Tjenestebiler til Hvaler Kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Tjenestebiler til Hvaler Kommune Fredrikstad Kommune 2011 Innkjøpsavdelingen 1

2 KONKURRANSEGRUNNLAG: 1. Generelle opplysninger Tilbud på: Prosedyrevalg: Avtaleperiode: Leveranse av tjenestebiler til Hvaler kommune. Åpen anbudskonkurranse. Engangskjøp biler med tillegg av serviceavtale for 5 år. Frist for innlevering av tilbudet er: kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet sendes/leveres: Hvaler kommune v/fredrikstad kommune Postboks 1402 Nygårdsgaten Fredrikstad Vedståelsesfrist: Tilbud kan også leveres i resepsjonen på Rådhuset Fredrikstad kommune,nygaardsgaten 16 Tilbudsåpning: Fredrikstad kommune, innkjøpsavdelingen, Nygaardsgaten 16, , kl. 13:00. Det vil ikke være offentlig åpning. Tilbudet skal sendes/leveres i lukket konvolutt/forsendelse, og SKAL være tydelig merket med: Tilbud tjenestebiler Hvaler kommune Konkurransen omfatter (se prisskjema): Hvaler Kommune ønsker tilbud på kjøp av tjenestebiler i forskjellige kategorier, se vedlegg 4 Prisskjema. Det ønskes tilbud på biler som skal benyttes innenfor Åpen Omsorg, men også tjenestebiler til bruk innen andre avdelinger i kommunen. Det vises til vedlegg 4, Prisskjema og vedlegg 5 Skjema kravspesifikasjon for ytterligere spesifisering av bilene. Konkurransen omfatter også tilbud på 5-års serviceavtale knyttet til den enkelte bil. For de bilene som ønskes leasingfinansiert, vil Hvaler kommune benytte egen avtale med DNBNOR Finans. Oppdragsgiver setter krav til at maksimal avstand til servicested er 45 minutter, beregnet fra Hvaler kommunes Rådhus, eller at det tilbys egen rutine for hente-og-bringe-tjeneste ved service og reparasjoner som tilbyder administrerer. Det skal tilbys lånebil i forbindelse med ordinært servicebesøk ihht. intervaller fastsatt i bilens servicehefte, og for reparasjoner inntil 3 arbeidsdager. Utover dette, vil behov være Hvaler kommunes ansvar å dekke inn. 2

3 Serviceavtalen skal inneholde: Serviceettersyn i henhold til bilfabrikkens forskrifter/definerte serviceintervaller for periodisk service og vedlikehold. Deler, olje/oljeskift og arbeid som er definert i den enkelte bilmodells servicehefte skal være inkludert. Serviceavtalen skal også omfatte kostnader for nødvendige utskiftinger av komponenter/slitedeler som fastsettes ut fra bilens kjørte kilometer, og som skal skiftes ut i fastsatte intervaller ihht. bilmodellens servicehefte. Serviceavtalen skal ikke omfatte utskifting av slitedeler som følge av Hvaler kommunes bruk av bilene, eks.: bremseklosser/skiver, div. stag og oppheng, eksosrør/potter. Dette vurderes som ordinær reparasjon, dersom ikke dette er omfattet av garanti.. Hvaler kommune ønsker en pris pr. service ihht. produsentens fastsatte serviceintervall ved antall km, eks km, km., km osv., alternativt minimum en gang pr. år. Prøvekjøring: Oppdragsgiver ønsker å få se/prøvekjøre de tilbudte biltyper. Tilbyder må på forespørsel stille demo bil til disposisjon. Vi legger ved et skjema som vil bli benyttet i evalueringen, vedlegg 6. Tilbakelevering av bilene ved leasingavtaler med restverdi: Oppdragsgiver ønsker en ryddig tilbakelevering av biler med restverdi ved endt leasingperiode. Kilometerstand som avtales for leasingperioden, skal ha en toleransegrense på +10%, før det kan beregnes tilleggsavgift for overkjørte kilometer. Avtalt restverdi skal ha aksept for normal slitasje av bilen. Ved tilbakelevering etter utløpt avtaleperiode, skal det ikke kreves dekning av kostnader for utbedringer som defineres innenfor normal slitasje. For påviste mangler som defineres under unormal slitasje, kan det kreves dekket kostnader for utbedringer ved tilbakelevering. Dette skal gjennomføres som følge av takst som er godkjent av partene, se bestemmelser om taksering. Definisjon av normal slitasje: Dekk som er slitt, men har lovlig mønsterdybde. Flassing av lakkerte støtfangere. Slitasje, herunder mindre hull i innredninger og seter, som ikke krever full reparasjon. Riper i glass etter vindusviskere og isskrape, som normalt ikke krever skifting av glass. Riper i overflaten av lakken etter vask og lignende. Riper rundt og på dørhåndtak. Små bulker i støtfanger. Steinsprut til glass som ikke har gitt sprekkdannelse og som kan repareres/limes. Steinsprut til karosseri som normalt ville blitt reparert med lakkstift/flekking. Definisjon av unormal slitasje: Dekk med ulovlig mønsterdybde. Karosseriskader, herunder bulker med sprukket lakk som krever lakkering. Knust eller sprukket glass som krever utskifting. Skade der lakkering er nødvendig for å hindre rustdannelse. Skader på frontrute som ikke godkjennes av Biltilsynet. Utbedring av karosseriskader: For personbiler legges til grunn at lakkering skjer til nærmeste skjøt hvis nødvendig. 3

4 For varebil legges til grunn at utbedring og lakkering skjer lokalt på karosseri der skaden er oppstått, dette gjelder og lakkering. Taksering: Ved taksering skal overnevnte definisjoner legges til grunn. Ved tilbakelevering av bilene skal disse være skadefrie innenfor normen normal slitasje. Bilene skal besiktiges av en representant fra hver av partene. Disse takserer eventuelle skader og mangler. Skade og mangler blir så å utbedre for Hvaler Kommunes regning. Skader og mangler som først oppdages etter en slik besiktigelse er ikke Hvaler Kommunes ansvar. 3. Forventet innkjøpsvolum - innbyttebiler Oppdragsgiver ønsker tilbud på kjøp av totalt biler som skal benyttes innen omsorgstjenester og byggvedlikehold. Det oppgis intervall for prissegment som Hvaler kommune ønsker tilbudte biler innefor, fordi det ikke er avklart hvor mange biler som skal kjøpes innen hvert segment. Oppgitt prissegment skal forstås som tilbyders veiledende priser inkl. mva. levert Hvaler kommune. Kjøpsvolumet stipuleres til: Gruppe 1: Ca Personbiler, 4WD, 5 dører og 5 seter prissegment innenfor ca ca kr. Gruppe 2: Ca. 2 6 Personbiler, 2WD forhjulsdrevne, 5 dører og 5 seter, prissegment innenfor ca ca kr. Gruppe 3: Ca. 2 4 varebiler 2WD lastevolum ca. 3 kbm., prissegment innenfor ca ca kr. Gruppe 4: Ca. 2 4 varebiler 4WD, lastevolum ca. 3 kbm., prissegment innenfor ca ca kr. Ønsket levering av biler fra juni til september Hvaler kommune skal innlevere følgende biler, som skal beregnes som innbytteobjekter i tilbudet. Innbyttebilene skal benyttes som fradrag i tilbudt pris i forespurte grupper. Innbyttebiler: Bilnummer Km stand 1 AR Caddy AR Caddy AR Caddy AS Ignis AS Caddy AR Ignis AR Caddy AS Caddy AR Citroen Berlingo AS Caddy Forbehold: Endelig kjøp i 2011 vil være helt avhengig av oppdragsgivers budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer. Det stipulerte innkjøpsbehovet som er oppgitt, må betraktes som veiledende. Oppdragsgiver har avtale med eget forsikringsselskap. 4

5 5. Oppdragsgivers krav til leverandøren, kvalifikasjonskrav: Det vises til eget skjema, vedlegg 2, som skal fylles ut og signeres, og leveres som en del av tilbudet. Kvalifikasjonskrav er absolutte basiskrav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen. 6. Oppfølging - opplæring i avtaleperioden - implementering. Oppdragsgiver legger vekt på kommunikasjon, lojalitet og kunde/leverandørutvikling. Oppdragsgiver stiller seg positivt ovenfor valgte leverandør til å være med på utprøving og testing av nye modeller. Dette skal dog avtales og godkjennes på forhånd av Hvaler kommune seksjon Åpen Omsorg. Det vil fra oppdragsgivers side bli etablert en egen brukergruppe for avtalen(e). Denne brukergruppen består av representanter fra de forskjellige områdene i kommunene som er brukere av avtalen. Brukergruppen administreres av Fredrikstad kommunes innkjøpsavdeling i samarbeide med Hvaler kommune i forbindelse med gjennomføringen av konkurransen. Levering av biler krever ressurser fra begge parter. Partene skal i fellesskap utarbeide strategi for levering av nye biler og innlevering av innbyttebiler i forbindelse med avtalen. I avtaleperioden, (serviceavtaleperioden), skal det minimum holdes ett statusmøte pr. år, partene stilles fritt til å avtale hyppigere møter. Partene blir enige om hvem som skal innkalle til statusmøte. På statusmøte skal: - Avtalen evalueres - status hittil i avtaleperioden. - Statistikk og omsetning. - Det skal fremlegges dokumenterte prissammenligninger i forhold til tilbudspris. - Kvaliteten på tjenesten/produktet. - Eventuelt. 7. Pris: Alle priser skal oppgis eks. mva. i NOK på vedlagte prisskjema, vedlegg 5. Prisjusteringer skal foretas iflg. pkt. 9 Prisendringer. Prisene skal inneholde alle utgifter til egen administrasjon, opplæring, frakt, reiseutgifter, feriepenger, skatter og avgifter, etc. Detaljer som er nødvendig for at bilene skal fungere i drift, og som ikke er priset, betraktes som inkludert. Dersom leverandøren gjennomfører kampanjer eller tilbud som er gunstigere enn betingelser inngått for denne avtale, skal disse automatisk gjøres gjeldende for denne avtale. Dette gjelder dersom slike betingelser blir kjent og kan gjøres gjeldende etter at kontrakt er inngått. Dersom priser på avtalt segment faller i perioden, skal de nye priser omgående gjøres gjeldende også for denne avtalen. Dette gjelder dersom slike betingelser blir kjent og kan gjøres gjeldende etter at kontrakt er inngått. Prisene skal basere seg på årlig kjørelengde på inntil km. Pris på reservedeler skal oppgis ved rabatt i % i henhold til leverandørens gjeldende utsalgspriser, vedlegg 5. Timepris verksted skal fremkomme, vedlegg 4. Timepris for teknisk service skal fremkomme, vedlegg 4. 5

6 8. Prisendring: Alle priser skal være bindende og faste for 12 måneder fra kontraktsinngåelse. Prisendring for serviceavtale kan skje en gang pr. år i avtaleperioden. Anmodning om prisregulering skal dokumenteres og varsles skriftlig til Hvaler kommune, v/lars H. Larsen med to måneders varsel. Dersom leverandørens serviceavtale får en prisstigning som går ut over naturlige sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for oppsigelse av serviceavtalen. Prisendringer i avtaleperioden skal ikke overstige det som kan dokumenteres som kostnadsøkninger/reduksjoner.. Prisendring kan først gjennomføres av leverandør etter skriftlig godkjennelse fra Hvaler kommune v/lars H. Larsen. Dersom helt spesielle forhold som har betydelig innvirkning på prisen oppstår, kan anmodning om prisendring fremsettes av partene. Begrunnet anmodning om prisendring skal fremsettes skriftlig med minimum to måneders varsel før ikrafttredelse. 9. Leveringsbetingelser Reklamasjon: Leveringsbetingelse for alle leveranser er: Fritt levert Hvaler kommune, Dypedalsåsen Sykehjem, DDP i henhold til Incoterms Levering anses som gjennomført når bilene er mottatt på avtalt sted, og godkjent av oppdragsgiver/bestiller. Bilene skal ved levering være ledsaget av nødvendige instruksjoner/deklarasjoner for bruk og vedlikehold, og annen informasjon som måtte være avtalt og spesifisert i bestillingen. Dokumentasjonen skal være på norsk. Det skal oppgis hvilken leveringstid som gjelder fra bestillingstidspunktet. Leverandør er ansvarlig for at leveransen er i samsvar med bestillingen. Alle bestillinger skal ordrebekreftes med leveringstidspunkt. Ved avvik på avtalt leveringsdato, skal dette varsles omgående når leverandør får slik informasjon fra importør/produsent. Leverandøren har plikt til å gjøre det som skal gjøres for å levere rettidig. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til Hvaler kommune om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen. Ved forsinket levering som ikke skyldes Hvaler kommune, eller som ikke kan henføres under force majeure, skal Hvaler kommune kreve inn dagmulkt, (konvensjonalbot ), uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, utgjøre 2 - to - promille pr. hverdag etter avtalt leveringstid, regnet av den del av avtalt pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, begrenses til 15% av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt. Kjøpslovens forsinkelsesregler kommer også til anvendelse. Ved avvik på avtalt leveringstid på mer enn 14 dager, kan oppdragsgiver velge å heve kjøpet. Valgte leverandør er bundet til å refundere oppdragsgiver dokumenterte merkostnadene dersom avvik på leveringstid medfører at kjøpet heves, eller at oppdragsgiver påføres ekstrakostnader ved å dekke behovet for tjenestebil. Reklamasjon skal fremsettes så raskt som mulig og beskrive reklamasjonsårsak. Reklamasjon skal alltid referere til kundenummer og kontraktsnummer. 6

7 10. Betalingsbetingelse: Betalingsbetingelse skal være netto pr. 30 dager. Faktureringsgebyr/behandlingsgebyr/ordregebyr el.lign. aksepteres ikke. For å sikre rettidig betaling må oppdragsgiver, ha mottatt faktura senest 4 dager etter fakturadato. Hvaler kommune har etablert mottak av e faktura, og Visma eco benyttes som meldingssentral. Visma eco er medlem i samtrafikkgruppen, som sikrer at faktura fra leverandører som benytter andre meldingssentraler distribueres til Hvaler kommune i en standardisert prosess/format. Hvaler kommune stiller ingen krav til hvilken meldingssentral leverandør benytter. For leverandør som ikke selv kan levere faktura i standardisert xml-format, ehandel.no, alternativt e2b, minimum versjon 3.4, vil meldingssentralene kunne foreta konvertering til korrekt format. For bruk av meldingssentral gjelder prisnippet om at partene selv bærer sine kostnader på hver side av denne løsningen. (Det vises for øvrig til Stortingsmelding nr. 36 Det Gode Innkjøp, pkt. 9 hvor stasingen på e faktura i det offentlige er ytterligere beskrevet). Hvaler kommune setter som krav at fakturaer fra valgt leverandør skal mottas som e faktura senest 3 måneder etter dato for kontraktssignering. Se mer informasjon under punkt om betalingsbetingelser. Hvaler kommune har sentral fakturaadresse, som er: Hvaler kommune (Navn på bestillende virksomhet/enhet) Postboks Fredrikstad Fakturaen skal inneholde: - Navn på bestillende virksomhet - Spesifisering av fakturerte produkter - Antall produkter - Nettopriser/avtalte priser, ref. prisskjema - Kid-nummer på faktura/giro - Spesifikasjon av mva. Eventuell morarente beregnes i henhold til morarenteloven Lov om renter ved forsinket betataling m.v. av , endret (p.t. 12 %). Rentenota skal ikke utstedes før bestiller er kontaktet. 11. Kriterier for valg av tilbud: Tildeling vil basere seg på det økonomisk mest fordelaktige tilbud i henhold til følgende kriterier. Kriteriene er vektet og danner grunnlaget for tildelingen. a) Kjøpspris 50 % b) Servicekostnader totalt beregnet for 5 år. 20% c) Funksjonalitet - praktisk bilevaluering 30 % 12. Kontrakt: Kontraktens dokumentrang: Konkurransegrunnlag med vedlegg. Tilbudet. Eventuelle møtereferat kan gis prioritet i henhold til innhold. 7

8 13. Opsjon: Det er ingen opsjoner knyttet til denne konkurransen 14. Oppsigelse: Serviceavtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Vesentlig mislighold kan være: a) at leverandørens tjenester har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i avtalen. b) at serviceavtalen presentert i tilbudet/prisskjema ikke holder det forutsatte kvalitetskrav. c) avvik på leveringsbetingelser og leveringsgrad. d) at leverandørens prisutvikling sammenlignet med andre tilsvarende aktører i markedet ikke er konkurransedyktig. Dersom mislighold påberopes, skal dette alltid være dokumentert og begrunnet skriftlig. Mislighold fra leverandørens side gir oppdragsgiver rett til å heve avtalen uten kostnad. Oppdragsgiver kan i slike tilfeller også kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. Dersom oppdragsgiver avdekker mislighold vedrørende sosial dumping, ref. kvalifikasjonskrav, vil dette kunne betraktes som mislighold av avtalen og være grunnlag for oppsigelse. Dersom det oppdages brudd på oppdragsgivers etiske retningslinjer, ref. kvalifikasjonskrav, i leverandørs samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver, betraktes det som brudd på kontrakten og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. 15. Tilbudet skal inneholde: Tilbudet leveres i papirversjon, i perm med skilleark og følgende inndeling: 1) Tilbudsbrev generelt - generell informasjon fra tilbyder - opplysning om kontaktpersoner 2) Utfylt og signert skjema, vedlegg 2 - Kvalifikasjonskrav med dokumenterte vedlegg. 3) Utfylt og signert vedlegg 4 - prisskjema. Det er viktig å merke seg at tilbudte biler skal kun tilbys som beskrevet i dette vedlegg. Tilbyders eventuelle egne oppsett skal ikke benyttes. 4) Utfylt og signert vedlegg 5 Skjema Kravspesifikasjon 5) Eventuelt tilbyders spesifikke forbehold. Forbehold skal være konkrete og gi opplysning om forbeholdets økonomiske betydning i forhold til konkurransegrunnlagets beskrivelser. 6) Tilbyders eventuelle kataloger og annet informasjonsmateriell Tilbudet skal ikke inneholde tilbud eller informasjon om modeller eller øvrig informasjon som ikke er forespurt i dette konkurransegrunnlag med vedlegg. Tilbudet skal også leveres på cd eller minnepenn, og da arkivert i tilsvarende mapper, unntatt kataloger og informasjonsmateriell. Ved avvik mellom prisskjema i papirversjon og på cd, vil alltid papirversjon legges til grunn som det korrekte tilbudet. 8

9 17. Avvisning avlysning forkastelse: Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget, vil kunne bli avvist, ref. forskriftens 20-12, 20-13, Hvaler kommune forbeholder seg retten til å akseptere eller forkaste et hvert tilbud, ref. forskriftens Kontaktperson: Innkjøpskonsulent: Ivar Larsen Fredrikstad kommune Innkjøpsavdelingen Nygaardsgaten 16 Postboks FREDRIKSTAD Telefon: / Telefax: ivla@fredrikstad.kommune.no 19. Oversikt over vedlegg til konkurransegrunnlaget VEDLEGG 1 Kvalifikasjonskrav til leverandøren Skal fylles ut og signeres. VEDLEGG 2 HMS EGENERKLÆRING Skal fylles ut og signeres. VEDLEGG 3 Egenerklæring etikk Skal fylles ut og signeres. VEDLEGG 4 PRISSKJEMA Prisskjemaer skal fylles ut og signeres. VEDLEGG 5 SKJEMA KRAVSPESIFIKASJON Skal fylles ut og signeres. VEDLEGG 6 Skjema bilevaluering 9