Referat Skatemøte 27. november 2014 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate)

Transkript

1 Referat Skatemøte 27. november 2014 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate) Møtested: Skattedirektoratet, Helsfyr Møtetid: kl. 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KommIT) Joakim Lystad, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Hans Henrik Scheel, Statistisk sentralbyrå (SSB) Marianne Andreassen, Statens Lånekasse (Lånekassen) Cato Rindal (pva. Odd Reidar Humlegård), Politidirektoratet (POD), på første del av møtet Forfall Odd Reidar Humlegård I tillegg møtte Kjersti Lauritzen, BR Håkon Olderbakk, BR Karl-Olav Wroldsen, SKD Olav Petter Aarrestad, Kartverket Kirsti Kierulf, KommIT Line Richardsen, Kommunenes sentralforbund (KS) Ingunn Midttun Godal, NAV Christine Bergland, Helse Rune Gløersen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Frode Forfang, Utlendingsdirektoratet (UDI) (under sak 13/14) Marius Mølmen Moen, UDI (under sak 13/14) Sekretariat Ellen Strålberg, Difi Vidar Holmane, Difi Peter Bøgh, Difi 1

2 Saksliste Faste saker - Godkjenning agenda - Godkjenning referat forrige møte Saker med løpende rapportering og oppfølging 02/14 Veikart for nasjonale felleskomponenter Vidar Holmane 03/14 EDAG og EFF Hans Christian Holte Nye saker til behandling 09/14 Rapport fra Forprosjekt Kommunereform Anne Cathrine Frøstrup 13/14 Oppfølging av folkeregistersatsingen Joakim Lystad og Hans Christian Holte Korte orienteringssaker 14/14 Forslag til mandat for informasjonsforvaltningsprosjekt Lars Peder Brekk 15/14 Brønnøysundregistrenes planer som forenklingsetat Lars Peder Brekk 16/14 Forslag til finansieringsmodell for felleskomponentene 12/14 Deltakere i Skate /14 Møtedatoer for Skate 2015 Eventuelt Kort orientering om den kommende NAV-høringen i Stortinget Joakim Lystad 2

3 Faste saker Godkjenning av agenda NAV meldte en sak til Eventuelt. For øvrig ingen merknader. Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. Difi minnet om at møtedokumenter og referater fra Skatemøtene blir publisert på web, og at den enkelte virksomhet selv må vurdere om noe skal unntas offentlighet. Saker med løpende rapportering og oppfølging 02/14 Veikart for nasjonale felleskomponenter Vidar Holmane I dette møtet: Beslutningssak Arbeidsgruppen fremla forslag til hvordan de fire mest komplekse og høyest prioriterte behovsområdene skal følges opp. Det er gjennomført en serie workshops som danner grunnlaget for et samlet forslag for de fire behovsområdene. Forslaget omfatter omfang, innhold og føringer til det videre arbeidet. Det foreslås gjennomført tre foranalyser første halvår. Mandat for foranalysene presenteres for Skate i februarmøtet I det videre arbeidet vil arbeidsgruppen i større grad måtte trekke inn faglige ressurser fra linjen i Skatevirksomhetene. Samtlige direktører ga sin støtte til forslaget og understreket samtidig at det var viktig å utarbeide godt strukturerte mandater som spisser problemstillingene. Det ble gitt konkrete tilbakemeldinger og forslag til det videre arbeidet, jf de tilleggene til forslag til beslutning som ble presisert (under). Beslutning «Denne beslutningen kommer i tillegg til beslutningen i september, og gjelder den videre håndteringen av de høyest prioriterte og komplekse behovene som ble identifisert i veikartarbeidet første halvår Skate vil i første omgang adressere de udekkete behovene med høyest prioritet gjennom tre foranalyser, som alle skal gjennomføres første halvår 2015: 1. Informasjonsforvaltning og -utveksling Ansvarlig: BR, i samarbeid med Difi. Andre sentrale deltakere: SKD, SSB, NAV, Kartverket, KS/KommIT, Lånekassen 3

4 2. Håndtering av kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter Ansvarlig: BR/Enhetsregisteret, i samarbeid med Difi. Andre sentrale deltakere: SKD, SSB, NAV, KS/KommIT 3. Håndtering av fullmakter for innbyggere Ansvarlig: NAV, i samarbeid med Helsedirektoratet. Andre sentrale deltakere: Statens sivilrettsforvaltning, SKD, Lånekassen, KS/KommIT, Kartverket, Domstolsadministrasjonen, Utdanningsdirektoratet. Mandat for foranalysene fremmes til Skates februarmøte. Mandatet må inneholde skisse til overordnete målbilder, organisering, leveranser og ressursestimat/budsjett. Prosjektveiviseren skal benyttes ved utarbeidelse av forslag til gjennomføringsmodell. Det iverksettes ikke særskilte tiltak for håndtering av behovene knyttet til data- og registerforvaltning. Det forutsettes da at deler av disse behovene håndteres i det videre arbeidet med informasjonsforvaltning og -utveksling., Registerforvalterne og Skatevirksomhetene som brukere og eiere av offentlige data, er innforstått med behovene for løpende utviklingsarbeid og kvalitetsforbedringer, og ivaretar disse gjennom sin løpende forvaltning. Forslag til mandat må gjenspeile at arbeidet ikke må bli for omfattende og må spisses inn mot fellesskapets behov og de viktigste problemstillingene Det bør videre legges opp til skrittvis gjennomføring. Helheten og sammenhengen mellom de tre valgte tiltakene bør være tydelig. Styringen og koordineringen av de tre tiltakene og øvrig veikartarbeid må adresseres i mandatene. Det bør vurderes om det skal etableres en styringsgruppe som sikrer helhetlig forankring av arbeidet. Vurdering av samfunnsøkonomisk nytte/kostnad, og budsjettvirkningene av forslagene må inkluderes. Mandatene må tydeliggjøre ressurs- og kompetansebehov. Datatilsynet og andre interessenter bør inviteres til å delta i arbeidet der det er naturlig.» 03/14 EDAG og EFF Hans Christian Holte I dette møtet: Orienteringssak EDAG-prosjektet har allerede fått noen erfaringer fra prøvedriften, både mht datakvalitet og systemsiden. Erfaringene er positive og i stadig bedring. I hovedsak går det etter planen, men fortsatt er det noe gjenstående risiko. Kommunemarkedet følges tett med henblikk på mulig tilpasset innføring, men behovet er antakelig ikke stort. Forvaltningsenheten (EFF) blir etablert som en egen organisatorisk enhet i SKD i løpet av Det er viktig at uavhengig- 4

5 heten til SKD er tydelig. EFF vil bli en egen enhet, som kjøper og leverer tjenester basert på tjenesteavtaler. En tverretatlig styringsmodell er også viktig. SKD har anbefalt til Finansdepartementet at EFF får en egen post i statsbudsjettet. EFF er anbefalt å bli en egen tjenesteeier i Altinn. Kompetanseprofilen som EFF skal ivareta er også definert. Kommentarer til orienteringen: Det er knyttet risiko til datakvalitet, bl a fordi feil kan oppdages for sent på kommunesiden. Altinn er godt forberedt på volumet som kommer, og opplever også et godt samarbeid med øvrige parter. Det er viktig å være forberedt på medias oppmerksomhet, og samordnet mht budskap overfor media. Som stor «arbeidsgiver» ser NAV en utfordring for seg selv, for Skattedirektoratet og for Brønnøysundregistrene. Prosjektet er naturligvis risikofylt, men det er heller ikke aktuelt å snu. Det er et godt samarbeid. Første halvår 2015 blir krevende. SKD bemanner med full prosjektorganisasjon første driftsår. EFF går først i full produksjon Viktig at riggingen rundt Altinn og driftsapparatet er godt nok. Viktig å planlegge i fellesskap. Orienteringen og oppsummeringen tas til etterretning. Nye saker til behandling 09/14 Rapport fra Forprosjekt Kommunereform Anne Cathrine Frøstrup Beslutningssak Saken har vært oppe i Skate tidligere. Saken gjelder konsekvenser av kommunereformen for statlige virksomheter og de nasjonale fellesregistrene. Kartverket har erfaringer fra de siste års kommunesammenslåinger, og selv sammenslåing av kun 2 kommuner er komplekst. Kommuneproposisjonen beskriver ikke problemstillinger knyttet til IKT, verken i kommunene eller i staten. Det er et stort behov for å se dette helhetlig. Det er gjennomført et forprosjekt, som har lagt fram en rapport hvor man har man har beskrevet konsekvenser på IKT-området, og foreslått 5

6 tiltak for å håndtere disse konsekvensene for nasjonale fellesregistre og offentlige virksomheters bruk av registerdataene. Kartverket foreslår et nasjonalt program for å koordinere og samordne aktiviteter som imøtegår IKT-utfordringene som følger av kommunereformen, jf Skates beslutning (se under). Beslutning «Skate foreslår at det etableres et operativt program med hovedformål å koordinere og samordne aktiviteter for å ivareta IKT-utfordringene som følger av kommunereformen. Mandatet bør omfatte å a. koordinere tiltak knyttet til bruk og tilgang til de nasjonale fellesregistrene b. koordinere med KS tiltak og tiltak for de statlige virksomhetene, slik at disse fremstår enhetlige Kartverket følger opp saken overfor KMD. Skate stiller seg bak forslaget.» 13/14 Oppfølging av folkeregistersatsingen Joakim Lystad og Hans Christian Holte Dagens folkeregister fører til effektivitetstap på ulike områder i forvaltningen virksomheter bruker registeret. Moderniseringen er godt utredet. Folkeregisteret som felleskomponent kan gi mange fordeler, blant annet helhetlig identitetsforvaltning. Det er store følte behov. NAV har tatt initiativ for å understøtte videreutviklingen av folkeregisteret. Det er utarbeidet egen kommunikasjonsplan. Kommentarer til framlegget: Dette er en viktig sak for NAV, og det er viktig at arbeidet kan starte senest i Man må ikke komme på etterskudd med integrasjoner mot andre felleskomponenter. Det vil være en styrke å synliggjøre kommunesektoren i arbeidet. Moderniseringsarbeidet i forbindelse med sikker identitetsforvaltning, er viktig og krever satsning på nytt folkeregister. Ansvaret for identitetsforvaltning er egentlig uavklart i dag. Nytt folkeregister er avgjørende for å gi bedre tjenester for innbyggere og næringsliv. Beslutning Skate gir sin tilslutning til den overordnete kommunikasjonsplanen rundt folkeregistersatsingen. 6

7 Korte orienteringssaker 14/14 Forslag til mandat for informasjonsforvaltningsprosjekt Lars Peder Brekk Informasjonsforvaltningsprosjektet ledet av BR/Difi samkjøres nå med veikartarbeidet. Det er ikke hensiktsmessig med to parallelle løp. Det er viktig å utnytte de erfaringene og det kunnskapsgrunnlaget man har tatt fram, blant annet den samfunnsøkonomiske analysen, i det videre arbeidet. Det var ingen kommentarer til orienteringen. 15/14 Brønnøysundregistrenes planer som forenklingsetat Lars Peder Brekk Bakgrunnen for saken var en forespørsel om å få en orientering om Brønnøysundregistrenes planer som forenklingsetat. Informasjonsforvaltning er en naturlig videreføring av Enhetsregisteret og Oppgaveregisteret. Ambisjonen er å være en åpen etat, som bl.a. skal bidra til innovasjon gjennom informasjonsforvaltning. BR ønsker å være en forenklingsetat. Kommentarer til orienteringen: Flere understreket viktigheten av å presisere at Brønnøysundregistrene i likhet med andre Skate-medlemmer, skal være forenklingsetat innenfor eget ansvarsområde. Orienteringen ga en grei avklaring på dette punktet. Orienteringen ble tatt til etterretning. Lysarkene i saken vil bli sendt ut. 16/14 Forslag til felles finansieringsmodell for felleskomponentene På oppdrag fra KMD har Difi utarbeidet og oversendt forslag til finansieringsmodell til KMD. Flere av Skate-medlemmene har vært trukket med i arbeidet. To alternative modeller er 7

8 foreslått. Begge går inn for sentral finansiering av felleskomponenter. Den videre behandlingen av forslaget er ikke avklart. Kommentarer til orienteringen: Saken er viktig og ønskes tatt opp på et senere møte i Skate. Forslaget til finansieringsmodell sendes ut til Skate-deltakerne. 12/14 Deltakere i Skate Etter forrige møte ble det sendt ut en epost med spørsmål om Skatedeltakernes synspunkter på deltakelsen i Skate De som svarte ønsker alle å fortsette i Skate. Alle mener forumet allerede er stort nok. UDI, Mattilsynet, DFØ, Riksarkivaren og Datatilsynet har alle meldt sin interesse for å delta i Skate. I henhold til mandatet for Skate vil Difi nå etter disse innspillene fra medlemmene i Skate foreslå sammensetningen av Skate , og KMD vil beslutte eventuelle endringer. Det var ingen kommentarer til orienteringen. 17/14 Møtedatoer for Skate 2015 Det er planlagt Skatemøter på følgende datoer i 2015: 11 februar 22 april 24 juni 23 september 25 november Alle vil bli avholdt i Difi, kl. 09:00 11:30. 8

9 Det var ingen kommentarer til orienteringen. Eventuelt Møte i Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité 28. november. NAV orienterte om kommende møte i kontroll- og konstitusjonskomiteen 28. november. Bakgrunnen er utfordringer med IT-systemene og konsulentbruk. Leverandører, konsulentfirmaer og tidligere statsråder er innkalt. Det ble presisert at moderniseringsprosjektet i NAV er replanlagt og pågår for fullt. CEO-brief på Gartner symposium SKD ønsket å høre hvordan det gikk. Er det interesse for en gjentakelse, eventuelt med hvilke endringer? Ønsker innspill til Gartner. Saken settes på agendaen på neste møte. --- Møtet ble avsluttet kl. 11:30. 9