KONKURRANSEGRUNNLAG OG KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG OG KRAVSPESIFIKASJON LEASINGAVTALE FOR BILER I HEMNE KOMMUNE Åpen anbudskonkurranse uten forhandling, etter Forskriften del I og III Saks nr. 13/2760 TILBUDSFRIST kl 12:00 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud og alternative tilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer (kan bli endret) 1.7 Leverandørens kontaktperson 1.8 Tilleggsopplysninger 1.9 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget... 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Tilleggsopplysninger... 3 KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonskrav... 4 TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell... 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudets utforming... 6 KRAVSPESIFIKASJON Felles krav til alle deltilbud Spesifikke tilleggskrav til hvert deltilbud 6.3 Definisjon av normal og unormal slitasje 6.4 Kontrakter GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Hemne kommune v/rådmannen. Kommunen ligger i Sør-Trøndelag på grensen til Møre og Romsdal fylke, og har ca innbyggere. Administrasjonsstedet er Kyrksæterøra med ca innbyggere. Kontaktperson angående konkurransegrunnlaget er Roar Kjerstadmo, Enhetsleder Tekniske tjenester Hemne kommune. E-post: roar.kjerstadmo@hemne.kommune.no Postadresse: Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra 2

3 1.2 Anskaffelsens formål Hemne kommune har behov for tjenestebiler. Bilene skal benyttes i hjemmesykepleien, administrasjon, barnevern og vakttjeneste. Kommunen vil dekke behovet ved å inngå en leasingavtale for 6 biler av forskjellig art, med en avtaleperiode på 3 år. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger i kravspesifikasjonen. 1.3 Deltilbud og alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Alternative tilbud vil bli avvist. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygging Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kravspesifikasjon. Her beskrives alle krav til leveransen. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er åpen for alle og er kunngjort i DOFFIN databasen. 1.6 Viktige datoer (Kan bli endret!) Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Uke Frist for å levere tilbud ,kl 12:00 Tilbudsåpning ,kl 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist ,kl 12:00. Evaluering Uke Meddelelse om valg av leverandør(er) Kontraktsinngåelse Uke Leverandørens kontaktperson Tilbyder skal oppgi navn, adresse, telefon og E-postadresse så snart som konkurransegrunnlag er mottatt. 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan denne skriftlig (elektronisk) be om tilleggsopplysninger ved henvendelse kontaktperson. Forespørsel om supplerende informasjon kan rettes til oppdragsgiver inntil 5 dager før leveringsfristens utløp. Eventuell tilleggsinformasjon blir sendt til alle tilbydere som har meldt interesse i konkurransen. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innen leveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse skal umiddelbart sendes alle kontaktpersoner. 3

4 Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til dette i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av leveringsfristen. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelses prosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). 2.4 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. 4

5 Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Konkurransen er en ett-trinns konkurranse, og all påkrevd dokumentasjonen skal sendes inn sammen med tilbudet. 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest. Ikke eldre en 6 mnd. Merverdiavgiftsattest. Ikke eldre enn 6 mnd. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. 5

6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets omfang. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har tilstrekkelig relevant miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester som omfattes av kontrakten. Kort redegjørelse for leverandørens anlegg og organisering, for å dokumentere god gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Kort redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner, som dokumenterer at miljøledelse blir ihensyntatt i den daglige driften. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Vektingsmodell Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere, og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriet, Tildelingskriteriet: Laveste pris. Tilbudet skal deles opp i flere deltilbud, som står på egne bein. Disse tilbudene evalueres hver for seg, og en leverandør kan få tildelt kontrakt på en eller flere av deltilbudene. Den ne konkurransen er oppdelt i 3 deltilbud. 6

7 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Hemne Kommune, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnummer. 13/362 v/ Roar Kjerstadmo Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skilleark, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Kort redegjørelse for leverandørens anlegg og organisering, for å dokumentere god gjennomføring av kontrakten/oppdraget. 7

8 Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner, som dokumenterer at miljøledelse blir ihensyntatt i den daglige driften. Leverandørens besvarelse av krav i kravspesifikasjon, og pristilbud. Dette gjelder tilsvarende for alle deltilbud. 6 KRAVSPESIFIKASJON 6.1 Felles krav til alle delanbud Konkurransen deles opp i 5 deltilbud, som hver står på egne bein. Leasingavtale med følgende grunnleggende spesifikasjon Felles krav: Kun fabrikknye biler. God bakkeklaring er viktig. Senkede biler er ikke ønskelig ut fra praktisk bruk. Leveres med 4 stk. sommerdekk og vinterdekk med pigg. Leveres med radio/cd spiller. Integrert bluetooth telefonopplegg. Skal minimum støtte både Apple og Androide telefoner. Klimaanlegg. Gummimatter forn/bak, samt i bagasjerom. Leveres med motorvarmer og kupevarmer. Elektrisk og/eller drivstoff drevet. Alle kostnader med servicer, herunder oljeskift, og eventuelt reparasjoner som ikke skyldes leier skal være inkludert i tilbudet. Det samme gjelder årsavgift, faktureringsutgifter, merverdiavgift, toll, tilbakelevering av bil, klargjøring for videresalg m.v Henting/bringing ved reparasjon av leasingbiler når reparasjon /skade skyldes leier. Prisen spesifiseres i tilbudene og kontraktene. Leverandør skal stille alternativ bil til disposisjon ved verkstedopphold. Bilene skal leveres/hentes ved Hemne helsesenter om ikke annet er avtalt. Bil av tilsvarende type skal stilles til disposisjon dersom service, reparasjoner m.v. tar mer enn 8 timer. Nødvendige dekkskifter kan utføres av kommunen. Det forutsettes at alle biler overholder gjeldende utslippskrav og sikkerhetskrav. Antatt leveringstid for biler oppgis. Forsikringer holdes av oppdragsgiver. Det oppgis pris for leie pr. år. i leieperioden og det spesifiseres hva som inngår i prisen, ref. beskrivelsen i dette dokumentet. 6.2 Spesifikke tilleggskrav til hvert deltilbud: Tilbud 1: Driftsbil til ergoterapeut. 1 bil Personbil, minimum 5 seter 4WD. 8

9 Forventet kjørelengde: 22,500 km/år Tilbud 2: Vaktbil til hjemmesykepleien. 1 bil Personbil, minimum «Golf» klassen i størrelse. Komfort og fremkommelighet er viktige faktorer, da denne kjøres på 24 timers basis. Høyere bakkeklaring enn standard personbil. 4WD Manuelt eller automatgir er aktuelt. Forventet kjørelengde: km/år Tilbud 3: Bil til barnevern. 1 bil Stasjonsvogn eller flerbruksbil, minimum 5 seter 2 integrerte barneseter Manuelt gir. Bagasjerom skal romme minimum en normalt stor bagvogn. Integrert GPS Ønskelig med god bakkeklaring. Forventet kjørelengde: km/år Tilbud 4: Beredskapsbil til brannvakt. 1 bil. 4wd Varebil Krok Automatgir Godkjent blålys ferdig montert. Sirene inkludert. Brannmerking. Detaljer avklares med Hemne kommune Farge: Rød Forventet kjørelengde: km/år Tilbud 5: Administasjonsbiler. 2 biler. Leases samlet. Pris pr bil. Personbil, minimum 5 seter Manuelt eller automat gir er aktuelt. Minimum «Golf» klasse størrelse. Forventet kjørelengde: km/år pr bil. 6.3 Definisjon av normal og unormal slitasje: I avtalen legges til grunn følgende definisjon til grunn for normal og unormal slitasje Definisjon normal slitasje Dekk som er slitt, men som har lovlig mønsterdybde. I praksis vil dette si at ved tilbakelevering av biler kan ikke leverandør kreve at kommunen bekoster nye dekk. Små bulker i dører, der lakk ikke har sprukket Småbulker i støtfanger Riper i lakkoverflaten etter vask og lignende Flassing fra lakkerte støtfangere Fargeforskjeller i lakk etter eventuelle folie/klistermerker 9

10 Mindre hull og merker etter alminnelig plassering av mobiltelefon, internradio mv Riper i glass etter vindusviskere og isskrape, som normalt ikke krever skifte av glass Riper rundt og på håndtak Steinsprut på karosseri som normalt vil bli reparert med lakkstift/flekking Definisjon unormal slitasje Karosseriskader, herunder bulker med sprukket lakk Knust eller sprukket glass Skader der lakkering er nødvendig for å hindre rustdannelse Skader i frontrute som ikke godkjennes av Biltilsynet/takstmann Skader på innredning og seter av mer alvorlig karakter enn nevnt ovenfor 6.4 Kontrakter: Det skal benytte standard leasingkontrakter mellom utleier og leietaker i denne anskaffelsen. Det skal imidlertid refereres til betraktningene rundt normal og unormal slitasje i kontrakten. 10