GAUS anslås til å være avsluttet først i midten av Økende internasjonalisering av norsk utdanning gir større kompleksitet i godkjenningssakene. I tillegg øker antall og grad av profesjonalisering av diploma mills og useriøse aktører i utdanningssektor på verdensbasis alt dette forsterker behovet for tettere samarbeid og effektiv informasjonsdeling mellom norske UHinstitusjonene og NOKUT. Samarbeid mellom FS, USIT og NOKUT rundt en eventuell import og konvertering av de ulike informasjonselementer i NOKUTs vedtak vil være et forberedende og kvalitetssikrende tiltak på veien til en velfungerende automatisk integrasjon mellom esam og GAUS Kostnader USIT har mottatt et testuttrekk av ca. 200 vedtak fra NOKUTs database. Basert på gjennomgang og testimport av ca. 200 testvedtak eksportert fra NOKUTs database i excel-format, vurderer USIT at innlegging av NOKUTs 2013-vedtak (ca. 5000) i GAUS vil kreve ressurser til å utføre følgende oppgaver: USIT Skrive et konverteringsprogram 100 timer USIT Utvikle en webapplikasjon som brukes til en semimanuell gjennomgang av vedtakene forut for den maskinelle konverteringen 200 timer USIT Gjennomgang av vedtakene 300 timer USIT Maskinell konvertering 0 timer NOKUT Foreta excel uttrekk fra sin FileMaker-database (herunder skille ut vedtak unntatt offentlighet) Estimat ikke foretatt NOKUT Foreta en manuell gjennomgang av vedtakene i excel-format? Estimat ikke foretatt 5

6 VEDLEGG Søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier (GAUS) -beskrivelse av applikasjonen Versjon pr Formål med tjenesten Gaus gir saksbehandlere som jobber med godkjenning av utenlandsk utdanning tilgang å lese andre institusjoners behandling og vedtak. Innsyn i hvordan andre behandler saker, for eksempel fra samme land eller samme utdanningsinstitusjon som sak man selv har under behandling, vil man kunne spare tid, øke kvaliteten og bidra til å sikre likebehandling. 2. Hvem kan benytte tjenesten? Det må gis eksplisitt tilgang til GAUS. For FS-institusjoner gis tilgang ved å tildele en saksbehandler rollen FS_GAUS i FS. Vedkommende blir deretter automatisk lagt over som bruker i GAUS. Institusjoner som ikke benytter FS får opprettet sine brukere gjennom kontakt med fs-support@usit.uio.no. 3. Logge på GAUS Når tilgang er gitt, kan bruker logge seg på med Feide eller med ID-porten. 6

7 4. Søke i GAUS GAUS har et enkelt fritekstsøk og et avansert søk. I tillegg kan man i søkeresultatet drille videre ned ved å klikke på aktuelle kriterier i venstremenyen (fasetter). 4.1 Fritekstsøk I fritekstsøket får man treff i alle saker som på noe vis inneholder søkeordet. Ved søk i flere ord samtidig får man treff i saker som har minst ett av ordene. 4.2 Avansert søk I det avanserte søket får man mulighet til å søke i spesifiserte felter, og til å bygge opp søk bestående av flere kriterier. Søk mot institusjoners navn gjør oppslag i bokmål-, engelsk- og nynorsknavn. I både nåværende navn og fra navnehistorikken. Operatorvalgene tilpasses etter hvilket felt man søker i. Der det er faste alternativer i Verdi, presenteres brukeren en forhåndsutfylt liste. For land vises kun de land det faktisk finnes saker fra. Det er mange felt det er mulig å søke i: merk at hvis man begynner å skrive i søkefeltet, kommer det opp forslag til felt som matcher. Skriver man dato, kommer alle felt som inneholder dato opp og kan enkelt velges. 7

8 4.3 Fasetter Når søk er utført, kan man i fasettene som vises i venstremenyen drille seg videre nedover i søkeresultatet. Ved f. eks å klikke på et institusjonsnavn, vises da kun saker fra denne institusjon, samtidig som de opprinnelige søkekriteriene holdes inntakt. 4.4 Sortering av søkeresultater Søkeresultat presenteres med sakene som vises sortert etter Relevans. Saker der søkeord(ene) finnes i de mest sentrale feltene vises først: navn på person, ekstern institusjon, land, saksbehandlende institusjon mfl. Søker man etter et tall, vil alltid sak med denne Gaus-id vises først. Ved å endre sorteringskriterium, sorteres rekkefølgen på sakene direkte. 8

9 4.5 Lagre eller dele et søk Hvis man har satt opp et søk man ønsker å ta vare på til senere bruk, kan man lagre søket. Trykk på hjertet og angi navn. Når søket er lagret, gjenfinnes det under Favoritter i den horisontale toppmenyen. Søket kan også deles med andre. Velg del-ikonet til venstre for hjertet. URL som vises inneholder søket, og kan deles pr. e-post, eller den kan kopieres og limes inn i dokumenter. 9

10 5. Visning av enkeltsaker Fra søkeresultatet åpner man selve saken. Saken presenters med en ingress og med saksinnholdet sortert i fem lameller som åpnes eller lukkes etter ønske. 5.1 Lagre bokmerke for sak Ved å trykke på hjertet, lagres saken i Favoritt-menyen. 6. Overføring av saker fra kildesystemene 6.1 Uttrekk fra FS Fra FS overføres saker automatisk fra Godkjenningsmodulen, der eksternstudier som inngår i saken er fra utenlandsk lærested. Det overføres kun saker som er tilknyttet felleskoder for sakstype og sakstatus. Kodene må være aktiv og ha Eksport GAUS =J. Dokumenter som er eksplisitt knyttet til saken, og som i tillegg har Send GAUS =J, blir overført. 6.2 Oppdatering ved endring Når saker endres i FS etter at de er overført til GAUS, vil GAUS oppdateres automatisk. Hvis endringen er slik at saken ikke lenger oppfyller eksportkriteriene, slettes den automatisk fra GAUS. 10