SAKSFRAMLEGG Forum: Skate Møtedato: Halvårsleveranse med status på behov og utviklingsplaner

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Forum: Skate Møtedato: Sak Beslutningssak Halvårsleveranse med status på behov og utviklingsplaner Historikk/bakgrunn Skate besluttet september 2014 en løpende forvaltning og videreutvikling av sitt eget kunnskapsgrunnlag, herunder en systematisk oppfølging for å sikre at prioriterte behov blir møtt og vedtatte utviklingsplaner blir realisert. Opplegg, prosesser og rutiner ble besluttet som et styringssystem i aprilmøtet Første leveranse fra systemet ble fremmet i junimøtet Skate tok da den første halvårsleveransen med oversikt over status på behov og gjeldende utviklingsplaner til orientering, og bemerket samtidig at det da var et passelig detaljeringsnivå på saksframlegg og vedlegg. Hovedpunkter andre halvår 2015 Arbeidet med denne halvårsleveransen har gått utelukkende på en ny statusvurdering av allerede kjente behov, samt oppdaterte utviklingsplaner. Det er ikke tilrettelagt for eller etterspurt nye behov fra virksomheter utenfor Skate, og det er ikke meldt inn nye behov i behovskatalogen siden junimøtet. Arbeidsutvalget har hatt spesiell oppmerksomhet mot behov nr. 37 Elektronisk arkiv og behov nr. 48 Skytjenester og drift, og viser særlig til omtalen av disse i vedleggets pkt. A. Forslag til samspill mellom halvårsleveransen og handlingsplan Arbeidet med denne halvårsleveransen har gått i parallell med øvrig arbeid med strategi og handlingsplan, og med oppfølgingen av de tre foranalysene som ble gjennomført første halvår. Arbeidsutvalget foreslår at det framover legges opp til et tydelig samspill mellom halvårleveransen (denne saken) og den kommende strategi/handlingsplanen (som fremmes til desembermøtet): Halvårsleveransen (denne saken) skal gi en status på og samlet oversikt over behov, og håndteringen av disse Handlingsplanen gir en samlet oversikt over utviklingsplanene og andre tiltak som bidrar til å dekke disse behovene, med omforente vurderinger og prioriteringer av disse, og lagt ut tid. I og med at strategi/handlingsplanen ikke er lagt fram enda, gir denne halvårsleveransen en enkel oversikt over både behov og utviklingsplaner, tilsvarende leveransen til junimøtet. Forslag til beslutning: Skate tar oversikten over status på behov og utviklingsplaner til etterretning, og slutter seg til den foreslåtte håndteringen av behovene. Presentasjon av saken Saksframlegget gir en status på: Behov, se del 1 med en tabell for oversikt og utdypinger i vedleggets pkt A Gjeldende utviklingsplaner, se del 2 og utdypinger i vedleggets pkt B 1

2 Del 1 Oversikt og status på behov for fellesløsninger, med forslag til håndtering av hvert enkelt behov Behovskatalogen pr andre halvår 2015 Gul = Behovene foreslås håndtert av tiltak som er konkretisert av foranalysene, og meldt og lagt inn for vurdering og evt beslutning om gjennomføring i tilknytning til handlingsplanen. Blå = Under utredning eller Avventes, av ulike grunner Nr. Behov Pri 1 Håndtering Aktør/ansvarlig Merknad organ 4 og 10 Informasjonsutveksling av strukturerte og ustrukturerte data, samt begrep og kataloger mv 1 Foranalyse #1 Skate Tiltak identifisert, første tiltak besluttet iverksatt september Kontaktinformasjon og fullmakter i virksomheter 1 Foranalyse #2 Skate Tiltak identifisert, første fremmet nov Fullmakter for innbyggere 1 Foranalyse #3 Skate Tiltak identifisert 37 Elektronisk arkiv 1 Under utredning Arkivverket Ny behovsbeskrivelse. Forslag om foranalyse. 48 Skytjenester og drift 1 Avventes KMD m.fl. Se an igangsatte tiltak. Særskilt temamøte i AU. 42 Tilgang til oppdaterte inntektsopplysninger 7 Autentisering av personer uten F-nr. og D-nr. 2 Avventes SKD Vurderes i strategi for A- ordningen/edag 2 Avventes SKD Oversendt ID-porten 8 Behov for støtte for internasjonal 2 Avventes SKD (og statssekretærutvalg) Oversendt ID-porten ID u/nr. Utlendinger uten D-nr. 2 Avventes SKD (og statssekretærutvalg) behovsbeskrivelse Trenger ny (oppfølging av nr. 7 og 8) u/nr. Autentisering av utenlandske 2 Avventes SKD (og statssekretærutvalg) behovsbeskrivelse Trenger ny bedrifter 6 Behov for utvidet informasjon om personer oppholdsadresse 2 Avventes SKD Regelverksendring nødvendig. Ønskes inn i nytt folkeregister. 14 Informasjon om knytning mellom 3 Avventes Helsedir. (og Trenger ny person og virksomhet Oslo kommune) behovsbeskrivelse 34 Felles brukerprofiler/ brukerpreferanser for alle digitale 3 Avventes Kontaktreg. Utgangspunkt avklares. Kan kreve regelendring. tjenester 43 Bankkonto for utbetaling fra det 3 Avventes Kontaktreg. Se også 34. offentlige 32 Signerings- og valideringstjeneste 2 I ferd med å bli møtt ID-porten Utkvitteres ved implementering 38 Felles betalingsløsning 2 I ferd med å bli møtt Altinn Utkvitteres ved implementering 44 Tidsstempling av digitale dokumenter 2 I ferd med å bli møtt ID-porten Utkvitteres ved implementering 1 Skate presiserte i behandlingen av den første halvårsleveransen i juni at det må videreutvikles et kriteriesett for vurderinger, da disse vil være grunnlaget for prioriteringene som skal gjøres. Kriteriesettet skulle jobbes fram som en del av arbeidet med en planlagt sak «Konkretisering av Skates styringsystem». Denne ble skjøvet til etter at sak 17/15 «Føringer til videre arbeid forslag fra bisittermøte 13. august» var behandlet i Skates septembermøte, og kriteriesettet er fortsatt ikke jobbet fram. Følgelig er de prioriteringene som er angitt i denne saken fortsatt basert på arbeidsutvalgets skjønnsmessige vurdering, på samme måte som for tidligere veikart-leveranser. 2

3 Del 2 Status på felleskomponentforvalternes utviklingsplaner Felleskomponentforvalterne har oppdatert sine utviklingsplaner. Oversiktene over utviklingstiltak omfatter nå også utviklingsplanene i regi av Standardiseringsrådet. Planene er oppdatert primo oktober. Underlaget kommer fra hver felleskomponentforvalter som selv oppdaterer, og i et enkelt ganttdiagram per år 3 år fram i tid skisserer: Ny funksjonalitet som følge utviklingstiltak i eksisterende løsning i drift/forvaltning Ny funksjonalitet som følge av større utviklingsprosjekter og -tiltak Lov- og regelverksutvikling og eventuelle andre forutsetninger Andre viktige tiltak, herunder strategiarbeid Utviklingsplanene hos felleskomponentforvalterne dreier seg mest om ny funksjonalitet i eksisterende løsninger. Arbeidsutvalget har ikke gjort noen konsekvensanalyse eller annet på endringene i planene. Oversiktene og kommentarer ligger i vedleggets pkt. B. --- Saken vil bli framlagt av Skates arbeidsutvalg v/ Vidar Holmane Saksframlegget er utarbeidet av Skates arbeidsutvalg og Difi/Skatesekretariatet. Oslo,

4 Vedlegg Mer detaljert omtale av behovene og utviklingsplanene A. Utdyping av behovene Foranalysene Oversikt Foranalysene tok opp i seg de fleste av de høyest prioriterte behovene. Leveransene fra foranalysene ble tatt til etterretning i junimøtet. Tiltakene som er identifisert og foreslått av foranalysene er lagt inn i strategi/handlingsplanen som fremmes for Skate i desembermøtet. Tabellen under viser hvilke behov som definerte utgangspunktet for hver av foranalysene: Behov som er vedtatt behandlet i foranalyse Behov Foranalyse Prioritet 4A Informasjonsutveksling ustrukturerte data Informasjonsforvaltning og Høy (1) 4B Informasjonsutveksling strukturerte data forutsetninger for utveksling Høy (1) 10 Felles begrepsrammeverk og kataloger Høy (1) 3A Kontaktregister for virksomheter Digital kontaktinformasjon Høy (1) 3B Fullmaktsregister for virksomheter fullmakter for virksomheter Høy (1) 5 Fullmaktsregister for innbyggere Håndtering av fullmakt og annen representasjon av innbyggere Høy (1) I tillegg ble rekke andre behov spilt inn underveis som relevante å vurdere i en eller flere foranalyser, og ble fulgt opp der helt eller delvis. Nærmere om foranalyse Informasjonsforvaltning og forutsetninger for samhandling Dekket behov 4A, 4 B og 10 Foranalysen foreslår at virksomhetenes innsats inn i fellesaktivitetene opprettholdes og benyttes til utarbeidelse av veiledere og standardisering. Herunder styrkes også Standardiseringsrådet med utførende ressurser på begrepsområdet og arbeid med felles informasjonsmodeller. Mht. datakatalog foreslås å etablere oversikt over data med publisering av begrepsbeskrivelser. Forprosjekt (planlegging) for felles løsning for informasjonsforvaltning oversikt over data foreslås utført i perioden september april, med utredning av styringsvedtak/hjemmel i KMD. Oppstart av hovedprosjektet (utvikling) foreslås mai Dette tiltaket har førsteprioritet, og Skate besluttet i septembermøtet å iverksette planleggingsfasen for dette tiltaket (jf forprosjekt). Mht. tjenestekatalog foreslås å etablere oversikt over IKT-tjenester og digitale tjenester. Dette inkluderer forprosjekt for felles løsning for informasjonsforvaltning oversikt over tjenester. Tjenestekataloger knyttes sammen med datakataloger og begrepskataloger. Tjenester og data foreslås gjort tilgjengelig. Det foreslås å gjøre gjenbruk til en regel. Krav om deling og gjenbruk blant offentlige virksomheter fastsettes. Det gjøres også kjent hvem som benytter dataene. Tiltak gjennomføres for å redusere ikke-ønsket variasjon. Nærmere om Foranalyse «Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter» Dekket Behov nr. 3A og 3B: Foranalysen anbefalte nye tiltak og ga innspill til pågående tiltak. Anbefalingene inneholder også forslag til tidsperspektiv. Gjennomføring av tiltakene er derimot avhengig av prioriteringer hos de forvaltningsorgan som må involvere seg i de ulike aktivitetene. Brønnøysundregistrene står oppført med ressursbehov for alle tiltakene, og vil få den aller største belastningen ressursmessig. Pågående og nye tiltak som er prioritert: - Samarbeid om pilot for meldingsutveksling i offentlig sektor. - Åpne opp varslingsinformasjonen (benevnes som «kontaktinformasjon for virksomheter») i Altinn. 4

5 - Videreutvikle løsning for varslingsinformasjonen (benevnes som «kontaktinformasjon for virksomheter») og administrasjon av roller og rettigheter i Altinn. - Rettslig regulering av plikten til å registrere varslingsinformasjon - Utarbeide mandat til forprosjekt/planleggingsfase for digital kontaktinformasjon og fullmakter, jf. Enhetsregisterets utviklingsplan Følgende nye tiltak er avhengige av prioritering opp mot andre aktiviteter: - Gjennomføre forprosjekt om digital kontaktinformasjon og fullmakter Dette tiltaket har førsteprioritet, og det fremmes for Skates novembermøte forslag om å iverksette planleggingsfasen for dette tiltaket (jf forprosjekt). - Forbedre presentasjon av registreringsstruktur i Enhetsregisteret - Åpne opp fullmaktinformasjonen i Altinn Nærmere om foranalyse «Håndtering av fullmakt og annen representasjon av innbyggere» Dekket behov nr. 5. Foranalysen har foreslått en del tiltak og prioritering av disse. Foranalysen ble i Skatemøtet 24. juni bedt om å beskrive aktiviteter og oppgaver som er nødvendig for å fullføre foranalysen. Det var meningen at dette skulle behandles i septembermøtet, men som kjent kom saken ikke opp. Vi ser at det er et omfattede arbeid som må gjennomføres og det er signalisert utfordringer rundt det å avgi ressurser til arbeidet. Kommunesektoren har ikke deltatt på noen av møtene og følgelig har ikke kommunesektorens behov kommet frem. Det er derfor vanskelig å ferdigstille denne aktiviteten. Prosjektledelsen ønsket å formelt avklare videre deltakelse fra de ulike etatene i prosjektgruppen og har bedt om tilbakemelding fra disse. Tilbakemeldingene innebærer at ressursbehovet ikke kan tilfredsstilles. Tiltak bør derfor avgrenses til «lavthengende frukter». Tilgjengeliggjøring av datagrunnlag bør være første prioritet da dette er en forutsetning for både manuell og maskinell behandling av ulike representasjonsforhold. Det viktigste er tilgjengeliggjøring av informasjon om vergemål, dernest omsorgsovertakelse og til slutt advokater. Det foregår samtaler mellom Statens sivilrettsforvaltning og skatteetaten for å tilgjengeliggjøre opplysninger om vergemål i Det sentrale folkeregisteret. Skatt har uttrykt et stort behov for at de øvrige offentlige etatene bistår i dette arbeidet i forhold til krav- og behovsavklaringer mm. Behov som utredes Behov nr. 37 Elektronisk arkiv Dette behovet har høy prioritet. Arkivverket har i samarbeid med flere av Skatevirksomhetene oppdatert behovsbeskrivelsen, som nå gir en god oversikt over behov, interessenter og mulige føringer til løsning. Dette behovet vil bli behandlet særskilt av arbeidsutvalget i et arbeidsmøte, for avklare videre arbeid og om arbeidsutvalget vil stille seg bak et forslag om å gjennomføre en foranalyse på dette behovsområde, etter samme opplegg som de som gikk i første halvår Formålet med foranalysen vil i så fall være å konkretisere omforent nåsituasjonsbeskrivelse, ønsket situasjon (målbilder), gap-analyse og forslag til tiltak. Foranalysen vil vurdere alternative løsningskonsepter og dette vil være en del av anbefalt tiltak. Det kan i så fall bli aktuelt å fremme en sak til februarmøtet for at Skate skal be om at det utarbeides mandat for en slik foranalyse rundt dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Behov som er i ferd med å bli møtt Behov nr. 32 Signerings- og valideringstjeneste Difi har inngått avtale, og tjenesten i ID-porten har oppstart primo april 2016, jf. ID-portens utviklingsplan i vedlegget pkt. B. Sekretariatet vil kvittere ut behovet når løsningen er i drift. Behov nr. 38 Betalingsløsning Altinn iverksetter løsning i 2016 ifm. at DFØ inngår avtaler på vegne av det offentlige. Sekretariatet vil kvittere ut behovet når løsningen er i drift. Behov nr. 44 Tidsstempling av digitale dokumenter Planlegges satt i drift 1. november 2015, jf. ID-portens utviklingsplan i vedlegget pkt. B. Sekretariatet vil kvittere ut behovet når løsningen er i drift. 5

6 Behov som er satt til avventer fordi behovet må utdypes og/eller krever regelverksendring Behov Autentisering av utenlandske bedrifter Behovet er meldt inn av SKD og gjelder organisasjoner med nummer i Enhetsregisteret. Avventer utdyping fra behovseier. Behov nr. 6 Behov for utvidet informasjon om personer oppholdsadresse SKD har tidligere meldt at det er satt i verk noen tiltak innenfor området, men at innføring av meldeplikt på oppholdsadresse vil være krevende å innføre og forvalte og det planlegges ikke for dette nå. Merknad: Må sjekkes/bekreftes av SKD. Kreves regelverksendring? Lånekassen har utarbeidet en ny og utvidet behovsbeskrivelse der det fremgår at også andre etater har samme behov. Lånekassen ønsker at behovet bringes inn i Moderniseringsprosjektet. AU er enig i dette, og tilrår at Skate gir råd til SKD i samsvar med dette, jf. formulering i Skates mandat (i avsnittet Rolle) om at Skate «gir råd til deltakerne innenfor deres respektive ansvarsområder». Behov nr. 7 og 8 Autentisering av personer uten F-nr. og D-nr. og Behov for internasjonal ID Autentisering av personer uten F-nr. og D-nr.: Dette inngår i ID-portens strategi, men oppgaven er ikke prioritert i utviklingsplanene for de nærmeste årene. Dette behovet er således ikke dekket. Behov for ID-forvaltning og kontroll er et omfattende behov som er til vurdering i et eget statssekretærutvalg. I den nye vurderingen av dette behovet skal også behovet (uten nr.) meldt inn av SKD kalt «utlendinger uten D-nummer» vurderes. Dette behovet må utdypes av behovseier før behandling. Behovene tas opp til ny vurdering når konklusjonene fra statssekretærutvalget foreligger. Behov for støtte for internasjonal ID: Den vedtatte EU-forordningen nr. 910/2014 (eidas) om et felles rammeverk for elektronisk identifikasjon, elektronisk signatur og andre relaterte tillitstjenester omfatter EØS-området og vil under visse forutsetninger pålegge medlemslandene å akseptere autentisering av innbyggere i EØS-land med bruk av e-id utstedt i innbyggernes hjemland. EU har en infrastrukturløsning som EØS-land kan koble seg mot for autentisering på tvers av landegrenser i EØS-området kalt STORK. Opprinnelig planlagt produksjonssetting for internasjonal ID var 3. kvartal Skatteetaten mener at Difi bør ta ledelsen når det gjelder gjennomføring av nevnte forordning. SKD har sendt kommentarer til Finansdepartementet om gjennomføringen. Behov nr. 14 Informasjon om knytning mellom person og virksomhet En løsning på behovet krever endringer i flere registre (bl.a. Enhetsregisteret), og endringer i regelverk og meldeplikt overfor A-ordningen. Nytteverdien er usikker. Det er behov for utdyping, og saken er derfor sendt tilbake til Helsedirektoratet som behovseier for konkretisering. Kommunal sektor v/oslo kommune ønsker å delta i arbeidet med ny behovsbeskrivelse. Behov nr. 34 Felles brukerprofiler og preferanser for digitale tjenester, herunder Behov nr. 43 Bankkonto for utbetalinger fra det offentlige (som i sin enkleste form kun er en attributt med et kontonummer i en slik brukerprofil). Teknisk behov kan dekkes uten vesentlige kostnader dersom dette gjøres i forbindelse med andre grensesnittendringer for Kontakt- og reservasjonsregisteret. Det er imidlertid knyttet mer usikkerhet til hvilken løsning man skal benytte for å innhente kontonummer, og om det kreves lovmessige endringer dersom en slik bruk av kontonummer skal være obligatorisk. Det jobbes med en løsning der behovet dekkes over flere faser. Første fase (i løpet av 2016) vil kunne være å etablere kontonummer i Kontakt- og reservasjonsregisteret. Behov nr. 42 Tilgang til oppdaterte inntektsopplysninger. Behov ble oversendt EDAG-prosjektet v/ SKD. A-ordningen innebærer innhenting og formidling av informasjon til deltakende virksomheter, og er dermed ikke et register i tradisjonell forstand. SKD har begynt å arbeide med en strategi for videreutvikling av A- ordningen, herunder hvordan andre interessenter skal få tilgang til opplysningene i ordningen. Strategien ferdigstilles i

7 Behov nr. 48 Skytjenester og drift Dette behovet har prioritet Høy. Sekretariatet vil samle inn en beskrivelse av hva som gjøres i de forskjellige sektorene, og hva som er det konkrete behovet som er relevant i Skatesammenheng. AU vil basert på behovsbeskrivelsen kunne løfte eventuelle tiltak neste halvår, dvs. etter at Lysne-utvalgets utredning av digital sårbarhet (frist ultimo november 2015) og KMDs skystrategi (februar 2016) er lagt fram. AU understreker i tillegg at det er behov for å få en fremdriftsplan for det arbeidet Kulturdepartementet og KMD gjør på området, og Arkivverket tar på seg oppgaven med å kontakte Kulturdepartementet og eventuelt KMD og hente fram det som er mulig av avklaringer rundt framdriften i arbeidet med avklaring av juridiske rammer for bruk av skytjenester i det offentlige. Skytjenester vil bli omtalt i digitaliseringsrundskrivet, der det legges opp til at skytjenester skal tas i bruk når det er hensiktsmessig og kostnadseffektivt, med mindre sikkerhetsmessige eller andre særskilte grunner taler imot. 7

8 B. Status på felleskomponentforvalternes utviklingsplaner, med forslag til håndtering Dette gir en enkel oversikt over gjeldende utviklingsplaner per felleskomponent. I denne leveransen er det også tatt inn en oversikt over tiltak i regi av Standardiseringsrådet. En tjenesteeier som skal utvikle en digital tjeneste må vurdere å bruke ikke bare felleskomponenter eller andre tekniske fellesløsninger, men også å utnytte eller koble seg på relevante standardiseringsog samordningstiltak. Det tas derfor sikte på å etablere og vedlikeholde en oversikt over også andre tiltak som bidrar til å dekke behov, ikke bare utviklingstiltakene på dagens felleskomponenter. Det tas først sikte på å ha en oversikt over de mest relevante tiltakene i regi av EU, Difi og Standardiseringsrådet. Det er kun gitt en oversikt over endringer siste periode. Det vil framover bli lagt opp til at Skates arbeidsutvalg (AU) gjør de vurderinger og analyser Skate ønsker, som risiko- og konsekvensvurderinger, strategisk analyse eller annet. Tabellen under oppsummerer hovedpunktene fra hva som er nytt fra forrige gang i hver av felleskomponentforvalternes utviklingsplaner: Felleskomponent Hovedpunkter Enhetsregistret Det er tatt inn en aktivitet i planen om videreutvikling av elektronisk Samordnet registermelding, slik at denne løsningen, i løpet av første halvår 2016, også vil omfatter innrapportering fra offentlig sektor til ER. Tidsplanen for videre arbeid med informasjonsforvaltning (begrepsbeskrivelser og informasjonsmodellering) av grunndataene i ER er justert. Nytt punkt om tiltak for å gjøre digital varslingsinformasjon til en pliktig opplysning i Enhetsregisteret. Nytt punkt om forprosjekt/planleggingsfase for digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. Folkeregisteret (Ingen endringer) ID-porten Utvikling av løsninger for signering og utenlandske brukere (som tidligere ikke har vært tidsatt) er nå planlagt for utvikling i Nytt utviklingstiltak: Autentisering i jobbsammenheng identifisert men ikke konkretisert i tid. Kontaktregisteret (Ingen utviklingstiltak konkretisert i tid, fokus på utbredelse) Strategiarbeid starter høsten Sikker digital post (Satt i produksjon mai 2015) Strategiarbeid starter høsten Matrikkelen Hovedpunkter fra utviklingsplanene: Nye grensesnitt API, tilgang til historisk matrikkelinformasjon, tilpasning til EU-direktiv Kommuneendringsprogram tilpasset kommende kommunereform Altinn (Ingen endringer) 8

9 Oversikt over tiltak i regi av Standardiseringsrådet Hovedpunkter fra utviklingsplanene, de viktigste områdene identifisert for standardisering er: Informasjonssikkerhet Integrasjonsstandarder Standarder for informasjonsutveksling 2015 Forskriftsfesting av standarder for publisering av nettleserbaserte tjenester (skjema++) Forskriftsfesting av standarder for Internett-kommunikasjon, IPv4 og IPv6 (dual stack) Anbefalt standard for beskrivelse av datasett og datakataloger Forprosjekt standarder for integrasjon (caseanalyser: adresser, ny i Norge, dødårsaksdialog og fordeling av tippemidler) Standarder for URI (blant annet i forbindelse med publisering av definisjoner og tjenester) Standardstruktur personnavn (del av Standarder for håndtering av tegn og representasjon av navn i forvaltningen) Standarder for kryptering mellom e-post servere (Start TLS) 2016 Standard for samhandling i offentlig sektor overordnede prinsipper Standardgrensesnitt for meldingsutveksling (felles for alle meldingstjenester i forvaltningen) Høyest prioriterte område fra forprosjekt integrasjon Standardstruktur adresse (del av håndtering av tegn og representasjon av navn i forvaltningen) 2017 Nest høyeste prioriterte område fra forprosjekt integrasjon Standarder for signering i lys av ny eidas-forordning Utvalg av tegn til bruk i forvaltningen (håndtering av tegn og representasjon av navn i forvaltningen) Standard for 3D-dokumenter (mulig at det må være ulike standarder for ulike sammenhenger) 9