NOKUT Nasjonalt kompetansesenter for utenlandsk utdanning En fleksibel kunnskapsdatabase erfaringer med NOKUTs interne wiki

Transkript

1 NOKUT Nasjonalt kompetansesenter for utenlandsk utdanning En fleksibel kunnskapsdatabase erfaringer med NOKUTs interne wiki Ane Benedicte Lillehammer rådgiver

2 Hovedpunkter i presentasjonen Hva gjør NOKUT Hva gjør Nasjonalt kompetansesenter for utenlandsk utdanning Hvordan ble prosjektet satt i gang Hva er formålet med NOKUTs interne wiki Hvordan er NOKUTs interne wiki strukturert Hva brukes NOKUTs interne wiki til i dag Hvilke muligheter ligger det i databasen slik den er i dag Hvilke utfordringer ligger det i databasen slik den er i dag Hvilke andre databaser har kompetansesenteret som brukes til kunnskapsdeling Oppsummering 2

3 Hva gjør NOKUT Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen er et faglig uavhengig organ under Kunnskapsdepartementet NOKUT har som formål å sikre og fremme kvalitet i høyere utdanning og fagskoleutdanning Etablert i 2003: 10 års jubileum i år! 3

4 Hva gjør Nasjonalt kompetansesenter for utenlandsk utdanning Ble etablert i siste kvartal av 2012 En sammenslåing av INVIA og Avdeling for utenlandsk utdanning Jobber med: Godkjenningsfaglig arbeid Informasjonsarbeid Nasjonale fellesoppgaver Nøkkeltall fra 2012: 5125 individuelle søknader 4414 enkeltvedtak gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 2,8 måneder Kompetansesenteret forventer en økning av søknader og henvendelser i

5 NOKUTs interne wiki 5

6 Hvordan ble prosjektet satt i gang Man ønsket å finne en lavterskel IT-løsning med tanke på kunnskapsdeling i det godkjenningsfaglige arbeidet Etter å ha undersøkt ulike løsninger bestemte man seg for wiki. Man valgte denne fordi den er gratis er fleksibel kan tilpasses enhetens behov kan bygges ut både vertikalt og horisontalt Førstesiden ble opprettet mars

7 Hva er formålet med NOKUTs interne wiki Kunnskapsdatabase samle og dele kunnskapen som finnes i enheten Ta vare på informasjon og kunnskap Samle små og store kunnskapsbiter Alt fra overordnet til detaljert informasjon som er relevant for arbeidsprosessene i enheten Samle og skriftliggjøre interne rutiner og retningslinjer 7

8 Status Databasen er kontinuerlig under utvikling Teknisk Log-in funksjon Spore endringer E-post melding til enheten når informasjon oppdateres/endres (manuelt) Mål Alle i enheten skal være med på å dele kunnskapen de har ved å legge ut informasjon i wiki 8

9 Hvordan er NOKUTs interne wiki strukturert 9

10 Flere nivåer i strukturen både horisontalt og vertikalt Bilde er fjernet for publisering på nett 10

11 Hva brukes NOKUTs interne wiki til i dag Opplæring av nye ansatte Deler kunnskap etter kurs og seminarer Samler og skriftliggjør interne rutiner og retningslinjer Deler notater med juridiske utredninger Legger inn gammel og ny informasjon om utdanningssystemer i ulike land Legger inn ny informasjon om ny praksis Legger inn viktig informasjon om ulike problemstillinger knyttet til saksbehandling i godkjenningsarbeidet 11

12 Eksempel på landinformasjon Bilde er fjernet for publisering på nett 12

13 Eksempel på ulike notater som er lagt ut Bilder er fjernet for publisering på nett 13

14 14 Hvilke muligheter ligger det i databasen slik den er i dag Mulig å dele informasjon på en lett tilgjengelig måte Informasjonen kan legges ut i ulike lag i strukturen Relatert informasjon kan lenkes opp mot hverandre i de ulike nivåene Man kan laste opp ulike filformat som lagres i databasen Man kan legge inn lenke til nyttige nettsider Søkefunksjonen henter opp flere treff enn hovedsidene Enkel å bruke

15 Dokumentasjonskrav Bilde er fjernet for publisering på nett 15

16 Bilde er fjernet for publisering på nett 16

17 Bilde er fjernet for publisering på nett 17

18 Søkefunksjon med og uten stjerne 18

19 Antall treff i strukturen med søkeordet «mastergrader» Bilde er fjernet for publisering på nett 19

20 Hvilke utfordringer ligger i databasen slik den er i dag Skape en overordnet struktur som legger til rette for informasjonsdeling i de ulike nivåene i databasen Konvertering fra et filformat til wikis format når man legger inn ny informasjon Opplasting av ulike filer (pdf, ppt osv.) Utarbeidelse og vedlikehold av sidene Unike sider 20

21 Hvem skal legge ut hva og når ansvarsfordeling og opplæring Kunnskapsfeltet er ikke statisk, men dynamisk. Informasjon i bevegelse. Hvordan ivareta kronologi og historikk samtidig som oppdatert informasjon er lett tilgjengelig og kommer tydelig frem? Eierskap til databasen blant alle ansatte 21

22 Hvilke andre databaser har kompetansesenteret som brukes til kunnskapsdeling Lukket nettforum for autorisasjonsordningene «Forum for godkjenningskontorer» Pålogging med brukernavn og passord Kunnskapsdatabase, kunnskapsdeling og kommunikasjon Hovedvekt på Kontaktpunktfunksjonen (EUdirektivet) Begrense hva som blir lagt ut. Åpent for eksterne aktører 22

23 Oppsummering Et fleksibelt verktøy for kunnskapsdeling En god kilde for informasjon om fagkunnskap, interne retningslinjer og rutiner En kunnskapsdatabase som er dynamisk og i utvikling sammen med feltet man jobber i Krever at man følger opp og utvikler databasen i henhold til behov Krever et system for kvalitetssikring av informasjon (historikk og oppdatert informasjon) Et godt verktøy i forbindelse med opplæring 23

24 Takk for oppmerksomheten! Nasjonalt kompetansesenter for utenlandsk utdanning For mer informasjon 24