Referat Skatemøte 22. april 2015 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate)

Transkript

1 Referat Skatemøte 22. april 2015 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate) Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom Plenum 1 Møtetid: 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate Ingelin Killengreen, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Trude Andresen, Kommunenes sentralforbund (KS) Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KommIT) Christine Bergland, Helsedirektoratet (Hdir) (på vegne av Bjørn Guldvog) Kjersti Monland, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Rune Gløersen, Statistisk sentralbyrå (SSB) (på vegne av Torbjørn Hægeland) Marianne Andreassen, Statens Lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Forfall Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet Torbjørn Hægeland, SSB Bisittere Tone Bringedal, Difi Geir Jakobsen, BR Karl-Olav Wroldsen, SKD Olav Petter Aarrestad, Kartverket Ingunn Midttun Godal, NAV Ingunn Cowan, Lånekassen Tor Anton Gaarder, Arkivverket I tillegg møtte - Sekretariatet Ellen Strålberg, Difi Vidar Holmane, Difi Peter Bøgh, Difi 1

2 Saksliste Faste saker - Godkjenning agenda - Godkjenning referat forrige møte Ingelin Killengreen Saker med løpende rapportering og oppfølging 02/14 Veikart for nasjonale felleskomponenter - System for Skates styring av fellesløsninger for offentlig sektor - Status på igangsatt arbeid Vidar Holmane Nye saker til behandling 06/15 Innspill til regjeringens strategi for felleskomponenter Bjørn Holstad 03/15 Om Arkivverket og satsingen på earkiv Inga Bolstad Eventuelt - CEO-møte i Barcelona Karl-Olav Wroldsen - Altinn-strategi Lars Peder Brekk 2

3 Faste saker Godkjenning av agenda Agendaen ble godkjent. Følgende eventuelt-sak ble meldt: Altinn-strategien. Godkjenning av referat Referatet ble godkjent med følgende endring: Side 5 sak 03/15; endret organisering vil bli fra Saker med løpende rapportering 02/14 Veikart for nasjonale felleskomponenter Vidar Holmane A) System for Skates styring av fellesløsninger for offentlig sektor. Beslutningssak. Skate besluttet i september 2014 å legge opp til en løpende og systematisk oppfølging av at behov for fellesløsninger blir møtt og at løsninger og tiltak som skal dekke disse blir realisert, gjennom halvårlig statusrapportering og en felles prioritering av nye behov og tiltak i forkant av den årlige budsjettprosessen. Arbeidsgruppe Veikart har gjennom en grundig prosess konkretisert hvordan dette best kan gjøres, og det var ønskelig at Skate nå besluttet å implementere et styringssystem for eget arbeid som beskrevet i saksframlegget. Hovedpunkter fra saksframlegget og presentasjonen: Styringssystemet implementeres innenfor dagens styringsregime, som blant annet innebærer at felleskomponentforvalterne fortsatt vil ha ansvaret for videreutvikling og finansiering av egen komponent. Ambisjonsnivået justeres basert på erfaringer. Junileveransen vil konkretisere både felleskomponenter versus fellesløsninger, og hva som er Skates fokus og ansvar versus sektor- og virksomhetenes ansvar. Formålet med styringssystemet er tredelt: 1) sikre åpenhet og forutsigbarhet om status og planer for videreutvikling av fellesløsninger, 2) felles prioritering av nye behov for fellesløsninger, og 3) sikre at alle prioriterte behov for fellesløsninger blir fulgt opp og realisert. Arbeidsgruppe Veikart erstattes av Skates arbeidsutvalg som forbereder og innstiller saker til Skate. Arbeidsutvalget støttes av Difi/Skatesekretariatet som hittil. Styringssystemet åpner opp og involverer hele forvaltningen, ved at alle enheter skal gis mulighet for å spille inn behov, det skal etableres god og oppdatert informasjon på nett, og dagens samarbeidsområde videreføres og utvikles. Alle virksomheter som vil delta peker ut navngitt(e) person(er) for sin deltakelse i dette nettverket. 3

4 Ti virksomheter er invitert til et dialogmøte 30. april for gi innspill til hvordan denne involveringen best kan legges opp. Styringssystemet legges opp med en hovedprosess orientert mot fire av Skates fem årlige møter (juni, september, november, februar). Hovedprosessen starter opp i to instanser pr år, hhv januar og august, med statusrapportering mv. Arbeidsutvalget jobber da fram til hhv juni og november med vurderinger og saksforberedelser. Saksinnhold på Skatemøtene blir: Juni/November: Oppdatert status på behov og tiltak, vurdering av forslag nye tiltak September/Februar: Beslutte tiltak som da er planlagt utfra beslutning forrige møte November/Juni: Samlet prioritering av alle behov og tiltak i en felles handlingsplan Første gang samlet prioritering gjennomføres blir i november Forslag til prioriteringskriterier, basert på beste praksis, vil bli lagt fram til junimøtet. Det er detaljert fem delprosesser, som gir grunnlaget for en detaljert ansvars- og oppgavefordeling og møteplaner langt fram i tid. Delprosessene er: 1) Rapportere status på tiltak og utviklingsplaner, 2) Motta, vurdere og anbefale hvordan nye behov skal håndteres, 3) Skate prioriterer nye fellesløsninger og funksjonalitet, 4) Iverksette Skate-tiltak (jf foranalyse o a), og 5) Oppdatere oversikter på nett. Systemet er tilrettelagt for at man enkelt skal kunne samspille med andre prosesser utenfor Skate, både overordnete prosesser på politisk nivå og departementsnivå, og strategi- og styringsprosessene rundt den enkelte felleskomponent og løsning. Hovedpunkter fra drøftingen i Skate: Det har vært utført et godt stykke arbeid med riktig retning på arbeidet. Bra at forvaltningen nå kan jobbe mot noe felles, også med mer langsiktige perspektiver. Det skal ikke legges opp et lavt, men et realistisk ambisjonsnivå. Det ble påpekt at en vellykket implementering forutsetter et sterkt sekretariat som kan prosessere mye mellom møtene i AU. Dette er sårbart i dag. Samtidig er Skate innforstått både med at Difi ikke uten videre har ressurser til å styrke sekretariatet vesentlig, og at evalueringen av Difi og Difis oppgaver fortsatt ikke er avsluttet, slik at Difi må komme tilbake på et senere tidspunkt med en ny vurdering av sekretariatets oppgaver og bemanning. Det ble foreslått at Difi da også vurderer en modell hvor også Skatevirksomhetene avgir ressurser inn til et sekretariat, for å styrke dette. Hdir anslo ut fra egen erfaring at det kan bli behov for 5 7 personer i et slikt sekretariat. Arbeidsutvalget må ha en sentral rolle i prosessene. Sekretariatets rolle i arbeidet med å få fram beslutningsrelevant informasjon bør være å sammenstille materiale rapportert inn fra tjenesteierne og felleskomponentforvalterne, på gitte formater. Kan være man bør legge opp en modell med større krav til innmelding og rapportering fra tjenesteeiere og forvaltere, enn et enda større sekretariat. Også behovseierne, og hvordan de blir involvert, blir viktig å avklare framover. 4

5 Uavhengig av størrelse på sekretariat må Difi ta en sentral rolle. Hittil har Difi deltatt mest som sekretariat og lite som direktorat, og også i liten grad deltatt som forvalter av felleskomponenter. Difi må ivareta alle disse tre rollene i det videre arbeidet. Skate bør regelmessig få tilbakemelding også på hvordan Skate selv fungerer som aktør i de prosessene det er lagt opp til. Prosessbeskrivelser og ansvar/oppgaver bør utvikles mot mer preg av skal enn bør. Hold fast på gradvis, skrittvis utvikling av systemet. Systemet omfatter mange tema som i tiden framover må få helt presise avklaringer, f eks felleskomponenter versus løsninger, hvordan de langsiktige prioriteringene skal gjøres og følges opp, mv. Prioriteringskriterier bør drøftes og avklares som egen sak før novembermøtet. I kommunikasjonen ut og oppover mot departement og SSU viktig å være tydelige på hva som hindrer virksomhetene i å levere på de behovene man ser. Gjennomføringskraften i systemet forutsetter også at finansieringsmodeller og finansieringen av aktuelle felles tiltak og løsninger er avklart. Det ble stilt spørsmål om hva som har skjedd med Difis forslag til finansieringsmodell for felleskomponentene, og om det pågår arbeid rundt dette. Til dette ble det opplyst at forslaget fortsatt er til behandling i KMD, og at det nå også arbeides med en mulig ny finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter. For øvrig er finansiering er ett av temaene som adresseres av statssekretærutvalget for IKT (SSU) og man må anta regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter og/eller ny stortingsmelding om ITpolitikken vil si noe om dette. Et neste trinn bør være å beskrive nærmere roller og oppgaver for arbeidsutvalget og sekretariatet, og at Skate basert på dette drøfter og avklarer konkret organisering og bemanning fra høsten 2015 og videre i 2016 og framover. Beslutning Som et ledd i at Skate vil ta et strategisk styrende ansvar for felles IKT-infrastruktur og løsninger, iverksetter Skate nå en systematisk og løpende vurdering av nye behov for felleskomponenter og -løsninger, og følger opp at prioriterte behov blir realisert. Dette implementeres som et styringssystem for Skate, som beskrevet i saksframlegget. Ambisjonsnivået skal være realistisk, og bli videreutviklet etter hvert som man får erfaring. Arbeidsgruppe Veikart gjøres om til et arbeidsutvalg under Skate, med oppgave å forberede og legge fram alle saker relatert til styringssystemet. Det bemannes med tilsvarende representasjon og kompetanse som dagens arbeidsgruppe. B) Status på igangsatt arbeid. Orienteringssak. Det ble gitt en kort presentasjon av status i de tre foranalysene som pågår. Det var ingen kommentarer til presentasjonen. 5

6 Nye saker til behandling 06/15 Innspill til regjeringens strategi for felleskomponenter. Beslutningssak. Bjørn Holstad I februarmøtet orienterte KMD om et arbeid som er startet for å utarbeide regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter, og om at de ville be om innspill til denne strategien på fire konkrete punkter. Skate besluttet i møtet å iverksette prosjekt Målbilder og strategier i henhold til foreslått mandat, og at arbeidet skulle innrettes slik at en første leveranse skulle svare på oppdraget fra KMD. Prosjektet og arbeidsgruppe Veikart har nå utarbeidet et første leveransedokument «Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter», som foreslås oversendt Difi som Skates svar på bestillingen fra KMD. Presentasjonen tok for seg innholdet i leveransedokumentet. Hovedpunkter: Visjon: Forslaget til visjonsformulering legger til grunn en sterkere brukerorientering enn hittil, samt tydeliggjør at dagens felleskomponenter ikke dekker behovene for fellesløsninger og at regjeringens strategi bør omfatte også andre sentrale fellesløsninger. Overordnete målbilder: Det er formulert tre overordnete målbilder relatert til felleskomponentene og løsningene i seg selv, og fem som er relatert til bruk, styring og forvaltning av disse. I tillegg til å angi overordnete målbilder, blir disse å betrakte som premisser og rammer for det videre arbeidet. Hvert av disse ble gjennomgått. Det er tatt inn et eget punkt rundt finansiering, selv om dette ikke inngikk i departementets bestilling. Konkretisering av målbilder og strategier: Her skisseres hva og hvordan prosjekt Målbilder og strategier og veikartarbeidet vil jobbe videre mot seinere leveranser. o Tilnærming og metode: Om helhetlig tilnærming og brukerreiser som metode o Behov: Om brukerbehov, fellesfunksjonalitet og samlet oversikt over behov o Styring og forvaltning: Det foreslås to modeller. 1) Styrings- og forvaltningsmodell, som grunnlag for å konkretisere felles prinsipper for styring og forvaltning basert på internasjonale rammeverk og beste praksis, og 2) Styringsstruktur, hvor ansvar, myndighet og oppgaver er plassert i tre nivå. Politisk nivå er ikke tatt inn. Samordning forutsettes ivaretatt på departementalt nivå og av Skate. Forvalterne forutsettes å etterleve krav og føringer gitt av Skate. Hovedpunkter fra drøftingen i Skate: Det ble gitt flere positive tilbakemeldinger på det arbeidet som er utført. Samtlige virksomheter stilte seg bak innholdet i leveransedokumentet. Flere ville gjerne ha formulert enkelte elementer litt annerledes, men gitt den korte tidsrammen ga alle sin aksept til at dokumentet blir oversendt som Skates innspill til KMD. Forslaget til styringsstruktur reflekterer statlig side. Den ulike styringsstrukturen i staten og på kommunesiden må synliggjøres i det videre arbeidet. KS vil sende inn egen uttalelse til departementet. Det bør sies eksplisitt at Skate vil etablere en prioriteringsmekanisme som gir pluss for hensyn til brukerne, og pluss for samfunnsøkonomisk lønnsomhet eller nytte. 6

7 Dokumentet er sterkt på brukerorientering, men underkommuniserer det offentliges rolle som forvalter og myndighetsutøvelse. Framover bør også dette tas med. Tiltross for kort frist for leveransen til KMD må dokumentet vaskes og gjennomgås mht konsistent begrepsbruk og vanskelig språk. Det ble gitt en del kommentarer uten videre drøfting. Blant annet: o Dokumentet er litt for generelt og generisk, går litt for lite inn på den enkelte komponent, eller inn på sentrale problemstillinger som om bruken av komponenter skal være obligatorisk, finansiering, etc. o Framover bør det klargjøres hva som menes med en nasjonal felleskomponent, og hvordan prosessen er for å bli dette. o Tidsperspektivet på 5 10 år er ikke veldig langt fram, så prosjektet bør i det videre arbeidet holde litt igjen på de mest omfattende visjoner og målbilder. Beslutning Skate stiller seg bak innholdet i leveransedokumentet, og ber om at Difi legger dette ved som Skates innspill til prosessen. Før det oversendes ryddes og vaskes dokumentet mht konsistent begrepsbruk. Omtalen av stat/kommune gjennomgås, og det legges til omtale av samfunnsøkonomisk nytte som prioriteringsgrunnlag for Skate. Sentrale merknader fra diskusjonen sammenfattes og tas inn i referatet fra møtet, og Skate forutsetter at prosjekt Målbilder og strategier legger disse til grunn som føringer til seinere leveranser fra prosjektet. KMD gjøres kjent med de sentrale merknadene fra diskusjonen i møtet. 03/15 Om Arkivverket og satsingen på earkiv Inga Bolstad og Tor Anton Gaarder Bolstad ga en kort generell presentasjon av Arkivverket. Gaarder ga en presentasjon av earkiv. Hensikten er bl a å få en bedre arkitektur, og legge til rette for automatisering. Sentralisering av fellesfunksjoner er aktuelt, og det vil bli sett kritisk på de tradisjonelle Noark-systemene. Arkivverket vil ta ansvar for å utarbeide en ny og fullstendig behovsbeskrivelse rundt behov knyttet til arkiv, i samarbeid med interesserte Skatevirksomheter og andre interessenter. Det ble kom en del spørsmål etter presentasjonen. Arkivverket vil forberede en grundigere presentasjon av earkiv for Skate på et seinere tidspunkt. 7

8 Eventuelt - CEO-møte på Gartner Symposium Skatedeltakerne ga etter forrige Skatemøte tilbakemelding på CEO-møtet i 2014, og flertallet var tvilende til nytteverdien av nytt arrangement i Et Skate-seminar i Oslo er et alternativ, men det vil da være mindre tilgang på faglige kapasiteter. Det er også mulig å reise til Barcelona individuelt. Etter en kommentarrunde ble Difi oppfordret til å foreslå opplegg for et faglig arrangement i Oslo eller i nærheten, én dag eller lunsj-til-lunsj. - Altinn-strategi Under ledelse av Geir Jakobsen vil det bli utarbeidet en ny Altinn-strategi. Brønnøysundregistrene legger opp til å bruke Skate i denne sammenhengen. Møtet ble avsluttet kl. 11:45 8