ARBEIDSMØTE SPØRSMÅL

Transkript

1 ARBEIDSMØTE SPØRSMÅL Samordningsforsøket nov Arbeidsgruppe 1. Bjørn, Aase, Tove, Stig 2. Wenche, Marit, Jon Sverre, Martin 3. Eli Kristin, Geir, Marte, Marianne 4. Fiskeridir. V. Skjolden per mail. MÅL MED SAMORDNINGSFORSØKET En mer effektiv og målrettet behandling av plansaker. Bedre samarbeid mellom kommuner og statlige myndigheter. Styrke kvaliteten og gjennomførbarheten av kommunale planer. FELLES RAPPORTERING TIL KMD OM RESULTATER AV FORSØKET SOM BAKGRUNN FOR EVT. VIDEREFØRING AV ORDNINGEN Hva er viktig for statsetatene i Buskerud følg hvert av spørsmålene og kommenter jf. punkt A og B: hvordan har ordningen fungert i forsøket - NÅ hvordan bør handlingene følges opp ved en permanent ordning - VIDERE Merk. KMD har signalisert at ORDNINGEN skal videreføres og at det er alle arealplantyper med innsigelse som skal samordnes. Fra oppstartfasen og til offentlig ettersyn ligger det derfor en stor utfordring for hver statlig etat om så tidlig som mulig å klarlegge om det skal fremmes innsigelse til en plan.

2 2 FYLKESMANNENS ROLLE som samordningsinstans 1. Fylkesmannen skal motta innsigelser og planfaglige råd og foreta en samlet vurdering av disse: Saksbehandlingstida er for knapp. Tungvint med to runder med godkjenninger. Får ikke planer til høring får ikke tilsendt. Saksbehandlingstid knapp. Alle parter blir ikke hørt. Kommunens kjennskap til Veileder fra FM. Knapp tid til samordningen god prosess. Kortere behandlingstid for statlige innsigelser. Må lede ut i en god prosessuell behandling hos FM. Saksbehandlingstid knapp får ikke planer til høring bør bearbeide innsigelsene som kommer. Bedre prosess på samordningen. Forutsigbare rutiner på involvering i samordningstida. Fylkesmannen må utvide sin kompetanse på de andre sine fagområder. Lengre saksbehandlingstid som gir bedre prosess. FM må ha kompetanse lik behandling gi tilbakemeldinger til instansene. FM bør videreføre samordningen av både innsigelser og av de planfaglige rådene. Dette for å unngå at de planfaglige rådene mister sin legitimitet. 2. Fylkesmannens utvidede kompetanse til avskjæring av innsigelser på nærmere betingelser: Se spm. 1 Se spm. 1 Se spm. 1

3 3 Noe forvirring. FM ble postkasse, men brev ble ikke videresendt. Det virker ulogisk at FM skal overprøve sektormyndighetenes faglig begrunnede innsigelser. ORDNINGEN - PLANOPPSTART 3. FM skal bidra til at berørte statlige etater gir innspill til planoppstart: Er ikke gjennomført i forsøksperioden? Svart direkte ikke via FM. Ifm planoppstart ikke via FM, med direkte fra kommune/konsulent/privat. Dette skjer stort sett uavhengig av FM. Ikke erfaring. Hver fagmyndighet kan svare direkte. Det er ikke her vi skal bruke ressurser på å samordne. Med knappe ressurser er det ikke nødvendig med FM er delaktig i planoppstart. Mener det kan være nyttig evt. kjekt å vite. Dette bør ikke være en sovepute for kommuner eller statlig etat. Dette er antagelig noe som ikke bør være av FMs prioriterte oppgaver. 4. FM skal bidra til at statlige etater er aktive medspillere underveis i planprosessen: FM har tatt en lederrolle i prosessen etter at samordnet uttale er sendt. FM tar kontakt epost/telefon med etat for å minne om/invit til møte. Alternativt minne om høringsfrist. Det er viktig, jo tidligere jo bedre finne løsning i fellesskap. Får mail ingen korrespondanse utover det.

4 4 Som i forsøksprosjektet, men kanskje mer prosess i samordningen. Riktig å prioritere kommune(del)planer. Lync møter. FM så tidlig som mulig ta kontakt med etatene: - videreføre samordningsmøte i prosessene - bruke alternativ møteformer, eks. lync/skype Viktig å prioritere Kpl. Bruke digitale verktøy i møtevirksomheten, lync, skype. Komme inn så tidlig som mulig evt. avtale møter ta lederrollen ha en forutsigbar prosess tenke på ressurser som brukes (kommunen og andre) bruke skype/lync MÅ ikke møte hvis usikker. Fokuser på samarbeidet med fylkeskommunen for å gjøre planforumet til en god arena. 5. FM skal bidra til at regional planforum brukes aktivt av statlige etater og kommunene: fylkeskommunen har vertsrollen. Fylkeskommunen har en jobb å gjøre med vertsrollen. Svært varierende vertsrolle fra fylkeskommunenes side. Ikke erfaring med dette høres ut som om fylkeskommunene ikke er gode på dette. FMBU bør enten øke sin kompetanse eller så bør oppgaver overføres til FM. Bør egentlig bestemmes at skal skje før varsel om oppstart og/eller før offentlig ettersyn. I forbindelse med samordningen burde kanskje regionalt planforum ligge hos FM. Fylkeskommunene må bli bedre bedre saksbehandlere. Samme svar som 4 B 6. FM har ingen samordningsrolle og har ingen myndighet utover eget ansvarsområde i denne del av planprosessen:

5 5 FM skal ha kopi av alle høringsuttalelser ved planoppstart. Hvis etaten har innsigelser må det tas kontakt med FM for å avtale evt. tidlig dialog med kommunen. Evt. behov for utvidelse av høringsfrist ved planoppstart avklarer etaten selv med kommunen: her er det den enkelte etat som har ansvaret for kommunikasjonen til FM. Se spm. 5 Se spm. 5 FM tidligere inn, varsles. Kopi til FM OK 7. FM sjekker adresseliste ved planoppstart og i samordningsrollen for FM inngår tilbakemelding til kommunen om sjekk av adresseliste evt. vurdering av utvidet høringsfrist hvis etater ikke er varslet: Ikke så relevant for vegvesenet. Litt usikre Mattilsynet, Forsvarsbygg, Politiet. Vet ikke når de ikke får. Får fler nå enn før (politiet). Fortsette dette barnepikearbeid. FM bør gjøre dette ved alle planer ved oppstart. Forutsetter at dette går i orden hver gang. Viktig at kommunens ansvar ikke uthules, men det at det er brukt ressurser det har gjort at en del saker har gått bedre i Buskerud enn i andre fylker.

6 6 ORDNINGEN OFFENTLIG ETTERSYN 8. Normal høringsfrist på 6 uker skal helst overholdes: Byr på utfordringer 14 dgr., 14 dgr. underskrift er ønske da er det igjen 2 uker. Har mye intern koordinering som tar mye tid. Frist overholdes men for knapp. Byr på utfordringer intern koordinering kan ta mye tid. Kan være knapp særlig for reguleringsplaner. Blir enda større utfordringer med reguleringsplaner. Må effektivisere. Lengre frist bedre kvalitet og tid til signering, bedre samordningsordning helt nødvendig når reguleringsplaner skal/vurderes inn. OK for oss med 6 uker. Trenger lenger frist i sårbare perioder sommer, jul. 9. Ved behov for utvidet frist må dette avklares gjennom FM som formidler kontakt til kommunen: Fungerer fint nå. Fungerer bra. Det fungerer fint. OK Fortsette med dette.

7 7 Bør videreføres. OK 10. FM orienterer alle etater om utsatt frist: Fungerer bedre nå etter hvert. Ja, det er nyttig. OK til alle? Kan fungere slik i framtida. Ja, fortsett med det, alle må enes om en felles dato. OK til alle 11. Statlige etater sender sine høringsuttalelser med innsigelse (NÅ også de planfaglige råd) til FM - 2 uker før høringsfristen denne kalles den interne høringsfristen: (kopi sendes ikke til kommunen!) Har erfart at det må være slik. Ideelt hvis dette fungerer. Dette gir knapp behandlingstid internt i etaten. Knapp tid. Sendes ikke noe til kommunene før samordnet uttale sendes. Ideelt om det kan videreføres. Tid en utfordring. Det må komme en god prosessuell gjennomgang ut av den kortere behandlingstiden. Viktig at kommunen ikke får kopi, da det er svært arbeidskrevende. Knapp tid. Kommunen kan godt få kopi.

8 8 12. Statlige etater som har innsigelse gir FM beskjed så tidlig som mulig og gjerne før den interne høringsfristen: Har aldri rukket dette. Lite sannsynlig at det skjer, fristen for stram. Knapp tid. Har ikke interne prosesser hos vegvesenet som avklarer det før samlet uttaleforslag sendes. Tiden går med til interne avklaringer og vurderinger på saksbehandlernivå før godkjenningsprosedyren. Knapp tid. Fristen er uansett kort, så i praksis må hele høringstiden utnyttes. 13. FM samordner høringsuttalelser i samråd med høringsinstansene: Se spm. 1, 2, 4 og 8 Se spm. 1, 2, 4 og 8 Kjenner ikke til at dette har blitt gjort. Se spm. 1, 2, 4 og 8 JA

9 9 14. FM skal vurdere innkomne innsigelser (NÅ også de planfaglige råd) og gi en samordnet uttalelse - det tas stilling til hvilke innsigelser som skal fremmes. Dette skal skje i dialog med etaten(e): Se spm. 1, 2, 4 og 8 Se spm. 1, 2, 4 og 8 Denne prosessen er avgjørende for utkommet og nytten av ordningen. Ikke erfaring. Det høres fornuftig ut regner med at man kommer til enighet. De planfaglige rådene bør gjengis, men FM bør antagelig ikke Prioritere å bruke ressurser på å samordne disse. 15. FM kan avskjære en innsigelse slik at denne ikke blir fremmet for kommunen. Dette skal skje i dialog med etaten(e) : Har vel ikke avskjært noe enda? Bra blir gjennomført. Har ikke opplevd dette. Har ikke opplevd dette. Ikke opplevd. Viktig at det skjer i dialog med etatene. Bør utvide med kompetanse på de andre statsetatenes fagområder. Videreføres.

10 10 Viktig at det skjer i dialog med etaten. Da må begge parter bygge på det faglige - lytte til hverandre. 16. Alle større plansaker som er samordnet publiseres på FMBUs hjemmeside: Ikke sett dette, ikke vært klar over dette. Har ikke lest dette på FMBU s hjemmesider. Har ikke sett dette. Har ikke vært inne på siden. Hva er det som publiseres? Samordnet uttale? med vedlegg? Ligger også i postlistene Link til postlistene. Hvis dette blir lagt på hjemmesiden og dette blir kjent - reduserer det innsynsbegjæringer. FMBU kan videreføre ordningen. Ingen innvending. Kan være nyttig, men hva er det som publiseres. Så bra fortsett med det.