Fall. Arbeidsnotat: Måling av arbeidsmiljø i Universitets og Høgskolesektoren. Prof., Dr. Thomas Hoff Psykologisk institutt Universitetet i Oslo

Transkript

1 Fall 08 Arbeidsnotat: Måling av arbeidsmiljø i Universitets og Høgskolesektoren Prof., Dr. Thomas Hoff Psykologisk institutt Universitetet i Oslo

2 2

3 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Mandat og forbehold Avgrensning Kjennetegn for vurdering, kvantitative undersøkelser Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren ved valgt metode/verktøy: Vitenskapelig status Dokumentert validitet: Latente variabler: Deskriptiv/Normativ/Formativ: Individorientert versus organisasjonsorientert Kjennetegn for vurdering, kvalitative undersøkelser Induktiv versus deduktiv Intervjuform 14 2 Kvantitative undersøkelser Meningsmålinger Analyser og presentasjon av data Styrker ved meningsmålinger Svakheter ved meningsmålinger Tilfredshetsmålinger AVANT Styrker og svakheter ved tilfredshetsmålinger Svakheter ved tilfredshetsmålinger Epidemiologiske undersøkelser Fordeler ved epidemiologiske undersøkelser Ulemper ved epidemiologiske undersøkelser Sosiodemografiske undersøkelser Styrker ved sosiodemografiske undersøkelser Svakheter ved sosiodemografiske undersøkelser Generell kommentar 27 3

4 4

5 2.5 Lokale, årsak-effekt studier Styrker ved lokale årsak-effektundersøkelser Svakheter ved årsak-effektundersøkelser Globale, årsak-effekt studier Styrker ved globale årsak-effektundersøkelser Svakheter ved globale årsak-effektundersøkelser Eklektiske Normative batteri Styrker ved eklektiske normative batteri Svakheter ved eklektiske normative batteri Styrker og svakheter ved bruk av kvantitative undersøkelser 34 3 Kvalitative metoder Innholdsanalyse (Grounded theory) Styrker ved innholdsanalyse Svakheter ved innholdsanalyse Tematisk analyse Styrker ved innholdsanalyse Svakheter ved innholdsanalyse Semistrukturerte intervju Styrker ved innholdsanalyse Svakheter ved innholdsanalyse M-SWOT metode Styrker ved M-SWOT metode Svakheter ved M-SWOT metode Styrker og svakheter ved kvalitative metoder 47 4 Prosessbaserte metoder SWOT analyser GAP analyser OCAI analyse Styrker ved prosessbaserte metoder Svakheter ved prosessbaserte metoder 52 5

6 6

7 1 Innledning 1.1 Mandat og forbehold Dette arbeidsnotatet omhandler generelle arbeidsmiljøundersøkelser, det vil si målinger av nåtidig tilstand i hele eller større deler av organisasjonen. Denne typen undersøkelser egner seg ikke for spesifikke, lokale hendelser eller saker som omhandler et fåtall involverte. I disse typene av situasjoner bør man velge en annen type metode enn generelle arbeidsmiljøundersøkelser. Hovedformålet med dette arbeidsnotatet er å beskrive fordeler og ulemper med ulike måter å måle arbeidsmiljø på. Videre vil det fokuseres på spesielle utfordringer innen U&H sektoren, som gjør at den til en viss grad er forskjellig fra andre typer sektorer. Videre vil notatet gi en grov oversikt over hvilke typer instrumenter som per i dag er mest brukt innen sektoren. Dette er et arbeidsnotat utviklet som et diskusjonsgrunnlag for et seminar om kartlegging av arbeidsmiljø og organisasjonsklima våren Notatet er ikke å betrakte som en vitenskapelig rapport, og inneholder derfor ikke referanser. Arbeidsnotatet er basert på forskningsfaglige problemstillinger ved metodikk og teori, og tar ikke utgangspunkt i arbeidsmiljølovens (AML) krav til arbeidsmiljøkartlegginger som sådan. Grovt forenklet kan man si at alle typer av undersøkelser som diskuteres i denne rapporten fyller kravene i arbeidsmiljøloven, så lenge de er basert på trepartssamarbeidet i Norsk arbeidsliv som regulert av hovedavtalene. Slik sett diskuterer denne rapporten hva man kan få ut av en arbeidsmiljøundersøkelse ut over kravene som stilles i AML. Arbeidsnotatet beskriver både kvalitative undersøkelser, prosessbaserte undersøkelser og kvantitative undersøkelser. 1.2 Avgrensning En HR-sirkel kan beskrives som en prosess der man starter med en endringsmodell, det vil si en antakelse om hvordan en endringsprosess eller utviklingsprosess skal utføres. Deretter utfører man en måling for å avdekke nåtidig status i organisasjonen. Deretter iverksetter man tiltak for å nå det målet 7

8 man har satt seg. Dette notatet omhandler bare steg 2 i denne prosessen, det vil si hvordan man kan gjennomføre en slik måling. En fullstendig modell for måling av arbeidsmiljø bør inneholde beskrivelser også av trinn 1 og 3. I svært korte trekk kan man si at en endringsmodell er en kausal antakelse om hvordan man skaper endring i en organisasjon. Et grunnleggende element ved endringsmodeller er gjerne en antakelse om hvordan man skal unngå motstand mot endring, noe som er den største trusselen mot vellykkede endringsprosesser. Eksempler på endringsmodeller er Kotter s 8 stegs modell for organisatorisk endring (Kotter, 2002), og Edgar Schein s 10 steg for kulturell endring (Schein 2004). Når det gjelder tiltak kan man grovt sett skille mellom strukturelle og funksjonelle tiltak. Strukturelle tiltak omhandler endringer i organisasjonsdesign, endringer i beslutningslinjer, endring i ansvarsområder, innhold i stillingskategorier, utvikling av prosedyrer med mer. Funksjonelle tiltak er rettet mot adferdsmessige endringer på 4 ulike nivåer: 1) Individer, 2) Grupper og team, 3) Ledelse og 4) Organisasjon, til sammen ofte omtalt som IGLO. 1.3 Kjennetegn for vurdering, kvantitative undersøkelser Alle de ulike typene av arbeidsmiljøkartleggingsinstrumenter vurderes ut i fra 7 kjennetegn. I tillegg gis en overordnet beskrivelse av styrker og svakheter ved hver enkelt kategori av undersøkelser. De 7 kjennetegnene som vurderes er som følger: 1) i hvilken grad typen instrument har en teoretisk basis, 2) i hvilken grad typen instrument er tilpasset U&H sektoren, 3) vitenskapelig status, 4) dokumentert validitet, 5) i hvilken grad typen instrument benytter seg av måling av latente variabler, 6) hvorvidt typen instrument er henholdsvis normativt, deskriptivt eller formativt, og 7) hvorvidt typen instrument er individorientert eller organisasjonsorientert (kultur/klima). En beskrivelse av hvert enkelt av disse punktene følger under. 8

9 1.3.1 Teoretisk basis En stor fordel med instrumenter som har en teoretisk basis, er at de gir tydelige signaler om hvordan undersøkelsen kan følges opp. Dette skyldes at teorier gjerne forutsetter en kausal sammenheng mellom årsak på den ene siden, og effekt på den andre. Videre er en solid teoretisk basis en sikkerhet for at det er gjennomført forskning på området, der man har målt effekten av årsakene i en organisatorisk sammenheng Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren ved valgt metode/verktøy: At instrumenter er tilpasset den sektoren man skal undersøke kan være en fordel, men ikke nødvendigvis. For eksempel har U&H sektoren noen kjennetegn som ikke er vanlige i andre sektorer. Ett eksempel kan være tredelingen i produksjon mellom studiepoengproduksjon, forskningsproduksjon og formidlingsproduksjon. Et annet kjennetegn er at U&H institusjoner er har en kraftig dreining mot innovasjonsfokus, det vil si løsing av problemer som er uklare og svakt definerte (forskning), samtidig som institusjonen har de samme kravene til kontroll som andre statlige etater (mål- og resultatstyring i henhold til tildelingsbrev, store krav til styring av forskningsprosjekter, budsjettkontroll, rapporteringsrutiner med mer). Som argumentert for under, er det imidlertid ikke nødvendigvis alle typer av instrumenter som trenger å være spesifikt tilpasset (se avsnitt om lokale årsakeffektstudier) Vitenskapelig status Dette kjennetegnet sier noe om hvorvidt den metodologiske tilnærmingen benyttes i forskningssammenheng eller ikke Dokumentert validitet: Validitet er et svært sentralt punkt ved måling av arbeidsmiljø. Validitet sier noe om hvorvidt man måler det man ønsker å måle Latente variabler: Som argumentert for under, gir svar på enkeltspørsmål meningsløse resultater fordi man ikke vet hva man har målt, og dermed ikke har en informasjonskvalitet som er egnet som grunnlag for en beslutning om intervensjon eller tiltak. 9

10 Alternativet til enkeltspørsmål er å forsøke å fange et underliggende konstrukt, som for eksempel motivasjon. Se for eksempel på setningen Einstein ville ikke ha vært i stand til å komme frem til sin E = mc 2, hadde det ikke vært fordi han var ekstremt intelligent. Det som kjennetegner denne setningen er at den relaterer Einsteins observerbare atferd (det at han skriver formelen E = mc 2 ) til et ikkeobserverbart attributt (hans ekstreme intelligens). Den gjør dette gjennom å tilegne det ikke-observerbare attributtet (en såkalt latent variabel) en kausal rolle i det å frembringe en atferd. Latente variabler som for eksempel motivasjon måles da igjennom spørsmål som man på statistisk basis vet at er det beste estimatet for å måle dette fenomenet. En dimensjon består aldri av ett enkelt spørsmål. Årsaken til dette er at flere forskjellige spørsmål lader på den samme dimensjonen, og at man må bruke flere spørsmål for å fange den dimensjonen man måler. Som nevnt kommer man frem til en samling av enkeltspørsmål gjennom faktoranalyser. I praksis vil man ofte benytte 4-7 spørsmål for å kunne fange en enkelt dimensjon. En typisk måte å måle motivasjon på i undersøkelser som består av enkeltspørsmål (enkeltpåstand) vil for eksempel kunne være: 1. Jeg er svært motivert i mitt arbeid (med svaralternativene veldig enig, uenig, enig, veldig enig) Som nevnt over vil denne typen spørsmål ikke gi adekvat informasjon. Hvis vi imidlertid ser på et eksempel der man benytter en validert latent variabel (fra Kuvaas, 2008), ser spørsmålene/påstandene slik ut (samme svaralternativ som over): 1. Mine arbeidsoppgaver er i seg selv en viktig drivkraft i jobben min 2. Det er gøy å jobbe med arbeidsoppgavene jeg har 3. Jeg følger at den jobben jeg gjør, er meningsfull 4. Jobben min er veldig spennende 5. Jobben min er så interessant at den i seg selv er sterkt motiverende 6. Av og til blir jeg så inspirert av jobben min at jeg nesten glemmer ting rundt meg 10

11 Disse spørsmålene er reliable (de måler konsistent over tid og på tvers av mennesker), og de er valide det vil si at vet at spørsmålene faktisk måler konstruktet motivasjon. Kuvaas (2008) gir et godt innblikk i prosessen med å utvikle valide instrumenter når han viser to tidligere spørsmålsversjoner, nemlig: Jobben er av og til som en hobby for meg (tidligere spørsmål 4) Jeg opplever nesten at jeg er heldig som blir betalt for å gjøre en jobb jeg liker så godt (tidligere spørsmål 6) I prosessen med utviklingen av instrumentet oppdaget man at de gamle spørsmålene fungerte godt for å fange opp konstruktet motivasjon for medarbeidere med svært motiverende jobber. Imidlertid fant man at disse spørsmålene statistisk sett ikke fanget opp konstruktet motivasjon for de som hadde mindre motiverende jobber, men en helt annen, uavhengig indikator. Måling av latente variabler er en metodologisk vinkling som kjennetegner flere ulike typer av undersøkelser stort sett alle metoder som ikke er meningsmålinger eller tilfredshetsmålinger. De kan ledsages av sosiodemografiske variabler, men dette er ofte ikke hovedfokus ved denne typen undersøkelser Deskriptiv/Normativ/Formativ: Et nyttig skille i diskusjonen av måter å måle arbeidsmiljø på, er distinksjonen mellom deskriptive, normative og formative undersøkelser. En deskriptiv undersøkelse har ingen annen hensikt enn å forsøke å beskrive tilstanden i organisasjonen det vil si at man ser bort i fra hvordan det burde ha vært. Deskriptiv metodikk er gjerne teoriløs i sin natur. En fordel med deskriptive undersøkelser er at man kommer tett på det fenomenet man studerer. En klar ulempe er at man ikke kan bruke data til å indikere hva man bør gjøre for å forbedre situasjonen. En normativ undersøkelse, derimot, tar utgangspunkt i hvordan tilstanden burde ha vært i organisasjonen, ut i fra et teoretisk og empirisk ståsted. For eksempel tilsier krav-kontroll-støtte teorien at en arbeidssituasjon med høye krav, lav 11

12 kontroll og lav sosial støtte ikke bør forekomme. Antakelsen er basert på forskning som tilsier at denne typen arbeidssituasjon ofte eller som oftest resulterer i negative symptomer, som for eksempel utbrenthet. Fordelen med normative undersøkelser er at de 1) indikerer hva man bør studere (basert på forskning), og 2) at teorien indikerer hva man skal gjøre med funnet. I eksempelet over er det naturlige tiltaket enten a) å øke kontrollen medarbeideren har over oppgaven, eller b) øke den sosiale støtten, eller en kombinasjon av a) og b). En ulempe med normative undersøkelser er at de ikke tar høyde for lokale, spesifikke variasjoner. Selv om de normative teoriene sier noe om sammenhenger i sin allmennhet, så kan det eksistere en rekke lokale, spesifikke forhold som gjør at den normative sammenhengen ikke er gyldig for organisasjonen. Figur 1 Normative resultater fra Sensus (Hjelp 24), der avvik fra standard representeres som rødt eller gult, og standard representeres som grønt 12

13 En formativ undersøkelse forsøker å ta høyde for lokale, spesifikke forhold ved organisasjonen, samtidig som den har en normativ basis i bunn. Et eksempel på formative undersøkelser er såkalte balansemodeller eller spenningsmodeller, som tar høyde for at man i perioder må ha tilstander som normative modeller i seg selv tilsier at burde vært unngått. Fordelen med slike undersøkelser er at det blir lettere å koble undersøkelsen opp i mot organisasjonens strategiarbeid, samt at de nyanserer det bildet som kommer frem sammenliknet med normative undersøkelser. Fig 2 Eksempel på den formative delen av NOCM, der man benytter en spenningsmodell for å sette resultatene fra enkeltdimensjoner inn i en større organisatorisk sammenheng Individorientert versus organisasjonsorientert Forskjellen mellom disse er i hovedsak at de individbaserte instrumentene har som utgangspunkt at arbeidsmiljø er en aggregert funksjon av enkeltpersoners individuelle opplevelse, mens kulturbaserte instrumenter tar sitt utgangspunkt i enkeltpersoners oppfatning av den kollektive opplevelsen av arbeidsmiljøet. 13

14 Individorienterte verktøy ender gjerne opp i individorienterte tiltak, så som opplæring i mestring, stresshåndtering, konflikthåndtering med mer. Klimaorienterte verktøy ender imidlertid ofte i større grad opp i organisasjonsorienterte tiltak, så som strukturelle endringer i organisasjonen, endringer i visjoner og mål, endringer i retningslinjer og endringer i organisasjonens begrepsbruk. Det foreligger lite forskning på forskjellen mellom disse typene av tiltak når det kommer til effekt (delvis fordi effektene er vanskelige å måle, og foregår over ulike tidsrom). Helt generelt kan man si at individorienterte tiltak kan ha en raskere effekt enn organisatoriske tiltak, men at organisatoriske tiltak kan ha større effekt enn individuelle tiltak men der endringene manifesterer seg saktere. 1.4 Kjennetegn for vurdering, kvalitative undersøkelser Kjennetegnene dokumentert validitet og bruk av latente variabler er ikke meningsbærende for kvalitative undersøkelser, og er derved utelatt. Disse er erstattet av to andre kjennetegn, nemlig hvorvidt metoden er induktiv eller deduktiv, og informasjon om intervjuform. Ut over dette benyttes de samme kjennetegn som for kvantitative metoder Induktiv versus deduktiv Induktiv versus deduktiv benyttes i denne sammenhengen for å skille mellom de analyseformene som er henholdsvis bottom up og de som er top down. Induktive analyseformer tar ikke utgangspunkt i andre rammeverk for forståelse enn datamaterialet i seg selv, og er dermed bottom up analyser. Deduktive analyseformer tar utgangspunkt i andre rammeverk (for eksempel teorier), og analyserer disse ut i fra dette rammeverket. Disse er dermed top down analyser Intervjuform Dette kjennetegnet sier noe om hvilket format intervjuet har. I utgangspunktet kan intervjuer være strukturerte (lukkede), semistrukturerte (delvis lukkede), og åpne. De fleste intervjuer av den lukkede typen er i praksis semistrukturerte, og notatet omhandler derfor ikke rent strukturerte metoder. 14

15 2 Kvantitative undersøkelser I dette arbeidsnotatet behandles 7 ulike kategorier av instrumenter for kvantitativ måling av arbeidsmiljø. De 7 kategoriene er 1) meningsmålinger, 2) tilfredshetsundersøkelser, 3) epidemiologiske undersøkelser, 4) sosiodemografiske undersøkelser, 5) lokale årsak-effektstudier 6) globale årsak-effektstudier og 7) eklektiske batteri. En utfordring med slike taksonomier (eller arketyper) er at de ikke er definert på basis av eksakte kriterier, og at de deler inn fenomener som er ulike i struktur, innhold og abstraksjonsnivå. Samtidig er det likheter imellom metodene, noe som gjør at de til dels kan være overlappende. Formålet med dette arbeidsnotatet er å frembringe en oversikt over implikasjonene (positive og negative) ved valg av én bestemt type undersøkelse. Samtidig vil oversikten kunne oppfattes som skissemessig og karikert, da det som nevnt ikke ligger eksakte, objektive kriterier til grunn. 2.1 Meningsmålinger Mange organisasjoner baserer seg på egenutviklede verktøy. Disse bærer ofte preg av rene meningsmålinger, der hovedformålet gjerne er at den enkelte ansatte skal få si sin mening om ulike temaer. Rasjonalet bak utviklingen av spørsmålene er gjerne at organisasjonen bestemmer seg for hva det kunne vært interessant å vite hva de ansatte mener om forskjellige aspekter ved organisasjonen. Spørsmålene er sjelden basert på vitenskaplige modeller (teorier), men kan ofte tangere opp i mot forskningsmessige problemstillinger (trivsel, stress, mobbing med mer). Meningsmålinger har en høy grad av opplevd validitet for respondenten, dvs. at de blir spurt om ting de gjerne ønske å si sin mening om. Denne typen undersøkelser kan være i stand til å avdekke at noe er galt i en organisasjon, men en stor ulempe er at de ikke er spesielt egnet til å avdekke hva som er galt. Årsaken til dette er at instrumentet ikke er utformet på basis av kunnskap om hvilke mekanismer som er i spill i en organisasjon. Fordi verktøyene ikke har et teoretisk fundament, vet man heller ikke med sikkerhet hva det er man 15

16 måler. Man vet heller ikke hva man måler noe i forhold til (såkalt korrespondanse), noe som er et krav i ethvert forskningsarbeid Analyser og presentasjon av data Et typisk kjennetegn ved meningsmålinger er at man presenterer svarfordelingen på enkeltspørsmål. Figur 3 Kjennetegn ved datapresentasjon i meningsmålinger Dataene kan ikke behandles som statistisk kontinuerlige variabler, og det er dermed ikke mulig å foreta fornuftige sammenlikninger med for eksempel referansedata eller å foreta sammenlikninger mellom ulike avdelinger eller ulike organisasjoner. Fordi de statistiske mulighetene er svært begrenset, henfaller man som oftest til å gjøre visuelle analyser, dvs. at man ser over en rekke svarfordelinger (slik som i fig. 1), og ser etter enkeltspørsmål der organisasjonen skårer spesielt høyt eller spesielt lavt. Høyt eller lavt har her ingen statistisk mening og er kun basert på hva man tror ut i fra en visuell inspeksjon av fordelingen på enkeltspørsmål. 16

17 Tabell 1 Kjennetegn ved meningsmålinger Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Dokumentert validitet Måler latente variabler Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Vurdering Nei, men kan ha implisitte antakelser om normativ kausalitet Man kan anta at de meningsmålingene som er utviklet innen sektoren tar opp tema som er spesifikt interessant for sektoren Meningsmålinger brukes så å si aldri i forskningssammenheng, på grunn av manglende statistisk reliabilitet og validitet Sjelden eller aldri Sjelden eller aldri; bakenforliggende-, medierende- og utfallsvariabler blandes sammen Deskriptiv, men kan ha implisitte antakelser om normativ kausalitet Individorientert Styrker ved meningsmålinger - Egnet til å fange opp spesifikke og konkrete svar på spesifikke og konkrete spørsmål. - Egnet til å fange opp aspekter ved organisasjonen som enten er svært positive eller svært negative - Har høy opplevd validitet blant respondentene i den forstand at de får si sin mening om aspekter de gjerne vil si sin mening om 17

18 - Prosessen ved utvelgelse av spørsmål kan være verdifull for organisasjonen, fordi det skaper refleksjon rundt nåtidig tilstand - Tar ofte høyde for spesifikke kjennetegn ved en gitt sektor - Er egnet for å la de ansatte få uttrykke sin frustrasjon Svakheter ved meningsmålinger - Ikke egnet til å oppdage bakenforliggende aspekter som regulerer organisasjonen - Blander ofte sammen bakenforliggende variabler med utfallsvariabler. For eksempel er motivasjon og trivsel utfallsvariabler, men behandles ofte som om de er bakenforliggende variabler. Dermed måler man et symptom der man ønsker å måle en årsak. - Ikke egnet for statistiske analyser (lav faktisk validitet) - Ikke egnet for organisasjonsutvikling fordi de ikke sier noe om hva som er henholdsvis bra eller dårlig i organisasjonen - Er egnet for å la de ansatte få uttrykke sin frustrasjon 2.2 Tilfredshetsmålinger Tilfredshetsundersøkelser er en spesiell underkategori av meningsmålinger. De tas med som en egen type undersøkelse her fordi det er en forholdsvis utbredt metode for arbeidsmiljømålinger. Tilfredshetsundersøkelser har det kjennetegn at mange enkeltspørsmål fokuserer på hvor fornøyd de ansatte er med å jobbe i organisasjonen. Varianter av dette er spørsmål om hvor stolte man er, eller i hvilken grad man identifiserer seg med organisasjonen. 18

19 Figur 4 Eksempel på tilfredshetsundersøkelse i staten Som oftest er tilfredshetsmålinger rene meningsmålinger, slik som beskrevet over. Tilfredshet er imidlertid en variabel som kan måles på en statistisk tilfredsstillende måte og som har en viss teoretisk relevans. Det er forsket mye på effekten av at medarbeiderne er tilfredse, med til dels nedslående resultat. Tilfredshet har ingen sammenheng med outputvariabler som for eksempel prestasjon, produksjon, effektivitet eller måloppnåelse. Det har imidlertid en sammenheng med turnover, det vil si utskiftingshyppigheten av ansatte. Hvorvidt høy turnover er negativt eller positivt avhenger av den lokale konteksten organisasjonen befinner seg i. Som for andre meningsmålinger har tilfredshetsundersøkelser den egenskapen at de er egnet til å avdekke at noe er svært bra eller svært dårlig i organisasjonen. Men svært høy eller svært lav fornøydhet er gjerne et symptom på noe annet og sjelden eller aldri en kjerneårsak i seg selv. Tilfredshetsundersøkelser har de samme styrker og svakheter som meningsmålinger. Man må imidlertid være oppmerksom på at tilfredshet kan være en del av et instrument som innehar statistisk reliabilitet og validitet samt en 19

20 teoretisk sammenheng. En måte å skille disse fra hverandre, er at instrumenter med forskningsmessig kvalitet gjerne presenteres som dimensjoner (en sammenslåing av flere enkeltspørsmål), og ikke som separate spørsmål. I tilegg vil tilfredshet vanligvis bare være én av en rekke med forskjellige dimensjoner AVANT AVANT er en undersøkelse som tilbys til fritt bruk av DIFI, og kommenteres derfor spesifikt her. AVANT er en tilfredshetsundersøkelse på lik linje med andre meningsmålinger og tilfredshetsmålinger. Det kan tilsynelatende se ut til at AVANT måler latente variabler. I eksempelrapporten som gjengis på DIFI sine nettsider slås enkeltspørsmål sammen til overordnede dimensjoner. Disse er imidlertid ikke basert på en statistisk analyse, og kan ikke behandles deretter. 20

21 Tabell 2 Kjennetegn ved tilfredshetsmålinger Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Dokumentert validitet Måler latente variabler Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Vurdering Sjelden eller aldri Tilfredshetsmålinger er sjelden eller aldri tilpasset lokale forhold eller én bestemt sektor, AVANT inkludert Benyttes aldri i en meningsmålingssammenheng, men benyttes i noen tilfeller for måling av tilfredshet som en latent variabel i en større sammenheng Sjelden eller aldri Sjelden eller aldri Deskriptiv, men kan ha implisitte antakelser om normativ kausalitet Individorientert Styrker og svakheter ved tilfredshetsmålinger - Egnet til å fange opp spesifikke og konkrete svar på spesifikke og konkrete spørsmål. - Egnet til å fange opp aspekter ved organisasjonen som enten er svært positive eller svært negative - Kan ha høy opplevd validitet blant respondentene i den forstand at de får si sin mening om aspekter de gjerne vil si sin mening om (men i mindre grad enn for meningsmålinger) - Er egnet for å la de ansatte få uttrykke sin frustrasjon 21

22 2.2.3 Svakheter ved tilfredshetsmålinger - Ikke egnet til å oppdage bakenforliggende aspekter som regulerer organisasjonen - Trivsel behandles i de fleste vitenskapelige modeller som en utfallsvariabel og ikke som en bakenforliggende variabel. I tilfredshetsmålinger synes det å være en implisitt antakelse om at trivsel en årsak i seg selv, men dette er forskningsmessig tvilsomt - Ikke egnet for statistiske analyser (lav faktisk validitet) - Ikke egnet for organisasjonsutvikling fordi de ikke sier noe om hva som er henholdsvis bra eller dårlig i organisasjonen - Fordi organisasjonen ikke utvikler spørsmålene selv, kan graden av refleksjon i organisasjonen som sådan bli mindre - Er egnet for å la de ansatte få uttrykke sin frustrasjon 2.3 Epidemiologiske undersøkelser Epidemiologiske undersøkelser kjennetegnes ved at de ved at de måler tilstedeværelsen av symptomer. Denne tilnærmingen bygger i stor grad på en medisinsk metafor om forholdet mellom symptomer og diagnoser på den ene siden, og kur på den andre, og kan beskrives omtrent slik: Hvis vi vet hvilke symptomer som er tilstede (for eksempel smerter i armen; hevelser og dislokasjon), kan vi fastsette en diagnose (fraktur i arm). På bakgrunn av dette kan man tilskrive en kur (reponering og gipsing av arm). I en arbeidsmiljøsammenheng manifesterer dette seg gjerne som spørsmål om hodepine, muskel/skjelettplager, sykefravær, sinnsstemninger (nedstemthet, opprømthet), stressymptomer, opplevd trakassering, med mer. Til forskjell fra meningsmålinger er det ofte en tett sammenheng mellom funn (tilstedeværelse av symptomer) og en kur. For eksempel kan et funn om stor hyppighet av muskel/skjelettplager ledsages av en ergonomisk gjennomgang av den enkeltes fysiske arbeidsmiljø med tanke på lysforhold, støy, sittestilling med mer. 22

23 En ulempe med denne typen undersøkelser er at symptomer kan skyldes andre ting enn forhold ved arbeidsplassen. For eksempel kan hodepine skyldes forhold i vedkommendes privatliv, og ikke fysisk utforming av arbeidsplassen. I tradisjonelle produksjonsbedrifter har epidemiologiske undersøkelser en berettiget plass. I moderne kunnskapsbedrifter er det imidlertid relativt få som har alvorlige symptomer som skyldes arbeidsplassen, og man kan derfor spørre seg om det er nødvendig å undersøke frekvensen av symptomer på en hel arbeidsplass. Fravær av slike målinger forutsetter at det finnes gode kanaler for innrapportering av negative forhold på arbeidsplassen, noe som normalt reguleres gjennom ordninger basert på verneombudsfunksjonen. Tabell 3 Kjennetegn ved epidemiologiske undersøkelser Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Dokumentert validitet Måler latente variabler Deskriptiv, Normativ eller Formativ Vurdering Ja, angående forholdet mellom symptom og underliggende sykdom Nei, ikke direkte En standard vitenskapelig metode som benyttes innen en rekke ulike fagområder Stort sett ikke relevant, da symptomer kan måles direkte. Man bør imidlertid basere seg på kjente medisinske diagnostiske kriterier Ikke relevant, da symptomer kan måles direkte Normativ. Undersøker fravær av sykdom gjennom tilstedeværelse av symptomer 23

24 Individorientert vs Organisasjonsorientert Individorientert Fordeler ved epidemiologiske undersøkelser - Velegnet til å avdekke symptomer i organisasjonen - Tett kopling mellom resultater på den ene siden, og mulig oppfølging på den andre - Velegnet for tradisjonelle produksjonsbedrifter Ulemper ved epidemiologiske undersøkelser - Symptomer kan skyldes faktorer utenfor arbeidsplassen - Måler bare tilstedeværelse av negative faktorer, ikke tilstedeværelse av positive faktorer - Måler bare en liten del av de mekanismene som regulerer en moderne organisasjon - Mindre egnet for moderne kunnskapsbedrifter 2.4 Sosiodemografiske undersøkelser Sosiodemografiske undersøkelser kjennetegnes ved antakelsen om at goder og byrder er ujevnt fordelt i populasjonen. For å kunne fange opp eksakt hvor i organisasjonen det eksisterer en ubalanse mellom goder og byrder så konstruerer man et finmasket nett av sosiodemografiske variabler som deler populasjonen inn i små undergrupper. Typiske sosiodemografiske variabler er kjønn, alder, avdeling, og stillingskategori. Denne typen metodologisk tilnærming er så godt som alltid kombinert med én eller flere andre tilnærminger (som for eksempel epidemiologi eller tilfredshetsundersøkelser). Metoden har imidlertid affinitet for en bestemt type analyse av data, og tas derfor opp her som en egen kategori av undersøkelser. 24

25 Presentasjon av data En sosiodemografisk tilnærming kjennetegnes ved at funnene på en uavhengig variabel (for eksempel tilfredshet) relateres til subgrupper i populasjonen. Man forsøker da å avdekke systematiske forkjeller mellom gruppene. For eksempel kan man avdekke at mannlige seniorer i stor grad er tilfredse, mens kvinnelige nytilsatte er lite tilfredse. Her ser vi igjen en tett kopling mellom resultater på den ene siden og mulig oppfølging på den andre. Når én subgruppe faller dårlig ut, kan man iverksette tiltak for å bedre forholdene for denne gruppen. Figur 5 Eksempel på kombinasjonen av enkeltspørsmål med sosiodemografiske variabler (alder) fra DIFI s AVANT undersøkelse Tabell 4 Kjennetegn ved sosiodemografiske undersøkelser Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vurdering Nei, ikke ut over antakelsen om at goder er ujevnt fordelt i en populasjon Avhenger av hva som måles. Kan brukes sammen med meningsmålinger, som er velegnet for 25

26 spesifikke tilpasninger Vitenskaplig status Dokumentert validitet Måler latente variabler Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert En standard vitenskapelig metode som benyttes innen en rekke ulike fagområder. Bare relevant i de tilfeller der metoden er koplet sammen med andre metoder Bare relevant i de tilfeller der metoden er koplet sammen med andre metoder Bare relevant i de tilfeller der metoden er koplet sammen med andre metoder. Kan være både deskriptiv og normativ Individorientert Styrker ved sosiodemografiske undersøkelser - Hvis det er rimelig å anta at det eksisterer signifikante forskjeller mellom subgrupper, så er metoden velegnet - Godt egnet i kombinasjon med andre tilnærminger, og kan gi ytterligere informasjon hvis man ikke vet på forhånd hvorvidt det eksisterer forskjeller mellom subgrupper Svakheter ved sosiodemografiske undersøkelser - Funn for populasjonen som helhet kan ofte være viktigere enn funn innad i populasjonen - Møter ofte (begrunnet eller ubegrunnet) bekymring fra respondentene på hvorvidt anonymitet ivaretas. Seriøse aktører vil sørge for at anonymitet ivaretas, men det er alltid en risiko for at respondentens identitet kan 26

27 avsløres, fordi antallet personer i hver subgruppe reduseres kraftig for hvert sosiodemografisk spørsmål man besvarer Generell kommentar Man bør foreta en grundig diskusjon om hvorvidt det er hensiktsmessig å måle sosiodemografiske variabler i organisasjonen. Det er lett å legge inn slike variabler i en undersøkelse, men man bør være oppmerksom på at valget ofte legger store føringer på hvordan data skal behandles. Det legger også overordnede teoretiske føringer i den forstand at inkludering av slike variabler gjør at man leter etter de subgruppene som skårer spesielt dårlig. Hvorvidt dette er fornuftig eller ikke bør avgjøres ut i fra en større sammenheng. Figur 6 Eksempel på svært detaljerte sosiodemografiske spørsmål fra Bristol University s PWE undersøkelse 2.5 Lokale, årsak-effekt studier Kausalitetsundersøkelser kjennetegnes ved at man antar at noen få årsak-effekt sammenhenger regulerer store og signifikante forhold ved organisasjonen. De 27

28 kjennetegnes ved at de er normative, det vil si at de har en antakelse om hvordan noe bør være i organisasjonen. Årsaken til at de utgår fra hvordan et forhold bør være, er at det ligger solid forskning over lang tid til grunn som dokumenterer effekten av forholdet i termer av for eksempel effektivitet, prestasjon, kvalitet med mer. Eksempler på normative kausalitetsundersøkelser kan være motivasjon, transformasjonell ledelse, den lærende organisasjon, psykologisk kontrakt, LMX ledelse, feedback på arbeidet, teamprestasjon, kontroll/krav/støtte med mer. Denne typen undersøkelser blir her omtalt som lokale, det vil si at de tar for seg ett begrenset fenomen, for eksempel transformasjonell ledelse. Dette til forskjell fra globale årsak-effektstudier som tar for seg større sammenhenger i organisasjonen. Denne typen undersøkelser brukes sjelden som rene arbeidsmiljømålinger, på tross av at det i enkelte sammenhenger kan være fornuftig. Det er derimot ikke uvanlig at man tar enkeltdimensjoner (proxyer; se innledningen om latente variabler) fra slike normative kausalitetsundersøkelser, og setter de sammen til større batteri (se avsnitt om eklektiske batteri). Som nevnt kan det være tilfeller der lokale, normative kausalitetsundersøkelser kan brukes alene som en arbeidsmiljømåling. Spesielt gjelder dette tilfeller der man har stort fokus på utviklingen av arbeidsmiljø og har en klar strategi for gjennomføringen for denne prosessen. En feil mange gjør, er at man først lager en strategi for organisasjonsutvikling. Deretter lager man et instrument som tar utgangspunkt i strategien som ligger til grunn, for å måle utviklingen direkte. Dette er problematisk, fordi man får et selvrefererende system som er utsatt for målefeil. I slike tilfeller er det mer fornuftig å bruke et annet etablert mål, som er relatert til strategien, men ikke direkte bygget på den. Da måler man noe opp i mot noe annet, i stedet for å måle noe opp i mot seg selv (dette er gjerne referert til som forskjellen på koherens og korrespondanse i litteraturen). 28

29 Tabell 5 Kjennetegn ved lokale årsak-effektstudier Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Dokumentert validitet Måler latente variabler Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Vurdering Ja Nei, men er ofte så spesifikke at man kan velge instrumenter som passer godt til sektoren. Høy Ja Ja Normativ Kan være individ- eller organisasjonsorientert Styrker ved lokale årsak-effektundersøkelser - Egnet for statisktiske analyser (høy faktisk validitet) - Skiller klart imellom bakenforliggende variabler, medierende medierende variabler og utfallsvariabler - Klar sammenheng mellom resultater og mulige tiltak - Egnet for dype (med ikke brede) tiltak i organisasjonen Svakheter ved årsak-effektundersøkelser - Undersøkelsene favner smalt, og bør fortrinnsvis brukes når man vet hva man ønsker å oppnå - Lavere opplevd validitet (man blir ikke nødvendigvis spurt om det man ønsker å bli spurt om) 29

30 2.6 Globale, årsak-effekt studier I likhet med lokale kausalitetsstudier kjennetegnes globale kausalitetsundersøkelser ved at man antar at relativt få årsak-effekt sammenhenger regulerer store og signifikante forhold ved organisasjonen. Begge kjennetegnes ved at de er normative, det vil si at de har en antakelse om hvordan noe bør være i organisasjonen. Årsaken til at de utgår fra hvordan et forhold bør være, et at det ligger solid forskning over lang tid til grunn som dokumenterer effekten av forholdet i termer av for eksempel effektivitet, prestasjon, kvalitet med mer. Forskjellen mellom lokale og globale kausalitetsstudier er at lokale studier ikke forsøker å dekke alle årsak-effektsammenhenger som man antar at har relevans i organisasjonen. De globale studiene forsøker derimot å dekke store deler av disse sammenhengene (i hvert fall innenfor de teoretiske rammene som undersøkelsen bygger på). Innenfor de globale kausalitetsstudiene kan man også skille mellom verktøy som er individbaserte og de som er organisasjonsbaserte (kulturbaserte eller klimabaserte). Forskjellen mellom disse er i hovedsak at de individbaserte instrumentene har som utgangspunkt at arbeidsmiljø er en aggregert funksjon av enkeltpersoners individuelle opplevelse, mens kulturbaserte instrumenter tar sitt utgangspunkt i enkeltpersoners oppfatning av den kollektive opplevelsen av arbeidsmiljøet. Individorienterte verktøy ender gjerne opp i individorienterte tiltak, så som opplæring i mestring, stresshåndtering, konflikthåndtering med mer. Klimaorienterte verktøy ender imidlertid ofte i større grad opp i organisasjonsorienterte tiltak, så som strukturelle endringer i organisasjonen, endringer i visjoner og mål, endringer i retningslinjer og endringer i organisasjonens begrepsbruk. Det foreligger lite forskning på forskjellen mellom disse typene av tiltak når det kommer til effekt (delvis fordi effektene er vanskelige å måle, og foregår over ulike tidsrom). Helt generelt kan man si at individorienterte tiltak kan ha en raskere effekt enn organisatoriske tiltak, men at organisatoriske tiltak kan ha større effekt enn individuelle tiltak men der endringene manifesterer seg saktere. 30

31 Tabell 6 Kjennetegn ved globale årsak-effektstudier Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Dokumentert validitet Måler latente variabler Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Vurdering Ja NOCM_UH er tilpasset sektoren. Ingen andre kjente instrumenter er tilpasset innen denne kategorien Høy Ja Ja Formativ (NOCM) og normativ (QPS, COPSOQ, HSE) Organisasjonsorientert (NOCM) eller individorientert (QPS, COPSOQ, HSE) Styrker ved globale årsak-effektundersøkelser - Egnet for statisktiske analyser og sammenlinkninger i sektoren - Favner brede organisatoriske tema - Skiller klart imellom bakenforliggende variabler, medierende medierende variabler og utfallsvariabler - Klar sammenheng mellom resultater og mulige tiltak - Er egnet for både dype og brede tiltak i organisasjonen 31

32 2.6.2 Svakheter ved globale årsak-effektundersøkelser - Noe lavere opplevd validitet (man blir ikke nødvendigvis spurt om alt man ønsker å bli spurt om) Figur 7 Eksempel på tilbakemeldingsprofil fra NOCM 2.7 Eklektiske Normative batteri Normative batteri kjennetegnes ved at de er satt sammen av ulike typer av dimensjoner (som er validert hver for seg), som i utgangspunktet måler forskjellige ting. Slike batterier har også ofte innslag av både demografiske og epidemiologiske variabler, og i noen tilfeller meningsmålingsvariabler. Mange slike batteri har med en eller flere av dimensjonene i Hackman og Oldhams jobbkarakteristikkmodell; nemlig jobbvariasjon, identitet med oppgaven, oppgavens viktighet, autonomi i arbeidet, og feedback på arbeidet. Et typisk eksempel på et normativt batteri er Hjelp 24 sensus sin undersøkelse. Her har man valgt blant en rekke forskjellige dimensjoner og teorier, samt benytter flere metodologiske vinklinger. De første dimensjonene er relatert til 32

33 jobbkarakteristikkmodellen. Deretter går man over til epidemiologiske enkeltspørsmål, som for eksempel spørsmål 31: Har du vært utsatt for trusler eller vold på jobben i løpet av de siste to årene?. Deretter følger en seksjon med enkeltspørsmål som går på kundekontakt i jobben. Deretter vender instrumentet tilbake til klassiske arbeidspsykologiske enkeltdimensjoner som rolleforventninger, kontroll i arbeidet, forutsigbarhet i arbeidet, mestring av arbeidet og sosialt samspill. Tabell 7 Kjennetegn ved eklektiske normative batteri Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Dokumentert validitet Måler latente variabler Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Vurdering Ja, men ofte ingen koherent overordnet teori Ikke som kjent, men mulig å utvikle God for enkeltdimensjoner, men ikke nødvendigvis for kombinasjonen av ulike dimensjoner Dokumentere enkeltdimensjoner, men ofte ikke validert som helhet Både ja og nei i samme instrument Både deskriptive og normative i samme instrument Kan være enten individ- eller organisasjonsorienter, men også begge deler i samme instrument 33

34 2.7.1 Styrker ved eklektiske normative batteri - Måler mange validerte enkeltdimensjoner. - Dimensjonene kan ses i sammenheng med demografiske og epidemiologiske data Svakheter ved eklektiske normative batteri - Sammenblanding av data med ulik statistisk status (for eksempel bakenforliggende variabler versus utfallsvariabler). Når man konstruerer eller bruker eklektiske normative batteri er man svært avhengig av en manual som forklarer grundig hvilke deler av batteriet som har hvilken statistisk status. - Flere ulike teoretiske retninger blandes sammen, og vanskeliggjør oppfølging - QPS Nordic konstruert med tanke på produksjonsbedrifter, ikke i like stor grad for moderne kunnskapsbedrifter 2.8 Styrker og svakheter ved bruk av kvantitative undersøkelser I dette avsnittet vurderes styrker og svakheter ved kvantitative undersøkelser i sin allmennhet. Gyldigheten av styrkene og svakhetene avhenger i relativt stor grad av hvilken type kategori av arbeidsmiljøundersøkelse man gjennomfører (ref gjennomgangen over). For hver styrke eller svakhet kommenteres det derfor på implikasjoner i forhold til kategorien undersøkelse man gjennomfører. Tabell 8 Styrker ved bruk av kvantitative undersøkelser Styrker ved kvantitative målinger Kommentar Effektivt for respondenden (15-20 minutters arbeid) Svært god generaliserbarhet man kan teste hvor mange som helst Men svarprosenten ligger ofte bare på 40-60% - noe som kan gi usikkerhet 34

35 ved generaliseringer Effektiv administrering ved hjelp av web-baserte løsninger (Questback og lignende) Enkelt å generere rapporter Man kan se hvordan man utvikler seg over tid og sammenlikne med referansedata for sektoren Men data må presenteres på en måte som både er statistisk riktig og meningsfull mottakeren NB! Dette gjelder bare for validerte instrumenter med latente variabler Tabell 9 Svakheter ved kvantitative målinger Svakheter ved kvantitative målinger Kommentar Man får bare svar på de spørsmålene man stiller, ikke de man ikke stiller Det kan være vanskelig å fortolke statistiske data. Statistiske forskjeller er ofte små, og kan ha liten praktisk relevans Oppleves ofte av respondenten som kjedelig, frustrerende, stressende og betydningsløst Utsatt for semantiske problemer: Hva betyr egentlig spørsmålet? Tilbyderne av instrumenter bør sørge for at data blir presentert på en god visuell måte, samtidig som at statistisk integritet ivaretas Man bør gjøre et solid arbeid i forkant av undersøkelsen med å forklare hva man skal gjøre, hvordan det skal gjøres, og hva sluttresultatet kan bli. Eierskapsfølelse er et nøkkelord Et problem som gjelder ikke-validerte instrument. 35

36 Er respondentens svar objektive, eller er de emosjonelle uttrykk? Spørreskjema krever ingen refleksjon av respondenten, man kan svare på et spørreskjema uten å ane hva man svarer på Spørreskjema åpner i liten grad for kontradiksjoner, spenningsforhold, ambivalens, historier og myter; Alle definerende for en organisasjonskultur Et eksempel er at man ofte får resultater som tilsier at nærmere 15% av staben i en enhet sier at de har vært utsatt for mobbing. Ved bruk av andre metoder finner man at tilnærmet ingen blir mobbet tilsvarende enheter. Dette gjelder fortrinnsvis ikke-validerte instrument, men validerte instrument krever heller ingen refleksjon (og dermed ingen utvikling) for den som svarer Dette må i så fall dekkes av andre typer metodikk 3 Kvalitative metoder Kvalitative metoder er velegnet for å studere dype og brede organisatoriske forhold. Men i likhet med kvantitative undersøkelser er det store forskjeller mellom ulike typer av metoder. I dette arbeidsnotatet behandles 4 ulike kategorier av instrumenter for kvantitativ måling av arbeidsmiljø. De 4 kategoriene er 1) Innholdsanalyse (grounded theory), 2) Tematiske analyser, 3) Semistrukturerte intervju og 4) M-SWOT metode. 36

37 3.1 Innholdsanalyse (Grounded theory) Den mest kjente og mest brukte metoden innen kvalitative metoder, er såkalt innholdsanalyse. Denne metoden kjennetegnes ved at man samler inn data via ustrukturerte intervju (det vil si at man ikke opererer med prespesifiserte spørsmål), og at dataene analyseres ateoretisk (det vil si at konsulenten/forskeren har et mål om å analysere dataene uten å være teoretisk forutinntatt). Målet med denne metoden er å generere teori ikke å forstå data ut i fra en teoretisk sammenheng. Slik er sluttresultatet en teori om måten en spesifikk organisasjon fungerer på, med tanke på arbeidsmiljøspørsmål. Måten data analyseres på er gjerne at konsulenten setter sammen kategorier av temaer som ofte dukker opp i datasettet. Metoden er basert på en grunnleggende idé om meningssaturering, noe som betyr at man kan avslutte datainnsamlingen på det tidspunktet man ser at det ikke dukker opp nye aspekter/kategorier/momenter i datasettet. Erfaringsmessig oppnår man meningssaturering etter å ha analysert 8-10 intervjuer. Tabell 10 Kjennetegn ved innholdsanalyse Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Induktiv eller deduktiv Intervjuform Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Vurdering Nei Godt egnet for å dekke sektorspesifikke spørsmål Høy i enkelte miljøer, men sterkt omdiskutert i andre Induktiv Åpen Rent deskriptiv Kan i prinsippet være begge, men har en affinitet for 37

38 organisasjonsorientering Styrker ved innholdsanalyse - Går dypt og bredt inn i tema som er viktige for spesifikke organisasjoner i en spesifikk kontekst - Krever refleksjon hos den intervjuede, og man kan derfor anta at metoden i seg selv gir utvikling i organisasjonen Svakheter ved innholdsanalyse - Fordi metoden er ateoretisk, er det vanskelig å vite hvilke intervensjoner man kan benytte som et resultat av undersøkelsen - Metoden fokuserer på tilstedeværelse av spesifikke tema, men ikke på fraværet av spesifikke tema. Ofte kan fravær av refleksjon rundt viktige tema være et minst like viktig funn som tilstedeværelse av refleksjon rundt viktige tema - Metoden er svært avhengig av den som gjennomfører analysen. Reliabiliteten (det vil si at instrumentet er stabilt og måler det samme på tvers av ulike populasjoner og for den samme populasjonen på ulike tidspunkt) er svært lav. - På tross av argumentet om meningssaturering har metoden en begrenset grad av generaliserbarhet, primært fordi antallet subjekter (intervjuede) er så lavt. - Fravær av kvantifisering (og reliabilitet) gjør det umulig å gjøre sammenlikninger mellom populasjoner og sammenlikninger over tid (forbedring). - Metoden er tidkrevende og kostbar. 3.2 Tematisk analyse Til forskjell fra innholdsanalyse, så har tematiske analyser gjerne et teoretisk utgangspunkt i den forstand at forskeren/konsulenten på forhånd bestemmer seg for hvilke kategorier intervjuene skal analyseres ut i fra. Denne metoden er mer tidseffektiv, fordi man ikke behøver å bruke tid på å generere meningsfulle 38

39 kategorier ut i fra datasettet. Fordi data ofte analyseres ut i fra eksisterende teorier, er det som oftest en tettere kopling mellom data, og potensielle tiltak. Slik sett er tematisk analyse en kvalitativ variant av kvantitative årsak-effektstudier. Tabell 11 Kjennetegn ved tematisk analyse Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Induktiv eller deduktiv Intervjuform Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Vurdering Ja Data kan analyseres ut i fra modeller som er spesifikke Brukes relativt sjelden i forskningssammenheng Deduktiv Åpen Normativ Avhenger av hvilken modell data analyseres ut i fra Styrker ved innholdsanalyse - Går relativt dypt og bredt inn i tema som er viktige for spesifikke organisasjoner i en spesifikk kontekst - Angir en retning for mulige tiltak, da metoden er teoretisk basert - Gir mer spesifikk (kvalitativ) informasjon enn det kvantitative årsakeffektstudier gjør - Krever refleksjon hos den intervjuede, og man kan derfor anta at metoden i seg selv gir utvikling i organisasjonen. 39

40 3.2.2 Svakheter ved innholdsanalyse - Metoden fokuserer på tilstedeværelse av spesifikke tema, men ikke på fraværet av spesifikke tema. Ofte kan fravær av refleksjon rundt viktige tema være et minst like viktig funn som tilstedeværelse av refleksjon rundt viktige tema. - Metoden en begrenset grad av generaliserbarhet, primært fordi antallet subjekter (intervjuede) er så lavt. - Fravær av kvantifisering (og reliabilitet) gjør det umulig å gjøre sammenlikninger mellom populasjoner og sammenlikninger over tid (forbedring). 3.3 Semistrukturerte intervju Semistrukturerte intervju er i prinsippet en intervjuteknikk, og ikke en metode som sådan. Analyser av semistrukturerte intervju er imidlertid mye brukt, og omtales derfor her som en egen metode. Semistrukturerte intervju kjennetegnes ved at spørsmålene som stilles er predefinerte. Begrepet semi(strukturert) brukes for å indikere at spørsmålene ikke er helt lukkede, og at det kan komme opp interessante tema som man ikke har tenkt på på forhånd. Semistrukturerte intervju det kvalitative motsvaret til kvantitative meningsmålinger. Forskjellen er i prinsippet at svarene som gis av respondenten er mer elaborerte enn det man oppnår i kvantitative meningsmålinger. I likhet med kvantitative meningsmålinger er spørsmålene i semistrukturerte intervju som oftest ikke basert på teori, men på en generell antakelse om hva det kan være interessant å få vite noe om. 40

41 Tabell 12 Kjennetegn ved semistrukturerte intervju Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Induktiv eller deduktiv Intervjuform Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Vurdering Som oftest nei. Er velegnet til å fange tematikk som er spesifikk for en sektor Brukes relativt sjelden i forskningssammenheng Deduktiv, men teoriløs Lukket (semistrukturert) Deskriptiv Avhenger av spørsmålene som stilles Styrker ved innholdsanalyse - Gir mer utfyllende informasjon enn det kvantitative meningsmålinger gjør - Krever noe refleksjon hos den intervjuede, og man kan derfor anta at metoden i seg selv gir utvikling i organisasjonen Svakheter ved innholdsanalyse - Metoden fokuserer på tilstedeværelse av spesifikke tema, men ikke på fraværet av spesifikke tema. Ofte kan fravær av refleksjon rundt viktige tema være et minst like viktig funn som tilstedeværelse av refleksjon rundt viktige tema - Metoden er relativt avhengig av den som gjennomfører analysen. Reliabiliteten (det vil si at instrumentet er stabilt og måler det samme på tvers av ulike populasjoner og for den samme populasjonen på ulike tidspunkt) er relativt lav. 41

42 - Metoden en begrenset grad av generaliserbarhet, primært fordi antallet subjekter (intervjuede) er så lavt. - Fravær av kvantifisering (og reliabilitet) gjør det umulig å gjøre sammenlikninger mellom populasjoner og sammenlikninger over tid (forbedring). - Fordi metoden ikke er teoretisk basert, er det ofte vanskelig å vite hvilke tiltak som bør iverksettes basert på data. Hvis spørsmålene er spesifikke nok, vil det imidlertid kunne være en tettere kopling mellom data og tiltak. For eksempel: Synes du at alle vitenskapelig ansatte bør gjennomføre lederkus? - Bruken av lukkede spørsmål legger store føringer på resultatene. For brede kartleggingsstudier er antakelig kvantitative meningsmålinger en mer kostnadseffektiv metode. 3.4 M-SWOT metode M-SWOT metode ble utviklet av psykologisk institutt, UIO som et forsøk på å kombinere styrkene til innholdsanalyser og tematiske analyser, samt for å eliminere enkelte grunnleggende svakheter ved disse. Figur 8 Strukturelle dimensjoner i M-SWOT metode 42

43 M-SWOT metode er basert på en standardisert intervjuteknikk med åpne spørsmål. Én av egenskapene til denne teknikken er at intervjueren ikke stiller innholdsspørsmål, men kun strukturelle spørsmål for å drive intervjuet fremover. De fire overordnede strukturelle spørsmålene som stilles er henholdsvis hva er styrkene/svakhentene/mulighetene/truslene ved arbeidsmiljøet her? Først stilles spørsmålet om styrker. Deretter følger intervjueren opp de temaene som dukker opp under dette punktet Du nevnte kan du si noe mer om dette, før man går videre til svakheter, muligheter og trusler. Fordelen med at man ikke stiller innholdsspørsmål er at man måler respondentens refleksjon, i stedet for å legge føringer ved bruk av innholdsspørsmål (for eksempel samarbeider dere godt her? ). Intervjuene transkriberes. Deretter deler man intervjuet opp i enkeltvise meningsytringer (såkalte statements ). Ett enkelt intervju kan deles opp i størrelsesorden separate meningsutsagn. Hvert enkelt meningsutsagn gis deretter en kode. Denne koden har to separate deler; en strukturell del og en modelldel. Den strukturelle delen av koden inneholder minst to deler. Den første er utsagnets valør, det vil si om utsagnet er henholdsvis positivt ( vi har gode ledere her ) eller negativt ( vi har dårlige ledere her ). Den andre strukturelle delen er det organisasjonsnivået utsagnet retter seg mot (omtalt som IGLO i innledningen til dette notatet). Figur 9 Eksempel på skåring i SWOT og Organisasjonsnivå (IGLO) I tillegg til de strukturelle egenskapene ved hvert enkelt utsagn, ønsker man også å si noe om forholdet mellom det som blir sagt av respondenten, og det vitenskapelig dokumentert forskning sier om det samme temaet. Hvis man for eksempel bruker QPS Nordic som vitenskapelig modell, vil utsagnet de ansatte 43

44 hos oss er kjempemotiverte tildeles kategorien motivasjon i modelldelen av koden (i dette eksempelet vil koden også bestå av valøren positiv, og organisasjonsnivå individ). Modellen man fordeler koden i forhold til, bestemmes på forhånd. Ofte brukes ikke bare én, men gjerne to-tre ulike modeller. Figur 10 Eksempel på skåring i en teoretisk modell (NOCM) Alle meningsutsagnene aggregeres til et gruppenivå, som består av alle intervjuene som er gjennomført (i størrelsesorden 8-40 intervjuer, totalt statementss). Dermed har man en tilfeldig liste med meningsutsagn, som ikke kan knyttes til enkeltpersoner. Det at hvert enkelt meningsutsagn tildeles en slik kode, gjør at man lett kan sortere datamaterialet. Hvis man for eksempel ønsker å se på meningsutsagn som er positive, handler om grupper og for eksempel dreier seg om kommunikasjon, så kan man få ut en liste over disse meningsutsagnene ved et enkelt tastetrykk. En fordel her er at man ved hjelp av den vitenskapelige modellen både kan se hvilke tema det er en høy refleksjon rundt i organisasjonen, men også hvilke tema det ikke reflekteres rundt - såkalte blindflekker i organisasjonen - som kan gi klare 44

45 indikasjoner på hvilke tiltak som bør iverksettes. Andre indikasjoner på hvilke tiltak som kan/bør iverksettes kan man for eksempel finne i områder med høy grad av negativ valør. Fordi hvert meningsutsagn tildeles en unik kode, kan man kvantifisere data. Det vil si at i de innledende analysene gjør man statisktiske analyser på lik linje med det man gjør i kvantitative metoder. I en avsluttende fase vil man kunne presentere enkeltutsagn som eksemplifiserer et funn (for eksempel at man er misfornøyd med ledelsen). Som nevnt benytter M-SWOT analyse seg av både tematiske analyser og innholdsanalyser. Den delen av analysen som er beskrevet over, handler om tematisk analyse. Imidlertid er det ikke alle meningsutsagn som tilskrives en modell, det vil si at den som blir intervjuet tar opp aspekter som ikke er omhandlet i den vitenskapelig baserte modellen. Når dette oppstår gis utsagnet modellkoden R for Residual. Til slutt i analysen gjennomføres en såkalt residualanalyse. Denne analysen er en innholdsanalyse (det vil si en bottom up analyse). Ergo analyseres data både som en tematisk analyse, men også som en innholdsanalyse. Graden av refleksjon rundt et tema kan brukes som en indikasjon på utvikling i organisasjonen. Hvis man for eksempel har iverksatt en rekke tiltak rundt temaet forskningsledelse, vil man indirekte kunne måle effekten av dette tiltaket ved å se på hvordan graden av refleksjon rundt temaet endrer seg over tid. Tabell 13 Kjennetegn ved M-SWOT metode Kjennetegn Teoretisk basis Spesifikke tilpasninger til U&H sektoren Vitenskaplig status Vurdering Ja. Samtidig gjennomfører man innholdsanalyser for de tema som ikke dekkes av teori Er velegnet til å fange tematikk som er spesifikk for en sektor Brukes ofte ved UIO (fagfellevurderte tidsskrift), men er ikke internasjonalt 45

46 kjent Induktiv eller deduktiv Intervjuform Deskriptiv, Normativ eller Formativ Individorientert vs Organisasjonsorientert Deduktiv (tematiske analyser), men også induktiv (innholdsanalyse) Åpent, med standardisert fremgangsmåte Avhenger av valgte modeller Avhenger av valgte modeller Styrker ved M-SWOT metode - Går dypt og bredt inn i tema som er viktige for spesifikke organisasjoner i en spesifikk kontekst - Krever refleksjon hos den intervjuede, og man kan derfor anta at metoden i seg selv gir utvikling i organisasjonen. - En svært fleksibel metode der data kan analyseres på flere ulike nivåer. Man kan også enkelt gå tilbake og re-analysere data. - Fordi metoden er reliablel, kan den brukes til å sammenlikne resultater mellom enheter og sammenlikne ulike tidspunkt - Kombinerer styrkene til innholdsanalyser og tematiske analyser, samtidig som enkelte av svakhetene til disse elimineres - Måler tilstedeværelse av refleksjon, men også fravær av refleksjon - Tett kopling mellom resultater og mulige tiltak Svakheter ved M-SWOT metode - Det er usikkerhet rundt generaliserbarheten av data, både fordi antallet intervjupersoner er relativt lavt, men også fordi forskjellene imellom personer kan være større enn forskjellene imellom grupper. 46

47 - Analysene er teknisk krevende - Undersøkelsen er forholdsvis tidkrevende og kostnadskrevende 3.5 Styrker og svakheter ved kvalitative metoder I dette avsnittet vurderes styrker og svakheter ved kvalitative undersøkelser i sin allmennhet. Gyldigheten av styrkene og svakhetene avhenger i relativt stor grad av hvilken type kategori av arbeidsmiljøundersøkelse man gjennomfører (ref gjennomgangen over). For hver styrke eller svakhet kommenteres det derfor på implikasjoner i forhold til kategorien undersøkelse man gjennomfører. Tabell 14 Styrker ved kvalitative målinger Styrker ved kvantitative målinger Er egnet til å kunne fange opp motsetninger, ambivalens og refleksjon Man kan få svar på spørsmål man ikke stiller Kommentar Kvantitative undersøkelser kan bare fange opp resultater i én valør. I kunnskapsbedrifter reflekterer de ansatte oftest langs flere akser Gjelder normalt ikke for semistrukturerte intervju Er egnet til å skape refleksjon og utvikling hos den enkelte Er egnet til å gi en dyp kunnskap om forholdene i organisasjonen, men ikke nødvendigvis bred kunnskap Innholdsanalyser er mest dybdeorientert mens tematiske analyser ofrer noe dybde for større bredde Oppleves som meningsfylt for respondenten 47

48 Tabell 15 Svakheter ved kvalitative målinger Svakheter ved kvantitative målinger Tidkrevende og kostnadskrevende Manglende mulighet for sammenlikninger og generalisering Teknisk krevende analyser Kommentar I en kost-nytteanalyse bør man inkludere alternativkostandene i forhold til kvantitative undersøkelser (dvs å ta ca. 70% av de ansatte ut av produksjon i én time) Gjelder for alle kvalitative instrument, unntatt M-SWOT (men generaliserbarheten er omdiskutert også her ) Konsulentfirmaer har erfaringsmessig lite kompetanse på kvalitative metoder Kan gi lav eierskapsfølelse i organisasjonen, fordi få personer blir intervjuet 4 Prosessbaserte metoder Prosessbaserte metoder kjennetegnes ved at man ikke samler inn data fra enkeltpersoner, men fra grupper. Grunnen til at de omtales som prosessbaserte er at metodene ofte er tett koplet opp imot den endringsmodellen man legger til grunn. I disse metodene har man ikke som mål å samle inn objektive data, men snarere at datainnsamlingen blir en endringsdriver i seg selv. Prosessbaserte 48

49 metoder er som oftest ikke teoretisk basert ( modelldrevet ), men basert på strukturelle kategorier De fleste prosessbaserte metoder er relativt like i natur, og det deles derfor her ikke inn i kategorier av prosessbaserte metoder. I stedet beskrives noen prosessbaserte teknikker her, men en samlet vurdering av styrker og svakheter til slutt. I og med at formålet med prosessbaserte metoder ikke er å fremskaffe god informasjon (i betydningen metodisk god), men nyttig informasjon for å oppnå et mål, gir det ikke mening å vurdere metoden opp i mot et spesifikt sett av kriterier. 4.1 SWOT analyser En SWOT analyser gjennomføres ved at en gruppe/enhet kollektivt diskuterer organisasjonens styrker, svakheter, muligheter og trusler. Prosessen fasiliteres av en konsulent, som i etterkant leverer en sammenskrivning av analysen, evt. med forslag til tiltak. I hovedsak er målet med en SWOT analyse at organisasjonen skal klare å beholde sine styrker, forbedre svakhetene, unngå/forebygge truslene og utnytte mulighetene. 49

50 Figur 11 Mulig fordelingsutfall av en SWOT analyse 4.2 GAP analyser GAP analyser tar utgangspunkt i en annen strukturell inndeling; nemlig gapet imellom nåtidig tilstand på den ene siden, og ønsket tilstand på den andre. I hovedsak er målet med analysen å avdekke de områdene der det er et gap i mellom nåtidig tilstand og idealtilstand, samt å foreslå tiltak for å redusere dette gapet. Gjennomføringsmessig likner GAP analysen på SWOT analyser. 4.3 OCAI analyse GAP analyser, dvs. ideen om avstanden mellom nåtidig tilstand og ønsket tilstand, kan kombineres med andre typer av analyser som er mer teoretiske i sin natur. Et eksempel er OCAI analyser, der man analyserer organisasjonens nåværende, overordnede kulturelle komposisjon til forskjell fra en fremtidig. OCAI er basert på teorien om konkurrerende verdier (TKV) (som også er basisen for NOCM omtalt tidligere). TKV tilsier at det eksisterer et spenningsforhold mellom 4 50