Referat Skatemøte 2. mars 2016 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate)

Transkript

1 Referat Skatemøte 2. mars 2016 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate) Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom Plenum 1 Møtetid: 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate Ingelin Killengreen, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Geir Jacobsen pva Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Inger Østensjø, Kommunenes sentralforbund (KS) Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KS KommIT) Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Christine Bergland, direktoratet for e-helse (E-helse) Jan Arild Lyngstad pva Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Jørn Leonhardsen pva Christine Meyer, Statistisk sentralbyrå (SSB) Marianne Andreassen, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Cato Rindal, pva Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet (POD) Bisittere Tone Bringedal, Difi Cathrine Holten pva Geir Jacobsen, BR Karl Olav Wroldsen, SKD Olav Petter Aarrestad, Kartverket Line Richardsen, KS Ingunn Midttun Godal, NAV Ingunn Cowan, Lånekassen Tor Anton Gaarder, Arkivverket Sekretariat Ellen Strålberg, Difi Vidar Holmane, Difi Gry Johanne Østby, Difi 1

2 Saksliste Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Ingelin Killengreen Saker til behandling 01/16 Årsplan /16 Oppfølging av veikartsaker strategi, behov og handlingsplan 04/16 Status veikartsaker strategi, behov og handlingsplan Difi/Skatesekretariatet/Vidar Holmane 03/16 Digitaliseringsrådet Digitaliseringsådet/Svein Kristensen Korte orienteringssaker 05/16 Kommunereformen i en digital virkelighet Statens kartverk/anne Cathrine Frøstrup 06/16 Utarbeide ny strategi for bruk av eid i offentlig sektor 2

3 Faste saker Godkjenning av agenda Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat og Referatene ble godkjent. Saker til behandling 01/16 Årsplan 2016 Difi presenterte forslag til årsplan for Merk at dato som er oppgitt i saksfremlegget for faglig samling i mai er feil. Korrekt dato for samlingen er mandag 23.mai tirsdag 24.mai. Det er ønskelig å få inn en bredere tilnærming til identitetsforvaltning i årsplanen, kanskje også som tema på den faglige samlingen i mai. Som tema angår dette flere departementer og etater, og flere aktører (bl a UDI) bør inviteres når identitetsforvaltning behandles i Skate. Sakene i årsplanen bør gjenspeile de viktige ting som skjer i sektorene. Det skjer mye viktig innen e-helse, i tillegg skjer det en del ting i Difi som kan være relevant for Skate, f eks OEP og kobling til earkiv, og meldingsutveksling i det offentlige. Kommentarer til den faglige samlingen o Det var ulike synspunkt til å ha med Gartner som innleder på samlingen. o Det var ønske om en sesjon som koblet produktivitetskommisjonens rapport og digital agenda, via informasjonsforvaltning og bruk av åpne data. o Samlingen bør resultere i en felles uttalelse/statement fra Skate. Det kan legges opp til en nettsak på difi.no som presenterer hva stat og kommune mener om et faglig tema, f eks identitetsforvaltning. I så fall bør dette forberedes, f eks ved at hver sektor beskriver tre barrierer før samlingen Beslutning Skatemøtene og faglig samling i 2016 planlegges og følges opp i henhold til framlagt årsplan og innspillene fra møtet. 3

4 02/16 Oppfølging av veikartsaker strategi, behov og handlingsplan Difi foreslår ny rutine for behandling av veikartsaker; Status og forslag til beslutning i veikartsakene presenteres på overskriftsnivå med «trafikklys» i Skatemøtene. Saker som eventuelt krever særskilt drøftelse i Skate meldes inn som egne saker. Tiltak/saksansvarlige utarbeider saksunderlag for alle veikartsaker som behandles. Disse sendes ut minimum 14 dager før Skatemøtene til Skates virksomheter (og AU). Før utsendelse skal AU ha innstilt på forslag til beslutning + status (grønt, gult, rødt) for alle sakene som behandles i perioden, og dette tas inn i den faste veikartsaken i hvert Skatemøte. Skatesekretariatet mottar tilbakemelding fra virksomhetene på alle sakene som er sendt ut før Skatemøtet. I presentasjonen av saken redegjøres det for viktige tilbakemeldinger og eventuelle justeringer av status basert på disse tilbakemeldingene. Må være presis på «sendes ut i god tid». 14 dager til behandling i virksomhetene er tilstrekkelig. Rutinen bør tydeliggjøre at AUs medlemmer har ansvar for å ivareta forankringen inn i egen virksomhet. Skate skal ta alle beslutninger. Må få tydelig fram alle beslutninger som skal tas. Beslutning Den videre oppfølgingen av strategien og handlingsplanen for felleskomponenter og øvrige veikartsaker håndteres av Skates arbeidsutvalg og Difi/skatesekretariatet, og behandles i Skate i henhold til saksframlegget og den foreslåtte rutinen (se over). Saksframlegget i den faste veikartsaken skal eksplisitt beskrive alle forslag til beslutning under hver enkelt sak. Skate tar den tentative planen for veikartsaker i 2016 til etterretning. 04/16 Status veikartsaker strategi, behov og handlingsplan Difi/Skatesekretariatet/Vidar Holmane I henhold til ny rutine for behandling av veikartsaker er det sendt ut tre saker til behandling i virksomhetene og arbeidsutvalget. Virksomhetene skal oversende en skriftlig tilbakemelding til skatesekretariatet innen onsdag 23.mars. Nav er opptatt av at det arbeidet som pågår i AU har en tydelig forankring i Skate, og at man i møtene ikke orienterer om status men tar beslutninger. 4

5 Brreg meldte om forsinkelse i planleggingen av prosjekt Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. Planverk for gjennomføringsfasen vil bli ferdigstilt og behandlet med sikte på beslutning om å iverksette i junimøtet. Beslutning: Skate tar forslagene til innstilling på framlagte veikartsaker til foreløpig orientering, og avventer ny innstilling basert på tilbakemeldingene avgitt innen fristen 23 mars. Beslutninger vil først bli tatt i neste Skatemøte, etter behandling i henhold til ny rutine jf sak 02/16. 03/16 Digitaliseringsrådet Digitaliseringsrådet/Svein Kristensen Digitaliseringsrådet er oppnevnt av KMD og er en anbefalt, men frivillig ordning for statlige virksomheter. Rådet skal gjennomgå beslutningsgrunnlag og styringsdokumenter for planlagte digitaliseringsprosjekter med en kostnadsramme på mellom 10 og 750 millioner kroner. Rådet består av erfarne prosjektledere, virksomhetsledere, IKT-ledere fra offentlig og privat sektor samt akademia. Rådet bør utfordre de som har benyttet seg av ordningen til å gi en vurdering/ tilbakemelding for å vinne erfaring. I store prosjekter er samspill ofte en utfordring. Hvordan kan Skate samarbeide med Digitaliseringsrådet, hvordan kan vi utnytte hverandre? o Det kan være hensiktsmessig at Digitaliseringsrådet jevnlig blir invitert til å gi Skate en orientering om prosjektene som er behandlet. Digital modenhet er avgjørende for å lykkes med digitaliseringsprosjekter. I den anledning er det viktig at rådet har gode kontrollspørsmål for å avdekke modenheten i virksomhetene. Rådet kan bidra til læring på tvers og åpenhet i forvaltningen. Rådet bør bli en læringsarena oppad i systemet. Det blir stilt stadig større krav til grad av detaljering på et tidlig stadium i prosjekter. Det kan føre til økt kompleksitet og risiko i prosjektene. Det er viktig å ha et bredt perspektiv på gevinstrealisering. Det er mange måter å ta ut gevinster på. Må ikke bli for forsiktig, virksomhetsledere trenger tydelige tilbakemeldinger. Børmer-utvalget har en interessant utvidelse av ordning om å låne på fremtidige budsjetter og det er veldig godt egnet for digitale prosjekter. Det er viktig å tydeliggjøre og nyansere rådene som blir gitt, er det råd eller føringer? 5

6 Beslutning Skate tar presentasjonen av Digitaliseringsrådet til orientering. Korte orienteringssaker 05/16 Kommunereformen i en digital virkelighet Statens kartverk/anne Cathrine Frøstrup Det ble gitt en kort orientering om kommunereformen i en digital virkelighet. Kartverket har påtatt seg en koordinatorrolle ut 2017, og ønsker signaler fra Skate på om denne rollen skal videreføres. Nav er positive til kommunesammenslåing men ser en del utfordringer da det innebærer store endringer, blant annet knyttet til finansiering av å få på plass systemer som kan håndtere endringene. Dette er et viktig felles tema, og det er ønskelig at det blir tatt inn i årshjulet. 06/16 Utarbeide ny strategi for bruk av eid i offentlig sektor Difi/Tone Bringedal Arbeidet med å utarbeide ny strategi for bruk av eid i offentlig sektor skal pågå frem til sommeren og ferdig strategi vil legges frem i september. Det skal etableres en ekstern referansegruppe for å sikre at tjenesteeiernes perspektiver blir ivaretatt. Referansegruppen skal ha 3 møter i løpet av våren, og Difi ønsker tilbakemelding fra Skate på hvem som ønsker å delta. Vi må tenke på hvordan vi kan bygge opp et miljø med rett kompetanse. Det er viktig at vi har en god forståelse av helheten sammen, og det er viktig å ha et felles perspektiv for å ta gode beslutninger. Flere ønsker å bli involvert i dette arbeidet. Beslutning: Difi vil se nærmere på konstruksjonen av referansegruppen, og komme tilbake med forslag til hvordan arbeidet skal legges opp med aktiv deltakelse fra Skate underveis. 6

7 Eventuelt Det ble gjort oppmerksom på nytt møterom fra og med neste møte. Møtet 20.april vil avholdes i møterom 5001 i 5.etg. Møtet ble avsluttet kl 11:25 7