Referat Skatemøte 25. juni 2014 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate)

Transkript

1 Referat Skatemøte 25. juni 2014 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate) Møtested: Kommunal- og moderniseringsdepartementet, R5 Møtetid: kl 09:00-11:30 Deltakelse Medlemmer til stede Ingelin Killengreen, Difi Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene Hans Christian Holte, Skattedirektoratet Anne Cathrine Frøstrup, Kartverket Arild Sundberg, KS KommIT Joakim Lystad, Arbeids- og velferdsdirektoratet Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet Rune Gløersen (pva Hans Henrik Scheel), Statistisk sentralbyrå Ingunn Cowan (pva Marianne Andreassen), Statens lånekasse for utdanning Forfall Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet I tillegg møtte Tone Bringedal, Difi Håkon Olderbakk, Brønnøysundregistrene Kjersti Lauritzen, Brønnøysundregistrene Karl-Olav Wroldsen, Skattedirektoratet Olav Petter Aarrestad, Kartverket Kirsti Kierulf, KS KommIT Line Richardsen, KS Nina Viksæter Aulie, Arbeids- og velferdsdirektoratet Norunn Saure, Helsedirektoratet Anne Sundvoll, Statistisk sentralbyrå Sekretariat Ellen Strålberg, Difi Vidar Holmane, Difi Peter Chr. Bøgh, Difi --- Deltakere fra statssekretærutvalget (SSU) Statssekretær Paul Chaffey, KMD Statssekretær Jon Gunnar Pedersen, FIN Statssekretær Lars Jacob Hiim, NFD Statssekretær Cecilie Brein-Karlsen, HOD Statssekretær Thor Kleppen Sættem, ASD Statssekretær Vidar Brein-Karlsen, JD 1

2 Saksliste Ordinært Skatemøte kl. 09:00 10:15 Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Ingelin Killengreen Saker med løpende rapportering og oppfølging 02/14 Veikart for nasjonale felleskomponenter Ellen Strålberg/Vidar Holmane 04/14 Informasjonsforvaltning i offentlig sektor Lars Peder Brekk Eventuelt Praktiske opplysninger rundt CEO-briefingen på Gartner Symposium Karl-Olav Wroldsen Felles med statssekretærutvalget (SSU) kl. 10:15 11: Forventninger til SSU, til Skate og til veikartarbeidet. Herunder litt om oppdraget til Difi om finansieringsmodeller. Paul Chaffey 02/14 Veikart for nasjonale felleskomponenter Ellen Strålberg 2

3 Faste saker Godkjenning av agenda Det var ingen merknader. Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat fra møtet Det var ingen merknader. Referatet ble godkjent. Saker med løpende rapportering og oppfølging Sak 02/2014 Veikart for nasjonale felleskomponenter, beslutningssak I dette møtet omfattet saken behandling av en leveranse 1 fra arbeidsgruppe Veikart, som svar på Skates beslutning i februar om å ferdigstille oversikter over behov og planer knyttet til felleskomponentene. Disse skal utgjøre et kunnskapsgrunnlag for Skates arbeid framover. Arbeidsgruppa har gjort en «helhetlig tilnærming» og tatt utgangspunkt i innbyggernes og virksomhetenes behov relatert til offentlig sektor, og hvilke føringer dette gir til fellesløsninger og komponenter. Tjenesteeiernes planer for utvikling av digitale tjenester fram til 2018 er kartlagt, og disse er så vurdert opp mot dagens felleskomponenter, herunder gjeldende planer for videreutvikling av disse. Det store bildet er at tjenesteeiernes behov i stor grad blir dekket av dagens felleskomponenter, og at behovene for videreutvikling av disse i stor grad er ivaretatt i forvalternes gjeldende utviklingsplaner. Altså et godt bilde.. Likevel er det noen viktige behov som ikke blir dekket av dagens felleskomponenter og/eller utviklingsplaner. Eksempler på dette er felles håndtering av fullmakter både for innbyggere og virksomheter, felles løsninger for samhandling og informasjonsutveksling, og felles løsninger for oppslag og gjenbruk av informasjon. Arbeidsgruppa har utarbeidet omforente behovsbeskrivelser og samlet disse i en felles behovskatalog. Denne vil kunne være et godt utgangspunkt for et videre arbeid mot felles behovsvurderinger og prioriteringer i regi av Skate. Videre har arbeidsgruppa innhentet planer og sammenstilt disse til en samlet oversikt over gjeldende utviklingsplaner for de nasjonale felleskomponentene. For første gang foreligger nå en samlet oversikt på et likt format. Sammenstillingen kan også være et godt utgangspunkt for videre arbeid. Arbeidsgruppen mener at man nå har etablert et tilstrekkelig kunnskapsgrunnlag for å kunne jobbe videre med andre felles tiltak, og foreslo at arbeidsgruppa i neste møte i Skate kommer med forslag til både hvordan de kartlagte behovene skal håndteres, og til neste skritt i et videre arbeid jf de tiltakene som ble foreslått i arbeidsgruppas rapport fra februar 2. Et samlet Skate ga uttrykk for at det nå er gjort et godt stykke arbeid og stilte seg bak det kunnskapsgrunnlaget som nå er etablert. Alle Skatevirksomhetene ønsker å delta i det videre arbeidet. Det ble gitt mange gode kommentarer og innspill til dette videre arbeidet

4 Beslutning Skate stiller seg bak kunnskapsgrunnlaget som er etablert av arbeidsgruppe Veikart, og ber om at det i septembermøtet fremmes forslag til håndtering av materialet som er fremlagt og et videre arbeid. Nye saker til behandling Sak 04/2014 Informasjonsforvaltning i offentlig sektor, beslutningssak Brønnøysundregistrene (BR) presenterte en skisse til et arbeid for en informasjonsforvaltningsløsning for offentlig sektor. Satsingen vil bygge på det samarbeidet som BR, Difi og andre aktører har hatt rundt metadata og helhetlig informasjonsforvaltning i mange år, og adresserer noen av de problemstillingene som er pekt på i Difi-rapport 2013:10 Informasjonsforvaltning i offentlig sektor 3, så vel som noen av de behovene som er beskrevet i behovskatalogen fra veikartarbeidet jf forrige sak. BR foreslo å utarbeide et satsningsforslag for en fellesløsning for informasjonsforvaltning, basert på felles konsepter for teknologi, prosesser og organisasjon som understøtter dette. Tidsperspektivet bør være langsiktig, strategi og realisering skal baseres på jevnlige leveranser underveis, og arbeidet skal skje i tett samarbeid med Difi og andre viktige aktører i offentlig sektor. I 2014 vil man sammen med Difi og andre sentrale Skate-virksomheter utrede løsninger for bedre informasjonsforvaltning, og de involverte virksomhetene utarbeider hver for seg koordinerte og samordnete satsingsforslag. En rekke av Skatedeltakerne ga uttrykk for at et felles arbeid og løsninger på feltet er viktig. Det ble understreket at man i et slikt arbeid må ha fokus på tjenester/fag og informasjon, ikke på teknologi og løsninger. Det ble stilt noen spørsmål rundt styring og organisering av arbeidet, og til ambisjonsnivå og framdriftsplan, herunder hva det er realistisk å rekke over i Det er enighet om at arbeidet bør starte opp snarest. Det ble påpekt at arbeidet bør kunne påbegynnes innenfor eksisterende budsjettrammer, uavhengig av om man rekker å ferdigstille et satsningsforslag i høst eller ikke. Beslutning Skate anbefaler at arbeidet med informasjonsforvaltning i offentlig sektor videreføres. Brønnøysundregistrene bes komme tilbake til septembermøtet med forslag til mandat for det videre arbeidet Eventuelt Praktiske opplysninger rundt CEO-briefingen på Gartner Symposium: Skatteetaten v/ Wroldsen må få rask tilbakemelding på deltakelse og reiseplaner for å komme videre med planlegging og tilrettelegging av arrangementet

5 Felles med statssekretærutvalget (SSU) Forventninger til SSU, til Skate, og til veikartarbeidet Paul Chaffey orienterte om forventninger. Arbeidet i SSU vil ha fokus på to ting: For det første på organisering av sentrale IKT-funksjoner, og prioritering av arbeidet med felles infrastruktur og løsninger. SSU vil her kunne bidra blant annet i forberedende politiske prosesser før regjeringsbehandlinger. For det andre på om sektorene følger opp det som det er meningen de skal gjøre. «Digitaliserer vi tjenester? Gjøres det nok for å realisere gevinster? Brukes arkitekturprinsippene og felleskomponentene?» Her vil SSU kunne bidra i KMDs oppfølging av de andre fagdepartementene. Politisk side er opptatt av at Skate skal komme opp med forslag til beslutninger. Man bør tilstrebe å oppnå enighet i Skate, fordi det da blir lettere å få politiske beslutninger. Videre er det avgjørende at man hele tiden tenker på helheten. Veikart for nasjonale felleskomponenter Det ble gitt en kort orientering om Skates mandat, Skates egen presisering av egen rolle til å ta et «strategisk styrende ansvar» og øvrig bakgrunn for veikartarbeidet. Deretter ble hovedpunktene fra saken i Skatemøtet om leveransen fra arbeidsgruppe Veikart presentert. Noen av punktene som ble framhevet var at det store bildet er bra, men det er viktige behov som nå må adresseres i fellesskap. Dette vil Skate ta tak i høsten Det foreligger ingen felles strategier og planer, og ingen har et overordnet ansvar for felleskomponentene. Et mulig neste skritt i henhold til arbeidsgruppas forslag i februar er å ta fram felles målbilder og strategier for fellesløsninger og komponenter, i tillegg til det arbeidet som er iverksatt rundt felles finansieringsmodeller. Skatedirektørene kommenterte på presentasjonen, og framhevet blant annet viktige forhold i og for egen sektor. Skate oppleves som viktig og et godt forum å jobbe videre med. Skate stilte seg bak det kunnskapsgrunnlaget som nå er etablert. Den enkelte direktør orienterte om noen av sine tanker og innspill til det videre arbeidet, både i Skatesammenheng og i samspillet med departementene og politisk ledelse. --- Møtet ble avsluttet kl. 11:30. 5